Ставится ли печать на приказе о штатном расписании

Обновлено: 30.06.2024

Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

наименование структурных подразделений;

наименование должностей, специальностей, профессий;

количество штатных единиц;

размер оклада и (или) тарифной ставки;

наличие и размер надбавки;

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

"Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

графа 1 "Наименование структурного подразделения";

графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

- руководителя кадровой службы;

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

. оформления и корректировки штатного расписания медицинской организации. Штатное расписание учреждения здравоохранения является . труда учреждения. Сроки утверждения штатного расписания. Штатное расписание учреждения здравоохранения составляется по . Принципы составления штатного расписания. Процесс описан в порядке составления штатного расписания учреждениями здравоохранения . увольнения. Сроки хранения штатного расписания. Сроки хранения штатного расписания установлены Приказом Минкультуры .

. должность контрактный управляющий, введенную в штатное расписание Работник организации, переведенный на должность . контрактного управляющего, введенную в штатное расписание Работник организации, совмещающий свою должность . должность контрактного управляющего предусмотрена штатным расписанием, оформляется совмещение должностей в порядке . работников организации. Если должность, предусмотренная штатным расписанием, свободна, обязанности контрактного управляющего исполняются .

. отклонили довод об отсутствии в штатном расписании за рассматриваемый период должности работника . по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации . трудовых договоров в соответствии со штатным расписанием; затем были изданы приказы о . уставной деятельности общества; наличие в штатном расписании должностей, обязанности которых схожи с . об отсутствии соответствующей должности в штатном расписании предприятия. Рассматривая споры, суды принимают .

. актуальность которого нужно проверить, является штатное расписание. Проверьте соответствие реальной численности работников . количеству, установленному штатным расписанием. Возможна такая ситуация: работник уволился . по гражданско-правовому договору. Поскольку штатное расписание – это один из наиболее часто . исключено, что придется вносить в штатное расписание изменения или утвердить новый документ . Ну и конечно, если в штатном расписании отражается вся зарплата, то есть .

. по должности, которой нет в штатном расписании? Можно ли установить на . по должности, которой нет в штатном расписании. Производя доплату за счет . должности, которая не предусмотрена штатным расписанием и не заявлена в планах . руб. ежемесячно при отсутствии в штатном расписании учреждения такой должности. Кроме . делопроизводителя, которая не предусмотрена штатным расписанием учреждения и не была заявлена . по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием .

Вправе ли работодатель устанавливать в штатном расписании и, соответственно, указами в трудовых . .)? Вправе ли работодатель устанавливать в штатном расписании и, соответственно, указами в трудовых . 05.01.2004 № 1), в штатном расписании фиксирует следующие сведения: наименование структурных . должности работе. При этом в штатном расписании размеры окладов по указанным должностям .

. определения трудовых функций работников; разработки штатных расписаний, должностных инструкций работников; аттестации работников . компенсации или ограничения; соответствия должностей штатного расписания, по которым установлены льготы, компенсации . стандартов, подлежащих применению. Актуализировать штатное расписание при необходимости оптимизации системы оплаты . предоставляет работодателям право самостоятельно разрабатывать штатное расписание, определять наименования должностей, профессий .

. не задумываясь, есть ли в штатном расписании должность и есть ли свободные . штатное расписание или доработать прежнее. Выпускать новую редакцию штатного расписания более безопасно, чем раздувать штатное расписание . . В БухСофт всегда можно подготовить штатное расписание по фактически занятым должностям. Это . просто начинает действовать новая редакция штатного расписания. Ошибка № 4. Не взяли с .

. труда в соответствии с утвержденным штатным расписанием персонала медицинской организации, участвующего в . по территориальной программе ОМС. В штатное расписание по ОМС включаются должности согласно . ; должность медицинского работника включена в штатное расписание медицинской организации и соответствует Номенклатуре . следует из материалов дела, в штатном расписании на 2018 и 2019 годы .

. по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации . этого следует внести изменения в штатное расписание: ввести в него новую должность . . Тогда просто вносятся изменения в штатное расписание и трудовой договор. В обоих . перевода устанавливается должностной оклад, предусмотренный штатным расписанием по должности главного бухгалтера в . .2019 зарплату в соответствии со штатным расписанием. Директор Колесников /В. И. Колесников .

. проверки контрольным органом установлено, что штатным расписанием в учреждении предусмотрено восемь штатных . труда в соответствии с утвержденным штатным расписанием персонала медицинской организации, участвующего в . по Территориальной программе ОМС. В штатное расписание по ОМС включаются должности согласно . выплачена после его включения в штатное расписание по ОМС при условии, что .

Форма штатного расписания

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

наименование структурных подразделений;

наименование должностей, специальностей, профессий;

количество штатных единиц;

размер оклада и (или) тарифной ставки;

наличие и размер надбавки;

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

При этом заполняются следующие графы:

графа 1 "Наименование структурного подразделения";

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

- руководителя кадровой службы;

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

Сроки утверждения штатного расписания

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, в котором фиксируются вся рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.

В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Но не все так просто: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям (занимающим их сотрудникам) положены льготы.

В первую очередь документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание — это перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячный фонд зарплаты в компании. ШР структурирует всю организацию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в компании отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости .

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробное руководство по работе со штатным расписанием. Разобрали не только как его заполнять, но и как хранить, как предоставлять проверяющим, как делать выписки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

Какие сведения содержит и как правильно оформить штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:

структурные подразделения;
должности;
сведения о количестве штатных единиц;
должностные оклады;
месячный фонд заработной платы.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Порядок принятия ШР

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

устав;
утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
учетную политику;
профессиональные стандарты;
расчеты месячных должностных окладов;
другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Важные нюансы

Другая сложность возникает, когда в форме ШР указывают не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России № 20 от 24.03.1999 . В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР разрешается не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них, в силу статьи 11 ТК РФ , не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Индивидуальные предприниматели

Порядок внесения изменений

Любое изменение штатного расписания всегда происходит на основании приказа. Такие поправки связаны:

с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
изменением окладов;
переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы.

Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений. Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.

Заполнение формы Т-3

Оформляем по всем правилам: образец штатного расписания на 2022 год для индивидуального предпринимателя, у которого 10 штатных единиц.

А этот образец для ООО на примере штатного расписания строительной компании на 2022 год.

Показанный в качестве иллюстрации пример является приблизительным, в документ, при наличии, включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании. Вот пример заполнения штатного расписания на 2022 год для ООО с филиалом.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания