Может ли работодатель отказать в выдаче справки 2 ндфл

Обновлено: 23.04.2024

Владислав Волков заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

В каких случаях выдать

Налоговый агент обязан выдать справку о доходах и суммах налога физического лица, если налогоплательщик обратился с заявлением о ее выдаче (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК).

Запросить справку вправе сотрудники, бывшие сотрудники, иные физлица, которые получали доход от налогового агента, в том числе по ГПД. При этом они вправе затребовать справку в любой момент и за любой период, а не только за год.

Например, в апреле сотрудник запросил справку о доходах за последние шесть месяцев, выдайте две: за весь прошлый год и за январь–март текущего.

Выдать справку о доходах и суммах налога физического лица налоговый агент вправе с целью сообщить физлицу о том, что с его доходов не был удержан налог (п. 5 ст. 226 НК).

В какой срок выдать

Налоговый агент обязан выдать справку о доходах и суммах налога физического лица:

работникам, сотрудникам, которые увольняются, бывшим работникам – в течение трех рабочих дней с даты получения заявления (ч. 1 ст. 62 ТК, письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096);
иным получателям дохода – в течение 30 рабочих дней с даты получения заявления (п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Если сотрудник увольняется, налоговый агент вправе выдать справку о доходах и суммах налога физического лица в последний день его работы без заявления.

По какой форме выдать

Справки о доходах и удержанном НДФЛ выдавайте сотрудникам по форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Эту форму применяют с 2019 года по доходам за 2018 год.

Если выдаете справку за более ранние периоды, используйте старые формы 2-НДФЛ. Это следует из пункта 4 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, информации ФНС.

За 2017 год и более ранние периоды справку выдавайте по форме, которая действовала в том периоде, за который выдаете сведения. Например, в 2020 году сотрудник запросил сведения за 2017 год.

В этом случае справку выдайте по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Это следует из пункта 4 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, информации ФНС.

Как составить

При составлении справки о доходах и суммах налога физического лица руководствуйтесь Порядком, утвержденным приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Дело в том, что отдельных правил по составлению этой формы не утвердили.

П ри этом сама форма и по структуре, и по реквизитам практически полностью соответствует форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Как подписать

Справку о доходах и суммах налога физического лица для сотрудника подписывает директор. Вместо директора подписать справку может другое лицо по доверенности. Например, главный бухгалтер или бухгалтер, который отвечает за расчет зарплаты.

Тогда в справке укажите реквизиты доверенности. Такие выводы можно сделать из норм по заполнению 2-НДФЛ для инспекции (подп. 1.24–1.26 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Заверять подпись печатью не нужно. Такого реквизита в бланке нет.

Как выдать

Способ выдачи справки о доходах и суммах налога физического лица работнику определите самостоятельно (письмо ФНС от 10.08.2018 № ПА-4-11/15498). Предпочтение отдайте тем способам, которые подтверждают факт и дату выдачи справки.

Например, выдавайте справки:

лично сотруднику под расписку;
по почте ценным письмом с описью вложения.

Ответственность

Если сотруднику отказать в выдаче или нарушить сроки выдачи справки о доходах и суммах налога физического лица, налоговому агенту грозит административная ответственность:

за неправомерный отказ в предоставлении работнику информации, получение которой установлено федеральными законами (ст. 5.39 КоАП);
за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

Налоговой ответственности за такое правонарушение нет (письма Минфина от 26.08.2016 № 03-04-05/50030, от 21.06.2016 № 03-04-05/36096.

Составление заявления на получение справки 2-НДФЛ происходит тогда, когда работнику предприятия требуется данный документ для предоставления в какую-либо организацию (государственную или коммерческую).

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Что представляет из себя справка

Справка 2-НДФЛ – это копия финансового отчета по форме 2-НДФЛ, который формируют компании по каждому своему работнику и передают в налоговые структуры.

В него включаются сведения о зарплате, налоговых отчислениях и всякого рода удержаниях, которые были произведены в отчетный период.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Как правило, справка нужна при оформлении различных кредитов, ипотеки, устройстве на новую работу, для расчета пособий по больничным листам и начисления отпускных, оформления виз, а также для получения налоговых вычетов (например, при оплате учебы, лечения, покупке жилья и т.п. расходов).

Может ли предприятие отказать в выдаче документа

По закону работодатель (даже бывший) обязан предоставить справку своему работнику по первому его требованию. Причем сделать это он должен даже в том случае, если сотрудник просит ее в устной форме (письменное заявление нужно для того, чтобы избежать всевозможных проблем, проволочек по времени и т.п. неприятных явлений).

Отказ в выдаче справки может служить поводом для обращения в трудовую инспекцию или даже суд, вследствие чего на предприятие и высших должностных лиц может быть наложено административное наказание в виде достаточно крупного штрафа (за нарушение законных интересов и прав работника).

Исключением являются те ситуации, когда сотрудник предприятия просит выдать ему справку за тот период, по которому истек срок хранения налоговых документов (т.е. по прошествии четырех лет).

В течение какого периода должна быть подготовлена справка

Справка должна быть подготовлена и передана работнику в течение трех дней (рабочих) после того, как от него поступит соответствующее заявление. Если справка нужна раньше, достаточно сделать об этом в заявлении отдельную отметку — обычно, представители работодателя без особых проблем идут навстречу заявителю.

Куда подавать заявление, если компания-работодатель ликвидирована

Нередки случаи, когда организации прекращают свою деятельность. В таких ситуациях обращаться следует в территориальное отделение налоговой службы, специалисты которого также могут по запросу предоставлять нужную информацию.

Как составить заявление

То, что вы находитесь на этой странице, говорит о том, что вам понадобилось составить заявление на получение справки 2-НДФЛ, с которым вы прежде не сталкивались. Перед тем как дать вам подробные сведения об этом конкретном документе, предоставим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг.

Во-первых, учитывайте, что для этого заявления законодательством не предусмотрено никакой унифицированной формы (таковые для коммерческих организаций были упразднены еще в 2013 году), так что делать его можно в свободном виде. Но, если внутри вашей компании есть разработанный и утвержденный в учетной политике стандартный образец документа – оформляйте акт по его типу, это избавит вас от претензий со стороны бухгалтерии или руководства.
Во-вторых, знайте, что заявление допускается создавать на обыкновенном листе любого удобного вам формата (чаще всего используются А4 или А5) или на фирменном бланке – опять же тогда, когда такое условие выдвигается со стороны работодателя.
Текст можно писать от руки (но без помарок, ошибок, неточностей и правок) или набирать в компьютере. Если вы пошли по пути электронного оформления, то после того как напишете заявление, обязательно его распечатайте – это надо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись. Предварительно рекомендуем вам уточнить у представителя работодателя, принимаются ли у вас в компании напечатанные заявления – иногда в организациях рассматривают только рукописные документы.
Делайте заявление в двух идентичных экземплярах – один из них отдайте работодателю, второй, предварительно завизировав о передаче копии, оставьте себе – он пригодится на тот случай, если вдруг в назначенное время справка не будет вам выдана.

Образец заявления на предоставление справки 2-НДФЛ

Вот мы и подошли к самой главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ хоть и довольно простой, но имеет некоторые нюансы, на которые стоит поставить акценты. Воспользовавшись нашими рекомендациями, и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда сформируете нужное вам заявление.

полное название организации, в которой вы трудитесь;
должность и ФИО директора (или иного сотрудника, на имя которого у вас полагается писать такие заявления);
свою должность, название отдела, к которому вы прикреплены и ФИО;
подробные паспортные данные (по мере необходимости);
свой номер телефона (для связи).

за какой период вам требуется документ и сколько экземпляров нужно;
желательно ссылку на норму закона, в которой прописана обязанность работодателя по предоставлению таких справок — в данном случае это статья 62 ТК РФ;
место назначения справки вписывать не обязательно – отсутствие такой информации не повод для работодателя для отказа в выдаче документа.

Если у вас есть какие-то дополнительные бумаги, которые вы хотите присовокупить к заявлению, укажите данные о них в бланке отдельным пунктом.

Планирую рефинансировать ипотеку, но у меня серый доход. Банки все как один просят справку о доходах. А работодатель отказывается давать мне даже справку по форме банка.

Банки говорят, что никуда не передают данные о доходах, например в налоговую или другие структуры. Но зачем тогда они вообще им нужны? И так же есть понимание средней зарплаты, выписка из трудовой, реквизиты компании — все это можно запросить и получить без проблем. А справка о доходах — больной вопрос.

Хочу уточнить, что будет, если я сам подделаю такую справку? Это уголовно наказуемо? В ней будет печать организации и подпись гендиректора.

Что будет, если банк определит, что справка поддельная? Сдаст ли меня в полицию? Какое за это наказание?

Какова в этой ситуации моя ответственность перед работодателем? Что именно я нарушаю с точки зрения закона и какие это несет последствия?

P.S. Я уже подделывал такие справки несколько раз, и никаких последствий не было. Банки звонили на работу, спрашивали про меня, а потом почти всегда давали мне нужные кредиты. Притом что в справке я писал доход на 20% выше реального.

Ни в коем случае не стоит ничего подделывать. У банков есть множество разных способов проверить ваш доход и информацию по вам, и если вскроется обман, вас могут привлечь к ответственности.

Подделывая документы, вы нарушаете закон

Если Василий обратится за кредитом по документам Ивана — это обман. Если Василий обратится за кредитом и предоставит о себе недостоверную информацию — это тоже обман. Нельзя указывать в заявке на кредит недостоверные данные о месте работы, размере дохода, наличии непогашенной кредиторской задолженности, залоговом имуществе — да вообще ни в чем кредитора обманывать нельзя.

Вся эта информация влияет на решение кредитора о предоставлении кредита. А подобный обман могут расценить как попытку хищения денежных средств. При этом привлечь к ответственности именно по статье 159.1 УК РФ могут только уже после выдачи кредита, если человек не будет платить. Мошенничество в сфере кредитования, в том числе подделка документов, может наказываться штрафом в размере до 120 тысяч рублей либо штрафом в размере дохода осужденного за год. Могут присудить обязательные работы до 360 часов, исправительные работы до года, ограничение свободы до 2 лет, арест до 4 месяцев.

То, что раньше вы уже предоставляли поддельную справку банку и не столкнулись с проблемами, не значит, что все обойдется в этот раз. Тем более что банки все чаще проверяют клиентов не только по представленным заемщиком документам, но и по информации из всех доступных источников. К примеру, с согласия заемщика кредитор может запросить информацию из бюро кредитных историй, ПФР или Росреестра.

А с точки зрения работодателя, вас привлекать к ответственности не за что, поскольку ущерба организации нет.

Зачем банку ваши справки

Банку важно понимать ваш доход, чтобы быть уверенным в возврате денег. С точки зрения банка, основная причина, по которой клиент может подать заявление по поддельным документам, — это получить деньги и не вернуть их. При этом банки понимают, что не все работники в стране получают полностью белый доход, поэтому придумали разные варианты подтвердить его размер.

Справка по форме банка или по форме работодателя как раз подойдет, если часть дохода вы получаете неофициально. На такой справке чаще всего указано, что информация предоставляется исключительно для личного пользования банка и полностью конфиденциальна. Банк не передаст эту информацию в налоговую.

Если вы предприниматель, то для подтверждения дохода подойдет также справка об оборотах, копии налоговой декларации, бухгалтерский баланс, копия книги учета доходов и расходов с отметкой налогового органа, договора с партнерами, прайс-лист на ваши услуги, договор аренды помещения.

Как вариант, может подойти справка с движениями по счету за последние 6 месяцев. Некоторые банки готовы учесть и такую информацию. Более того, некоторые банки могут учесть даже данные из заграничного паспорта — к примеру, если вы часто путешествуете.

В общем, способов показать свой доход и подтвердить надежность много. Банки не меньше вас заинтересованы в выдаче кредита, единственное их опасение — что деньги могут не вернуть.

Что делать вам

Ваш случай с подделкой справки именно по форме банка неоднозначный. С одной стороны, да, вы нарушаете требования, ведь вы хотите заверить документ сами себе, да еще и указать недостоверный доход. С другой — кредит вы хотите взять и при этом платить по нему, то есть хищения денег вроде бы нет.

Для начала попробуйте еще раз поговорить с работодателем. Объясните, что справку вы предоставите только банку для внутреннего использования. Работодатель может ничего не опасаться и указать, сколько он на самом деле вам платит.

Если работодатель откажет, повысить шансы на одобрение заявки поможет что-нибудь из этого:

Поручитель по вашему кредиту или созаемщик. Будьте внимательны: начиная с 2019 года вступили в силу поправки в закон о кредитных историях. Они предполагают большую ответственность для поручителя.
Ваши дополнительные доходы. Если вы сдаете недвижимость или получаете гонорары на фрилансе — сообщите об этом банку. Подтверждением может послужить копия договора или справка с движениями средств по счету.
Имущество. Сообщите банку, если у вас есть недвижимость, доля в собственности или автомобиль. Может быть, этого будет достаточно для одобрения кредита.

Большим преимуществом будет, если вы и раньше брали разные кредиты и по всем платили без просрочек.

Прежде чем обратиться за рефинансированием, рекомендую почитать наши статьи по этой теме:

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Запрос работодателю на справку 2-НДФЛ — это стандартизированная форма заявления в адрес нанимателя для получения сведений о доходах по унифицированной форме КНД 1151078.

Когда работнику нужна 2-НДФЛ

Форма 2-НДФД — это бумага, подтверждающая уровень заработной платы и иных доходов физического лица, полученных за отчетный период. В документе отражаются не только выплаты, но и величина удержаний подоходного налога и суммы вычетов, предоставленных работнику у конкретного нанимателя.

Справка о доходах формируется работодателем ежегодно для представления информации в ФНС. Но документ требуют и сами сотрудники. Бланк подтверждает официальный доход (зарплату, вознаграждения по договорам ГПХ, иные выплаты), это требуется для:

оформления вычетов по НДФЛ;
исчисления величины налогообложения (вместе с декларацией 3-НДФЛ);
получения кредита;
получения субсидий, компенсаций и льгот (для подтверждения низкого уровня доходов);
судебных заседаний и разбирательств;
расчете алиментов;
иных ситуаций, в которых требуется подтверждение уровня заработной платы.

Документ формирует работодатель либо иное лицо, которое осуществляет выплату доходу физлицу и исчисляет налог. Чтобы получить форму, необходимо подать запрос на справку 2-НДФЛ.

Как правильно составить запрос

Установленной формы заявления для получения сведений о заработной плате не предусмотрено на законодательном уровне. Запрос оформляйте в произвольном виде или уточните в бухгалтерии, возможно, в вашей организации предусмотрен специальный бланк для заполнения. Учтите ключевые правила оформления заявлений, составляя запрос справки 2-НДФЛ у работодателя. В документ включите обязательную информацию:

наименование организации-работодателя или Ф.И.О. предпринимателя;
должность руководителя и его Ф.И.О.;
собственную должность;
Ф.И.О. заявителя.

В текстовой части

Пропишите мотивационное прошение предоставить форму справки. Обязательно укажите, за какой период необходимы сведения о доходах и удержаниях. А вот для чего требуется документ, указывать не обязательно, но рекомендовано.

Запрос на 2-НДФЛ оформляют от руки или на компьютере. В любом случае работник заверяет документ собственноручной подписью.

Дата подачи (составления) заявления указывается в обязательном порядке. Это требуется для определения срока, который отводится нанимателю на формирование сведений о доходах.

Подать запрос на получение формы 2-НДФЛ рекомендуем лично, чтобы принимающая сторона зарегистрировала документ в журнале входящей корреспонденции. В некоторых организациях предусмотрены иные способы передачи запросов. Например, по электронной почте, почтовым отправлением или через доверенного представителя.

от инструктора по верховой езде

Иванов Иванов И.И.

В какой срок работодатель обязан выдать справку

Законодательством предусмотрены конкретные сроки для формирования 2-НДФЛ по запросу физлица. Это период от 3 до 30 дней с момента получения заявления. Срок зависит от категории заявителя:

Если заявку подал работник (действующий или бывший) — в течение 3 рабочих дней с момента получения запроса от физического лица (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Увольняющемуся работнику — в последний день его работы вместе в другими документами по увольнению: трудовая книжка, справка для пособий №182н и прочее (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Другому гражданину, которому организация или ИП выплачивали налогооблагаемые доходы — в течение 30 дней с даты получения заявления (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона о персональных данных №152 от 27.07.2006).

Если запрос на 2-НДФЛ поступил от работника, то форму обязаны выдать не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления. Если за документом обратился бывший сотрудник, например, пенсионер, то срок выдачи 2-НДФЛ тот же — 3 рабочих дня.

Если же организация выплачивала иные доходы физлицу, например, по договору гражданско-правового характера, то срок оформления формуляра не должен превышать 30 календарных дней.

Могут ли отказать и не выдать

Работодатель не вправе отказать подчиненному в выдаче сведений о доходах. Даже если запрос подает уволенный работник, или вышедший на пенсию. Причина расторжения трудового договора не влияет на обязанность по представлению 2-НДФЛ физлицу в установленный срок.

Если работодатель не предоставит сведения о заработной плате в установленные даты, то его могут привлечь к административной ответственности за нарушение норм ТК РФ (ст. 5.27 КоАП РФ). Например, если работник, не получивший документы в срок, обратиться в Госинспекцию по труду или в суд.

Где взять справку, если организация закрылась

Если же работодатель ликвидирован, то справку 2-НДФЛ затребовать у него не удастся. Получите всю необходимую информацию в территориальном отделении налоговой службы, по месту жительства.

Представители ФНС по вашему обращению сформируют сведения о доходах по установленной форме 2-НДФЛ. Проверьте, чтобы полученная справка была удостоверена уполномоченным работником. Запросить данные допустимо в электронной форме. В таком случае справка заверяется цифровой подписью ФНС.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Читайте также: