Справка о результатах проведения инвентаризации ценностей в период комплексной ревизии

Обновлено: 19.05.2024

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, периодичность их проведения, перечень инвентаризируемых объектов при проведении каждой из них и т.д.) закрепляется в учетной политике организации (абз. 6 п. 4 ст. 9, ст. 13 Закона о бухгалтерском учете и отчетности).

Основанием для проведения инвентаризации является приказ руководителя.

Приказом определяются (п. 12 — 14 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств):

— сроки начала и окончания инвентаризации;

— место проведения инвентаризации;

— создание и состав инвентаризационной комиссии (в крупных организациях создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии);

— срок сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

Инвентаризационной комиссией определяются фактическое наличие, а также состояние и оценка активов и обязательств, проверяемых согласно приказу. Полученные сведения вносятся в инвентаризационные описи, акты инвентаризации, перечисленные в табл. 1, иные отраслевые формы, утвержденные соответствующими органами государственного управления, а также формы, которые организации в случае недостатка содержащейся в утвержденных формах информации разработали самостоятельно и утвердили их в соответствии с законодательством (далее — описи (акты)) (п. 23 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств).

Для оформления инвентаризации не принадлежащих организации активов, которые числятся за балансом (арендованных, принятых на ответственное хранение, полученных во временное пользование активов и др.) (п. 24, ч. 2 п. 37 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств), составляются отдельные описи.

Описи (акты) заполняются не менее чем в двух экземплярах с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток, исправления ошибок (описок), оговариваются и заверяются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами (ч. 1 п. 23, ч. 1 п. 27, п. 28 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств).

Данные фактического наличия сопоставляются с внесенными в описи (акты) данными бухгалтерского учета (п. 1 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете и отчетности, п. 3 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств). Отклонения отражаются в сличительных ведомостях, перечисленных в табл. 2, заполнение которых производится с использованием средств вычислительной техники и от руки. На активы, числящиеся в бухгалтерском учете за балансом, составляются отдельные сличительные ведомости (п. 71 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств).

По каждому случаю отклонений комиссия берет от материально ответственных лиц объяснительные (ч. 2 п. 70, ч. 2 п. 76 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств).

Установленные формы сличительных ведомостей, составляемых по результатам инвентаризации	Форма
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость)	форма 401
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств	форма 15-инв
Сличительная ведомость результатов инвентаризации оборотных активов	форма 16-инв

Полученные результаты инвентаризации рассматриваются инвентаризационной комиссией (центральной инвентаризационной комиссией в случае ее наличия) и оформляются протоколом, который передается руководителю организации для принятия решения по результатам инвентаризации п. 72 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств).

Результаты инвентаризации обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией, в которую вносятся данные обо всех выявленных излишках и недостачах, установленной порче ценностей, а также указывается порядок регулирования инвентаризационных разниц согласно принятому руководителем решению ( п. 77 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств).

Также отметим, что согласно п. 11 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств оформление инвентаризации ряда активов следует проводить с учетом особенностей, установленных иными нормативными правовыми актами, например Инструкцией о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, Инструкцией о порядке инвентаризации отходов производства и др.

Инвентаризацию кассы проводят, чтобы проверить, соответствуют ли фактические остатки наличных в кассе данным учета. Дополнительно во время инвентаризации кассы проверяют денежные документы, БСО и ценные бумаги. Проверка может быть обязательной и добровольной. Как оформить инвентаризацию, кто должен проводить проверку и как это сделать — расскажем в статье.

Когда нужна инвентаризация кассы

Инвентаризация может быть обязательной и добровольной. Есть пять основных случаев, когда проверка обязательна:

составление годовой бухотчетности;
смена материально ответственного лица (кассира);
выявление несоответствий в учете, хищений и злоупотреблений;
стихийные бедствия или чрезвычайные ситуации (пожар, ураган, ограбление);
реорганизация или ликвидация.

Руководитель может провести инвентаризацию и по собственному решению, если поводов для обязательной проверки нет. Это нужно для дополнительного контроля: например, чтобы найти причины ошибок в учете или увидеть, что сотрудник берет деньги из кассы. Ограничений по периодичности таких проверок нет — можно проверять кассу хоть раз в месяц, хоть раз в неделю.

Еще два вида проверок: плановая и внеплановая. Как правило, к плановым проверкам готовятся заранее и проводят их более тщательно, а на внеплановых находят больше нарушений.

Организация может самостоятельно устанавливать сроки внеплановых инвентаризаций. В приказе на такую проверку следует указывать причину, по которой ее начали.

Кто участвует в инвентаризации

Проводит проверку специальная комиссия — инвентаризационная. Список участников определяет руководитель в своем приказе. Обычно туда входят следующие сотрудники:

из администрации организации;
из бухгалтерии;
из службы внутреннего аудита;
из экономического или юридического отдела.

Количество проверяющих законом не установлено, но минимум два человека в комиссии быть должно. Так, если в штате компании числится только директор, издавать приказ об утверждении состава инвентаризационной комиссии не нужно.

Один человек из комиссии назначается председателем. Им может стать любой сотрудник, которого назначит гендиректор, но обычно это заместитель директора или руководитель подразделения. Председатель руководит инвентаризационной комиссией, визирует приходные и расходные документы, подписывает описи, акты, принимает заявления от материально ответственных лиц.

Если объем работ небольшой, например, проверить нужно только кассу микропредприятия, то можно обойтись силами ревизионной комиссии (если она есть в организации).

Еще один обязательный участник инвентаризации — материально ответственное лицо (МОЛ). В нашем случае это кассир. Он не входит в состав инвентаризационной комиссии, но обязательно присутствует при проверке. При коллективной материальной ответственности на инвентаризации должны присутствовать все МОЛ.

Если кассира на проверке не будет, то заинтересованные лица смогут оспорить результаты инвентаризации. Без него проводить инвентаризацию можно только в исключительных случаях: когда МОЛ серьезно болеет или по другим причинам еще долго не сможет прийти на работу, а еще когда МОЛ сознательно уклоняется от участия. В таких случаях перед проверкой составляется акт, в котором указываются причины его отсутствия.

Что проверяют во время инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы может быть сплошной или выборочной. На сплошной проверяют следующие ценности:

Наличные в кассе. Пересчитывают все деньги в кассе и сравнивают с данными кассовой книги. Если применяется ККТ, проверку следует начинать с операционных касс: сверить суммы наличных с данными книги кассира-операциониста, показателями кассовый ленты и счетчиками кассового аппарата.
Денежные документы. В эту группу входят марки, билеты на поезда и самолеты, путевки в санатории, топливные карты и пр. Достаточно проверить фактическое наличие по видам, а также сверить реквизиты и стоимость с учетными данными.
Ценные бумаги. Проверяют серии и номера, номинальную и фактическую стоимости, срок погашения. Проводят сверку с данными описей.
Бланки строгой отчетности (БСО). Проверяют фактическое наличие — смотрят виды и номера бланков. Количество БСО сверяют с данными по забалансовому счету 006, отраженными в описи.

Если инвентаризация выборочная, то руководитель указывает в приказе, что конкретно он хочет проверить. Например, можно провести инвентаризацию только наличных в кассе.

Порядок инвентаризации

Сразу скажем об обязательном ограничении — во время инвентаризации кассы нельзя принимать и выдавать деньги или другие ценности, которые хранятся в кассе и проходят проверку.

Порядок проведения самой инвентаризации следующий:

Шаг 1. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии и прописывает причину проверки (смена кассира, чрезвычайное происшествие, сверка остатков наличных).

Если проводится годовая инвентаризация кассы перед составлением бухгалтерской отчетности, издавать приказ не нужно.

Шаг 2. Перед проверкой кассир отдает все документы на расход и приход в бухгалтерию. Затем он составляет расписку о том, что всё передал, оприходовал поступившие в кассу ценности и списал выбывшие.

Шаг 3. Комиссия проверяет все имущество, заявленное в приказе: наличные, денежные документы, БСО и пр. Как проверяют отдельные группы, мы расписали выше. На этом этапе инвентаризации присутствие кассира обязательно.

Шаг 4. Комиссия оформляет результаты инвентаризации и составляет инвентаризационную опись. Всего у проверки может быть три варианта итогов: излишки, недостачи и соответствие факта учетным данным.

Оформление результатов

По итогам проверки комиссия составляет описи (акты инвентаризации). Их подписывают все члены комиссии и кассир. Формы актов можно разработать самостоятельно или использовать готовые:

форма № ИНВ-15 — для наличных и денежных документов;
форма № ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО.

Составьте акты в двух экземплярах — один вручите кассиру, а другой передайте бухгалтерам. Когда инвентаризация связана со сменой МОЛ, понадобится еще один экземпляр — для нового кассира.

Если на инвентаризации обнаружены излишки или недостачи, нужно составить сличительные ведомости. Они не понадобятся, если вы пользуетесь унифицированными актами № ИНВ-15 и № ИНВ-16, так как там уже есть место для сведений об отклонениях. Дополнительно нужно запросить у кассира письменную объяснительную по расхождениям.

Комиссия отдает руководителю все документы по инвентаризации. Он их проверяет, анализирует и оформляет приказ об утверждении результатов инвентаризации. Форма произвольная, но в нем обязательно должны быть указания по порядку устранения расхождений. Если расхождений нет, можно обойтись без приказа.

Как отразить инвентаризацию кассы в бухучете

Отражать результаты инвентаризации в бухучете следует в том отчетном периоде, к которому отнесена дата, по состоянию на которую проведена проверка. Так, результаты годовой инвентаризации формируют показатели годовой бухгалтерской отчетности.

Проводки зависят от результата проверки:

Дебет	Кредит	Суть операции
50	91.1	Показали излишки в кассе
94	50	Показали недостачи в кассе
73	94	Отнесли недостачу на кассира и другого ответственного сотрудника
70	94	Погасили недостачу из зарплаты ответственных
91.2	94	Отнесли недостачу в прочие расходы (на случай, когда виновных нет или они не найдены)

Ведите учет наличных, БСО, ценных бумаг, билетов, топливных карт и других документов в Контур.Бухгалтерии. Оформляйте приходные и расходные кассовые ордера и готовьте документы для инвентаризации. А еще в сервисе можно оформлять расчеты с сотрудниками, сдавать отчетность через интернет и даже подключить интеграцию с кассовой программой. Попробуйте все возможности Контур.Бухгалтерии на тестовом периоде — 14 дней в подарок всем новым пользователям.

Читайте также: