Выберите какие из операций нельзя осуществлять над папками и электронными документами

Обновлено: 29.05.2024

Уровень иерархии бизнес-процессов и задач ничем не ограничен. Посмотреть иерархию можно либо из карточки бизнес-процесса, либо из карточки предмета бизнес-процесса — документа или файла.

Есть ли механизм заместителей?

Возможно ли ведение вложенных друг в друга поручений и резолюций?

Есть ли механизм заместителей?

Есть ли поддержка версий документов? Какой уровень вложенности версий поддерживается?

Можно ли привязать к документу и его версиям обсуждения, чаты, комментарии и голосования?

Возможен ли при создании бизнес-процесса выбор исполнителей с использованием иерархической организационно-штатной структуры организации?

организационная структура организации;
роли исполнителей.

При создании шаблонов бизнес-процессов в дополнение к перечисленным вариантам возможно использование автоподстановок.

Как правильно рассчитать объем требуемого аппаратного/программного обеспечения для работы необходимого числа пользователей?

Насколько полно реализовано архивное делопроизводство?

Где хранятся файлы: в СУБД или в файловой системе?

непосредственно в информационной базе (в СУБД);
в томах на диске (в папках файловой системы).

Какими средствами обеспечивается надежность и целостность хранилища документов и файлов?

Хранение файлов в томах на диске ведется таким образом, чтобы максимально упростить создание накопительных резервных копий томов. Для этого в томах создаются отдельные папки файлов на каждый день работы.

Как достигается постоянная доступность и высокая отказоустойчивость хранилища документов?

Отказоустойчивость файлового хранилища достигается за счет использования средств операционной системы, например, за счет объединения дисков в RAID-массив.

Какие предоставляются механизмы и средства для обеспечения резервного копирования и восстановления хранилища документов?

Резервное копирование выполняется средствами используемой СУБД. При организации хранения файлов в томах дополнительно к этому следует обеспечить резервное копирование всех томов.

Схема накопительного и полного резервного копирования выбирается специалистами заказчика самостоятельно в зависимости от поставленной задачи и имеющегося оборудования.

Какими средствами обеспечивается масштабируемость по объему хранимых данных и числу пользователей?

кластер серверов;
распределенная информационная база;
хранение файлов в томах на диске.

Реализован ли в системе полнотекстовый поиск?

Да, в программе реализован полнотекстовый поиск с широкими функциональными возможностями. Поиск выполняется по всем реквизитам всех данных программы и по содержимому файлов популярных форматов (rtf, txt, html, doc, xls, ppt, odt и др.). Программа умеет автоматически распознавать изображения, и поэтому поиск ведется и по текстам отсканированных документов тоже.

Можно ли сохранять поисковые запросы?

Поддерживается ли потоковый ввод документов с автоматическим извлечением информации и заполнением атрибутов документов в системе?

Как организован контроль исполнения документов и поручений?

контроль результатов исполнения (контроль исполнения по существу);
контроль сроков исполнения.

Контроль исполнения по существу — это оценка, насколько правильно, полно выполнена поставленная задача. Такой контроль обычно осуществляет работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить соответствие достигнутого результата поставленной в поручении задаче.

Контроль срока исполнения состоит в отслеживании сроков активных поручений. Обычно осуществляется в крупной организации подразделением ДОУ, в небольшой организации — секретариатом или секретарем.

При истечении срока исполнения задача контролера также становится просроченной, что сигнализирует контролеру о нарушении сроков исполнения и о необходимости соответствующих действий.

Как только исполнители завершают свои задачи, задача контролера также автоматически завершается.

Существуют ли недорогие программы для работы с ЭП, которые можно использовать внутри предприятия, а не для организации юридически значимого документооборота?

Внутри предприятия вы можете использовать любой криптопровайдер, например, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 — он входит в состав Windows, и его не нужно приобретать отдельно. Сертификаты можно получить с помощью домен контроллера Windows Server 2003 или 2008 (с помощью утилиты certmgr.msc, выполнив команду All tasks — Request new certificate).

Для использования ЭП с другими организациями необходим криптопровайдер, поддерживающий ГОСТ Р 34.10-2001, например, Крипто Про. Кроме того, потребуется заключить договор с удостоверяющим центром — для получения сертификатов.

При использовании Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 по умолчанию выдается сертификат, не требующий пароля в момент подписания. Можно настроить (при получении сертификата через домен контроллер), чтобы при подписании требовался пароль. Ниже приведены снимки экранов настроек.

по защите от НСД — по 5 классу;
по уровню контроля отсутствия НДВ — по 4 уровню контроля;
подтверждена возможность использования для создания АС до класса 1Г включительно.

Необходимость приобретения дополнительных лицензий на СУБД определяется условиями лицензирования используемой вами СУБД.

Распознается ли текст при вводе в систему нового документа или файла сканированием бумажного документа?

Да, при вводе в систему новых документов со сканера имеется возможность распознавать содержимое этих документов.

Участвуют ли отсканированные документы в полнотекстовом поиске?

Да, для этого можно воспользоваться механизмом ввода на основании.

Встроенная справка поможет пользователям сориентироваться в назначении тех или иных объектов непосредственно по месту использования. Некоторые вспомогательные материалы можно найти в разделе полезных материалов.

Как правильно настроить формат изображений при сканировании?

Для подбора оптимального соотношения размера и качества отсканированных изображений рекомендуется руководствоваться следующими настройками:

Установите разрешение 200 dpi.
Выберите цветное изображение, формат JPG и установите степень сжатия 75 (это оптимальная степень сжатия, сочетающая достаточно хорошее качество изображения и высокую степень сжатия). Степень сжатия влияет на качество распознавания, поэтому после настройки сжатия рекомендуется отсканировать несколько пробных документов и убедиться что распознавание работает с надлежащим уровнем качества.
Если же ваш сканер не поддерживает цветное изображение (сканирует только в монохромное), выберите формат PNG, монохромное изображение.

Где можно узнать имя и тип криптопровайдера (для указания в диалоге настроек криптографии)?

Ниже перечислены некоторые наиболее распространенные криптопровайдеры (название, имя и тип криптопровайдера для указания в диалоге настроек криптографии):

Если вашего криптопровайдера нет в этом списке, вам надо связаться с фирмой-производителем криптопровайдера и получить необходимую информацию.

Как организовать загрузку в программу бумажных документов, например архива договоров за прошлый год?

Рекомендуется следующая последовательность действий:

Вручную создать карточки внутренних документов, заполнив в них поля: Корреспондент, Сумма, срок действия и пр.
Затем для каждой карточки распечатать штрихкод на наклейке (штрихкод автоматически присваивается системой каждой карточке) и наклеить его на первую страницу каждого договора (состоящего из одного или нескольких листов бумаги). Или же распечатать штрихкод на пустом листе, и положить такой лист в начало пачки листов каждого договора.
После этого выполнить потоковое сканирование, при котором сканы бумажных документов автоматически прикрепляются к заранее заведенным карточкам.

Ниже приведена примерная оценка выигрыша от использования потокового сканирования:

За рабочий день один делопроизводитель успеет зарегистрировать 240 карточек документов
Пусть каждый документ в среднем состоит из 2-х страниц (т.е. всего 480 листов бумаги)
Если их сканировать вручную, то на это уйдет еще 4 часа
При потоковом сканировании это займет 40 минут работы сканера, т.е. выигрыш за день составит 3 часа 20 минут.

Существует ли вариант использования ЭП на сервере предприятия без установки криптографического ПО на все клиентские компьютеры?

В веб клиенте не открываются файлы на просмотр или редактирование. В чем может быть проблема?

Проверьте — не стоит ли у вас блокировка всплывающих окон в браузере. Если установлена блокировка — отключите ее для нужного сайта.

Можно ли перенести файлы из базы в тома, и как правильно указать путь в формате UNC?

Используется ли ЭП при обмене документами через МЭДО?

При обмене документами посредством МЭДО электронные подписи не используются. Это обусловлено несколькими причинами:

При очистке рабочего каталога (например, при открытии нового файла) программа проверяет все хранящиеся в нем файлы и предлагает удалить те из них, которые не найдены в информационной базе, чтобы освободить место на персональном компьютере.

bmp;
jpg;
gif;
png;
tif;
pdf (при установленном ImageMagick + Ghostscript).

tif;
pdf (при установленном ImageMagick + Ghostscript).

Какие параметры сканирования рекомендуются для потокового сканирования?

Параметры сканирования влияют на размер изображения и на качество распознавания штрихкодов и текстов.

DPI: от 150 до 300.
Цветность: любая (монохромное, grayscale или цветное изображение).
Формат: tif, png или jpg.

Как выполнять сравнение версий файлов с использованием MS Word 2013? Сейчас сравнение версий выдает следующую ошибку: : Ошибка при вызове метода контекста (Merge)Документ.Merge(ПутьКФайлу2, 0, 0, 0); // MergeTarget:=wdMergeTargetSelected, DetectFormatChanges:=False, UseFormattingFrom:=wdFormattingFromCurrent по причине: Произошла исключительная ситуация (Microsoft Word): Метод или свойство Merge недоступны, потому что эту команду нельзя использовать в режиме чтения.

После обновления платформы пропал доступ ко всем файлам, хранящимся в томах.

После этого программа автоматически будет замерять время выполнения ключевых операций: создание документа, запуск процесса, открытие и создание файла, выполнение задачи и другие. На основе полученных данных удобно вовремя обнаружить снижение производительности программы и провести первичный анализ.

Чтобы увидеть средние показатели за определенный период, выполните команду Время выполнения ключевых операций в меню раздела Настройка и администрирование.

Анализ и контроль производительности можно также вести по методике APDEX — команда Оценка производительности в меню раздела Настройка и администрирование.

С чего начать проверку при замедлении работы программы?

Если в каталоге 1Cv8Log есть файл 1Cv8.lgd, то нужно изменить формат журнала регистрации. Порядок замены:

Во-первых, проверьте версию конфигурации. Если установлена версия 1.4.xx, необходимо перейти на версию 2.0, куда включено много доработок по быстродействию.

Если проблема воспроизводится в 100% случаев:

Если проблема воспроизводится не в 100% случаев:

Что делать, если зафиксированы периодические замедления работы, например, раз в минуту?

Проверьте версию конфигурации. Если это версия 2.0.9 — 2.0.13 включительно, то обновитесь на более свежую или отключите автоматическую проверку контрагентов по ЕГРН (Настройка и администрирование — Настройки программы — Контрагенты — Автоматически проверять контрагентов по ЕГРН ).

На фото Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Автор: Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

Операторы электронного документооборота (ЭДО) уже целый год помогают компаниям осуществлять обмен документами в электронном виде друг с другом. Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы. Но, тем не менее, у представителей компаний (бухгалтеров, делопроизводителей) до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками. Мы решили собрать самые распространенные вопросы, которые задают операторам ЭДО, и разом ответить на них. О том, нужно ли хранить бумажные копии документов, как обеспечивается шифрование данных и о чем важно знать при представлении электронных документов в суд, читайте ниже.

- Кроме электронных счетов-фактур, какими еще документами можно обмениваться в электронном виде?

Но стоит оговориться: в электронном виде документ может быть легитимным, только если в законодательстве не указано обратное, или это не противоречит логике использования документа. К примеру, в НПА прописаны конкретные требования для документов строгой отчетности и их бланков, которые могут быть только в бумажном виде. Не допускается использование ксерокопий бланков документов, в которых в качестве реквизита используется Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003), что фактически запрещает хранить и обмениваться в электронном виде некоторыми свидетельствами, актами гражданского состояния и т.п.

Также существует ряд документов, перевод которых в электронный вид возможен, но пока не практикуется в силу ряда причин. Например, кадровые документы. Во-первых, некоторые такие документы имеют долговременные, а иногда и постоянные сроки хранения, а практика электронных архивов пока слабо регламентирована в законах. Во-вторых, такие документы напрямую связаны с персональными данными, а значит, необходимо обеспечивать их хранение, согласно особым требованиям законодательства.

- Нужно ли мне после перехода на ЭДО распечатывать и хранить документы на бумаге?

На самом деле это противоречит логике электронного документооборота. Если документ СОЗДАН в электронном виде и подписан электронной подписью, то, согласно законодательству, он и является оригиналом. Не надо хранить его бумажную копию.

- Что такое СКЗИ и для чего оно необходимо? Придется ли приобретать какие-то лицензии?

Без средства криптографической защиты информации (СКЗИ) сегодня нельзя осуществлять юридически значимый документооборот. Это специальная программа, которая обеспечивает шифрование данных, она необходима для создания и проверки электронной подписи.

Действительно, перед тем, как приступать к обмену документами в электронном виде, необходимо приобрести лицензию СКЗИ.

- Есть ли возможность купить один сертификат электронной подписи и использовать его на всех?

Мы периодически встречаемся с практикой, когда бухгалтер или секретарь подписывает с помощью электронной подписи документы за директора. Фактически, это нарушает безопасность и целостность электронной подписи – передавать или доверять свой закрытый ключ другому лицу категорически нельзя. Если этот факт будет обнаружен, то Удостоверяющий Центр обязан отозвать сертификат.

Разумеется, есть ситуации, когда вы получаете документ, подписанный не конкретной персоной, а, например, государственным ведомством. Это происходит только в том случае, если подписание происходит автоматически в рамках сложных процессов по обработке обращений граждан. Во всех других ситуациях, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

- Как долго можно хранить подписанные электронные документы? Ведь сертификат ключа электронной подписи имеет ограниченный срок годности.

Это действительно важный вопрос. Мы должны хранить первичные бухгалтерские документы в среднем не менее пяти лет, а сертификат электронной подписи действует всего один год. К концу этого срока, если вдруг произойдет истребование документов, потребуется доказать, что сертификат был действителен в момент подписания. Поэтому операторы электронного документооборота используют специальный формат подписи – усовершенствованную электронную подпись. Она может подтверждать момент создания электронной подписи и действительность сертификата на тот отрезок времени.

Также в момент подписания документа электронной подписью проставляется штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.

Таким образом, используя усовершенствованную электронную подпись, вы можете не волноваться о юридической значимости ваших документов в электронном архиве.

- Почему стоимость отправки формализованного документа выходит дороже неформализованного?

Все дело в том, что процесс обработки формализованного документа (например, счета-фактуры) на порядок сложнее, чем неформализованного. К тому же законодатель выдвигает определенные требования, регламенты работ и утвержденные форматы. Все это повышает расходы ресурсов операторов документооборота, следовательно, повышает и цену.

- У меня уже хранятся документы в электронном виде, надо ли их распечатывать для отправки в ФНС?

Разумеется, нет. Обмен электронными документами с ФНС, по нашему мнению, наиболее правильный способ взаимодействия с этим ведомством. Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. При этом ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками, который не ограничивает виды документов.

Важно помнить, что, если истребуемый документ составлен НЕ по установленным ФНС РФ форматам, то предоставить такой документ необходимо на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521).

- Могу ли я использовать электронные документы в качестве доказательств в суде?

- Правда, что при работе с сервисом обмена, ФНС будет просматривать все наши документы, которыми мы обмениваемся с контрагентами?

Нет, это не так. Операторы электронного документооборота никому не открывают данные обмена и не представляют документы в государственные органы, если нет решения суда или другого постановления (ордера). Единственное, о чем оператор уведомляет ФНС, так это о факте подключения организации к электронному документообороту электронными счетами-фактурами (согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н). Можете быть уверены, что ваши документы будут надежно храниться в центре обработки данных оператора, и доступ к ним будете иметь только вы.

Конечно, это не все вопросы на данный момент, но мы уверены, что со временем таких вопросов станет меньше: практический опыт, конкретные прецеденты создадут больше понимания в этой области. Сложно переходить на что-то новое, когда эта история только-только начинается. А также стоит надеяться, что со временем государство позволит создать максимально комфортные и прозрачные условия не только для участников ЭДО, но и для операторов обмена.

АКЦИЯ ГОДА

Трудно представить себе компанию, которой не пришлось бы работать с договорами и документами. И если на ранних этапах предприятие может своими силами систематизировать документооборот, то по мере развития бизнеса ежедневный поток деловых бумаг, его обработка и хранение могут стать настоящей проблемой.

Для справки

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать основные процессы делопроизводства в компании. При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

сокращение или полный отказ от бумажных носителей;
сведение к минимуму ресурсов на ручную обработку документов;
повышение эффективности делопроизводства;
создание единой информационной базы документов;
снижение рисков потери или повреждения важных документов;
организация удобной работы сотрудников с документами;
контроль над исполнением;
повышение уровня информационной безопасности и другие.

Современные системы электронного документооборота призваны навести порядок в работе компании. Они систематизируют документооборот и прокладывают четкие, прямые маршруты, по которым движется поток деловых документов. Каким же образом это происходит можно наглядно проиллюстрировать на примере процесса согласования и архивирования документов.

Представьте себе жизненный цикл документов в компаниях, где до сих пор считается, что бумажный носитель надежнее, чем что-то электронное. Для примера возьмем ситуацию с составлением договора.

Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники компании:

Согласование документов

Хранение документов

После того как работа над документом закончена, встает вопрос о его хранении.

Оперативное хранение помогает избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Ключевые возможности электронного архива — оцифровка бумажных документов, их безопасное хранение, удобный и быстрый поиск.

Быстрый поиск

Контроль задач

После того как сотрудник завершит задачу, он может выслать текст своим коллегам для дальнейшей работы, а непосредственный автор задачи получит уведомление об успешном выполнении.

Обработка входящей документации

Ежедневно сотрудникам компаний приходится иметь дело с огромной массой как внешней, так и внутренней переписки. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

Конфиденциальность

Для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой указаны: уровень конфиденциальности, дата изменения, автор, формат, количество листов, краткое описание. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю необходимую информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Выводы

Сегодня электронный документооборот — это не просто способ современного ведения дел, но и насущная необходимость для компаний, желающих перейти на более высокий уровень корпоративной культуры.

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи через специального оператора. Еще недавно это казалось сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много ресурсов. Но практика показывает: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство. В настоящей статье специалисты системы электронного документооборота Контур.Диадок расскажут о том, как работает ЭДО, и в чем его выгода для бизнеса.

Про электронный документ и электронную подпись

Электронный документооборот (ЭДО) можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет контрагенту файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.

Систему пересылки электронных документов организуют операторы ЭДО — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.

СПРАВКА

Как это работает?

сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
формат документов;
соответствие данных в конкретном документе.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, то документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

Плюсы и минусы ЭДО

Первый вопрос, который возникает: а зачем это? Закона о всеобщем переходе на электронный документооборот не существует, государство не обязывает бизнес отказываться от бумаги. Почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Преимущества электронного документооборота

2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

3. Юридическая значимость документов. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

4. Прозрачность документооборота. При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

5. Безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать e-mail и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

6. Сокращение затрат. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле.

7. Освобождение времени для более серьезных задач. В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты.

8. Удобное хранение документов. По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, а получить доступ к ним можно из любой точки мира.

Недостатки ЭДО — мифы и реальность

Некоторые налогоплательщики не переходят на электронный документооборот, поскольку уверены потому что видят в нем недостатки.

4. Госорганы не примут электронные документы. Законодательство уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи.

СПРАВКА

Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Полномочия;
Политики;
Рабочие группы;
Права доступа на папки.

Права настраивает администратор базы или пользователь программы с соответствующей ролью. Права каждого объекта формируются как совокупность этих настроек. В зависимости от их состава результат настройки будет различен для каждого сотрудника компании (или группы сотрудников). Рассмотрим настройки ПД на примере программы 1С для автоматизации документооборота.

Какие настройки ПД существуют

Полномочия – это самое крупное деление ПД в 1С Документооборот, представляющее собой готовый набор ролей. С их помощью определяются, какие типы данных будут видны пользователю программы. Все остальные настройки ограничивают эти права.

В политиках мы даем доступ к информации по разрезам доступа.

Права на содержание папок представляют собой допуск к документам, содержащимся в конкретных папках.

Мгновенно настроить права доступа в 1С возможно путем добавления сотрудника в рабочую группу. Это влечет отмену настроек политик и прав на папки.

Настройка полномочий для рабочей группы

Рекомендуем настраивать ПД не отдельного пользователя, а устанавливать режим доступа к документам, содержащимся в электронной базе, для:

Подразделений;
Рабочих групп;
Ролей исполнителей.

Данная настройка избавляет от необходимости перенастраивать права доступа при увольнении того или иного сотрудника или его переводе в другое подразделение компании.

Создадим рабочую группу и назначим ей полномочия на примере релиза 1С Документооборот КОРП 2.1.15.4.

Рис.1 НСИ/Рабочие группы

Рис.2 Сотрудники головного офиса

Рис.3 Добавляем полномочие

Установление политик доступа

Рис.4 Установка специального разрешения

Алгоритм настройки

1. Первый шаг заключается в выборе разрезов доступа, который задаст границы доступной пользователю информации. А именно:

Виды документов;
Организации;
Грифы доступа;
Виды мероприятий;
Группы доступа корреспондентов;
Группы доступа физических лиц;
Подразделения и другие.

Обратите внимание! Если в документе 1С не был заполнен разрез, например, не выбрана организация/вид доступа, то ограничение ПД по разрезу не подействует.

Рис.5 Управление расчетом прав

Рис.6 Используемые разделы доступа

Обратите внимание! Выбор небольшого количества разрезов доступа ускоряет пересчет прав. При изменении настроек в 1С программа заново пересчитывает объекты, круг ПД которых был расширен либо сужен. Этот процесс в 1С Документооборот может занять довольно продолжительное время. Поэтому мы рекомендуем менять эту настройку на начальном этапе пользования программой.

Подразделение;
Роль;
Пользователя;
Рабочую группу.

Например, можно дать разрешительные права доступа к папке с договорами всем сотрудникам, а к входящим документам только делопроизводителю.

Рис.7 Выбор пользователя и уровня его доступа

Для пользователей программы 1С существуют три уровня доступа: чтение, редактирование и регистрация. Последний уровень (регистрация) наделяет пользователя самым обширным кругом полномочий, которые включают первые 2 уровня. Редактирование разрешает читать, изменять, удалять и добавлять контент в документ.

Обратите внимание! Если пользователь получил два разрешения с одинаковыми уровнями, к примеру, одно – через группу, а другое – индивидуально, то действует максимальное разрешение.

Читайте также: