Внутренняя опись личного дела студента образец заполнения

Обновлено: 18.05.2024

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

трудовой договор;
автобиография;
приказ о приеме на работу;
копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
приказы о повышении квалификации;
характеристики;
документы, связанные с аттестацией;
иные.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего

Личное дело — правила ведения

Личные дела работников хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Приложение 1 к положению о порядке ведения личных дел муниципальных служащих в администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области АНКЕТА(заполняется собственноручно) Местодляфотографии 1. Фамилия Имя Отчество 2. Если изменяли фамилию, имя или отчество,то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменяли 3.

Число, месяц, год и место рождения (село, деревня, город, район, область, край, республика, страна) 4. Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой причине, если имеете гражданство другого государства – укажите) 5.

Как правильно формировать личное дело муниципального служащего

Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:

заявление на увольнение;
копия приказа об увольнении;
документы об увольнении в связи с внешним переводом;
свидетельство о смерти сотрудника.

Как правильно оформить личное дело Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования.

Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего

Внимание Классный чин федеральной гражданской службы, дипломатический ранг, воинское или специальное звание, классный чин правоохранительной службы, классный чин гражданской службы субъекта Российской Федерации, квалификационный разряд государственной службы, квалификационный разряд или классный чин муниципальной службы (кем и когда присвоены) 9.

Были ли Вы судимы, когда и за что (заполняется при поступлении на государственную гражданскую службу Российской Федерации) 10. Допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы, его форма, номер и дата (если имеется) 11.

Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.).

Ардатовского муниципального района

Обязанности специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области, ответственного за ведение и хранение личных дел муниципальных служащих По ведению и хранению личных дел муниципальных служащих специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела муниципального служащего и их сохранность; В недельный срок вносит в личное дело муниципального служащего сведения обо всех изменениях сведений, подлежащих внесению в личное дело муниципального служащего в соответствии с настоящим Порядком. Осуществляет передачу личных дел уволенных муниципальных служащих в соответствии с настоящим Порядком.

Осуществляет хранение личных дел муниципальных служащих.

Статья 30. порядок ведения личного дела муниципального служащего

Личное дело муниципального служащего оформляется в недельный срок после поступления гражданина на муниципальную службу. 9. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются.

Сведения, которые должны содержаться в описи

Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

Порядковый номер документа.
Дата его принятия.
Номер.
Название.
Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
Количество документов, содержащихся в деле.
Сведения о количестве листов описи.
Должность и данные о составителе, его подпись.
Дата, когда опись составлялась.

Личное дело муниципального служащего образцы документов — СИЗ, нормы, инструкции

Плешкова Елена Викторовна 64 Плякина Татьяна Александровна 65 Погорелова Ольга Викторовна 66 Полева Надежда Ивановна 67 Полуполтинных Татьяна Ивановна 68 Потапчук Антон Викторович 69 Рослякова Наталья Викторовна 70 Рубцова Юлия Николаевна 71 Слакаева Галина Федоровна 72 Саркисян Анаит Рубиковна 73 Северинова Наталья Михайловна 74 Седова Елена Николаевна 75 Семенова Ирина Александровна 76 Скуратович Алексей Георгиевич 77 Степанова Светлана Алексеевна 78 Тарасенко Дарья Ивановна 79 Томчанина Лилия Игоревна 80 Фатеева Татьяна Ивановна 81 Федорова Анна Степановна 82 Феоктистова Елена Анатольевна 83 Харламова Елена Анатольевна 84 Цветкова Валентина Александровна 85 Чугункова Анна Вячеславовна 86 Чугунова Татьяна Николаевна 87 Шапошникова Людмила Васильевна 88 Шубина Татьяна Ивановна 89 Шугаева Наталья Алексеевна 90 Щербакова Татьяна Васильевна 91 Ярметова Фаинат Рафиковна Сокращения: Л.Д.

Пример акта передачи дел | образец

Внимание Акт приёма передачи кадровой документации Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.Оформляется документ так:

прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
вставляется гриф утверждения директора;
пишется – кто кому передаёт документы;
заполняется таблица;
проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут. В таблицу можно занести столбцы:

номер подпункта;
название документа (или дела);
количество листов;
период времени документов;
данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание! Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Акт приема-передачи дел образец бланк

Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон.

Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.

Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Бесплатный звонок по России, доб. 453

Внутренняя опись личного дела № 1

Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016

Итого 4 документа

Количество листов внутренней описи 1

Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.

Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.

Как вести правильно личное дело на муниципального служащего

Как правильно сформировать личное дело работника

Личное дело работника
Об утверждении порядка ведения личных дел в администрации города тюмени
Документы для личного дела работника и его формирование
Личное дело государственного служащего. кадровая работа
Как правильно оформить личное дело муниципального служащего

Личное дело работника Плюсы системы личных дел для предпринимателя Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации.

Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности. Об утверждении порядка ведения личных дел в администрации города тюмени оригинал или копия.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Закона о персональных данных).

Оформление личного дела муниципального служащего скачать бесплатно

30 Ноября 2021 в 12:01 Если работодатель решил разнообразить жизнь своих кадровиков и принял решение организовать ведение личных дел на персонал (что является обязательным условием только на госслужбе), то этот материал для вас.

Здесь же вы сможете скачать журнал учета личных дел работников (образец).

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал.

Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением. Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

Положени е о порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации Дивеевского района

Утвержденопостановлением главыместного самоуправления№ ___ от ________________П О Л О Ж Е Н И Ео порядке ведения личных делмуниципальных служащих администрацииДивеевского района1.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о муниципальном служащем и о прохождении им муниципальной службы.Личное дело оформляется после издания распоряжения о приеме на работу и пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности муниципального служащего.2.

В личном деле муниципального служащего содержатся:- внутренняя опись документов (образец прилагается),- анкета установленного образца, заполнения собственноручно (для работников, принятых ранее – личный листок) (образец анкеты прилагается),графия размером 4 х 6,- автобиография,- копии документов, подтверждающих профессиональное образование,- личные заявления о приеме на муниципальную службу,

Образец оформления личного дела сотрудника

26 Февраля 2021 в 13:00 На многих предприятиях кадровики обязаны вести личные дела сотрудников. Довольно часто у них возникают сложности с оформлением и систематизацией этого пакета документов. Рассмотрим, как правильно оформить личное дело сотрудника, образец этого документа и сколько времени его хранить.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Обязанность вести личные дела (ЛД) сотрудников лежит не на всех предприятиях.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность.

20 апреля 2021 Полозкова Майя Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению.

Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. д. При составлении личного дела сотрудника требования

Правила формирования личного дела на сотрудника

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Формируется кадровой службой организации после издания .Образец обложки личного делаЗаведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона

(№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения

Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, необходимо также указать их прежние фамилию, имя, отчество. Степень родства Фамилия, имя,отчество Год, число, месяц и место рождения Место работы (наименование и адрес организации), должность Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания) 14.

Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие, постоянно проживающие за границей и (или) оформляющие документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество, с какого времени они проживают за границей) 15.

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования. Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться. В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Что такое опись и как она оформляется

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок. Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле. Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

Порядковый номер документа.
Регистрационный индекс.
Дата составления.
Заголовок.
Номера листов дела.
Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата – причины, прочие примечания).

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема. Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы. Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

отсутствие ошибок и исправлений;
внесение только достоверной и точной информации;
хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

название организации;
данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах. Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики. Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Кто ответственен за ведение личного дела

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения. В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

кадровому специалисту;
руководителю организации;
секретарю.

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел – обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи. В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

к личным делам;
к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются. С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

Таким образом, внутренняя опись – это бланк, представляющий собой перечень наименований и реквизитов документов, содержащихся в личном деле. В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов. В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки.

После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив. Далее можно скачать образец документа по ссылке.

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

Номер по порядку;
Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
Название документа;
Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома - лист 1, копия паспорта - листы 2-4, копия приказа о расторжении договора - лист 5 и т.д.
Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Читайте также: