Списки документов в справочных правовых системах возможности и средства обработки
Обновлено: 19.05.2024
Справочно-правовые системы (СПС) в профессиональной деятельности экономиста, бухгалтера. Основные функции и правила работы с СПС. Поисковые возможности СПС. Обработка результатов поиска. Работа с содержимым документов. Совместное использование СПС и информационных технологий.
Правовые информационные системы являются одной из разновидностей информационных систем (ИС). Поэтому все признаки, характерные для понятия информационная система, присущи в равной степени и понятию правовая информационная система. Следовательно, содержанием правовой информации является не просто набор сведений о тех или иных общественных отношениях и их анализ. Информация становится правовой только тогда, когда она проходит через государственный механизм и находит свой метод регулирования, преобразуясь в форму закона, иного нормативного акта или правоприменительного документа. Отражая волю законодателя, правовая информация регулирует отдельные стороны хозяйственной и социально-культурной деятельности общества. Таким образом, правовая информационная система включает в себя информацию, содержащуюся:
а) в правовых актах высших и местных органов власти и управления;
б) в ведомственных правовых актах, судебных, арбитражных и других правоприменительных документах;
в) в различного рода справочных материалах о юридических документах;
г) в статистических сведениях о праве;
д) в научно-правовых исследованиях, проведенных на основе анализа правовых актов;
е) в приказах и распоряжениях должностных лиц учреждении, предприятий и организации, актах нотариальных органов.
Информационные системы, связаны с юридической поддержкой бизнеса и конкретной производственной деятельностью предприятия, помогают разобраться в потоке информации. К ним, в частности, относятся:
- информационно-поисковые справочные и консультационные юридические системы;
- документарные системы, отражающие отдельные стороны документооборота (по заключённым договорам и их движению, трудовым контрактам, организационно-распорядительным актам руководства организации и пр.);
- системы, отражающие текущую оперативную деятельность (аудиторские, криминалистические, социально-статические и др.);
- идентификационные системы, а также подсистемы в комплексных информационных системах, ориентированные на конкретную прикладную сферу.
Основа любой из этих систем – база документов, которая регулярно пополняется многими способами:
- использованием оптических накопителей (CD-ROM);
- подключением абонента к серверу в вычислительном центре постановщика информации по телефонным каналам и рассылкой дополнений по запросам пользователя по телекоммуникационным каналам;
- реализацией прямой модемной справочной службы с поиском информации в вычислительном центре постановщика информации и передачей её пользователю по телекоммуникационным каналам;
Отличительные особенности любой юридической справочной информационной системы:
- прямые контакты с основными организациями - источниками нормативных актов;
- высокая степень достоверности нормальных актов и полноты нормальной базы (по оценкам, выставленным в ходе указанного конкурса);
- высокий уровень универсальности (обеспечения документальной поддержки по всем разделам российского законодательства);
- наличие развитого системного аппарата поиска информации;
- возможность формирования индивидуальных архивов, а также поддержки нормативной базы конкретной организации;
- использование современного пользовательского интерфейса на базе Windows-приложений;
- развитые средства доставки информации конечному пользователю;
- высокий уровень поддержки, в том числе консалтинга.
Возможности российских правовых информационных систем и история их развития
Основными причинами активного развития компьютерных справочно-правовых систем (СПС) в России являются стремительное совершенствование и удешевление персональных компьютеров в последнее десятилетие, с одной стороны, и большое количество нормативных и других правовых документов, порожденных реформами политической и экономической жизни в стране, с другой стороны. В настоящее время существует множество практических задач, направлений, связанных с обращением к правовой информации, эффективно решить которые можно лишь при использовании компьютерных СПС. Бухгалтерский учет в полной мере можно отнести к таким направлениям.
Компьютерная справочная правовая система (СПС) - это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации: производить поиск конкретных документов или их фрагментов, формировать подборки необходимых документов, выводить информацию на печать и т.д.
К системам, созданным государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует отнести системы:
Кроме того, на российском рынке представлены следующие системы:
Правовая информационная система позволяет осуществлять сквозной и локальный поиск документов, составление подборки документов и работу со списком найденных документов, работу с текстом документа и удобное сохранение результатов работы.
Карточка поиска представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в информационную базу (ИБ). При вводе в систему каждого документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь.
Список ключевых понятий велик, поэтому предусмотрена возможность использования фильтра для быстрого поиска необходимых понятий. В тексте документа можно поставить электронную закладку по аналогии с обычными бумажными закладками. Электронные закладки позволяют как мгновенно найти отмеченное в документе место, так и вызвать на экран документ с поставленной закладкой. Находясь в тексте документа, можно отпечатать его фрагмент или текст целиком. Из текста документа, так же как и из списка, возможно сохранение в файл.
Приведем некоторые общие рекомендации по поиску документов в правовой информационной системе.
1. При формировании запроса поиска старайтесь заполнять минимальное число полей, поскольку, чем больше полей заполнено, тем больше риск потерять нужный документ по причине неверного задания его реквизитов.
2. Помните, что самый быстрый поиск происходит при наборе номера документа, поэтому, если вы знаете о документе все, включая его номер, то прежде всего наберите номер. Вполне возможно, что другие реквизиты для поиска документа вам не потребуются.
3. Следует формировать несколько вариантов запроса как путем заполнения различных полей запроса поиска, так и выбирая различные значения в конкретном поле.
4. При полнотекстовом поиске документов желательно задавать несколько синонимов интересующего вас термина, поскольку в различных документах авторы зачастую используют близкие по значению, но не идентичные термины.
5. Вид документа следует задавать в случае полной уверенности, что искомый документ имеет именно такой вид.
6. Заполнение карточки поиска проводите до тех пор, пока количество найденных документов не станет приемлемым. Считается, что поиск проведен хорошо, если сформированный список не превышает 30 документов.
7. Используйте системы фильтрации, ускоряющие процесс нахождения нужных документов.
8. Большие списки найденных документов начинайте просматривать с самых свежих по дате принятия — это позволит избежать просмотра устаревших актов.
9. Сохраняйте часто используемые документы в папках, а установка электронных закладок поможет вам быстро найти нужное место в документе большого объема.
10. Используйте предварительный просмотр при печати документов.
Принципы выбора справочно-правовой системы
При принятии решения о выборе той или иной справочно-правовой информационной системы, да и при использовании ее в работе встает вопрос, на какие же ключевые свойства систем нужно обратить внимание в первую очередь. Единой шкалы оценки качества СПС не существует, поэтому пользователю целесообразно оценивать СПС по следующим критериям:
• источники информации для системы, которые обеспечивают достоверность и надежность информации, ее полноту;
• качество юридической обработки документов в системе;
• надежность работы системы;
• удобство работы с системой, поисковые и другие возможности;
• гибкость информационных комплектов и условий поставки;
• возможность обучения работе с системой и широкий спектр оказываемых сервисных услуг.
Рассмотрим некоторые критерии.
Разумеется, ни один из разработчиков не признается в том, что его система может вызывать проблемы подобного рода. Практически все создатели справочно-правовой систем гарантируют пользователям корректность взаимодействия с ПО и быстроту работы, поэтому проверить программную надежность системы можно, во-первых, по наличию ее версий, совместимых с наиболее распространенными платформами (Windows 2000/NТ/ХР/7), во-вторых, по наличию сертификации справочно-правовой системы с наиболее распространенными операционными системами (например, Micrоsoft Windows).
3. Обновление систем. Правовые базы по законодательству можно обновлять ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Системы с консультационной информацией пополняются, как правило, раз в неделю.
Создание гипертекстовых ссылок. Большинство текстов любой природы, включая и правовые, содержат наряду с основным и некоторые иные тексты — второго порядка: система ссылок к тексту, комментарии к нему, разные редакции текста, тексты, отвечающие или возражающие друг другу, и др. Гипертекстовые технологии позволяют переходить на эти ссылки и возвращаться обратно, не выходя из окна документа.
Создание собственных комментариев к законодательству. Наиболее крупные производители создают комментарии к законодательству силами своих экспертов.
Обработка связей документов. Связи документов позволяют найти комментарии, разъяснения НПА. А также указать на зависимость одних НПА от других. Связи документа позволяют рассмотреть правовую проблему в целом, используя сведения о всех понятиях и документах, встречающихся в тексте.
Создание сервиса для работы с документами. При анализе правовой проблемы списки используемых документов, закладки и комментарии к текстам. Цитаты из документов удобно иметь возможность вставить в текст отчета во внешнем текстовом редакторе.
Упрощение поиска для непрофессиональных пользователей путем создания упрощенного рубрикатора. Такой рубрикатор строится на основе типичных ситуаций, с которыми сталкивается непрофессиональный пользователь.
5.3. Появление и развитие справочных правовых систем
Идея использовать преимущества компьютерных технологий для работы с законодательной информацией возникла на Западе еще во второй половине 60-х годов XX века. В то время вместе с развитием современных технологий и средств телекоммуникаций стали появляться первые справочные правовые системы (СПС). Разработка таких систем была обусловлена тем, что уже тогда базы данных позволяли собирать, хранить и систематизировать большие объемы информации.
Справочная правовая система — это информационная система, которая включает в себя информационные базы правовой информации и программные средства, позволяющие специалисту производить поиск, выборку и печать правовой информации.
Разработка одной из самых известных компьютерных СПС США — LEXIS началась еще в 1967 г. с соглашения между коллегией адвокатов штата Огайо и фирмой DАТА Согр. С 1980 г. она стала доступна пользователям Великобритании, а с 1985 г. — Австралии. Ежедневно система отвечает более чем на 20 тыс. запросов пользователей
Первые СПС не имели текстов документов, а работали как большие электронные каталоги: они формировали только набор ссылок на документы, а сами тексты можно было запросить в библиотеке.
Математико-лингвистические разработки ИПЯ велись в СССР еще в 60-е годы. Во главе этих разработок стоял С.С. Москвин. В июле 1975 г. руководство Советского Союза приняло решение о развитии правовой информатизации. В рамках реализации этого решения в 1976 г. при Министерстве юстиции был создан Научный центр правовой информации (НЦПИ), основной задачей которого стала разработка справочных систем и государственный учет нормативных актов. Концепция национальной системы правовой информации в 70-е годы XX века соответствовала характеру и уровню информационно-вычислительной техники того времени.
Общенациональная система правовой информации
Задача построения Общенациональной системы правовой информации на основе развитых информационных технологий была провозглашена в указе Президента РФ от 28 июня 1993 г., утвердившего концепцию правовой информатизации России. Главным направлением создания Общенациональной системы правовой информации являются системы распределенной обработки информации.
Главным направлением создания Общенациональной системы правовой информации являются системы распределенной обработки информации. В условиях роста нормативно-правового массива, введение централизованных баз данных абсолютно нереально, ибо в одном месте получать, обрабатывать и поддерживать акты в контрольном состоянии практически невозможно. Основным элементом автоматизированных информационных систем становятся локальные базы данных.
Распределенные вычислительные системы представляют собой совокупность территориально разнесенных вычислительных средств, связанных друг с другом. Помимо распределенных вычислительных систем сюда включены сосредоточенные вычислительные системы, однородные вычислительные структуры, однородные вычислительные среды.
Процесс проектирования Системы основывается на следующих принципах.
Принцип организационного разнообразия. Каждый центр и каждая компьютерная сеть принадлёжат определенному ведомству (МВД, Министерство юстиции и др.) и аккумулируют необходимую ему информацию.
Принцип технологического единства означает, что должно быть создано единое информационно-правовое пространство.
Принцип развития (открытости) заключается в том, что компьютерная сеть должна создаваться с учетом возможности пополнить и обновить ее функции и состав, не нарушая функционирования.
Принцип совместимости. При создании систем должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами в соответствии с установленными правилами.
Принцип стандартизации (унификации). В системе должны быть рационально применимы типовые, унифицированные и стандартизированные элементы, проектные решения, пакеты прикладных программ, комплексы, компоненты.
Общегосударственная автоматизированная система правовой информации (ОГАСПИ) разделяется на несколько уровней (рис. 7)
АСПИ Научного центра правовой информации;
республиканские и отраслевые системы правовой информации;
АСПИ местных органов власти и АСПИ предприятий и организаций.
Рисунок 7. Структура Общегосударственной автоматизированной системы правовой информации (ОГАСПИ).
создание, формирование и поддержание в актуальном виде эталонного банка данных правовой информации;
координация разработки и внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в рамках построения систем правовой информации;
проведение работ, связанных с информационно-правовым обеспечением деятельности пользователей Системы;
формирование и поддержание в актуальном виде копий эталонных банков данных правовой информации;
тиражирование банков данных для использования в региональных узлах правовой информации;
учет и регистрация законов Российской Федерации, постановлений Федерального Собрания, указов и распоряжений Президента Российской Федерации и решений Совета Министров — Правительства Российской Федерации;
участие в создании территориально распределенных телекоммуникационных сетей.
Общенациональная территориально распределенная система помимо своего прямого назначения позволяет рационально и эффективно решить проблему информационного взаимодействия государственных структур.
5.4. Обзор рынка СПС в России
Правовая информация не может быть получена из одного источника — она распределена практически по всей территории страны; это приводит к необходимости доставки информации с мест (даже на одной территории постановления правительства, местных органов власти, материалы арбитражных судов, проекты законов реально готовятся в разных
государственных структурах, слабо связанных друг с другом).
Вследствие этого сбор информации является сильно распределенным, с одной стороны, географически, а с другой — тематически.
В создании Общенациональной системы правовой информации все большую роль играют негосударственные компьютерные фирмы и компании. К их числу относятся:
Центр новых компьютерных разработок (Санкт-Петербург);
В России действует до 40 таких фирм и компаний.
На рынке СПС работает достаточно много компаний — разработчиков систем и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание СПС.
В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует, прежде всего, выделить
Среди негосударственных компаний-разработчиков СПС наиболее известны:
Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:
Степень распространенности СПС той или иной компании на российском рынке весьма различна, и в настоящее время абсолютно точно оценить ее не представляется возможным, а данные, публикуемые самими компаниями, могут быть весьма субъективными.
Если говорить о современных тенденциях и перспективах в развитии компаний и продуктов на рынке СПС, то необходимо обратить внимание на четко наметившуюся дифференциацию СПС на две группы: СПС с обновляемой и автономной информационными базами.
Компании, выпускающие СПС с обновляемой информационной базой, с самого начала своего развития сделали ставку на обеспечение высокого качества своей продукции и сервиса. Оперативность обновления информации в СПС таких компаний очень высока — вплоть до ежедневной, а установкой и текущим сопровождением систем занимаются развитые сервисные структуры. Причем достигается это комплексной работой по развитию и информационных ресурсов, и программных технологий, и сервисных структур, что, естественно, требует и соответствующих аппаратных и программных средств, и существенных финансовых затрат.
Охарактеризуем наиболее известные, широко распространенные и хорошо зарекомендовавшие себя (по отзывам пользователей) на российском рынке СПС.
Научный центр правовой информации (НЦПИ) Министерства юстиции РФ, продолжая обеспечивать правовой информацией высшие органы власти и управления в качестве национального центра, представляет информацию пользователям СНГ, Совета Европы и ООН.
• действующие нормативные акты бывшего СССР (с 1922 г.);
• нормативные акты представительных и законодательных органов РФ, Президента и Правительства РФ, принятые начиная с 1990 г., а также все ранее принятые, в которые внесены изменения;
• общеобязательные нормативные акты министерств и ведомств, прошедшие регистрацию в Министерстве юстиции РФ;
• нормативные акты межгосударственного характера СНГ;
• правовые акты мэрии и правительства Москвы.
Поиск документов возможен по тематическому рубрикатору, по реквизитам, по названию, по фрагменту текста.
При поиске по ситуации используются специальные способы предварительной обработки документов, такие как тематическая подборка документов, регламентирующих сходные вопросы, составление перечня документов, на которые ссылается данный документ или, наоборот, которые содержат ссылку на конкретный документ. В случае поиска по ситуации пользователь получает не ответ на вопрос, а подсказку, как решить его проблему.
Система имеет развитый сервис работы с документами: сохранение тематических списков, создания Закладок в тексте документа, экспорт фрагментов текста в MS Word.
Критерии выбора СПС
Перед каждым пользователем СПС при принятии решения о выборе системы для использования ее в конкретной работе встает вопрос определения тех ключевых свойств, на которые надо обратить внимание в первую очередь. Выделим главные свойства как СПС, так и фирмы-изготовителя СПС:
• требования и ограничения по уровню вычислительной техники (например, объемы оперативной и дисковой памяти);
• качество пользовательского интерфейса (например, наличие подсказок и помощи пользователю при работе с СПС);
• удобство установки и настройки;
• качество информационного наполнения СПС (количество и тематика документов);
• качество компьютерных технологий, заложенных в СПС (быстрота и точность поиска);
• уровень гарантий и сервисного обслуживания;
• стоимость СПС (например, за страницу документа, включая налоги, годовое сопровождение).
Окончательный выбор системы следует делать после работы с демонстрационными версиями СПС и после консультаций с сопровождающими ее специалистами.
В основе атрибутного поиска лежит возможность приписать документам, помещенным в информационный банк, атрибуты. При этом каждый документ имеет несколько независимых друг от друга атрибутов. Все атрибуты делятся на обязательные и специальные, постоянные и временные.
Атрибутный поиск наиболее эффективен, если точно или частично известно, какие документы и материалы нужны и где они находятся.
Тематический поиск наиболее удобен при поиске документов по интересующему вопросу. Этот вид поиска основан на том, что все документы, помещенные в систему, отнесены разработчиками к соответствующей тематике. При этом тематический классификатор имеет иерархическую структуру, так что, перемещаясь с тематики более высокого уровня на тематику более низкого и постепенно уточняя запрос, можно перейти к соответствующему перечню интересующих документов.
Большим достижением разработчиков является естественный язык контекстного поиска. Это мощное средство поиска в условиях, когда вы затрудняетесь точно сформулировать контекстный запрос, не знаете конкретных значений атрибутов или вас просто интересует вся содержащаяся в базе данных информация по какой-либо проблеме. При этом сам запрос может быть сформулирован в произвольной форме, например в виде законченного предложения или словосочетания. СПС проанализирует запрос, произведет морфологический разбор. В результате в информационное окно будет выведен список документов, удовлетворяющих поисковому запросу и отсортированных в порядке убывания весового коэффициента документа.
СПС предоставляет возможность эффективно работать с любым из этих видов поиска. Каждый вид поиска имеет свои достоинства и недостатки, преимущества и ограничения при использовании. Оптимальный же результат может быть получен только при сочетании различных видов поиска и их параллельном применении.
• создании постоянных подборок документов по какой-либо проблеме;
• установке закладок в тексте, что удобно при работе с большими документами;
• наличии гипертекстовых связей между документами, которые позволяют переходить из одного документа в другой;
• экспорте документов в другие программные пакеты, например MS Word и Ехсеl.
Эти и подобные им процедуры значительно облегчают работу пользователя с СПС, повышают эффективность ее использования.
Методологической основой проекта является сочетание теоретических требований правовой науки к обеспечению качества правовой нормы и правового акта со средствами автоматизированной информационной системы, что позволяет выстроить организационную и логическую структуру работы с текстом акта на более высоком уровне аналитики и оценки результата. При этом обеспечивается учет специфики НПА, его цели, назначения и места в структуре действующего законодательства.
Система включает средства для проведения правовой и лингвистической экспертизы, что позволят избежать наиболее часто встречающихся нормотворческих ошибок как на этапе предварительного рассмотрения проекта НПА, так и на этапах первого, второго и третьего чтений в законодательном (нормотворческом) органе.
Методика работы с текстом НПА по такой технологии позволяет фиксировать каждый шаг проектировщика (разработчика), обеспечить его имеющимися средствами системы, сбалансировать действия на уровне нормы, статьи, части акта и акта в целом по определенным параметрам. Это существенно влияет на повышение качества проекта на этапах представления в соответствующие структуры законотворческой деятельности.
В основе лежит дерево целей, выстраиваемое с учетом особенностей работы с проектом акта, которое может быть скорректировано по усмотрению разработчика-пользователя с учетом особенностей нормотворческих процедур и конкретных задач.
Разработчики комплекса учитывают, что использование автоматизированных технологий при подготовке первичного текста НПА не завершает цикла работ по проекту. Как известно, этот этап имеет продолжение в стадиях одобрения проекта заказчиком, правительством или иным субъектом законодательной инициативы, продолжается и на стадиях обсуждения проектов в комитетах, на парламентских чтениях, в печати и, наконец, в Государственной Думе. Проект постоянно изменяется и совершенствуется или теряет свою первичную направленность и содержание.
Система предоставляет следующие возможности:
постановка и регистрация задачи в отдельных папках;
сохранение аналитических результатов работы над каждой проблемой;
регистрация окончательного решения по данной проблеме, вместе со всей информацией, положенной в основу этого решения;
обмен информацией между отдельными папками, в том числе с другими специалистами и организациями.
Разработка нормативно-правовых актов, юридических документов ведется в системе с использованием универсальных компьютерных технологий, в которые без перепрограммирования интегрируются традиционные приемы и методы анализа и систематизации законодательства.
Аналитическая работа ведется на рабочем столе программы, а разработка отдельных правовых направлений и задач ведется в специальных папках. Папка представляет собой совокупность материалов, сформированных пользователем (автором папки) в процессе проводимого им исследования в определенной области. Одновременно, созданные пользователем папки обеспечивают систематизированное хранение всех результатов его работы по родовому признаку.
Каждая папка может содержать части. Часть папки отражает конкретное направление в области исследования, проводимого в рамках папки. Вместе с тем, часть папки обеспечивает системное хранение результатов работы по видовому признаку.
Любая часть папки может содержать список документов, имеющих отношение к направлению исследования проводимого для части, а также набор компонентов аналитики:
Закладки в текстах – именованные ссылки на фрагменты текстов документов;
Условия запроса списка, наиболее эффективные запросы на поиск;
Примечания к этим компонентам и к самой части, как промежуточные результаты исследований, зафиксированные автором.
Для папки в целом набор аналитики дополняется такими компонентами как:
Примечание к папке, авторские заключения, выводы, рекомендации, предложения и т.п.
Ретроспектива запросов, перечень всех использованных условий поиска;
Опорные слова, перечень слов, характеризующих изучаемую проблему в данной папке, которые используются для анализа текстов;
Портфель, текущий список рабочих документов;
Конспект, текст с текущими результатами работы;
Протокол, текущий список документов, созданных в рамках данной проблемы.
Кроме того, в папке можно сформировать любую Подборку компонентов аналитики из самой папки и всех ее частей.
Компоненты аналитики папки могут быть сгруппированы по признаку присутствия в их названии определенного текстового или цифрового фрагмента. Этот режим можно использовать для систематизации компонентов аналитики не только по типу (закладки, примечания …), но по видовому признаку, отражающему содержательную часть компонента (противоречия, неурегулированность, превышение полномочий в ранее принятых актах и т.п.).
Выводы
Принятие обоснованных решений в сфере как экономики, так и политики невозможно без обладания достаточным объемом правовой информации. Особенно остро эта необходимость ощущается в период реформирования экономического и политического устройства. Задачу удовлетворения потребности в своевременном предоставлении необходимого объема правовой информации решают различные средства массовой информации (СМИ).
В этой области конкурируют как традиционные СМИ, так и справочно-правовые системы (СПС). По-настоящему эффективная СПС может быть создана только с применением современных информационных технологий. Созданная таким образом СПС называется компьютерной.
Компьютерная справочно-правовая система - это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и инструменты для работы с ним. Эти инструменты могут позволять производить поиск документов, формировать подборки документов, выводить документы или их фрагменты на печать.
Преимущества компьютерных СПС очевидны. Это и доступность информации, и удобство работы с нею. Проблема же, присущая таким системам, - недостаточная оперативность - может быть решена с помощью глобальной сети Интернет.
12.2.2. Обзор рынка СПС в России
На рынке справочно-правовых систем в России работает большое количество фирм как разрабатывающих собственные программные комплексы, так и обслуживающих существующие. Наиболее известны следующие продукты таких фирм (поданным АО "Консультант Плюс"):
"Консультант Плюс" (АО "Консультант Плюс");
"ГАРАНТ" (НПП "Гарант-Сервис");
"Кодекс" (Центр компьютерных разработок).
Системы, созданные государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств:
"Эталон" (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
"Система" (НТЦ "Система" при ФАПСИ).
Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:
"ЮСИС" (фирма "Инталекс");
"Референт" (ЗАО "Референт-Сервис");
"Юридический мир" (издательство "Дело и право");
"Ваше право" и "Юрисконсульт" (фирма "Информационные системы и технологии");
"1C: Кодекс", "1C: Гарант", "1C: Эталон" (компания "1C");
"Законодательство России" (Ассоциация развития банковских технологий) и некоторые другие.
Различные продукты могут существенно различаться не только по задачам, решаемым с их помощью, но и по качеству.
Качество СПС зависит как от качества предоставляемой информации, так и от качества инструментов, используемых для работы с ней. Применение самых последних компьютерных технологий не поможет, если в СПС не содержится полной правовой информации или если информация обновляется с недостаточной периодичностью. И наоборот, СПС, содержащая даже самую полную и оперативно обновляющуюся информацию, не будет достаточно эффективна, если не предоставлены качественные инструменты для обработки этой информации. Таким образом, основными параметрами, позволяющими определить качество содержания информационной базы, являются:
полнота информации;
достоверность информации;
оперативность обновления информации.
Параметры, характеризующие качество программной оболочки:
поисковые возможности системы;
средства актуализации информации;
дополнительные сервисные функции.
12.2.3. Основные свойства информационных банков СПС
Оценка полноты, достоверности и оперативности обновления информации основывается на количественных показателях. Оценка же качества юридической обработки поступающих в информационный банк документов достаточно субъективна.
Без юридической обработки СПС является всего лишь электронным аналогом бумажных изданий. Ее цель - систематизация документов для повышения эффективности их дальнейшего использования.
Юридическая обработка обычно состоит из следующих основных этапов:
классификации документов;
выявления взаимосвязей между различными документами;
составления примечаний к документу.
Классификация документов предназначена для последующего их поиска по некоторым признакам. Это могут быть как формальные признаки, такие как выходные данные, так и неформальные - темы, которые рассматриваются в этих документах. Классификация производится на основании классификатора данной системы. В общем случае классификатор - это иерархическая структура, содержащая все понятия, используемые для описания документов, входящих в информационную базу.
Качество последующей юридической обработки документа, а также эффективность его поиска напрямую зависят от корректности классификации документа в системе. Выявление взаимосвязей документа позволяет создать список документов, его дополняющих. Таким образом, пользователю предоставляется возможность максимально полно ознакомиться с интересующей его темой, начав работу всего лишь с одним документом.
В качестве примечаний к документу обычно используются ссылки на связанные с ним информационные ресурсы, данные о текущем статусе документа, комментарии юриста.
12.2.4. Основные возможности программных технологий СПС
Хранение и обработка больших объемов правовой информации
Необходимость хранения и регулярного обновления больших объемов информации накладывает на СПС ряд требований. Эти требования связаны с потребностями как пользователей системы, так и разработчиков, производящих обновление и юридическую обработку массива правовой информации. Объем ежемесячно вводимой и обновляемой информации может достигать нескольких тысяч документов, что вынуждает разработчиков с самого начала создания системы приспосабливать ее к таким условиям поддержки актуальности информационного банка СПС.
Основные поисковые и сервисные возможности
Поиск документов можно условно разделить на два вида:
поиск по реквизитам документов;
поиск по тексту документов.
Поиск по реквизитам документа позволяет найти документ с определенными датой, номером, выпущенный определенным органом и т. д. Для повышения эффективности поиска условия в таком виде поиска можно сочетать, задавать интервалы номеров или дат.
Поиск по тексту документов заключается в простом переборе массива документов и нахождении среди них тех, которые содержат слово, заданное пользователем. Таким образом, такой поиск позволяет найти документы по какой-либо тематике. Недостатком поиска по тексту является большой шум, то есть попадание в список найденных документов большого количество документов, удовлетворяющих запросу, но пользователю в данный момент не нужных. Уменьшить уровень такого шума может, пожалуй, лишь опыт составления запросов к системе.
Многие СПС позволяют использовать одновременно поиск и по реквизитам и по тексту документов, что может существенно повысить эффективность поиска.
Дополнительные сервисные возможности
Некоторые СПС обладают дополнительными возможностями, позволяющими сделать работу с системой более простой и эффективной. Из таких возможностей наибольшее значение для пользователя имеют улучшенная навигация по информационной базе, возможность сохранять личные предпочтения и подборки документов, возможности редактирования документов и вывода их на печать. Для обеспечения удобной навигации по информационной базе обычно используют гипертекстовые ссылки между документами, а также перемещение по списку ранее просмотренных документов и использование закладок. Возможность сохранять подборки документов позволяет пользователю приспосабливать систему к своим собственным нуждам. Средства редактирования текста документов необходимы для их обработки пользователем, особенно в том случае, когда информационная база содержит типовые формы документов, предназначенные для заполнения. В СПС может быть не включен собственный текстовый редактор, если предусмотрены функции экспорта документов в форматы популярных текстовых редакторов.
Технологии передачи информации
Доступ пользователя к информации, хранящейся в СПС, может осуществляться двумя способами, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки:
работа с удаленной базой;
работа с локальной базой.
При работе с удаленной базой пользователю нет необходимости хранить на своем компьютере данные системы, они хранятся на сервере разработчика и доступны через сеть. Большинство СПС имеют версии, доступные через глобальную сеть Интернет. Основное преимущество работы с такими версиями заключается в том, что пользователь всегда имеет доступ к самым последним данным. Также при таком подходе упрощается процесс предоставления пользователю бесплатной демонстрационной версии системы, которая имеет ограниченный набор функций и документов, но может дать представление о системе.
Очевидным недостатком СПС, расположенной на сервере разработчика, является невозможность работы с ней при отсутствии связи с сервером, что может быть вызвано как перебоями в работе сервера, например из-за большого числа одновременных обращений, так и неполадками в линиях связи. Еще одним минусом СПС с удаленным доступом является то, что не все сервисные функции системы в настоящий момент могут быть представлены в такой версии системы.
При работе с локальной версией этих проблем не существует, но возникает необходимость постоянной поддержки информационной базы в актуальном состоянии. Обновление информации локальной базы может происходить как с помощью Интернета, так и с помощью традиционных носителей информации - дискет, компакт-дисков и т. д.
12.2.5. Справочная правовая система "Консультант"
Формирование запроса и обработка списка найденных документов
Основной этап работы с любой справочной правовой системой - поиск необходимых пользователю документов. Во многом эффективность поиска зависит от возможностей системы по составлению запроса - поискового предписания. В СПС "Консультант" для составления запроса используется Карточка реквизитов.
Для формирования запроса с помощью карточки реквизитов пользователь должен заполнить реквизиты тех полей, по которым будет производиться поиск. Для каждого поля в системе "Консультант" составлен словарь из возможных для этого реквизитов. Этот словарь корректируется при изменении состава информационной базы.
Реквизиты в одном поле Карточки запросов могут соединяться логическими операторами "И", "ИЛИ", "КРОМЕ", "РЯДОМ". Использование оператора "И" означает, что данное поле искомого документа должно содержать все выбранные значения реквизитов. Использование оператора "ИЛИ" означает, что документ может соответствовать хотя бы одному из перечисленных значений. Оператор "КРОМЕ" означает, что документ не должен соответствовать выбранному условию. Оператор "РЯДОМ" используется при заполнении поля Текст документа и означает, что перечисленные слова должны в тексте документа находиться в пределах, заданных пользователем.
Результатом поиска является список документов, удовлетворяющих запросу. Этот список содержит информацию об основных реквизитах найденных документов, что облегчает выбор необходимого документа. Также для этого списка предусмотрена возможность сортировки, что позволяет, например, начать просмотр документов с имеющих наибольшую дату принятия. СПС "Консультант" позволяет производить поиск по всем информационным базам, установленным в системе. При этом список найденных документов составляется отдельно для каждой базы.
Папки документов и история запросов
Для повышения эффективности работы пользователя ему может быть предоставлена возможность хранить результаты своей работы с информационной базой. Основные средства для этого - папки документов и история запросов.
Папки документов используются для формирования подборки документов, наиболее часто использующихся конкретным пользователем. Пользователь может создавать, переименовывать и удалять эти папки.
Если поисковый запрос к системе был выполнен, то существует возможность запомнить Карточку реквизитов, по которой был сформирован этот запрос. В СПС "Консультант" существует возможность хранить 100 Карточек реквизитов для последующего обращения к ним.
12.2.6. Справочно-правовая система "Гарант" Основное меню
Основное меню системы "Гарант" предназначено для выбора одного из основных действий с информационной базой. Это работа с классификаторами информации, поиск документов, обновление базы. Основное меню имеет различные виды - для Юриста, Эксперта, Руководителя, Менеджера, Бухгалтера, каждый из которых может быть выбран пользователем. Эти виды различаются набором разделов в информационном блоке правовой информации.
Основное меню содержит четыре блока:
блок правовой информации. В этом блоке содержится полный набор правовой информации. В разделе "Документы" этого блока содержатся все документы, хранящиеся в используемой информационной базе;
блок экономической информации. Этот блок содержит информацию, интересную прежде всего экономисту и бухгалтеру. В этот блок включены "Налоговый календарь", информирующий о сроках платежей, информация о количестве рабочих дней в отчетном периоде и т. п.;
блок поиска. Блок содержит различные средства поиска документов в информационной базе;
блок обновления. В этом блоке пользователь может получить статистическую информацию об используемой информационной базе и при необходимости обновить базу.
Поиск документов
Пользователь имеет возможность выбрать между несколькими видами поиска, представленными в системе, в зависимости от информации об искомом документе. В системе "Гарант" предоставлено четыре вида поиска:
поиск по реквизитам - поиск с указанием реквизитов документа;
поиск по ситуации - поиск с использованием ключевых слов, описывающих ситуацию, в которой необходим документ;
поиск по классификаторам - используется для подборки документов по определенной тематике;
поиск по источнику опубликования - позволяет искать документы с известным источником публикации.
Рассмотрим подробнее каждый из этих видов поиска.
Поиск по реквизитам
Такой поиск обычно используется, если нам заранее известны такие реквизиты документа, как вид, номер, дата принятия, орган, принявший документ, фрагмент текста документа и т. п.. Условия для поиска можно объединять логическими операторами. Для последующего быстрого использования сложного запроса он может быть сохранен.
Поиск по ситуации
Если реквизиты документа неизвестны, возможен поиск по ситуации. Для поиска по ситуации используется словарь, составленный из ключевых (наиболее значимых) слов, содержащихся в документах информационной базы. Для последовательной конкретизации запроса словарь разделен на два уровня - основной и подробный, которые представлены в виде дерева.
Процесс формирования запроса при поиске по ситуации заключается в выборе ключевого слова или слов (в запросе они будут соединены логическим оператором "ИЛИ").
В текущей версии системы возможно сохранить результаты только последнего поиска по ситуации, которые, к тому же, теряются при закрытии программы.
Поиск по классификаторам
Поиск по классификаторам позволяет создавать подборки документов по определенной тематике. Для этого в системе существует пять классификаторов: общий, в котором представлены все документы информационной базы, и специализированные:
судебная и арбитражная практика;
международные договоры;
разъяснения и комментарии;
проекты законов.
Для поиска документов, соответствующих определенной тематике, можно использовать поиск по реквизитам.
Поиск по источнику опубликования
Такой поиск позволяет искать документы с известным источником опубликования и является аналогом электронного каталога содержания печатных изданий, публиковавших документы, содержащиеся в информационной базе .
Списки документов и использование папок
В результате поиска любого представленного в системе вида формируется список документов, соответствующих запросу. Этот список содержит основные реквизиты документа и может быть по ним отсортирован. Списки, полученные в результате поиска, можно сохранить в папке для последующего обращения к ним. В системе "Гарант" реализована многоуровневая система папок, к которым, к тому же, можно применять операции объединения и пересечения. Папки, сформированные пользователем, сохраняются после закрытия программы.
Знаете ли Вы, что в 1974 - 1980 годах профессор Стефан Маринов из г. Грац, Австрия, проделал серию экспериментов, в которых показал, что Земля движется по отношению к некоторой космической системе отсчета со скоростью 360±30 км/с, которая явно имеет какой-то абсолютный статус. Естественно, ему не давали нигде выступать и он вынужден был начать выпуск своего научного журнала "Deutsche Physik", где объяснял открытое им явление. Подробнее читайте в FAQ по эфирной физике.
Теоретический материал. Может быть использован студентами СПО.
Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) — класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Подкрепленные нормативными документами, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.
Существенно повышают производительность юристов, бухгалтеров, аудиторов, руководителей организаций при решении правовых вопросов.
В настоящее время на рынке справочных правовых систем работает довольно много компаний-создателей СПС и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых систем. Наиболее известны в России следующие системы и разработавшие их компании:
· "Консультант Плюс" (компания "Консультант Плюс");
· "Гарант" (Научно-производственное предприятие "Гарант-Сервис");
· "Кодекс" ("Центр компьютерных разработок");
· "Референт" (фирма "Референт-Сервис").
В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует прежде всего назвать:
· "Эталон" при Министерстве юстиции РФ;
· "Система" при ФАПСИ.
Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:
· "ЮСИС" (фирма "Интралекс");
· "Юридический Мир" (издательство "Дело и право");
· "Ваше право" и "Юрисконсульт" (фирма "Информационные системы и технологии");
· системы "1С: Кодекс", "1С: Гарант", "1С: Эталон" (фирма "1С");
· система "Законодательство России" (Ассоциация развития банковских технологий).
СПС Консультант Плюс появилась в 1992 году и в настоящее время является одной из самых популярных справочно-правовых систем. Сервисные центры обеспечивают ежедневное обновление информационной базы СПС.
Имея договоры с основными законодательными органами об обмене правовой информацией, обеспечивает оперативное пополнение правовых документов в базу системы.
7.3. Справочно-правовые системы
7.3.1. Краткая характеристика российских СПС
Справочно-правовые системы (СПС) – разновидность документальных информационно-поисковых систем, предназначенная для правового обеспечения деятельности специалистов. Необходимость создания и использования таких систем обусловливается наличием огромного количества нормативных и иных правовых документов, регламентирующих политическую, экономическую и социальную сферы. Например, на пополнение СПС “КонсультантПлюс” ежемесячно поступает до 8000 документов [2]. При этом нормативно-правовое пространство Российской Федерации представляет собой многоуровневую систему документов. Так, первый, верхний, уровень этой системы образуют международные акты. Второй составляют законы, обладающие высшей юридической силой. К числу таких можно отнести Конституцию (Основной Закон) Российской Федерации, Гражданский и Семейный кодексы, федеральные законы. Третий уровень этой системы формируют подзаконные акты федерального уровня (указы Президента, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы и инструкции министерств и ведомств), а четвертый – правовые акты субъектов Российской Федерации.
Эти обстоятельства породили рынок СПС, где работает достаточно много компаний – разработчиков систем и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание СПС. Так, можно назвать следующие продукты и разработавшие их компании:
– КонсультантПлюс (АО “Консультант Плюс”);
– ГАРАНТ (НПП “Гарант-Сервис”);
– “Кодекс” (Центр компьютерных разработок);
– ЮСИС (фирма “Интралекс”);
– “Референт” (ЗАО “Референт-Сервис”);
– “Юридический Мир” (издательство “Дело и право”);
– “Ваше право” и “Юрисконсульт” (фирма “Информационные системы и технологии”);
– “1С:Кодекс”, “1С:Гарант”, “1С:Эталон” (компания “1С”);
– “Законодательство России” (Ассоциация развития банковских технологий) и некоторые другие.
Кроме того, для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств несколько систем аналогичного назначения было создано государственными предприятиями. К их числу относятся следующие СПС:
– “Эталон” (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
– “Система” (НТЦ “Система” при ФАПСИ).
Степень распространенности продуктов той или иной компании на российском рынке колеблется в широком диапазоне, однако с большой степенью достоверности среди лидеров можно назвать системы КонсультантПлюс и ГАРАНТ. Эти справочные правовые системы используют современные информационные технологии создания и ведения баз данных и обладают существенными достоинствами, к числу которых можно отнести:
– возможность компактно хранить большие объемы информации;
– возможность быстрого поиска нужных документов или их фрагментов в огромных массивах данных;
– возможность с высокой скоростью передавать информацию по телекоммуникациям на любые расстояния.
Сравнительный анализ СПС и, в первую очередь, наиболее распространенных из них, позволяет утверждать, что они отличаются:
– графическими интерфейсами, более или менее удобными для профессионального пользователя;
– глубиной и точностью классификации документов;
– способом обновления баз данных;
– возможностью формирования частных баз данных профессиональным пользователем;
7.3.2. Методы поиска в СПС
Несмотря на большое количество СПС и их различия, общим для всех них является то, что основной информационной единицей баз данных, входящих в их состав, является документ. Любой нормативный акт представлен текстом этого документа и вспомогательной, дополнительной, служебной информацией, часто называемой реквизитами документа: номер, дата принятия, вид документа и пр. Как правило, различают две группы реквизитов:
– поисковые, используемые при организации доступа к документам;
– справочные, содержащие сведения, необходимые для работы с документом.
– по реквизитам документа;
– по специализированным классификаторам;
Каждый метод поиска имеет свои достоинства и недостатки, которые обусловливают преимущества и ограничения при их использовании. Поэтому наилучший результат обеспечивается сочетанием различных методов поиска. Рассмотрим подробнее основные методы доступа к документам, составляющим информационно-поисковое пространство справочно-правовых систем.
7.3.2.1. Поиск по реквизитам документа
Это наиболее простой и удобный метод поиска. Данный метод доступа используется, если известен больший или меньший набор реквизитов, таких, как: тип документа; орган, его издавший; дата принятия; номер документа и т.п. Очевидно, что он применим только в тех ситуациях, когда точно известны реквизиты конкретного документа. С целью облегчения процесса создания запроса для поиска по реквизитам в СПС имеется шаблон с полями, значения которых заполняются пользователем (рис. 7.7).
Часто невозможно точное указание реквизитов, например из-за незнания их. При этом не исключается возможность доступа к документу. В этом случае неоднозначное указание реквизитов или пропуск при создании запроса одного или нескольких из них приведет к увеличению списка документов в выдаче.
Важно понимать, что чем полнее и точнее заданы реквизиты, тем короче полученный список документов, из которых пользователю приходится делать выбор.
7.3.2.2. Поиск с использованием тематического классификатора
Как правило, основная проблема при поиске заключается в том, что в большинстве реальных ситуаций чаще всего требуется найти документы, точные реквизиты которых заранее неизвестны. Другими словами, нужно найти документы, зная только общий смысл проблемы.
Для организации такого поиска при создании баз данных в состав реквизитов документа включаются данные, позволяющие отнести документ к той или иной рубрике тематического классификатора. Это означает, что при обработке документа перед его включением в состав базы данных эксперт должен поставить в соответствие элементу информационного массива (документу в целом или его части) определенный элемент классификатора, т.е. таким образом указывается определенная рубрика. После такой обработки пользователь может выбрать интересующую его рубрику и получить всю подборку документов или их частей, которые были предварительно отобраны экспертом.
Чаще всего в основе таких классификаторов лежит предмет правового регулирования, “тема” документа. При этом классификатор представляет систему юридических понятий (рубрик и ключевых слов), отражающих содержание документов, составляющих информационный массив.
Как правило, классификаторы имеют иерархическую структуру от общего к частному. Число уровней тематического классификатора может быть различным. От глубины иерархии зависит точность выбора списка искомых документов (рис. 7.8).
Основная проблема при использовании специализированных классификаторов для поиска документов состоит в том, что предварительная обработка документов осуществляется “вручную”, т.е. документы рубрицируются специалистами компаний – разработчиков СПС. Разумеется, такая работа не может полностью исключать ошибок или субъективного подхода при рубрикации.
7.3.2.3. Поиск по содержанию документа (контекстный поиск)
Этот вид поиска основан на автоматической обработке текста и используется, когда затруднено отнесение документа к тому или иному тематическому разделу и неизвестны его реквизиты. При таком поиске осуществляется автоматический перебор всего массива документов и выбор всех тех документов, где это слово встречается.
На основе полнотекстового поиска могут быть реализованы различные способы формирования поисковых запросов. Простейшим запросом является следующий: найти все документы, содержащие одно слово, например БУХГАЛТЕР. Более сложным вариантом запроса является запрос на поиск всех документов, содержащих два слова, например ГЛАВНЫЙ и БУХГАЛТЕР. Если эти два слова соединены логическим условием И. то будут отобраны только те документы, в которых есть одновременно оба слова. Если указаны два слова, соединенные логическим условием ИЛИ, то будут отобраны документы, в которых есть хотя бы одно из этих слов. Логические выражения могут быть еще более сложными.
Основное преимущество полнотекстового поиска состоит в том, что он не зависит от субъективных мнений или ошибок специалистов-разработчиков и всегда по любому слову дает возможность получить полный и абсолютно точный список документов, где встречается искомое слово. Ничего не будет забыто и пропущено.
Естественно, что у данного метода поиска имеются и свои недостатки. Во-первых, полученный список будет содержать “шум”, т.е. документы, где искомое слово используется не в нужном контексте и т.п. Во-вторых, не будут найдены такие документы, в которых встречаются синонимы данного термина.
Как правило, в СПС представлены два способа такого поиска:
– доступ по ключевым понятиям с использованием словаря терминов;
– поиск документов, содержащих произвольно заданные понятия.
Первый способ основывается на выборе ключевого для поиска термина из представленного в системе словаря. Обычно используются многоуровневые, иерархические словари, в которых ключевое понятие каждого уровня раскрывается с помощью уточняющих понятий. Использование словаря не только убыстряет доступ к документам, избавляя от набора с клавиатуры ключевых слов, но и повышает надежность доступа, так как зачастую обычная грамматическая ошибка при наборе ключевых слов делает невозможным доступ к документам.
Второй способ контекстного поиска обычно используется, если ключевые слова не удалось подобрать в словаре терминов. В качестве ключевых понятий в этом случае могут быть заданы слово, словосочетание (слова разделяются пробелом), основа слова.
7.3.2.4. Дополнительные сервисные возможности современных СПС
В современных СПС реализован еще один метод поиска документов – поиск по ситуации (в СПС “КонсультантПлюс” – этот инструмент получил название “Правовой навигатор”). Этот метод целесообразно использовать в тех случаях, когда необходимо найти основные документы по какой-либо правовой проблеме. В этом случае для создания запроса СПС предоставляет пользователю алфавитно-предметный указатель, состоящий из ключевых понятий. Этот указатель размещается в правой части диалогового окна. Близкие по своей сущности ключевые понятия объединены в группы. Перечень групп отображается в левой части окна (рис. 7.9, 7.10). Такая двухуровневая структура облегчает процесс создания запроса.
Программные технологии высокого уровня, которые использованы в СПС, включают некоторые очень полезные сервисные инструменты, кроме непосредственного поиска документов. К их числу можно отнести:
– возможность создавать собственные постоянные подборки документов по какой-либо проблеме (так называемые папки документов). При этом поиск возможен как по всей базе, так и по конкретным папкам. Пользователи, работающие на различных компьютерах, могут обмениваться такими папками. Это позволяет организовать коллективную работу нескольких специалистов над общей проблемой;
– возможность ставить закладки в тексте, что удобно при работе с большими документами;
– наличие гипертекстовых связей между документами, позволяющих нажатием одной клавиши переходить из одного документа в другой;
– экспорт документов в текстовый редактор Microsoft Word.
Наличие всех этих возможностей делает современные СПС весьма полезным инструментом, необходимым для квалифицированного решения профессиональных задач практически во всех сферах деятельности.
Читайте также: