Налоговая запрашивает путевые листы

Обновлено: 10.05.2024

Что проверяет налоговая инспекция при проведении предрейсовых осмотров

ФНС с 2017 года не принимает транспортные расходы без отметки о прохождении предрейсовых осмотров, действуя согласно НК РФ и Приказу МТ №152. Путевка может стать основанием как для административной, так и для уголовной ответственности, поэтому интерес к документу особый. Что же проверяет налоговая инспекция?

Зачем налоговой нужны предрейсовые медосмотры?

Задача налоговой инспекции – найти нарушения в документообороте компании, которые дадут возможность увеличить налогооблагаемую сумму. Отсутствие предрейсовых медосмотров водителей – это шанс ФНС добиться цели. Транспортные компании используют форму №3 (легковые автомобили) путевых листов, утвержденную Госкомстатом. Бланк содержит все необходимые атрибуты для ведения учета расходов ГСМ, зарплаты водителей и пр. Остальным организациям разрешили использовать индивидуально разработанную форму листа, но с условием, что в нем будут обязательные реквизиты, утвержденные Приказом МТ №152 от 18 сентября 08 года.

Сведения о водителе включают

Как видим, в реквизиты путевого листа входят данные о водителе В п.7 перечислены, какие именно данные о сотруднике необходимо отражать. Кроме этого, в письме МФ РФ от 25 августа 09 г. №03-03-06/2/161 приводятся уточнения, что списание горючего, по индивидуально разработанным формам п/л, производится в том случае, если в нем отражены все обязательные блоки.

Предрейсовый медосмотр водителей проводится обязательно и проверяют на наличие алкоголя

. В п/л должен стоять штамп медицинского работника. К этим нормативам апеллируют налоговые органы. Если закон не соблюдаются, организация будет защищать свои интересы, оспаривая решение налогового инспектора. Судебная практика показывает: есть примеры, когда поддерживается сторона ФНС, и есть, когда суд стоит на стороне налогоплательщика.

Аргументы ФНС по предрейсовым осмотрам

Форма и необходимые реквизиты путевого листа утверждены на Федеральном уровне и обязательны к исполнению на территории России (ФЗ №259 статья 6; пункт1).
Требования Приказа МТ №152 (пп: 2; 3) касаются юрлиц и ИП, использующих ТС.
Когда в п/л отсутствует хотя бы один из обязательных атрибутов, документ признается недействительным. На его основании списывать расходы организации на горючесмазочные материалы не следует, так как, нарушено Российское законодательство.

Аргументы налогоплательщика

ФЗ №259 распространяется только на нормативы ФЗ №152, то есть, на транспорт, задействованный для оказания услуг по перевозке. Когда компания не относится к этой категории, предъявление требований об обязательных реквизитах п/л, чтобы списать ГСМ, не обосновано.
В качестве документальной обоснованности затрат используются и другие документы. Путевые листы, не имеющие отметки о прохождении предрейсового осмотра, не влияют на другие, значимые для исчисления, данные. Отсутствие штампа медика не свидетельствуют о том, что организация не понесла затраты на ГСМ.

Вывод:

Можно заметить разное понимание того, к кому относятся требования об обязательных реквизитах п/л. Если считать, что к транспортным организациям, оказывающим услуги, есть противоречие – они используют форму №3. А Приказ №152 обращен к тем компаниям, которые используют индивидуально разработанную форму п/л., а это, как раз, нетранспортные фирмы.

Что привлекает внимание надзорных органов?

В некоторых организациях, имеющих на балансе ТС, не всегда уделяется должное внимание путевым листам. Ошибки, неполнота сведений при заполнении документа, влекут административное наказание в виде штрафа. Обыкновенные описки, исправления, помарки не наказуемы, но они привлекают внимание проверяющих органов на предмет подлога документов.
Отсутствие отметки о проведении предрейсового тех- или медосмотра свидетельствует о нарушении в организации контроля за состоянием ТС и водителей, которые выезжают на линию без медицинского освидетельствования. Это не исполнение как трудового законодательства, так и правил ОБДД.
Ответственность наступает не за письменные ошибки, а по причине нарушения требований к работе на транспорте, который представляет собой источник повышенной опасности. Угроза здоровью и жизни людей влечет не только штрафные санкции, но и уголовную ответственность.

Государственные (АУ) организации должны оформлять путевые листы

Учреждения государственного сектора или автономные организации (АУ) так же должны выписывать п/л. Несмотря на то, что для таких учреждений путевки не являются первичным документом отчетности, контролировать работу ТС и своего работника, которому на основании п/л начисляется заработная плата, необходимо. Любая хозяйственная деятельность предприятия входит в сферу бухучета. К тому же никто не отменял для таких водителей правила БДД. Обязательные реквизиты п/л необходимы, чтобы исполнялись требования Российского законодательства.
В подтверждение этой позиции вынесено Постановление АС УО от 22.11.2016 № Ф09-10245/16. Верховный суд не принял позицию АУ, которое настаивало, что Приказ №152 распространяется только на транспортные организации. На автомобиле, принадлежащем театру, совершали поездки для нужд учреждения, и услуг по перевозке не оказывали. Все-таки суд вынес решение и поддержал сторону контролирующей инспекции. Предписание вылилось в список мероприятий, которые необходимо исполнить.

Предписание инспекции:

1. Оформлять п/л, согласно нормам законодательства (Приказ №152), указывая все необходимые реквизиты, в т. ч. и Сведения о водителе, которое включает предсменный медосмотр.
2. Обеспечить предрейсовый контроль за техническим состоянием ТС квалифицированным специалистом.
3. Провести аттестацию работников, отвечающих за выпуск в рейс транспортного средства в исправном виде.
4. Составить план мероприятий (проведение инструктажа), повышающий уровень безопасной езды водителями.
5. Организовать проведение инструктажа и аттестации работников, принимаемых в качестве водителя ТС на работу, независимо от их водительского стажа.
6. Обеспечить проведение инструктажа водителей перед каждым рейсом, ознакомить с правилами по перевозке детей, опасных и тяжеловесных (габаритных) грузов.
7. Назначить, в приказном порядке, сотрудника, ответственного за предрейсовый техосмотр транспортных средств.
8. Провести аттестацию должностного лица, отвечающего за БДД и тех. состояние автотранспорта, выезжающего на линию.
Все требования контролирующих органов правомерны,соответствуют законам РФ. Выполняя предписание, руководители и водители повышают уровень безопасности на дорогах, чему служит контроль за состоянием ТС и правильное оформление п/л, в т. ч. и предрейсовый медосмотр.

Если используется личный автомобиль

Использование личного транспорта для собственных нужд вопросов не вызывает. Закон о п/л касается только юрлиц и ИП. Путевка понадобится в случае, когда поездка совершается по служебным делам, и есть договоренность двух сторон: водителя и работодателя. Письмо МФ от 11 июля 14 г. №03 04 05/28243 разъясняет, что поездка по служебным делам без оформления п/л свидетельствует об экономической выгоде в размере того, во сколько можно ее оценить. Если есть выгодополучатель, значит такая деятельность облагается налогом на доходы физлиц (ст. 214 НК).
Если сотрудник организации использует собственный автомобиль для нужд работодателя, чтобы подтвердить этот факт понадобится п/л. О подтверждении цели налога на прибыль разъясняет Письмо МФ от 23 сентября 13 г. №03 03 06/1/39406, где предусмотрена компенсация затрат сотрудника на нужды организации. Путевки, оформленные согласно условиям Приказа №152 со всеми необходимыми атрибутами, бухгалтер имеет право предъявить, как первичный отчетный документ, подтверждая расходы.
Постановление Правительства №563 от июля 13 года разъясняет порядок подтверждения выплаты компенсации за ГСМ работникам, которые использовали личный транспорт для нужд компании и предъявили для отчета квитанции, счета или чеки. Эти документы подтверждаются путевым листом, который оформлялся на сотрудника.
Следовательно: Если оформляется путевой лист, как документ подтверждающий затраты на ГСМ, то необходимо оформлять его со всеми атрибутами, в т. ч. отметкой механика и предрейсовым медосмотром. При возникновении споров с налоговой по этому поводу, судьи могут встать на сторону компании, если списание средств будет подтверждено иными документами (актами, справками, расчетами). Но в судебной практике в последнее время, наблюдается противоположное. Требования к заполнению всех реквизитов п/л ужесточаются.

Если организация имеет медицинскую лицензию

Налоговая инспекция проверит наличие медицинской лицензии у организации, которая проводит предрейсовые медосмотры (предоставляет услуги) сотрудников медработником, зачисленным в штат. Такая деятельность не облагается налогом только в том случае, если имеется лицензия на оказание предрейсовых (предсменных) осмотров.

В письме от 14.10.2015 №03-07-07/58775 разъясняется, что медицинская деятельность (п. 2; ст. 149 НК РФ), подлежит лицензированию, тогда она освобождается от уплаты НДС. Поэтому налогоплательщик освобождается от налога только при наличии соответствующей лицензии.

Хотя в перечне отсутствует конкретное указание на предрейсовые осмотры, но в Письме №03-07-07/58775 этот вид деятельности приравнен к профилактике и лечению, оказываемых населению амбулаторно в клиниках или скорой помощью. Чтобы оказывать медицинские услуги необходимо иметь лицензию (ФЗ №99 ст. 12; п. 46; ч. 1).

Только деятельность организаций (по проведению предрейсовых медицинских осмотров, имеющих лицензию, не облагается налогом (НДС).

Можно ли проводить предрейсовый медосмотр без лицензии?

В некоторых организациях считают, что на основании ФЗ №323 ст. 24; ч. 4 (от 21.11.11 г.) предрейсовый медосмотр может проводить штатный медик, имеющий сертификат об окончании специальных курсов по повышению квалификации, дающий право вести осмотр водителей перед выездом в рейс. В законе сказано: при условии создания медкабинета в соответствии с требованиями Минздрава. Порядок организации проведения осмотров возлагается на уполномоченный орган федеральной исполнительной власти. /

В результате, этот орган, то есть, МЗ издал Приказ №835н, где прописано, что предрейсовые осмотры проводит медработник от организации, имеющие лицензию на оказание данного вида услуг. Деятельность по медосмотрам водителей перед рейсом или сменой может проводить только тот, кто чье учреждение имеет лицензию на проведение предрейсовых осмотров.

Что проверяет инспекция, если договор на проведение предрейсовых медосмотров есть?

Недостаточно представить контролирующим органам только договор, заключенный с медучреждением, имеющим лицензию, дающей право проводить предрейсовые осмотры. Наличие соглашения и лицензии говорит только о том, что вы заключили с медицинской организацией договор. Надо обосновать, что услуга по проведению предрейсового осмотра действительно оказывается, и водители проходят медицинское освидетельствование перед каждым рейсом. Для подтверждения этого факта должен быть акт, подписанный двумя сторонами, что услуги предоставлялись. Подтвердить проведение осмотров можно с помощью журнала предрейсового осмотра. Его копия хранится на предприятии либо ведется в электронном формате.
Кроме этого к первичной документации относятся счета по оплате представленных услуг. В счетах необходимо указывать не медицинские услуги, а услуги по предрейсовым медосмотрам водителей по Договору №… и дата. Чтобы подтвердить расходы на предрейсовые медосвидетельствования в местный ФСС предоставляют:

итоговый акт медосмотра;
ксерокс акта выполненных работ (услуг);
ксерокс счетов (платежные поручения), которые подтвердят оплату оказанных услуг.

Заключение: Исходя из реалий судопроизводства, напрашивается вывод: для нетранспортных организаций, где не проводится предрейсовый медосмотр водителей (служащих, совершающих поездки в этом качестве), налоговая инспекция найдет повод увидеть в этом нарушение, и не принять п/л, как доказательство отчетности по ГСМ. Далее на усмотрение судей. Если ГСМ списывается по иным документам учета (что вполне разрешается), есть возможность избежать налоговый вычет на прибыль.

Есть и другие судебные решения по предрейсовым осмотрам, когда судьи придерживаются правил Приказа №152, считая, что он касается не одних транспортных организаций, но и тех, кто совершает рейсы для нужд компании. Например, решение Арбитражного суда по делу №Ф03-131/2016; Верховного суда по делу №303-КГ16-5282. Для транспортных предприятий Приказ №152 обязателен к исполнению, без вариантов.

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.

Можно настроить интеграцию с программами:

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Штраф без путевого листа на организацию

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).

Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:

В силу этого соответствия унифицированные формы продолжают применяться без каких-либо корректировок.

Однако в случае с заполнением листа на месяц может потребоваться его редактирование.

Отметка о предрейсовом медосмотре

Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Периодичность составления путевых листов

Вместе с тем, если существуют другие свидетельства фиктивности транспортных расходов, отсутствие отметки о предрейсовом осмотре в путевом листе может быть дополнительным подтверждением нереальности операции по приобретению ГСМ (смотрите, например, постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2012 N А63-9056/2012, решение Арбитражного суда Ставропольского края от 28.09.2012 N А63-9056/2012).

Выписать новый путевой лист.
Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

показания одометра;
даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Вам будет интересно ==> Через сколько дней после размещения плана графика первоначального можно заключать контракт в 2021 году

Правило для всех

перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
перед началом первого рейса, если рейс короче смены или рабочего дня, и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы №3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя. Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.

Правила заполнения

Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2021 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.

Получается, что нужно отражать каждый выезд и заезд на парковку, делать это можно как в отдельном путевом листе за день, так и в одном путевом листе на более продолжительный срок, если предусмотреть в нем соответствующие поля.

В действующей редакции Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов срок действия путевого листа не регламентирован (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152). Однако п. 4 данного документа по-прежнему содержит такие разъяснения:

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Путевые листы при коммерческих перевозках больше нельзя выписывать на несколько дней. По новым правилам их нужно будет оформлять: перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня; перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов. Ранее путевой лист можно выписывать на любой срок, который не превышает месяц. Поправки исключат такую возможность. Если вы ранее выписывали путевой лист на несколько дней в пределах одного месяца, внесите изменения в форму бланка.

В то же время имеется решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 N 7-161/2013, в котором указано, что если автомобиль используется работником организации для передвижения, а организация не осуществляет деятельность по перевозке грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом, то наличие у водителя транспортного средства путевого листа не является обязательным.

Вам будет интересно ==> Участники ликвидации последствий чс 86-87

В этом деле судья рассмотрел ситуацию, типичную для фирм, использующих автомобили, чтобы возить руководство, забирать документы, встречать кого-нибудь. И каждый день выписывать на такие поездки путевые листы суд рациональным не посчитал. Дело было так.

Бланк многодневного путевого листа компания должна разработать самостоятельно и утвердить приказом об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Главное предусмотреть в нем обязательные реквизиты, которые перечислены ниже.

Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).

Можно ли выписывать путевой лист на месяц

Как составить путевой лист на месяц

В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.

Правило для всех

Выписать новый путевой лист.
Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

показания одометра;
даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Срок оформления

перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
перед началом первого рейса, если рейс короче смены или рабочего дня, и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Путевой лист выдается водителю только после сдачи старого. Срок хранения документа в организации пять лет. Выдачей путевого листа занимается диспетчер, либо при его отсутствии бухгалтер. При выдачи путевого листа регистрационный номер заносится в журнал учета, также там указывается дата выдачи и данные водителя. При приеме документа подписи ставят диспетчер и водитель.

Путевой лист – учетный документ. Согласно данным, указанным в путевом листе, можно вести учет пробега, расхода топлива, затраты на содержание автомобиля, а также рабочие часы водителя. Путевой лист необходим, если на транспортном средстве перевозятся определенные грузы. В нем указывается информация о месте отправки и прибытия, маршрут следования и наименование груза. Путевой лист признается недействительным, если в нем нет следующих обязательных данных:

Если организация не является перевозчиком, то она может выписывать путевые листы сроком от 1 до 30 дней. Это прописано в письме Минфина № 03-03-07/51 от 30.11.12. Если компания занимается перевозками профессионально, то выдаваться водителю путевые листы должны ежедневно, это прописано в постановлении Госкомстата России № 78.

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевку проверяет механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, поступление и использование ГСМ.

Вам будет интересно ==> Статья в в военном билете служба в фсин

Организация вправе самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. Не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Какой бланк использовать

показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее — парковка);

Компания обязана оформлять путевые листы автомобиля, если использует транспортные средства в своей деятельности. Они нужны, чтобы подтвердить расходы на ГСМ и обслуживание автомобиля. Кроме того, без них запрещена перевозка грузов и пассажиров.

Можно ли выписывать путевой лист на месяц

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Вам будет интересно ==> Социальные пособия малоимущим краснодарский край 2021

Таким образом, действующая редакция Приказа Минтранса РФ No 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день и на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. Данное обстоятельство можно расценить как основание для невозможности оформления путевого листа на один день или срок, не превышающий один месяц, как было предусмотрено документом ранее. Однако Минтранс успокоил, что это не так.

Где можно путевого листа на месяц

Образец заполненного бланка путевого листа на месяц на примере путевого листа автобуса необщего пользования подготовили для вас специалисты нашего портала. Вы можете скачать его в удобном формате Excel:

Ознакомиться с некоторыми нюансами работы с путевыми листами вы можете в статьях:

Итоги

Форму путевого листа собственники бизнеса вправе разработать самостоятельно. При этом обязательным условием является соблюдение требований Минтранса, утвержденных в приказе Минтранса РФ № 152.

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:

В силу этого соответствия унифицированные формы продолжают применяться без каких-либо корректировок.

Однако в случае с заполнением листа на месяц может потребоваться его редактирование.

Отметка о предрейсовом медосмотре

Периодичность составления путевых листов

Выписать новый путевой лист.
Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

показания одометра;
даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Правило для всех

перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
перед началом первого рейса, если рейс короче смены или рабочего дня, и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Правила заполнения

Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2021 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.

Вам будет интересно ==> Участники ликвидации последствий чс 86-87

Можно ли выписывать путевой лист на месяц

Как составить путевой лист на месяц

обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

Правило для всех

Выписать новый путевой лист.
Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

показания одометра;
даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Срок оформления

перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
перед началом первого рейса, если рейс короче смены или рабочего дня, и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Вам будет интересно ==> Статья в в военном билете служба в фсин

Какой бланк использовать

Можно ли выписывать путевой лист на месяц

Для принятия к учёту

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Вам будет интересно ==> Социальные пособия малоимущим краснодарский край 2021

Где можно путевого листа на месяц

Ознакомиться с некоторыми нюансами работы с путевыми листами вы можете в статьях:

Итоги

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

Читайте также: