Протокол согласительного совещания это

Обновлено: 18.04.2024

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
кто вёл протокол;
кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

к протоколу конференции

трудового коллектива КГПУ

присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

1. О выполнении коллективного договора за 2013 год. Доклад ректора Н.И. Петрова

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.

Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

Например: форма полного протокола

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.

По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Например: форма краткого протокола

Пример краткого протокола

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 №14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Постановили:

1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Пример сокращённого протокола

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Постановили:

1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Повестка дня:

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

2.Слушали: Моисееву в.н.

Выступили: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Даже успешно проведенное совещание иногда заканчивается длительной и нудной процедурой согласования протокола, во время которой теряется достигнутое с трудом согласие участников, особенно ответственных за исполнение тех или иных позиций. Напомним, что правильно организованный процесс совещаний включает следующие этапы:

Этап №1 — организация совещаний — определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний
Этап №2 - подготовка совещаний — рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.
Этап №3 — проведение совещаний — обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня
Этап №4 — завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола
Этап №5 — контроль исполнения решений совещаний — мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания
Этап №6 — анализ материалов совещаний — анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний

Завершение совещаний, как тот конец, что делу венец, включает согласование и утверждение протокола, и весьма желательно, что сделать это следует сразу же, по завершении того же совещания.

В течение недели (34%, 41 Голосов)
Не получаю совсем (23%, 27 Голосов)
На следующий день (18%, 22 Голосов)
В конце того же дня (13%, 16 Голосов)
Сразу, по завершении совещания (12%, 14 Голосов)
Получаю на следующем совещании (9%, 11 Голосов)
Всего голосов: 119

Эффективный руководитель должен стремиться завершить совещание подписанием согласованного протокола и раздачи его участникам немедленно, после чего распускать совещание. И судя по статистике опросов, простор для совершенствования совещаний в данном направлении имеется.

По ходу совещания, завершая очередной пункт, спрашивать участников, есть ли какие замечания, и снимать их, по возможности не переходя к следующему пункту. Тогда к моменту согласования протокола большинство вопросов будут разрешены.
Завершая совещания, следует сделать обзор всей повестки и еще раз запросить участников о возможных уточнениях протокола. Конечно, для этого необходимо иметь на руках проект протокола, что можно сделать с помощью системы автоматизации совещаний. Но здесь обычно не следует детально обсуждать уже закрытые пункты повестки дня, упомянув, что возможность для этого уже имелась у всех участников.
Далее, открывается возможность для руководителя, в случае, если остаются несогласные с решениями по повестке дня, принять волевое решение, утвердив протокол прямо на совещании, напомнив всем еще раз о дисциплине дискуссий.
Подписи участников на протоколах желательны, но не обязательны. Достаточно указать в тексте, что решение принято всеми участниками. Но чтобы не затыкать рот несогласным (обычно, такие находятся), лучше предложить им сделать запись типа особого мнения, прямо на протоколе, о тех или иных формулировках решений совещания. А такие любители излагать свое особое мнение на бумаге на практике быстро сникают.

При такой технологии ко времени завершения совещаний обычно по всем вопросам повестки дня будут найдены решения и люди будут более внимательно и активно работать в процессе проведения совещаний.

В части эффективности подготовки протоколов совещаний уместно привести несколько исторических примеров.

1. Как известно, Л.П. Берия являлся руководителем многих стратегических оборонных проектов, в т.ч., по созданию систем противовоздушной обороны. Однажды, на совещании под его руководством, возникла коллизия между участниками совещания — двумя большими начальниками, которые никак не могли согласовать план совместных работ по созданию соответствующей радиолокационной техники.

Л.П. Берия недолго слушал взаимные пререкания и упреки этих руководителей, прервал их перебранку и сказал примерно следующее: если два коммуниста, два крупных начальника, не могут долго найти согласие по важнейшим оборонным вопросам, значит один из них — саботажник, и значит, враг народа. И у него нет времени, чтобы выяснять, кто именно является врагом народа, поэтому он дает этим начальникам 2 часа для согласования всех нужных документов, после чего пусть они пеняют на себя.

2. Этот пример из деятельности руководителя нашей космической программы, С.П. Королева. Во время подготовки первых лунных запусков, разработчики не могли определиться с грунтом Луны, какой он, мягкий или твердый, сыпучий как песок или как щебенка и т.д. От этого решения зависела конструкция и дальнейшая программа разработки прилуняемого космического аппарата. Конструкторы спорили, доказывали, сомневались, писали докладные записки, но дело затормозилось.

Эти примеры свидетельствуют о незаменимой роли руководителя совещаний в принятии решений и их персональной ответственности за последствия этих решений. Чего в настоящее время не часто увидишь…

Протокол совещания занимает особое место в документации предприятия. Он вмещает в себя детальную информацию о процессе обсуждения значимых вопросов, а также предложение путей их решения. Протокол - неизменный спутник не только совещаний, но собраний и конференций.

Что представляет собой протокол совещания

Давайте разберем, что такое протокол совещания. Как вести этот документ - тоже немаловажный вопрос.

Протоколу совещания свойственны следующие черты распорядительного документа: наличие решений, которые подлежат исполнению в обязательном порядке. Что касается фиксации истории принятия решений - это признак информационно-справочного документа.

Роль протокола совещания в деловой жизни

Грамотное составление протокола совещания - это гарант эффективной работы, которая обеспечит вашему бизнесу успех и процветание. Документ позволяет учесть ту часть информации, о который вы в рутине и спешке забыли.

Структура протокола совещания

При составлении протокола следует учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003. ГОСТ содержит информацию о правильном ведении организационно-распорядительной документации. Обратите внимание на подробный разбор всех структурных элементов протокола совещания.

Как оформить заголовочную часть

Далее пропишите наименование документа (протокол). Укажите индекс (порядковый номер). Нумерацию протокола вы устанавливаете на календарный год. Допускается заранее продумать, какие группы протоколов вам понадобятся, и осуществлять нумерацию отдельно по ним.

Пропишите дату составления протокола. Если совещание длится несколько дней, проставляйте дату начала и завершения. Учтите: на начальном этапе составления протокола не нужно спешить и указывать дату подписания протокола. Возможно, протокол будет подписан спустя несколько дней с момента завершения совещания.

Важный нюанс: если дата имеет одну цифру (например, 4 февраля), ставьте перед ней цифру 0. Это поможет избежать случаев трансформации 4 февраля в 14 или 24.

Немаловажно обозначить место составления протокола (населенный пункт). Особенно это пригодится, если его проблематично выявить по названию организации. Кроме того, это приобретает значимость, если совещание осуществляется в другом населенном пункте, отличном от расположения организации.

Переходим к заголовку текста. Он должен включать указание на вид осуществляемой совместно деятельности. Допустимы варианты: заседание, собрание, совещание. Указываем коллегиальный орган в родительном падеже. Пример: протокол собрания учредителей предприятия. Касаемо расположения реквизитов заголовочной части: их можно расположить угловым либо продольным способом.

Пример протокола совещания на данном этапе выглядит таким образом:

Акционерное общество "Энергия".
(АО "Энергия").
ПРОТОКОЛ совещания руководителей структурных подразделений.
04.02.2020 № 2.
Тюмень.

Как оформить вводную часть

Ведение протокола совещания предполагает и написание вводной части. Этот структурный элемент содержит инициалы и фамилии председателя и секретаря. Внимание: председатель - это тот, кто проводит совещание. Указывать его должность в соответствии со штатным расписанием не нужно. Секретарь - это тот, кто ответственен за документирование совещания. Ему не обязательно являться секретарем по занимаемой должности.

Также нужно указать инициалы и фамилии сотрудников организации, которые присутствовали на совещании и участвовали в процессе принятия решений.

На собрании могут присутствовать иные лица, приглашенные для дискуссии. Их тоже нужно упомянуть во вводной части.

Вот так выглядит пример протокола совещания на данном этапе:

Председатель - Вишневский А. И.
Секретарь - Романенко Л. Е.
Присутствовали: Иванец М. О., Щеткова А. Г., Лазарев Д. С., Воронина Ж. В., Костенкович В. Л., Ярин К. Д.
Приглашенные: исполнительный директор ОАО "Абсолют" Петров О. В., коммерческий директор ОАО "Подъем" Синицын А. Б.

Задача секретаря - заранее сформировать список всех участников, согласовав его с руководителем. На основании перечня происходит информирование всех участников. Подкрепить доведение информации можно справочными раздаточными материалами. Так все лица получат подробную информацию о предмете обсуждения. Немаловажно оформление повестки дня. Это часть протокола, которая содержит информацию о том, что предстоит обсуждать участникам совещания.

Пример протокола совещания на данном этапе:

Как оформить основную часть

Основная часть протокола оформляется в соответствии с содержанием повестки дня. Сколько разделов и пунктов в ней содержится, столько и должно быть включено в основную часть.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Образец протокола ведения совещания на этом шаге приведем ниже, а сейчас стоит разъяснить методики протоколирования:

Первый метод включает описание вопросов, которые были рассмотрены во время совещания; фамилии лиц, выступивших с докладом, а также решения проблемных вопросов.
Второй метод изобилует подробными записями, которые дают представление о содержании всех выступлений, реплик, дискуссии.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Пример протокола совещания на данном этапе:

Полный протокол содержит дополнительную часть, которая называется "ВЫСТУПИЛИ". Образец протокола ведения совещания выглядит при этом следующим образом:

Как протоколировать оформляющую часть

Стоит подробнее остановиться на вопросе оформления основной части, как вести протокол совещания. Образец для подражания - секретарь, который использует запись всех выступлений на диктофон наряду со стенографическими записями.

Если собрание масштабное и многодневное, то протоколирование совещаний могут осуществлять два секретаря. Это исключит риск ошибок и позволит оформить протокол без упущения важных моментов.

Задача секретаря - оформление протокола в соответствии с обязательными требованиями. Если объем протокола получился больше одной страницы, то страницам документа следует присвоить нумерацию. Она производится, начиная со второй страницы. В оформлении номеров - исключительно арабские цифры. Дефисы и кавычки не допускаются.

Затем нужно передать проект протокола председателю совещания на согласование и при необходимости на редактирование. Передается также один экземпляр такого документа руководителю (образец протокола совещания размещен выше). Согласованный и подписанный председателем протокол после редактирования считается официальным документом. Заметьте: юридической силой он наделяется при наличии двух подписей - секретаря и председателя. Оформление подписей тоже требует соблюдения некоторых нюансов. Их нужно отделить от основного текста двойным или тройным междустрочным интервалом. Такие слова, как "секретарь" и "председатель", нужно расположить от границы левого поля, с правым же полем должна граничить самая последняя буква в фамилиях указанных лиц.

Сколько времени отводится на оформление протокола

Как правило, для оформления всех структурных элементов протокола отводится не более пяти дней. Дату, к которой должен быть подготовлен проект протокола, определяет председатель. Также срок протоколирования может быть прописан в регламенте работы организации.

Что такое выписка из протокола

Иногда выписка выступает в роли средства доведения принятых решений до их исполнителей. Секретарь не позднее двух дней с момента подписания протокола занимается рассылкой выписок ответственным лицам. Подписание выписок тоже входит в компетенцию секретаря.

Как следует хранить протокол совещания

В случае если организация не представляет собой источник государственных и муниципальных архивов, то постоянный срок хранения протоколов совещания длится до момента ликвидации организации. Обратите внимание, как рациональнее хранить протокол рабочего совещания. Образец: для удобства в конце года сформируйте папку "Дело", которое состоит из протоколов совещаний за истекший год. Будет удобно, если в "Дело" приложить внутреннюю опись.

Текст описание -->

Тип документа: Протокол
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 3,8 кб

Бланк документа

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОГЛАСИТЕЛЬНОГО СОВЕЩАНИЯ

Документы, которые также вас могут заинтересовать

Фрагмент протокола оценки обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ) на рабочем месте (пример)
Формы отчетных документов о проведении повышения квалификации работников территориальных органов Федеральной налоговой службы России. Протокол о завершении обучения группы слушателей от Управления Федеральной налоговой службы России группы слушателей. Форма N 2
Формы документов для использования в работе территориальной конфликтной комиссии Московской области и муниципальных конфликтных комиссий. Итоговый протокол рассмотрения апелляций выпускников IX классов общеобразовательных учреждений. Форма N 10
Формы документов для использования в работе территориальной конфликтной комиссии Московской области и муниципальных конфликтных комиссий. Протокол расследования муниципальной конфликтной комиссией апелляции о несогласии с выставленными баллами. Форма N 9
Формы документов для использования в работе территориальной конфликтной комиссии Московской области и муниципальных конфликтных комиссий. Протокол расследования территориальной конфликтной комиссией апелляции о несогласии с выставленными баллами. Форма N 8
Формы документов для использования в работе территориальной конфликтной комиссии Московской области и муниципальных конфликтных комиссий. Протокол расследования апелляции о нарушении процедуры проведения экзамена (территориальная конфликтная комиссия). Форма N 7
Формы документов для использования в работе территориальной конфликтной комиссии Московской области и муниципальных конфликтных комиссий. Протокол расследования апелляции о нарушении процедуры проведения экзамена (муниципальная конфликтная комиссия). Форма N 6
Форма составления протокола валидации метода контроля химических и физико-химических показателей качества медицинских иммунобиологических препаратов (первичные данные)
Форма протоколов контроля качества лекарственных средств
Форма протоколов приемки каждой поставки исходного сырья, вспомогательных, упаковочных и печатных материалов при производстве лекарственных средств
Форма протоколов операций (стадий) технологического процесса производства лекарственных средств
Форма протокола экстренной телеконсультации в системе «Телемедицина Подмосковья
Форма протокола заседания счетной комиссии ученого совета при голосовании бюллетенями
Форма протокола заседания счетной комиссии ученого совета при электронном голосовании
Форма протокола испытаний в отношении масс и размеров транспортных средств категорий иных, чем M и L
Форма протокола результатов расчета результирующей общей и основной теплоизоляции комплекта средств индивидуальной защиты, определенных на манекене (рекомендуемая)
Форма протокола результатов расчета теплоизоляции комплекта средств индивидуальной защиты, определенной на человеке (рекомендуемая)
Форма протокола результатов испытаний комплекта средств индивидуальной защиты с участием человека (рекомендуемая)
Форма протокола аттестационной комиссии Ростехнадзора России по проверке знаний по промышленной безопасности руководителей и специалистов в объеме, соответствующем должностным обязанностям
Форма протокола испытаний продукции текстильной и легкой промышленности (ТЛП) для сертификации

Читайте также:

Протокол согласительного совещания это

ПРОТОКОЛ

ПРОТОКОЛ

ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА

Что представляет собой протокол совещания

Роль протокола совещания в деловой жизни

Структура протокола совещания

Как оформить заголовочную часть

Как оформить вводную часть

Как оформить основную часть

Как протоколировать оформляющую часть

Сколько времени отводится на оформление протокола

Что такое выписка из протокола

Как следует хранить протокол совещания

Бланк документа

Популярные документы

Документы, которые также вас могут заинтересовать