Протокол проведения переговоров реферат

Обновлено: 27.04.2024

При приеме делегаций иностранных деловых партнеров принято придерживаться правил и особенностей протокола, сложившихся в стране принимающей делегацию. Вместе с тем, следует учитывать национальные особенности и традиции зарубежных гостей.

После договоренности о цели, месте и дате встречи прорабатывается весь комплекс организационно - протокольных и финансовых вопросов, составляется программа пребывания делегации, назначаются лица, отвечающие персонально за все конкретные участки работы (организация встречи и переговоров, размещение, вопросы безопасности, транспортное обслуживание и проведение других мероприятий).

При встрече многочисленной делегации целесообразно подготовить для каждого члена делегации программу пребывания, а также специальные карточки с информацией о номере в гостинице, номере автомашины, а также необходимых адресах и телефонах принимающей организации и ответственных за проведение визита лиц.

Другим важным элементом, который необходимо учитывать при проведении переговоров — это протокольное старшинство членов иностранной делегации. Протокольное старшинство должно обязательно учитываться как при рассадке на деловых переговорах, так и при проведении протокольных мероприятий, особенно если они носят официальный характер.

Международная практика допускает небольшое отступление от паритета при определении уровня встречи и проводов иностранной делегации (как правило, на ступеньку ниже). В случае прибытия гостей в неурочное время (выходные и праздничные дни, ранние утренние или поздние вечерние часы) уровень встречи также может быть снижен.

Любое протокольное мероприятие следует начинать с составления программы его проведения и назначения ответственных лиц за осуществление его пунктов (безусловно, при наличии кадрового потенциала).

Здесь следует обратить особое внимание на временной фактор, поскольку пунктуальность - первый закон протокола.

Все должно быть расписано по минутам - выезд на место проведения мероприятия (машины для делегации должны быть в резиденции за 2-1,5 часа до выезда, на момент выезда делегации из гостиницы глава принимающей стороны уже должен быть на месте встречи или, как минимум, быть в пределах 30 мин. от места встречи), прибытие, церемония рукопожатия и обмена приветствиями (в случае, если приглашена пресса это особенно актуально), в приблизительном плане должна быть рассчитана длительность переговоров и т.д.

При подготовке любого из пунктов программы мероприятия следует всегда быть готовым к неожиданным ситуациям - человеческий фактор явление непредсказуемое и может проявить себя в любой момент.

И когда это случается необходимо понимать, что кроме соблюдения протокола также важно оперативно сориентироваться в создавшемся положении и найти подобающий выход из него.

Панацеи от форсмажоров нет. Только подход к делу "с головой", что выражается в просчитывании возможных вариантов хода событий (хотя увлекаться тоже не следует - нужен профессионал, а не педант-невротик), опыт, и, безусловно, "козыри в рукаве". Они есть у каждого - наработанная схема решения проблем разного рода. Допустим, если по дороге из аэропорта выясняется, что номера в гостинице не готовы (хотя это есть прокол со стороны организатора) кто-то предлагает ресторан неподалеку - переждать и отведать народной кухни, а кто-то делает дорогу до гостиницы чуть подольше, проезжая по уже давно накатанному маршруту и нахваливая городские окрестности.

Встреча в аэропорту - ответственный шаг навстречу партнеру по переговорам. От благополучного осуществления этого мероприятия зависит общий настрой участников встречи.

При сходе с самолета у рукава группу иностранцев встречает представитель стороны организатора и препровождает в специально отведенную комнату в VIP зале, где гостей встречает руководитель переговорной группы со стороны организаторов (или лицо его замещающее, но не младше, чем на ступень ниже по иерархии в Вашей организации).За время протокольной беседы сотрудники стороны-организатора оказывают содействие в получении багажа делегации и прохождении паспортного контроля/ таможенных формальностей.

В случае, если протокольная беседа оказывается слишком короткой, или программа визита обязывает совершить выезд в срочном порядке, следует предусмотреть представителя стороны-организатора, который бы остался в аэропорту и получил багаж по багажным квиткам (настоятельно рекомендуется не выезжать из аэропорта до возвращения паспортов членам делегации, которые могут понадобиться при регистрации в гостинице, правда, этот вопрос тоже можно уладить согласно договоренностям с руководством гостиницы). На этот случай необходимо выделить отдельную машину под багаж делегации.

Наличие машины для багажа особенно оправдано, когда делегация состоит из 10 или более человек. В таком случае, при отъезде иностранных коллег, практикуется отправление их багажа и паспортов в аэропорт заблаговременно для осуществления регистрации на рейс (если самолет частный эта процедура помогает сэкономить на погрузке и позволяет руководителю группы прибыть в аэропорт непосредственно ко времени, назначенному на вылет).

Необходимо помнить одно "золотое правило" - порядок проводов тот же, что и при встрече.

Протокол деловых переговоров, как и протокол встречи, достаточно строго регламентируется в соответствии с нормами международной вежливости. Деловые встречи с зарубежными партнерами рекомендуется проводить в специально подготовленных помещениях. Для встречи делегации у входа в здание направляется один из сотрудников протокольного отдела. Встречающий провожает членов делегации до помещения, выделенного для переговоров, где к этому времени должна находиться принимающая делегация в полном составе. После обмена приветствиями обе делегации рассаживаются за столом переговоров в порядке протокольного старшинства, причем принимающая сторона садится, как правило, спиной к окну. Если переговоры ведутся с помощью переводчиков, то каждый из них занимает место слева от главы своей делегации. (Место гостя за столом обозначается кувертной карточкой, на которой указывается только его имя с обозначениями, соответствующими его положению (например, Е.П. г-н А.В.Полищук (Его превосходительство господин …) и т.д.).

Деловая часть начинается после обоюдного представления участников переговоров. Первым садится за стол переговоров и представляет членов делегации глава принимающей стороны. Он представляет членов своей делегации, называя их фамилии и должности, а затем представляется сам. Важно, чтобы были представлены все, кто находится в зале. Глава делегации начинает беседу, предоставляет слово другим членам своей делегации, следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к окончанию встречи. Прерывать и перебивать не принято, вопросы задаются по окончании выступления. Если возникает необходимость в уточнении того или иного вопроса, следует извиниться, а свое высказывание сделать максимально кратким. В случае если переговоры носят затяжной характер, рекомендуется сделать перерыв после полутора-двух часов работы, во время которого может быть предусмотрено легкое угощение. Чай или кофе также подается и во время переговоров. Глава делегации предлагает гостям напиток на выбор в начале встречи. (Подавать справа, забирать слева.)

Протокол международных переговоров предусматривает также процедуру обмена визитными карточками. При этом необходимо учитывать национальные особенности делового общения и культурные традиции страны.

По окончании встречи необходимо попрощаться с гостями. Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех, поэтому по истечении отведенного для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись. Прощаясь, можно передать деловой сувенир. Протокольной практикой предусматривается вручение гостю памятных подарков. Практика международно-экономического сотрудничества также предусматривает обмен деловыми подарками. В своем большинстве протокольные и деловые подарки имеют по преимуществу сувенирный характер. При этом учитывается опыт протокольной практики большинства стран, где введены стоимостные ограничения на вручаемые и получаемые подарки. В соответствии с общепринятыми протокольными правилами, вопрос об обмене подарками в ходе визитов является предметом предварительной договоренности сторон.

Расставаясь с гостями, постарайтесь пожать им руки, сказать слово благодарности переводчику. Если делегации большие, то прощаются их главы, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.

Деловые приемы.

В зависимости от времени и способа проведения приемы подразделяют на дневные и вечерние, а также — на приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Вид приема избирается в зависимости от повода, по которому он устраивается. С учетом норм дипломатического протокола и международной практики наиболее торжественными (и наиболее почетными) принято считать вечерние приемы. Разумеется, при выборе соответствующего вида приема следует учитывать протокольные правила, национальные обычаи и традиции соответствующей страны.

Во время сбора гостей им предлагается аперитив. В ходе завтрака возможна подача сухих виноградных вин, а в заключение — шампанского, кофе, чая. Минеральная вода, соки подаются во время всего завтрака. Инициатива ухода — за главным гостем. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если иная форма одежды специально не указана в приглашении.

Форма одежды на коктейле и фуршете — повседневный костюм. Иногда, в зависимости от конкретного случая, в приглашении может быть указан другой вид одежды.

Официальным лицам рекомендуется не покидать прием раньше главного гостя.

При составлении плана рассадки гостей требуется соблюдать принцип протокольного старшинства и правила этикета, при этом учитывать, что супруга официального лица имеет протокольное старшинство мужа. Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план стола, в котором указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора кладется кувертная карточка с фамилией гостя. Иногда гостю вручается карточка со схемой или номерами столов.

Общепринятые правила, которым следуют при организации дипломатических приемов, полностью относятся и к приемам, которые проводятся внешнеэкономическими ведомствами, организациями и фирмами в честь своих зарубежных коллег.

В случаях, когда речь идет о крупных мероприятиях (круглые столы, семинары и т.д.) следует предусмотреть техническое обеспечение переводческой деятельности – специально отведенное место с необходимой аппаратурой для переводчиков (минимум двоих), гарнитуры для всех участников и т.д.

План "А1" - классическая рассадка "стенка на стенку" на двусторонних переговорах с участием переводчиков.

Часто в переговорах задействуют только одного переводчика, что не желательно, но, к сожалению, возможно. В этом случае, что совершенно естесственно, он садится на сторону пригласившей его стороны. При этом схема рассадки не меняется. Единственное следует учитывать - если количество участников не ровное и на одном из краев образуется пустое место, лучше всего, чтобы оно было с противоположной от двери стороны. Правильней всего не допускать численный перевес, что может быть воспринято партнерами как давление.

Цифрами обозначено старшинство членов делегаций, где 1 - это руководитель, 2 - его заместитель и т.д. При этом 6 или 7 - помощники по протоколу, а П - переводчики.

Под переговорами — понимается речевое общение между собеседниками, которые обладают необходимыми полномочиями от своих организаций (учреждения, фирмы и т. д.) для установления деловых отношений, разрешения спорных вопросов или выработки конструктивного подхода к их решению.

Введение
1. Речевые коммуникации деловых переговоров
2. Деловые контакты
3. Актуализация деловых контактов
4. Стратегия и тактика переговоров
5. Контроль и оценка деловых переговоров
Заключение
Список использованных источников

Введение

Переговоры — составляют значительную часть профессиональной деятельности деловых людей, предпринимателей, менеджеров, специалистов разного уровня, работников социальной сферы, политических лидеров и т. д.

Это значит, что в отличие от деловых бесед и совещаний, проводившихся в рамках какой-либо организации (учреждений, фирм и т. п.) между его сотрудниками, переговоры — процесс, участники которого являются представителями хотя бы двух сторон (учреждений, фирм и т. д.) уполномоченными осуществлять соответствующие деловые контакты и заключать договоры.

Значение деловых переговоров невозможно переоценить. Именно переговоры (межличностные или групповые) предполагают обсуждение конкретного предмета с конкретной целью. Достижение цели переговоров всегда связано с выработкой совместной программы действий по какому-либо направлению деятельности.

Изучение переговорного процесса сегодня выделилось в самостоятельное направление работы многих образовательных центров. Существуют научные программы, оригинальные методики обучения бизнесменов, юристов, социологов, общественных деятелей искусству переговоров.

1. Речевые коммуникации деловых переговоров

Предметом деловых переговоров (то, о чем договариваются) — становятся, как правило, элементы профессиональной деятельности, проблемы, представляющие взаимный интерес, взаимоотношения с партнерами и т. д. В переговорном процессе реализуются речевые действия, которые могут подкрепляться или сопровождаться неречевыми (жестами, мимикой, взглядами, движениями и т. п.).

Любые деловые контакты связаны с достижением целей, решением конкретных задач, т. е. с реализацией коммуникативной установки общения.

Участники делового общения, обладая реальным статусом (профессиональным, социальным, культурным), в процессе переговоров исполняют роли, обусловленные характером коммуникативной ситуации. Как правило, переговорный процесс предполагает отношения в системе субъект-субъект. Каждый из участников переговоров руководствуется своими намерениями, мотивами, целями.

Успешное завершение переговоров — это прежде всего выработка совместного решения, совместных планов дальнейших действий, так как самой общей целью партнеров в переговорном процессе является обмен мнениями и информацией с последующим налаживанием новых связей и отношений или подтверждением старых. В особых случаях целью переговоров становится разрешение конфликта.

Мотивы, цели, ролевые установки, условия переговоров диктуют набор этикетно-речевых формул, специфических речевых и языковых средств оформления предметного содержания разговора.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Необходимо помнить и о том, что все люди разные, поэтому не только в житейских ситуациях, но и в самых сложных деловых контактах ведут себя по-разному и преследуют разные цели:

одним нужна справедливость,
другим победа,
третьим деньги и власть.

Поэтому начиная переговоры, нужно учитывать личные качества и жизненные ценности каждого из участников, уметь посмотреть на проблему глазами собеседника, оппонента, конкурента, строить речевые обороты следует с учетом доступности, простоты понимания любым из партнеров по общению.

Без специальных коммуникативных умений и навыков, т. е. умений и навыков общения, даже прекрасный специалист своего дела не сможет поддержать деловой разговор, провести деловую встречу, принять участие в дискуссии, отстоять свою точку зрения. Это значит, что деловой человек кроме профессиональной компетенции (знаний и умений в постановке задач и выполнении технологических действий в определенной сфере) должен овладеть коммуникативной компетенцией, т. е. знанием психологических, предметных (содержательных) и языковых компонентов, необходимых для понимания партнера по переговорам и (или) порождения собственной программы поведения, в том числе самостоятельных речевых произведений.

Реализация коммуникативной компетенции связана с параметрами типичных коммуникативных ситуаций, которые структурируют любую сферу общения: бытовую, учебную, производственную и т. д. Ниже будут рассматриваться ситуации, связанные с процессом коммерческих переговоров.

Типичной коммуникативной ситуацией (ТКС) договоримся считать некую модель делового контакта, обусловленного его особенностями (содержанием, обстановкой), в котором реализуются речевые действия партнеров, направленные на достижение соглашения. Иначе говоря, в ТКС отражаются мотивы взаимодействия, цели речевых действий, условия протекания общения, социальные роли собеседников, а также те речевые действия, при помощи которых можно наиболее полно выразить отношение сторон к предмету переговоров.

Если предположить, что вербальное и невербальное (речевое и неречевое) поведение партнеров при общении в любой ТКС в общих чертах можно заранее смоделировать, есть основание сделать вывод о возможности формирования и развития коммуникативной компетенции с учетом конкретных (индивидуальных) потребностей каждого участника деловых переговоров.

Далее подробно анализируются ТКС, возникающие в ходе подготовки деловых переговоров, их ведения и контроля за исполнением их решений. К ним относятся:

установление (поддержание) деловых контактов;
их актуализация и реализации;
их контроль и оценка.

Все группы ТКС рассматриваются или реализуются по следующим параметрам:

Коммуникативные установки, т. е. цели и задачи общения;
Ролевые установки, т. е. отражение в поведении коммуникантов их социально-деловых характеристик этикетно-речевые формулы общения.

Обращение. Коммуникативная установка — определение социального и ролевого статуса участников общения, установление социально-речевого контакта.

Обращение позволяет привести формы и средства их взаимодействия в соответствие роли собеседников.

Нужна помощь в написании реферата?

Этикетно-речевые формулы обращения в каждой ТКС связаны с национальными традициями, протоколом официально-деловых церемоний и переговоров. Необходимо помнить, что обращение на Вы традиционно выражает большую степень уважения к собеседнику, особенно незнакомому или малознакомому. Оно предпочтительно в любых ситуациях делового общения. Форма Вы не обязательна в ситуациях бытового общения сотрудников-друзей или сотрудников-родственников.

Приветствие. Коммуникативная установка-выразить желание вступить в контакт, добрые намерения по отношению к собеседнику. Этимологически русское Здравствуй(те) означает пожелание здоровья. Обычно эта фраза дополняется рукопожатием (если собеседники уже знакомы или представлены друг другу) и открытой, искренней улыбкой.

Ролевые установки — приветствие в формах Здравствуй, Здравствуйте обязательно указывает на ваше желание вести разговор на ты или на Вы. В том случае, когда социальные или ситуативные роли недостаточно обусловлены или ясны, лучше использовать нейтральные формы Доброе утро. Добрый день, Приветствую и др.

Этикетно-речевые формулы. Использование тех или иных речевых формул приветствия соотносится с социальным статусом, уровнем интеллигентности, возрастными и профессиональными характеристиками собеседников. Более старшие по возрасту люди употребляют формулы Приветствую вас!. Разрешите Вас приветствовать!, Рад(а) приветствовать Вас. Независимо от индивидуальных характеристик все деловые люди активно используют нейтральные формулы Доброе утро. Добрый день, Добрый вечер.

Естественно, подобное приветствие предполагает соответствующий ответ. Обычно эти ответы, как и вопросы, носят лишь формальный характер. Этикетная формула Как дела? вовсе не предполагает желания собеседника выслушать подробный отчет о личных делах другого. И ответ Все в порядке или дружески непринужденное Нормально не подразумевает полного порядка в 100% случаев. Однако в деловом разговоре считается нетактичным занимать время подробностями своих личных переживаний или проблем. Исключение составляют ситуации, в которых следует обязательно объяснять партнеру причину своего плохого состояния (утраты, болезни близких, серьезные проблемы с собственным здоровьем), чтобы он мог учесть этот факт в дальнейшем общении.

Соответственно ситуации и уровню доверительности отношений типовыми ответами на приветствие-вопрос могут быть: Все, как обычно. Ничего нового. Спасибо, все в порядке…. Ни хорошо, ни плохо. К сожалению, похвастаться нечем…. Как будто ничего…. Хотелось бы по-лучше… и т. д.

Знакомство (представление). Коммуникативная установка — войти в необходимый контакт с ранее незнакомым человеком, используя помощь посредника (в этом случае мы имеем дело с представлением) или непосредственно, используя специфический набор стереотипных языковых формул, установить возможность дальнейшего общения.

Ролевые установки. В случае представления любое третье лицо (равно известное знакомящимся) выступает в роли посредника. Эту роль обычно берет на себя принимающая сторона в переговорах любого рода. Подобное представление предполагает возможность более непринужденного знакомства вслед за ситуацией представления.

Называя во время знакомства свое имя, вы тем самым обусловливаете уровень дальнейших отношений (на тыили на Вы), а также даете возможность собеседнику повторить правильный вариант имени и фамилии. Если кого-либо представляют вам, вслед за фразой-реакцией Очень приятно постарайтесь повторить имя представленного. Это поможет вам лучше его запомнить. Свое имя произносите четко, внятно, глядя в глаза собеседнику. При необходимости уточните особенности произнесения имени или фамилии (например, в разговоре с иностранцами).

Во-первых, демократичность руководителя, его готовность к паритетным отношениям со специалистами-практиками.

Во-вторых, готовность сотрудников четко исполнить полученное задание, не ожидая приказа.

Степень категоричности просьбы или приказа зависит от того, входит ли ожидаемое от подчиненного действие в круг его непосредственных обязанностей. Если — да, то уместен и приказ, особенно в случае халатного отношения подчиненного к своим обязанностям. Если — нет, то лучше попросить, придав просьбе оттенок доверительности и конфиденциальности.

В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры. Переговоры осуществляется в вербальной форме. Это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь. Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии. Самое существенное, заключено в умении слушать собеседника, постоянно проявлять к нему внимание и поощрять его наградами, т.е. отмечать положительные качества, помогать самоутверждению партнера по переговорам.

Переговоры — это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. Переговоры имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.). Успех переговоров всецело зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились.

Цель работы: раскрыть специфику организации и проведения деловых переговоров.

Для реализации поставленной цели предстояло решить ряд исследовательских задач:

Выявить сущность и отличительные черты деловых переговоров.

Определить основные аспекты техники ведения деловых переговоров.

Раскрыть условия успешности проведения деловых переговоров.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы (16 источников).

1. Сущность и отличительные черты деловых переговоров

Переговоры – неотъемлемая часть нашей повседневной жизни. Ведение переговоров сопровождает любую совместную деятельность. Целью переговоров обычно является достижение договоренности об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для обоюдной выгоды [3].

Деловые переговоры ведутся в рамках сферы ведения бизнеса участников и имеют более узкую задачу – достичь договоренности о взаимовыгодном обмене ресурсов, совместном инвестировании ресурсов, распределении прибыли, полученной от совместной деятельности .

В деловых переговорах часто стороны имеют прямо противоположные цели, в этом случае задачей каждого из собеседников является завершение переговоров договоренностью, служащей его интересам. Проявлять твердость в главном, будучи гибким, обсуждая второстепенные вопросы – пожалуй, основная задача переговоров. Уступить в малозначимом и настоять на основном, пойти на компромисс в одном вопросе в обмен на уступку в другом: очень похоже на игру в шахматы, да ведь переговоры и есть игра, в которой побеждает наиболее подготовленный и искусный.

Искусство ведения деловых переговоров состоит в том, чтобы показать своему визави путь к решению его задачи через совершение действий, выгодных Вам. Это требует глубоких знаний в области коммуникации, компетентности в применении техник делового общения, умения управлять своим эмоциональным состоянием.

Деловые переговоры – это еще и состязание личностей , их точек зрения, подходов к миропониманию [7]. Переговоры опытных бизнесменов для стороннего наблюдателя могут выглядеть как скупой обмен малозначащими фразами. Их исход может зависеть от слабых коммуникативных сигналов, неосознанно посылаемых каждым из собеседников. Опытный коммуникатор способен уловить такие сигналы и составить впечатление о сильных и слабых сторонах своего vis-à-vis.

2. Техника ведения переговоров

Для того чтобы переговоры были успешными, стороны должны учитывать интересы друг друга, личность партнера, его видение проблемы и др. Для этого желательно еще до начала переговоров получить всесторонние сведения о партнере.

Переговоры могут быть внутренними (между руководителями одной фирмы) и внешними (направлены на взаимодействие с другими фирмами). Кроме того, выделяется несколько видов переговоров в зависимости от целей: они могут быть направлены на продолжение существующих отношений или их изменение; на нормализацию отношений в случае возникновения конфликтов; на перераспределение обязанностей и т.д.

Переговоры выполняют несколько функций. Основная - принятие решения посредством обсуждения возникших проблем. Еще одной важной функцией является информационная, которая осуществляется через обмен мнениями без принятия решений. Кроме того, переговоры выполняют коммуникативную, деструктивную (имеющую цель сорвать переговоры), регулирующую, пропагандистскую и некоторые другие функции.

В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель. Обобщенная схема их проведения имеет следующий вид

Протокол дипломатический – общепринятые правила и традиции, соблюдаемые в международном общении (порядок нанесения визитов глав государств, правительств, формы проведения встреч, бесед). Аналогично – деловой протокол, то есть правила и традиции, соблюдаемые в деловой сфере.

Деловые беседы предполагают обмен взглядами, точками зрения, мнениями.

Формально беседу можно разделить на несколько этапов:

выслушивание доводов собеседника:

принятие или опровержение этих доводов;

Для установления контактов, заключения взаимовыгодных контрактов с партнерами приглашают представителей фирм, в том числе и иностранных. В соответствии с протоколом принимающая сторона разрабатывает программы пребывания делегации: общую или внешнюю (для гостей), подробную или внутреннюю (для себя и заинтересованных лиц) и специальную (для супруг гостей). Общая программа отражает все вопросы, связанные с пребыванием делегации, начиная с встречи и кончая проводами. Она включает беседы, переговоры, приемы, посещения театров, знакомство с местными достопримечательностями и т.д. Подробная программа отражает организационные вопросы, связанные с приемом делегации. В каждом пункте программы указываются ответственные. Главное внимание занимает цель визита делегации: беседы, встречи, переговоры и т.д.

При встрече гостей ранги и должности глав принимающей и приезжающей делегаций должны соответствовать друг другу. Руководителя делегации, приезжающего с супругой встречает глава делегации также с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации (хозяин) и представляет свою супругу, затем – глава приезжающей делегации (почетный гость) и представляет свою супругу. Далее хозяин представляет членов своей делегации, в первую очередь женщин, с учетом рангов (по нисходящей). Так же поступает почетный гость. Хозяин всем гостьям вручает цветы.

В соответствии с протоколом осуществляют рассадку по автомобилям. Автомашину для посадки подают так, чтобы правая дверца ее была обращена к тротуару. Первым садится в машину почетный гость. Он занимает почетное место (заднее сиденье справа по ходу автомобиля). Он также первым выходит из автомобиля. Если невозможно подать автомашину правой стороной к тротуару, почетный гость садится через левую дверцу. За ним садится хозяин и все остальные.

Сопровождающий делегацию после оформления документов в гостинице прощается с гостями в вестибюле. Приглашение пройти с гостями в номер, а, следовательно, на чашечку кофе, не принимается.

В соответствии с деловым протоколом почетный гость наносит хозяину визит вежливости. Цель визита – уточнение программы пребывания делегации, возможно, корректирование ее. Прибывших гостей в вестибюле встречает секретарь или менеджер офиса. В особых случаях гостей может встречать руководство принимающей стороны. Гостей провожают, как правило, в кабинет руководителя. Он не должен сидеть за письменным столом или во главе стола. В соответствии с протокольными требованиями в кабинете должны быть диван, кресла, стоящие вокруг журнального столика. Хозяин приглашает гостя сесть на диван – самое почетное место, но садится первым в кресло, стоящее слева от дивана. Переводчик выбирает место произвольно.

В сфере бизнеса для переговоров используются обычно квадратные, прямоугольные и круглые столы.

Квадратный стол способствует созданию соперничества и вызывающего поведения людей, равных по положению Квадратные столы хороши для проведения короткой деловой беседы или для подчеркивания отношений субординации.

Отношения сотрудничества скорее устанавливаются с тем человеком, который сидит за столом справа от руководителя или рядом с ним. От человека, сидящего справа, будет исходить больше понимания, чем от того, кто сидит слева. От человека, сидящего напротив руководителя, исходит наибольшее сопротивление. Квадратный стол часто используется для деловых переговоров, брифингов.

За прямоугольным столом почетными местами считаются места на торце стола. Из них наиболее почетное является место - напротив двери, Если дверь находится сбоку, то почетное место - напротив окна, выходящего на улицу, но не во двор. При этом окно должно быть закрыто шторой или жалюзи. Попадание на гостей солнечного света расценивается как неуважение к ним. Данная информация позволит правильно планировать размещение участников встречи за столом.

Круглый стол создает атмосферу неофициальности и непринужденности и является наилучшим средством проведения беседы людей одинакового социального статуса, так как каждому за столом выделяется одинаковое пространство. Хозяин обладает наивысшими полномочиями. Сидящему справа от хозяина невербально выделяется больше власти, чем слева. Степень влияния уменьшается в зависимости от удаленности гостя от хозяина. Следовательно, собеседник, сидящий прямо напротив хозяина, находится в конкурентно защитной позиции и доставляет больше беспокойства.

В соответствии с протоколом осуществляется рассадка участников за столом переговоров. Рассадка имеет несколько вариантов:

главы делегаций сидят во главе стола, переводчики – сбоку, далее другие члены делегаций с учетом рангов:

главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга; рядом с ними – переводчики, далее – члены делегаций с учетом рангов:

если в переговорах участвуют три и более сторон, то главы делегаций рассаживаются по алфавиту, по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Председательствуют по очереди, по алфавиту или на первом заседании переговоры возглавляет хозяин, затем председательствуют другие главы делегаций – по алфавиту.

Деловое совещание может длиться без перерыва не более 2-3 часов, покидать его нельзя. Через 2-3 часа обычно устраивается перерыв: секретарь или официант входит с равным количеством чашек кофе и чая и, подходя к гостям с правой стороны, интересуется, кто что желает. Чашка подается к правой руке, а ложечка параллельно краю стола. К чаю подается кусковой сахар, печенье или коробка конфет. Допускается подача пирожных (+ тарелочка) и фруктов (тарелка + нож).

Соблюдение всех деталей делового протокола способствует формированию поожительного имиджа организации в глазах партнеров и вызывает чувство надежности и основательност в бизнесе.

Вопросы для обюсуждения:

На какие этапы делится процесс ведения переговоров согласно деловому протоколу?

Как осуществляется процесс рассадки?

Кто и каким образом ведет перговоры?

Деловое общение: учебное пособие (Авт. Сост.М.А.Поваяева) – Ростов на Дону: Спектр, 2005.

Соловьев Э.Я. Современный этикет и деловой протокол – 4-е изд., перераб. и доп. – М., 2005.

Унт Ивар. Искусство ведения переговоров: пошаговое руководство и технологии проведения коммерческих переговоров/Пер. с англ. – Днепропетровск, 2004.

Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. – М., 2005.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Читайте также: