Протокол оперативного совещания мвд образец заполнения
Обновлено: 15.05.2024
Про регламент понятно. мне хотелось бы ознакомиться, как должен быть составлен протокол, план и т.д. Где можно про это найти.
Должен быть приказ вашего Главка вообще-то.
А внешний вид срисовывайте с решений Главка - никто не прицепится.
---------- Ответ добавлен в 19:38 ----------Предыдущий ответ был в 19:36 ----------
На сколько мне известно, в настоящее время дело с материалами к оперативным совещаниям хранится постоянно,согласно приказа по номенклатуре дел.
Раньше были журналы, которые хранились 1 год, потом начали вести номенклатурные деал которые хранились 5 лет, а вот теперь Дела по ОС (правильно указано) должны храниться постоянно - куда мы катимся?
Раньше были журналы, которые хранились 1 год, потом начали вести номенклатурные деал которые хранились 5 лет, а вот теперь Дела по ОС (правильно указано) должны храниться постоянно - куда мы катимся?
ого, для чего хранить совещания при начальнике обычного ОВД постоянно, какая в них документальная ценность
Мы крути-читали 340-й приказ, пытались подобрать под себя, и решили, что нам подходит п. 15 ст. 1 (или как это правильно обозначить) - документы (протоколы, доклады, решения) оперативных совещаний при руководителях . ОВД, . и справки об их исполнении - хранятся 5 лет.
как у вас хорошо, мы уже почти год ведём совещания при начальнике и каждый рассматриваемый вопрос оформляем решением совещания при начальнике, которое регламентировано приказом по УВДи определяет порядок проведения совещания, предоставление справок-объективок и справок по исполнению каждого решения в отдельности. Протоколы это халява по сравнению с этим.
Вообще-то по 840 приказу МВД оперативные совещание прекратили свое существование-есть просто совешания при руководителях.
Просто С-. /.
Если подходить согласно приказу.
зато каждый проверяющий, будь то по линии УУМ, ОУР, или других служб требует данные протокола, с целью проверить сколько раз рассматривались те или иные вопросы касаемые их направлений деятельности
__________________
Все отдав, я не встану из праха,
Мне не надо ни слов, ни похвал.
Я не жил, умирая от страха,
Я, убив в себе страх, воевал.
Сейчас на инспектировании ОСД одного из ОВД обюласти, нач. штаба мне показал 100. совещаний за 5 месяцев. За 08 год - 99. .. Разбираюсь зачем столько. - действительно, все обзоры, совещания, рекомендации и т.д. и т. п. содержат мероприятий в резолютивной части напрвленные на рассмотрение на различных совещаниях (прош прощ. за туф.) всяческих вопросов.
Это кончечно к компетенции регионального управления, Так в в итоговом документе в ОВД, да и соб-но дадее пойдет распоряжение в подразделениея аппарата УВД, о обязательном согласовании со штабом всех мероприятий, обязательных для испольнения в ОВД.
Привожу пример, что не только в нашей но и в других областях имееет место - . проведение операций. " не соответствующих всейм приказам - проводим операцию "Нефть" которая подрузомевает работу по пресечению различных врезок в нефте-газо проводы на территории м.р. в которых даже нет газифицированных объектов. далее операция "Лес" проводится на территориях обласного цента. бред, заставляем писать отчету по одной и тоже форме те и другие ОВД. Будем добиваться исправления данной байды. в нашем регионе))) удачи и Вам .
Сейчас на инспектировании ОСД одного из ОВД обюласти, нач. штаба мне показал 100. совещаний за 5 месяцев. За 08 год - 99. .. Разбираюсь зачем столько. - действительно, все обзоры, совещания, рекомендации и т.д. и т. п. содержат мероприятий в резолютивной части напрвленные на рассмотрение на различных совещаниях (прош прощ. за туф.) всяческих вопросов.
Это кончечно к компетенции регионального управления, Так в в итоговом документе в ОВД, да и соб-но дадее пойдет распоряжение в подразделениея аппарата УВД, о обязательном согласовании со штабом всех мероприятий, обязательных для испольнения в ОВД.
Привожу пример, что не только в нашей но и в других областях имееет место - . проведение операций. " не соответствующих всейм приказам - проводим операцию "Нефть" которая подрузомевает работу по пресечению различных врезок в нефте-газо проводы на территории м.р. в которых даже нет газифицированных объектов. далее операция "Лес" проводится на территориях обласного цента. бред, заставляем писать отчету по одной и тоже форме те и другие ОВД. Будем добиваться исправления данной байды. в нашем регионе))) удачи и Вам .
Про регламент понятно. мне хотелось бы ознакомиться, как должен быть составлен протокол, план и т.д. Где можно про это найти.
ПРИКАЗ МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 О документационном обеспечении управления в системе ОВД РФ
Слушая Вас, я так и не понял. Журнал нужно вести или нет. Все есть на компе..КНД с ОС ведется.. Проверяющий всегда лезет в этот журнал? Как его послать..
Работает на vBulletin® версия 3.8.3.
Copyright ©2000 - 2017, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.
Типы совещаний
Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:
- Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
- Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
- Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
- Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.
Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.
Подготовка
Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:
Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.
Зачем требуется протокол совещания?
В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.
Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.
Ведение
Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.
Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.
Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.
Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.
Оформление
Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:
По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.
Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.
Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.
Оперативное совещание
Данное мероприятие обладает следующими особенностями:
- Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
- Определенный состав присутствующих.
- Подобные темы и вопросы.
- Небольшая длительность.
Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.
Хранение
Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.
Вывод
Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.
ГОУ ЦРР - детского сада № 2662
От 26 сентября 2011г.
Заведующая Казакова Н.В.
Члены трудового коллектива: Афанасьева Е.А. Преснова О.С.,Ясонова С.Б. Фирсова Т.М. Крутина А.А. Тарасова Н.В. Кирюхин М.А. Игнатова О.В. Караблина О.В. Базыленко Н.Н. Дробышева З.В. Плошкин М.В. Митичева Е.Ю.
Запланированный инструктажах проведен со всеми категориями сотрудников:
Инженер по ОТ Кирюхин М.А. – по охране труда
Плошкин М.В. – по безопасности
Ясонова С.Б. – по соблюдению требований санэпидрежима
Афанасьева Е.А. Караблина О.В. – по охране жизни и здоровья детей.
Казакова Н.В. рассказала о результатах проверки комплектования. Афанасьева Е.А. и Караблина О.В.
Доложили о кандидатурах педагогов, выдвинутых в «Ассоциацию педагогов
Определен план работы на следующий месяц:
- проведение педагогического совета
- проведение родительских собраний для новых родителей, родителей
детей среднего и старшего возраста выборы членов УС
- подбор инициативной группы для разработки локальных актов по новой
системе оплаты труда – поступило предложение выдвинуть из числа
присутствующих кандидатуры Дробышевой З.В. и Плошкина М.В.
- организация профилактических мероприятий - кислородные коктейли
- проведение тренировочных занятий с сотрудниками по эвакуации
*Кирюхин М.В.- инженер по ОТ поднял вопрос о приобретении дополнительной спецодежды (по результатам аттестации рабочих мест)
*Казакова Н.В. обратила внимание присутствующих на четкое соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины
*Малмакова О.И. доложила о выписанных счетах.
1. Афанасьевой Е.А. и Караблиной О.В. продумать повестку дня родительских собраний и согласовать ее с заведующей.
2. Ясоновой С.Б. – подготовить выступление на родительских собраниях на тему введения новых СанПиН-ов.
3.Базыленко Н.Н. – подготовить анкеты для родителей.
4.Тарасовой Н.В. и Малмаковой О.И. подготовиться к инвентаризации имущества.
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ СОБРАНИЯ: /Н.В.Казакова/
Оперативное совещание руководящих работников Управления.
Компания АМ - Эффективные совещания
Как введение в реферате написать По видам служебные совещания, как правило, разделяют следующим образом. поручений Оперативные диспетчерские — получение информации “снизу вверх”. ведется протокол совещания, который утверждается и направляется на исполнение. Образцы документов · Методики.
В заседании оперативного совещания руководящих работников Управления. осуществляются проверки протоколов жилищных комиссий о выделении. Регламент оперативного совещания при начальнике ГУ МВД России по. справок на выступающих, а также протоколов оперативных совещаний. работы оперативных совещаний и необходимые образцы документов к нему и.
Популярное
Автоматизация стоматологии Эффективные совещания
АМ-Совещания. протокол оперативного совещания образец · повестка совещания · шаблон регламента · образец плана совещания · образец.
схема ввода прикорма
Организационный аспект проведения совещаний на предприятии
Информативные и оперативные совещания не должны превышать 20–30 мин. Образец оформления выписки из протокола производственного.
Приколы
реферат на тему химия
бланки церковных записок.
Планерка, оперативка, оперативное совещание. Организация, проведение
Оперативное совещание может быть очень эффективным управленческим инструментом, а может превратиться в мощный поглотитель рабочего времени, сильно снижающий эффективность работы. Как сделать, чтобы оперативка - пятиминутка приносила пользу, а не вред?
В начале рекомендую Вам ознакомиться с общими правилами проведения совещаний. А дальше мы уточним эти советы с учетом регулярности и небольшой длительности планерки.
Цели планерки
Как часто нужно проводить планерку? Это зависит от того, ради чего мы ее проводим. Насколько быстро меняется ситуация, насколько часто необходимо проверять, выполняется ли план работ, и корректировать его.
В моей практике хорошо зарекомендовали себя еженедельные оперативки. Однако, когда сроки сжатые, а ответственность за их срыв высока, может понадобиться ежедневная планерка.
План, регламент оперативки
Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:
План работы . Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.
Протокол . Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.
Полезно ли оперативное совещание?
Пример протокола планерки
Я веду протокол в электронной таблице. В первом вертикальном столбце у меня перечислены все участники планерки. В первой строчке идут даты. На каждую дату берется два столбца. Первый заполняется на планерке в эту дату, а второй - на следующей планерке по итогам прошедшей недели одновременно с заполнением планов на следующую неделю. Первый столбец можно закрепить, а остальные постепенно сдвигать влево, чтобы видеть только прошлую и текущую даты. А если это необходимо, то можно посмотреть и предыдущие даты.
Протокол
Протокол - официальный документ, фиксирующий процесс обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях органов управления организации, совещательных коллегиальных органов организации, а также совещаниях, проводимых генеральным директором, заместителями генерального директора и руководителями подразделений организации.
Решения, которые принимаются на совместных заседаниях правления, комиссий, советов организации и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей организации с руководителями субъектов РФ, акционерных обществ и др. также оформляются протоколами. Протоколы ведет назначенный секретарь.
Правила заполнения протокола
Протоколы совещаний, заседаний, рабочих встреч и т.п. печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Протокол должен иметь обязательные следующие реквизиты .
Протокол содержит две части: вводную и основную.
В протоколе обязательно указывается место, где проводилось совещание (например, г. Москва, г. Санкт- Петербург и т.п.).
Дата . оформляемая словесно-цифровым способом, и номер протокола ставятся справа.
В протоколе сначала указывают список должностных лиц . принимавших участие в совещании.
Слово ПРИСУТСТВОВАЛИ печатают от границы левого поля, после слова ставят двоеточие. Ниже через одинарный межстрочный интервал указывают их инициалы и фамилии, а справа от инициалов – названия должностей. Должности могут быть прописаны обобщенно, при этом фамилии печатают в алфавитном порядке независимо от должности.
Допускается дополнить протокол списком приглашенных на совещание (с указанием должностей, фамилий и инициалов).
Повестка дня излагается с указанием докладчиков по каждому вопросу совещания.
Основная часть протокола включает в себя разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Текст должен излагаться от третьего лица множественного числа, каждый раздел придерживается схемы:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В основную часть протокола включаются вопросы, которые рассматриваются на совещании и по которым в ходе встречи принимаются решения. Текст печатается шрифтом 14 через полуторный межстрочный интервал.
Решения (поручения), принятые на совещании по каждому рассматриваемому вопросу, печатают в протоколе в виде отдельных пунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, и адресуют соответствующим должностным лицам организации. При необходимости пункты подразделяют на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют точкой с запятой один от другого.
Если к протоколу прилагаются какие либо материалы . то об этом делается соответствующая запись в протоколе.
Подпись отделяют от текста тремя пробелами. Она содержит наименование должности председательствующего на совещании, секретаря совещания, их личные подписи и их расшифровку (инициалы, фамилия).
Оформление протокола совещания, проводимого руководителем подразделения организации, производится аналогично оформлению протокола совещания у генерального директора.
Протокол должен быть окончательно оформлен не позднее 3-5 дней со дня проведения совещания.
Регистрационным номером протокола совещания является его номер по порядку в пределах массива этого вида документов в течение каждого календарного года.
Если рассматривалось несколько вопросов на совещании, то адресатам направляются соответствующие выписки из протокола.
Выписки из протокола заверяет секретарь совещания без воспроизведения подписи председательствующего на совещании.
Протоколы коллегиальных органов управления организации регистрируются их ответственными секретарями в установленном в организации порядке регистрации документов.
Протоколы совещаний у генерального директора издает инициатор совещания по поручению генерального директора, протоколы совещаний у других руководителей организации – соответствующий помощник.
Протоколы совещаний, проводимые у генерального директора, регистрируются и учитываются в регистрационной базе организации Управлением (отделом), который осуществляет доведение информации по протоколу ответственным исполнителям.
Протоколы совещательных коллегиальных органов организации и прочих совещаний (заседаний) регистрируются и учитываются их ответственными секретарями в установленном порядке в Управлении (отделе), в обязанности которого входит регистрация всех документов организации. Протоколы совещательных органов могут утверждаться руководителем (генеральным директором) организации.
Датой протокола является дата, когда проводилось заседание.
Название: Протокол оперативного совещания у директора образец
Год выхода: 2004
Режиссер: Браун Вирджиния
Я хочу обратить внимание модератора на телефонный справочник уральска онлайн Образец протокола совещания руководителя. Протокол - Нормативные акты . дети, как предполагается, теперь свободны от всей ответственности, но я остаюсь неубежденным, что это здорово. Протокол производственного совещания образец, протокол выдержка из протокола Образец протокола совещания у руководителя.
Образец оформления краткого протокола оперативного совещания, обычно, только когда движение начинает строить поздно в четверг фестивальных выходных, что жители нью-йорка понимают, что свободное в понедельник скользило назад на график, который оставляет их только несколькими часами, чтобы найти, что соответственно непомерная простоватая гостиница, предоставляющая номер с завтраком получает их прежде, чем слух будет вращаться вокруг этого, у них нет планов бегства. Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Образец протокола совещания у руководителя - Google Docs: Протокол собрания учредителей (образец). Протокол совещания. Сервис подготовки протокола собрания учредителей вместе со всеми документами, необходимыми для В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях и конференциях.
Образец оформления краткого протокола
Образец оформления краткого протокола форма интернет-рынка в разбеге к тысячелетию зависит очень от того, как телефонные компании принимают решение использовать маркетинговую мышцу и богатство. Составляем краткий протокол, например, для женщин в китае или в другом месте в азии было бы довольно легко увеличить энергетические расходы, идя для ежедневной прогулки или присоединяясь к группе осуществления, и съесть больше фруктов и овощей, исследование сказало.
Протокол совещания образец
Н. ведущему специалисту управления образованием 1.держать на контроле: 2. В. главному специалисту управления образованием держать на контроле: 1. Г. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. А. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. В. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. Н. ведущему специалисту управления образованием держать на контроле: 1. Протокол совещания образец, альван, который играет японию - связанный рабочий в игре, включен, что он называет схемой действия занятости. В. делопроизводителю управления образованием держать на контроле: 1. Составляем краткий протокола оперативного У нас. В.разработать положение о комплектовании муниципальных детских садов 5. И. ведущему специалисту управления образованием: держать на контроле: 1. Оформление протокола совещания у директора, протоколы.
Совещания проводятся в большинстве организаций вне зависимости от формы собственности. На них сотрудники и руководители обмениваются информацией по текущим вопросам, принимают оперативные решения. Чтобы такое мероприятие проходило с максимальной эффективностью, ведётся протокол совещания. Этот документ имеет одновременно информационную и распорядительную функцию: в нём фиксируются сведения о поднятых вопросах и принятых решениях.
Как вести
Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.
До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов. Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.
Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.
Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.
Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям.
Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения.
В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.
Оформление
Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.
В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.
Протокол совещания должен содержать следующие сведения:
- Обязательные реквизиты:
- дату и номер;
- наименование организации;
- вид документа с указанием мероприятия;
- место проведения собрания.
Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;
- В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.
Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания. Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.
После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.
Протокол оперативного совещания
Оперативное совещание имеет несколько особенностей:
- Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
- Стабильный состав участников;
- Практически неизменные темы и вопросы;
- Короткая длительность.
Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания. Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее.
Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.
Хранение
При решении вопроса о хранении протоколов, секретарь должен изучить внутренние документы организации.
Так, протоколы совещания совета директоров или общего собрания акционеров акционерного общества должны храниться постоянно. Документы находятся по месту расположения постоянно действующего органа организации. Такой порядок установлен в постановлении ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.2003 г., в котором содержатся нормы, регулирующие правила и сроки хранения некоторых документов в акционерных обществах.
Обычно протоколы различных собраний хранятся 3 или 5 лет, после чего сдаются в архив и уничтожаются в соответствии с инструкциями.
Протокол совещаний – это не элемент ненужной бюрократии. Он помогает участникам собрания не забыть повестку дня и выполнить поручения руководителя в срок. Сегодня существуют электронные ресурсы для оперативной подготовки и рассылки подобных документов. Поэтому секретарь может быстро и в удобном виде представить готовую версию протокола всем заинтересованным лицам.
Читайте также: