Установка шифра запрашиваемого документа в фонде это справка

Обновлено: 30.06.2024

консультация / Волгогр. обл. юнош. б-ка, Информ.-библиогр.

отд. ; сост. В. В. Дергилева ; отв. за вып. Е. Г. Наумова. - Волгоград, 2010. – 19 с.

Ответы, наряду с запросами, являются основными объектами учёта в СБО. Наиболее часто встречающийся вид ответа — справка. Она служит единицей измерения содержания СБО, а также может рассматриваться как показатель качественных изменений, происходящих в СБО.

Разнообразие справок принято сводить к четырём видам — фактографическому и трём библиографическим.

Для оценки уровня СБО в конкретной библиотеке целесообразно разделить справки на внутренние и внешние. Внутренние справки выполняются при непосредственном контакте с пользователями, внешние — по запросам, поступающим от удалённых пользователей по каналам связи (телефону, традиционной и электронной почте и др.). В последние годы получила распространение такая разновидность внешних справок, как виртуальная. Это справка, выполненная виртуальной справочной службой в режиме on-line. Деление на внутренние и внешние справки чаще заменяется делением на справки, выполненные для посетителей библиотеки и для удалённых пользователей.

По форме доведения информации до пользователей справки делятся на письменные и устные. Использование в СБО новых информационных технологий добавило к ним электронные справки, или справки, выполненные в автоматизированном режиме.

По роду выдаваемой информации библиографические справки разделяются на тематические, уточняющие и адресные. В соответствии со спецификой содержания СБО также выделяются подвиды справок. Для тематических справок подвидами являются справки биобиблиографические, картографические и др.; для уточняющих — справки по установлению места публикации правовых актов, патентные, нотографические, справки по заглавиям художественных произведений; для фактографических — терминологические справки, по подбору цитат и др.

Справка, сочетающая в себе элементы нескольких видов справок, учитывается как одна справка. За единицу учёта принимается тот вид справки, на выполнение которого затрачено наибольшее количество времени.

Уточняющая справка — это библиографическая справка, устанавливающая или уточняющая элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены в запросе. Уточняющая справка содержит библиографические сведения, достаточные для идентификации документа. Удачным следует признать также определение, принадлежащее О.С.

Наиболее распространённые варианты:

уточнение или установление автора книги; уточнение или установление заглавия книги; уточнение или установление библиографических данных о статье (например, источника публикации статьи); уточнение библиографических данных периодического или продолжающегося издания.

Тематические справки могут содержать одну запись, если других не установлено либо документ полностью удовлетворяет потребность в информации. Они дифференцируются в зависимости от целевого и читательского назначения, формы подачи информации, трудоёмкости выполнения.

Так, по целевому назначению выделяются: тематические справки, отражающие произведения печати в помощь научной и/или профессионально-производственной деятельности; тематические справки, отражающие произведения печати в помощь образованию, самообразованию, воспитанию, пропаганде знаний; по содержанию: проблемно-тематические, страноведческие, краеведческие, биобиблиографические, персональные; по форме доведения библиографической информации до потребителей: письменные тематические справки; устные тематические справки; по трудоёмкости выполнения: I категории сложности, II категории сложности, III категории сложности.

Категория сложности зависит от целевого назначения справки, круга и характера использованных источников библиографического поиска, критериев отбора, объёма включённых библиографических записей. Показателями сложности являются: количество и характер использованных источников информации; способы отбора документов; способы библиографической группировки; формы доведения библиографической информации до потребителя; объём выданной библиографической информации.

I категория сложности — справки, выполненные по запросам пользователей в помощь самообразованию, учёбе, проведению досуга, любительскому творчеству. Эти запросы не требуют исчерпывающей полноты информации, длительных разысканий и выполняются путём обращений к системе каталогов и картотек библиотеки и к рекомендательным библиографическим пособиям. Объём включённых в список документов, как правило, не превышает 30 названий.

II категория — справки, выполненные в ответ на запрос специалистов с целью изучения литературы в управленческой, научной, производственной, творческой деятельности.

Эти справки содержат от 80 до 100 названий, а для их выявления используются государственные и научновспомогательные указатели.

III категория — справки, вызванные той же целью обращения, что и справки II категории сложности, но для их выполнения используются наряду с вышеперечисленными источниками информации национальные библиографии зарубежных стран, обзорные и реферативные издания, прикнижные и пристатеиные списки литературы, СБА других библиотек и органов научно-технической информации. Подобные справки содержат свыше 100 названий.

Фактографические справки подразделяются на событийно-хронологические, биографические, адресные, статистические, топографические и др. В качестве фактографических справок также рассматривают найденные по запросу цитаты.

Фактографический запрос, при необходимости, в силу своей специфики легко трансформируется в тематический.

Справочник библиографа… С. 445-446.

Библиографические консультации (их называют также методическими) в процессе СБО дополняют или заменяют библиографические справки. Библиографическая консультация — это ответ на запрос, содержащий советы, рекомендации по методике библиографического поиска; использованию СБА;

методике библиографирования (правилам оформления библиографического списка, составления библиографического описания, систематизации документов, их аннотирования и реферирования).

Выделятся тематическая консультация (тема-консультация) — разновидность библиографической консультации, содержащая перечень библиографических источников, необходимых для выявления литературы, релевантной тематическому запросу. Тематическая консультация даётся по тематическому или по фактографическому запросу, если выполнение справки не обеспечено СБА и требуется изучение документов по соответствующей запросу теме. Она вполне уместна и тогда, когда уточняющий поиск не даёт положительного результата.

К небиблиографическим консультациям относятся ответы на вопросы пользователей, связанные с режимом работы библиотеки и её подразделений, расположением читальных залов, отдельных частей СБА, условиями предоставления сервисных услуг и т. п. Небиблиографические консультации не подлежат учёту в СБО.

Если поиск оказывается безуспешным, то его результатом становится отрицательный ответ пользователю. Справкой с отрицательным ответом является справка, содержащая сведения об отрицательном результате библиографического или фактографического поиска. Отрицательный ответ свидетельствует о том, что исследованные в процессе поиска вторичные и первичные документы не содержат релевантной запросу информации. Справки с отрицательным ответом подразделяются на виды, соответствующие видам справок с положительным ответом: справка с отрицательным ответом на тематический запрос — справка, фиксирующая отсутствие по использованным вторичным источникам информации документов, релевантных теме запроса; справка с отрицательным ответом на уточняющий запрос — справка, констатирующая отсутствие библиографического описания документа или его части по каталогам и библиографическим указателям; справка с отрицательным ответом на адресный запрос — справка, подтверждающая отсутствие запрашиваемого документа в данном или ином библиотечном фонде; справка с отрицательным ответом на фактографический запрос — справка, устанавливающая отсутствие тех или иных фактографических сведений в первичных и вторичных источниках информации.

Отказ — это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которому запрос не принимается к исполнению. Отказ, как правило, даётся на этапе приёма запроса. Не принимаются к исполнению: запросы, требующие сплошного просмотра изданий; фактографические запросы, выполнение которых связано с просмотром большого числа названий и/или требующие специальных знаний по существу вопроса; запросы уточняющего характера при отсутствии достаточных для осуществления библиографического поиска сведений о документе; запросы, не обеспеченные соответствующим СБА; тематические запросы, тема которых сформулирована нечётко;

разыскание источников цитат. Что касается последнего пункта, то в виде исключения запросы по разысканию цитат всё же принимаются библиографами в работу с учётом возможностей ресурсов Интернета.

Отдельным объектом учёта следует считать также переадресование запроса. При этом переадресованные запросы не учитываются как выполненные справки. Переадресование предполагает извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен в другую библиотеку, научно-информационный центр, учреждение. Переадресовываются, как правило, запросы узкоотраслевого или непрофильного характера.

Справочно-библиографические службы библиотек, ориентируясь на изменение информационных потребностей пользователей, вводят в практику своей работы новые элементы.

Новой прогрессивной формой предоставления информации в СБО стало формирование информационных пакетов (инфопаков). Инфопак представляет собой сложно структурированную проблемно-тематическую справку, включающую аннотированный библиографический список, аналитический обзор фактов, концепций и/или источников информации и текстовой материал в виде копий первичных документов, который по желанию заказчика может быть дополнен также иллюстративным материалом и представлен в любой удобной форме и на любом материальном носителе.

Это свидетельствует о том, что СБО вплотную подошло к концептографическому обслуживанию, содержащему элементы научной деятельности:

пользователям предоставляется развёрнутая или интерпретированная информация, т. е. профессионально обработанная в соответствии с их потребностями.

ПРИМЕРЫ СПРАВОК

Словарная работа на уроках русского языка в начальной школе.

Новая система оплаты труда работников бюджетной сферы.

Фонд занятости Российской Федерации.

Электронная (цифровая) подпись.

Религиозные мотивы в творчестве С. Есенина.

Где опубликована Всемирная конвенция об авторском праве?

В каких периодических изданиях опубликованы произведения Мишеля Уэльбека?

Где опубликованы сценарии мероприятий, посвященные Дню Конституции РФ?

В каких периодических и продолжающихся изданиях опубликованы статьи о творчестве А. Ахматовой?

Есть ли в фонде библиотеки книги Е.М. Примакова?

Есть ли в фонде библиотеки учебник санскрипта?

Есть ли в фонде библиотеки Собрание сочинений В.С. Высоцкого?

Какой полководец поставил свой флот на колеса?

Определение понятия «уголовное право.

Биография королевы Великобритании Елизаветы II.

О Папе Римском Бенедикте XVI.

Является ли Мать Тереза лауреатом Нобелевской премии мира?

В каком году была введена в строй Волжская ГЭ?

Землетрясение в Нефтегорске.

Какой клуб является победителем Кубка обладателей кубков 2006 года по гандболу?

Как переводится фамилия Джонни Деппа?

В каких фильмах снималась актриса Кира Найтли?

Порядок оплаты больничных листов во время отпуска.

Стихи о комсомоле.

Правила дорожного движения в стихах.

Какому поэту принадлежат строчки «Времена не выбирают,

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.

Системы электронного документооборота или, сокращенно, ЭДО используются многими компаниями ежедневно. Нередко сложности возникают с хранением постепенно растущего количества документации.

Узнаем о том, что такое электронный архив, чем он отличается от традиционного бумажного аналога, как сформировать такой архив и как учитывать документы в нем. Кроме того, рассмотрим другие важные вопросы работы с системами ЭДО и цифровыми архивами.

Бумажный архив – возможные проблемы пользователей

Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:

С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.

Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.

Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив

Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.

Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия

Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.

Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.

Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями

Ели нескольким работникам одновременно предстоит воспользоваться одним и тем же документом, переводить бумагу в электронный формат нужно будет обязательно.

Мы перечислили только основные минусы классических архивов, с учетом которых их все чаще заменяют электронными аналогами.

Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.

Организовать электронный архив можно следующими способами:

Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.

Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:

Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.

Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.

Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.

Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков

Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.

С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.

Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.

Эффективность и простота использования архива

Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.

Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади

Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.

Формирование цифрового архива – пошаговое руководство

Если вы решили организовать на своем предприятии электронный архив, вам потребуется провести предварительную подготовку. Советуем придерживаться той последовательности действий и выполнять те этапы, которые мы сейчас перечислим.

Решение вопроса с функциональностью архива

Доступные пользователям функции;
Метод хранение документов;
Источники поступления информации и т.д.

Вы должны примерно понимать, какой станет сформированная вами система.

Проанализируйте работу своего предприятия

Определите, какие документы будут поступать в архив на хранение и какие бумаги следует подвергнуть оцифровке прежде всего.

Составьте план приоритетов блоков

Разработайте план, в котором будет указана очередность внедрения блоков в цифровую систему. В блоках могут содержаться документы разного типа.

Оцените имеющийся бумажный архив

В случае необходимости, можно постепенно сканировать бумажный архив. Как правило, оцифровке подвергают бумаги, оформленные в течение последнего года. Так как потребность в них возникает чаще всего.

Внесите оцифрованные документы

После того, как информация будет оцифрована, ее нужно будет внести в систему и приступать к работе.

Как работать с электронными документами в цифровом архиве?

Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются:

Степень сохранности;
Метод содержания;
Возможность длительного хранения и т.д.

Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д.

Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.

Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?

Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:

№ единицы хранения в соответствии с описью;
№ описи дел;
№ фонда архива.

Информация вкладыша электронного носителя:

Название предприятия;
Название подразделения;
Данные об ограничении доступа;
Время записи файла на цифровой носитель;
№ описи.

Требования, в соответствии с которыми цифровая документация должна поступать в электронные архивы, установлены TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В соответствии с регламентами, нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело. Саму опись следует прикладывать к делу, впоследствии с ее помощью можно будет искать документы для уничтожения или, например, необходимой обработки, изменения. Все описи нужно объединять в одном реестре, благодаря чему осуществлять в будущем поиск необходимых документов также можно будет в сокращенные сроки.

Передавая документы в электронный архив, свое действие нужно заносить в учетную книгу поступления носителей. Факты хранения должны значится в книге учета дел (единиц хранения). Отметим, что любые записи, включая перечисленные сейчас, можно заносить в электронном формате. В таком случае электронный архив будет целиком автоматизированным. Это весьма удобно: все документы, в том числе бумаги по бухучету, смогут поступать в отсканированной форме. При желании, их всегда можно будет перевести в бумажный вид, не столь удобный в использовании, однако в ряде случаев необходимый. Напоследок отметим, что все усилия по оцифровке документов и формированию электронного архива полностью окупают себя в сокращенные сроки.

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

8.5 Поступившим документам присваивают индивидуальный регистрационный номер (инвентарный номер или иной знак, принятый в качестве регистрационного номера, системный номер для электронных документов) и шифр хранения.

8.6 Регистрационные номера и шифры отмечают в регистрах индивидуального учета документов, принятых в библиотеке (инвентарная книга, картотека регистрации газет, журналов, топографическая опись, топографический каталог, учетная база данных).

8.7 К формам регистра относят книгу суммарного учета библиотечного фонда, реестр электронных сетевых документов.

9. Обработка документов библиотечного фонда

9.2 Библиографическая обработка регламентируется требованиями ГОСТ 7.1. ГОСТ 7.9. ГОСТ Р 7.0.12. ГОСТ 7.22. ГОСТ 7.59. ГОСТ Р 7.0.66. ГОСТ 7.80. ГОСТ 7.82. ГОСТ 7.90.

проставление на каждом документе реквизитов его принадлежности данной библиотеке (штемпель библиотеки, регистрационный номер, шифр хранения, штрих-код. иной маркер, принятый в библиотеке);

оснащение документа внутри-библиотечными атрибутами, необходимыми в процессе его использования (листок срока возврата, книжный формуляр, кармашек книжного формуляра).

10. Размещение библиотечного фонда

10.1 Размещение библиотечного фонда направлено на создание оптимальных условий хранения документов, обеспечения их использования и определяется сложившейся системой фондов и планировкой помещений библиотеки, видами документов библиотечного фонда и типами оборудования, используемого для их хранения, формами обслуживания пользователей.

10.2 Распределение документов между структурными подразделениями, дробность деления библиотечного фонда библиотека устанавливает в соответствии с принятой моделью библиотечного фонда.

10.3 Размещение библиотечного фонда электронных локальных сетевых документов осуществляют на сервере и/или в других электронных хранилищах библиотеки и организуют посредством использования программных и аппаратных средств.

10.4 Размещение библиотечного фонда на физических носителях производят с учетом его разделения на подфонды (например, по виду документа, языку, географическим объектам) и расстановки документов внутри подфондов.

10.5 При расстановке библиотечного фонда документов, представленных на физических носителях, должны выполняться следующие требования.

- экономичность и рациональность использования площадей фондохранилищ без ущемления интересов пользователей;

10.6 Исходя из специфики работы библиотеки и информационных потребностей ее пользователей, используют следующие виды расстановки:

семантическая (содержательная) — упорядочение документов с учетом их содержания (систематическая. тематическая, предметная);

10.6.1 При систематической расстановке документы, входящие в состав библиотечного фонда, группируют по отраслям знания в соответствии с таблицами УДК (Универсальная десятичная классификация), ББК (Библиотечно-библиографическая классификация) или иной классификацией, применяемой в конкретной библиотеке.

10.6.2 При тематической и предметной расстановках документы, входящие в состав библиотечного фонда, группируют в рамках определенной темы и/или предмета.

10.6.3 При формальной расставке документы расставляют по их внешним признакам: алфавит титульных данных, инвентарный номер, размер (формат) документа, хронология.

10.6.4 При комбинированной расстановке документы располагают в систематически-алфавитном, форматно-хронологически-инвентарном, алфавитно-хронологическом и ином комбинированном порядке.

11. Исключение документов из библиотечного фонда

11.1 Исключение документов из библиотечного фонда определяют следующие причины: непрофильность, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, утрата. Основанием для исключения документов служат анализ состава библиотечного фонда и результаты его проверки в соответствии с приложением А.

11.1.1 Под непрофильностью документа понимают его несоответствие профилю комплектования фонда конкретной библиотеки, включая излишнюю экземплярность.

11.1.2 Под ветхостью документа понимают результат естественного старения или физического износа документа.

11.1.3 Под дефектностью документа понимают частичную или полную утрату эксплуатационных качеств документа в результате внешнего воздействия.

11.1.4 Под устарелостью по содержанию понимают потерю актуальности тематики, подтверждаемую отсутствием спроса читателей, невостребованностью в перераспределении и реализации.

11.1.5 Под утратой документа понимают его отсутствие в фонде библиотеки по причинам потери, хищения, бедствий стихийного, техногенного (в том числе хакерской атаки и невосстановимого сбоя электронного оборудования) или социального характера, по неустановленной причине.

11.2 Исключение документов, отнесенных к категории книжных памятников, допускают только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.

11.3 Исключение документов из библиотечного фонда производится в два этапа: изъятие документов из библиотечного фонда и перераспределение, реализация или утилизация изъятых документов.

погашение на документах опознавательных сведений о библиотеке: специальным штемпелем на физических объектах или программными средствами для электронных документов;

отражение изъятия документов в учетной документации: в регистрах суммарного и индивидуального учета библиотечного фонда.

11.5 Документы, изъятые из библиотечного фонда по причине непрофильности. Направляются в обменный фонд с целью дальнейшей передачи на безвозмездной или на возмездной основе физическим и юридическим лицам.

11.6 Документы, изъятые из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна. библиотеки уничтожают документы самостоятельно с оформлением специального акта.

11.7 Микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с ГОСТ 7.65.

11.8 Факты выбытия исключенных документов оформляются актами или иными видами первичных учетных документов, которые прилагаются к соответствующим актам о списании документов из библиотечного фонда.

11.9 Акт о списании документов из библиотечного фонда с прилагаемыми первичными учетными документами о направлении выбытия исключенных документов являются основанием для внесения изменений в бухгалтерский учет библиотечного фонда.

12. Контрольные показатели состояния библиотечного фонда

12.1 Контроль состояния библиотечного фонда осуществляется на основе количественных характеристик состава и структуры библиотечного фонда и его использования.

12.2 Количественные характеристики библиотечного фонда определяют абсолютными и относительными показателями.

12.2.1 Абсолютные показатели отражают состояние библиотечного фонда за отчетный период времени и представляют собой числовые величины, полученные в результате сбора и суммирования первичных данных. К числу основных абсолютных показателей относят объем фонда, количество новых поступлений, количество выбывших документов, прирост объема фонда.

12.2.2 Относительные показатели состава библиотечного фонда отражают отношение нескольких сравниваемых между собой показателей и выражаются в виде коэффициентов или в процентах.

книгообеспеченость (документообеспеченность), показывающая среднюю величину документов библиотечного фонда, приходящуюся на одного пользователя целевой группы (например, учреждение, обслуживаемый район) и исчисляемая как отношение объема библиотечного фонда на количество пользователей:

обращаемость, показывающая активность использования библиотечного фонда пользователями и исчисляемая как отношение объема книговыдачи (документовыдачи) из фонда к величине этого фонда;

читаемость, характеризующая степень соответствия состава библиотечного фонда потребностям ее пользователей и исчисляемая как отношение объема книговыдачи (документовыдачи) из фонда к количеству пользователей библиотеки:

обновляемость фонда, позволяющая выявлять количественные изменения в библиотечном фонде за счет его актуализации и исчисляемая как отношение величины новых поступлений к величине фонда, выражаемого в процентах.

12.3 Оптимальные значения контрольных показателей определяют библиотеки самостоятельно по ГОСТ Р 7.0.20, отраслевых модельных стандартов и нормативов.

Приложение А (обязательное) Проверка библиотечного фонда

Читая литературу или документацию, часто можно встретить ссылки на архивные материалы, используемые автором. Как правило, такой шифр имеет следующую структуру - "РГАВМФ. Ф. 223. Оп. 1. Д. 25. Л. 9–10." На первый взгляд, может показаться, что это суровое нагромождение символов, однако, на самом деле это правильно указанный путь до конкретной страницы дела, хранящегося в архиве.

С понятием "путь до чего-либо" знаком наверное каждый. В компьютерном деле это, например, может быть путь до нужного файла, лежащего в определенной папке. Если мы запишем его как D:/my-photos/photo-1.jpg, то даже минимально знакомый с компьютером человек поймет, что речь идет об изображении photo-1, лежащем в папке "my-photos", в свою очередь эта папка находится на диске D. Вот так вот расшифровывается этот "путь" во всем нам знакомой бытовой информатике. Обратите внимание, что при указании данного "пути" мы движемся от большего к меньшему, т.е. сначала указывается большой диск, потом папка в нем, потом изображение, лежащее в этой папке.

(Структура архивного шифра - "От большего к меньшему")

Та же схема "от большего к меньшему" справедлива и для указания пути до какого либо документа. Рассмотрим приведенный выше пример: "РГАВМФ. Ф. 223. Оп. 1. Д. 25. Л. 9–10.". "РГАВМФ"" - это название архива (Российский Государственный архив ВМФ) далее идёт номер фонда "Ф. 223", далее номер описи - "Оп.1", затем номер дела - "Д.25" и наконец номер листа или листов, на которых располагается информация - "Л.9-10". Мы видим, что архивный шифр документа сообщает нам информацию от самой крупной единицы - название архива, до самой мелкой - название листа. В этом есть определенная доля структурированности и последовательности, которая упрощает работу со ссылками такого рода.

Такая стандартизированная система наименования документа служит двум основным целям:

- Для читателей работ по истории - возможность самому ознакомиться с документом т.е. пойти в архив и по имеющемуся шифру заказать себе дело и ознакомиться с ним. Для истории как науки это крайне важное свойство, мы ведь помним, что одним из основных критериев научности является "верифицируемость" т.е. возможность проверить ту или иную концепцию. В данном случае архивный шифр как бы предлагает другим историкам самим ознакомится с документом, в том числе проверить достоверность приведенных данных и обратить внимание на то не вырвана ли информация из контекста, корректен ли перевод и т.д.

- Для сотрудников архива - такая система ссылок на документы тоже необходима. Если бы не было такого стандарта как архивный шифр упорядоченное хранение было бы невозможно. Если просто "сваливать" дела в разных комнатах то потом будет ничего не найти. Даже если ввести определенный принцип добавления документов в архив (например хронологический - чем позже документ добавлен, тем правее в полке он стоит), то поиск нужной страницы будет занимать по-прежнему много времени.

Таким образом, архивный шифр упрощает работу как читателям так и сотрудникам архива.

Архивный фонд

Опытные историки и сотрудники архивов знают, что номер фонда это не только сухая комбинация букв и цифр. Т.е. для указания пути до нужного нам документа этой комбинации достаточно, но в то же время у фонда есть другое свойство, которое может помочь историку в поиске необходимых документов. Суть в том, что часто документы объединяются в фонды по какому-либо признаку. Т.е. фонд это, как правило, не просто условный ящик или шкаф с разнородными документами.

Обычно, фонд содержит документы, отобранные по определённому критерию. Например, документы, связанные с жизнью какого-либо человека, могут составить отдельный фонд. При этом совершенно необязательно, чтобы этот человек был широко известен, главное, что в результате его жизни образовались какие-либо документы, представляющие историческую ценность.

При этом сами документы из такого фонда могут быть не только официальными (рапорты, записки и т.д.), но и вполне себе личными, - дневники, воспоминания и др. Однако, для того, чтобы удобнее было ориентироваться в фонде существует следующий пункт в "пути" до заветного документа - опись. Т.е. например мы знаем, что условный фонд Р-1 посвящен определенному флотоводцу, но далее уже внутри этого фонда мы хотим найти документы, связанные с его военной службой или же нас интересует его личная переписка с семьей. В этом случае нам и поможет "Опись".

Архивная опись

В рамках одного фонда может существовать как одна опись, так и несколько. Всё зависит от объема документов - если документов в фонде немного, то можно обойтись и одной описью, если же материалов много - удобно создать несколько описей. Но как минимум ОДНА опись в фонде должна быть.

(Схематическое изображение обложки описи: 1 - область где № фонда, № описи и № экземпляра описи; 2 - название фонда и отметка о микрофильмировании; 3 - часть корешка переплёта;)

Ну а собственно содержание описи составляет список дел фонда, относящихся к этой описи. Так же может быть указано кол-во листов в деле, датировка дела и примечания. Кроме того, в самом начале описи можно встретить описание. Например, Фонд - посвящен какому-либо пердприятию - (это глобальная тема), а Опись № 4 - посвящена документам, созданным отдельным подразделением этого предприятия (например, Отдел кадров). Так вот в Описи № 4 может быть указана история возникновения данного Отдела кадров и особенности его функционирования в рамках данного предприятия. Дополнительным бонусом может быть описание процесса поступления документов в архивный фонд, но такой эксклюзив бывает далеко не всегда.

Т.е. прочитав краткую историческую справку о материалах описи читатель (или как иногда говорят в архивах - "пользователь") поймет почему упомянуты именно такие даты, персоналии и т.д.

В описи так же делается отметка в случае если дела по каким-либо причинам выбывают из фонда (например переносятся в другой архив). По описям так же периодически проверяется комплектация фонда. Сотрудник, вооружившись описью, проверяет все ли дела фонда, указанные в описи, находятся на своём месте. После такой проверки, как правило, в опись ставится штамп или пометка о том, что такая проверка была проведена.

По характеру оформления описи бывают как рукописные так и печатные. Составляемые сейчас описи конечно печатные, но описи в старых архивах бывают и заполненными от руки. В некоторых случаях архивы предоставляют отсканированные копии своих описей, для того, чтобы читатель мог удалённо заказать интересующее дело и прислать соответствующий архивный шифр (без указания листа, разумеется).

Дело - это как раз та самая папочка с документами, которую мы представляем когда упоминаем понятие "искать в архиве". Это та самая ёмкость, где лежат нужные нам страницы документов. Если Фонд - это тематическое объединение - фонд мы не можем буквально потрограть (если мы конечно не в хранилище, а в читальном зале), опись - это справочник - помошник в навигации, а дело это уже сами листы документа.

Листы самого дела пронумерованы, как правило, номер листа поставлен на самой странице в верхнем правом углу. Хотя бывает, что номер листа указан на оборотной стороне - это частая ситуация для фотографий, чертежей и других графических документов. Следует помнить, что в архиве могут храниться не только бумаги с текстом, но и другие виды документов.

Однако может получится так, что Вы работаете с обычным печатным или рукописным бумажным документом и при этом интересующий Вас текст, на который Вы хотите сослаться, находится на оборотной стороне листа. Оборотная сторона отдельного номера не имеет, поэтому если Вас интересует оборотная сторона листа № 8, то в архивном шифре Вам нужно будет указать - "Л.8 об.". В подавляющем большинстве случает номер листа обозначается арабскими цифрами, но бывают и так называемые литерные листы - например "Л.8а".

Заканчивается дело т.н. Листом заверителем, в котором указываются сведения о физическом состоянии дела и особенностях его формирования. Если вдруг Вы видите, что в деле пропущен номер листа, - Вы можете посмотреть в лист-заверитель и увидеть информацию об этом пропуске.

Вот собственно и все составные части архивного шифра документов, используемых историками и сотрудниками архивов.

Архивный шифр тесно связан с понятием "исторический источник". Подробнее об исторических источниках Вы можете прочесть тут

Читайте также: