С кем необходимо согласовать проект приказа исполнение которого требует финансового обеспечения
Обновлено: 16.05.2024
Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.
Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Устная или письменная форма распоряжения?
Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.
Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.
Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.
Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.
Чем отличается распоряжение от приказа
Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:
- Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
- Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.
Кто имеет право писать распоряжение
Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.
Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.
Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы
Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.
Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.
Надо ли давать обоснование в распоряжении
На что обратить внимание при составлении распоряжения
На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:
- Распоряжению обязательно следует
- присвоить номер,
- поставить дату его создания,
- написать наименование организации.
- Далее в документе нужно указать
- обоснование или основание для его формирования,
- обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
- задачи, которые перед ними стоят,
- сроки их решения.
- Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).
Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.
Основные нюансы в оформлении распоряжения
Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).
Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.
При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.
Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.
Как, сколько времени и где хранить распоряжение
Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНО Е ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ
МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА
ОТКРЫТОГО УРОКА
МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности
Специальность 40.02.02 (031001) Правоохранительная деятельность
Тема: Распорядительные документы
Преподаватель: Луцык Н.И.
План открытого урока
Специальность 40.02.02 (031001) Правоохранительная деятельность
МДК 01.05.Делопроизводство и режим секретности
Тема занятия: Распорядительные документы.
Тип занятия: комбинированный
Цель занятия: формирование теоретических и практических навыков по теме занятия.
Актуальность урока:
привлечение внимания курсантов к более активному применению информационных технологий в процессе обучения;
обучение курсантов навыкам самоконтроля;
Развивающие: продолжить развитие умения анализировать, сравнивать, обобщать, систематизировать, способности проявлять творческий подход при выполнении заданий; развитие творческой активности курсантов; формирование познавательных способностей; развитие умения оперировать полученными знаниями, применять их на практике;
3.Воспитательные: воспитание бережного отношения к материалам, времени, ресурсам, оборудованию, дисциплинированности, культуры общения, уверенности в своих силах; развитие навыков самостоятельного мышления; повышение интереса к выбранной профессии; развитие интеллекта, внимания, речи, памяти, воли, эмоций; подчеркивание значимости высокой компетенции любого специалиста.
Метод обучения: репродуктивный, частично-поисковый.
Форма проведения урока – урок с применением информационных технологий. Данный вид учебного занятия является одной из наиболее эффективных форм работы для усвоения знаний, инструментом для формирования умений и навыков.
Урок с применением информационных технологий является одним из методов активного обучения, при котором решаются не только учебные задачи, но одновременно происходит обучение и воспитание курантов.
Оборудование урока: (ауд. № 602)
Раздаточный материал (образцы распорядительных документов).
ПК, проектор, интерактивная доска
Межпредметные связи:
Информатика и ИКТ, Основы управления в правоохранительных органах.
Ход занятия
1.Организационный момент – 3 мин.
Приветствие, проверка присутствующих курсантов. Объявление темы урока и постановка целей, задач.
2.Актуализация опорных знаний -20 мин. Вопросы для устного опроса:
1. Вопрос: Назовите основные группы организационно-распорядительных документов.
Ответ: Организационно-распорядительная документация подразделяется на 3 основные группы документов:
-организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);
- распорядительные (приказы, распоряжения, решения, постановления, указания);
- информационно-справочные (акты, протоколы, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы и др.).
2. Вопрос: К организационным документам относятся следующие ……
Ответ: К организационным документам относятся: уставы, положения, правила, инструкции, учредительный договор …..
3. Вопрос: Определение организационно-распорядительных документов.
Ответ: Организационно-распорядительные документы — документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.
4. Вопрос: К распорядительным документам относятся следующие ……
Ответ: К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, решения, постановления, указания.
5. Вопрос: К информационно-справочным документам относятся следующие ……
Ответ: К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы и др.
6. Вопрос: Назовите группы документов исходя из специфики работы с ними.
Ответ: Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:
документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки ф. Т -2, лицевые счета по зарплате, личные дела);
коммерческие документы (коммерческие договора (контракты) и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения (спецификации, графики поставок и т.п.);
документы по обращению граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).
3.Изложение нового материала – 35 мин.
План изложения нового материала:
- характеристика распорядительных документов (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
Методы проведения занятия
- метод устного изложения;
- работа с раздаточным материалом;
4.Самостоятельная работа на уроке – 15 мин.
- работа с раздаточным материалом;
- ответы на контрольные вопросы.
Контрольные вопросы.
1. Вопрос. Основное назначение распорядительных документов.
Ответ: Основное назначение распорядительных документов — регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
2. Вопрос. На какие акты делятся распорядительные документы.
Ответ: С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
- правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
3.Вопрос. На какие группы делятся распорядительные документы по порядку разрешения вопросов (принятия решений).
Ответ: С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия ре шений) все распорядительные документы делятся на две группы:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
Распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиаль ность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений;
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются прика зы, распоряжения, указания.
4.Вопрос. Определение приказа.
Ответ: Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач (действующими на основе единоначалия).
5.Вопрос. На какие 2 группы делятся приказы.
Ответ: Приказы делятся на две основные группы:
приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
приказы по личному составу (персоналу предприятия).
6.Вопрос. Реквизиты приказа.
Ответ: Приказ должен иметь:
наименование вида документа;
дату (дата его подписания руководителем);
7.Вопрос. Сколько частей содержит текст приказа.
Ответ: Текст приказа состоит из двух частей:
В констатирующей части указывается основание издания приказа:
нормативные документы государственных или муниципальных органов;
решение совета директоров, общих собраний акционеров;
В распорядительной части указывают:
кому (исполнителю или структурному подразделению);
что сделать (указывают конкретную работу);
до какого числа (сроки ее окончания).
8.Вопрос. Определение распоряжения.
Ответ: Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных вопросов.
Вопрос. Определение распоряжения государственного или муниципального органа управления.
Ответ: Распоряжение государственного или муниципального органа управления — правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.
10.Вопрос. По каким вопросам составляются распоряжения.
Ответ: Распоряжения организации составляются по вопросам:
- по административной, производственно-хозяйственной деятельности;
- связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов.
Распоряжение составляют и оформляются аналогично приказам.
5. Актуализация вновь полученных знаний - 10 мин .
1. Выполнение тестового задания
Укажите, верны ли следующие утверждения.
Приказ по основной деятельности издается на основе единоначалия:
а) да; б) нет.
Решение издается на основе коллегиального руководства:
а) да; б) нет.
Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух ча стей:
4. Констатирующая часть текста в приказе по основной деятельности может отсутствовать:
5. Пункты текста приказа в распорядительной части нумеруются арабскими цифрами:
6. Приказы по основной деятельности и по личному составу имеют общую нумерацию:
8. Наименование либо аннотация документа к тексту приказа по основной деятельности формулируется родительном падеже:
9. Приказ по основной деятельности, как правило, подписывает руководитель организации:
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания:
а) да; б) нет.
Выберите правильный вариант ответа.
1 . Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия, - это:
а) решение; б) приказ; в) постановление.
2. Распорядительный документ, который издается на основе коллегиального руководства, — это:
а) приказ; б) решение; в) распоряжение.
3. Из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядитель ного документа:
а) из двух; б) из одной; в) из трех?
4. В каком падеже формулируется наименование либо аннотация документа к тексту распорядительного до кумента:
а) в именительном; б) в предложном; в) в винительном?
5. Фамилию и должность исполнителя в распорядительной части текста при каза по основной деятельности указывают:
а) в именительном падеже; б) в родительном падеже; в) в дательном падеже.
6. В состав реквизитов приказа по основной деятельности не входит рек визит:
а) гриф утверждения; б) наименование либо аннотация документа ; в) номер документа.
7. Приказ по основной деятельности подписывает:
а) руководитель; б) секретарь; в) исполнитель.
8. Приказ по основной деятельности оформляют:
а) на бланке письма; б) на бланке конкретного вида документа; в) на должностном бланке.
а) ПРИКАЗЫВАЮ; б) приказываю; в) Приказываю.
10. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:
а) ПРЕДЛАГАЮ; б) РЕШАЕТ; в) ПОСТАНОВЛЯЕТ.
Вставьте пропущенные в тексте слова.
1. Организационно-распорядительный документ - это вид письменного до кумента, в котором фиксируются _______ ад министративных и организационных вопросов, а также вопросов , взаи модействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должност ных лиц.
2. Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими или некото рыми центральными органами ____________________ власти, действующими на основе управления, в целях разре шения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Решение - это распорядительный документ, который является правовым актом, принимаемым власти.
Распоряжение - это управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенного
должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий ___________ силу для граждан и организаций, которым распоряже ние адресовано.
Приказ — это правовой акт, издаваемый ____________ организаций, действующими на основе _____________.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимоза висимых частей — _____________ и ___________________.
7.В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается сло вами: - в решении ; - _______________________________ в распоряжении; ______________________ в приказе.
9.Текст распорядительного документа должен иметь наименование либо аннотация документа , который фор мулируется в_______________ падеже.
10.Приказы и распоряжения подписывает ____________________________ или .
1.Укажите, какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия:
2.Укажите, кто несет ответственность за издание распорядительного документа, изданного на основе единоначалия:
2.1.лицо, подписавшее документ;
3.Укажите, какой реквизит не входит в состав формуляра – образца приказа по основной деятельности:
3.2.наименование вида документа; 3.7.текст;
3.4.регистрационный номер; 3.9.подпись.
3.6. наименование либо аннотация документа ;
4.Укажите, что означает виза юриста в приказе:
4.1.внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;
4.2.обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
5.Укажите, с кем необходимо согласовать проект приказа, исполнение которого требует финансового обеспечения:
5.2.с главным бухгалтером;
5.4.со всеми перечисленными должностными лицами.
6.Укажите, с помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:
7.Укажите, что является датой решения:
7.1.дата составления проекта;
7.2.дата проведения заседания коллегиального органа, на котором было принято решение;
8.Укажите, какие слова и выражения нельзя использовать в тексте приказа по основной деятельности:
8.1.активизировать; 8.4.утвердить документ;
8.2.подготовить проект; 8.5.в течение 10 дней.
9.Назовите этапы распорядительных документов (на основе единоначалия):
9.1.подготовка проекта документа;
9.2.обсуждение проекта документа на заседании коллегиального органа;
9.3.изучение действующих и законодательных актов, правительственных постановлений;
10.Укажите, и з скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядитель ного документа:
1. Нормативный акт, издаваемый руководителем предприятия – это …
1.1.приказ; 1.4. распоряжение;
1.2.инструкция; 1.5. договор.
2. Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?
2.1.п о порядку с момента образования предприятия;
2.2.по порядку в пределах месяца;
2.3.по порядку в пределах года;
2.4.не ведется вообще;
3. Как хранятся приказы по основной деятельности ?
3.1.в личном деле сотрудника;
3.2.вместе с другими кадровыми документами;
3.3.группируются в отдельное дело;
3.4.выдаются на руки сотруднику.
4.Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия:
4.1.приказы;
5.Какая часть текста приказа является обязательной:
6.Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной деятельности:
6.5. наименование либо аннотация документа .
7.Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью:
8.В приказах по основной деятельности отметка об ознакомлении с ним всех названных в нем лиц:
8.2.ставиться по указанию руководителя;
9.Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу:
9.1.формируются в одно дело;
9.2.формируются в разные дела;
9.3.могут формироваться в разные дела;
9.4.формируются в разные тома одного дела.
10.Приказы по основной деятельности:
10.1.регистрируются в обязательном порядке;
10.2.регистрируются наиболее важные;
10.3.регистрируются по указанию руководителя.
6.Итог занятий - 4 мин.
7.Домашнее задание – 3 мин.
Работа с конспектом. Подготовка презентации на тему: Характеристика распорядительных документов.
Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.
Согласование приказа
Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.
Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:
- кто готовит приказ,
- кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
- юридической службы,
- службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
- главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
- прочие заинтересованные – если необходимо.
Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).
Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.
В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.
Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.
После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).
Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.
Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.
После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.
Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.
Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.
Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.
Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.
База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.
Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.
Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.
Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.
Нарушения при формировании и исполнении задания допускают как органы-учредители, так и сами учреждения (в том числе автономные). Первые отвечают за выдачу планового документа подведомственным учреждениям и контроль его исполнения, а вторые – за достижение установленных в задании показателей и достоверную отчетность. Ошибаться здесь могут все. В чем заключаются типичные нарушения, выявляемые в ходе проверок? Расскажем далее.
Выполнение учреждениями государственного (муниципального) задания контролируют органы Федерального казначейства, финансовые и контрольно-счетные органы. Нарушения фиксируются по результатам разнообразных проверок – выполнения задания учреждением, его финансово-хозяйственной деятельности или эффективности расходования им средств бюджета соответствующего уровня.
Хотя процедура формирования и процесс исполнения задания детально регламентированы в нормативных документах и хорошо знакомы органам-учредителям и подведомственным учреждениям, ошибки (даже самые очевидные) встречаются на любом этапе работы. Как показывает выборочный анализ актов проверок и судебной практики, чаще всего ошибаются на муниципальном уровне, но и в адрес региональных и федеральных учреждений (их учредителей) контролеры тоже направляют претензии. Вот основные группы нарушений.
Формирование задания
В силу ч. 2, 4 ст. 4 Федерального Закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ государственное (муниципальное) задание для автономного учреждения формируется и утверждается учредителем, а финансовое обеспечение задания осуществляется в виде субсидий из бюджета и иных не запрещенных федеральными законами источников. Аналогичные нормы закреплены в порядках формирования и финансового обеспечения задания, действующих в отношении учреждений соответствующего уровня (например, для федеральных учреждений это отражено в п. 5 Положения № 640, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 26.06.2015 № 640).
Утверждение задания на срок, не совпадающий со сроком утверждения бюджета.
Но на практике органы-учредители не всегда соблюдают это требование. Бывают случаи, когда задание подведомственному учреждению утверждается на год, в то время как местный бюджет принимается на три года – как и лимиты бюджетных обязательств, которые доводятся органу-учредителю на трехлетний срок.
Название услуги из задания не соответствует услуге из перечня (классификатора).
Согласно абз. 2 – 4 п. 3 ст. 69.2 БК РФ в задание учреждения можно включать только те услуги и работы, которые поименованы в общероссийском базовом (отраслевом), федеральном или региональном перечне. Другие наименования вносить в задание нельзя, иное будет квалифицировано как нарушение.
Один такой случай произошел при проверке муниципального учреждения, по результатам которой оштрафовали начальника управления городской администрации, утвердившего задание. В него вошла услуга, отсутствующая в общероссийском и региональном перечнях, уникальный номер реестровой записи данной услуге присвоен не был. Финансовый орган, проводивший проверку в учреждении, вменил должностному лицу органа-учредителя нарушение порядка формирования муниципального задания и привлек к административной ответственности по ст. 15.15.15 КоАП РФ.
К сведению: в задание можно включать только те услуги и работы, которые поименованы в общероссийском базовом, федеральном или региональном перечне. Другие наименования вносить в задание нельзя.
Начальник управления оспорил решение контрольного органа, но суды трех инстанций должностное лицо не поддержали. Его довод о том, что услуга содержалась в примерном (рекомендуемом) перечне услуг, предоставляемых органами местного самоуправления, судьи не приняли во внимание. Факт нарушения и правомерность привлечения к ответственности подтвердились (Постановление Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 11.12.2020 № 16-7518/2020).
Задание составлено не по утвержденной форме.
Форма эта, как правило, приводится в порядке формирования и финансового обеспечения задания, утвержденном учредителем. Например, форма госзадания для федеральных учреждений приведена в приложении 1 к Положению № 640.
В плановый документ время от времени вносятся поправки и учреждения не всегда могут оперативно отреагировать на это. А вот орган-учредитель отслеживать такие изменения обязан – ошибка может обернуться для должностного лица привлечением к ответственности по ст. 15.15.15 КоАП РФ, на что и указывают контролеры в своих актах проверок.
Аналогичный риск – нарушение требований к форме госзадания – упоминается и в Классификаторе, утвержденном Федеральным казначейством 19.12.2017. Код нарушения – 02 01 01 03 07 01.
Иные ошибки.
Сюда относятся, например, отсутствие в форме задания уникального номера реестровой записи услуги, работы или требований к срокам представления отчетности о выполнении задания, неуказание категории физических лиц – потребителей соответствующих услуг.
Перечислим еще несколько нарушений, которые Казначейство РФ включило в Классификатор (код подгруппы нарушений – 02 01 01 03):
несоответствие задания основным видам деятельности учреждения по оказанию государственных (муниципальных) услуг (выполнению работ);
несоответствие задания показателям его фактического выполнения учреждением в отчетном и текущем финансовых годах;
включение в задание государственных (муниципальных) услуг (работ), не относящихся к видам деятельности, указанным в учредительных документах;
отсутствие в задании обязательных положений;
нарушение порядка внесения изменений в задание;
нарушение сроков формирования, утверждения и доведения задания, внесения в него изменений.
Финансовое обеспечение задания
Субсидию на выполнение задания выделяет орган-учредитель, а значит, и за нарушение порядка финансового обеспечения задания, которое выявлено при проверке подведомственного учреждения, тоже отвечает вышестоящий орган. Вот какие ошибки выявляют контролеры.
Некорректный расчет нормативных затрат или их отсутствие.
Согласно абз. 2, 3 п. 4 ст. 69.2 БК РФ объем финансового обеспечения выполнения задания определяется на основании нормативных затрат на оказание услуг, а по решению органа-учредителя при расчете могут использоваться и нормативные затраты на работы. На необходимость применения нормативов на услуги также указывают многочисленные общие требования (см., например, приказы Минкультуры РФ от 28.03.2019 № 357 и Минспорта РФ от 08.02.2019 № 83), выпущенные федеральными министерствами в сферах своего регулирования и распространяющиеся на учреждения всех уровней подчинения.
Но на практике возникают ситуации, когда размер субсидии на выполнение задания определяется без предварительного утверждения органом-учредителем нормативных затрат (хотя в порядке финансового обеспечения задания формулы расчета присутствуют). Выявляя такое нарушение и квалифицируя его по ст. 15.15.15 КоАП РФ, контролеры отмечают, что процесс расчета субсидии становится непрозрачным и оценить степень достаточности финансового обеспечения задания, доведенного учреждению, не представляется возможным.
Кстати, о риске завышения размера субсидии на выполнение госзадания из-за некорректного расчета нормативных затрат упоминают в своих документах и контрольные органы субъектов РФ – в частности, департамент здравоохранения Москвы (п. 10.1 Реестра, утвержденного Приказом департамента здравоохранения г. Москвы от 18.12.2020 № 1446).
Изменение объема субсидии на выполнение задания без корректировки самого задания.
Правила, касающиеся оформления приказов по вопросам основной деятельности, читайте в предыдущей статье.
- Развивая тему, давайте поговорим о том, как правильно согласовывать и регистрировать приказы.
Согласование приказа
Согласование приказов и проставление на них виз – это обязательный процесс. Если порядок его проведения оформлен в инструкции, касающейся делопроизводства организации, то это облегчает задачу.
Проекты приказов по основной деятельности организации визируются, как правило, заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление деятельности организации, а также начальниками отделов:
- теми, кто готовил приказ;
- лицами, которым даны поручения, систему исполнения следует закладывать еще на стадии подготовки, чтобы подобрать реальные сроки – это оградит вас от внесения дополнительных изменений в будущем;
- руководителем юридической службы;
- по финансовым вопросам подпись ставит главный бухгалтер организации;
- в последнюю очередь приказ подписывают делопроизводители, чтобы иметь возможность проверить правильность его оформления;
- иные заинтересованные лица, если в этом есть необходимость.
Проставление виз осуществляется на последнем листе приказа с обратной стороны либо на листе согласования. Обязательно после визы должна следовать расшифровка с указанием инициалов и фамилии должностного лица, а также датой подписи.
Если к проекту приказа в процессе согласования добавлены существенные замечания, носящие принципиальный характер, его необходимо доработать, после чего придется вновь собирать подписи. На практике встречаются разные люди, поэтому имеет смысл подумать и начать именно с того человека, у которого может возникнуть больше всего вопросов и замечаний.
В случае, когда замечания носят лишь редакционный характер, повторный сбор виз не требуется. Проект приказа просто переоформляют с учетом указанных недостатков.
Приказ, после того как удовлетворены все требования и исправлены замечания, следует распечатывать таким образом, чтобы его последняя (или единственная) страница находилась на оборотной стороне листа согласования. Так, в частности, поступают органы федеральной власти, так как число визирующих лиц там достаточно велико, а таким образом уменьшается вероятность повторного сбора подписей, когда приказ переоформляют или вносят какие-либо изменения.
После того как завершен процесс согласования приказа с ответственными лицами, наступает момент его подписания.
Все приказы, регламентирующие вопросы основной деятельности организации, подписывает только ее руководитель либо лицо, которому такое право предоставлено официально, к примеру, при наличии приказа о перераспределении полномочий и отражение в должностной инструкции. В случаях когда руководитель организации отсутствует по какой-либо причине (находится на больничном, в отпуске и т.д.), право подписывать приказы предоставляется заменяющему его лицу. Вопрос о том, кто будет временно исполнять его обязанности, требует закрепления в приказе по основной деятельности. Такой приказ может быть создан один раз, либо издаваться при каждом случает отсутствия руководителя.
После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Но случаи изменения приказа на практике все же случаются (например, его оформление задним числом и пр.), что, по сути, является грубым нарушением законодательства.
Обратите внимание: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от различного рода распоряжений, а также приказов, которые регулируют административно-хозяйственные вопросы и те, что касаются личного состава. Главная причина – это различие сроков их хранения.
Постоянный срок хранения имеют приказы, регулирующие основную деятельность организации. В учреждениях, которые не передают документы на хранение государству, под постоянным сроком подразумевается момент ликвидации. Остальные же могут иметь различный срок хранения (от 5 до 75 лет), определяющийся в зависимости от их вида.
Выбирайте что-то одно наиболее удобное для вас. Такой журнал, в котором регистрируются приказы, относящиеся к основной деятельности организации, имеет постоянный срок хранения. В случае, когда вы ведете электронный журнал регистрации, его дублирование на бумажном носителе совершенно не обязательно.
Единого исходного образца ведения журнала регистрации не существует, форму его ведения не регламентируют существующие нормативно-методические рекомендации в области делопроизводства. Поэтому допустимо его изменение и редактирование граф, а также их добавление или удаление.
За основу можете взять данный образец журнала регистрации приказов в формате .doc
Вопрос о возможности регистрации приказа задним числом достаточно распространен. То, что это нарушение, знают все, но иногда бывает очень нужно. Наиболее оптимальным представляется вариант с оставлением резервных номеров, но имейте в виду, что, во-первых, все должно иметь разумные пределы, а во-вторых, пропущенные номера – это минус, и любая проверка при их обнаружении не погладит вас по голове.
Второй вариант регистрации приказа задним числом – это добавление литеры к номеру, например, приказ № 5а. Тоже достаточно спорный способ. Таким образом, простор для выхода из ситуации создается совсем небольшой.
При возникновении вопросов о порядке согласования приказов в организации и их последующей регистрации, оставляйте их в комментариях к статье.
Читайте также: