Требования к составлению и оформлению документов копия дубликат оригинал выписка из документа

Обновлено: 11.05.2024

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

Зачем нужно заверять копии

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Внимание

Чем руководствоваться при заверении

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .

Совет

Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Образец правильного заверения копии документов

Внимание

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Совет

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Пресс-центр

Публикации о Росреестре

Документы должны соответствовать законодательству

В силу статьи 131 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) право собственности и другие вещные права на недвижимое имущество, ограничения этих прав, их возникновение, переход и прекращение подлежат государственной регистрации в едином государственном реестре прав (ЕГРП) органами, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимость и сделок с ней. Регистрации подлежат: право собственности, право хозяйственного ведения, право оперативного управления, право пожизненного наследуемого владения, право постоянного пользования, ипотека, сервитуты, а также иные права в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными законами.

Согласно пункту 1 статьи 2 Закона о регистрации государственная регистрация прав на недвижимое имущество и сделок с ним – это юридический акт признания и подтверждения государством возникновения, ограничения (обременения), перехода или прекращения прав на недвижимое имущество в соответствии с ГК РФ.

Государственная регистрация носит заявительный характер и проводится на основании заявления правообладателя, сторон договора или уполномоченного им (ими) на то лица при наличии у него нотариально удостоверенной доверенности, если иное не установлено федеральным законом. Заявление о государственной регистрации права представляется на государственную регистрацию прав в единственном экземпляре-подлиннике и после государственной регистрации права помещается в дело правоустанавливающих документов.

В соответствии со статьей 18 Закона о регистрации документы, устанавливающие наличие, возникновение, прекращение, переход, ограничение (обременение) прав на недвижимое имущество и представляемые на государственную регистрацию прав, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и отражать информацию, необходимую для государственной регистрации прав на недвижимое имущество в ЕГРП. Указанные документы должны содержать описание недвижимого имущества и, если иное не установлено настоящим Федеральным законом, вид регистрируемого права, и в установленных законодательством случаях должны быть нотариально удостоверены, скреплены печатями, должны иметь надлежащие подписи сторон или определенных законодательством должностных лиц.

Тексты документов, представляемых на государственную регистрацию прав, должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц –

без сокращения, с указанием их мест нахождения. Фамилии, имена и отчества физических лиц, адреса их мест жительства должны быть написаны полностью, поскольку сокращенные наименования не позволяют государственному регистратору идентифицировать правообладателя. Несоблюдение данных требований может послужить причиной приостановления государственной регистрации права.

Все документы, составленные на нескольких листах, обязательно должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, выдавшей документ. Если такое требование к конкретным документам, составленным на нескольких листах, в законодательстве Российской Федерации отсутствует, целесообразно заявителям их прошить, пронумеровать и скрепить печатью и (или) подписью с указанием количества листов. Однако в последнем из названных случаев неисполнение заявителем рекомендации не является основанием для отказа в приеме документов, приостановления государственной регистрации, отказа в государственной регистрации.

Необходимо обратить особое внимание на то, что не подлежат приему на государственную регистрацию прав документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные в них исправления, документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание.

Приписки, подчистки, зачеркнутые слова и иные исправления в документах должны быть оговорены, подтверждены подписью лиц (лица), например, участников сделки, подписавших документ.

Необходимые для государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе, выражающие содержание сделок, совершенных в простой письменной форме, и являющиеся основанием для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения (обременения) прав, представляются не менее чем в двух экземплярах-подлинниках, один из которых после государственной регистрации прав возвращается правообладателю, второй – помещается в дело правоустанавливающих документов.

Как правило, такие документы составляются по числу сторон или лиц, участвующих в сделке, один экземпляр дополнительно делается для органа, осуществляющего государственную регистрацию прав. В самом тексте соответствующего документа указывается количество экземпляров, в котором он составлен. Если в тексте документа указано одно количество, а фактически представлено другое, то необходимо привести документы в соответствие или донести недостающие экземпляры. Это объясняется тем, что на каждом экземпляре проставляется специальная регистрационная надпись о государственной регистрации. Если в документе указано меньшее число экземпляров, чем представлено на государственную регистрацию, то скорее всего допущена ошибка (опечатка), которую необходимо устранить.

Исключение из данного правила составляют договоры и другие сделки, согласно которым права возникли до введения в действие Закона о регистрации. Данные документы прошли государственную регистрацию в установленном законом порядке в свое время, поэтому для подтверждения права второй экземпляр-подлинник не требуется.

Одним из оснований для государственной регистрации права собственности гражданина на земельный участок в соответствии со статьей 25.2 Закона о регистрации является выдаваемая органом местного самоуправления выписка из похозяйственной книги о наличии у такого гражданина права на данный земельный участок.

Выписка из похозяйственной книги – это своего рода свидетельство наличия у гражданина права на земельный участок. Она является основанием для государственной регистрации права собственности в случаях, если:

– земельный участок заявителю был предоставлен органом местного самоуправления до введения в действие Земельного кодекса РФ (до 29.10.2001г.);

– земельный участок предназначен для ведения личного подсобного хозяйства.

Выписка из похозяйственной книги о наличии у гражданина права на земельный участок представляется на государственную регистрацию в двух подлинных экземплярах, один из которых после государственной регистрации возвращается правообладателю.

С момента принятия Федерального закона № 93 от 30.06.2006 г., который весьма часто называют еще законом о дачной амнистии, были весьма значительно изменены требования к строительству некоторых объектов недвижимого имущества. В частности, с момента принятия этого закона не требуется получать разрешения на строительство, а также на реконструкцию некоторых объектов недвижимости (гаражей, хозпостроек и т.д.).

Декларация об объекте недвижимого имущества – это документ, с помощью которого можно зарегистрировать право собственности на объект, для строительства и реконструкции которого не требуется разрешение на строительство в соответствии с нормами статьи 51 Градостроительного кодекса РФ. Зарегистрировать свое право в соответствии со статьей 25.3 Закона о регистрации можно лишь на основании имеющегося права собственности на земельной участок или права на использование такого земельного участка, а также документа, в котором содержится полное описание вновь возведенного объекта недвижимости. Документом, в котором подробно описываются все характеристики вновь возведенного объекта недвижимости, и является декларация об объекте недвижимого имущества.

Форма декларации об объекте недвижимого имущества установлена приказом Минэкономразвития России от 03.11.2009 г. № 447. Декларация представляется на государственную регистрацию в двух экземплярах, заполненных на один объект недвижимого имущества. В случае если информация не умещается на одном листе, допускается размещать ее на нескольких листах. При этом номера листов проставляются заявителем от руки.

В декларацию об объекте недвижимого имущества включаются сведения о его адресе (местоположении), виде (названии), назначении, площади, количестве этажей (этажности), в том числе подземных этажей, годе его создания, о материалах наружных стен такого объекта недвижимого имущества, его подключении (технологическом присоединении) к сетям инженерно-технического обеспечения, кадастровом номере земельного участка, на котором расположен объект недвижимого имущества.

Основаниями для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения (обременения) прав на недвижимое имущество и сделок с ним являются акты органов государственной власти, органов местного самоуправления и акты судов, установивших права на недвижимое имущество. Их заверенные в установленном порядке копии представляются на государственную регистрацию не менее чем в двух экземплярах, один из которых после государственной регистрации возвращается заявителю. Кроме того, копии решений и определений судов в отношении прав на недвижимое имущество должны содержать отметку о вступлении судебного акта в законную силу.

Надлежаще заверенные копии актов органов государственной власти, органов местного самоуправления и актов судов, не являющихся правоустанавливающими документами (например: акт органа местного самоуправления о назначении опекуна, либо акт судебного органа о признании лица недееспособным), могут представляться в одном экземпляре, при условии, что он останется в деле правоустанавливающих документов. Предоставление на государственную регистрацию копии с копии вышеуказанных актов не является верным, так как противоречит нормам действующего законодательства.

Иные необходимые для государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе представляются в подлиннике и копии. Копия заверяется при приеме документов на государственную регистрацию и после ее проведения помещается в дело правоустанавливающих документов.

Любая сделка с недвижимостью возможна только при наличии правоустанавливающих документов. По важности эти документы сравнимы с паспортом для гражданина. Как человек без паспорта не может совершать юридически значимых действий, так и недвижимость без правоустанавливающих документов нельзя продать, купить или обменять. Правоуставливающие документы служат основанием для регистрации права.

Перечень этих документов приведен в статье 17 Закона о регистрации. Основные требования к таким документам – это соответствие законодательству, действовавшему на момент составления документа в месте расположения недвижимости, а также наличие в нем описания недвижимости, сведений о правообладателе и вида права на недвижимость.

Читайте также: