Компенсация за однодневную командировку налог на прибыль

Обновлено: 04.05.2024

Для целей налогообложения командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер.То есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых налогом на прибыль, определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Это расходы на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения;
суточные(в пределах норм, самостоятельно установленных организацией);
расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Все эти расходы учитываются при исчислении налога на прибыль без каких-либо ограничений. Главное, чтобы организация могла подтвердить их оправдательными документами. Документально неподтвержденные затраты включать в расходы по налогу на прибыль нельзя.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. К ним относятся:

суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах:

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки. При этом суточные, выплачиваемые свыше указанных лимитов, являются доходом командированного сотрудника и облагаются НДФЛ.Если при направлении в загранкомандировку работник получает суточные в иностранной валюте, то в случае их перерасхода у него возникает облагаемый налогом доход. Доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов) (п. 5 ст. 210 НК РФ). Определение дохода, подлежащего налогообложению при перерасходе суточных, производится организацией - налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника (п. 3 ст. 217 НК РФ) (письмо ФНС России от 20 апреля 2015 г. № БС-4-11/6660).;

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки.

Порядок налогообложения командировочных расходов:

Вид расходов	Налог на доходы физических лиц	Взносы на ОПС, ОСС и ОМС	Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Оплата проживания (на основании документов, подтверждающих расходы)	Не облагают	Не облагают	Не облагают
Оплата услуг в гостинице, непосредственно не связанных с проживанием (например, обслуживание в баре или ресторане)	Облагают	Облагают	Облагают
Оплата проезда до места командировки и обратно	Не облагают	Не облагают	Не облагают
Расходы по проезду на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (в том числе на такси)	Не облагают	Не облагают	Не облагают
Расходы на провоз багажа	Не облагают	Не облагают	Не облагают
Расходы по обмену одной валюты на другую или дорожного чека на наличную валюту	Не облагают	Не облагают	Не облагают
Суточные в пределах норм, установленных п. 3 ст. ст. 217 НК РФ (т.е. не превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам)	Не облагают	Не облагают	Не облагают
Суточные сверх норм, установленных п. 3 ст. ст. 217 НК РФ (т.е. превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам)	Облагают	Облагают	Облагают
Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы	Не облагают	Не облагают	Не облагают

Если сотрудник отправляется в командировку прямо из отпуска, а из командировки возвращается на работу, то НДФЛ с компенсации стоимости проезда не уплачивают (письмо Минфина России от 9 ноября 2018 г. № 03-04-06/80946, от 16 октября 2015 г. № 03-04-06/59443).

Чиновники отмечают, что в Налоговом кодексе нет ограничений в отношении освобождения от НДФЛ сумм возмещения командировочных затрат в зависимости от места, из которого работник направляется в командировку. Главное: поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы должна быть признана командировкой. А откуда работник выезжает в командировки значение не имеет.

Суточные при однодневной командировке

Как известно, при однодневной командировке суточные не платят (ст. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Но взамен суточных работодатель может установить за однодневную командировку компенсационную выплату. Такие выплаты при однодневной командировке по России не облагают НДФЛ в пределах 700 рублей. При зарубежной командировке - в пределах 2500 рублей (письмо Минфина России от 26 мая 2015 г. № 03-03-06/30062).

Также их не облагают страховыми взносами. При условии, что данные расходы подтверждены документами (письмо Минфина России от 17 мая 2018 г. № 03-15-06/33309).

В целях НДФЛ суточные нормируются в соответствии с положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса.

С 1 января 2017 года в целях обложения страховыми взносами суточные также нормируются в соответствии с положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные в инвалюте

Если суточные были выданы в иностранной валюте, то для того, чтобы определить, не превышен ли необлагаемый НДФЛ лимит, их нужно пересчитать в рубли по курсу ЦБ, действующему на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет командированного. На это обратил внимание Минфин России в письмах от 1 февраля 2017 г. № 03-04-09/5325, от 29 мая 2017 г. № 03-15-06/32796.

По правилам Налогового кодекса доходы, полученные налогоплательщиком в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу Центробанка на дату их фактического получения. А датой фактического получения дохода при направлении сотрудника в командировку считается последний день месяца, в котором был утвержден его авансовый отчет по итогам командировки. Значит, пересчитывать суточные, выданные в иностранной валюте, в рубли нужно по курсу, действовавшему на эту дату.

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Рабочая поездка может занять всего день или несколько часов и всё равно считается командировкой. Рассказываем, чем однодневная командировка отличается от разъездной работы, как её оформить и оплатить и какие риски ждут работодателя, игнорирующего оформление коротких поездок.

Особенности однодневной командировки

Однодневная командировка — это поездка работника по поручению работодателя в местность вне постоянного места работы, откуда он возвращается домой в тот же день.

Чтобы однодневная рабочая поездка считалась командировкой, одновременно выполняются несколько условий:

место выполнения служебного поручения отличается от места постоянной работы сотрудника;
день отъезда и день приезда совпадают;
сотрудник работает в штате;
трудовой договор работника не содержит условий о разъездном характере работы или работе в пути (как у курьера, машиниста поезда или вахтовика).

Рассмотрим каждое условие подробнее.

Выполнение поручения вне места постоянной работы

Положение №749 не указывает прямо, что командировка должна проходить в другом населённом пункте. Главное, чтобы место работы по трудовому договору и место выполнения служебного поручения различались.

Например, работник московского головного офиса едет проверить производственное подразделение в Щербинке. В трудовом договоре местом его работы значится бизнес-центр в центре Москвы. Городской округ Щербинка входит в состав Москвы, но находится довольно далеко от офиса. По смыслу п. 3 Положения о командировках такая поездка считается командировкой.

Удалённые сотрудники тоже могут ездить в командировки. При этом командировкой считается и поездка работника в головной офис работодателя, при условии, что офис находится в другом населённом пункте. Это следует из разъяснений Роструда.

Отъезд и приезд в один день

Пример — работник улетел 24 ноября в 7:05 утра и прилетел обратно в этот же день в 23:05. Если бы сотрудник приехал в город места жительства после полуночи (25 ноября), то срок командировки составил бы уже 2 дня — п. 4 Положения №749.

Работа в штате

Не считаются командировками поездки физических лиц, которые сотрудничают с организацией по договорам ГПХ или как самозанятые. Положение №749 прямо указывает, что сотрудник должен состоять в трудовых отношениях с работодателем.

Разовый характер поручения

Если должность сотрудника подразумевает постоянные разъезды, например, как у машиниста поезда, курьера или вахтовика, то его поездки не считаются командировками. Специалисты, которые постоянно ездят в силу специфики работы или работают в полевых условиях, могут претендовать на компенсацию своих расходов, но не по положению №749.

Вернёмся к примеру с проверкой производственного отделения в Щербинке. Если цель командировки — провести аудит нескольких подразделений и сотрудник не может сделать это за один день, имеет смысл оформить командировку на несколько суток. Особенно, если обособленное подразделение достаточно далеко от места жительства работника.

Зачем оформлять однодневную командировку

Распространённая ситуация — работодатель просит сотрудника съездить на объект одним днём и не оформляет нужные документы. Без приказа о командировке эта просьба незаконна, и часто сотрудники не понимают, что их права нарушены.

Каждая командировка независимо от её продолжительности должна быть оформлена документально. Отсутствие приказа о поездке и других документов — прямое нарушение прав работника и трудового законодательства.

Исходя из п. 3 Положения №749, командировка — это поездка по письменному, а не устному решению руководителя. Устные распоряжения о работе вне офиса, если это не предусмотрено трудовым договором, силы не имеют.

По Трудовому кодексу есть категории персонала, которые нельзя отправлять в командировки:

беременных женщин — ст. 259;
работников по ученическому договору, если поездка не связана с ученичеством — ст. 203;
сотрудников младше 18 лет — ст. 268.

Некоторых работников направляют в командировку, только получив их письменное согласие. Это родители детей-инвалидов; сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи; женщины с детьми до 3 лет, одинокие родители с детьми до 14 лет, многодетные родители несовершеннолетних детей (пока младшему не исполнилось 14 лет), родитель ребёнка младше 14 лет, если супруг работает вахтовым методом. Это прописано в ст. 259 и 264 ТК РФ.

Если работодатель не соблюдает порядок оформления поездок, например не получил согласие молодой мамы, она может пожаловаться в трудовую инспекцию на нарушение своих прав. А это грозит внеочередной надзорной проверкой и административным наказанием должностных лиц организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовой кодекс также запрещает требовать выполнять обязанности, не предусмотренные трудовым договором. Если работа сотрудника не подразумевает разъезды, нельзя отправлять его в поездки без оформления. Специалист имеет право отказаться от выполнения такого поручения, и работодатель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности.

Работник имеет право не только сохранить зарплату на время командировки, но и получить компенсацию расходов в поездке. Если приказа не было, то не факт, что он получит свои деньги. Это тоже нарушает права работника и не одобряется трудовой инспекцией.

Если в неоформленной поездке работник получит травму, то работодателю придётся объяснять следователям и трудовым инспекторам, почему сотрудник оказался вне места работы в рабочее время. Наказание назначается по ст. 5.27 КоАП. Если несчастный случай произойдёт во время командировки, то его расследование организует принимающая сторона — п. 10 Положения №73. Она создает комиссию, общается со следователями и инспекторами ГИТ, несёт расходы, информирует заинтересованных лиц.

Как оформить однодневную командировку

Однодневная командировка отличается от любой другой только сроком, и отдельный порядок ее оформления в законодательстве не установлен. Поэтому работодатель соблюдает последовательность действий по Положению №749:

назначает сотрудника и при необходимости получает его письменное согласие;
выпускает приказ о командировке;
проводит инструктаж по охране труда согласно п. 2.1.7 Порядка №1/29;
выплачивает аванс работнику;
фиксирует факт поездки в табеле учёта рабочего времени;
получает отчётные документы о командировке.

Главное — подтвердить направление в командировку документами и получить согласие сотрудника, если оно требуется по закону.

Выплачиваются ли суточные

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются. Это прямо прописано в п. 11 Положения №749. При этом работник имеет право по ст. 168 Трудового кодекса на компенсацию иных расходов в поездке.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению компании на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку в силу статьи 167 ТК РФ за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с поездкой (статья 168 ТК РФ), в том числе:

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (телефонные переговоры, оплата услуг такси, расходы, связанные с обменом валюты, и др.).

Данный перечень расходов является открытым и определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом руководителя / положением о командировках).

Срок командировки определяется работодателем. Он зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абзац 1 пункта 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее по тексту – Положение)).

Командировка может быть как однодневной, так и длительной. Вместе с тем она не может быть бессрочной, поскольку согласно ст. 166 ТК РФ командировкой считается служебная поездка на определенный срок, установленный для выполнения работником конкретного служебного поручения. Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен.

В соответствии с указанной выше статьей 168 ТК РФ работнику возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, а именно – суточные. Суточные выплачиваются за каждый календарный день поездки.

Случай направления работника в командировку на один день с возвращением из нее в тот же день имеет свои особенности.

Из содержания статей 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил с проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. В сутках 24 часа, данное обстоятельство является общепризнанным и не нуждается в силу статьи 61 Гражданского процессуального кодекса РФ в доказывании.

Ситуация не изменилась и после введения 28 октября 2008 года Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 в соответствии со статьей 166 ТК РФ. Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (пункт 11 Положения).

Согласно пункту 11 Положения выплата суточных обязательна за исключением случаев, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, и такое решение принимает руководитель в каждом отдельном случае. При этом учитываются следующее:

- характер выполняемого задания;

- возможность создания работнику условий для отдыха.

Однако если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то ему следует возместить расходы по проживанию. Ранее в пункте 15 Инструкции №62 было указано, что работник может в этой ситуации остаться в месте командирования по своему усмотрению, теперь же ему требуется согласовать это с руководителем (это касается только командировок по России).

При однодневных зарубежных командировках согласно пункту 20 Положения суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от установленной в организации нормы расходов на выплату суточных на загранкомандировки.

При исчислении налога на прибыль следует обратить внимание на выплаты суточных при однодневных командировках.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 налогового кодекса Российской Федерации (далее по тексту – НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе и суточные.

Однако выход есть. В коллективном договоре или локальном нормативном акте для однодневных командировок можно предусмотреть возмещение работникам затрат, связанных с такой поездкой, определив случаи, порядок и размеры возмещения в соответствии с пунктом 24 Положения. И, таким образом, при наличии документального подтверждения, указанные расходы можно принять к учету в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. С этим согласен и Минфин России (например, Письма от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30805).

Что касается командировочного удостоверения, то его при однодневной командировке оформлять не надо. Такая обязанность законодательством прямо не предусмотрена. Согласно Инструкции №62, командировочное удостоверение можно не выписывать, если сотрудник должен возвратиться из поездки в тот же день.

Напомним, что данной Инструкцией разрешено пользоваться, поскольку в силу статьи 423 ТК РФ до приведения нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с ТК РФ могут применяться правовые акты СССР.

Минтруд России в своем письме от 14 февраля 2013г. №14-2-291 также указал, что допускается не оформлять командировочное удостоверение для подтверждения расходов при направлении работника в однодневную командировку.

НДФЛ с компенсации расходов при однодневной командировке

Как уже было отмечено ранее, работнику могут возмещаться любые расходы, связанные со служебной командировкой, если они произведены с разрешения руководителя или предусмотрены локальными нормативными актами (статьи 167, 168 ТК РФ).

Налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды установленных действующим законодательством компенсаций, связанных с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Это правило распространяется и на возмещение командировочных расходов, в том числе на выплату суточных.

Однако суточные освобождаются от НДФЛ не в полном размере, а в пределах лимита, установленного пунктом 3 статьи 217 НК РФ: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Денежные средства, которые выплачиваются работникам при их направлении в командировку на один день, хотя и не считаются суточными по трудовому законодательству, тем не менее представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы.

Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц. Именно такой вывод сделал Президиум Высшего арбитражного суда РФ в постановлении от 11.09.12 №4357/12.

Стоит отметить, что до принятия этого постановления Минфин России полагал, что так как выплаты за один день командировки не соответствуют понятию суточных, то их следует облагать НДФЛ (письмо от 04.09.09 № 03-04-06-01/230).

Арбитражная практика по данному вопросу была неоднозначной. Некоторые арбитры поддерживали налоговиков (постановления Федеральных арбитражных судов (далее по тексту – ФАС) Поволжского от 16.03.07 № А65-5696/06, Волго-Вятского от 31.10.06 № А82-6004/2004-27 округов), другие были на стороне компаний (постановления ФАС Московского от 03.04.12 № А40-73890/11-91-314, Западно-Сибирского от 02.09.11 № А70-10656/2010 округов).

Минфин России согласился с мнением ВАС РФ и разрешил считать суточные за однодневные командировки прочей предусмотренной законом компенсацией и соответственно не удерживать с таких выплат НДФЛ (Письмо Минфина России от 01.03.2013г. №03-04-07/6189).

Однако все же с небольшой оговоркой.

Минфин России указал, что такие выплаты должны нормироваться по аналогии с суточными (освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2,5 тыс. руб. при нахождении в загранкомандировке).

Страховые взносы

Согласно части 1 статьи 8 Федерального закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 Федерального закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ.

При этом возникновение объекта обложения страховыми взносами не ставится в зависимость от включения (не включения) выплат в пользу работников в расходы по налогу на прибыль.

В соответствии с частью 2 статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ при оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности:

суточные;
целевые расходы, в числе которых расходы:

- по найму помещения для проживания;

- по проезду до места назначения и обратно, а также провозу багажа, сюда же включаются сборы вокзалов и аэропортов и различного вида комиссии;

- на оплату услуг учреждений связи;

- на оформление служебного загранпаспорта и виз;

- на получение иностранной валюты или оформление банковского чека на иностранную валюту.

Перечень расходов, оплата которых не облагается страховыми взносами, установленный статьей 9 Федерального закона N 212-ФЗ, является исчерпывающим, и оплата, в том числе расходов, не поименованных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты, производимые в пользу работников в рамках трудовых правоотношений.

Кроме того, страховые взносы не начисляются при условии, что эти расходы подтверждены документально. С 01.01.2015 г. это прямо предусмотрено в законе, а до этой даты следовало из разъяснений чиновников (см. письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Что касается выплаты суточных за однодневные командировки, их не нужно облагать страховыми взносами, а также включать в РСВ-1 для ПФР (см. Определение ВС РФ от 26.01.2015 № 310-КГ14-7400).

Отдельно нужно сказать о суммах среднего заработка, которые работодатель, согласно ст. 167 ТК РФ, начисляет своему сотруднику, пока тот находится в командировке. Эти средства облагаются страховыми взносами, причем делается это в общем порядке.

Кроме того, практикуются дополнительные выплаты, с помощью которых работодатель уравнивает суммы среднего заработка с фактическим. Такие выплаты согласно абзацу 5 части 2 статьи 57 и части 2 статьи 41 ТК РФ должны быть оговорены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Тем не менее, эти суммы в обязательном порядке также облагаются страховыми взносами.

В случае отмены (переноса) командировки, расходы, понесенные в связи с подготовкой к отъезду (например, расходы на оформление визы), также не облагаются страховыми взносами. Так, Минтруд России в письме от 27.11.2014 № 17-3/В-572 и Фонд социального страхования (ФСС) РФ в пункте 2 Приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 привели в пользу такого утверждения следующие аргументы:

В последнее время контролирующие органы, да и суды не один раз рассматривали вопрос, касающийся налогообложения компенсационных выплат, производимых сотрудниками, которые направлены в однодневную командировку. Между тем, как показывает практика, и по сей день в данной части так и нет определенности. Об этом, в частности, свидетельствует недавно обнародованная позиция представителей Минфина, которая в корне меняет ранее данные чиновниками разъяснения, которые плюс ко всему носили обязательный характер для налоговых органов.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Если же этот срок составляет один день, то мы уже говорим об однодневной командировке.
По общему правилу в силу ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса работодатель обязан возместить командированному сотруднику следующие виды затрат:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.
Особенности направления работников в служебные командировки приведены в Положении, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 (далее - Положение о командировках). При этом разъяснять порядок применения данного документа уполномочены представители Минтруда. И, надо сказать, указанные разъяснения во многом предопределяют "налоговую" судьбу выплаченных работнику компенсаций. Однако обо всем по порядку.

Однодневные, но. не суточные

Налог на прибыль

Перечень командировочных расходов, признаваемых для целей налогообложения прибыли, приведен в пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса. К ним относятся, в частности, расходы на следующие нужды:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения, в том числе оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями, и иные аналогичные платежи и сборы.
В целях исчисления налога на прибыль суточные признаются в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом организации (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.). Никаких иных ограничений гл. 25 Налогового кодекса не устанавливает. Отметим также, что для включения суточных в состав расходов вполне достаточно наличия командировочного удостоверения. Как указал Минфин России в Письме от 11 ноября 2011 г. N 03-03-06/1/741, в таких ситуациях представления чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.

Обратите внимание! При направлении сотрудника в однодневную командировку на территорию иностранного государства суточные в иностранной валюте должны быть все же выплачены. Правда, в ограниченном размере. Согласно п. 20 Положения о командировках в таких ситуациях суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы, предусмотренной коллективным договором или локальным актом организации для загранкомандировок.

Между тем, если мы говорим об однодневных командировках, то "псевдосуточные" учесть на основании упомянутого пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса нельзя. Ведь в данной норме названы только суточные, а не их какие-либо аналоги. Правда, альтернатива в данном случае все же есть. Представители Минфина не раз подмечали, что подобные выплаты, производимые взамен суточных, следует рассматривать как "другие" расходы на командировки. А стало быть, учесть их при расчете налога на прибыль позволяют положения пп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса (см., напр., Письма Минфина России от 1 августа 2013 г. N 03-03-06/1/30805, от 27 мая 2013 г. N 03-03-06/1/18953 и т.д.). Главное, в данном случае не забывать, что в целях налогообложения прибыли расходы должны отвечать критериям, установленным в п. 1 ст. 252 Налогового кодекса. То есть они признаются только при условии их экономической обоснованности и при наличии документального подтверждения.

Налог на доходы физлиц

В части порядка обложения НДФЛ однодневных суточных ситуация значительно сложнее. Напомним, что в соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса компенсационные выплаты, связанные с возмещением командировочных расходов, освобождаются от обложения НДФЛ. При этом для суточных установлены определенные нормы. Так, в базу по НДФЛ не включаются суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной служебной поездке. Здесь важно отметить, что для применения освобождения от уплаты НДФЛ не требуется документального подтверждения их использования. Иные же командировочные расходы не включаются в базу по НДФЛ в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов.
Ну а как быть с однодневными суточными, которые, собственно говоря, и не суточные вовсе? В данном вопросе Президиум ВАС РФ разобрался еще в Постановлении от 11 сентября 2012 г. N 4357/12. В нем высшие судьи указали, что однодневные суточные не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве. Однако, по мнению арбитров, исходя из их направленности и экономического содержания они все же могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника. Как следствие, при наличии документов, которые засвидетельствуют, на что были потрачены указанные средства, они в полном объеме освобождаются от обложения НДФЛ. Ведь в данном случае имеет место компенсация фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. А такие расходы в целях применения освобождения от уплаты НДФЛ не нормируются.
Дальнейшее развитие позиция Президиума ВАС РФ, выраженная в Постановлении от 11 сентября 2012 г. N 4357/12, получила в Письме Минфина России от 1 марта 2013 г. N 03-04-07/6189. В нем финансисты согласились с тем, что если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся к иным расходам, связанным со служебной командировкой, то они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ в полном объеме. Но это возможно только при наличии документального подтверждения произведенных за счет этих средств затрат. Причем представители Минфина тут же продолжили, что при отсутствии документального подтверждения названные "несуточные" освобождаются от обложения НДФЛ в пределах норм, установленных п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, для. суточных. То есть в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. - при заграничной служебной поездке.
Такая позиция Минфина России Письмом от 26 марта 2013 г. N ЕД-4-3/5200@ была доведена ФНС до своих нижестоящих коллег. И более того - данный документ размещен на официальном сайте налоговой службы в разделе "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами".

Новый поворот

И все бы ничего, но. Как следует из Письма Минфина России от 26 мая 2014 г. N 03-03-06/1/24916, представителям финансового ведомства несвойственно постоянство. Чиновники неожиданно "забыли" о своих же собственных разъяснениях, впрочем, как и о позиции Президиума ВАС РФ, изложенной в Постановлении от 11 сентября 2012 г. N 4357/12. Теперь в Минфине рассматривают однодневные суточные в целях исчисления НДФЛ как самые обычные суточные, которые освобождаются от налогообложения в пределах норм (700 руб. - для командировок внутри РФ и 2500 руб. - при загранкомандировках). При этом финансисты решили не утруждать себя какими-либо объяснениями, по какой причине они все-таки "передумали".
В данном случае необходимо отметить, что новая позиция Минфина на сегодняшний день не имеет статуса обязательных разъяснений, которыми должны руководствоваться налоговые органы. Так что инспекторы на местах могут пока действовать по старинке. Да и Высший Арбитражный Суд на сей счет высказался предельно ясно: при наличии документального подтверждения однодневные "несуточные" освобождаются от обложения НДФЛ в полном объеме.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Читайте также: