Языковое оформление служебных документов типичные ошибки при написании служебных документов

Обновлено: 17.05.2024

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

3.3.Типичные языковые ошибки в текстах служебных документов.

лексико-семантические ошибки, связанные с незнанием значения слова, его сочетаемости, семантических связей с другими словами и т.д.; сюда относится:

смешение (неразличение) паронимов, т.е. частично совпадающих, однако различающихся по смыслу и близких по структуре и звучанию родственных, однокоренных слов, например: ближний - близкий, одеть - надеть, гарантийный - гарантированный, конкурентный - конкурентоспособный, представить - предоставить, оплатить - уплатить и т.д.;
пренебрежение оттенками значений синонимов (слов, имеющих близкое значение, однако не тождественных друг другу полностью) и незнание норм лексической сочетаемости, например: построить киоск - возвести киоск - соорудить киоск; недостатки процесса - дефекты процесса и др.;
пренебрежение точным значением слова, неточное его употребление, например: благодаря наводнению (о нежелательном явлении) и из-за Вашей помощи и поддержки (о желательном, положительном явлении);
употребление плеонастических конструкций, появление которых также обусловлено незнанием точного значения слова (часто - заимствованного), например:

впервые познакомиться

передовой авангард

взаимная помощь друг другу

прейскурант цен

урбанизация городов

хронометраж времени

своя автобиография

грамматические ошибки;
орфографические и пунктуационные ошибки;
логические ошибки, часто выражающиеся в неверной рубрикации текста, обусловленной нарушением логической связи между явлениями, несоблюдением иерархии понятий.

3.4.Этикет делового общения

Этикет — это установленный, принятый обществом как нормативный порядок поведения где-либо. В частности, деловой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения.

писем полуофициального характера;
писем-приглашений, адресованных конкретным лицам (известным специалистам, деятелям науки и культуры, депутатам и др.) или группе лиц, связанных друг с другом по роду своей деятельности;
коммерческой переписки;
довольно часто — в служебной переписке, если обстоятельства требуют непосредственного обращения к должностному лицу.

Существует, однако, и наиболее общая форма обращения, независимая от перечисленных выше факторов, например:

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам или председателям обществ, компаний, фирм следует включить в обращение наименование должности, но без фамилии, например:

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

При обращении к лицам одного с автором профессионального круга возможно обращение:

Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру, и его участниками являются должностные лица и работники, действующие от имени организаций, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и пр. Принята форма выражения от 1-го лица множественного числа:

При ведении переписки также следует соблюдать определенные нормы и правила этикета, первое и основное среди которых — своевременность ответа. Нельзя заставлять корреспондента ждать, и даже если обстоятельства не позволяют дать ответ немедленно, об этом следует сообщить адресату наиболее близкий вероятный срок ответа. При этом необходимо извиниться за задержку и по возможности указать ее объективную причину.

При написании ответа следует обратить внимание на то, кто подписывал поступившее письмо: если это был руководитель, следует адресовать ответ на его имя, если заместитель руководителя — отвечать следует ему.

Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ.

Если к вам обратились с просьбой, которую вы выполнить не можете, объясните свой отказ, мотивируйте его или хотя бы упомяните объективные обстоятельства, препятствующие выполнению просьбы, продумайте, что можно предложить взамен, например, обратиться в другое учреждение или к вам, но несколько позднее.

Проявлением этикета является употребление вступительных (обращение) и заключительных формул вежливости.

мы выполним - нами будет выполнено;

вы предлагаете - Вами предложено;

мы послали - нами выслано.

В случае, если возникает необходимость напомнить партнеру о каких-либо его промашках, недочетах, несоблюдении договоренности, например, о необходимости выполнить взятые на себя обязательства, об истечении срока и проч., следует формулировать свои претензии или напоминание максимально корректно, тактично, спокойно и четко, без резких выражений и явно выраженного недовольства, например:

Назовите несколько характерных черт общения в деловой сфере.
Что такое официально-деловой стиль?
Назовите основные экстралингвистические особенности официально-делового стиля.
Каковы лексические особенности текстов служебных документов?
Каковы морфологические особенности текстов служебных документов?
Каковы особенности употребления глаголов и глагольных форм в текстах служебных документов?
Каковы синтаксические особенности текстов служебных документов?
В чем особенности употребления аббревиатур в текстах служебных документов?
Каковы наиболее типичные языковые ошибки, встречающиеся в текстах служебных документов?
Охарактеризуйте основные принципы этикета делового общения.

Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990.
Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. М., 1961.
Культура устной и письменной речи делового человека: Практикум. М.: Наука; Флинта, 1997.
Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник: М.: Наука; Флинта, 1997.
Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. 3-е изд. М.: Высшая школа, 1988.
Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. 4-е изд. М.: Русский язык, 1987.
Вакулова Е.Н. Основы делопроизводства и деловая корреспонденция (документационное обеспечение управления). ИУЭ, Электронное учебное пособие. 1999.

Учебная литература: учебное пособие
Потехин Владимир Семенович

Потехина Елена Александровна
Основы компьютерной деловой лингвистики

Набрано на персональных компьютерах Норильского экономического института.

Использование слов в деловом языке должно регламентироваться теми же нормами, что и в литературном языке. Слово должно употребляться с учетом, во-первых, его лексического значения; во-вторых, его стилистической окраски (принадлежности); в-третьих, его лексической сочетаемости.

Распространенной ошибкой в текстах документов являются неоправданные повторы однокоренных слов: Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Тавтология в данном случае легко устраняется путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Также необходимо помнить о другом виде речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов – плеоназме: совместное сотрудничество исправительных учреждений со структурами гражданского общества, при обоюдном взаимном согласии сотрудников всех служб.

Трудность в употреблении вызывают слова-паронимы (близкие по звучанию, но разные по значению): проводить – производить, уплатить – оплатить, военный – воинский, дефектный – дефективный, злобный - злостный. Избежать речевой ошибки в этом случае помогает словарь паронимов. Имея различное значение, в тексте эти слова сочетаются с разными словами: проводить собрание – производить расчет, военный билет – воинский долг. Для того чтобы не допустить ошибки, необходимо точно знать все возможные значения данного слова, а затем установить и сочетаемость этого слова с другими словами.

Нарушение лексической сочетаемости встречается в официально-деловой письменной речи не только в случае употребления одного из слов-паронимов, но и у слов с так называемой регламентированной сочетаемостью: провести контроль (вместо осуществить контроль) и т.п.

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления. Так, например, в деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогомо (вопрос о транспортировке, решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления: доложить происходящее начальнику (правильно: доложить о происходящем начальнику), отметить о важности предпринятых мер (правильно: отметить важность).

Особого внимания заслуживает расширительное употребление дательного падежа с предлогом по. Все чаще в письменных деловых текстах он вытесняет родительный падеж, хотя такая замена возможна далеко не во всех случаях. Она допускается в таких словосочетаниях, в которых и первое, и второе существительные обозначают целенаправленные действия или их результаты. Например, в словосочетаниях: правила перевозки осужденных - правила по перевозке осужденных; меры содействия общественным наблюдательным комиссиям - меры по содействию общественным наблюдательным комиссиям.

При передаче отношений принадлежности использование конструкций с предлогом по является ошибкой:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Родительный падеж
Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний по Самарской области Подразделение по делопроизводству Следственный комитет по Ленинскому району	Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний Самарской области Подразделение делопроизводства Следственный комитет Ленинского района

Подобные ошибки возникают также вследствие неразличения предложных конструкций с предложным падежом и конструкций с дательным падежом:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Предложный падеж
распоряжение по переводу сотрудников распоряжение по премиям	распоряжение о переводе сотрудников распоряжение о премиальных выплатах

Кроме того указанные грамматические ошибки появляются из-за использования формы несогласованного определения вместо согласованного:

Неправильно	Правильно
обязательства по договору обязанности по должности подрядчики по обслуживанию жилищного фонда	договорные обязательства должностные обязанности подрядчики, обслуживающие жилищный фонд

Нередки в деловой письменной речи конструкции с двойным дательным падежом, которые можно отнести и к стилистическим недочетам: договорапо предоставлению услуг по отоплению; . обеспечение подрядчиков по обслуживанию жилищного фонда по Самарскому району; ведение делопроизводства по личному составу Департамента по промышленности. Следует избегать скопления одинаковых падежных форм, так как, помимо неблагозвучия, оно создает дополнительные трудности в восприятии текста.

Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом.

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Употребляются с Р.п. (чего?)

Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного. Верно: согласно инструкции, согласно прилагаемому списку, согласно приказу.

Предложные сочетания с временным значением — "после чего-нибудь" (Род. п.) — пишутся на конце с и: по окончании расследования, по истечении срока заключения, по прибытии комиссии, по возвращении из командировки, — если в их состав входит предлог "по".

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога "до" имеют на конце -я (Род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока отбывания.

Составители деловых бумаг допускают ошибки при употреблении деепричастных оборотов, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Ошибка: Решая вопрос об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима, возникли осложнения с налоговой инспекцией. Правильный вариант: В ходе решения вопроса об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима возникли осложнения с налоговой инспекцией.

Трудность для составителей документов представляет использование числительных в косвенных падежах, особенно при озвучивании текста документа, т.к. в большинстве случаев на письме допускается цифровое обозначение числительных. Здесь необходимо помнить, что при склонении сложных и составных числительных изменяются обе части слова или все слова, входящие в состав числительного. Пример: Общеобразовательное обучение осужденных организовано в 315 (трехстах пятнадцати) вечерних общеобразовательных школах и 521 (пятистах двадцати одном) учебно-консультационном пункте, 339 (трехстах тридцати девяти) профессиональных училищах. В составных порядковых числительных (включая даты) склоняется только последнее слово. Пример: На 1 января 2010 (две тысячи десятого) года; к 2010 (две тысячи десятому) году количество осужденных достигло…; на период до 2020 (две тысячи двадцатого) года; с 25 (двадцать пятого) по 29 (двадцать девятое) января.

Спорным моментом в текстах документов также является склонение ряда фамилий. Следует помнить, что:

1) не склоняются фамилии на –и, -у, -ю, -е и ударный –а (-я) – Шелли, Ротару, Камю, Доде, Ферма;

2) не склоняются фамилии на –о, -ых (-их), -аго (-яго), –ово – Волнянко, Белых, Бердинских, Дубяго, Хитрово, Луценко;

3) не склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к женщинам – письмо от Анны Штайкман; склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к мужчинам – письмо от Николая Штайкмана.

4) не склоняются фамилии, совпадающие по звучанию с именами нарицательными – Мельник, Муха, Соловей.

5) как правило, склоняются иноязычные фамилии на безударные –а (-я) – песни Окуджавы.

Если употребление фамилии в косвенных падежах непоследовательно, т.е. в одних документах фамилия склоняется, а в других – нет, лучше не склонять. Кроме того, в спорных случаях нужно обращаться к сложившимся в семье традициям, учитывать мнение носителя фамилии.

При написании документа важно не только правильно употреблять слова и словоформы, но и соблюдать синтаксические нормы. Нарушения, связанные с синтаксической организацией текста, не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.

При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

· составные и фразеологизированные сказуемые: следует внести ясность, разрешается ввести в эксплуатацию, несет ответственность, принимает на себя обязательства;

· клишированные и устойчивые словосочетания: найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, внести дополнения (уточнения), в установленном порядке, по причине срыва сроков исполнения документов и т.п. – за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями: внести полную ясность, в установленном законом порядке, внести существенные дополнения;

Контроль за выполнением данного постановления возложить на. ;

За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Предложения и дополнения принимаются в установленном законом порядке.

· причастный и деепричастный обороты. Верно: лицо, ответственноезапожарную безопасность. Неверно: ответственное лицо за пожарную безопасность. Верно: выступая с инициативой, о чем говорилось выше, от лица сотрудников отдела, предлагаем . Неверно: выступая с инициативой от лица сотрудников отдела, о чем говорилось выше, предлагаем.

Нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слова, которое оно распространяет.

Таким образом, при составлении текста документа особое внимание следует обращать на соблюдение языковых норм, нарушение которых приводит к ошибкам, таким как неоправданные повторы, неправильное словоупотребление, тавтология, неудачное построение предложения и др.

© 2014-2021 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.005)

Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски.

Типичные грамматические ошибки

В деловых бумагах и документах являются типичными следующие грамматические ошибки:

· Неправильное употребление падежей. Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

· Ошибки при склонении фамилии. Следует помнить:

1) Не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о. Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами. Например: Крыса, Сало, Шило и т.п.

2) Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

3) Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

4) Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

· Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных. Например: "Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно)". В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

· Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Например: "Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семидесятью) шестью рабочими завода". Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

· Нарушение правил употребления деепричастных оборотов

1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах. Например: Учитывая. ; Считая. ; Принимая во внимание. ; Руководствуясь. и т. п.

2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Например: "Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха". Правильный вариант: "Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха".

· Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: "Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность)".

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Обратите внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, в основном стоящими в родительном и дательном падежах.

Употребление с Р. п. (кого, чего)	Употребление с Д.п. (кому, чему)
в отношении в	впредь до	благодаря
сторону	за счёт	в отношении к
во избежание	касательно	применительно к
в целях	насчёт	сообразно
в течение	независимо от	согласно
в продолжение	относительно
вследствие	по мере
ввиду	по линии
в силу	по причине
в сопровождении	при посредстве
со стороны

Типичные лексические ошибки

В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки:

· Неправильное использование слов-терминов. Например: "Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению". Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

· Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Например: "Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)". Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

· Употребление архаизмов. К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем. (в этом. ); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

· Плеоназм и тавтология. Например: "150 рублей денежных средств. " или "Следует учитывать следующие факторы. " и т. п.

· Неразличение паронимов. Например: "Командировочный прибыл в указанное время". Командировочный образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный - человек, направленный в командировку (командированный специалист).

· Ошибки в употреблении синонимов. Например: "Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001". В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

Ошибки при использовании фразеологизмов

Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане.

· Искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен. Например: "Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики)”.

· Изменение грамматической формы слов, входящих в оборот. Например: "Главный инженер явно покривил в душе (покривил душой)”.

· Совмещение двух различных фразеологизмов. Например: "3ачем сыр-бор городить (огород городить или сыр-бор разгорелся)”.

· Вставка лишнего компонента. Например: "Отдать должную дань (отдать дань)”.

· Стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи. Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т. п.). Не соответствует деловой речи такая, например, фраза: " Меньший налог — вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать".

Нормы сочетаемости слов

Необходимо помнить, что в языке существуют нормы сочетаемости. Типичные сочетания слов в документе:

Приказ издаётся

Контроль возлагается на кого-либо (осуществляется кем-либо)

Должностной оклад устанавливается

Выговор объявляется

Порицание выносится

Архив создают, обрабатывают, сдают (документ) в.

Вакансию имеют, замещают

Совещание готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

3.13. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов
в предложении

Например: "Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию". В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: "Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".

3.14. Краткий словарь-справочник
для составления текстов служебных документов

При подготовке документа часто приходится сталкиваться с выбором надлежащей падежной формы и нужного предлога. Помещённый ниже краткий словарь-справочник поможет преодолеть эти трудности:

альтернативачему амнистиякому (реже Эля кого)

аналогичныйчему, с чем

аналогияс чем, между чем

аннотацияна что, чего

апеллироватьк кому, к чему

аргументироватьчто, чем

ассигноватьчто на что (реже для чего)

аудиенциякому

баллотироватького, что

баллотироватьсякуда

бойкоткого, чего

бойкотироватького, что

Ввиду - вследствие

Предлоги синонимичны, выражают причинные отношения, но чаще первый указывает на причину предстоящего события, а второй - на причину совершившегося

вкладывать(вложить) куда (во что) и где

возразитьпротив чего, на что

вопрекичему (не чего)

восстановить что, в чем, против кого, против чего

вотироватьчто, за кого, против кого, против чего

выборыкуда, где

голосоватького, что, за кого, за что

датироватьчто, чем

дело(судебное разбирательство, судебный процесс) о чём, по чему

денонсироватьчто

дискутировать(дискуссировать) что, о чём

дислоцировать кого, что

довериек кому, к чему, кому, чему

доверял что, в чём

договоро чём, на что

доказательствочего, чему

доказатьчто

документироватьчто, чем

долгкому, перед кем

жаловатького чем, кому что, к кому

заведующийчем (не чего)

заверить что, в чём

закончего, о чём

запросить(сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего, о чём

заслуживатьчего (не что)

заслужитьчто (не чего)

заявитьчто, о чём

звать(именовать, называть) сочетается с именительным и творительным падежами

идентичныйчему

избратькем, в кого

инкриминироватькому, что

инспирироватького, что

интервьюкому, с кем

интервьюироватького

командованиечего, чем

командоватьнад кем/чем

командующийчем (не чего)

комментарий(комментарии) кого, чего к чему

компенсациячего, за что

контроль1) за чем, над чем - при отглагольных существительных; 2) за чем - при существительных, обозначающих действие или признак; 3) над чем, над кем - при существительных отвлечённых или при одушевлённых существительных; 4) чего - в официальной профессионально-технической речи курировать кого, что (не кем, чем)

лет чему (не чего)

локаутировать(объявлять локаут) кого

меры(совокупность действий для осуществления чего-либо) чего, по чему

монополиячего, на что

мораторийна что

невыгодныйдля кого, для чего, кому, чему

необходимостьчего, в ком, в чём

необходимыйкому, для кого, для чего, на что

несогласие(отсутствие согласия, разногласие) в чём, с кем, с чем

несоответствиечего, чему, с чем, между чем

неспособныйк чему, на что

обеспечиватького чем, кому что

обосновать(обосновывать) что, чем

оплата чего, за что

оплатитьчто (не за что)

отказв чем, от чего

отношение: в отношениикого, чего (устаревшее к кому, к чему);

по отношению к кому, к чему (устаревшее кого, чего)

отчет о чём, в чём

отчитаться в чём (реже о чём)

патентоватьчто

попроситьчто, чего, о чём

поручить(в разн. знач.) кому, кого, что

предоставить(дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что, кому

представить(сделать представление о награде, повышении но службе и т. д.) к чему

преобразоватьчто, во что

преодолетьчто

претендовать(в разн. знач.) на что, (устаревшее на кого)

претензияк кому, на что, за что

присудитького к чему, кому что

равноправныдруг с другом (не друг другу)

равносильныйдля кого, чему

решениекого, о чём

руководитькем, чем (устаревшее кого, что)

руководствочем, чего

сверитьчто с чем

свидетельство(факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие что-либо)

1) чего - при выражении зависимого слова именем существительным; 2) чему - при выражении зависимого слова указательным местоимением;

свидетельствовать(подтверждать, доказывать что-либо) что, о чём

свойственныйкому (не для кого)

совещаниео чём, по чему

согласно1) чему (устаревшее чего) - на основании чего-либо; 2) с чем

в соответствии с чем-либо

согласный, согласен(выражающий согласие) с чем, на что

сообразно1) чему - согласно чему-либо, на основании чего-либо; 2) с чем – в соответствии с чем-либо

сообщить1) что - донести сведения в полном объёме; 2) о чём - донести частичные

сведения,уведомить в общем виде

соответственночему (реже с чем)

соответствие чему, между чем, с чем

соответствоватьчему (устаревшее с чем)

списоккого, чего (устаревшее кому, чему)

способствоватькому, чему (устаревшее к чему)

тенденциячего, к чему

требовать(в разн. знач.) 1) чего (реже что); 2) что - при конкретизации объекта

указать1) что - показать, провести, перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что - обратить внимание, движением, жестом показать на кого-либо, что-либо

управляющийчем (не чего)

уровнятького, что, с кем, с чем

Рекомендации по записи цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тысяч. Словесно-цифровая запись не только даёт возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Например: дефектных изделий должно быть не более трёх.

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней. Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой. Например: Требуется 2 кг гвоздей; кран грузоподъемностью 10 тонн.

Многозначные числа (сложные и составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. Например: Двадцать пять изделий было забраковано (но: Было забраковано 25 изделий).

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы исчисления: при десятичной системе отделяется каждый четвёртый знак, например: 100 000 тонн, 253 720 руб.

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведётся арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Например: радиоприёмники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный приём; шероховатость поверхности - по 6-му классу точности.

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например: изделия 1,2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающие в себя некоторые формы числительных. Например: 100-процентный, 20-килограммовый, 5-километровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-кг; 5-км.

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

от 29 декабря 2018 года N 352

Положение о подготовке и оформлении служебных документов федеральными судами общей юрисдикции

1. Общие положения

1.2. Положение определяет общий порядок подготовки и оформления служебных документов кассационными судами общей юрисдикции, апелляционными судами общей юрисдикции, верховными судами республик, краевыми и областными судами, судами городов федерального значения, судами автономной области и автономных округов, районными, городскими и межрайонными судами (далее - федеральные суды общей юрисдикции, суды) по вопросам организации деятельности суда.

1.3. Положение не распространяется на порядок подготовки и оформления процессуальных документов, а также служебных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и (или) информацию ограниченного распространения.

1.4. Под служебным документом федерального суда общей юрисдикции (далее - служебный документ суда, документ) в настоящем Положении понимаются официальные документы суда, в том числе и сопроводительные письма, направляемые в адрес организаций и граждан, организационно-распорядительные документы суда, ответы на обращения граждан и юридических лиц по вопросам организационной деятельности суда и иным вопросам, не относящимся к процессуальной деятельности.

К служебным документам федерального суда общей юрисдикции относятся:

организационно-распорядительные документы суда (приказ либо распоряжение, утвержденные председателем соответствующего суда либо лицом, исполняющим его обязанности);

утверждаемые документы (положения, планы, акты, графики, повестки и протоколы совещаний у председателя (исполняющего обязанности председателя) суда;

докладные, служебные записки, заявления и иные документы непроцессуального характера, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности.

2. Основные требования к составлению и оформлению служебных документов суда

2.1. Служебные документы излагаются русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

2.2. Служебные документы суда печатаются посредством устройства, обеспечивающего вывод на печать на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием свободно распространяемых бесплатных шрифтов, размер шрифта N 12, 13, 14 через 1-1,5 межстрочный интервал. При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Служебные документы суда могут создаваться в виде электронного документа при наличии технической возможности в суде.

Каждый лист служебного документа суда должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Для выделения части текста служебного документа суда, реквизитов адресат, заголовок к тексту может использоваться полужирное начертание шрифта.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Оформление отдельных внутренних документов суда (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) может осуществляться путем написания от руки.

При подготовке служебных документов суда на бумажном носителе, создании электронных документов могут применяться электронные шаблоны документов.

2.3. Служебные документы суда оформляются на бланках установленных форм либо без использования бланков и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.4. Требования к оформлению бланков суда и организационно-распорядительных документов суда с изображением Государственного герба Российской Федерации установлены Инструкцией от 29.03.2013 N 66.

При изготовлении внутренних служебных документов суда бланки не используются.

При оформлении служебного документа суда на бланке суда второй и последующие листы выводятся без использования бланка.

2.5. Служебные документы суда должны иметь установленные реквизиты с соблюдением порядка и правил их расположения.

2.5.1. Наименование суда указывается в точном соответствии с законодательством Российской Федерации о его создании. При этом наименования районных судов тех городов, названия которых состоят из двух отдельных слов (Нижний Тагил), указываются полностью в именительном падеже, например: Дзержинский районный суд г.Нижний Тагил. В случае образования в составе суда постоянного судебного присутствия после наименования суда ниже указывается полное наименование постоянного судебного присутствия в точном соответствии с федеральным законом о его создании (образовании), например: Постоянное судебное присутствие в г.Гаджиево Мурманской области.

2.5.2. Справочные данные о суде включают: почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти в области связи, номер телефона, факса, адрес электронной почты, и иные необходимые сведения.

Реквизиты, перечисленные в пунктах 2.5.1 и 2.5.2, указываются на исходящих служебных документах суда в левом верхнем углу первого листа документа и входят в состав реквизитов бланка суда.

2.5.3. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, правила, акт и др.) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается при подготовке документа. Данный реквизит оформляется над заголовком к тексту или над текстом при отсутствии заголовка, посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

2.5.4. Датой служебного документа суда является дата его подписания или утверждения, датой протокола совещания - дата проведения совещания (принятия решения), датой акта - дата события.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка суда. Если служебный документ суда оформляется не на бланке суда, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Дата документа оформляется в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 07.11.2018;

словесно-цифровым способом, например: 7 ноября 2018 г.

В текстах организационно-распорядительных документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом, например: 15 марта 2018 г.

2.5.5. Регистрационный номер документа оформляется в соответствии с системой регистрации, принятой в суде, цифровым или буквенно-цифровым способом.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

2.5.6. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа адресанта включается в состав реквизитов служебного документа суда.

2.6. Место составления (издания) документа указывают на приказах, распоряжениях, протоколах совещаний и актах. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

2.7. Адресат используется при оформлении исходящих и внутренних служебных документов суда.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Направляемые письма адресуются органам государственной власти или органам местного самоуправления, организациям (юридическим лицам) и общественным объединениям (далее - организации), структурным подразделениям организаций, должностным или физическим лицам.

В случае адресования письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Управление Министерства юстиции

по Калужской области

Отдел по делам некоммерческих

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:

Управление Министерства юстиции

по Калужской области

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Заместителю главного директора

Автономной некоммерческой организации

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти в области связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Удальцова ул., д.85,

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Садовая ул., д.5, кв.12,

г.Люберцы, Московская обл., 301264

При направлении документа в федеральные органы государственной власти почтовые адреса могут не указываться.

Читайте также: