В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере

Обновлено: 25.06.2024

Электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить бизнес-процессы, касающиеся работы с документами. Причем использовать ЭДО можно как внутри компании, так и при взаимодействии с партнёрами или контрагентами.

Если вы решили внедрить этот механизм, нужно учесть все нюансы. Open Academy разбирает преимущества и недостатки электронного документооборота в бизнесе.

Плюсы ЭДО

ускорение согласования внутренних документов за счёт их хранения в едином пространстве;
оперативный доступ к документации, быстрота изменений и простое управление движением документов;
повышение ответственности сотрудников, поскольку видно, кто, как и когда работал с документом;
снижение расходов на делопроизводство и организацию документооборота;
предотвращение дублирования информации и автоматическое формирование архива;
невозможность несанкционированного доступа к документам благодаря шифрованию.

Внедрение ЭДО необходимо, прежде всего, компаниям с большим объёмом внешнего документооборота. За счёт упрощения работы с документами, ускоряются бизнес-процессы и снижаются затраты на делопроизводство.

Также электронный документооборот пригодится тем предпринимателям, которые хотят повысить уровень обслуживания потребителей и оптимизировать взаимодействие с контрагентами.

Подлинность электронной документации удостоверяет электронная цифровая подпись. При этом удалённые друг от друга люди могут подписать документ почти одновременно:

Минусы ЭДО и способы их решения

У электронного документооборота есть некоторые недостатки. Но если знать о них заранее, серьёзные проблемы можно предотвратить.

Рассмотрим основные минусы ЭДО, причины и возможные решения:

Проблема сохранности документации. Если при работе с документами произойдет какой-то сбой в работе техники, отключат электроэнергию или в компьютер проникнет вирус, то автоматическое сохранение может не сработать. Решением станет создание системы резервного копирования, которая позволит восстановить документы в случае форс-мажора.
Географическая удалённость участников документооборота. Из-за отсутствия единого информационного пространства наладить ЭДО удаётся не со всеми контрагентами. Решить проблему можно частично, совмещая электронный и бумажный документооборот.
Человеческий фактор. В электронном документообороте большое значение имеет грамотный ввод данных. Низкая квалификация и недостаточные навыки сотрудников могут нарушить функционирование системы. Выходом станет обязательное обучение персонала до предоставления доступа к пространству ЭДО.

К минусам можно отнести и неизбежность расходов на внедрение ЭДО. Однако затраты будут компенсированы оптимизацией бизнес-процессов и ускорением документооборота. Чем раньше вы начнете внедрять электронный документооборот, тем меньше потратите времени на оцифровку документов в будущем.

Безусловно, электронный документооборот современному бизнесу необходим. Но мы в Open Academy рекомендуем вам начинать изменения постепенно. Разработайте схему ЭДО для внутреннего использования или выберите подходящую систему электронного документооборота (СЭД) для внешнего взаимодействия. Протестируйте выбранный вариант на небольшом отделе или отдельных проектах. Обучите сотрудников. Только после этого переводите весь документооборот в электронный формат. Такой подход позволит вам избежать непоправимых ошибок и позволит успешно внедрить ЭДО в бизнес-процессы.

Мы перезвоним в течение 30 минут и договоримся о встрече Подпишите документы и пользуйтесь счетом в день подачи заявки

Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.

Электронный документооборот похож на обмен сканами документов по эл. почте, только быстрее

Откройте счет в Тинькофф Бизнесе за один день

Обслуживание — от 0 ₽
Деньги поступают на счет круглосуточно
Бесплатный вывод до 500 000 ₽

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.

При обмене документами между компаниями может быть две ситуации:

Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

Чтобы начать обмениваться документами с партнером, нужно принять его приглашение в личном кабинете СЭД

При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы

Для ведения бухгалтерской отчетности внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.

Плюсы и минусы ЭДО

Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.

Еще ЭДО позволяет:

упростить взаимодействие с госорганами — отправлять в ФНС и суды электронные документы;
отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы, например 1С;
контролировать статус документа: доставлен, подписан, отказ в подписи;
уменьшить частоту отказов налоговой. Например, предприниматели часто совершают ошибки, когда заполняют отчетность по НДС. Операторы ЭДО проверяют формат и оформление документов, а значит, налоговая будет принимать их с первого раза.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

если ЭДО отсутствует у какого-либо контрагента, придется составлять документы и в электронном, и в бумажном виде;
переход на ЭДО затратен: нужно подключить и купить СЭД, электронные подписи, а еще потратить время и деньги время на обучение сотрудников.

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольших компаний внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Как выбрать подходящую систему

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Как перейти на ЭДО

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота компании: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Электронная подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

меньше 100 документов в месяц — подойдет онлайн-версия сервиса;
большой объем документов — интеграция ЭДО в учетную систему компании.

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

3.1.1. Сферы использования текстовых документов

Практически любой человек в своей профессиональной деятельности сталкивается с необходимостью подготовки текстовых документов. Это могут быть очень короткие или очень большие документы. Обсудим возможные сферы использования текстовых документов.

Прежде всего, это литературное творчество. Литературные тексты могут быть объемными – романы, повести, биографические произведения, литературные исследования, а могут иметь малые формы – статьи, стихи, очерки, заметки.

Литературное произведение имеет, как правило, очень простое оформление. Текст весь набран одинаковым удобочитаемым шрифтом, выделен заголовок. Большие тексты иногда разбиты на главы. Для хорошего восприятия текста используется выравнивание строк по ширине листа. Существуют определенные требования к размеру шрифта и количеству строк на странице. В литературном произведении иногда используются иллюстрации, выполненные художником. Газетные статьи иногда сопровождаются фотографиями. Особое место среди художественной литературы занимают детские книжки, где много ярких красивых иллюстраций, сопровождающих текст.

Другая область использования текстовых документов, как уже было сказано, тоже имеет глубокие исторические корни – это делопроизводство . Но сейчас эта область получила очень широкое распространение и является составной частью практически любой другой сферы деятельности человека. В любом учреждении (производственном предприятии, образовательном учреждении, государственном учреждении, общественной организации) обязательно осуществляется документооборот – процесс подготовки документов, необходимых для отражения состояния дел и управления производственным процессом. Приказы, распоряжения, инструкции, письма, справки, акты – все это разнообразные виды документов, отражающих те или иные факты деятельности предприятия. Каждый документ имеет свое специальное назначение и форму представления информации. Разработаны правила составления деловых документов, которые обязательны для выполнения. Эти правила регламентируются Государственным и отраслевыми стандартами.

Еще одна сфера использования текстовых документов – это научная литература. Результаты научных исследований публикуются в научных монографиях, отчетах, статьях. К научной литературе относятся также учебники, в которых изложены основные достижения науки в той или иной области.

Научные тексты по способам оформления существенно отличаются и от художественных текстов и от деловых документов. Ярким примером тому служат ваши школьные учебники. Текст разбивается на главы, параграфы, пункты. Это необходимо для выделения определенных логических единиц текста. В тексте повсеместно используется различное начертание для выделения терминов, определений, теорем и других фактов, на которые следует обратить особое внимание. Для лучшего понимания излагаемого материала используются дополнительно к тексту различные графические обозначения: формулы, схемы, чертежи, графики и диаграммы, поясняющие рисунки, а также фотографии.

Обучаясь в институте, каждый из вас имеет дело не только с учебниками, как примерами научного текста, но и сам готовит научные работы. Простейшим примером научного текста является реферат. Далее в институте вам предстоит выполнять курсовые работы, писать дипломную работу. Поэтому навыки по подготовке текстовых документов, полученные еще в школе, пригодятся и в дальнейшей жизни.

Еще одна отрасль, использующая текстовые документы – это рекламная деятельность. Уже давно проверено, что хорошо составленная и оформленная рекламная листовка или буклет, являются критерием успешного развития бизнеса. За тот сравнительно недолгий период зарождения и развития рекламной деятельности в мире уже сформировались определенные правила составления рекламных документов. Стиль изложения информации в них и способы оформления существенно отличаются от перечисленных выше видов текстовых документов.

Подытоживая вышесказанное, можно выделить четыре основных направления использования текстовых документов и соответственно четыре вида текстовых документов: художественный текст, деловой документ, научный текст и рекламный документ. Практически всегда создание текстового документа предполагает его дальнейшую печать, преобразование в бумажный вид. Различается только количество копий. Это может быть единичный экземпляр, несколько копий или тираж (свыше 100 экземпляров).

Первые настольные издательские системы на основе персональных компьютеров появились в 1980-х годах, когда фирма Apple Computer разработала первый лазерный принтер с высоким качеством печати. Именно появление этих принтеров стало стимулом к быстрому развитию аппаратных и программных средств, способных обеспечить издательский процесс. Появление персональных компьютеров и настольных издательских систем позволило перенести основные этапы подготовки печатного издания из типографии на обычный рабочий стол. Это принесло ряд положительных моментов: возможность комплексной работы над изданием, независимость от типографии, сокращение времени на подготовку печатного издания.

3.1.2. Аппаратное и программное обеспечение для обработки текста

Процесс подготовки печатного издания включает в себя следующие этапы: набор, редактирование, корректирование текста, подготовка иллюстраций, разработка дизайна издания. Для осуществления этих задач необходимо наличие двух технических уровней поддержки процесса – аппаратного (Hardware) и программного (Software), а также условно выделяемого пользовательского уровня (Fainware).

Аппаратный уровень поддержки издательского процесса включает в себя набор устройств, необходимых для ввода, хранения, обработки и вывода на печать информации.

Для ввода текстовой информации используется клавиатура. Она преобразует сигнал, полученный нажатием клавиши в двоичный код соответствующего символа клавиатуры. Для ввода текстовой и графической информации с бумажного носителя используется сканер. Он преобразует луч, отраженный от сканируемого участка поверхности в двоичный код и формирует тем самым графическое изображение. Специальная программа позволяет распознать графический образ текста и преобразовать его в текстовый формат. Для ввода цифровых графических изображений используются также цифровой фотоаппарат и цифровой планшет. Кроме этого используются источники готовых графических изображений. Это, во-первых, библиотеки графических файлов на компакт-дисках и, во-вторых, многочисленные коллекции изображений, которые можно найти в сети Интернет.

Для хранения и обработки информации используются современные мощные компьютеры. Основные ресурсы используются при этом не столько для обработки текстовой информации, сколько для подготовки графики.

К устройствам вывода относятся мониторы, принтеры и фотонаборные аппараты. Монитор важнейшее устройство отображения информации на этапе подготовки печатного издания. На мониторе можно увидеть страницы текстового документа в режиме предварительного просмотра. Для удобной работы желательно использовать мониторы размером экрана 17 дюймов.

Если документ предназначен для тиражирования – создания большого количества экземпляров, то используется фотонаборный аппарат.

Программный уровень поддержки издательского процесса включает совокупность программ, необходимых для подготовки документа. В зависимости от назначения документа и сложности его структуры можно использовать разные программные среды. Набор текста можно выполнить в среде самого простого текстового редактора. Иллюстрации подготовить, используя графические среды. Большинство текстовых документов являются составными, т.е. содержат встроенные объекты, созданные в других программных средах. Основной средой подготовки текстовых документов является текстовый процессор или издательская система, где осуществляется верстка текстового документа – разбиение на страницы, стилевое форматирование, дизайн, внедрение объектов из других сред.

Одной из самых распространенных сред для подготовки текстовых документов является текстовый процессор Microsoft Word. Эта среда с одинаковым успехом может использоваться для подготовки и литературного произведения, и делового документа, и научного текста, и рекламного буклета.

В издательствах для подготовки книг к тиражированию используются более мощные программные системы – Adobe PageMaker, QuarkXpress, Microsoft Publisher и др.

Большинство сред подготовки текстовых документов используют технологию WYSIWYG (What You See Is What You Get – Что вижу, то и получаю). Это означает, что пользователь имеет возможность осуществлять визуальный контроль расположения материала на странице, и на мониторе информация отображается так же, как она будет располагаться и в напечатанном виде.

Другой подход к созданию текстовых документов отражает специальная среда для форматирования научных текстов – LaTex. В ней форматирование текста осуществляется специальными символами разметки, наподобие языка гипертекстовой разметки HTML. Окончательный вариант расположения информации в документе можно увидеть только после компиляции документа.

Если аппаратный и программный уровни представляют собой совокупность устройств и программ, которые обладают строго ограниченным и определенным набором возможностей, то на пользовательском уровне главенствующее положение занимает человек. Каждый человек неповторим. У него индивидуальный характер, свое собственное видение мира, художественный вкус и жизненный опыт. Все это существенно влияет на его творчество. Подготовка документа это не только технология, но и творческий процесс, и у разных людей он протекает по-разному. Кто-то создает уникальные шедевры, а кто-то копирует чужие работы. При подготовке текстового документа мастерство заключается в умении создать единое визуальное и содержательное восприятие информации. Для этого надо знать возможности программной среды и умело применять их к текстовому материалу.

Рис. 1. Окно среды Word 2003

3.1.3. Интерфейс среды текстового процессора Word 2003

Текстовый процессор Word 2003 является очередной версией сред этого семейства. Каждая версия содержит новые возможности, направленные на повышение удобства работы пользователя и внедрение новых развивающихся информационных технологий обработки текста. Одно из направлений улучшения среды – это разработка новых средств автоматизации работы с документом.

На Рис. 1 представлено стандартное окно среды текстового процессора Word 2003. Рассмотрим основные элементы пользовательского интерфейса. Строка меню содержит заголовки скрытых меню, в которых расположены команды работы с документом. Большинство заголовков меню имеют стандартизированные названия для всех сред в составе пакета Microsoft Office. Это Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Окно, Справка. Команды этих меню для разных сред тоже в основном повторяются. Хотя некоторые команды являются специфическими для той или иной среды.

Удобным элементом интерфейса являются панели инструментов. Они содержат кнопки, раскрывающиеся списки и другие инструменты, которые дублируют некоторые команды меню. Использование кнопок ускоряет работу пользователя.

В среде используется несколько панелей инструментов. Весь список можно просмотреть в меню Вид/Панели инструментов. Некоторые панели автоматически открываются при работе с определенным объектом. При запуске среды по умолчанию открываются панели Стандартная и Форматирование. На панели Стандартная расположены наиболее часто используемые команды из меню Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Справка. На панели Форматирование элементы, дублирующие команды из меню Формат. Выделенные кнопки на панели инструментов означают, что в данном месте текстового документа применена команда кнопки.

Очень часто среда располагает эти панели на одной горизонтальной полосе. Это неудобно, потому что видно только часть элементов панели. Поэтому можно расположить панели друг под другом. Для этого надо навести указатель мыши на левую границу панели (Рис. 2) так, чтобы курсор принял вид четырехсторонней стрелки , захватить и сместить вниз.

Рис. 2. Перемещение панели инструментов

Среда запоминает сделанные настройки интерфейса, и в дальнейшем при запуске они будут сохраняться.

В среде Word 2003 при первом запуске открывается также Область задач (Рис. 1). Она содержит дополнительные панели задач, а именно: Приступая к работе, Справка, Коллекция клипов, Создание документа, Буфер обмена и др. Эти панели содержать не кнопки, а определенные гиперссылки. Как видно из названий панелей, они призваны облегчить работу пользователя при выполнении определенных задач. Например, панель Приступая к работе предлагает открыть недавно открывавшийся документ из приведенного списка, или создать новый документ, а также содержит строку поиска информации из встроенной справки.

Область задач занимает довольно большую часть экрана (хотя ее можно и уменьшить), поэтому во время работы с документом лучше ее закрыть. При выполнении определенных действий область задач будет открываться автоматически. Некоторые панели Области задач мы обсудим позже. Можно открыть Область задач из меню Вид.

Основную часть окна занимает рабочий лист, на котором и набирается текст. Сверху и слева от рабочего листа располагаются горизонтальная и вертикальная линейки, по которым можно просмотреть размеры листа, границы печатной области.

Снизу рабочего листа располагается строка со справочной информацией. В частности, на этой строке во время работы над документом отображается общее количество страниц в документе в настоящий момент, номер страницы, на которой в текущий момент располагается курсор, номер строки и номер позиции символа в строке.

3.1.4. Информационные объекты текстового документа

Файлы, создаваемые в среде текстового процессора Word называют текстовыми документами. Среда Word разработана на принципах объектно-ориентированной методологии. Она предполагает работу с определенными информационными объектами. Каждый объект характеризуется набором параметров и методов обработки.

При подготовке текстового документа очень важно четко понимать, с каким объектом вы работаете, какие параметры имеет этот объект, и какие методы обработки предусмотрены для него.

Текстовый документ это информационный объект, который создается в среде Word. Он состоит из множества разнообразных простейших информационных объектов. Все объекты разделяются на две большие группы (Рис. 3):

Объекты, созданные непосредственно в среде – объекты текста, таблицы, векторные рисунки, автоматически создаваемые поля;

Внедренные объекты – объекты, созданные в других программных средах и вставленные в документ.

Текстовый процессор Word обладает широким спектром инструментов для создания собственных информационных объектов. Кроме этого среда позволяет внедрить в документ объекты, созданные в других средах: это графические изображения, формулы, таблицы среды Excel , поля из базы данных и даже звуковые файлы.

Читайте также: