Способы обеспечения доказательства электронного документа реферат

Обновлено: 19.05.2024

Электронные документы как доказательства в гражданском судопроизводстве

Юриспруденция, право, государство

Другие дипломы по предмету

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Московская государственная юридическая академия

Кафедра гражданского процесса

Выпускная квалификационная работа

в форме дипломной работы

Электронные документы как доказательства в гражданском судопроизводстве

студента 5 курса 1 группы очной формы обучения

Сумин Матвей Дмитриевич

К.ю.н., доцент Ивакин Валерий Николаевич

Глава 1. Понятие, основные признаки и виды электронных документов

.1 Понятие и сущность электронного документа

.2 Основные признаки электронного документа

.3 Виды электронных документов

Глава 2. Особенности процесса доказывания при помощи электронных документов

.1 Особенности собирания и представления электронных документов

.2 Особенности исследования и оценки электронных документов

Список использованных источников

Актуальность темы дипломной работы. В настоящее время человечество активно осваивает новую коммуникативную среду, в которой формируются цифровые аналоги информационных массивов традиционной информации. Изучение понятия и особенностей электронных документов актуально в силу отсутствия хоть какой-то системности в представлении электронных документов, их источниках, легитимности, описании, качестве.

В последние десятилетия во всех сферах общественной жизни растет значение документов, полученных с помощью нетрадиционных средств, то есть фото-, видеокументов и документов, полученных с помощью электронных средств связи (электронной, факсимильной, телетайпной и др.).

Рост количества дел, в которых в качестве доказательств представляется информация, зафиксированная с помощью новых технических средств, повлек изменения в гражданском процессуальном и арбитражном процессуальном законодательстве. Часть 1 ст. 71 Гражданского процессуального кодекса РФ (далее по тексту ГПК РФ) к письменным доказательствам, кроме традиционных, относит иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом. Часть 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее по тексту АПК РФ) допускает представление в качестве письменных доказательств документов, полученных посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документов, подписанных электронно-цифровой подписью (ЭЦП) или иным аналогом собственноручной подписи в случае и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным актом или договором.

На возможность и целесообразность использования новейших технологий в судебной системе, в том числе в сфере гражданского судопроизводства, указывается на протяжении уже не одного десятка лет. Так, И.Ф. Казьмин в своей монографии 1986 г. указывал на перспективность развития машинной формы оформления хода и результатов процесса хранения и выдачи правовых предписаний и иной правовой информации как обеспечивающей оперативность и точность предоставляемых сведений.

В результате можно сказать, что исследование использования в гражданском процессе электронных доказательств представляет высокую актуальность как для теории, так и для практики правового регулирования.

Объект и предмет работы.

Объектом настоящей работы являются общественные отношения, возникающие в результате формирования, получения и использования электронных документов как доказательств в гражданском и арбитражном процессе.

Предмет работы составляют как действующие правовые нормы гражданского процессуального права Российской Федерации, так и утратившие силу нормы гражданского - процессуального законодательства СССР, для проведения историко - правового исследования.

Основной целью настоящей работы является попытка проведения комплексного правового исследования понятия электронного документа, возможностей и особенностей использования в гражданском процессе электронных документов как доказательств.

Учитывая поставленную цель необходимо решить ряд исследовательских задач:

изучить понятие и сущность электронного документа;

определить основные признаки электронного документа;

исследовать виды электронных документов;

проанализировать особенности собирания и представления электронных документов в гражданском процессе;

выявить особенности исследования и оценки электронных документов в гражданском процессе.

Методологическая и теоретическая основы работы.

В настоящей работе использованы как общенаучные методы и подходы (диалектический, системный, генетический, исторический), так и специально-юридические (догматический, технико-юридический, сравнительно-правовой) методы.

Глава 1. Понятие, основные признаки и виды электронных документов

.1 Понятие и сущность электронного документа

электронный документ доказательство

Бурное развитие информационных технологий с неизбежностью повлекло за собой возникновение большого числа правовых отношений, реализующихся с помощью средств связи, особенно часто тогда, когда субъекты этих отношений географически находятся достаточно далеко друг от друга. Изначально, однако, единственным доступным средством связи была почта, а действительность сделок и иных юридических действий, совершенных с ее помощью, не оспаривалась со времен Древнего Рима (точнее, со времени появления соответствующих правил в праве jus gentium).

Современный период развития информационных технологий ввел в оборот еще одну разновидность носителей информации (помимо бумаги и сходных материалов), которую принято именовать цифровыми носителями. Именно особенность новых носителей информации, их отличие от привычных бумажных носителей, и поставила общий вопрос о допустимости в качестве доказательств существования тех или иных фактов ссылаться на сведения, содержащиеся на цифровых носителях.

Для эффективной защиты прав лиц в случаях, когда соответствующие юридические факты закрепляются на цифровых носителях, необходимо официальное признание возможности использования этих сведений в процессе доказывания наличия или отсутствия необходимого юридического факта. Поэтому проблема использования сведений, содержащихся на цифровых носителях, - в первую очередь проблема процессуальная.

Безусловно, это не отрицает существенного значения материального носителя, так как без него информация не может быть представлена в объективной форме и, главное, сохранена в неизменном состоянии.

Под цифровыми носителями часто понимают различные дискеты, лазерные диски (CD, DVD), оптические диски и пр. В связи с этим может возникнуть вопрос о том, к какой категории отнести столь распространенные в настоящее время штрих-коды. Штрих-код - это последовательность штрихов определенной длины, различающихся по ширине и расстоянию друг от друга. С помощью штрих-кода можно закодировать достаточно много информации, например, об авторе документа, каких-либо реквизитах документа или для устройств автоматического считывания информации. Информация при этом кодируется в цифровой двоичной форме, аналогично той, что записывается на дискеты и лазерные диски, и подлежит с

Полномочия нотариуса по обеспечению доказательств предусмотрены в пункте 18 статьи 35, в статьях 102 и 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Отличием предварительного обеспечения доказательств в нотариальном порядке от судебного порядка обеспечения доказательств является то, что нотариальный порядок не ставит возможность обеспечения доказательств в зависимость, в частности, от необходимости подачи искового заявления.

В силу статьи 102 Основ по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в случае возникновения дела в суде или административном органе, если имеются основания полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным.

Таким образом, целью обеспечения доказательств является исключение возможности их утраты, уничтожения, непредставления, без чего невозможно будет установить истину и правильно разрешить дело. Задача данного нотариального действия состоит в том, чтобы оперативно и квалифицированно оказать помощь физическим и юридическим лицам в фиксировании доказательств, на основании которых суд и административные органы смогли бы сделать выводы о правах и обязанностях лиц, участвующих в деле.

Согласно статье 103 Основ в порядке обеспечения доказательств нотариус допрашивает свидетелей, производит осмотр письменных и вещественных доказательств, назначает экспертизу.

При выполнении процессуальных действий по обеспечению доказательств нотариус руководствуется соответствующими нормами гражданского процессуального законодательства Российской Федерации (нормы Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации о доказательствах).

Нотариус извещает о времени и месте обеспечения доказательств стороны и заинтересованных лиц, однако неявка их не является препятствием для выполнения действий по обеспечению доказательств.

Обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства, или когда нельзя определить, кто впоследствии будет участвовать в деле.

В случае неявки свидетеля или эксперта по вызову нотариус сообщает об этом в народный суд по месту жительства свидетеля или эксперта для принятия мер, предусмотренных законодательными актами Российской Федерации (например, наложения штрафа).

Нотариус предупреждает свидетеля и эксперта об ответственности за дачу заведомо ложного показания или заключения и за отказ или уклонение от дачи показания или заключения.

На практике нотариальное обеспечение доказательств чаще всего имеет место в случаях необходимости закрепления показаний, имеющих значение для будущего рассмотрения гражданского дела, при выезде лиц, которые могут дать эти показания, в длительные командировки в отдаленные районы или за границу, при перемене ими места жительства, в связи с невозможностью их личного участия в судебном заседании или при производстве по делу об административном правонарушении.

Институт досудебного обеспечения доказательств имеет особую ценность в интернет-спорах. Поскольку информация в сети Интернет может быть легко удалена с веб-сайта либо вместе с таким веб-сайтом, представление доказательств, содержащих информацию с веб-сайта, может быть невозможным или затруднительным в случае непринятия своевременных мер по ее закреплению.

Нотариус же может зафиксировать в присутствии сторон и заинтересованных лиц содержание страницы в Интернете, на которой находятся спорные сведения, и тем самым обеспечить необходимые доказательства до предъявления иска в суд.

В процессе совершения указанного нотариального действия нотариус осматривает соответствующий информационный ресурс начиная с главной (стартовой страницы) веб-сайта, распечатывает его содержимое на бумажный носитель и составляет протокол осмотра доказательств.

Кроме того, нотариус вправе в порядке обеспечения доказательств назначить экспертизу в случаях, когда следы, факты, обстоятельства могут со временем исчезнуть или видоизмениться, а обращение заинтересованных в сохранении доказательств лиц в иные компетентные органы и организации займет много времени.

С 1 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные Федеральным законом от 29.12.2014 № 457-ФЗ, в том числе в статью 61 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. Данная статья дополнена пунктом 5, согласно которому обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута в порядке, установленном статьей 186 настоящего Кодекса, или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия.

Таким образом, в настоящее время в гражданском процессе закреплена повышенная доказательственная сила нотариального акта.

Размер нотариального тарифа за обеспечение доказательств в соответствии с подпунктом 12.6 пункта 1 статьи 22.1 Основ составляет 3 000 рублей.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). юридические и физические лица, заключающие или заключившие между собой договор. Стороной договора может быть государство (Российская Федерация, ее субъекты), которые выступают на равных началах с иными участниками гражданско-правовых отношений. оперативное закрепление в установленном законом порядке фактических данных, совершаемое судьей, нотариусом или консульским учреждением России с целью использования их в качестве доказательств

Как правильно представлять в суд видео- и аудиозаписи и электронную переписку в качестве доказательств.

Электронная переписка должна быть заверена нотариусом. Обычные скриншоты и распечатки суд может признать недостаточно достоверными.

Для успешного использования цифровых доказательств в суде необходимо знать правила их правильного представления, чему и посвящена настоящая статья.

Направление в суд электронных документов

Электронные документы бывают двух видов: (1) полностью созданные на компьютере, (2) отсканированные версии печатных документов. И в том, и в другом случае их представление в суд требует обязательного заверения электронно-цифровой подписью.

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – это цифровой аналог собственноручной подписи, необходимый для идентификации отправителя электронного документа. Существует несколько типов ЭЦП.

С использованием квалифицированной ЭЦП податель должен направлять в суд cледующие электронные документы:

заявление об обеспечении иска и заявление о применении мер предварительной защиты административного иска, а также исковое заявление, апелляционная или кассационная жалоба с ходатайством об обеспечении;
заявление об обеспечении доказательств и заявление об обеспечении исполнения решения суда;
ходатайство о приостановлении исполнения решения суда или приостановлении исполнения решения государственного органа.

Эти заявления, поданные без заверения квалифицированной ЭЦП, будут отклонены судом, в связи с чем необходимо всегда помнить о специальных условиях их подачи.

Представление фотографий, аудио- и видеозаписей

В ходе судебного спора часто возникает необходимость в представлении суду аудио- или видеозаписей. Например, аудиозапись телефонного разговора с должником может свидетельствовать о том, что должник признает долг, а видеозапись с камер наблюдения в производственном цеху – о том, что работник не явился на свое рабочее место или крал вверенное ему имущество предприятия.

Во многих спорах такие записи могут исполнять роль главного доказательства и требуют правильного оформления в судебном процессе, а именно соблюдения следующих правил:

Важно! Необходимо быть готовым к тому, что суд захочет прослушать или просмотреть запись в судебном заседании, поэтому рекомендуется озаботиться технической возможностью ее воспроизведения в суде (которой у самого суда зачастую нет): взять с собой ноутбук с дисководом.

Что касается фотографий, то они могут быть представлены в суд как на оптическом диске, так и в распечатанном виде. Основная проблема при их использовании заключается в доказывании периода времени, когда они были сделаны или места, в котором было произведено фотографирование. Например, ответчик, незаконно занимающий земельный участок истца нестационарным объектом, может оспаривать произведенные последним фотографии, на которых виден этот объект, указывая на то, что фото произведено до того, как он якобы добровольно демонтировал постройку. В связи с этим рекомендуется проводить фотофиксацию нарушений с включенной функцией временной метки и геолокации (если это технически возможно).

Также необходимо помнить, что не все цифровые записи и фотографии могут быть приняты судом в качестве доказательств. Суд может признать недопустимыми:

Конечно, из этого правила есть исключения: оно не касается разговоров и телефонных переговоров между сторонами, посвященных только теме правоотношений, послуживших предметом судебного спора.

Использование электронной переписки

Не менее важным доказательством зачастую становится электронная переписка, особенно если взглянуть на то, какой массовый характер она приобрела в последние годы. В настоящее время 90% всех деловых коммуникаций осуществляется через электронную почту и мессенджеры, а бумажный оборот утрачивает свою информационную функцию, оставаясь больше для того, чтобы легализовать правоотношения, уже возникшие между сторонами.

Намного сложнее дело обстоит в случае, если переписка велась через мессенджер. В таком случае стороне, представляющей подобную переписку в качестве доказательства, необходимо представить сведения о регистрации номера телефона, к которому привязан аккаунт в мессенджере, за соответствующим лицом. Такие сведения можно получить только посредством судебного запроса данных у оператора связи.

Между тем, подобный запрос может не понадобиться в случае, если номер телефона собеседника находится в публичном доступе в Интернете (на сайте компании или государственного органа) и позволяет точно идентифицировать его обладателя (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 27.06.2017 г. по делу №А32-7123/2016).

Важно! В связи с решением о блокировке мессенджера Telegram любая переписка, осуществленная с его помощью, не будет принята судом в качестве доказательства.

Таким образом, изложенные выше рекомендации можно свести к трем простым правилам:

Обеспечивайте визуальную и техническую доступность цифрового доказательства (стенограммы, временные метки, технические устройства для воспроизведения).
Представляйте цифровое доказательство с подтверждающими его достоверность сведениями (нотариальный протокол, распечатки с сайтов и описание фактических обстоятельств, коррелирующих с содержанием переписки).
Соблюдайте процессуальную форму подачи (аудиовизуальные записи – на оптических дисках, отдельные виды заявлений – только в виде электронных документов, подписанных квалифицированной ЭЦП).

коммерческие споры, корпоративные споры, налоговые споры, споры по интеллектуальной собственности, споры по недвижимости, трудовые споры

Содержание

Введение
Глава I. Понятие, признаки и виды электронных документов
Глава II. Особенности процесса доказывания при помощи электронных документов
Глава III. Правовое регулирование использования ЭД в законодательстве РФ и других стран.
Заключение………………………………….…………………………
Список литературы………………………………………………….

Работа содержит 1 файл

гражданский процесс курсовая.docx

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Московский областной филиал

Кафедра гражданского права и процесса

Выполнил: студент 44 учебной группы

4-го курса очной формы обучения

Дата защиты:__________________ __

Глава I. Понятие, признаки и виды электронных документов

Глава II. Особенности процесса доказывания при помощи электронных документов

Глава III. Правовое регулирование использования ЭД в законодательстве РФ и других стран.

Актуальность темы заключается в том, что в настоящее время человечество активно осваивает новую коммуникативную среду, в которой формируются цифровые аналоги информационных массивов традиционной информации. Изучение понятия и особенностей электронных документов актуально в силу отсутствия хоть какой-то системности в представлении электронных документов, их источниках, легитимности, описании, качестве. В последние десятилетия во всех сферах общественной жизни растет значение документов, полученных с помощью нетрадиционных средств, то есть фото-, видеокументов и документов, полученных с помощью электронных средств связи (электронной, факсимильной, телетайпной и др.).

В результате можно сказать, что исследование использования в гражданском процессе электронных документов представляет высокую актуальность, как для теории, так и для практики правового регулирования.

Целью работы является попытка проведения комплексного правового исследования понятия электронного документа, возможностей и особенностей использования в гражданском процессе электронных документов как доказательств.

Исходя из указанной цели, можно выделить задачи, поставленные в курсовой работе:

Изучить понятие и сущность электронного документа;
раскрыть основные признаки электронного документа;
изучить виды электронного документа;
проанализировать особенности собирания и представления электронных документов в гражданском процессе.

Предметом работы составляют как действующие правовые нормы гражданского процессуального права Российской Федерации, так и утратившие силу нормы гражданского – процессуального законодательства.

При написании курсовой работы нами были использованы следующие методы научного исследования:

Сравнительный метод;
Метод анализа и синтеза;
Изучение нормативно-правовой базы;
Изучение монографических публикаций и статей;

Курсовая работа состоит из введения, основной части состоящей из 2 глав, заключения и списка литературы, и приложения.

Глава I. Понятие, признаки и виды электронных документов.

Бурное развитие информационных технологий с неизбежностью повлекло за собой возникновение большого числа правовых отношений, реализующихся с помощью средств связи. Современный период развития информационных технологий ввел в оборот еще одну разновидность носителей информации (помимо бумаги и сходных материалов), которую принято именовать цифровыми носителями. Именно особенность новых носителей информации, их отличие от привычных бумажных носителей, и поставила общий вопрос о допустимости в качестве доказательств существования тех или иных фактов ссылаться на сведения, содержащиеся на цифровых носителях.

Для эффективной защиты прав лиц в случаях, когда соответствующие юридические факты закрепляются на цифровых носителях, необходимо официальное признание возможности использования этих сведений в процессе доказывания наличия или отсутствия необходимого юридического факта. Поэтому проблема использования сведений, содержащихся на цифровых носителях, — в первую очередь проблема процессуальная.

Необходимо заметить, что до сих пор ни в одном из действующих процессуальных кодексов не содержится понятия электронного документа как доказательства, ни в одном нормативном правовом акте нет разъяснения, какими признаками он должен обладать, чтобы электронный документ был признан судом допустимым доказательством и приобщен к материалам рассматриваемого дела.

Анализ данного понятия позволяет выделить ряд общих признаков, присущих любому документу:

материальный носитель;
содержащий информацию;
в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания;
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
предназначенную для передачи во времени или пространстве;
в целях общественного использования и хранения.

Классификация электронных документов в науке гражданского процессуального права следующая:

Классификацию и деление электронных юридических документов на отдельные виды довольно сложно проводить по общепринятым правилам. Обусловлено это техническими критериями классификации и электронной средой существования электронных юридических документов. Вполне вероятно, что с развитием юридической и технической наук можно будет предложить новые классификационные критерии, а это, в свою очередь, позволит выделить новые виды электронных юридических документов.

Глава II. Особенности процесса доказывания при помощи электронных документов.

Чтобы доказательства, в том числе и электронные, могли быть использованы как средства доказывания, их следует собрать, т.е. тем или иным путем получить в распоряжение субъекта доказывания именно как доказательства, выделить из всего необозримого множества фактических данных по признаку их значения для дела.

Таким образом, собирание доказательств - понятие комплексное. Оно включает в себя их обнаружение (розыск, поиск), получение, фиксацию, изъятие и сохранение доказательств 6 .

Обнаружение доказательств - их отыскание, выявление, обращение внимания на те или иные фактические данные, которые могут приобрести доказательственное значение. Это начальная и необходимая стадия их собирания. Собрать можно только то, что разыскано, обнаружено, стало известным субъекту доказывания.

Фиксация доказательств - это закрепление, т.е. запечатление, фактических данных в установленном законом порядке 7 , что только и позволяет после этого считать их доказательствами по делу.

Признаками фиксации доказательственной информации можно назвать следующее:

- непосредственная задача фиксации (сохранение доказательственной информации, содержащейся в различных источниках);

- предмет фиксации (сведения о фактах, фактические данные: предметы, статичные изображения объектов или субъектов, динамические процессы развития преступной деятельности, действий и т.п.);

- способы фиксации (тактические приемы и научно-технические средства, используемые субъектом деятельности по выявлению и раскрытию преступлений);

- конечная цель фиксации - получение процессуально оформленных фактических данных, необходимых для рассмотрения и разрешения материалов дела.

Информационная сущность фиксации доказательств заключается в том, что:

а) производится перекодировка доказательственной информации, содержащейся в ее материальном носителе, и перенос ее на средство доказывания;

б) обеспечивается сохранение доказательственной информации для неоднократного ее использования в процессе доказывания;

в) благодаря сохранению зафиксированной порции информации обеспечивается ее накопление до пределов, выражающих полное установление предмета доказывания, т.е. до момента доказанности всех обстоятельств, входящих в предмет доказывания;

г) получает свое материальное выражение отбор информации о событии: фиксируется не вся информация, поступающая к субъекту доказывания, а лишь относящаяся к предмету доказывания (относимая информация), допускаемая законом (допустимая информация) и существенная с точки зрения предмета доказывания;

д) запечатлевается не только сама доказательственная информация, но и информация о путях, способах и средствах ее получения как необходимое условие ее допустимости по делу.

Здесь уместно еще раз отметить, что определение относимости и допустимости информации в этой фазе доказывания (т.е. оценка) носит предварительный характер.

В процессуальном плане фиксация доказательственной информации есть выражение удостоверительной деятельности субъекта доказывания. Когда говорят об удостоверительной стороне доказывания, имеется в виду процессуальное удостоверение фактов, облечение их в требуемую законом форму как необходимое условие их существования в качестве судебного доказательства, а не логического доказательства истинности знания.

Но фиксация доказательств, помимо удостоверения фактов, преследует цель запечатления фактических данных. Причем на первый план в процессуальном понимании фиксации доказательств выступает процессуальная форма удостоверения и запечатления, поэтому процессуальное определение понятия фиксации доказательств в известном смысле можно считать формальным. Отсюда и распространенное среди процессуалистов представление о фиксации доказательств как об их оформлении в установленном законом порядке, т.е. придании им законной формы. В отличие от процессуального, криминалистический аспект понятия фиксации доказательств носит содержательный характер. Здесь делается упор на действия по фиксации доказательств и средства этих действий.

Для того, что бы стать доказательством в гражданском процессе:

1. Электронный документ должен содержать не любые сведения, а только сведения о подлежащих установлению по делу обстоятельствах, т. е. сведения об их наличии либо отсутствии.

2. Электронный документ должен быть получен с соблюдением правил собирания, предусмотренных соответствующим процессуальным законодательством.

1 "Российская газета", N 165, 29.07.2006 г.

2 Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учебно - практическое пособие. М., 2000. С. 61

3 Винберг А.И. Криминалистика. Раздел 1: Введение в науку. С. 16-17

4 Колмаков В.П. Способы собирания и закрепления доказательств//Соц. законность. 1955. N 4

5 Белкин Р.С. Собирание, исследование и оценка доказательств. Сущность и методы. Наука. 1966

К срокам и порядку хранения электронных и бумажных документов предъявляются одинаковые требования. Но из электронных документов не сделаешь подшивку и не положишь их на полку. А срок действия электронной подписи всегда ограничен несколькими месяцами, что создаёт проблему юридической значимости документа и подписи спустя определённое количество лет. Рассказываем, как решить вопрос сохранности электронных документов в течение положенных сроков и обеспечить их юридическую силу независимо от срока хранения.

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Для хранения выбывших из оборота бумажных документов организации и предприниматели создают архив. То же самое нужно делать и для электронных документов — создавать электронный архив. Для этой цели используются различные программно-технические решения:

Специальное архивное программное обеспечение.
Системные программные комплексы, в которых имеется функционал для архивной обработки, учёта и хранения документов.
Облачные продукты — решения для хранения архивных документов на сервере выбранной компании (сервиса), предоставляющей соответствующие услуги.
Материальные носители — флешки, диски и т.п.

Первые три варианты наиболее актуальны для организаций. У них большой объём документов, что требует соразмерного объёма архива и места про запас. При этом нужно обеспечить учёт электронных документов и выполнение с ними различных операций, если вдруг понадобится воспользоваться архивным документом. Для этого необходим соответствующий функционал.

Малый бизнес, ИП, самозанятые граждане нередко используют специальное программное обеспечение, в том числе бесплатное, формируют архив на своем рабочем месте или переносят архивные электронные документы на материальные носители, например внешние диски, карты памяти или флешки.

Проблемы хранения электронных документов

В отличие от бумажных архивных документов, которые всегда под рукой, для хранения, открытия, скачивания и обработки электронных документов нужны технические средства. Сами же электронные документы — это файлы, цифровая информация, которые хранятся на определённом носителе или в информационной системе. Основная проблема такого хранения — устаревание технических решений, прекращение их поддержки, а также появление новых, которые уже не способны работать с устаревшими форматами.

Решить проблему помогает отслеживание программно-технических изменений и своевременный переход на новые продукты. Периодически нужно менять программное обеспечение, преобразовывать файлы в новые форматы, переносить данные на современные носители. Это называется миграцией электронного архива. А чтобы повысить безопасность и надежность хранения электронных документов, целесообразно использовать несколько вариантов хранения. Например, существует практика совмещения облачного хранения и хранения на физических носителях. Возможны и другие комбинации.

Малому бизнесу, ИП и самозанятым, которые отдают предпочтение хранению электронных документов на внешних физических носителях (диски, флешки и т.д.), нужно обезопасить себя от возможной утраты или повреждения таких носителей. Поэтому лучше всё-таки использовать специальные программные решения, совмещая их, к примеру, с облачным хранением. Или периодически переносить файлы с физических носителей в более надёжные места для хранения — в специальные системы для архивного хранения, в том числе облачные.

Как обеспечить юридическую силу электронных документов и ЭП спустя время

Юридическая сила архивных электронных документов со временем не утрачивается. Однако могут возникнуть проблемы с её подтверждением из-за ограниченного срока действия сертификата электронной подписи.

Чтобы избежать подобной проблемы в будущем, можно использовать усовершенствованную электронную подпись с меткой времени. Такой формат электронной подписи предусматривает включение в информацию об электронной подписи, помимо стандартной, сведений следующего характера:

OCSP — статус сертификата (действует или нет) на момент подписания электронного документа;
TSP — данные о точном времени создания подписи (метка времени).

Если архивные электронные документы были подписаны обычной КЭП, подтвердить их юридическую значимость можно, запросив сведения в удостоверяющем центре, выдавшем сертификат. Таким же образом можно проверить действительность сертификата на момент подписания документа. Информация будет официальной, её можно использовать как доказательство подлинности и документа, и электронной подписи.

Дополнительно подтвердить юридическую силу документа можно:

через организацию или контрагента, которым был направлен электронный документ;
через сторонние электронные архивы, базы данных и информационные системы, в которые направлялся документ, через которые он проходил или был зафиксирован иным образом.

Например, вся электронная отчётность в ФНС сохраняется на серверах налогового органа и хранится в дата-центрах.

Многие организации и ИП всё-таки опасаются того, что в будущем к электронному документу и его реквизитам, включая ЭП, будут предъявлены претензии относительно их действительности. Предотвратить это на 100% можно только дублированием электронного архива бумажным хранилищем. Но это достаточно затратно, ведь придётся не только создавать бумажные копии электронных документов, но и создавать под них бумажный архив. Такое решение целесообразно, если документ имеет особую ценность, и важно гарантировать его признание любыми третьими лицами.

Читайте также: