В чем заключается цель регистрации документов обеспечить их учет быстрый поиск

Обновлено: 18.05.2024

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

1. Назначение и задачи регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно - поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно - справочной работы по документам. [4]

2. Общие правила регистрации документов

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учётным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

регистрационный номер документа;

автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

заголовок (о чем документ);

исполнитель (кто с ним работает);

ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

номер дела (куда документ помещен после исполнения); [10]

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать ему документы на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. [5]

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д. [2]

3. Формы регистрации документов

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. [2]

Таблица 1. Журнал учета конфиденциальных документов

НомерДата документаВид и краткое содержание документаФамилия исполнителяНомера носителя и листов черновикаКоличествоПодпись за получение проектаЭкземпляров документаЛистов в экземпляре12345678

Таблица 2. Форма регистрационного журнала обычных входящих документов

Дата полученияРегистра-ционный номерКорреспон-дентНомер и дата документаСодержаниеРезолюцияИсполнительСрок исполнения12345678

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительную дату получения документа;

при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась. [6]

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале ХХ в. И находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД. [11]

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов. [2]

Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Рисунок 1. Лицевая сторона карточки

Рисунок 2. Оборотная сторона карточки

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210) или А6 (105х148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной систему регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольный картотеке и справочной картотеке. [2]

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтоб экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастает до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших карточек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. [6]

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

автоматический контроль за исполнением документа;

возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. [7]

Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения. [2]

Обработка и систематизация больших массивов документов - неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

В наше время, с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу и ускоряют процесс документооборота. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

Список литературы

документ регистрация электронный конфиденциальный

. Делопроизводство: учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 359 с.

. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / Под ред. Ю.А. Панасенко - 2-е изд., испр. - М.: РИОР, 2009

. Кирсанова М.B. Современное делопроизводство: Учебное пособие, 4-е изд., - М-Новосибирск: ИНФРА-М - Сибирское соглашение, 2008.

. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов - М: ИКЦ МарТ, 2004.-657 с.

. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие, 2-е изд., стереотип. - М.: МГИУ, 2008.

11. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009.

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Размер файла: 25.84 KB

Работу скачали: 52 чел.

В процедуре регистрации можно выделить 3 цели: учет документов, контроль за их исполнением; справочная работа по документам.

Значение регистрации: является основой для составления НСА.

Используется в небольших организациях с документооборотом 600 ед. в год. Применяется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации (н-р, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков).

3 журнала по входящей, исходящей и внутренней документации, 4ый по приказам, 5ый по обращениям граждан. Их наиболее основные разделы: порядковый номер, дата, автор, содержание, резолюция, отметка об исполнении, отметка о направлении в дело.

Недостатки: сложный поиск, нет использования технических средств, низкая культура труда, затруднён контроль за исполнением документов и справочную работу по ним.

Карточная (с 30х гг XX в. Институтом технического управления)

Используется в средних организациях с документооборотом более 1000 ед. в год. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. В процессе используются технические средства, м.б. несколько работников. Из РКК создаются контрольные справочные картотеки по документам (НСА):

*справочные, контрольно-справочные по неисполненным (для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию; карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов; по мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части) и исполненным документам (для поиска уже исполненных документов; карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.);

*по географии поступающих документов;

*номинальные (по видам);

*картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

*тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Создаются РКК на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Форма карточки установлена ГОСТом. На плотном картоне форм А5 (148х210мм) или А6 (105х148мм). Форма РКК и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. 5 видов (как в журнальной), м.б. разных цветов или иметь цветовые полоски. Основные разделы: календарная шкала, автор, дата поступления, индекс, содержание, резолюция.

Создается в 5 экземплярах: 1 - сопровождает документ, 2 - направляется в РКК, 3 и 4 направляется в справочную картотеку организации, 5 в справочный отдел структурного подразделения. На обороте отражается: ход исполнения, организация хранения, кому направлен документ, отметка о получении, о возвращении, об исполнении, о направлении в дело, описании и фондировании.

Электронная (с сер. 80х гг XX в. путем вывода на экран РКК)

Используется в крупных организациях. Автоматизированная форма регистрации ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на ПК (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). Машина сама определяет необходимость регистрации, следовательно, её можно вести с различных рабочих мест.

Электронная регистрация обеспечивает: автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам; индексацию; быстрый поиск по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки; автоматизированный контроль за исполнением документа; позволяет вводить дополнительные разделы; возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Индексация это проставление при регистрации условного обозначения и номера :

Порядкового - для внутренних документов;
13М - к порядковому номеру добавляется буква: по личному составу/кадрам (Л/К) и для обращений граждан (фамилия);
05-21/13 (подразделение-№ дела/порядковый номер документа) для структурных подразделений.

В инструкции по делопроизводству есть раздел о регистрации. В приложении к ней перечень документов, не подлежащих регистрации (извещения, повестки дня, печатная продукция, второстепенная переписка, рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы и т.д.) и перечень документов, подлежащий обязательной регистрации (документы вышестоящих организаций, органов власти, обращения граждан, судебная и юридическая документация и т.д.).

В крупных организациях регистрацию осуществляет подразделение, отдел; в средних ответственный работник службы ДОУ; в небольших секретарь.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления (для поступающих в организацию документов);

заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); дело N.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения;

срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Традиционные и электронные технологии регистрации документов и формирования ИПС.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться ИПС на основе следующих требований:

полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

обеспечение рациональной организации массива документов организации.

ИПС включают в себя:

регистрацию и индексирование документов;
информационно-поисковые массивы и базы данных;
классификационные справочники;
систему оперативного хранения документов.

На предприятии создаются ИПС ручного, механизированного, автоматизированного типа. Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие. Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

Организация ИПС. Важной составляющей информационно-поисковой системы по документам предприятия являются информационно-справочные массивы, содержащие полную информацию о документах.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.

Ручные справочные картотеки представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года.

Систематизация карточек производится по определенным принципам :структурному Номинальный, По предметно-вопросному принципу,Корреспондентский принцип,хронологический, Алфавитный принцип.

Понятие

В организации бумажной работы основное место принадлежит процессу регистрации. Только при хорошо налаженных операциях, следующих одна за другой, легко решаются задачи оперативного управления. Для этого делопроизводители должны предоставлять любые документы в короткие сроки, как внутренние, так и те, которые получены от других компаний.

При регистрации документов организации в специальных формах указываются самые важные факты, в том числе период создания, отправки или получения. Таким образом, документ приобретает юридическую силу. До этого момента он считается как бы не существующим. То есть, организация не отвечает за его сохранение, также как и за получение.

Значение

Задачи

К основным задачам регистрации относится:

Учет.
Контроль за исполнением.
Справочные работы.

При учете получают количественные сведения объема работы, анализа как документов в целом, так и отдельных видов, по структурам и прочим элементам. В дальнейшем формируется база данных в виде специальной поисковой системы.

Правила

Обычно к нерегистрируемым бумагам относят:

Способы получения

Документы могут быть получены следующими способами:

По почте.
Посредством курьерских служб.
По факсу.
По электронной почте.

Разные формы организации регистрации документов осуществляются в отношении следующей корреспонденции:

Информация для регистрации

Для входящего документа указываются такие данные, как:

Внесение информации

Сперва осуществляется организация регистрации первичных документов, которые заполняются не полностью, так как еще не были представлены руководителю, и не имеют соответствующей резолюции, а также назначенного периода выполнения и исполнителя. Остальные данные указываются после ознакомления уполномоченных лиц. Если с руководителем налажена хорошая связь, и он просматривает корреспонденцию каждое утро, можно сперва показать документ ему, а после принятия соответствующего решения внести сразу все необходимые данные.

Если речь идет об организации регистрации и контроля исполнения документов внутреннего назначения, то данные могут указываться в соответствующей форме с возможностью последующих изменений и дополнений. Дата получения в них, разумеется, отсутствует. Поэтому в отличие от входящего, у внутреннего документа есть единственный регистрационный номер.

Любая компания вправе изменять и дополнять данные о входящем документе с учетом специфики деятельности. К примеру, нередко указывают число листов и приложений.

Формы

Регистрационные формы бывают в виде:

Журналов.
Карточек.
Автоматизированных электронных систем.

Рассмотрим каждую форму по отдельности.

Журналы

Журнальная система удобна тогда, когда организация имеет дело с небольшим количеством документов. Если в компании имеется большой объем документооборота, то она уже не применяется, так как по многим показателям уступает другим, более прогрессивным системам.

В журналы регистрации документов в организации сведения указываются в той последовательности, при которой поступают в нее. Данным процессом занимается один человек. Таким образом, когда поступает много документов, то регистрация занимает длительное время. Естественно, это сильно тормозит рабочий процесс.

Кроме того, операцию приходится дублировать, так как сведения требуются как в канцелярии, так и в отдельных структурных подразделениях, где в дальнейшем документ будет исполняться. В итоге в одной компании одни и те же бумаги должны регистрироваться по 3-5 раз в отдельных журналах.

Не получится контролировать и сроки исполнения, так как у всех они свои и не могут быть классифицированы отдельно. Поэтому там, где контрольная функция имеет приоритетное значение, пользуются карточной системой.

Карточки

Карточная регистрационная система решает недостатки, которые имеются при ведении делопроизводства по журналам. Она появилась в начале прошлого века и очень распространена в европейских странах. В России же она получила распространение при разработке Единой государственной системы делопроизводства. Данная система регистрации документов в организации необходима для того, чтобы без проблем справляться с большим объемом бумаг. Она отличается следующими преимуществами:

Процессом регистрации могут заниматься сразу несколько сотрудников.
Документы можно изготавливать в том количестве, которое нужно для налаженного функционирования организации.
Карточки можно систематизировать, а также делать картотеки. Благодаря этому становится доступной справочная функция.
Определенный экземпляр может передаваться для осуществления контроля за исполнением документов.
Форма и указание реквизитов определяются непосредственно в организации, и прописываются в инструкции по делопроизводству.
Выбранную форму карточки можно размножить, используя ксерокс. Чтобы вести учет, нужно иметь тираж, достаточный, как минимум, на 1 год.

Организация может иметь столько экземпляров карточек, сколько потребуется. Обычно нужно заполнять как минимум два. После этого один экземпляр хранится в сроковой картотеке, а другой – в информационно-справочном отделе. Сам документ направляется исполнителю для работы. Но нередко используют три карточки для того, чтобы последний также передавать исполнителю.

Подобная система подходит как для документов для регистрации общественной организации, так и для ведения делопроизводства в государственном учреждении. Справочные картотеки создают по разным вопросам, к примеру, по регионам. Тогда их число автоматически увеличивается. Безусловно, данная система отличается трудоемкостью, и может эффективно формироваться лишь в таких организациях, где служба делопроизводства выполняет свои функции безупречно. Более современная система помогла избавиться от необходимости заполнения огромного количества карточек. Она стала возможной, благодаря внедрению компьютерных технологий.

Автоматизированные электронные системы

Данная форма ведения документации осуществляется посредством ПО (или программного обеспечения). Оно устанавливается на ПК, сервер или несколько объединенных ПК. При использовании автоматизированной системы сведения вводятся в электронную карточку, которая сохраняется в соответствующей базе данных. Чтобы обеспечить сохранность, параллельно информация сохраняется в дополнительной (резервной) базе данных.

Именно такая форма получила в настоящее время наибольшее применение, так как обладает существенными преимуществами по сравнению с двумя предыдущими вариантами. В частности, это:

Быстрый поиск по любому основанию, например, дате.
Формирование отчетов и аналитической информации в автоматическом режиме.
Возможность регистрации с разных мест работы в одно и то же время.
Возможность ведения документооборота в децентрализованном порядке в отдельных подразделениях с объединением информации в единой базе данных.
Другие возможности.

Программа для регистрации документов может быть разработана и, непосредственно, организацией. Однако, в подавляющем большинстве случаев применяются готовые решения, которые позволяют легко работать с большим объемом документов, начиная со стадии создания и заканчивая его исполнением или отправкой в иную компанию.

В автоматизированной системе могут собираться и храниться самые полные сведения обо всех документах. Благодаря этому реализуется эффективный контроль и ведется справочная работа, а при необходимости – внутренняя опись.

Заключение

В настоящее время на любом предприятии и в учреждении формируется большой объем документов. Делопроизводство, налаженное должным образом в соответствии с законодательством и отвечающее всем поставленным задачам, увеличивает управленческую эффективность во много раз. Персональные компьютеры, программы и новые технологии позволили сделать этот процесс более организованным. Автоматизированная система ускоряет и облегчает работу в целом, так же, как и регистрацию и учет документов в организации, в частности.

Этот процесс является важным во всем цикле делопроизводства. Благодаря организованной работе можно легко найти нужную информацию и конкретный документ в сжатые сроки. А это, в свою очередь, обеспечивает оперативное решение вопросов.

Карточки, которые еще недавно были распространены повсеместно, постепенно заменяются на автоматизированную систему даже для регистрации в некоммерческой организации документов. Весь процесс осуществляется в ускоренном режиме, включая эффективный контроль за документооборотом.

Нередко работа по регистрации различного рода документов кажется молодым кадровикам ненужной и отнимающей время. Однако те, кто проработал достаточно долго, понимают, что чем точнее выполняется регистрация документов, тем проще впоследствии найти необходимые документы, обосновать то или иное принятое решение, представить необходимые документы проверяющим организациям.

В настоящей статье рассмотрим вопросы правового регулирования регистрации документов, цели и порядок данной процедуры, приведем образцы необходимых для этого журналов.

Обязательна ли регистрация документов?

Согласно п. 65 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Единого документа, закрепляющего полный перечень документов, подлежащих регистрации, и ее порядок, нет. Однако о необходимости регистрации документов говорится в различных нормативных правовых актах.

Во-первых, в унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 и распространяющихся на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, предусмотрены графы для даты и номера документа, что и является его регистрационными данными.

Кроме того, в п. 72 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003, далее - Перечень), упоминаются книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:

распорядительных и нормативных документов организации;
поступающих и отправляемых документов;
обращений граждан;
телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры;
аудиовизуальных документов.

В п. 358 Перечня перечислены кадровые документы, которые подлежат учету в книгах, журналах и карточках. К ним относятся документы, закрепляющие:

прием, перемещение (перевод), увольнение работников;
направление работников в командировки;
учет военнообязанных;
отпуска;
личные дела, личные карточки, трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения;
выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним;
выдачу справок о заработной плате, стаже, месте работы;
выдачу командировочных удостоверений.

Проанализировав представленный Перечень документов, можно сказать, что регистрация документов обязательна в организации, поскольку сведения о дате, номере, виде документов используются в ее повседневной деятельности. Например, сведения о дате и номере приказа (распоряжения), на основании которого работник был принят, переведен или уволен с работы, указываются в его трудовой книжке (п. п. 3.1, 5.1 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", далее - Постановление N 69).

Перечень, приведенный выше, может быть взят за основу при составлении списка документов, которые необходимо регистрировать в организации. Вместе с тем не следует регистрировать абсолютно все документы, имеющиеся в организации, обязательной регистрации подлежат только требующие учета и подлежащие исполнению. Регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения, не нужно. К этим документам относятся печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.д.), рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.), поздравительные письма и телеграммы, пакеты с пометкой "лично" и др.

Ведомственными приказами могут быть установлены случаи и порядок регистрации отдельных видов документов. Например, в Приложении 21 к Приказу ФТС России от 18.10.2004 N 160 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах" (ред. от 15.11.2007) установлен Перечень документов, подлежащих обязательной регистрации в отделе документационного обеспечения. В числе прочих названы письма предприятий, учреждений, организаций, объединений, фондов и др., а также докладные записки на имя руководства таможенного органа. В то же время Приложением 22 к этому Приказу регламентирован Перечень документов, которые не регистрируются и передаются в структурные подразделения по реестру. К ним относятся письма - ответы на запросы таможенного органа, научные отчеты по темам, статистические отчеты (месячные, квартальные, полугодовые и годовые) и другие документы.

Из сказанного выше следует, что регистрация документов в организации обязательна. Ее порядок, а также перечень документов, которые должны регистрироваться, рекомендуем установить в локальном нормативном акте.

Оформление журнала учета

Однако в большинстве случаев организации потребуется разработать форму подобных журналов учета документов. В зависимости от численности персонала и объема документооборота может быть заведен один журнал на все кадровые приказы и отдельный журнал - для регистрации документов по основной деятельности или на каждый вид документов отдельный журнал: в кадровой службе журналы по учету трудовых договоров, приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, оформлении командировок и т.д., в секретариате журналы регистрации приказов по основной деятельности, входящей, исходящей корреспонденции (в рамках последнего типа документов может проводиться деление на регистрацию корреспонденции из вышестоящей организации (при ее наличии), из нижестоящих организаций (при их наличии), из сторонних организаций) и др.

Необходимость регистрации разного вида документов в различных журналах продиктована и тем, что документы имеют разные сроки хранения (указаны в соответствующих пунктах Перечня). Напомним, что согласно Перечню журналы учета, как и другие документы, подлежат хранению в течение сроков, указанных в приведенных выше пунктах Перечня. Срок хранения зависит от регистрируемого документа и составляет 3, 5, 50, 75 лет или подлежит постоянному хранению.

При оформлении журналов следует помнить, что они содержат графы, включающие наиболее важную информацию о документе. Например, для кадровых документов таковыми будут фамилия работника, в отношении которого составляется документ, наименование документа, дата и номер издания приказа. В журналы для регистрации иных документов, как правило, включают следующие графы: регистрационный номер документа, дату регистрации, от кого получен или кому передан документ, краткое содержание, содержание резолюции, дата отправки, дело, в которое документ подшит по исполнении.

Журналы ведутся в тетрадях или амбарных книгах. На обложке (титульном листе) журнала ставится дата его заведения. Может применяться как книжная, так и альбомная ориентация обложки и листов. Данные об ответственном за ведение журнала работнике могут быть приведены на обложке.

Листы журнала нумеруются, журнал шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или руководителем организации.
Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации.

На последней странице книги или журнала делается заверительная надпись: "В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ______ листов". Указывается должность лица, чьей подписью будет скреплена запись, ставятся подпись, ее расшифровка и дата.

Записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же была допущена ошибка, то исправлять ее необходимо в следующем порядке: неправильная запись в журнале зачеркивается одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе с отметкой "Исправлено", ставятся подпись, расшифровка подписи и дата. Если есть графа "Примечания", можно внести в нее следующую запись: "Исправлено в графе 5", подпись, расшифровку подписи и дату.

В процессе ведения журнал учета хранится у ответственного за эту работу лица. По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания.

Порядок регистрации документов

В федеральных органах исполнительной власти делопроизводство и, следовательно, порядок регистрации документов регламентированы Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477. В отдельных ведомствах издаются приказы, регулирующие данный вопрос. Иным организациям и учреждениям необходимо руководствоваться правовыми актами, устанавливающими общие принципы регистрации документов, а также порядок регистрации отдельных видов документов. И лишь в случае отсутствия таких нормативных правовых актов можно обратиться к Постановлению N 477, взяв отдельные положения за основу при составлении локального нормативного акта организации.

Остановимся на вопросе присвоения номера документу. Согласно п. 66 ГОСТа Р 51141-98 при регистрации документу присваивается регистрационный индекс (номер), представляющий собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение.

В соответствии с п. 3.12 ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого и введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер может выглядеть следующим образом: ДЗ-3-71, где ДЗ - индекс вида документа (индекс докладной записки), 3 - индекс подразделения (юридический отдел), 71 - порядковый номер.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

При регистрации документа порядковый номер определяется по журналу регистрации. Порядковые номера документов, как создаваемых в организации, так и поступающих в нее, присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждой регистрируемой группы документов, то есть с начала года порядковые номера начинаются заново. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, приказы по личному составу, сгруппированные отдельно от приказов по основной деятельности, можно дополнить буквенным обозначением (например, N 1-к (кадровые документы) или N 1 л/с (личный состав)). Вместе с тем, если принята регистрация всех кадровых документов отдельно, они могут быть дополнены такими буквенными индексами, как N 1-Пр (прием на работу), N 1-У (увольнение). Желательно, чтобы расположение составных частей порядкового номера было постоянно в организации и закреплено в инструкции по делопроизводству.

Создаваемые документы, которые не подлежат утверждению, регистрируются после их подписания. Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то он регистрируется после подписания всеми должностными лицами. Если документ требует утверждения, его регистрируют не после подписания, а после оформления реквизита "гриф утверждения документа".

При регистрации создаваемых в организации документов на них оформляются два реквизита ("регистрационный номер документа" и "дата документа"), а основные данные заносятся в регистрационную форму. Датой документа является дата его подписания (для документов, не подлежащих утверждению) или утверждения (для документов, подлежащих утверждению). Для протокола датой документа является дата заседания (принятия решения), для акта - дата события (п. 3.11 ГОСТа Р 6.30-2003).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 октября 2010 г. следует оформлять так: 05.10.2010. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты: 5 октября 2010 г.

Немаловажен вопрос о месте регистрации документов. В зависимости от структуры организации выделяют централизованную регистрацию, когда она осуществляется в одном структурном подразделении, и децентрализованную - в разных структурных подразделениях. Данный вопрос (если отсутствуют ведомственные правовые акты) остается на усмотрение работодателя. Общей рекомендацией будет следующий порядок регистрации документов: в службе документационного обеспечения (или секретариате) регистрировать распорядительные документы за подписью руководителя организации, входящие документы, поступающие на рассмотрение руководителю организации, исходящие документы за подписью руководителя организации, протоколы и решения коллегиальных органов. Порядок регистрации остальных документов будет зависеть от объема документооборота. Так, в небольших организациях часть документов может регистрироваться централизованно (например, в секретариате), другая же часть (специализированная документация) - в соответствующем подразделении (бухгалтерия, юридический отдел и т.д.). В средних и крупных организациях с большим объемом документооборота регистрация внутренних документов будет осуществляться в подразделениях - авторах документов, специализированная документация также регистрируется централизованно в соответствующих функциональных структурных подразделениях, а входящие документы, адресованные руководителям подразделений, и исходящие документы за подписью руководителей подразделений могут регистрироваться как централизованно в службе документационного обеспечения, так и децентрализованно. При этом рекомендуется выполнять лишь однократную регистрацию документа и не регистрировать его второй раз при передаче в другое структурное подразделение.

Как видим, регистрация документов - процесс достаточно трудоемкий. Необходимо просмотреть документ, определить необходимость его регистрации, отнести его к одной из регистрируемых групп, определить суть документа для правильного занесения краткого содержания в регистрационную форму, заполнить регистрационную форму, оформить обязательные реквизиты документа и т.д. Поэтому с целью точного и грамотного проведения регистрации документов рекомендуем на предприятии издать локальный нормативный акт, детально регламентирующий порядок делопроизводства, в частности, регистрации документов, с которым ознакомить всех работников, задействованных в данном процессе.

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Читайте также: