Регистратор вид договора с клиентом

Обновлено: 17.05.2024

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.


  • реквизитами;
  • нумерацией;
  • четко определенными параметрами настройки.

В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:

  • во-первых, полностью соответствовать вашим представлениям об организации массива данных документов (чтобы вам было максимально удобно в них ориентироваться и не тратить время на поиск нужного файла);
  • во-вторых, в данном дереве папок должны храниться абсолютно все хозяйственные договоры организации (ни один документ не должен содержаться отдельно, потому что он не удовлетворяет структуре. Это означает, что такую структуру нужно либо пересмотреть, либо дополнить новой папкой).


На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.



При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:

Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:


Присвоение номера




С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.


Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.


Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.


Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.


Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.


Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.


Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:


Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).




  • минимизируется риск совершения ошибок;
  • сокращаются сроки подготовки документов;
  • практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
  • если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).

В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.






Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.


Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.


Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.


После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.



Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.



Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:

  • автоматически заполнились все реквизиты документа;
  • заполнены все данные о рабочей группе по договору, а также автоматически сформирован перечень лиц, согласующих данный документ.
  • файлы вложений со всеми дополнительными статусами;
  • присутствуют или же нет какие-либо активные согласовательные процессы;
  • доступ к обсуждению на внутреннем форуме;
  • состояние контроля договора.



Предусмотрено 2 способа обработки документов:



Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:

  • Указание событий, которые являются точками начала и окончания процесса.
  • Составление блок-схемы бизнес-процесса.
  • Добавление в схему бизнес-процесса промежуточных второстепенных действий и событий.
  • Определение исполнителей каждой из задач.
  • Мероприятия по формированию и учету промежуточных документов.
  • Определение перечня применяемых программ (баз данных).
  • Размещение инструментов и исходных материалов, задействуемых в бизнес-процессах предприятия.
  • Показатели эффективности (их определение и обоснование).
  • Установление взаимосвязей данного бизнес-процесса с другими процессами на предприятии.
  • Выверение структуры модели и ее корректировка.

Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона





Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:

  • специалисты из отдела безопасности компании;
  • юристы предприятия;
  • специалисты из финансово-экономических служб.


Заключение

Читайте также: