Справка в базе данных это

Обновлено: 09.05.2024

В каждой базе данных есть справочники , которые служат для хранения часто вводимых данных. Например, если в таблице "Атрибуты заказчика" есть поля типа "Страна", "Город", то вместо того, чтобы постоянно вводить вручную эти данные, можно завести соответствующие справочники городов и подставлять данные из них. Но дело в том, что справочники могут быть как простые, состоящие из одной таблицы, так и сложные, составные (многоуровневые). В этой статье мы рассмотрим примеры организации различного рода справочников.

"Подскажите, как правильно разработать структуру базы для реализации почтовой базы. Интересует правильная связь таблиц: Страна, Регион, Город, Улица."

Начинающий разработчик имел в виду, как правильно установить связи между справочными таблицами и основной, в которую вставляются данные из справочников.

Создаем четыре справочные таблицы: Адресат , Справочник страны , Справочник регионы , Справочник города . В каждой таблице обязательно должно быть соответствующее ей ключевое поле (Тип Счетчик) - id.

Обычно ключевое поле таблицы, которое является уникальным идентификатором записи в этой таблице, называют внутренним ключом (в нашем случае это поля типа "Счетчик"), а ключевые поля, через которые внешние таблицы привязаны к данной - соответственно внешними ключами (в нашем случае это числовые поля Длинное целое)

Поле в связанной таблице

В руководствах для начинающих разработчиков часто присутствуют рассуждения, какое поле таблицы сделать ключевым. Дается определение ключевых полей и приводятся примеры связей между ними. На мой взгляд, такие рассуждения только сбивают с толку начинающих. Ведь в принципе, все довольно просто: в 99% случаев лучшее ключевое поле - счетчик. Оно 100% уникально (без повторений) и при установке связи с основной таблицей (в которую подставляются данные из этого справочника) с соответствующим полем Числовое (Длинное целое) связь автоматически определяется как один ко многим (одна запись в справочнике и много аналогичных записей в основной таблице).

Возможно, что кому то покажется ненужным объяснение вроде бы очевидного, но мне не раз приходилось сталкиваться с базами начинающих (обычно студентов), в таблицах которых вообще не было ключевых полей. Поэтому поясню все подробно.

Как видно, в справочниках только два поля: ключевое и обозначение. А основная таблица состоит в основном из числовых полей, кроме поля "Улица". Вот здесь то и проявляется основная особенность построения реляционных баз данных:

вместо того, чтобы хранить в таблице "Адресат" наименования стран, регионов, городов в виде текста, сохраним их лучше в виде чисел (значений ключевых полей справочников).

При установке связей между основной таблицей и справочной Access обнаружив ключевое поле в основной таблице, пойдет по установленной связи в справочную и считает оттуда соответствующее значение из поля таблицы. Из какого поля - это будет зависеть от запроса, который мы создадим далее.

Справочники "Улицы" и "Дома" создавать, как мне думается, нет смысла. Улиц будет слишком много, их проще ввести вручную.
Так же в справочных таблицах не помешает сделать поле "Обозначение" уникальным, не допускающим повторений. Для этого в конструкторе таблицы в свойстве поля "Индексированное поле" выберем "Да. Повторения не допускаются". Если теперь нажать в конструкторе таблиц на кнопку "Индексы" (на ней значок молнии), то увидим, что в таблицу кроме основного индекса ключевого поля добавился еще один - "Обозначение".

Имена полей таблиц не должны содержать пробелов, иначе могут быть проблемы с VBA, и однозначно возникнут проблемы, при переносе базы на SQL Server. Если имя поля состоит из двух слов, то можно выбрать например такай вариант: НазваниеУлицы или Название_улицы .

Хотя согласно Help, имя может включать любую комбинацию букв, цифр, и специальных знаков за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (`) и квадратных скобок ([ ]), но желательно не использовать в именах полей таблицы никаких символов, кроме букв и цифр. Дело в том, что например имя поля таблицы типа "Улица№" в проекте mdb скорей всего не вызовет никаких конфликтов, а вот при переносе базы на SQL Server, мастер переноса просто "выкинет" его из таблицы.

При создании однотипных справочных таблиц дело пойдет быстрее, если в окне проекта "Таблицы" выделить таблицу, затем Ctrl + C или в контекстном меню при правом щелчке мыши выбрать "копировать", затем выбираем вставить, в появившемся окне задаем имя новой таблицы и жмем "ОК". Вот потому то я во всех справочниках ввел однотипное поля "id", "Обозначение". В таблице "Адресат" так же создаем внешние ключевые поля (Длинное Целое) - idСтрана, idРегион, idГород. Не забудьте убрать в них значение по умолчанию = 0.

Теперь осталось только установить связи между таблицами. Жмем в окне проекта на кнопку "Схема данных" или правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем "Схема данных". Появилась диалоговое окно "Добавление таблицы". Щелкаем дважды по всем названиям таблиц и закрываем окно.

Располагаем таблицы например так: слева основная - "Адресат", справа остальные (справочники). Наводим курсор в таблице "Адресат" на поле "idСтрана" нажимаем и тащим на поле "idСтрана" в таблице Справочник страны . В появившемся диалоговом окне "Изменение связей" устанавливаем флажки: "Обеспечение целостности данных", "Каскадное обновление связанных полей" и жмем "ОК".

Флажок "Обеспечение целостности данных"

Его установили для того, чтобы исключить возможность ввода в таблицу "Адресат" в поле "idСтрана" значения, которого нет в аналогичном поле справочной таблицы "Справочник страны". Советую всегда так делать. Этим Вы во многом избавитесь от проблемы "мусора" в базе данных - наличие ни с чем не связанных записей. Правда есть и другие способы "замусоривания", но не лишним будет уже в структурной схеме базы постараться свести их к минимуму.

Флажок "Каскадное обновление связанных полей"

В данном случае можно было бы и не ставить. Дело в том, что ситуация, когда нужно обновлять связанные поля, здесь вряд ли произойдет, ведь ключевое поле в справочной таблице изменить можно только программно. Тем не менее, в нашем случае хуже от этого не будет.

А вот флажок "Каскадное удаление связанных записей" в данном примере я бы не рекомендовал ставить. Иначе может возникнуть весьма печальная ситуация: пользователь решит удалить название города из соответствующего справочника (мол, больше не нужен), а вместе с ним удалятся и все связанные с ним записи в таблице "Адресат" - это и есть каскадное удаление. Правда, при всякой попытке удаления Access выдает соответствующее предупреждение, но надеяться на то, что пользователь адекватно среагирует на него, я бы не стал. Каскадное удаление имеет смысл ставить в случае, например при связи таблиц "Заказы" и "Заказы данные". Удаляете заказ, а вместе с ним автоматически и все данные по нему, так как зачем данные по заказу, которого больше нет.

Остановлюсь еще на одном моменте: многим наверное приходилось сталкиваться с ошибкой "Слишком большое число". Если не хотите иметь с этим проблем, возьмите себе за правило не делать поля со списками в таблице (начинающие обычно для этого используют мастер подстановок). Дело в том, что из за несоответствия форматов единиц измерения ширины столбцов в разных версиях Access, эта самая ширина может вместо стандартной 2,54см стать … 57,2 см (слишком большим). Поэтому список лучше сделать на форме, а в таблице оставьте просто поле.

Справочная система без . справочных таблиц

Обычно справочные таблицы служат источниками данных для списков или полей со списками. Но прежде чем перейти к созданию форм - справочников, рассмотрим сначала варианты организации этих списков без использования справочных таблиц (см. форму Пример1).

Ссылка таблицы на саму себя (Пример1. Вариант1)

Это самый простой способ организации справочника. Создаем форму "Адресат", цепляем к ней источник - таблицу "Адресат". Создаем поле со списком, источник которого - запрос к полю "Улица" из этой же таблицы. Запрос обязательно должен быть сгруппирован и в условии отбора необходимо исключить пустые стоки (Адресат.Улица = Is Not Null) . Для обновления списка можно на свойство формы "После обновления" повесить Улица.Requery. Свойство "Ограничиться списком" должно быть "Нет" . Иначе нельзя будет добавлять новые данные.

Достоинства: простота реализации, не нужны справочные таблицы, весь программный код - одной строчкой.

Впрочем, пробелы можно победить например так:

а за неправильность ввода бить по рукам. К тому же, если в список заводятся например номера домов в виде чисел, то этот способ в принципе заслуживает внимания. Чтобы отличить число от текста можно воспользоваться например такой процедурой:

Но в нашем примере я завел для номеров домов тип поля "Текст" - ведь номер может быть например 1/2 или кор. 3. Поэтому, с домами разберемся по другому.

Добавление отсутствующего значение в список значений (Пример1. Вариант2)

Для реализации этого способа мы используем в качестве источника данных справочного списка - "Список значений" . Основа этого способа - перехват события списка "Отсутствие в списке" . Вот пример процедуры:

Достоинства: не нужны справочные таблицы.

Недостатки: новые данные в справочном списке, увы, не сохраняются. То есть, если в список добавилось новое значение, то при закрытии формы оно исчезнет. Все потому, что список значений можно заполнять только в конструкторе форм (в примере список не заполняется, а просто контролу временно "подсовывается" новый источник строк). Однако такой способ может оказаться полезным, когда именно это и требуется: например в списке присутствуют стандартные значения, но требуется ввести не стандартное, причем не один раз, и чтобы все разы одинаково, а в справочную таблицу заносить новые данные по каким либо причинам не следует. Ситуация довольно странная, но при работе с базами данных случается и не такое.

В обоих примерах есть общий недостаток: сложно будет реализовать обновление однотипных данных в таблице "Адресат" - ведь обновлять то их собственно не с чем, нет соответствующей справочной таблицы. То есть, если, например Вы решите изменить название "Москва" на "г. Москва", то придется программно отлавливать в таблице все соответствующие записи и менять их. А вот в случае с использованием справочных таблиц для этого достаточно изменить данные в справочнике.

Добавление отсутствующего значение в список значений (Пример1. Вариант3)

В предыдущем примере рассматривался вариант добавления отсутствующего значения в список подстановок. Но данные не сохранялись, потому что для этого нужна справочная таблица. Теперь я покажу аналогичный пример, но уже с использованием справочной таблицы, тем самым решится проблема сохранения нового значения в справочнике. Добавлять данные, так же как и в предыдущем примере будем программно. Для этого воспользуемся DAO - Data Access Objects - объектная модель доступа к данным. Объекты доступа к данным создавались, как объектно - ориентированный интерфейс для ядра баз данных Jet фирмы Microsoft как раз для того, чтобы можно было программно вносить, изменять, удалять данные в таблицах.

Создадим функцию AppendLookupTable и поместим в общий модуль, чтобы ее можно было вызывать из разных форм, для разных полей со списками, а не только для конкретного.

Для работы с таблицей программно (через DAO), сначала необходимо объявить объектную переменную и присвоить ей источник данных (Recordset):

при работе с таблицей/запросом через DAO после выполнения действий со строками обязательно должно быть обновление источника rst.Update. Иначе компилятор тут же выдаст ошибку. И не забываем закрывать источник после работы - освобождаем память. В принципе это не обязательно, при выходе из процедуры Access его все равно обнулит, но стоит выработать такую хорошую привычку - освобождать переменные в конце процедур.

Вызывать функцию будем аналогично предыдущему примеру:

Формы - справочники.

Теперь займемся наконец справочными формами. Начнем с простого: создадим табличную форму - справочник. На событие "Открытие" формы вешаем процедуру:

Мы получили простейшую форму справочник. Осталось придумать, как же ее вызывать? Обычно применяют два способа:

1. Раз справочник - источник поля со списком, то почему бы дважды не щелкнуть по соответствующему списку для его открытия? А чтобы это как то узаконить, покрасим список в синий (можно, разумеется, и в любой другой) цвет и объявим в справке к программе, что при двойном щелчке по полю синего цвета открывается подобающая ему справочная таблица. Создаем процедуру открытия табличной формы:

acFormDS - указание на то, что форма открывается в режиме таблицы
acWindowNormal - указываем тип границы (вид формы) - обычная Windows ("Нормальная" в конструкторе форм)

Осталось сделать еще одну важную вещь: обновить список при закрытии справочника. Ведь если мы внесли туда новые данные (или удалили) изменения желательно тут же отобразить в списке.

IsLoaded - эта функция проверки, открыта ли форма "Пример1". Взята из базы "Боррей".

2. Создадим на главной форме список с именами справочников, и будем их открывать двойным щелчком по нужному названию.

Для организации подобного интерфейса нам понадобится служебная таблица "ФормыПараметры" и функция fOpenForm. В этом примере для разнообразия применим другой вид формы.

Справочник у нас будет состоять из двух форм: простая форма будет служить контейнером для табличной. Поле серого цвета - поле фильтра. Начните вводить в него первые буквы искомого обозначения - и содержимое таблицы станет динамически фильтроваться (по первым буквам). Фильтрация происходит при помощи функции "fFilForm".

А теперь самое интересное: я сделал только одну подобную форму справочник (основная форма "Справочник", починенная табличная "SubFrm"), а в списке их у меня две: Страны, Регионы. И в базе вы не найдете форм "Справочник страны", "Справочник регионы". Откуда же они берутся? Все очень просто. Рассмотрим функцию "fOpenForm".

Здесь мы видим процедуру присвоения значений трем переменным: strFormName, strTextFormName, strTableName. А теперь посмотрим на самый верх модуля "Module1". Там мы увидим

Здесь мы подошли к такому важному понятию, как область видимости переменных. Раз эти три переменных объявлены в разделе General общего модуля с ключевым словом Public, то они становятся видимыми для всех модулей приложения. Например, их "увидят" процедуры модуля формы "Справочник" для того чтобы присвоить форме соответсвующие параметры. Рассмотрим их.

В таблице "ФормыПараметры" есть три поля: ИмяФормы (имя формы в приложении), ОбозначениеФормы (текстовое обозначение формы, или просто заголовок формы), Таблица (источник данных формы - имя таблицы). В функции "fOpenForm" происходит присвоение этим переменным значений при помощи

как видно, значения берутся из полей служебной таблицы "ФормыПараметры". А затем команда на открытие формы DoCmd.OpenForm strFormName

Теперь заглянем в модуль формы "Справочник". Рассмотрим процедуру, происходящую при открытии формы:

Открытие формы происходит после присвоения значения глобальным переменным. Свое обозначение и источник данных форма получает при открытии.

В результате получился макет формы. При запуске форме присваивается текстовое обозначение и цепляется источник строк при помощи глобальных переменных, значения для которых берутся из служебной таблицы. Таким образом, становится возможным используя всего один макет формы "создавать" множество однотипных справочников. Для этого достаточно лишь заполнить необходимыми данными служебную таблицу. Единственное условие: во всех справочных таблицах должно быть два поля, называться они должны одинаково: id, Обозначение. Это накладывает ограничение на возможные варианты справочников, но ведь речь идет о простых справочных формах.

А теперь, попробуйте сами: "создайте" справочник "Города", заполнив соответствующими данными таблицу "ФормыПараметры".

До сих пор мы рассматривали только простейшие справочники. Но представьте: в каждой стране десятки регионов, в каждом регионе десятки городов. Для страны городов получится не одна сотня. Не удобно выбирать из списка с несколькими сотнями записей. Было бы лучше, если выбрав регион, в списке городов отобразились бы только соответствующие ему города. Для этого потребуются специального вида справочники: многоуровневые (зависимые).

Многоуровневые справочники.

Для создания подобного рода справочников потребуется немного другая структура базы данных. Ведь как уже говорилось, подобные справочники создают для облегчения выбора значения из списка с большим количеством записей, которые фильтруются по выбранному значению (параметру) в другом списке. А это значит, что потребуется связать две справочные таблицы, организовав из них составной справочник.

В предыдущей главе предлагалось вместо создания множества однотипных справочников сделать один макет справочной формы и цеплять к нему источник данных при запуске. Но можно углубиться еще дальше. Воспользуемся идеей, которую предложил Валерий Крук - сделаем одну справочную таблицу и будем хранить в ней данные всех справочников. Для этого потребуется еще одно поле - идентификатор "справочной таблицы", чтобы определить, к какому справочнику относится данная запись. А для реализации двухуровнего справочника создадим вторую таблицу, в которой будут храниться связанные с первой таблицей записи.

Справочная система Access достаточно разнообразна. Она охватывает почти все аспекты работы с системой. После запуска Access можно воспользоваться любым видом справки, если обратиться к пункту меню Справка, имеющему подменю вида:

Выбор пункта Показать помощникавлечет появление окна с анимационным персонажем. Помощник дает советы для конкретной рабочей ситуации и отыскивает необходимые разделы справочной документации в ответ на вопросы, вводимые в поле ввода. Его можно временно скрыть по команде Справка/Скрыть помощникаили отключить на весь сеанс работы в Access, если в его выноске нажать кнопку [Параметры] и снять флажок Использовать помощника.

Пункт Что это такое? предназначен для получения краткой справки о назначении элементов в главном окне Access. Его выбор приводит к появлению указателя мыши в виде стрелки с вопросительным знаком, и щелчок им по интересуемому элементу дает сведения о нем.

Пункт Office на Web позволяет соединиться с Web-узлом корпорации Microsoft для получения обновленных сведений о программе.

Настройка рабочей среды в Access

Осуществить настройку рабочей среды в соответствии с требованиями пользователя можно с помощью команды Сервис/Параметры.Ее результатом является диалоговое окно Параметры с вкладками.

На вкладке Вид имеется возможность включить/выключить отображение: строки состояния, окна запуска, ярлыков для создания новых объектов в окне БД и др.

На вкладке Общие устанавливаются поля страницы при печати документа, порядок сортировки для новых баз данных, звуковое сопровождение при выполнении различных действий и др.

На вкладке Правка и поиск задаются параметры выполнения операций редактирования, поиска и замены. Вкладка Режим таблицы служит для установки параметров таблицы, а также задания анимации при отображении изменений в таблице в связи со вставкой новых столбцов. Вкладка Таблицы и запросы позволяет установить параметры, используемые по умолчанию в режиме конструктора таблицы и в режиме конструктора запроса. Элементы вкладки Формы и отчеты применяются для установки параметров, действующих по умолчанию в режиме конструктора формы и в режиме конструктора отчета. Вкладка Клавиатура позволяет задать режимы работы при вводе данных с клавиатуры. На вкладке Другие осуществляется сетевая настройка и настройка интерфейса ODBC, имеется возможность конфигурировать программу Access для работы в многопользовательской среде.

Данные в Access

Создавая компьютерную БД, пользователь вводит свои данные в ее поля. При этом он должен прежде описать эти поля согласно требованиям Access: присвоить имена полям, указать их тип и свойства (которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля). Полям присваиваются имена с учетом следующих требований: имя должно содержать не более 64 символов; запрещается использование точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘), квадратных скобок ([]) и управляющих символов с кодами ASCII от 0 до 31.

В поля БД можно вводить данные следующих типов.

Текстовый. В поля такого типа помещают текст или комбинацию текстовых и числовых значений. Объем текста не должен превышать 255 символов.

Поле MEMO. Длинный текст (до 65535) символов.

Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях, за исключением денежных расчетов. Размеры числовых полей - 1, 2, 4, 8, 12 байтов.

Дата/время. Значения даты и времени. Даты из диапазона от 100 по 9999 год.

Денежный. Денежные значения. Их максимальная точность составляет 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа от нее.

Счетчик. Уникальные последовательные с шагом 1 номера, автоматически вставляемые при вставке записи в БД.

Логический. Поля, которые могут иметь только одно значение из пары значений, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.

Поле объекта OLE. Объекты других приложений, которые могут быть связаны или внедрены в таблицу Access.

Гиперссылка. В полях этого типа хранятся гиперссылки - путь к файлу на жестком диске либо адрес в сети Internet или интранет.

Набор допустимых свойств для поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле. Поясним возможные свойства полей.

Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля. Для числового поля часто используемыми являются значения:

ü байт - целые числа от 0 до 255 (поле занимает 1 байт);

ü целое – целые числа от -32 768 до 32 767 (2 байта);

ü длинное целое - целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байта).

Применяются и другие значения: одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, действительное.

Формат поля. Определяет способ отображения текста, чисел, дат и значений времени на экране и на печати.

Число десятичных знаков. Дает возможность указывать для чисел количество дробных знаков.

Маска ввода. Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Подпись. Определяет текст, который выводится в подписях полей в таблицах, запросах, формах, отчетах.

Значение по умолчанию. Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение. Определяет множество значений, которые можно вводить в поле таблицы.

Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк (" ").

Индексированное поле. Позволяет создать индекс для поля, ускоряющий поиск и сортировку в таблице.

Сжатие Юникод для данного поля. Указывает, используется ли кодировка Unicode.

Выражения в Access

В качестве значений в выражениях используют литералы, константы, функции и идентификаторы.

Константа - не изменяющееся значение (например,Yes, No, True, False и Null).

Функция – небольшая программа, которая всегда возвращает значение (число или строку символов), являющееся результатом расчетов или выполнения других операций. К функции обращаются по имени, за которым в круглых скобках указывают ее аргументы. Имеются и безаргументные функции, например, Date(). В Access определено множество типов функций: статистические, математические, даты/время, текстовые, финансовые и др.

Оператор - операция над значениями. В выражениях используются четыре типа операторов: арифметические операторы, операторы сравнения, логические операторы, текстовый оператор.

Арифметические: + (сложение), – (вычитание), * (умножение), / (деление), % (проценты), ^ (возведение в степень) и др.

Операторы сравнения: = (равно), > (больше), = (больше или равно), (не равно).

Логические операторы: AND (логическое умножение), OR (логическое сложение), NOT (логическое отрицание).

Текстовый оператор: & (слияние строковых значений).

Пользователь имеет возможность создавать выражения с помощью построителя выражений или путем набора их на клавиатуре. Построитель выражений доступен во всех случаях, когда требуется ввести выражение.

В верхней части окна построителя выражений находится поле выражения. Под ним располагаются кнопки с часто используемыми операторами. Ниже содержится раздел, предназначенный для создания элементов выражения. Процесс создания выражения сводится к последовательному выбору в разделе необходимых значений – констант, функций, идентификаторов, – и вставке их в поле выражения. При этом с помощью кнопок попутно вставляются между значениями необходимые операторы. Литералы, присутствующие в выражении, набираются на клавиатуре.

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В этой статье вы найдете общие сведения об отчетах в Access. Вы также узнаете об основах создания отчета и использовании таких функций, как сортировка, группировка и обобщение данных, а также о том, как предварительно просмотреть и распечатать отчет.

Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

В этой статье

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

отображение или распространение сводки данных;

архивирование моментальных снимков данных;

предоставление сведений об отдельных записях;

Составные части отчета

Отображение раздела при печати

В начале отчета.

В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Вверху каждой страницы.

Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

В начале каждой новой группы записей.

Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.

В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

В конце каждой группы записей.

Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.

Внизу каждой страницы.

Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.

Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.

Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;

Создайте таблицы или запросы, которые содержат необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейти к шагу 2.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:

Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.

Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

Действие 3. Создание отчета

Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
Access отображает отчет в режиме макета.

Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".

Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.

Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.

Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Вы можете добавить правила условного форматирования для каждого из элементов управления или их группы, а в клиентских отчетах можно также для сравнения данных.

Добавление условного форматирования для элементов управления:

Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.

В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила.

Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.

Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.

В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.

Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.

Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип.

Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.

Добавление фонового изображения

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.

Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

изменить размер или макет страницы;

изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

обновить данные в отчете;

экспортировать отчет в другой формат файла.

Печать отчета

Печать отчета без предварительного просмотра

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

На помощника судьи согласно статье 58 АПК РФ возлагаются обязанности по оказанию помощи судье в подготовке и организации судебного процесса. Поэтому помощник судьи в соответствии с законом, Положением о помощнике судьи арбитражного суда, утвержденным 04.12.2002, и данной Инструкцией может исполнять функции по ведению делопроизводства, непосредственно связанные с совершением процессуальных действий.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для работников суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах и других подразделениях суда требований настоящей Инструкции, методическое обеспечение работы с документами возлагаются на начальника отдела делопроизводства суда.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях суда, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами несут руководители судебных составов и подразделений.

Ведение делопроизводства в судебных составах осуществляется секретарями судебных заседаний и специалистами по делопроизводству, помощниками судей.

Ответственный за делопроизводство (начальник отдела делопроизводства), назначенный приказом председателя суда, обеспечивает организацию делопроизводства в суде в соответствии с Инструкцией, знакомит работников аппарата суда с правовыми и методическими документами по делопроизводству и контролирует их исполнение.

На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

– направление копий определений суда лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи (председательствующего в судебном заседании) о времени и месте судебного заседания;

– подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

– проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда;

– ведение протокола судебного заседания, ознакомление с ним лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

– формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;

– заполнение бланков исполнительных листов по делам;

– контроль за поступлением документов, истребованных судом по делу;

– ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц по указанию председательствующего в судебном заседании с материалами судебного дела;

– контроль за поступлением уведомлений из отделений связи о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;

– вручение под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном заседании копий судебных актов, извещений о вызове в судебное заседание;

– ведение записей на внутренней стороне обложки судебного дела, “Апелляционного производства” в части, касающейся судебного разбирательства;

– введение необходимой информации в автоматизированную систему “Судопроизводство”, регистрационные журналы или карточки;

– подготовка и сдача судебных дел в архив суда;

выполнение другой работы по поручению председателя судебного состава, судьи.

Судьи и работники подразделений, уходя в отпуск, выезжая в длительную командировку, передают через отдел делопроизводства находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям, назначенным непосредственным руководителем. При длительной болезни работника дела и документы по письменному распоряжению руководителя коллегии, судебного состава, подразделения изымаются с рабочего места заболевшего и передаются через отдел делопроизводства назначенному исполнителю.

Исковые заявления (заявления), судебные дела передаются только под расписку принимающего их судьи в журнале учета заявлений и дел судебного состава.

При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работника на работу в другое подразделение по распоряжению председателя суда ответственный за делопроизводство в суде принимает от них по акту или путем отметки в соответствующих журналах, регистрационных карточках все числящиеся за ними дела и документы.

Передача документов и дел из одного судебного состава в другой осуществляется только через отдел делопроизводства, где производится необходимое регистрационно-учетное оформление.

На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, помощники судей, консультанты, секретари судебных заседаний и специалисты делопроизводства соблюдают следующие правила:

– поступающие судебные дела и документы регистрируются в день их поступления и в этот же день, а в крайних случаях не позднее первой половины следующего дня (исключая нерабочие дни) передаются по назначению в соответствующие судебные составы или непосредственно судьям согласно специализации;

– сведения о всех производимых по поступившим судебным делам и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях, а также о процессуальных действиях и принятых судебных актах, исполненных документах не позднее следующего дня вводятся специалистами по делопроизводству в БД АИС или фиксируются в соответствующих журналах, регистрационных и статистических карточках, на обложках судебных дел, апелляционных и кассационных производств.

Особенности справки

Сведения о рассылке и выдаче документов вводятся в БД АИС в день их отправки или выдачи.

В судебных составах передача документов судьям производится в день распределения их председателем судебного состава под расписку в журнале установленной формы.

Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел, документов и принятых по ним решений несут руководители суда, судебных коллегий и составов, помощники судей, консультанты и специалисты делопроизводства.

Сведения, содержащиеся в служебных документах (их проектах), являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства арбитражного суда.

Образец информационной справки о наличии в базе данных имеющихся материалов

Понравился образец справки? Скачайте бесплатно готовый пример справки или сохраните в соц. сетях, расскажите друзьям - это лучшая благодарность нам! Поставьте свою оценку этому образцу справки, проголосуйте за документ - это анонимно и всем сразу видно.

Чтобы вызвать окно справки, выполните одно из действий:

выберите команду меню Справка, Справка Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help);
нажмите кнопку Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) на стандартной панели инструментов Access (той, которая отображается в данный момент на экране);
выберите команду Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) в области задач Создание файла (New File), если она отображается на экране.

В любом случае вы получите на экране окно Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help), которое выглядит так, как показано на рис. 1.20.

В левой части окна находится панель, которая содержит три вкладки, соответствующие трем способам поиска информации. В правой части отображается сама справочная информация. В случае необходимости левую панель окна справки можно легко скрыть с помощью кнопки Скрыть (Hide) на панели инструментов в верхней части окна справки.[ Если у вас левая панель не отображается, а видна только справочная информация, значит она уже скрыта. Тогда нажмите кнопку Показать (Show).]

Первая вкладка, Содержание (Contents), представляет собой оглавление, которое отображается в виде иерархической структуры тем и разделов справки. Чтобы открыть нужную тему (она обозначается значком книги), достаточно дважды щелкнуть на ее значке или один раз на значке плюс (+) слева. На нижнем уровне иерархии размещаются разделы справки, которые помечаются значком со знаком вопроса. Щелкнув по заголовку раздела, вы получите текст этого раздела справки. Этот текст в большинстве случаев содержит ссылки на другие разделы, которые называются гиперссылками и выделяются по умолчанию синим цветом. Текст, скрытый за гиперссылкой, вы можете увидеть, только щелкнув по ней. Причем, если гиперссылка помечена треугольником слева, текст вставляется прямо в то место, где она расположена (исходный текст раздвигается), что отличает этот вариант справочной системы от предыдущих версий, когда выдавались всплывающие подсказки. Щелкните по гиперссылке второй раз, и соответствующий текст будет убран с экрана.

Рис. 1.20. Окно Справка Microsoft Access

Обратите внимание на маленькую гиперссылку Показать все (Show all), которая часто присутствует в правом верхнем углу окна. Щелкнув на ней, вы можете раскрыть сразу все гиперссылки, присутствующие в данном разделе. А потом точно так же вы можете их все скрыть, щелкнув по гиперссылке Скрыть все (Hide All).

Вы вводите нужное слово или предложение в поле Выберите действие (What would you like to do?) и нажимаете кнопку Найти (Search). Внизу появляется список разделов. Щелкнув на строке списка, в правой части окна, вы получите текст данного раздела. Если вам не удалось найти нужную информацию, вы можете тут же поискать ее на Web-сервере Microsoft, если нажмете кнопку Поиск в Интернете (Search on Web).

Последняя вкладка, Указатель (Index), обеспечивает поиск нужного термина по индексу (рис. 1.22). По сути такой поиск похож на поиск по предметному указателю, который обычно приводится в конце книги.

В текстовое поле 1. Введите ключевые слова (1. Type keywords) достаточно ввести первые буквы интересующего термина, чтобы в поле 2. Или выберите ключевые слова (2. Or choose keywords) были выбраны подходящие варианты. Можно также найти нужный термин прямо во втором текстовом поле. Затем щелкните по кнопке

Найти (Search). Тогда в поле 3. Выберите раздел (Choose a topic) появится список найденных разделов. Выбирайте нужный раздел и смотрите его текст.

В тексте разделов справки, кроме уже упомянутых гиперссылок, вам могут встретиться различные элементы управления, предоставляющие различные возможности, например мини-учебник. При наведении на элемент управления указатель мыши меняет форму. Чтобы активизировать элемент управления, необходимо щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.

Если вы встретите в разделе справки нечто, не похожее на текст, подведите к нему указатель мыши и, если он изменит свою форму, щелкните левой кнопкой мыши.

При работе со справочной системой полезно пользоваться кнопками панели инструментов ее окна (панель инструментов находится под строкой заголовка).

Читайте также: