Ндфл с суточных сверх нормы

Обновлено: 02.07.2024

Сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами — это требование Налогового кодекса, однако как его исполнять на практике? В статье расскажем, какие правила установили законодатели для страховых взносов с суточных в 2019 году, и о том, как правильно установить лимиты и сделать расчеты.

Прежде чем определить, облагаются ли суточные страховыми взносами, напомним ключевые аспекты о командировках.

Работодатель обязан оплатить командированному сотруднику:

проезд до места назначения и обратно;
проживание (аренду жилья);
расходы, связанные с выполнением трудовых обязанностей;
затраты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием вне места жительства, или СР.

Затраты на проезд и проживание определяются исходя из фактически понесенных расходов. Причем такие расходы придется подтвердить документально. То есть предоставить чеки, билеты или квитанции. С СР дело обстоит иначе. Такие траты подтвердить документально довольно проблематично. Поэтому для СР необходимо установить лимит — конкретную сумму денег, которая будет выдаваться работнику на один день пребывания в командировке.

Определяем лимиты

Итак, максимальный размер СР действующее законодательство не устанавливает. Однако чиновники определили некий лимит, при превышении которого суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами (2018).

Размер СР на сутки при командировках устанавливается для каждой компании в индивидуальном порядке. Руководство организации устанавливает лимиты исходя их финансовых возможностей.

Статья 217 Налогового кодекса устанавливает, что сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами (2018). Также с сумм, превышающих лимит, придется удержать НДФЛ. Пределы установлены следующие:

для поездок по России — 700 рублей в день;
за зарубежных командировок — 2500 рублей в день.

Иными словами, если в учреждении установлены большие значения данного вида расходов, то сумма, превышающая лимит, подлежит налогообложению (НДФЛ и СВ). Отметим, что данный лимит действует только в части налогообложения. Фирма вправе установить СР больше, чем указано в ст. 217 НК РФ.

Определим на конкретном примере, облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами.

5000 руб. — на оплату проезда;
18 000 руб. — на аренду жилья (оплата гостиничного номера);
20 000 руб. — СР (2000 руб. в день, следовательно, суточные свыше 700 рублей, страховые взносы начислять придется).

Определяем сумму превышения (2000 руб. – 700 руб.) × 10 дн. = 13 000 руб.
Исчисляем НДФЛ: 13 000 × 13 % = 1690 руб.
Определяем сумму СВ: 13 000 × 30,2 % (ОПС — 22 %, ОМС — 5,1 %, ВНиМ — 2,9 %, НС и ПЗ — 0,2 %) = 3926 руб.

Лимит по СР, который установила компания, следует закрепить отдельным приказом или специальным распоряжением руководства компании. Также в локальном документе допустимо оговорить ключевые правила отправки специалистов в командировки.

Отметим, что однодневные командировки, суточные (страховые взносы) не являются исключением. С превышения все равно придется удержать НДФЛ и уплатить СВ в бюджет.

Как облагаются суточные НДФЛ и страховыми взносами

Порядок налогообложения для СР, превышающих установленные в ст. 217 НК РФ, применяется общий. Для НДФЛ устанавливается ставка в 13 %. Напомним, что облагается не вся сумма, а только разница, превышающая допустимый предел.

Например, компания осуществляет деятельность в сфере IT-технологий и имеет право на пониженные тарифы страхового обеспечения:

ОПС — 8 %;
ОМС — 4 %;
ВНиМ — 2 %;
НС и ПЗ — 0,2 %.

По условиям примера, приведенного выше, компания уплатит в бюджет не 3926 рублей (13 000 × 30,2 %), а всего 1846 рублей (13 000 × 14,2 % (8 % + 4 % + 2 % + 0,2 %). Следовательно, страховые взносы на сверхнормативные суточные исчисляются и уплачиваются по льготным тарифам, если у фирмы есть законное право на них.

Суточные в расчете по страховым взносам 2019

Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.

Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.

Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.

Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.

Аналогичным образом следует заполнить строки 030, 040 и 050 подраздела 1.2 приложения № 1 первого раздела. А также строки 020 и 030 приложения № 2 к первому разделу. Такие рекомендации представлены в Письме ФНС от 08.08.2017 № ГД-4-11/15569.

Также информацию придется детализировать в третьем разделе РСВ. А именно, в части 3.2.1 третьего раздела отразите суточные в отчете по страховым взносам следующим образом:

Подведем итоги

Итак, мы определили следующие важные моменты:

Лимит по СР устанавливает организация самостоятельно.
Нормы должны быть закреплены в приказе.
Если СР в день превышает 700 руб. на поездки по России и 2500 руб. в сутки по заграничным командировкам, то суммы превышения суточных при командировках облагаются страховыми взносами.
Все командировочные расходы следует включать в отчетность, а именно в РСВ.

Отметим, что если компания не включит расходы по командировкам в отчет РСВ, то налоговики не вправе выписать штраф. Однако это касается только необлагаемых сумм. Также следует заметить, что если фирма не вписала в РСВ необлагаемые командировки, то желательно предоставить корректирующий отчет. Но если корректировка не будет предоставлена, то налоговики не могут оштрафовать компанию, так как налогооблагаемая база не занижена.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

Командировка и нормативы суточных

Вопрос: Инспекция потребовала сдать уточненный расчет по страховым взносам, включив в него выплаченные командированным работникам суточные. Какова ответственность, если не выполнить данное требование?
Посмотреть ответ

Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

Вопрос: По работам, выполняемым вахтовым методом, взамен суточных выплачивается вахтовая надбавка за каждый день пребывания на вахте. Если работник совершил прогул, начисляется ли ему за этот день вахтовая надбавка?
Посмотреть ответ

На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

Примеры расчета суточных

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

Мартынова находилась в командировке 15 дней.
15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

За рубеж

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

Документирование и учет

В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

ФИО работника, его табельный номер;
реквизиты приказа об отправке в командировку;
период командировки;
законодательная норма суточных;
фактическая выдача суточных в день.

Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

Командировки сотрудников – одна из распространенных производственных необходимостей. Стоимость поездок работников вне места постоянной работы учитывается при налогообложении в зависимости от характера работы, продолжительности поездки и других факторов. Некоторым вопросам налогообложения НДФЛ, страховыми взносами, налогу на прибыль при командировках посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Какие затраты могут быть отнесены к командировочным расходам?

Перечень расходов, возмещаемых в связи со служебной командировкой, носит открытый характер (статья 168 Трудового кодекса). К ним могут быть отнесены любые расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. Этим же подходом к перечню расходов можно руководствоваться и при налогообложении.

Пунктом 3 статьи 217 НК РФ, подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, соответствующими нормами глав НК РФ о ЕСХН, УСН, страховых взносах в расходы на командировки включены:
— суточные;
— расходы на проезд до места назначения и обратно;
— сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
— расходы на проезд в аэропорт, на вокзал или иные места отправления, назначения, пересадок и на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— оплата услуг связи;
— расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз;
— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Командировочные расходы могут быть признаны, если они фактически произведены, документально подтверждены, носят целевой характер.

Ограничены ли расходы на командировки для целей налогообложения в абсолютном выражении?

Нормируемыми для целей НДФЛ, то есть содержащими предел, выше которого выплаты включаются в доход физического лица, являются: суточные, возмещение при однодневных командировках, оплата найма жилого помещения (при отсутствии документального подтверждения расходов). В доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, но не более 700 рублей за каждый день командировки на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день заграничной командировки. В размере 700 рублей и 2500 рублей в день ( при внутрироссийской и заграничной командировках соответственно) освобождаются от НДФЛ суммы в счет оплаты найма жилого помещения в случае непредставления работником подтверждающих документов. Освобождение от обложения страховыми взносами суточных ограничено размерами, установленными для НДФЛ. Суммы возмещения неподтвержденных командировочных расходов по найму помещения к освобождаемым от обложения страховыми взносами не относятся (пункт 2 статьи 422 НК РФ).

Может ли организация в локальном акте предусмотреть больший или меньший размер суточных?

Может. В расходах по налогу на прибыль учитывается вся сумма суточных, размер которой установлен в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Но сумма свыше 700 рублей для суточных при командировках внутри России и 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. В коллективном договоре или локальном нормативном акте может определяться порядок расчета размера суточных, выплачиваемых сотруднику, в том числе и за день отъезда в командировку и день возвращения из командировки. При определении суммы суточных следует принимать во внимание пункт 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В частности, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении обратно на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Полагаются ли суточные при однодневной командировке на территории России?

При командировках, когда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Но при однодневных командировках денежные средства могут выплачиваться в качестве возмещения иных расходов работника.

Допустимо ли суточные по однодневной командировке на территории России учитывать в затратах организации и не учитывать в доходах физического лица?

Такие расходы без их документального подтверждения освобождаются от налогообложения в размерах, установленных статьей 217 НК РФ для суточных.

Данный вывод сделан в постановлении Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12.

Таким же подходом можно руководствоваться применительно к освобождению выплаты при однодневных командировках от страховых взносов.

Расходы по возмещению затрат, произведенных работником в служебной однодневной командировке, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005). Документальным подтверждением расходов являются документы о командировке.

Однако в настоящее время со стороны Минфина есть примеры иного толкования. По мнению Минфина, для освобождения от НДФЛ и страховых взносов необходимо документальное подтверждение расходов работника, в счет возмещения которых выплачиваются денежные средства при однодневных командировках (письмо от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

В свою защиту работодатель может использовать уже упомянутое решение Президиума ВАС, иную судебную практику, в том числе по страховым взносам. Например, согласно определению Верховного Суда от 21.02.2015 № 301-КГ15-2791 денежные средства, выплаченные предприятием своим работникам при направлении их в служебные поездки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. В постановлении АС Западно-Сибирского округа от 04.07.2016 № Ф04-2774/2016 указано на отсутствие дохода (экономической выгоды) у работника при получении выплат за однодневную командировку при наличии в качестве доказательств приказов, маршрутных листов, авансовых отчетов.

Если суточные выплачиваются в иностранной валюте, то как определить размер выплаты, освобождаемый от обложения?

При направлении работника в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов для проезда, найма жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Соответствующая выплата при заграничной командировке может быть произведена в иностранной валюте. Авансовый отчет работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки. Срок утверждения авансового отчета устанавливается руководителем организации (подпункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Датой получения дохода при расчете НДФЛ считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подпункт 6 пункта 1 статьи 223 НК РФ). Таким образом, размер освобождаемых от налогообложения сумм рассчитывается исходя из курса соответствующей валюты к рублю, установленного Центральным банком на дату получения дохода. Этой датой признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (последний день месяца, в котором этот авансовый отчет должен был быть утвержден — для случая его несвоевременного представления). Исчисление и удержание НДФЛ должно производиться на ближайшую дату выплаты работнику дохода. Минфин считает, что применительно к страховым взносам дату утверждения авансового отчета следует считать датой начисления выплаты работнику (письмо от 29.05.2017 № 03-15-06/32796). Тем самым, из-за колебания валютного курса для освобождения от НДФЛ и страховых взносов может различаться размер суточных, выплаченных в иностранной валюте , и пересчитанный в рубли.

Если работник в командировке приобретал валюту, то для налога на прибыль как рассчитывается сумма для выплаты компенсации расходов?

При отсутствии первичных документов на покупку валюты (справки) пересчет суммы осуществленных работником валютных расходов в рубли может быть произведен по курсу, установленному ЦБ на дату выдачи работнику подотчетных сумм (письмо Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059). Расходы, которые понесены работником за свой счет (в части, не покрытой авансом, то есть в сумме перерасхода), пересчитываются по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Если работник поехал в командировку перед выходными, то какой день считается началом командировки? Нет ли сложностей с учетом расходов по оплате стоимости проезда в этом случае?

Отъезд работника в командировку накануне выходных дней, так и выезд из места командировки после выходных дней, не должен создавать каких-либо сложностей: расходы принимаются в общеустановленном порядке (пункт 2 письма ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).

Споры с налоговыми органами может вызвать ситуация, когда работник в месте командировки до ее начала или после ее окончания проводит отпуск. В этом случае оплата проезда может рассматриваться как доход, полученный физическим лицом в натуральной форме (письмо Минфина от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246).

Для учета в качестве командировочных иных расходов, приходящихся на дни перед началом или после окончания командировки, необходимо изменение ее сроков приказом работодателя.

Предусмотрены ли ограничения на выбор вида транспорта, класса его комфорта при отправлении работника в командировку?

По общему правилу, порядок и размеры возмещения работникам коммерческих организаций расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если специальных норм указанные документы не содержат, то к расходам могут быть отнесены расходы на проезд любым классом, включая пользование залом повышенной комфортности (письмо Минфина от 05.03.2014 № 03-03-10/9545).

Возможно, что ограничения, в частности, на пользование бизнес- классом, установлены организацией для всех или некоторых категорий работников. Однако, при наличии решения работодателя о возмещении работнику расходов на командировку в размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, от обложения освобождается вся сумма возмещенных работнику расходов (письмо Минфина от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364).

Если проезд осуществлялся на служебном или личном транспорте, командированным работником оформляется служебная записка с приложением путевых листов, кассовых чеков о приобретении ГСМ, других оправдательных документов.

Какой документ подтверждает расходы на проезд, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет)?

Оправдательными являются следующие документы:
— для железнодорожного билета − контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети;
— для авиабилета − сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, где указана стоимость перелета (по сути, это договор перевозки). Подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту и посадочный талон со штампом о досмотре.

С 25 февраля 2019 года появилась возможность не распечатывать посадочный талон, оформленный в электронном виде, при наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне, оформленном в электронном виде (приказ Минтранса от 14.01.2019 № 7). Однако посадочный талон лучше по-прежнему распечатывать, чтобы ставить на нем штамп о досмотре. При отсутствии посадочного талона потребление услуги по перевозке может подтверждаться справкой авиаперевозчика. Если ее нет, то иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими фактическое использование приобретенных билетов (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957). Например, счетами на оплату услуг, полученными работником в месте командирования.

Включаются ли в состав командировочных расходы на такси?

В командировке работник может воспользоваться услугами транспорта, включая услуги такси (письма Минфина от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241, от 11.07.2012 № 03-03-07/33). Поскольку транспортные услуги произведены в интересах работодателя, то расходы на их оплату возмещаются наравне с прочими командировочными расходами. Для подтверждения расходов на оплату такси работник должен иметь кассовый чек. Квитанция в форме бланка строгой отчетности, подтверждающая оплату пользования легковым такси, возможна по услугам, оказанным до 1 июля 2019 г. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112. Электронные кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные автоматизированной системой для БСО следует распечатать на бумажном носителе.

Могут компенсироваться расходы на питание в командировке?

В числе самостоятельного вида командировочных расходов оплата питания как выплата, освобождаемая от НДФЛ, страховых взносов, не предусмотрена. Однако предоставление питания в составе другой услуги закреплено, например, правилами оказания услуг по перевозке. Оплата работодателем командированным сотрудникам стоимости проезда в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью сервисных услуг, предоставляемых в таких вагонах, освобождается от обложения НДФЛ. Стоимость дополнительных сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены), формирующая единую стоимость услуги по проезду (билета), учитывается для целей налога на прибыль в полном объеме (письмо Минфина от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945). Аналогичный подход следует применять в отношении распространенной в большинстве гостиниц практики включения в стоимость проживания завтрака. В этой ситуации налоговые риски фактически исключаются при предъявлении налогоплательщиком счета, в котором никакие дополнительные услуги не выделены. Если в гостиничный счет отдельно включена стоимость дополнительных услуг, например, посещение бассейна, то оплата работодателем подобных расходов не уменьшает налоговую базу по прибыли и формирует подлежащий налогообложению доход физического лица (статьи 211, 270 НК РФ). Иное регулирование действует при участии командированного работника в представительских мероприятиях. Доходы работника, полученные в связи с проведением такого мероприятия (обеда, ужина), не подлежат налогообложению (письмо Минфина от 11.12.2012 № 03-04-06/4-348). Участие работника в представительских мероприятиях в интересах организации определяется отчетом о проведении представительского мероприятия, наличием непосредственной связи между предметом переговоров, которые проводятся в рамках представительского мероприятия, и служебными обязанностями, предусмотренными в трудовом договоре (контракте) с работником - участником мероприятия.

Какими документами подтверждается продолжительность командировки?

Как быть, если документы о проезде и найме жилья отсутствуют?

Для установления фактического срока пребывания в месте командирования, а тем самым для расчета суточных, может быть использован документ, на котором имеется отметка принимающей стороны о прибытии и убытии работника. Для получения соответствующей отметки документ может быть отправлен в принимавшую организацию и получен от нее по почте. Такой вариант для случаев подтверждения фактического срока пребывания в командировке при отсутствии проездных билетов предусмотрен пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки и приказом Минфина от 10.03.2015 № 33н. На практике срок командировки может подтверждаться совокупностью имеющихся документов: проездными документами, документами о найме жилого помещения, письменным подтверждением принимающей стороны о прибытии и убытии командированного работника.

Какие документы требуются для признания в налоговом учете командировочных расходов?

Авансовый отчет выступает первичным документом, на основании которого принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов: начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (письмо Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169). Датой признания расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ). Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах во время командировки: счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы. Представление чеков, квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (письмо Минфина от 11.11.2011 №03-03-06/1/741). Цель командировки должна подтверждать направленность деятельности на извлечение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Количество учетных форм, составляемых при командировках, было сокращено за счет отмены командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку, отчета о его выполнении. Не применяется также порядок ведения журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, может продолжать оформляться при условии, что принимающая сторона будет его заполнять.

А если работником после командировки не представлены оправдательные документы на средства, выданные под отчет?

Если оправдательные документы не представлены в связи с их утерей, то рекомендуется предпринять меры по их восстановлению. В соответствии с трудовым законодательством работодатель может производить удержание из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (статья 137 Трудового кодекса). Следовательно, выданные под отчет суммы становятся задолженностью работника перед работодателем. При возврате работником денежных средств, полученных под отчет, доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

Бухгалтеры часто спрашивают, как правильно рассчитать суточные в командировке. Особый интерес вызывают суточные при поездках за границу, в том числе в страны СНГ, в 2021 году. Мы постарались дать ответы на все самые важные вопросы, связанные с расчетом и выплатой суточных.

Виды командировочных расходов

Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ. К ним относятся:

стоимость проезда;
затраты по найму жилья;
суточные (т.е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);
иные издержки работника, согласованные с работодателем.

Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.

Рассчитайте зарплату командированного работника в веб‑сервисе Рассчитать

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2021 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Суточные при однодневных командировках

Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

Налогообложение суточных

Ведите налоговый и бухгалтерский учет при УСН в интуитивно понятном веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Содержание

Расходы на командировку
Перечень командировочных расходов
Суточные расходы
Суточные сверх нормы
Документальное оформление суточных
Налогообложение и страховые взносы на суточные сверх нормы
Бухгалтерский учет суточных сверх нормы: пример

В любой организации на территории Российской Федерации редко можно встретить сотрудника, который хотя бы один раз в жизни не ездил в командировку. Все расходы, которые сотрудник несет на проезд, проживание и суточные расходы в рамках установленных лимитов, предприятие должно возместить. В данной статье мы классифицируем командировочные расходы, укажем, какие документы необходимы для возмещения денежных средств сотруднику. Также рассмотрим подробнее суточные сверх нормы: каково их документальное оформление, налогообложение, страховые взносы.

Расходы на командировку

Это перечень трат сотрудника в рамках осуществления поездки, связанной с производственной необходимостью. Данные расходы предприятие обязано возместить сотруднику в рамках установленного лимита, если он, в свою очередь, предоставил перечень корректно оформленных документов, то есть своевременно и корректно отчитался за командировку.

Перечень командировочных расходов

Ниже предоставим список расходов, которые могут быть возмещены предприятием, в рамках командировки:

расходы на проживание сотрудника. Лимит средств, в рамках которых, сотрудник может арендовать жилье. Устанавливается предприятием до отъезда сотрудника;
проездные расходы;
питание командируемого сотрудника;
суточные расходы;
иные расходы, которые были согласованы с руководством фирмы.

Суточные расходы

В момент согласования командировки, на этапе ее заведения, для ознакомления сотруднику необходимо предоставить локальный документ, изданный предприятием. Такими документами являются, как положение о командировках, так и приложение к трудовому или коллективному договору. Данный документ издается на усмотрение самой организации. В нем указаны все аспекты, нюансы проведения поездки, а также указаны нормы или лимиты сумм, в рамках которых командируемый сотрудник имеет право производить траты, касающиеся проживания и проезда.

Определенных норм государство не устанавливает, согласно ст.168 ТК РФ, нормы суточных расходов устанавливаются на усмотрение самой организации. В Трудовом Кодексе Российской Федерации указаны только суммы, которые не облагаются налогом, а именно, НДФЛ не насчитывается на 700 рублей ежедневной оплаты сотруднику, если он находится на территории России и на 2 500 рублей, в случае, если командировка является заграничной.

Рассмотрим пример. Иванов И.И. был командирован из Москвы в Берлин. Срок командировки с 12.06.2022 по 15.06.2022.

12.06.2022 в 22:23 сотрудник вылетает из Москвы и 13.06.2022 в 02:38 прилетает в аэропорт города Берлин. Обратно сотрудник вылетает 15.06.2022 в 15:47 и прилетает в Город Москва в 19:54 этого же дня. Расчет суточных, в рамках командировки таков:

12.06.2022 размер суточных составит 700 рублей, так как сотрудник в этот день находился на территории Москвы.

13.06.2022 размер суточных 2 500 рублей, сотрудник находился в Берлине.

14.06.2022 размер суточных также 2 500 рублей.

15.06.2022 размер суточных составляет 2 500 рублей, так как сотрудник в этот день еще находился в Берлине.

Суточные сверх нормы

Суточными сверх установленной нормы являются сумма суточных превышающая сумму, указанную в ТК РФ, не зависимо от сумы суточных, установленных на предприятии и прописанных в официальных документах самого предприятия. Таким образом на такие суммы предприятие насчитывает командируемому сотруднику НДФЛ и страховые взносы. Такие суммы являются непосредственным доходом полученным сотрудником предприятия.

Документальное оформление суточных

Окончательный расчет суточных производится бухгалтером или руководителем предприятия после возвращения сотрудника из командировки, при предоставлении авансового отчета и перечня документов, которые оформляются предприятием при отправлении сотрудника в командировку и после его прибытия. Такими документами являются:

Документы, которые подтверждают расходы, связанные с суммой суточных, то есть чеки и квитанции предоставлять работодателю нет необходимости.

Налогообложение и страховые взносы на суточные сверх нормы

Как было указано выше, суммы суточных, которые не признаются доходом командируемого сотрудника. И на которые не насчитываются налоги, составляют 700рублей и 2 500рублей, выплачиваются в рамках командировки по России и за границей соответственно. На суммы превышающие данные нормы, установленные законодательством насчитываются налоги:

НДФЛ, налог с дохода физических лиц. Равен 13%. Удерживается с суммы превышения нормы суточных. Удержание должно быть произведено в месяце утверждения авансового отчета сотрудника;
налог на прибыль. Расходы сотрудника по командировки могут быть включены в состав базы для налогообложения в рамках сумм, указанных локальным документом предприятия. Данные расходы могут быть приняты к учету, в случае, если командируемый сотрудник предоставит все первичные документы, которые подтверждают эти расходы. Такими документами являются чеки и квитанции на проживание, чеки или проездные документы, чеки на сборы или консульские платежи, квитанции об оплате услуг по оформлению виз, паспортов, приглашений и т.д.;
Страховые взносы. Начисляются на всю сумму сверх нормы суточных. Данные суммы начисляются в момент утверждения авансового отчета, предоставленного командируемым сотрудником. По социальному страхованию процент составляет 2,9%;
Страховые взносы. По пенсионному страхованию составляют 22%;
Страховые взносы. По обязательному медицинскому страхованию составляют 5,1%.

Страховые взносы по травматизму на сумму суточных не насчитываются.

Если предприятие не перечислит взносы в страховые фонды или не удержит НДФЛ с командируемого сотрудника, то получит штраф в размере 20% суммы не перечисленных средств плюс обязательное перечисление необходимых сумм в фонды и удержание средств из заработной платы сотрудника.

В случае, если сотрудник вернулся из командировки за границей, сумма суточных ему была выдана в валюте, с расчетом по курсу валюты, на день составления заявления на аванс. Для расчета суточных, НДФЛ и страховых взносов, суммы пересчитываются по курсу на день отчета сотрудника авансовым отчетом.

Бухгалтерский учет суточных сверх нормы: пример

Рассчитаем сумму, на которую не будут начислены налоги: 4 дня * 700 рублей = 2 800 рублей.

Отразим данные суммы в Бухгалтерском учете.

Дт

Сумма страховых взносов по обязательному медицинскому страхованию, начисленная на суточные сверх нормы (6.000 руб.-2.800 руб.) * 5,1%

Читайте также: