Привести в порядок договор

Обновлено: 28.06.2024

Срок хранения договоров с поставщиками — это период, в течение которого в организации или ее архиве остаются госконтракты. С 01.01.2022 такие даты пропишут в 44-ФЗ.

Зачем хранить договоры с поставщиками

Выделяются два вида хранения документации в организации:

Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить бухгалтерские документы в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

360-ФЗ от 02.07.2021 вносит существенные изменения в Федеральную контрактную систему. С 01.01.2022 в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ пропишут, сколько должны храниться договоры в организациях, — 6 лет. При условии, что они не сформированы, не размещены в ЕИС или на электронной площадке. Столько же придется хранить и документы, которые получены заказчиком при определении НМЦК, при обосновании такой цены. Исключение — за обоснования, включаемые в контракт в рамках ч. 4 ст. 93 закона о контрактной системе. Сейчас в ФКС приведен минимальный набор документов и сроки их хранения только для двух процедур — конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ).

Текущее необходимо для решения следующих задач:

отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
расчет налогов и платежей;
разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.

Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.

Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.

В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.

Как определить, сколько хранить

Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:

Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
Открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ.
Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.

Каковы сроки в зависимости от типов соглашений

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2021 году:

75, если документ закончен делопроизводством до 01.01.2003;
50, если после этой даты

А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2021 году.

Тип договора	Сколько хранить (лет)	Примечание
Заем	5
Кредит	5
Заем с условием о залоге имущества	10	Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).
Кредит с условием о залоге имущества	10

И дополнительно таблица по сохранности договоров поставки в организации в 2021 году.

Если документ однозначно не указан в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019, храните его 5 лет с правом оставить на постоянное хранение. Но только после истечении срока действия или прекращения обязательств по нему.

Сколько хранить, если в перечне нет такого типа

Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет.

Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков

За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа:

на граждан — от 1000 до 3000 рублей;
на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС, к примеру в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредоставление документов при их истребовании в рамках проверки.

Об авторе этой статьи

Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

Цену или условия расчетов.

Ответственность за неисполнение.

Сроки и дополнительную информацию.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

Финансовые службы.
Юристы.
Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.

Обоснование выбора контрагента.

Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

Срок согласования для каждого подразделения.

Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
Визу ответственного исполнителя.
Визы руководителей ответственного исполнителя.
Вид документа (договор, допсоглашение).
Наименование контрагента.
Список визирующих лиц.
Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

Регистрационный номер.
Дополнительный номер (номер контрагента).
Дату договора.
Наименование контрагента.
Предмет договора.
Срок действия.
Ответственное подразделение (исполнитель).
Цена договора.
Наличие приложений.
Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

Контроль исполнения договора.
Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.

Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).

Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.

Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.

Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.

Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ. Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы Управления

Претензионный порядок в договоре - образец формулировки приведен в статье - позволяет сторонам соглашения самостоятельно установить правила разрешения спора в досудебном порядке, а также сделать досудебный порядок обязательным. Прочитав статью, вы узнаете, зачем прописывать в договоре обязанность урегулировать спор до суда и что будет, если претензионный порядок не прописан.

Зачем прописывать претензионный порядок урегулирования споров в договоре

По общему правилу досудебный порядок урегулирования спора соблюдать не нужно. Однако если такой порядок предусмотрен законом или договором, придется перед обращением в суд писать досудебную претензию.

Например, с иском в арбитражный суд по многим категориям споров можно обращаться только в том случае, если претензия не была удовлетворена или была проигнорирована ответчиком в течение 30 календарных дней с момента направления (ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Однако существует множество категорий споров, которые не нужно урегулировать досудебно, с помощью претензии. Когда претензионный порядок по закону необязателен, рекомендуется прописать обязанность по его соблюдению в договоре. Это нужно сделать до его заключения — проект документа согласуют и подпишут обе стороны, после чего он приобретет юридическую силу.

Обязательность соблюдения досудебного порядка даст дополнительную возможность урегулировать спор миром. Второе важное последствие — затягивание процесса судебного взыскания, так как перед обращением в суд истцу нужно будет ждать целый месяц с момента направления претензии будущему ответчику.

Пишем претензию

Договор, в котором прописан претензионный порядок урегулирования споров, может содержать следующую информацию:

срок для направления претензии;
срок ответа на претензию;
порядок расчета размера штрафных санкций;
последствия, наступающие в случае отказа от добровольного удовлетворения требований.

Образец формулировки

Формулировка, описывающая претензионный порядок урегулирования спора, может быть любой. Например:

Стороны договорились разрешать все разногласия, связанные с исполнением настоящего договора, путем предъявления досудебной претензии.
Претензия должна содержать:

наименование контрагента;
обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;
указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;
расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию, который не может превышать ___ дней с даты, когда обязательство контрагента должно было быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;
информацию о мерах, которые будут приняты в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств потерпевшей стороной, обращение в суд);
дату и регистрационный номер претензии;
подпись уполномоченного лица;
перечень прилагаемых документов.
- Претензионный порядок включает:
Претензия может быть предъявлена в течение срока исковой давности.

Заинтересованная Сторона вправе принять для рассмотрения претензию по истечении установленных сроков, если признает уважительной причину пропуска срока предъявления претензии.

При отклонении претензии полностью или частично либо неполучении ответа в установленные для ее рассмотрения сроки потерпевшая сторона вправе предъявить иск в суд.

Что если в договоре не будет условия о досудебном урегулировании

Если в договоре не будет условия о досудебном урегулировании конфликта, стороны должны руководствоваться положениями законодательства. Например, если закон не предусматривает необходимости досудебного урегулирования спора, то истец сразу сможет обратиться в суд. Если же по закону досудебное урегулирование обязательно, как в приведенном выше примере, то придется сначала писать претензию.

При этом даже если условия о претензионном порядке нет, договор будет действительным, а исполнение его условий — обязательным для сторон.

Итоги

Стороны договора вправе самостоятельно прописать необходимость претензионного порядка разрешения спора и условия направления претензии и дачи на нее ответа. Если такие условия не указаны, нужно руководствоваться требованиями закона. Если досудебный порядок обязателен по закону, написать претензию перед обращением в суд придется. Иначе суд не станет рассматривать иск.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Договор об оказании услуг является наиболее распространённым, ведь столкнуться с ним можно не только при ведении бизнеса, но и в повседневной жизни. По данному договору исполнитель обязан оказать услуги, а заказчик гарантирует их оплатить. К договору об оказании услуг применяются нормы о подряде с некоторыми исключениями, о которых мы сегодня и расскажем.

Существенное условие договора об оказании услуг только одно:
предмет — деятельность, которую должен осуществить исполнитель по заданию заказчика. При определении предмета не ограничивайтесь стандартными формулировками и общими фразами, а подробно опишите, что именно входит в ту или иную услугу. В противном случае предмет договора не будет считаться согласованным, что может привести к множеству споров.
- заказчик может предъявить претензии по качеству или составу работ, руководствуясь требованиями, которые в договоре оговорены не были;
- исполнитель может вольно трактовать предмет договора и оказать не те услуги, которые желает получить заказчик;
- налоговые органы уделяют пристальное внимание данному виду договора, пресекая учёт фиктивных расходов. Чтобы избежать вопросов со стороны налоговиков в договоре нужно ясно и чётко определить, какие услуги оказываются и насколько они экономически оправданы.
К некоторым видам деятельности закон предъявляет дополнительные требования — наличие страховки, лицензии, квалификации, членства в саморегулируемой организации. Пренебрежение ими может повлечь серьёзные последствия. Например, осуществление деятельности без лицензии грозит рядом неприятностей — от штрафа до ликвидации юридического лица, а в некоторых случаях — до уголовной ответственности.

Согласование иных условий остаётся на усмотрение сторон, но мы рекомендуем определить их в договоре:
- цена, если она не указана, то стоимость услуг определяется исходя из их рыночной стоимости. В тех случаях, когда договор предполагает выполнение нескольких действий, рекомендуется определить стоимость каждого из них. Это поможет при определении цены уже оказанных услуг, если договор будет расторгнут в одностороннем порядке. Помимо вознаграждения исполнителя следует установить порядок оплаты дополнительных расходов;
- срок;
- место исполнения договора в случае, если оно имеет значение;
- сроки и порядок осуществления выплат.
Публичный договор оказания услуг

В случае когда предложение исполнителя оказать услуги направлено на неограниченный круг лиц, заключается публичный договор. Например, платные медицинские, образовательные, туристические услуги, услуги по передаче электрической энергии, услуги связи и т д.

У публичного договора есть свои отличительные черты:
- чаще всего заказчиком выступает гражданин, и услуги связаны с его личными бытовыми нуждами;
- используется типовый договор с фиксированными ценами и тарифами и равными для потребителей условиями;
- исполнитель окажет соответствующие услуги каждому, кто обратится к нему и заплатит установленную цену;
- исполнитель не может отказать в оказании соответствующих услуг. Например, организация, предоставляющая услуги связи, не может отказать в их предоставлении лицу, которое готово заплатить определённую в соответствии с тарифами цену.
Важно: к договору, в котором заказчиком выступает физическое лицо, применяются нормы закона о защите прав потребителей. Спорные ситуации предприниматель при возникновении спора может столкнуться с неприятными для себя последствиями. Например, проиграв судебное разбирательство, он, помимо суммы, полученной им по договору, обязан заплатить штраф в размере 50% от неё, а в некоторых случаях и возместить моральный вред.

Приёмка оказанных услуг

Чтобы зафиксировать факт оказания услуг, сторонами составляется акт. Он не является обязательным, но при его отсутствии недобросовестный заказчик может сказать, что никаких услуг оказано не было, и отказать в оплате. Столкнувшись с оказанием услуги не надлежащего качества заказчик может потребовать от исполнителя:
- безвозмездно устранить недостатки в разумный срок;
- уменьшить установленную цену;
- возместить расходы на устранение недостатков (если право заказчика устранять их предусмотрено в договоре возмездного оказания услуг).
Односторонний отказ от исполнения договора

Каждая из сторон договора вправе отказаться от его исполнения, при этом причина отказа не имеет значения. Но как для исполнителя, так и для заказчика существуют ограничения:
- односторонний отказ исполнителя не допустим, если договор является публичным;
- заказчик не вправе отказаться от исполнения договора, когда услуги уже оказаны.
Порядок отказа от исполнения договора общий как для заказчика, так и для исполнителя:
1. Уведомить контрагента в письменной форме. Уведомление должно содержать реквизиты договора, а также ясно выраженное намерение прекратить его исполнение. При этом наиболее надёжным вариантом будет отправка телеграммы или заказного письма с описью и уведомлением. Моментом расторжения договора будет считаться дата их получения контрагентом.
2. Оплата расходов или убытков: заказчик оплачивает исполнителю фактически понесённые им расходы, размер которых последний должен доказать; а исполнитель оплачивает заказчику убытки, возникшие из-за расторжения договора.
Статья актуальна на 23.09.2015

Читайте также: