Требует легализации нотариальный акт белорусского нотариуса

Обновлено: 16.05.2024

В практической деятельности субъектов хозяйствования достаточно часто возникают вопросы, связанные со специальным оформлением документов, выданных (составленных) на территории иностранного государства. Обычно в тех или иных случаях они должны быть представлены в официальные органы Республики Беларусь.

При регистрации юридических лиц с участием иностранного инвестора, открытия представительства иност­ранной организации такие документы подаются в органы исполнительной власти, для заключения сделок – в нотариальные органы, при наличии спора между субъектами хозяйствования различных государств – в экономические суды и т.д.

Чаще всего вопрос о необходимости легализации иностранных документов возникает при оценке документов, подтверждающих юридический статус и гражданскую правоспособность иностранного юридического или физического лица.

Так, в соответствии с Положением о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утв. постановлением Совмина от 30.05.2018 № 408 (далее – Положение № 408), выдача разрешения на открытие представительства осуществляется МИД по согласованию с заинтересованными госорганами.

Иностранная организация, заинтересованная в открытии здесь своего представительства, подает в област­ной (Минский городской) исполнительный комитет письменное заявление с приложением пакета документов. В т.ч. легализованные в установленном порядке копию документа, подтверждающего госрегистрацию иностранной организации в уполномоченном органе страны заявителя (выписка из торгового реестра, сертификат о регистрации фирмы и т.д.), доверенность на руководителя представительства, положение о представительстве.

Все документы, указанные в подп. 12.2–12.5 п. 12, подп. 15.2 и 15.4 п. 15, подп. 30.1 п. 30 и в п. 33 Положения № 408, составленные на иностранном языке, должны сопровождаться переводом на белорусский или русский язык, а документы, выданные или засвидетельствованные (заверенные) компетентным органом иностранного государства, – легализованы, если иное не предусмотрено международными договорами РБ.

Согласно п. 5 Инструкции о порядке учета плательщиков налогов, сборов (пошлин) (иных обязанных лиц) в налоговых органах Республики Беларусь, утв. постановлением МНС РБ от 31.12.2003 № 127 (далее – Инструкция № 16), документы из другого государства, представляемые для постановки плательщика на учет в налоговом органе, должны быть оформлены в соответствии с законодательством этого государства. Эти документы (оригиналы, в установленных случаях – копии) должны быть легализованы в дипломатических представительствах или консульских учреждениях Беларуси, если иное не предусмотрено международными договорами РБ.

Вопросам легализации документов, представляемых в экономические суды, посвящена гл. 4 постановления Пленума ВХС от 31.10.2011 № 21 (далее – постановление Пленума № 21).

Существует три основных способа легализации (оформления) документов, происходящих из иностранного государства:

1) консульская легализация;

2) упрощенная процедура легализации (апостиль);

Консульская легализация

Согласно ст. 14 Консульского Устава Республики Беларусь, утв. Указом Президента от 19.02.1996 № 82 (далее – Консульский Устав), госорганы принимают к рассмотрению документы и акты, исходящие от властей консульского округа (района, отведенного консульскому учреждению для выполнения консульских функ­ций) или составленные с их участием, только при наличии консульской легализации, если иное не предусмотрено законодательством или международными договорами РБ и государства пребывания.

Консульская легализация официальных документов, составленных на территории РБ дипломатическим представительством или консульским учреждением иностранного государства, заключается в удостоверении подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, офор­мленный в установленном порядке, и подлинности оттиска печати или штампа, которыми он скреплен.

Порядок консульской легализации определен Инструкцией № 16.

Иностранные документы, предназначенные для использования на территории Беларуси, могут быть легализованы, как правило, на территории того государства, где они выданы. Согласно п. 13 Инструкции № 16 они легализуются в консульском учреждении Беларуси после их легализации в МИД либо ином уполномоченном учреждении государства пребывания. Консул свидетельствует подлинность подписи должностного лица МИД или другого уполномоченного учреждения государства пребывания на документе посредством совершения легализационной надписи по образцу в соответствии с приложением 3 к Инструкции № 16.

Официальные документы, составленные на территории иностранного государства, в котором отсутствует загранучреждение Беларуси, легализуются в главном консульском управлении, консульском пункте МИД РБ после их легализации в МИД либо ином уполномоченном органе иностранного государства и дипломатическом представительстве, либо консульском учреждении иностранного государства, ак­кредитованном в РБ. Официальные документы, составленные дипломатическим представительством либо консульским учреждением иност­ранного государства, аккредитованным в РБ, легализуются посредством проставления легализационной надписи по образцу согласно приложению 2 к Инструкции № 16.

Легализации не подлежат:

– документы и акты, которые противоречат законодательству Беларуси или могут по своему содержанию нанести вред ее интересам либо содержат сведения, оскорбляющие честь и достоинство ее граждан;

– подлинники следующих документов: паспорта, удостоверения лич­ности, военного и профсоюзного билетов, трудовых книжек, документов о принадлежности к сословиям и вероисповеданиям, водительских удостоверений, а также технических па­спортов о регистрации транспорт­ных средств.

Апостиль

С декабря 1992 г. на территории РБ применяется упрощенная процедура легализации – для удостоверения иностранных официальных документов из государств, которые подписали 05.10.1961 Гаагскую конвенцию, отменяющую требование легализации таких документов. К ней присоединились 115 стран–участниц, в т.ч. Беларусь – с 01.10.1992.

С учетом положений Гаагской конвенции в вышеназванных официальных документах достаточно проставления апостиля (штампа, выполненного в форме квадратного клише размером не менее 9 х 9 см). Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран – участниц конвенции.

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельно скрепляемом с ним листе уполномоченным органом государства, из которого исходит документ.

Перечень официальных документов для целей Гаагской конвенции установлен ст. 1, согласно которой под официальными документами понимаются:

– документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

– официальные отметки, такие как отметки о регистрации; визы, под­тверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем Гаагская конвенция не распространяется:

– на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

– на административные документы, имеющие прямое отношение к ком­мерческой или таможенной операции.

В Беларуси право проставления апостиля имеют:

Главные управления юстиции Минского городского и областных исполнительных комитетов (на документах, исходящих из судов, нотариальных архивов и от нотариусов):

- Главное управление юстиции Минского горисполкома

(г.Минск, пр.Независимости, 8);

- Главное управление юстиции Минского облисполкома

(г.Минск, ул.К.Либкнехта, 68);

- Главное управление юстиции Брестского облисполкома

(г.Брест, ул.Ленина, 11);

- Главное управление юстиции Витебского облисполкома

(г. Витебск, ул. Правды, 34);

- Главное управление юстиции Гомельского облисполкома

(г.Гомель, пер.Спартака, 2а);

- Главное управление юстиции Гродненского облисполкома

(г.Гродно, ул.Ожешко, 3);

- Главное управление юстиции Могилевского облисполкома

(г.Могилев, ул.Первомайская, 71);

на документах, исходящих из учреждений образования, – Министерство образования (Минск, ул. Коз­лова, 28);

на документах, исходящих из подведомственных государственных архивов, – Департамент по архивам и делопроизводству Минюста (Минск, ул. Коллекторная, 10);

на всех иных видах документов – Главное консульское управление МИД (Минск, ул. К. Маркса, 37а).

Все оригиналы документов, предназначенных для предоставления в компетентные органы государств, не присоединившихся к Гаагской конвенции, легализуются в Главном консульском управлении МИД Беларуси или в консульских учреждениях РБ. Копии документов заверяются у нотариуса, подлинность подписи которого затем удо­стоверяется Минюстом и после этого легализуется Главным консульским управлением МИД РБ. После такой легализации необходимо подтвердить подлинность подписи должност­ного лица, легализовавшего документ, в посольстве иностранного государства, на территории которого будет использоваться документ, либо в консульских учреждениях РБ за рубежом.

За совершение в Главном консульском управлении действий по вопросам легализации взимаются сборы.

Гербовая печать

Специальный порядок принятия на территории Беларуси официальных документов устанавливается дву­сторонними и многосторонними международными договорами о правовой помощи и правовых отношениях, участницей которых является наша страна. Это прежде всего Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная в Кишиневе 07.10.2002, а также аналогичная Конвенция, подписанная в Минске 22.01.1993.

Перевод документов на государственный язык

Как правило, все представляемые в официальные органы нашей страны иностранные документы должны быть переведены на один из государственных языков РБ, а их перевод надлежащим образом заверен.

Нотариус и переводчик за заведомо неправильный перевод несут ус­тановленную законодательными ак­тами ответственность. Перевод, совершенный на отдельном листе, прикрепляется к документу, прошивается (прошнуровывается), количество листов заверяется подписью нотариуса и скрепляется его гербовой печатью.

Если документ, исходящий из иностранного государства, составлен на нескольких языках (частично на белорусском (русском) и частично на иностранном), то его перевод должен содержать весь текст, как изложенный на белорусском (русском) языке и не требующий перевода, так и фактически переведенный. Если текст документа, исходящего из иностранного государства, изложен на белорусском (русском) языке, а текст печатей, штампов и других реквизитов документа – на иностранном, то допускается перевод только реквизитов, если это не влияет на содержание документа.

Таким образом, перевод иностранных документов во многих случаях целесообразно производить на территории Беларуси. Теоретически возможно перевести документ на территории иностранного государства, однако в таком случае необходимо, чтобы весь текст документа, включая удостоверительные надписи, был выполнен на белорусском (русском) языке.

В случае отсутствия возможности перевода и заверения документов указанными выше способами, документы переводятся и заверяются посольским или консульским учреждением Беларуси за границей согласно Консульскому Уставу.

Наиболее распространенная форма сделки – простая письменная. Она популярна среди граждан ввиду того, что требует меньше времени и финансовых затрат, сбора и предоставления необходимых документов. Простота формы считается её главным преимуществом, но в тоже время является недостатком.

Гражданский кодекс Республики Беларусь обязывает стороны совершать сделки в письменной форме с проставлением на них удостоверительной надписи нотариуса в двух ситуациях:

1) в случаях, указанных в законодательных актах;

2) предусмотренных соглашением сторон, хотя по законодательству для сделок данного вида эта форма не требовалась.

Обычно, такого рода сделки либо направлены на имущество, имеющее существенную стоимость, либо требуют, в силу своей природы, дополнительных гарантий исполнения и соблюдения интересов всех их участников.

Большинство граждан считает, что обращаться к нотариусу необходимо только в том случае, если нотариальная форма сделки является обязательной. Если же закон допускает простую письменную форму сделки, обращение к нотариусу понимается в общественном мнении как излишняя трата денег, которая не оправдывается юридическими гарантиями.

В законодательстве же Республики Беларусь предписания о необходимости совершения сделки в нотариальной форме встречаются не часто. К таким сделкам относятся например: завещания, Брачные договоры, договоры пожизненного содержания с иждивением, договоры суррогатного материнства, соглашения о порядке уплаты алиментов, договоры купли-продажи приватизируемых жилых помещений.

Преимущества нотариальной формы сделки будут понятны, если рассмотреть функции нотариуса, которые реализуются при нотариальном удостоверении сделок.

В соответствии с законодательством о нотариате при удостоверении сделки нотариус решает следующие задачи:

Во - первых, при совершении нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившихся за совершением нотариального действия гражданина, его представителя или представителя юридического лица. При этом же проверяется факт, не является ли отчуждатель недвижимого имущества – физическое лицо, лицом, обязанным возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении. Данный факт нотариус может проверить не только по документу, удостоверяющему личность, но и по данным банка обязанных лиц, информации полученной из органов внутренних дел.

В соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 N 18 "О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях" обязанным лицам запрещается отчуждать принадлежащее им недвижимое имущество, подлежащее государственной регистрации, и транспортные средства. Сделка совершенная таким лицом в силу статьи 170 Гражданского кодекса Республики Беларусь ничтожна.

Так же нельзя не отметить меры, применяемые нотариусами по предотвращению и выявлению финансовых операций, связанных с легализацией доходов, полученных преступным путем, финансированием террористической деятельности и финансированием распространения оружия массового поражения.

Это выявление, оценка риска, идентификация участников финансовых операций, применение мер внутреннего контроля, включающее документальное фиксирование нотариусом финансовой операции, подлежащей особому контролю.

Применяемые меры, осуществляемые нотариусами, способствуют эффективности национальной системы противодействия отмыванию преступных доходов и финансированию терроризма, защищают государственные интересы.

Во-вторых, нотариус, в процессе беседы с участниками сделки и выявления их волеизъявления убеждается, что стороны находятся в нормальном состоянии и по своей воле идут на заключение сделки.
Иногда нотариус приглашается в суд в качестве третьего лица для подтверждения дееспособности сторон на момент подписания сделки. И его показания существенно влияют на результат судебного решения.

В практике также имеют место случаи признания сделок (завещаний, договоров) недействительными, в том числе и после смерти собственника имущества по причине совершения сделки гражданином, хотя и дееспособным, но находившемся в момент её совершения в таком состоянии, когда он был не способен понимать значение своих действий или руководить ими. Как правило, инициаторами такого признания становятся родственники, которые не согласные с тем, как собственник распорядился своим имуществом.

С целью минимизирования возможности оспаривания нотариальных действий, нотариусами, даже в случае отсутствия сомнений в дееспособности, проводится консультирование граждан по вопросам добровольной психиатрической и психолого-психиатрической экспертизы. Данная экспертиза, проведенная до совершения нотариального действия, может послужить весомым доказательством дееспособности лица на момент совершения сделки в случае, если её действительность будет оспариваться в суде.

Если к нотариусу за удостоверением сделки обратился гражданин, находящийся в момент ее совершения в таком состоянии, когда он не может понимать значение своих действий или руководить ими, нотариус вправе отказать в удостоверении сделки независимо от того, что судебное постановление о признании лица недееспособным или ограниченно дееспособным отсутствует.

Указанные меры, по определению дееспособности обратившихся граждан, а также имеющиеся для этого у нотариуса полномочия позволяют предотвратить совершение недействительных сделок.

3. Законом Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной деятельности" закреплена обязанность нотариусов оказывать гражданам и юридическим лицам, обратившимся за совершением нотариального действия, содействие в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснять им права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемого нотариального действия.

Нотариус разъясняет сторонам их право согласиться с совершением нотариального действия или отказаться от него до тех пор, пока договор не подписан, а также разъясняет сторонам их обязанность строго выполнять условия договора и обязанности, возложенные на стороны договором. Это нужно для того, чтобы юридическая неграмотность сторон договора не могла быть использована им во вред. Ведь нотариус, как никто лучше, поможет сторонам облечь их договор именно в ту форму, которая соответствует действительным намерениям сторон и их волеизъявлению. Нотариально удостоверяя договор, нотариус профессионально обеспечивает соответствие его требованиям закона, в том числе согласование по всем существенным условиям договора.

При удостоверении сделок нотариус истребует согласия лиц, интересы которых затрагиваются сделкой. Это согласие супруга, если речь идет о имуществе, находящемся в совместной собственности, согласие участников приватизации жилого помещения, или иных участников долевой собственности.

Если согласие было оформлено не одновременно с удостоверением договора, то согласие должно быть удостоверено нотариально.

Сама процедура нотариального удостоверения предполагает, что интересы всех договаривающихся сторон защищаются в равной степени.

4. Преимущество нотариального удостоверения заключается и в том, что все документы подписываются в присутствии нотариуса, и нотариус проверяет подлинности подписей участников сделки и других лиц, обратившихся за совершением нотариального действия.

5. В целях оказания комплексной юридическое помощи всем заинтересованным участникам гражданского оборота, в рамках активной модели нотариата, нотариусы имеют право не только истребовать сведения и (или) документы, необходимые для совершения нотариальных действий, но представлять интересы обратившихся лиц в республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним.

Представлять интересы обратившихся лиц возможно только в случае, если основанием для государственной регистрации являются документы, удостоверенные либо выданные нотариусом, а также только тем нотариусом, который совершил соответствующее нотариальное действие.

При представлении интересов лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, нотариус вправе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь о государственной регистрации, подписать заявление о государственной регистрации, подать это заявление и иные документы, необходимые для совершения регистрационных действий в организацию по государственной регистрации, получить свидетельство (удостоверение) о государственной регистрации и (или) иные документы, а также обжаловать действия (бездействие) регистратора.

Таким образом, на сегодняшний день отсутствует необходимость личного обращения в органы власти и иные организации, либо к посредникам для сбора документов, за регистрацией своих прав в органах регистрации.

Обратившись к нотариусу за удостоверением сделки можно снять с себя немалую часть проблем.

6. Согласно закону, нотариус несёт материальную ответственность по своим действиям, что не предусмотрено ни для каких других поставщиков юридических услуг – ни для адвокатов, ни для риэлторов… Кроме того, нотариальная деятельность подлежит обязательному страхованию. Нотариус обязан заключить договор страхования гражданской ответственности на случай причинения им вреда третьим лицам в результате неправильно совершенного нотариального действия и не вправе осуществлять нотариальную деятельность без заключения такого договора. Страховая сумма (лимит ответственности) должна быть не менее тысячи базовых величин, установленных на момент заключения договора страхования гражданской ответственности. Таким образом, в случае признания судом действий нотариуса противоречащим закону, клиенту будет возмещена сумма нанесённого ущерба из страховки.

Еще одним из преимуществ является тайна нотариального действия. В проекте скажет так нового Закона Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной деятельности" принцип тайны нотариального действия трансформировался в принцип обеспечения нотариальной тайны. К нотариальной тайне отнесены любые сведения по совершенному нотариальному действию, которые получены как при его совершении, так и при обращении лица за его совершением.

9. Нотариальные сделки и документы, на основании которых они совершены, имеют определенный срок хранения. В случае утраты нотариально удостоверенной сделки у нотариуса можно получить её дубликат, так как в архиве хранится подлинный экземпляр. Только дубликат нотариально удостоверенной сделки имеет силу подлинного документа. При возникновении неясностей либо спора всегда существует возможность проверить законность заключенной сделки и наличие всех необходимых документов, согласий определенных лиц.

При необходимости с нотариально удостоверенного договора в любой момент возможно заверить копию, что не подставляется возможным с договора в простой письменной форме.

Еще одним механизмом исполнения нотариальной удостоверенной сделки является предоставленная статьей 394 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь (далее – ГПК) возможность удовлетворения требований по ней в порядке приказного производства.

Приказным производством является производство по заявлению о взыскании денежной суммы или истребовании движимого имущества с должника без проведения судебного заседания и вызова сторон. Приказное производство гораздо оперативнее искового, к которому приходиться прибегать кредиторам, не удостоверившим сделку у нотариуса: определение о судебном приказе выносится в трехдневный срок со дня поступления заявления в суд и является исполнительным документом. Это означает, что если кредитором соблюдены все требования к заявлению и прилагаемым к нему документам, то принудительное взыскание начнется уже через две недели после подачи пакета документов в суд, в то время как исполнительный лист выданный на основании решения суда по гражданскому делу, рассмотренному в порядке искового производства поступит к судебному исполнителю в лучшем случае через месяц после подачи искового заявления.

Стоит отметить, что приказное производство может быть возбуждено только в случае, если требование основано на нотариально удостоверенной сделке, за исключением нотариально удостоверенной сделки, на основании которой возникает обязательство по уплате денежных средств (как я уже отмечала ранее, взыскание по требованиям, основанным на нотариальной удостоверенных сделках, по которым возникает обязательство по уплате денежных средств, производиться путем совершения исполнительной надписи нотариусом).

Отдельно стоит сказать об особенностях исполнения таких сделок, для которых законодательством предусмотрена обязательная нотариальная форма, как брачный договор и соглашение об уплате алиментов. В соответствии со статьей 461 ГПК брачные договоры, соглашения об уплате алиментов подлежат исполнению в порядке, определенном ГПК. К этой же группе актов законодатель отнес и исполнительные надписи нотариусов. Однако, так как исполнительные надписи также относятся к числу исполнительных документов, процесс их исполнения несколько другой. Порядок же исполнения Брачного договора и соглашения об уплате алиментов детализирован в статьях 462 и 463 ГПК:

1) взыскатель подает в суд заявление о выдаче исполнительного листа, с приложением брачного договора или соглашения об уплате алиментов, на основании которого он просит выдать исполнительный лист;

2) заявление передается на рассмотрение к судье, который обязан проверить законность брачного договора или соглашения об уплате алиментов, и выносит мотивированное определение о выдаче или об отказе в выдаче исполнительного листа. Определение о выдаче или об отказе в выдаче исполнительного листа может быть обжаловано (опротестовано);

3) если определение не обжаловано (опротестовано) выписывается исполнительный лист и передается судебному исполнителю.

Таким образом, нотариальное удостоверение сделок позволяет сэкономить немалые средства и время на урегулирование споров.

11. Внедрение медиации в нотариальную деятельность так же будет способствовать укреплению позиций нотариата. В Республике Беларусь имеются все предпосылки и возможности для участия нотариусов в качестве посредников (медиаторов) при осуществлении ими своих служебных полномочий, особенно при разрешении конфликтов, вытекающих из брачно-семейных, наследственных, жилищных правоотношений. У нотариуса есть профессиональные знания, опыт, и сложившаяся практика. Ведь, по сути, этим нотариус занимается в определенных случаях на протяжении многих лет.

На законодательном уровне тоже есть пути для закрепления преимущества нотариального удостоверения сделок. Как пример, можно привести повышенную доказательственную силу нотариального акта, которая предусмотрена главой 6 Гражданско-процессуального кодекса РФ. Данным нововведение предусмотрено, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия.

Не маловажным и со стороны нотариуса является организация работы по информированию населения о преимуществах нотариального удостоверения сделок. Это и встречи с трудовыми коллективами, выезд в агрогородки, размещение публикаций в средствах массовой информации, глобальной сети Интернет. Такого рода агитация нотариальной формы гражданско-правовых сделок должна предполагать добровольное, а не принудительное (вследствие предписаний закона) обращение граждан и юридических лиц к нотариусам.

В заключение следует отметить, гражданин сам должен принимать решение о необходимости обращения к нотариусу за удостоверением сделок, не требующих нотариального удостоверения. Но в любом случае прибегнувший к нотариальной защите может быть уверен, что нотариальный акт надежно закрепляет его права и интересы, защищает от юридических рисков.

1.Применение нотариусом норм международного права, международных договоров.

2.Особенности исполнения нотариальных актов для действия за границей российскими нотариусами.

3.Условия принятия российскими судьями и нотариусами нотариальных и судебных актов, выданных в других суверенных государствах.

4.Понятие легализации. Двойная легализация и апостиль. Гаагская конвенция 1961 года.

5.Условия принятия документов без легализации.

Нотариус в соответствии с законодательством РФ, международными договорами применяет нормы иностранного права.

Нотариус принимает документы, составленные в соответствии с требованиями международных договоров, а также удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам РФ (ст. 105 Основ).

Документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии их легализации органом Министерства иностранных дел РФ.

Без легализации такие документы принимаются в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством РФ и международными договорами РФ. ( ст. 106 Основ). Например, между странами СНГ и бывшими республиками СССР легализация не требуется, это определяется двухсторонними договорами с этими странами и некоторыми документами СНГ.

Если международным договором РФ установлены иные правила о нотариальных действиях, чем те, которые предусмотрены законодательными актами РФ, при совершении нотариальных действий применяются правила международного договора.

Если международный договор Российской Федерации относит к компетенции нотариуса совершение нотариального действия, не предусмотренного законодательством РФ, нотариус производит это нотариальное действие в порядке, определенном Министерством юстиции РФ (ст. 109 Основ).

Нотариальные акты для действия за границей оформляются на русском языке, единственное отличие состоит в том, что гербовая печать нотариуса проставляется не на удостоверительной надписи нотариуса, а отдельно от нее (см. образцы). Нотариус объясняет обратившемуся лицу порядок легализации и перевода на официальный язык страны (стран), куда будет исходить документ.

Все документы, которые будут предъявляться в другое государство, должны быть легализованы надлежащим образом. Легализация – это специальная процедура, регламентированная как национальным законодательством, так и международными договорами, для придания документу, исходящего из одной страны в другую юридической силы, и заключающаяся в том, что компетентные государственные органы официально подтверждают, что данный документ подписан надлежащим должностным лицом и документы такого рода оформлены надлежащим образом и соответствуют действующему законодательству данного государства.

Легализация бывает двух видов – упрощенная (Апостиль) и двойная, или консульская.

Консульская легализации в РФ регулируется ст. 27 Консульского устава РФ от 05.07.2010 года, введенным в действие ФЗ № 154.

Право легализовать документы в консульских учреждениях за границей РФ имеют право главы консульских учреждений, либо по их поручению другими консульскими работниками.

На территории РФ консульская легализация производится Департаментом консульской службы МИД РФ (отдел легализации).

Легализации подлежат не все документы. Например, легализация паспорта не нужна.

Департамент консульской службы МИД РФ уполномочен легализовывать только российские документы для заграницы. Эти документы могут представлять на легализацию как в подлинниках, так и в нотариально засвидетельствованных копиях.

При легализации нотариальной заверенной копии документа или собственно нотариального акта (доверенности, завещания, договора, заявления и др.) нотариально оформленный документ поступает в Министерство юстиции РФ (отдел легализации), в котором на нотариальном акте удостоверяется подлинность подписи нотариуса и печать, после чего документ легализуется в Департаменте консульской службы МИД РФ, а затем в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, в который будут направляться данные документы. В подлинниках и нотариально заверенных копиях могут быть легализованы документы, выданные на территории бывших советских республик до 01 января 1992 года.




Аналогичный порядок установлен и для документов, поступающих в РФ из других государств. На документе должны быть отметки компетентных органов, осуществляющих установление и засвидетельствование подлинности подписи на этих документах и соответствие их законам государства пребывания уполномоченного органа центральной или местной власти, затем подтверждение правильности оформления документа происходит в МИД страны пребывания нашего консула. Легализационная надпись российского консула не придает документу дополнительной юридической силы, а является завершающим этапом легализации.

Особо хочу обратить ваше внимание на то, что легализационная надпись консула. Прошу не путать отметку о легализации консульской службы с таким нотариальным действием, как свидетельствование подлинности подписи на документах, которые имеют право совершать должностные лица консульской службы.

Если документы прибыли в Россию из-за рубежа без легализации, то возможна их легализация в дип. представительстве или консульском учреждении данного государства, на территории которого был выдан документ, а затем в Департаменте консульской службы МИД РФ, который применяется в исключительных случаях.

Все консульские учреждения ведут специальные реестры для легализации документов и актов в соответствии с утвержденной МИД РФ формой. В реестре каждой легализационной надписи присваивается порядковый номер по реестру, проставляется дата записи в реестр, подпись должностного лица консульского учреждения указывается с расшифровкой ( указывается должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ).

К документам и актам, предъявляемым на консульскую легализацию в консульские организации РФ, документы предъявляются на официальном государственном языке страны пребывания. К документам и актам, представляемым для легализации применяются правила, предусмотренные статьей 45 Основ о нотариате. Отметка легализации делается на самом документе, если на нем нет места, то лист, на котором будет проставлена запись о легализации, пришивается отдельно и скрепляется печатью и подписью лица, с указанием количества листов.

На легализованном документе консул ставит штамм о подлинности подписи сотрудника МИДа страны пребывания.

Консульская легализация не отменяет требования нотариального перевода документа со всеми надписями и отметками, совершенными не на русском языке, а также соответствия документа требованиям статьи 48 Основ о нотариате – требованиям законодательству. За легализацию консульские учреждения взыскивают консульский сбор в соответствии с тарифами, утверждаемыми Правительством РФ.

Таким образом, двойная (консульская) легализация требует значительного времени на ее проведения, минимум 2 месяца и определенные финансовые затраты.

Однако это не означает, что легализация отменена вообще. Просто вместо сложной, многоступенчатой легализации по схеме:

- гос. учреждение, выдавшее документ – Минюст страны пребывания (если это нотариальный акт) - МИД страны пребывания- консул страны убытия

подлинность документов удостоверяется в упрощенном порядке, без дипломатической и консульской легализации, когда Гаагская конвенция освобождает от таковой (статья ( Конвенции от 05.10 1961 года).

Под официальными документами, согласно ст. 1 Гаагской конвенции понимаются:

1) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2) административные документы;

3) нотариальные акты;

4) официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких, как официальные удостоверения. подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.

К числу таких документов прежде всего относятся судебные и нотариальные акты. документы. выдаваемые органами записи актов гражданского состояния, документы об образовании, трудовом стаже. Требования Гаагской конвенции 05.10.1961 года не распространяются на документы, выданные дипломатическими и консульскими агентами, административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Документы, выдаваемые в одной из стран – участников Гаагской конвенции направляются в уполномоченные органы этой страны и на таких документах проставляется специальный штамп – апостиль, которые не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран – участниц Конвенции.

Апостиль, согласно статье 5 указанной Конвенции, удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.

Документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран – участниц Гаагской конвенции.

В РФ органами, имеющими право проставлять апостиль, являются следующие учреждения:

1. Министерства юстиции республик в составе РФ, органы юстиции субъектов РФ на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республике, крае, области, округе.

2. Республиканские органы записи актов гражданского состояния в составе РФ, органы записи актов гражданского состояния субъектов Федерации на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих из вышеупомянутых органов;

3. Соответствующий отдел документально-справочной работы Росархива на документах, выдаваемых центральными государственными архивами РФ;

4. Архивные органы республик, автономных образований, краев и областей на документах, выдаваемых подведомственными им архивам;

5. Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации на документах, оформляемых по линии прокуратуры;

6. Министерство общего и профессионального образования РФ на документах установленного образца об образовании.

МИД РФ и консульские учреждения за границей РФ полномочиями по проставлению апостиля не наделены. Иностранные консульские учреждения в Российской Федерации также не имеют полномочий по проставлению апостиля на документах.

Документы, оформленные нотариусами, оформляются на белом листе бумаги ( не на бланках).

Орган, уполномоченный проставлять апостиль ( на нотариальных актах в городе Москве – Главное Управление Министерства юстиции Росийской Федерации по Москве) проставляет свою печать с изображением герба РФ.

Подпись, печать или штамп, проставленные на апостиле, являются окончательными.

Доцент кафедры организации судебной и правоохранительной деятельности РАП к.ю.н., доцент Цымбаренко А.Г.

Читайте также: