Справка это в документоведении

Обновлено: 15.05.2024

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.

Акт – понятие, структура, оформление

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.[3]

По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.

Здесь представлены образцы оформления актов.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.[5]

Текст акта состоит из трех частей:

Введение. Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
Констатирующая часть, в которой излагаются установленные факты.
Выводы (выводы, рекомендации, предложения содержатся не во всех актах, но обязательны в актах проверок, обследований, ревизий др.).

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.[5]

Справка – назначение, виды, содержание, оформление

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.[3]

Здесь представлены образцы оформления справок по производственным вопросам и личного характера.

Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства, по запросам другой организации или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними.

Внешние справки - для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию - оформляются на общем бланке организации (или бланке справки). Внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа - оформляются на стандартном листе бумаги аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Текст справки может состоять только из одной части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.[5]

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.[5]

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:

указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;
для каких целей или в какую организацию выдана справка;
подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
дату составления и оттиск печати.

Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера). [5]

Сводка, заключение, перечень и другие справочно-аналитические документы

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.[5]

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.[5]

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста оп поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.[3] Подготовка и оформление отзыва производится аналогично подготовке и оформлению заключения.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.[3]

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись руководителя организации или его заместителя;

• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• должность или профессию (пример 1);

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

Согласно толкованию в русском словаре, термин "справка" значится как ответ на запрос или сведение, которое получено о ком-либо, о чем-либо. Также есть другое толкование - как документа, содержащего подтверждение, описание событий, фактов. К оформлению справок прибегают организации и учреждения в различных сферах деятельности. Более того, сами граждане могут стать инициаторами их изготовления.

Стандарты оформления

Существуют определенные требования к оформлению справки, в частности, документ должен содержать следующие данные:

Внешние и внутренние

В зависимости от того, в чей адрес необходимо оформление справки, она может носить информационный, отчетный или аналитический характер. Такой документ может быть предназначен для внутреннего пользования или внешнего. Что касается первого, то здесь содержание справки будет иметь информационный характер. Во втором случае требуется определенная подготовка к составлению документа. Как правило, ее печатают на фирменном бланке организации или по установленному образцу, оформленному государственными органам (ГОСТ Р 6.30-2003).

Составить справку по унифицированной форме не сложно, так как в справочниках и других подобных документах для ее заполнения имеются все необходимые указания. Гораздо сложнее дело обстоит с произвольной формой ее написания. Это связано с риском упущения из виду важных деталей и реквизитов.

Одна из самых популярных форм внешних справок - 086у. На основании данного документа работодатель определяет профессиональную пригодность работника. Получить ее можно в медицинском учреждении, которое имеет соответствующее разрешение и лицензии. Для этого необходимо обратиться к терапевту, который дает направление к узким специалистам (ЛОРу, хирургу, офтальмологу, неврологу), а в конце делает заключение. Утверждает данную форму Министерство здравоохранения РФ, на сегодняшний день действует приказ от 15.12.2014 №834н. Заполняются обе стороны медицинской справки с обязательным указанием:

Даты, номера документа, сведений о медицинском учреждении.
Фамилии, имени и отчества обследуемого, даты рождения, места учебы/работы, куда оформляется документ.
Данные о перенесенных ранее заболеваниях и наличии хронических, также сведения о прививках и проведенных вакцинациях.

Сведения, полученные от врачей в ходе обследования, вносятся на основании данных анализов, флюорографии. Допускается заполнение черной или синей шариковой ручкой. Справка обязательно должна быть заверена главным врачом того медицинского учреждения, которое выдает данный документ, срок ее действия - шесть месяцев со дня выдачи.

Справки о доходах: 2-НДФЛ

Что касается оформления справок о доходах, то тут принято различать несколько видов:

Для физических лиц по форме 2-НДФЛ.
По форме банка для получения кредита или займа.
С целью получения визы.
Для государственных служащих.

Самый распространенный вид справки - справка 2-НДФЛ. Оформлением данного документа занимается бухгалтерия организации, где работает сотрудник. Для предприятия, которое является налоговым агентом - это типовая форма предоставления отчетности в налоговую инспекцию. В ней содержатся сведения относительно полученного дохода за конкретный период, чаще всего полгода-год, и сумма удержанных в пользу государства налоговых сборов и вычетов. Сотруднику такая справка может понадобиться, например, для предоставления в банк при подаче заявки на кредит с целью подтвердить свою платежеспособность. Трудовым кодексом определен срок ее изготовления - три рабочих дня с момента подачи заявления. Действительна она один месяц со дня выдачи.

В правилах оформления справок 2-НДФЛ отражены пункты о необходимости указания следующих пунктов и реквизитов:

Данные о работодателе (полное наименование организации, юридический адрес, телефон).
Информация о сотруднике, на чье имя она оформлена.
Размер налоговой базы (13%).
Налоговые вычеты с указанием кодов (сюда входят инвестиционные, социальные, имущественные, стандартные).
Общий размер полученного за указанный период дохода и произведенных удержаний.

По форме банка

С тех пор как кредит перестал быть сложным в плане сбора пакета документов, условий и прочего, оформление справок для банка - ни для кого не редкость. Это альтернатива справке по форме 2-НДФЛ. С помощью нее возможно указать сведения о доходе, которые работодатель не может отразить в стандартном документе. Если данный документ необходимо представить в банк, то последний, как правило, предоставляет либо образец, либо готовый бланк для заполнения работодателем. Есть еще один вариант, когда организация, в которой работает сотрудник, оформляет справку на фирменном бланке с отражением следующих реквизитов:

Должность работника, его фамилия, имя, отчество.
Дата принятия на работу или сведения о стаже. Если заключен срочный трудовой договор, то указывается дата его окончания.
Размер заработной платы за последние шесть месяцев (может быть указан иной период в зависимости от требований получателя справки). В ряде случаев может быть указана величина произведенных налоговых удержаний, однако это не является обязательным.
Данные о работодателе, его полный юридический и фактический адрес, наименование, контактные телефоны.
Подпись руководителя, главного бухгалтера (если он в штате отсутствует, в справке должно быть на то указание), печать организации.

Справка с работы для получения визы

Что касается оформления справки с места работы, то принято различать два типа:

Производственные, на основании поручения руководства. Как правило, печатаются на фирменных или специальных бланках.
По запросам частных лиц, работников (например, о размере заработной платы, о подтверждении факта работы в данной должности или конкретно в организации, стаже).

Если говорить о классификации документов в организации, то в справке отражаются сведения о личном составе работников предприятия. Подписывается он работником кадровой службы или непосредственно руководителем. Если предоставление справки необходимо для оформления визы в посольстве или консульстве, то необходимо отметить в тексте наименование организации-получателя. Также важный пункт - указание сведений, что занимаемая должность остается за работником на все время поездки.

Справка для отчетности госслужащих

Стандартный документ, оформляемый на специальном бланке, который утвержден Президентом РФ. Работник, находящийся на государственной гражданской службе, обязан ежегодно отчитываться обо всех расходах и доходах, в том числе и его членов семьи, имеющихся кредитах, счетах в банках любого характера. Порядок заполнения формы государственного образца довольно понятный для самостоятельного заполнения. В крайнем случае в налоговом органе имеется форма оформления справки в виде образца. Допускается электронное заполнение документа, который после распечатывания подписывается на каждой странице.

Сам документ состоит из нескольких разделов обязательных для заполнения:

Данные о полученных доходах (подразумеваются как имущественные, так и денежные средства), о наличии акций и ценных бумаг.
Сведения о расходах, здесь отражаются все крупные покупки, сумма которых больше доходов всех работающих членов семьи за последние три года. Это может быть приобретение недвижимости, автотранспорта, гаража.
Данные относительно имеющегося в собственности имущества.
Перечень счетов, открытых в кредитных организациях и банках (депозитные, карточные, текущие).
Сведения о владении имуществом или временном пользовании.

Медицинские справки для детей

Требования к оформлению медицинских справок незначительно, но все же отличаются от остальных. Содержание данного документа должно включать в себя информацию о том, что пациент не имеет противопоказаний для физических нагрузок по состоянию здоровья. На основании приказа Минздрава РФ №834н от 15 декабря 2014 года она должна быть заверена тремя печатями:

В случае когда документы для оформления справки собираются родителем для ученика, который не посещал школу по причине заболевания, в тексте должен быть проставлен период пребывания на больничном. Также важна ссылка на то, что ребенок может снова приступить к обучению с такого-то числа. Для школьников, которые собираются ехать в лагерь, предусмотрена отдельная форма справки 079/у. В ней обязательно должны быть указаны:

Фамилия, имя и отчество ребенка, число, месяц и год рождения.
Номер школы и класса, поликлиники.
Сведения о перенесенных инфекционных заболеваниях, сделанных прививках и вакцинациях.
Уровень физического развития, физкультурная группа и рекомендуемый режим. В некоторых случаях может потребоваться указание на отсутствие чесотки и педикулеза.

Для получения водительского удостоверения

Взрослое поколение в последнее время все чаще интересует вопрос, как оформить справку для получения водительского удостоверения. Согласно последним изменениям в приказе Минздрава от 26.03.2016 года, подобный документ предоставляют при:

Поступлении на работу на должность водителя.
Получении новой категории права управления транспортным средством.
Желании оформить водительское удостоверение повторно после того, как водитель был лишен прав решением суда.

Большое количество автомобилистов как поступающих на обучение, так и проходящих повторное медицинское освидетельствование должны предоставить данный документ до момента получения самого удостоверения. Порядок оформления справки такого типа регламентирован приказом Минздрава РФ №344н от 15 июня 2015 года. Получить ее можно в государственной или частной клинике, имеющей соответствующую лицензию. Медицинское заключение оформляется на бланке формы 003-Ву. Помимо личных данных водителя в тексте справки указывается категория автотранспортного средства, которым он будет в дальнейшем управлять. Срок ее действия определяется приказом и составляет двенадцать месяцев со дня ее выдачи.

Счет-справка

Специфика этого документа заключается в том, что выдается она покупателю автотранспортного средства и подтверждает, что он имеет право оформить машину в собственность. Сам бланк относится к документам строгой отчетности. Оформление счет-справки заменяет необходимость подписания договора купли-продажи и часто этим пользуются недобросовестные продавцы. Чтобы не попасть впросак, важно знать нюансы ее заполнения. Продать таким образом автомобиль может как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель. Например, очень часто в последнее время счет-справку стали оформлять в автосалонах, реализующих авто с пробегом. В этом и кроется первый нюанс, что физическое лицо не может его подписывать и заменить им привычный договор купли-продажи.

Нельзя поручить составление счет-справки отдельной коммерческой организации, это должен быть автосалон, который непосредственно реализует автомобиль. Только оформление данного документа не является гарантией перехода права собственности, важно также поставить машину на учет в ГАИ.

Чтобы получить такую счет-справку, автовладельцу необходимо представить следующие документы:

Доверенность, выданная нотариусом, которая позволяет продавцу реализовывать автомобиль. Если же это индивидуальный предприниматель, то ее заменить может паспорт.
Технический паспорт на приобретаемое транспортное средство. Обязательно наличие отметки о снятии с учета в ГАИ.

Со стороны покупателя перечень документов аналогичный, только если речь идет о доверенности, то в ней должно быть прописано право приобретения автомобиля. Аннулировать, получить копию или восстановить утраченную счет-справку можно только там, где ее выдавали.

Для Пенсионного фонда

Примерно за год до наступления пенсионного возраста работодатель начинает подготовку документов для передачи их в Пенсионный фонд. В связи с чем возникает масса вопросов, например, какие справки для оформления пенсии нужно собрать? Основной документ, от которого зависит размер выплат, - сведения о доходах. Необходимо предоставить справку о доходах за 60 месяцев до января 2002 года, так как после этой даты все сведения о стаже начали поступать сразу в Пенсионный фонд.

В случае когда в трудовой книжке имеются ошибки заполнения, неточности, отсутствие печатей, может потребоваться справка с места работы. Она готовится по заявлению бывшего работника в течении 3-х рабочих дней, форма составления - произвольная. Если во время оформления справок для пенсионного фонда выясняется, что у будущего пенсионера были случаи регистрации в центре занятости населения по случаю безработицы, то необходимо запросить у них справку об этом.

Для тех граждан, которые относятся к категории льготных и раньше остальных выходят на пенсию, должны предоставить соответствующее подтверждение. Если данным преимуществом гражданин решил воспользоваться по случаю особых условий труда, то с места работы он должен принести справку о льготе. Выдается она в течение трех рабочих дней по заявлению работника. В содержании справки должны быть отражены следующие пункты:

Данные об организации-работодателе.
Должность, фамилия, имя и отчество работника, который имеет право на льготу.
Период времени, когда сотрудник проходил курсы по повышению квалификации, ученические отпуска, предоставление отпуска без сохранения заработной платы, случаи простоя.
Время нахождения в отпуске по уходу за ребенком, дополнительные выходные дни для осуществления ухода за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства.

Подписывает такую справку руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Заверяется документ угловым штампом с обязательным проставлением даты и регистрационного номера. Не допускается наличие ошибок и исправлений в справке. Документ выдается на основании одного из представленных документов: штатного расписания, приказа, лицевого счета по заработной плате, карточки по форме Т-2 и иных.

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки - описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события "из жизни" организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто "предоставляет" информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа "СПРАВКА", кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО "Каравелла" И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО "Каравелла"). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

структура текста и стиль изложения;
подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера - главного бухгалтера;
обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица - после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Пример 2. Адресатом является организация.

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита "Адресат" пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос "о чем?"/"о ком?", являясь как бы продолжением к слову "СПРАВКА". Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет "О техническом состоянии помещения", во втором - "О несчастных случаях на производстве" (см. отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. ".

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами "Сообщаем вам. " или "Доводим до вашего сведения, что. ". Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

"Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены" и
"По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены".

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции "Дана Иванову И.И. в том, что. ".

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова "что".

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обратите внимание: печатью организации (т.н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово "Конфиденциально".

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, "по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала". Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа . Но помните: не все рассуждают логически - в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать "защиту от дурака".

Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т.е. получающая справку).

Образцы справок

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок - внешние, т.е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39. ". Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма - тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта - см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации.

Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.

Пример 8. Справка о совместительстве.

Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.

Мы специально показали разные возможные варианты оформления:

письмо и справку в примерах 6 и 7;
продольный (в примере 8) и угловой бланки (примеры 7 и 9), на которых отличается расположение наименования организации, справочных данных о ней, регистрационного номера и даты справки, а также места издания документа;
возможность указания реквизитов прилагаемого документа в тексте справки или только в специальной отметке о наличии приложений (отмечено цифрой 2 в примерах 6 и 8).

Специалист по ДОУ

и кадровому делопроизводству

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

СПРАВКА, -и, ж. 1. Сведение о чем-н., полученное кем-н. после поисков,в ответ на запрос. Обратиться за справкой. Навести справку (офиц.). Навестисправки (узнать, разведать). 2. Документ с такими сведениями. С. с местаработы.

справка ж. 1) Выяснение чего-л. 2) Сведения, сообщаемые кому-л., получаемые кем-л. в результате запроса, поисков и т.п. 3) Документ с такими сведениями.

справка
ж.
1. information, reference
наводить справки — inquire; (о пр.) make* inquiries (about)
обращаться за справкой (к; в вн.) — apply for information (to)
2. (документ) certificate
справка о состоянии здоровья — health certificate
справка с места работы — reference

справка наводить справки, собирать справки.. Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений.- под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари,1999. справка ссылка, сноска; цидулька, документ, информация, справочка Словарь русских синонимов. справка сущ.) Словарь русских синонимов. Контекст 5.0 — Информатик.2012. справка сущ., кол-во синонимов: 7 • документ (82) • информация (33) • медсправка (1) • сноска (13) • справочка (1) • ссылка (20) • цидулька (7) Словарь синонимов ASIS.В.Н. Тришин.2013. . Синонимы: документ, информация, медсправка, сноска, справочка, ссылка, цидулька

Справка - документ, содержащий описание служебных событий (фактов).

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Источник: РД 22-05-2006: Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору

Смотри также родственные термины:

5.6 справка о добавочных библиографических записях: Перечень на основной карточке алфавитного каталога всех дополняющих основную библиографическую запись заголовков и заглавий добавочных библиографических записей, по которым может производиться поиск документа в алфавитном каталоге

Источник: ГОСТ 7.76-96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения

2.2.6 справка о кремации : Справка, в которой указывается, где и когда останки умершего или погибшего были кремированы, и удостоверяющая факт выдачи праха потребителю для погребения.

2.3 Основные виды ритуальных услуг

53 справка о разногласиях по проекту нормативного документа отрасли: Документ, в котором изложены разногласия по проекту нормативного документа и пояснительной записке к нему между разработчиком нормативного документа и согласующими организациями или предприятиями

Морфология: (нет) чего? спра́вки, чему? спра́вке, (вижу) что? спра́вку, чем? спра́вкой, о чём? о спра́вке; мн. что? спра́вки, (нет) чего? спра́вок, чему? спра́вкам, (вижу) что? спра́вки, чем? спра́вками, о чём? о спра́вках

Библиографические справки. | Краткая справка. | Специальные издания для различных справок. | Справки по телефону. | Получить точную справку об этом можно в Публичной библиотеке.

3. Если кто-либо наводит справки о ком-либо, чём-либо, то это означает, что этот человек осведомляется у кого-либо о ком-либо, чём-либо.

Наводить справки через кого-либо. | Сначала нужно навести справки о фирме, с которой имеете дело.

4. Если какая-либо информация даётся для справки, то это означает, что что-либо делается для того, чтобы дополнить какие-либо сведения полезной, уместной информацией.

Для справки: к концу 70-х годов в Ленинграде строилось 2–2,5 млн кв. м жилья в год.

Толковый словарь русского языка Дмитриева . Д. В. Дмитриев. 2003 .

– документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Требования к оформлению справки установлены параграфом 2.3.6 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Справка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: 1) наименование вида документа печатается прописными буквами двумя межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру; 2) заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится; 3) текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы, обоснование, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы; 4) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1–2 пустыми строками. Согласно параграфу 2.1.10 ГСДОУ справки подписывают исполнители, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. Справки бывают двух видов: 1) с информацией о фактах и событиях служебного характера; 2) выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Центр стола занимали две стопки разных юридических книг, нужных для справок. Мамин-Сибиряк, Горное гнездо.

[Пьер:] Лотохин приехал откуда-то, кажется из Москвы, покупает здесь имение, собирает о нем справки. А. Островский, Красавец-мужчина.

Полозов дал справку: — Воловик — изобретатель, работающий над станком для снятия навалов. Кетлинская, Дни нашей жизни.

Читайте также: