Документооборот расчетов по налогам и сборам

Обновлено: 25.05.2024

Необходимость принятия Порядка очевидна. Дело в том, что первая часть Налогового кодекса устанавливает многочисленные правила, касающиеся направления документов от налоговых органов налогоплательщикам и ответных обязательных документов в обратном направлении. При этом определяются сроки, в течение которых налогоплательщик должен дать ответ.

Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ документы, используемые налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, могут быть, в частности, переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо через личный кабинет налогоплательщика, если порядок их передачи прямо не предусмотрен НК РФ. Лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, указанные документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Более того, лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, такие документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо личный кабинет налогоплательщика, то есть не направляются по почте и не вручаются лично.

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:

- квитанция о приеме;

- уведомление об отказе в приеме;

- подтверждение даты отправки;

- подтверждение о дате получения;

- извещение о получении;

- ответ на запрос;

- письмо налогового органа;

- справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. Форма документа утверждена приказом Минфина России от 18.01.2008 № 9н (Приложение № 8,9 к Административному регламенту ФНС России);

- выписка операций по расчетам с бюджетом. Форма документа приведена в приложении № 7;

- перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году. Форма документа приведена в приложении № 8;

- акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, форма которого утверждена приказом ФНС России от 20 августа 2007 г. N ММ-3-25/494@. Документ, предоставляемый по данной услуге, состоит из титульного листа и раздела II акта по заданному списку налогов.
Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.

Формы документов (акт, выписка, перечень, справка) представляют собой файлы формата RTF, XML, EXCEL. При этом имена файлов формата RTF, EXCEL должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением .rtf, .xls.

При предоставлении информационных услуг налогоплательщику (представителю) в целом по организации формы документов (акт, выписка, перечень, справка) представляют собой файлы формата XML.
Информационное взаимодействие в электроном виде по ТКС осуществляется между налогоплательщиками (представителями) и налоговыми органами, в которых налогоплательщики состоят на учете по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.
Налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших (далее – крупнейшие налогоплательщики) (представители) осуществляют информационное взаимодействие в электронном виде по ТКС с налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Налоговые органы по месту нахождения крупнейшего налогоплательщика, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации взаимодействуют с крупнейшими налогоплательщиками через налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Участники информационного взаимодействия обеспечивают хранение электронных документов в электронном виде в порядке и в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации и настоящими Методическими рекомендациями.

Программно-аппаратные средства налогового органа и специализированного оператора связи, обеспечивающие электронный документооборот, должны функционировать круглосуточно. Временные характеристики выполнения функций (2 часа, 4 часа) действуют при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.
При отправке обращения или запроса в электронном виде по ТКС представителем налогоплательщика доверенность (копия доверенности), подтверждающая право представителя на получение информационных услуг или ответа налогового органа, предоставляется налоговому органу до представления запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение 3-х лет после истечения срока действия доверенности.

Право подписи документов, участвующих в электронном документообороте, электронной подписью имеют должностные лица налогоплательщика (представителя), налогового органа, спецоператора, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Информация по запросу (обращению) не представляется налогоплательщику (его представителю) по следующим основаниям:

- направление запроса (обращения) налогоплательщиком (представителем) в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по запросу (обращению);

- несоответствие запроса (обращения) налогоплательщика (представителя) установленному формату;

- дата, по состоянию на которую запрашивается информация, позднее даты запроса; - ЭП налогоплательщика (представителя) отсутствует, владелец ЭП, подписавший запрос (обращение) не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса (обращения) не соответствуют данным владельца сертификата ключа подписи, ЭП не соответствует документу.

В этом случае налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.
Ответ на запрос, письмо налогового органа, квитанция о приеме либо уведомление об отказе в приеме, подписывается ЭП должностного лица налогового органа и направляется налогоплательщику (представителю) по ТКС.

В одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период. В одном запросе может быть запрошен только один из документов.

Дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО) могут заполняться при запросе выписки операций по расчету с бюджетом. В случае не заполнения дополнительных реквизитов, ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика.

В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам.

Если в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства по запрошенным КБК и ОКАТО, налоговый орган формирует уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.

Если налогоплательщик (представитель) в установленное время не получил в соответствии с документооборотом установленный документ от спецоператора или от налогового органа, то налогоплательщик (представитель) обращается к спецоператору или в налоговый орган для выяснения причин.

Обращение налогоплательщика (представителя) и письмо налогового органа может содержать не более 64 файлов приложений и иметь размер не более 25 Мбайт.

Для неформализованных документов в форматах JPEG, TIFF, а также изображений, вложенных в документы формата PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Open Document, Open Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet, содержащих отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.

График документооборота для учетной политики - образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота помогает:

Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по новому ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

масштабов деятельности фирмы;
структуры предприятия;
особенностей построения системы управления;
видов применяемой первички;
иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
В условиях распространения в РФ коронавирусной инфекции организации необходимо минимизировать бумажный документооборот, заменив его на электронный формат работы. Как правильно организовать электронный документооборот, узнайте в справочно-правовой системе К+. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

2. Общие положения

2.1. Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях реализации порядка обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при предоставлении налогоплательщикам информационных услуг и информировании налогоплательщиков в электронной форме по ТКС, в соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 02.07.2012 N 99н "Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов)".

2.2. Настоящие Методические рекомендации определяют последовательность электронного документооборота с использованием электронной подписи, соответствующей требованиям, установленным в Системе (далее - ЭП), между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при информировании налогоплательщиков и при предоставлении налогоплательщикам информационных услуг в электронной форме по ТКС, перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах, а также требования:

к временным характеристикам выполнения функций;

к программным продуктам, применяемым участниками взаимодействия при электронном документообороте в части программного модуля, осуществляющего контроль представленных налогоплательщиками (представителями) документов на соответствие требованиям, установленным законодательством о налогах и сборах;

к взаимодействию при нештатных ситуациях.

2.3. Средства криптографической защиты информации, используемые при информационном взаимодействии, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации и совместимы с аналогичными средствами, используемыми ФНС России.

2.4. В процессе электронного документооборота стороны обмениваются электронными документами:

квитанция о приеме;

уведомление об отказе в приеме;

подтверждение даты отправки;

ответ на запрос;

письмо налогового органа;

извещение о получении;

2.6. Основанием для информирования налогоплательщиков и предоставления налоговыми органами информационных услуг в электронной форме по ТКС является запрос (обращение) налогоплательщика (представителя) в электронной форме, подписанный ЭП налогоплательщика (представителя) в налоговый орган по месту учета налогоплательщика.

2.7. Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают предоставление налоговыми органами в электронной форме следующих документов:

справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам (далее - справка о состоянии расчетов). Формы и форматы документа утверждены приказом ФНС России от 28.12.2016 N ММВ-7-17/722@;

(в ред. Приказа ФНС России от 04.04.2017 N ММВ-7-6/283@)

(см. текст в предыдущей редакции)

справка об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сбора, плательщиком страховых взносов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов (далее - справка об исполнении обязанности). Форма и формат документа утверждены приказом ФНС России от 20.01.2017 N ММВ-7-8/20@;

(в ред. Приказа ФНС России от 04.04.2017 N ММВ-7-6/283@)

(см. текст в предыдущей редакции)

выписка операций по расчетам с бюджетом (далее - выписка). Форма документа приведена в приложении N 4 к Методическим рекомендациям;

перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году (далее - перечень). Форма документа приведена в приложении N 5 к Методическим рекомендациям;

акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам (далее - акт сверки). Форма документа утверждена приказом ФНС России от 16.12.2016 N ММВ-7-17/685@, формат документа утвержден приказом ФНС России от 04.10.2010 N ММВ-7-6/476@.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.04.2017 N ММВ-7-6/283@)

(см. текст в предыдущей редакции)

Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.

Формы документов (акт сверки, выписка, перечень, справка о состоянии расчетов) представляют собой файлы формата RTF, XML, XLS, PDF. При этом имена файлов формата RTF, XLS должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением .rtf, xls, pdf.

При предоставлении налогоплательщику (представителю) информационных услуг (акта сверки, выписки, перечня, справки о состоянии расчетов) в целом по организации и справки об исполнении обязанности - документы представляют собой файлы формата XML.

2.8. Информационное взаимодействие в электронной форме по ТКС осуществляется между налогоплательщиками (представителями) и налоговыми органами, в которых налогоплательщики состоят на учете по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.

2.9. Налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших (далее - крупнейшие налогоплательщики) (представители) осуществляют информационное взаимодействие в электронной форме по ТКС с налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Налоговые органы по месту нахождения крупнейшего налогоплательщика, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего ему недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации, взаимодействуют с крупнейшим налогоплательщиком через налоговый орган по месту учета его в качестве крупнейшего налогоплательщика.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

Документы шифруются отправителем для получателя.

2.11. Участники информационного взаимодействия обеспечивают хранение электронных документов в электронной форме в порядке и в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации и настоящими Методическими рекомендациями.

2.12. Программно-аппаратные средства налогового органа и оператора ЭДО, обеспечивающие электронный документооборот, должны функционировать круглосуточно. Временные характеристики выполнения функций (2 часа, 4 часа) в пунктах 3.3, 3.6, 3.9, 3.11, 3.13, 3.14, 3.17, 3.20, 3.22.1, 3.22.3, 3.24, 3.26, 3.27, 3.28, 3.30, 3.33, 4.3, 4.6, 4.8, 4.12, 4.15., 4.16, 5.4, 5.7 Методических рекомендаций действуют при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае возникновения ситуаций, когда автоматическое функционирование приемного комплекса налогового органа нарушено на срок, превышающий установленный срок обработки документа, обмен электронными документами между налоговыми органами производится в ручном режиме с помощью альтернативных способов доставки (например, с использованием FTP-серверов).

(абзац введен Приказом ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

2.13. При отправке обращения или запроса в электронной форме по ТКС представителем налогоплательщика доверенность (копия доверенности), подтверждающая право представителя на получение информационных услуг или ответа налогового органа, предоставляется налоговому органу до представления запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение 3-х лет после истечения срока действия доверенности.

2.14. Право подписи документов, участвующих в электронном документообороте, электронной подписью имеют должностные лица налогоплательщика (представителя) и оператора ЭДО, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы, направляемые налоговым органом, подписываются с использованием средств электронной подписи, применяющихся для автоматического создания электронных подписей в Системе.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.15. Информация по запросу (обращению) не предоставляется налогоплательщику (его представителю) по следующим основаниям:

направление запроса (обращения) налогоплательщиком (представителем) в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по запросу (обращению);

несоответствие запроса (обращения) налогоплательщика (представителя) установленному формату;

ЭП налогоплательщика (представителя) отсутствует, владелец ЭП, подписавший запрос (обращение) не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса (обращения) не соответствуют данным владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, ЭП не соответствует документу.

В этом случае налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.

2.16. В одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период. В одном запросе может быть запрошен только один из документов, перечисленных в пункте 2.7 Методических рекомендаций.

В случае, если в запросе не указана дата, по состоянию на которую формируется ответ на запрос, или в запросе указана будущая дата, ответ формируется на дату регистрации этого запроса в налоговом органе.

2.17. При направлении запроса налогоплательщиком (представителем) на получение информации (акт сверки, выписка, перечень, справка о состоянии расчетов) в целом по организации, а также на получение справки об исполнении обязанности, идентификатор конечного получателя в имени файла и реквизит "ИФНС" заполняются равными "0000", реквизит "КПП налогоплательщика" не заполняется.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.19. Дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО/ОКТМО) могут заполняться при запросе выписки и акта сверки. В случае незаполнения дополнительных реквизитов ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика.

2.20. В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО/ОКТМО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам.

(в ред. Приказа ФНС России от 17.11.2014 N ММВ-7-6/588@)

(см. текст в предыдущей редакции)

(абзац введен Приказом ФНС России от 03.06.2019 N ММВ-7-19/277@)

2.21. Справка о состоянии расчетов формируется в налоговом органе по всем открытым в налоговом органе налоговым обязательствам.

2.22. Акт сверки в целях настоящих Методических рекомендаций предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган в целях проведения совместной сверки расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам в электронной форме.

(п. 2.22 в ред. Приказа ФНС России от 04.04.2017 N ММВ-7-6/283@)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.23. Если налогоплательщик (представитель) в установленное время не получил в соответствии с документооборотом установленный документ от оператора ЭДО или от налогового органа, то налогоплательщик (представитель) обращается к оператору ЭДО или в налоговый орган для выяснения причин.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.24. В рамках централизованной Системы взаимодействие операторов ЭДО с налоговыми органами осуществляется через межрегиональную инспекцию ФНС России по централизованной обработке данных, которая формирует, подписывает своей ЭП и направляет налогоплательщикам через операторов ЭДО извещение о получении электронных документов налоговыми органами.

Читайте также: