Нужно ли прошивать протокол общего собрания учредителей в налоговую

Обновлено: 04.07.2024

К составлению протокола нужно относиться в высшей степени внимательно, поскольку он относится к категории значимых документов, способных влиять на деятельность фирмы.

Необходимо учитывать и тот факт, что в случае спорных и конфликтных ситуаций, данный документ может быть оспорен в суде.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Зачем нужен протокол собрания учредителей

Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.

Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:

первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).

Обычно учредители компаний сходятся во мнениях, но, как в любом правиле, здесь есть свои исключения, и иногда кто-то бывает против большинства. В этом случае, мнение участника следует занести в документ с обоснованием и приложением документов (если таковые были предоставлены). В дальнейшем данный учредитель в течение двух месяцев может обжаловать решение собрания в судебном порядке.

Порядок проведения собрания учредителей

Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:

При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.

Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.

В некоторых случаях собрание утверждает схему голосования, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.

На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

о компании,
дате составления,
участниках собрания,
теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Пример составления протокола

Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы.

Вначале бланка пишется

наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),
населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
и дата собрания.

Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации).

Далее идет описательная часть:

по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
назначается председатель и секретарь (при необходимости),
указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).

Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должен быть подписан всеми участниками собрания, включая секретаря (если таковой имел место быть).

Для изменения устава общества с ограниченной ответственностью с несколькими участниками в 2022 году необходимо вынести этот вопрос на общее собрание и зафиксировать в протоколе решение большинства голосов. Если учредитель только один, он должен оформить решение единственного участника.
Далее нужно составить новую редакцию устава или лист изменений к нему. Для государственной регистрации изменений необходимо подать в налоговую заявление Р13014.

О любых изменениях, связанных с уставом ООО, нужно уведомлять налоговую в течение 3-х дней с момента оформления протокола собрания или решения участника. Протокол и решение требуют нотариального удостоверения, если в уставе не указаны иные способы их заверения (подписание всеми учредителями, видеофиксация и др.).

Для внесения небольших по объему изменений в устав, можно обойтись листом изменений. Для значительных корректировок или объемных сведений проще принять устав в новой редакции. Для государственной регистрации измененных данных подайте в налоговую форму № Р13014.

1. Документы для внесения изменений в устав

Чтобы изменить устав, подготовьте документы:

квитанцию об оплате госпошлины в размере 800 рублей, если планируете подавать документы непосредственно в налоговую или по почте. Если будете подавать документы через МФЦ, нотариуса или в электронном виде с помощью ЭЦП - госпошлину оплачивать не нужно.

1.1 Протокол общего собрания участников ООО

Если в ООО несколько участников, необходимо провести общее собрание и оформить протокол. На собрании должны присутствовать участники, обладающие не менее чем 50% голосов, а за внесение изменений должны отдать 2/3 голосов.

Протокол общего собрания участников ООО о добавлении кодов ОКВЭД и изменении устава

Пример протокола общего собрания о добавлении кодов ОКВЭД - Создать протокол

Для протокола нет стандартного шаблона, вы можете составить его в свободной форме. Но есть обязательные пункты, которые должны содержаться в документе:

наименование ООО
время и место составления
ФИО всех присутствующих на собрании, паспортные данные и размер доли в уставном капитале для определения количества голосов
ФИО председателя и секретаря собрания
вопрос повестки дня об изменении устава. Его можно сформулировать, например, так: "Внесение изменений в устав ООО "Ромашка" в связи со сменой юридического адреса"
выбор и назначение ответственного за регистрацию изменений в налоговой
итоги голосования в формате количества голосов "за" и "против"

Протокол будет иметь законную силу только после удостоверения. Заверить его можно у нотариуса или другим способом, который разрешен уставом. Если у вашего общества в уставе разрешено заверение протоколов путём подписания всеми участниками, то достаточно в протоколе написать, что для его удостоверения будут использованы подписи всех участников, и единогласно проголосовать за этот вопрос. В случае, когда на собрании рассматривается увеличение уставного капитала, удостоверить документ должен именно нотариус.

1.2 Решение единственного участника ООО

Если в обществе только один участник, он оформляет решение. Его содержание аналогично протоколу, за исключением пунктов о голосовании.

Решение единственного учредителя ООО об изменении кодов ОКВЭД и изменении устава

Образец решения единственного учредителя об изменении кодов ОКВЭД - Создать решение

Заверять решение необходимо у нотариуса или способом, предусмотренным в ООО.

1.3 Новая редакция устава

Новую редакцию принимают, когда в устав вносятся объемные изменения, или если они существенно меняют устав. Например, в ситуации, когда вам необходимо изменить правила выхода из ООО или состав участников.

Пример первого листа новой редакции устава ООО с одним участником

Пример первого листа новой редакции устава ООО с несколькими учредителями

На титульном листе устава напишите "новая редакция" и укажите дату ее принятия. Этот документ полностью заменит прежний устав. Сшивать новую редакцию не нужно, так как в налоговой ее будут сканировать постранично.

Нет времени изучать правила составления документов? Воспользуйтесь нашим онлайн-сервисом, который бесплатно подготовит полный пакет документов для изменения устава ООО с учетом новых требований закона и ФНС. Уведомьте налоговую онлайн через наш сервис или скачайте документы и подайте сами.

1.4 Лист изменений устава

Лист изменений удобно использовать, когда изменения незначительные. Например, для смены адреса ООО достаточно оформить лист изменений, где будет указан новый адрес.

Образец листа изменений к уставу ООО о смене видов деятельности

В листе изменений отражается, какие пункты устава будут изменены. Этот документ будет использоваться как приложение к действующему уставу. Вносить изменения таким образом можно неоднократно, присваивая каждому новый порядковый номер.

1.5 Форма № Р13014

Образец заполненного заявления Р13014 для добавления кодов ОКВЭД и внесения изменений в устав

Пример заявления Р13014 при смене видов деятельности - Создать заявление

Список листов для заполнения в форме Р13014 зависит от вносимых в устав изменений:

титульную страницу заполняют всегда, в том числе, для приведения устава в соответствие с ФЗ "Об ООО"
лист А — при смене наименования
лист Б — при смене местонахождения и юридического адреса
листы В, Г, Д, Е, Ж — при смене данных участников в зависимости от их статуса
лист З — при смене сведений о доле в обществе, принадлежащей ООО
лист И — при изменении сведений о руководителе
лист К — при изменении, добавлении, удалении кодов ОКВЭД
лист Л — при смене данных о филиале или представительстве
лист М — при ограничении доступа к сведениям о юр. лице
лист Н на заявителя заполняется всегда, при любых изменениях устава

При заполнении формы Р13014 в 2022 году необходимо соблюдать требования. Если вы заполняете документы на компьютере, печатайте заглавными буквами, выбрав 18 размер шрифта Courier New. Распечатывать форму можно с двух сторон. При заполнении вручную, пишите печатными заглавными буквами черной, синей или фиолетовой ручкой. Все заполненные страницы необходимо пронумеровать, начиная с титульного листа 001.

Форму Р13014 нужно заверить нотариально: для удостоверительной подписи нотариуса отведено место на листе Н. Для этого руководитель ООО должен лично прийти в нотариальную контору с документами:

паспорт
оригинал устава
протокол/решение или приказ о назначении руководителя
протокол/решение о внесении изменений в устав

В некоторых случаях нотариус может потребовать актуальную выписку из ЕГРЮЛ, оригиналы ИНН и ОГРН. Рекомендуем заранее уточнить у нотариуса список необходимых документов.

Стоимость нотариального удостоверения, как правило, составляет от 1,5 тысяч рублей.

При подаче документов в электронном виде с помощью ЭЦП заявителя нотариальное удостоверение подписи не требуется.

2. Подача документов в налоговую

Существует несколько способов подачи документов в 2022 году:

В случае если у общества с ограниченной ответственностью имеется более одного учредителя, то все серьезные решения принимаются путем общего собрания с протоколированием целей и итогов встречи. Причем в первом протоколе собрания учредителей ООО прописывается решения о создании общества или юридического лица — это коллективное желание всех соучредителей и оно должно быть подтверждено документально. В этой статье мы рассмотрим, как именно составляется и подписывается протокол собрания учредителей и в каком случае он необходим.

Что входит в протокол

Разберем, какая информация в обязательном порядке вносится в протокол заседания:

Детальные данные об учредителях компании (и о юридических, и о физических лицах).
Дата и время, в которое проводится сбор, а также место заседания.
Указывается полное название общества с ограниченной ответственностью, его форма.
Указывается сокращенное название ООО, при необходимости — правильное написание на английском или других языках.
Юридический адрес компании (не обязательно собрание проходит по нему).
Размер уставного капитала компании, правила его внесения учредителями. Отметим, что в данное время в России принят УК для ООО в размере не менее 10 000 рублей. Минимальный платеж обязательно вносится денежными средствами, остальная часть может быть внесена материальными и нематериальными активами, акциями и пр.
Как именно делятся доли ООО между организаторами. Это обязательное условие — обычно доли выражаются в номинальной стоимости, но иногда их прописывают и в виде процентов.
Пункт, который подтверждает, что был разработан и принят устав компании. Ниже мы приведем образец протокола учредительного собрания ООО, чтобы вам было понятно, как правильно его заполнять.
Пункт, согласно которому назначается гендиректор (рекомендуется указать его права и обязанности, порядок назначения и снятия, срок, на протяжении которого действуют его полномочия).

Некоторые нюансы

Хоть это и не является обязательным, но рекомендуется внести в протокол решение учредителей о лице, которое будет заниматься регистрацией нового ООО, оплатой пошлин и другими юридическими процедурами. Так вы перестрахуетесь и обозначите ответственное лицо. Старайтесь указывать в протоколе конкретную информацию, не распыляя ответственность и размер долей, чтобы в будущем не возникало никаких трений и разногласий.

Внимание: средства в уставной капитал компании должны быть внесены всеми учредителями на протяжении 120 дней со дня официального открытия ООО.

Если кто-то из соучредителей не вносит положенную часть, то его исключают из ООО с возвратом внесенной доли или без таковой.

Что делать дальше

Также опытные юристы рекомендуют вносить в документ полную повестку дня с перечислением всех имеющихся вопросов. После каждого голосования за рассмотренный вопрос в протокол вносятся результаты и принятые решения. По окончании собрания документ подписывается учредителями и прошивается.

Рассмотрим, как прошить протокол общего собрания учредителей правильно. Для этого следует сделать в документе три отверстия, связать листы бечевкой, выведя концы на заднюю часть, и приклеить их кусочком бумаги. После этого на ней ставит подпись глава собрания и секретарь, назначенные в ходе заседания. Форма прошивки следующая:

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___10 листов___

председатель собрания _______ Фаныгин В.И.

секретарь собрания __________ Телешевский А.В.

После этого на лист ставится печать при ее наличии, а также дата подписания документа. Затем ответственное лицо передает набор бумаг в государственные органы — принятое решение о создании компании не имеет срока давности. По данной ссылке вы можете скачать образец протокола 1 общего собрания учредителей ООО .