Куда отправлять сзв стаж в налоговую или пфр

Обновлено: 17.05.2024

Действующее законодательство устанавливает для работодателей обязанности по представлению необходимой отчетной документации в государственные контролирующие органы. Один из регулярно подаваемых отчетов – форма СЗВ-стаж.

В предлагаемом материале рассматриваются особенности формирования указанной отчетной документации, порядок заполнения и прочие сопутствующие моменты.

Что такое СЗВ-стаж

Формой по СЗВ-стажу называют разновидность отчетной документации, подаваемой работодателем в Пенсионный фонд и содержащей персонифицированную информацию о трудоустроенном в компании персонале.

Виды отчетности

Предусмотрено несколько видов отчетной документации, перечисленных в таблице:

Разновидность

Особенности

Исходная

Заполняют при первичной подаче страхователем отчетности персонифицированного характера в пределах соответствующего отчетного периода

Дополняющая

Оформляют, если некоторые сведения упущены или по различным причинам не вошли в состав исходной документации

По назначению пенсионных выплат

Необходимо заполнять, если для расчета пенсионных начислений сотруднику требуется учет некоторых периодов по текущему году

Важно понимать, что отчет по СЗВ-стажу подают не самостоятельно, а вместе с формой ОДВ-1, которая является сопроводительной описью к указанной документации.

На кого подается отчет

Отчет по СЗВ-стажу необходимо подавать на все категории привлеченного работодателем персонала, вне зависимости от срока действия трудового договора, включая временные соглашения.

Документацию необходимо предоставлять всем компаниям и организациям, вне зависимости от вида деятельности и формы хозяйствования. Также требование о подаче указанной отчетности сохраняется в отношении адвокатов, нотариусов и прочих лиц, работающих самостоятельно.

Предусмотрена необходимость предоставления отчетной документации для следующих работников предприятий и организаций:

российских граждан, вне зависимости от места исполнения производственных обязанностей;
подданных стран ЕАЭС, исключая профессионалов высокой квалификации, работающих на временной основе;
высококвалифицированных специалистов, получивших право законного пребывания в России (по РВП или виду на жительство);
иностранных граждан, пребывающих в РФ на временной или постоянной основе;
директоров, выступающих в роли единственного учредителя.

От подачи отчетной документации освобождены самозанятые лица и индивидуальные предприниматели, привлеченные по договорам ГПХ и не включенные в постоянный штат сотрудников предприятия.

Зачем сдается форма СЗВ-стаж

Необходимость подачи формы СЗВ-стаж обусловлена предоставлением в соответствующее отделение ПФР персонифицированной информации о трудоустроенных сотрудниках. Данный документ учитывают для начисления пенсионного пособия сотрудникам.

Сроки подачи отчетности

Отчетную документацию подают ежегодно. Срок предоставления – не позже начала марта текущего года за предыдущий. К примеру, форму СЗВ-стаж за 2021 год нужно будет сдать не позднее 1 марта 2022.

Если конечный день сдачи является праздничным или выходным, указанную дату переносят на ближайшее рабочее число.

Предусмотрена необходимость предоставления отчетов в течение отчетного года, при следующих обстоятельствах:

если сотрудник рассчитывается или завершает трудовую деятельность, переходя на пенсию – отчетный документ необходимо подать в трехдневный срок от момента получения заявления от гражданина;
в случае ликвидации компании – сдают исходную форму не позже истечения месяца от дня, когда был утвержден промежуточный ликвидационный баланс;
при банкротстве фирмы – также сдают исходный отчет, до момента, когда станет известно о результатах конкурсного производства в арбитражном судебном органе.

Также может потребоваться предоставление дополнительной отчетной документации, при исправлении допущенных ошибок и неточностей в исходной форме.

Куда подавать отчет

Форму СЗВ-стаж подают в соответствующее отделение Пенсионного фонда РФ по месту официальной регистрации предприятия. Это подразделение ведет делопроизводство по начислению пенсионных выплат работникам, поэтому должно получать необходимую отчетную документацию от работодателей, закрепленных за данной государственной структурой.

Предпринимателям нужно подавать отчеты по адресу проживания.

Принципы заполнения формы

Ответственным работникам предприятий и организаций, на которых возложены обязанности по составлению отчетной документации, должны придерживаться действующих принципов заполнения формы СЗВ-стаж.

В общем порядке

Документ можно оформлять традиционным, бумажным способом или в электронном виде. Для каждого сотрудника предусмотрен отдельный бланк. Если отчет оформляют на бумаге, допускается применять ручки с чернилами любого цвета, исключая красный и зеленый.

При заполнении документации, необходимо владеть данными по следующим позициям в отношении персонала:

начисленному заработку (включая все предусмотренные дополнительные выплаты);
страховым взносам (по всем установленным позициям, с учетом назначения);
трудовому стажу.

Форма предусматривает наличие следующих разделов:

первого – включает данные по страхователю, с указанием полных реквизитов компании в соответствующих полях; если некоторые клеточки остаются пустыми, там проставляют прочерки; крестиком отмечают принадлежность отчета к определенному виду;
второго – сведения по отчетному периоду, за который подают документацию (проставляют год); при отправке документации по рассчитывающемуся пенсионеру указывают текущий год;
третьего – включает данные о работе застрахованного персонала; предполагает табличную форму.

Рассматривая содержание отдельных граф третьего раздела, в соответствующих позициях требуется указание следующей информации:

в первой – порядкового номера работника; если указание сведений займет несколько строк, номер не повторяют;
со 2 до 5 – перечисляют полные ФИО сотрудников и их СНИЛС;
с 6 по 7 – начальной и конечной даты работы по соответствующему отчетному периоду (что отмечен во втором разделе); при перерыве в стаже, продолжают с новой строки, без дублирования ФИО и номера СНИЛС;
в 8 – кода по территориальным условиям, в соответствии с Классификатором;
в 9 – кодировки о присутствии особых условий исполнения трудовых обязанностей, при которых выход на пенсию осуществляется досрочно; коды отмечают по периодам, когда выплачивались взносы в соответствующем порядке;
в 10 – оснований, предоставляющих право применения кодировки из Классификатора;
в 11 – присутствия некоторых дополнительных особенностей учета стажа в отчетный период (отправке сотрудника в декретный отпуск, повышении квалификационного статуса и пр.);
с 12 по 13 – сведений по условиям досрочного выхода на пенсию;
в 14 – заполняют при увольнении работника.

Разделы с 4 по 5 нужно заполнять, только если сотруднику назначают пенсионные выплаты.

Для будущих пенсионеров

Многим работодателям приходится составлять СЗВ-стаж для персонала, завершающего трудовую карьеру. Необходимо учитывать, что данную форму следует подавать, если требуется засчитать в страховой период отработанное время в году, по которому еще не предоставляют отчетной документации.

Сотрудник подает работодателю заявление о подаче отчета СЗВ-стаж, по виду о назначении пенсии. В обязанности администрации предприятия входит исполнить указанное ходатайство, чтобы отработанный заявителем период был включен в страховой стаж при расчете пенсионного пособия.

В данной ситуации предусмотрено указание следующих данных по разделам:

в первом – крестом отмечают соответствующий вид отчета;
в третьем – при описании рабочих периодов, указывают временные отрезки, когда гражданин работал; отдельно отмечают пребывание в отпуске, на больничном и прочие зафиксированные случаи отсутствия на работе; крайняя дата начисления страхового стажа – день, предшествующий достижению установленных возрастных характеристик;
в четвертом – относительно данных по выплаченным взносам в ПФР, отмечают крестиком, производились ли выплаты в фонд;
в пятом – заполняют, если сотрудник был занят в условиях вредного или опасного производства, при заключенном договоре досрочного пенсионного обеспечения, с отражением периодов отчисления взносов.

При увольнении

При увольнении работников, сведения о таком персонале включат в исходную форму, при следующих особенностях заполнения следующих разделов:

во втором – год, когда уволился сотрудник, указывают в качестве отчетного;
в третьем – дату увольнения при включении сведений в графы 6 и 7, включают в рабочий период; предусмотрено проставление отметки 31.12.т.г. в графе 14, если сотрудника рассчитали в последний день года.

Не требуется заполнение разделов 4 и 5.

Как должна выглядеть заполненная форма СЗВ-стаж

Бумажную отчетность заверяют подписью руководителя и печатью организации. Документы комплектуют в пакет, к которому прикладывают опись ОДВ-1, содержащей сведения о количестве персонала.

Электронную отчетность сдают, если численный состав работников более 25. Эту документацию заверяют ЭЦП.

Для исправления ошибок, допущенных в отчете, требуется подать дополняющую форму. При этом документы оформляют только на тех сотрудников, относительно которых была указана недостоверная информация, при указании правильных данных.

Штрафные санкции и ответственность

Если отчет не подан в установленный срок или предоставлен с ошибками и неточностями, в отношении организации возможно назначение штрафа в размере 500 руб. по каждому застрахованному лицу.

Дополнительным штрафным санкциям могут подвергнуть ответственных работников, оформляющих СЗВ-стаж – от 300 до 500 руб.

При неправильной форме подачи отчета (бумажная вместо электронной или наоборот), установлена сумма штрафа в 1 000 руб.

По какой срок предусмотрена необходимость подачи СЗВ-стаж? Ответ: до 1 марта текущего года за предыдущий.

На кого составляют отчетную документацию? Ответ: на всех застрахованных работников, включая привлеченных по ГПД.

Какие виды форм СЗВ установлены? Ответ: предусмотрена подача исходной, дополняющей форм и при назначении пенсии.

В каком виде оформляют СЗВ-стаж? Ответ: форму подают в бумажном виде, при количестве работников не более 25 и в электронной, при превышении указанной численности штата.

Заключение

Относительно предоставления формы СЗВ-стаж можно сделать следующие выводы:

Компании обязаны заполнять и сдавать СЗВ-СТАЖ на всех сотрудников. Данная форма отчетности сдается ежегодно, но есть и исключения. Например, если работник уходит на пенсию. В каждом случае правила заполнения и срок сдачи СЗВ-СТАЖ разные. При несвоевременной сдаче отчета на компанию налагается штраф, размер которого зависит от количества сотрудников. В данной статье рассказано, как правильно заполнить СЗВ-СТАЖ, и представлены форма отчета и образцы его заполнения.

СЗВ-СТАЖ: общие понятия

Форма отчета СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правительства от 06.12.2018 № 507п, ее можно скачать здесь: .

Сдавать форму должны все организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники:

по трудовым договорам;
по гражданско-правовым договорам;
по договорам об отчуждении исключительного права (авторская деятельность).

Даже если в компании нет ни одного работника, СЗВ-СТАЖ все равно необходимо сдавать. Так как в соответствии законодательством у любой компании должен быть генеральный директор, который оформляется по трудовому договору. Фирма имеет право не выплачивать заработную плату руководителю при условии, что не осуществляется деятельность. Но сдавать СЗВ-СТАЖ все равно необходимо, так как у компании заключен один трудовой договор с генеральным директором.

СЗВ-СТАЖ необходимо сдавать в ПФР:

по электронному документообороту (Астрал, Контур, Сбис);
на бумажном носителе, если в компании менее 25 работников.

Срок сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ – это ежегодный отчет. Его необходимо сдать в Пенсионный фонд не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Штраф за несдачу СЗВ-СТАЖ

За несвоевременное представление или несдачу СЗВ-СТАЖ организацию могут привлечь к ответственности по части 3 статьи 17 Федерального закона от 01.02.1996 № 27-ФЗ. За несданную отчетность в отношении одного работника назначается штраф в размере 500 рублей.

То есть размер штрафа напрямую зависит от количества трудоустроенных работников. Если в организации работают 2 сотрудника – то штраф составит 1 тысячу рублей, а если 100 человек – то 50 тысяч рублей.

Правила заполнения ежегодного СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов:

информация об организации;
отчетный период;
сведения о работниках;
информация об уплаченных взносах на ОПС
информация об уплаченных взносах на досрочное пенсионное обеспечение.

В первом разделе указывается наименование компании, ИНН, КПП и регистрационный номер в ПФР. Дополнительно проставляется, какая отчетность сдается: исходная, дополняющая или для назначения пенсии.

Во втором разделе прописывается отчетный период, то есть год, за который сдается отчет.

В третьем разделе указывается вся информация о работниках, включая:

фамилию, имя и отчество;
СНИЛС;
период работы;
территориальные условия;
особые условия труда;
исчисление стажа;
условия досрочного назначения пенсии;
сведения об увольнении.

Последние 3 графы заполняются только при наличии особых условий труда или выхода на пенсию

В периоде работы нужно проставить период, в течение которого сотрудник непрерывно работал. Если он в течение года был уволен, а потом заново принят на работу, то данные периоды отражаются в разных строках.

На этом заполнение стандартной формы СЗВ-СТАЖ заканчивается. Так как четвертый и пятый разделы предусмотрены только для тех случаев, если в компании кто-то из сотрудников выходит на пенсию.

В конце отчета проставляется подпись ответственного лица и печать организации. Если предприятие сдает форму по электронному документообороту, такая отчетность подписывается электронной подписью руководителя.

Нюансы заполнения формы в других случаях

Как уже отмечалось ранее, СЗВ-СТАЖ сдается в ПФР не только ежегодно в отношении всех сотрудников, но и при наступлении некоторых обстоятельств:

при увольнении сотрудника;
при выходе на пенсию;
при ликвидации или реорганизации.

В каждом из этих случаев применяются свои нюансы заполнения и сроки предоставления.

СЗВ-СТАЖ при увольнении

При увольнении сотрудника (неважно, по какому основанию) необходимо заполнить СЗВ-СТАЖ. В отчетности указывается информация только по увольняемому работнику. Остальные сотрудники не включаются в СЗВ-СТАЖ.

При заполнении формы следует учитывать несколько моментов:

Разделы № 4 и № 5 не заполняются.

Форма СЗВ-СТАЖ распечатывается и отдается увольняемому сотруднику в последний рабочий день. В Пенсионный фонд сдавать ее не нужно.

От работника лучше получить подтверждение факта выдачи на руки СЗВ-СТАЖ. В силу закона делать такого не обязательно, но при возникновении спорных ситуаций поможет доказать предоставление сведений при увольнении.

Вместе в СЗВ-СТАЖ увольняемому сотруднику выдается СЗВ-М.

СЗВ-СТАЖ на пенсионера

В отчет включается только информация по пенсионеру:

последним днем периода работы признается день, предшествующий дате выхода на пенсию;
в разделе 4 указывается, были ли уплачены взносы по основному и дополнительному тарифам на ОПС в текущем году в отношении будущего пенсионера;
в разделе 5 указывается, были ли начислены взносы на досрочное негосударственное пенсионное обеспечение с указанием периода (вредное и опасное производство).

Аналогичная форма выдается на руки пенсионеру в день увольнения.

СЗВ-СТАЖ при ликвидации или реорганизации

При ликвидации или реорганизации фирмы в ПФР предоставляется СЗВ-СТАЖ по всем работникам. Порядок заполнения аналогичен с отчетностью при увольнении, однако в разделе № 3 указывается информация по всем сотрудникам.

СЗВ-СТАЖ при ликвидации или реорганизации предприятия направляется в ПФР в течение 1 месяца со дня утверждения промежуточного баланса, но не позднее даты предоставления в ФНС документов на ликвидацию или реорганизацию.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд передается:

опись по форме ОДВ-1;
СЗВ-М;
СЗВ-ТД.

Если организация закрывается из-за банкротства, то СЗВ-СТАЖ сдается в ПФР до даты представления отчета конкурсного управляющего в арбитражный суд.

Форма СЗВ-СТАЖ — это отчетностный документ в Пенсионный фонд о страховом стаже работников, который работодатели должны сдавать ежегодно.

Порядок отчетности российских организаций и индивидуальных предпринимателей, которые являются страхователями своих работников в пенсионном, социальном и медицинском страховании, существенно изменился. Администрированием страховых фондов теперь занимается ФНС России, которая принимает от плательщиков взносов новый единый расчет.

Однако фонды, которые сохранили ряд своих функций, тоже ввели новые отчеты. В частности, Пенсионный фонд принял постановление от 11.01.2017 № 3п, которым утвердил сразу четыре новые формы. Но в 2018 году бланки были скорректированы. Обновления закреплены в постановлении правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п. Страхователи обязаны предоставлять:

Сдавать такие формы работодателям придется по итогам 2020 года. Основная из них — форма СЗВ-СТАЖ, на ней остановимся подробнее.

Сроки сдачи

Отчет частично заменяет персонифицированные разделы упраздненной формы РСВ-1. Этот документ все работодатели должны заполнять по каждому работнику отдельно, поэтому по своей сути он является персонифицированным.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ за 2020 год — до 01.03.2021. Обязанность по сдаче этого документа предусматривает пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, а бланк и образец заполнения СЗВ-М (СТАЖ) 2020 утверждены в постановлении правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно заполнить СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М при увольнении работника. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто сдает

Заполнить и сдать отчет в Пенсионный фонд в 2021 году по форме СЗВ-СТАЖ придется на всех лиц, с которыми у организации или ИП заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, авторские договоры. Примечательно, что ПФР ждет эту отчетность и на тех лиц, которые являются застрахованными и официально признаны безработными. На них данные предоставляет служба занятости.

Какие сведения следует указывать в новом отчете о стаже

Официально утвержденная инструкция по заполнению СЗВ-СТАЖ в 2021 году предусматривает, что на одной странице формы страхователь отражает следующую информацию на каждое застрахованное лицо:

фамилию, имя, отчество;
СНИЛС;
период работы в организации;
код условий труда;
код оснований для досрочной пенсии.

Каждый бланк заполняется только по одному работнику и заверяется лицом, которое его заполнило. Делают это как от руки печатными буквами, так и с использованием компьютерной техники. Цвет заполнения — любой, за исключением зеленого и красного. Никакие исправления и помарки не допускаются.

Отчет предоставляют в электронном формате, который ПФР приводит в своем постановлении.

Чтобы корректно заполнить отчет, работодателю потребуются следующие данные о застрахованном лице:

сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу работника;
сведения о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
сведения о периоде работы гражданина, в том числе корректирующие.

Какой бланк использовать в 2021 году

В новом отчете СЗВ-СТАЖ всего пять разделов:

Бланк формы СЗВ-СТАЖ выглядит так:

Как заполнять форму

О том, как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2020 г., расскажет свежая редакция (от 02.09.2020) постановления № 507 п. Существуют всего несколько особенностей, на которые следует обратить внимание.

исходный;
дополняющий;
назначение пенсии.

Если указан последний тип, то форма подается без учета сроков отчетности только на тех лиц, которым необходимо учесть стаж работы за текущий календарный год для установления пенсии. Дополняющий отчет в ПФР ждут на застрахованных лиц, которые не были учтены по тем или иным причинам в основном отчете.

При заполнении раздела 3 следует учесть, что в нем предусмотрена сквозная нумерация. Это значит, что порядковый номер надо присваивать записи по каждому застрахованному лицу. Даже если о периоде работы следует заполнить несколько строк, номер присваивается только первой из них. Важно помнить, что все номера проставляются в порядке возрастания без пропусков и повторений.

После заполнения формы ответственное лицо указывает наименование должности руководителя, а сам отчет заверяется его подписью. Печать ставят при ее наличии.

Вот пример заполнения СЗВ-СТАЖ в 2021 году по всем правилам:

Как сдать форму в Пенсионный фонд

Для отправки в орган ПФР заполненные формы собирают и составляют к ним дополнительную опись по форме ОВД-1. Их примут только в таком виде.

В 2021 году персонифицированная отчетность сдается в электронном виде с использованием специальных систем и операторов ЭДО. Сегодня СЗВ-СТАЖ заполнить онлайн на сайте ПФР невозможно, поэтому для подготовки отчетности, при отсутствии специализированных программ (1С , Астрал и др.), ПФР рекомендует использовать бесплатные программ spu-orb и ПУ6.

Выписка при увольнении работников

Обязанность сдать новый отчет в ПФР наступила в 2018 году (ранее она была лишь при ликвидации организации), но работодатели и ранее обязаны были выдавать выписки из СЗВ-СТАЖ всем работникам при их увольнении или по отдельному требованию.

Данные в форме приводятся на того сотрудника, которому выдают документ, поскольку сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152.

Кроме штатных работников, на получение выписки претендуют подрядчики по договорам гражданско-правового характера по окончанию срока договора. Никакого письменного заявления о выдаче выписки не нужно, поскольку, в силу статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27, это является обязанностью работодателя. Выдать документ необходимо в день увольнения вместе со всеми остальными документами.

Вот так выглядит заполненная форма СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2021 г.:

Если несколько работников увольняются в один день, то выписка СЗВ-СТАЖ выдается каждому из них, заполненная индивидуально. Также любой сотрудник вправе затребовать у работодателя эту выписку, будучи трудоустроенным. Тогда она подготавливается в течение 5 дней с даты получения соответствующего заявления. Оформляется документ всегда в двух экземплярах: один выдается на руки, а на втором работник расписывается в получении.

Наказания, штрафы, ответственность

Теперь нарушать сроки сдачи и правила заполнения СЗВ-СТАЖ стало дорого. За каждого гражданина, по которому с опозданием (или с существенными ошибками) предоставили образец заполнения отчета о стаже работника в ПФР с 2019 года, грозит штраф в 500 рублей.

Если подать отчетность на бумажном носителе при обязанности подачи электронной отчетности, компании выпишут штраф за такое нарушение в сумме 1000 рублей. Напомним, что подавать электронный отчет обязана компания или ИП, в штате которой работают более 25 человек.

Если не выдать этот документ работнику при увольнении, то компанию оштрафуют на 30 000-50 000 рублей. На руководителя организации или индивидуального предпринимателя наложат взыскание в сумме 1000-5000 рублей.

Читайте также: