Справка об обмене валюты для авансового отчета

Обновлено: 19.05.2024

Риски в такой ситуации связаны с разными датами признания затрат, установленных кодексом для разных видов расходов.

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ если расходы по авансовому отчету связаны с командировками, представительскими или подобными расходами, то учитывать их нужно в периоде утверждения авансового отчета, а не в периоде, к которому данные расходы относятся (период командировки).

Контролеры в своих официальных разъяснениях указывали, что пп.5 п.7 ст. 272 НК РФ нужно применять даже если период командировки и дата утверждения авансового отчета относятся к разным периодам. Так в ситуации, когда сотрудник в 1 полугодии представил авансовый отчет с договором и актом об оказании услуг на получение визы, а отчет был утвержден уже в июле, Минфин России указал, что признавать расходы нужно в момент утверждения отчета (Письмо Минфина России от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117).

Но сам факт арбитражной практики по этому вопросу свидетельствует, что претензии инспекторов не исключены. При этом, если расходы явно относятся к представительским, командировочным или иным подобным (прямо упомянутым в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ) вероятность отстоять позицию в суде высокая.

Однако нужно учитывать, что подотчетное лицо может оплачивать не только командировочные расходы. Пункт 2 статьи 272 НК РФ требует учитывать материальные расходы на дату передачи материалов в производство. То есть на дату утверждения авансового отчета расходы на приобретение МПЗ в налоговом учете в любом случае признать нельзя. Затраты на приобретение работ и услуг производственного характера тоже могут относиться к материальным расходам. В этом случае их также нужно признавать на дату подписания акта приемки-передачи работ и услуг (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Поэтому вероятность претензий инспекторов значительно повышается, если подотчетное лицо будет оплачивать услуги производственного характера, которые нельзя прямо отнести к командировочным, представительским либо расходам на содержание транспорта.

Так, например, есть решение суда, в котором указано, что если подотчетное лицо оплатило услуги обучения, то, исходя из п. 2 ст. 272 НК РФ, датой признания затрат будет дата подписания акта приемки-передачи самих услуг. При этом момент утверждения авансового отчета и момент признания расходов по нему могут не совпадать. Правда, в том случае инспекторы наоборот настаивали на том, что командировочные расходы, связанные с обучением, нужно признавать в момент утверждения отчетов. Но суд отказал инспекторам, указав, что в силу п. 4 ст. 252 Кодекса, если затраты относятся одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (Постановление ФАС Уральского округа от 10.12.2009 № Ф09-9824/09-С3).

Поэтому в целях снижения рисков и (или) предотвращения налоговых споров целесообразно заранее определить в учетной политике перечень расходов, которые должны учитываться в составе командировочных, и перечень услуг производственного характера, которые должны учитываться в составе материальных затрат. При этом материальные затраты целесообразно оплачивать напрямую (без выдачи средств под отчет). Если подотчетному лицу все же придется оплатить расходы, отнесенные учетной политикой в состав материальных, то учитывать такие затраты нужно будет по правилам пункта 2 статьи 272 НК РФ. То есть на дату подписания акта приемки-передачи услуг, либо на дату передачи в производство материалов.

В заключение отметим еще один способ устранения формальных поводов для спора. Этот способ широко известен и повсеместно практикуется. Заключается он в том, чтобы подписывать документ с указанием даты того периода, в котором понесены расходы. Обращаем внимание, что фактически бухгалтерия всегда обрабатывает документы в текущем месяце за прошедший. Как правило, декабрьским отчетам присваивается дата 30 или 31 декабря, несмотря на то, что бухгалтер обрабатывал их уже в январе (а то и в феврале). При этом бухгалтерский учет и документооборот уже давно автоматизирован. Крупные компании или холдинги, зачастую, используют ERP системы. Однако, выбранные ими системы автоматизации документооборота никак не ограничивают действия бухгалтеров. Полагаем, что и в данном случае можно выбрать такое программное обеспечение, в котором был бы функционал внесения изменений в электронный документ и выбора даты.

На авансовый отчет возложены две задачи: произвести расчеты с работником и отразить командировочные расходы в учете. При этом для выполнения каждой из этих задач применяются разные правила валютных пересчетов. Зависят эти правила в том числе от способа выдачи и валюты аванса, валюты установленных размеров командировочных расходов и валюты фактически произведенных расходов.

Перечисление аванса на корпоративную карту набирает популярность: во-первых, безналичные расчеты удобны, во-вторых, в отношении расходов по найму можно ориентироваться на фактические траты работника без соблюдения ряда ограничений Положения N 176.

Разберемся, как при таком способе выдачи аванса верно произвести валютные пересчеты, а также для удобства внедрить их в форму авансового отчета. В итоге предложим оптимальный образец заполнения авансового отчета с пошаговыми пояснениями.

Место командировки — г. Москва. Срок командировки — с 10.09.2019 по 13.09.2019 (на 4 дня). Даты начала и окончания командировки являются соответственно датами прибытия в г. Москву и убытия из него.

Авиаперелет к месту командировки и обратно оплачен организацией в безналичном порядке.

Для обеспечения работника авансом выдана корпоративная карточка, открытая к счету организации в долларах США, на который зачислено 680 долл. США.

В выписке банка по счету, к которому выдана указанная корпоративная карточка, значится следующая информация:

транзакция 10.09.2019 — 7500 росс. руб.;

списание со счета 12.09.2019 — 120,04 долл. США (по обменному курсу — 62,4766 росс. руб. за 1 долл. США (условно));

— оплата счета гостиницы за проживание:

транзакция 13.09.2019 — 18535 росс. руб.;

списание со счета 16.09.2019 — 297,15 долл. США (по обменному курсу — 62,3753 росс. руб. за 1 долл. США (условно)).

Для расчетов с работником организация использует курс, установленный международной платежной системой на дату совершения каждой операции, — обменный курс.

Официальный курс белорусского рубля:

— на 12.09.2019 — 2,0845 руб. за 1 долл. США;

— на 16.09.2019 — 2,0511 руб. за 1 долл. США.

Алгоритм заполнения авансового отчета

Для целей РАСЧЕТОВ С РАБОТНИКОМ


Шаг 1. Отражение подлежащих возмещению командировочных расходов в ВАЛЮТЕ СОВЕРШЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ.

Расходы, подлежащие возмещению на основании подтверждающих документов, отражают в авансовом отчете в валюте этих документов . Суточные не предполагают представления таких документов , поэтому логично отразить их в валюте установленных размеров (далее — валюта норм).

При выдаче работнику корпоративной карточки расходы по найму отражаются в фактических суммах на основании подтверждающих документов, а не в размерах, установленных приложением 2 к Положению N 176 .

В нашем случае возмещению подлежат:

— суточные — 120 долл. США (30 долл. США x 4 дня);

— расходы по найму — 18535 росс. руб.

Расходы на авиаперелет в место командировки и обратно работнику не отражаются, поскольку оплачены организацией по безналу .


Шаг 2. Пересчет командировочных расходов, отраженных в авансовом отчете, в ВАЛЮТУ АВАНСА.

Поскольку суточные изначально отражены в валюте норм, которая соответствует валюте аванса (валюте счета, к которому выдана корпоративная карточка), то в их отношении производить пересчет нет необходимости .

Расходы по найму произведены в росс. руб., а валюта аванса — долл. США, поэтому их нужно пересчитать. При пересчете в качестве курса пересчета могут применяться на выбор :

— обменный курс на дату совершения каждой операции;

— курс Нацбанка на дату авансового отчета.

Поскольку на дату составления отчета (на 16.09.2019) в организации имеется выписка по счету, к которому выдана корпоративная карточка, и она содержит нужную информацию, можно применить для пересчета обменный курс.

Соответственно сумма расходов по найму, пересчитанная в валюту аванса, составит 297,15 долл. США (18535 росс. руб. / 62,3753).

Сумма командировочных расходов в валюте аванса составит 417,15 долл. США (120 долл. США + 297,15 долл. США).


Шаг 3. Определение ЗАДОЛЖЕННОСТИ по авансовому отчету.

При выдаче работнику корпоративной карты с зачисленными денежными средствами фактической передачи ему этих сумм не происходит, поскольку эти средства до момента их списания остаются на счете организации. Соответственно денежные средства считаются полученными под отчет по мере их списания со счета, то есть признаются выданным авансом на даты их списания со счета.

В рассматриваемой ситуации сумма полученного работником аванса составит 417,19 долл. США (120,04 долл. США + 297,15 долл. США).

Разница между суммой аванса и суммой возмещаемых командировочных расходов — 0,04 долл. США (417,19 долл. США — 417,15 долл. США). Эта задолженность работника отражается в авансовом отчете в валюте:


Для целей УЧЕТА РАСХОДОВ


Шаг 4. Пересчет командировочных расходов, отраженных в валюте аванса, в БЕЛОРУССКИЕ рубли .

Библиотека Онлайн школы "СтаньГлавбухом"!
 Материал для урока 16.б "Учет расчетов с работниками, подотчет" .

В ст. 166 ТК РФ указано следующее:
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Это порядок - Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"
(вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки") - применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
-расходы по проезду;
-расходы по найму жилого помещения;
-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не ТК РФ и иными нормативными актами.

В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение №749), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

В п. 26 Положения №749 указано, что Работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
К авансовому отчету прилагают:
- документы о найме жилого помещения,
- фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и
- об иных расходах, связанных с командировкой.

Командировочные расходы в иностранной валюте

Для оплаты суточных и иных командировочных расходов работнику может быть выдана иностранная валюта (п. 16 Положения №749, п. 9 ч. 1 ст. 9 173-ФЗ):
• наличными из кассы (ч. 2 ст. 14 173-ФЗ);
• путем вручения корпоративной банковской карты в валюте (п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004г. № 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием");
• путем перечисления валютных средств на личную банковскую карту работника (п. 2.3 Положения № 266-П).

Работнику на командировочные расходы был выдан аванс в валюте
1. При выдаче аванса дебиторская задолженность не переоценивается (т.к., авансы не переоцениваются и курсовые разницы по ним не рассчитываются) (п. п. 20, 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, п. 10. ст. 272 НК РФ).
2. При возвращении работника из командировки расходы работника в ин.валюте пересчитываются в рубли в следующем порядке:
• в части расходов в пределах суммы выданного аванса - по курсу Банка России на дату выдачи аванса (п. 9 ПБУ 3/2006, п.10. ст. 272 НК РФ);
• в части расходов сверх суммы выданного аванса - по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Все расходы признаются в б/у и н/у в суммах, рассчитанных в вышеприведенном порядке. Отражение в учете производится на дату утверждения авансового отчета.

Сумма, подлежащая возврату работником (или работодателем при перерасходе) в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета, уже не рассматривается как аванс. Соответственно такая сумма задолженности пересчитывается в рубли в общем порядке. В б/у и н/у формируются курсовые разницы. (п. 11 ст. 250, п. 8 ст. 271 НК РФ, пп.5 п. 1 ст. 265, п.10 ст. 272 НК РФ).

Если на командировочные расходы аванс был перечислен в рублях на банковскую карту работника или ему была выдана корпоративная банковская карта в рублях, то произведенные работником расходы в валюте учитываются при расчетах с ним в суммах, фактически списанных банком по установленному им курсу (Письма Минфина РФ от 22.01.2016г. № 03-03-06/1/2318, от 10.07.2015г. № 03-03-06/39749).

Если работнику перед командировкой был выдан аванс в наличных рублях, а валюту он приобретал сам, то для пересчета в рубли суммы его расходов в валюте используются следующие курсы:

Справка о покупке валюты

Применяемый для пересчета в рубли курс валюты

Расходы в валюте в пределах выданного рублевого аванса

Расходы в валюте сверх выданного рублевого аванса

Курс обмена, указанный в справке о покупке валюты

(Письма Минфина РФ от 16.04.2021г. № 03-03-07/28695, от 19.06.2020г. № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019г. № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016г. № 03-03-06/1/2059)

не представлена работником

Курс Банка России на дату выдачи рублевого аванса

(Письма Минфина РФ от 19.06.2020г. № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019г. № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016г. № 03-03-06/1/2059)

Курс Банка России на дату утверждения авансового отчета

(Письмо Минфина РФ от 06.06.2011г. № 03-03-06/1/324)

В случае, если курс валюты ЦБ РФ не установлен, то пересчет для целей б/у и н/у производится по кросс-курсу соответствующей валюты, рассчитанному исходя из курсов иностранных валют, установленных ЦБ РФ. (п.2 ПБУ 3/2006). При этом важно учитывать Разъяснения ЦБ РФ, приведенные Банком России в Письме от 14.01.2010г. № 6-Т. (Письма Минфина РФ от 10.03.2021г.№ 03-03-06/1/16765, от 22.06.2015г. № 03-03-06/1/35872).

И порядок действий будет таким:

Курс
"некотируемой валюты"
к рублю

Подтверждающие документы на иностранном языке должны быть переведены на русский. Нотариальный перевод не требуется. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

При этом в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме , достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.
(п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности 34н, Письма Минфина РФ от 29.04.2019г. № 03-03-06/1/31506, от 20.04.2012г. № 03-03-06/1/202).

Суточные

Сумма суточных отражается непосредственно в авансовом отчете. При этом представления каких-либо документов, подтверждающих фактически понесенные работником затраты, для признания расходов в виде суточных не требуется. (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).

Размер суточных в иностранной валюте определяется по установленным в организации нормам за дни нахождения на территории иностранного государства (включая день выезда из РФ, но исключая день возвращения в РФ). Даты выезда из РФ и возвращения в РФ определяйются по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы, а в случаях командировок в страны СНГ, при пересечении границы с которыми отметки не делаются, - по проездным документам (п. п. 17, 18, 19 Положения № 749).

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу (п. 20 Положения № 749).

Пример заполнения авансового отчета при выдаче аванса в иностранной валюте.

Налоговый учет командировочных расходов

Как Вы, вероятно, обратили внимание в НК РФ команидровочным расходам посвящены отдельные нормы.

Так, в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

На основании пп.5 п.7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета .

При этом необходимо учитывать, что в силу п.10 ст.272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода , если иное не установлено данным пунктом.
В случае перечисления аванса, задатка расходы , выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток).

Поэтому, Например, для суточных в валюте пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм , но признаваться расходы будут на дату утверждения авансового отчета .

НДФЛ и страховые взносы

Предельных размеров командировочных расходов нет.

В НК РФ есть только максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ и страховыми взносами:
- за каждый день командировки по России - 700 руб.,
- за каждый день загранкомандировки - 2 500 руб. (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Все, что сверху (сверхнормативные суточные) облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Сотрудник выезжает в командировку заграницу, оплачивает анализ на КОВИД.

Вопрос. Включать ли в авансовый отчет чек на сдачу анализа на КОВИД.

Ответ.

Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов (ст. 164 ТК РФ).

Подотчетному лицу необходимо написать заявление о возмещении расходов на имя руководителя (другого уполномоченного лица) с приложением документов, подтверждающих понесенные затраты. Если деньги работнику не выдавались, составлять авансовый отчет не нужно (при условии, что иной порядок не установлен в организации или у ИП).

Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2021)

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (часть четвертая статьи 168 Кодекса).

Ситуация из практики. Как компенсировать работнику расходы на тестирование на коронавирус?

Сделать это можно, если работник подаст заявление на выплату компенсации, приложив документы, подтверждающие понесенные расходы (счет, квитанция об оплате, кассовый чек). Порядок учета такой выплаты для целей налогообложения зависит от того, обязан ли работодатель организовать тестирование на коронавирус данного работника, каковы условия действующих у работодателя локальных нормативных актов, коллективного договора, трудового договора с работником.

Путеводитель по кадровым вопросам. Обязанности работодателя при эпидемиях

Что касается учета расходов организаций на оплату услуг по проведению исследований на предмет наличия у работников новой коронавирусной инфекции, сообщаем, что согласно пункту 2 статьи 252 Кодекса расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

Подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, отнесены, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.

Так, пунктом 1 статьи 39 Федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" (далее - Федеральный закон N 52-ФЗ) установлено, что на территории Российской Федерации действуют федеральные санитарные правила, утвержденные федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

При этом соблюдение санитарных правил является обязательным для граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (пункт 3 статьи 39 Федерального закона N 52-ФЗ).

Таким образом, расходы организаций на оплату услуг по проведению исследований на предмет наличия у работников новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV), а также иммунитета к ней, направленные на выполнение требований действующего законодательства Российской Федерации в части обеспечения нормальных (безопасных) условий труда работников, учитываются для целей налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 Кодекса.

Считаем, что в данной ситуации, возможно возместить расход на анализ на Ковид по служебной записке, если денежные средства не выдавались в подотчет на данные затраты.

Не забудьте прописать возмещение на анализ на Ковид в ЛНА.

Читайте также: