Примеры шаблонов протокола проведения интервью

Обновлено: 25.06.2024

Образец протокола беседы в школе с родителями и учеником — это пример документа, где описана проблема и зафиксированы решения, к которым пришли в ходе общения. Такая бумага нужна, чтобы отразить все детали, вопросы, и ничего не упустить из вида. А в случае конфликтной ситуации она подтверждает факт разговора с ребенком, его матерью и отцом.

Правила составления протокола

Документ составляют в свободной форме. Главное его назначение — отобразить суть проблемы. Бумагу составляет учитель, который подготавливает и проводит встречу с родителями и учениками.

Какую информацию содержат протоколы бесед с родителями учащихся и учениками школы:

вопросы, которые обсуждал учитель с родителями;
предложения по решению проблемы;
к каким решениям пришли в ходе беседы.

Как составить

Бумагу заполняют на листе формата А4 от руки или заполняют его на компьютере, распечатывают и подписывают.

в шапке документа указывают название образовательной организации;
ниже указывают название мероприятия, дату и место его проведения;
указывают, кто участвовал в обсуждении со стороны школы, кто — со стороны ученика;
указывают, беседовали в присутствии ученика или без него.

В основной части прописывают вопросы, которые обсуждали на встрече, указывают, какие вносились предложения по решению проблем. Описывают результаты встречи и планы по реализации принятых решений.

В заключительной части указывают:

кто записал ход обсуждений;
подписи участников с расшифровкой;
при необходимости указывают количество страниц и экземпляров документа.

Учитель хранит протокол беседы в течение учебного года в отдельной папке. По окончанию учебного года протоколы оформляют в один документ, на котором ставит печать и подпись директор образовательного учреждения.

Образцы протоколов

Примерный образец протокола беседы с родителями неуспевающего ученика (чистый бланк).

Беседа с родителями ученика _______ класса МБОУ СОШ №_______

(фамилия, имя ученика)

Ф.И.О. родителей: ________________________________________________

Беседа состоялась (подчеркнуть) в присутствии администрации школы.

Беседа состоялась (подчеркнуть) в присутствии ребенка.

В присутствии (подчеркнуть) третьих лиц _____________________________

Подпись родителей учащегося:

Мать __________________________________подпись ______

Отец __________________________________ подпись ______

Подпись классного руководителя _______________ /

Заполненный образец протокола беседы с учеником, нарушающим дисциплину, и его законными представителями:

беседа с родителями ученика 5-А класса МБОУ СОШ № 1

(фамилия, имя ученика)

Ф.И.О. родителей: Сидоров Петр Петрович, Сидорова Анна Анатольевна

Беседа состоялась (подчеркнуть) в присутствии администрации школы.

Беседа состоялась (подчеркнуть) в присутствии ребенка, Сидорова Ивана.

В присутствии (подчеркнуть) третьих лиц _____________________________

грубое неуважительное отношение к одноклассникам;
неуважительное отношение к учителям;
нарушение дисциплины на переменах и после школы;
ученик часто не приносит на уроки нужные школьные принадлежности (учебники, ручки, карандаши, дневник, линейку);
нет спортивной формы (черных шорт и белой футболки).

Провести дополнительное разъяснение о правилах поведения в учебном коллективе с привлечением школьного психолога.
Контролировать его готовность к школе и выполнение домашней работы.
Купить спортивную форму ребенку.

Пример документирования работы с неуспевающими учениками:

беседы с обучающ(___ )ся и его родителями (законными представителями)

Присутствовали законные представители ребенка: _______________________

_________________________________________________________ , ________ г. р.

Адрес проживания: ____________________________________________________

_________________________________ — заместителя директора по УВР,

_________________________________ — социального педагога,

Присутствовавшие педагоги: _____________________________________________

С законными представителями несовершеннолетнего(ей)

______________________________________________________ проведена беседа.

(фамилия, имя ребенка)

До сведения родителей доведена информация о проблемах в обучении ребенка.

Родители (Ф.И.О. родителей)________________________________________________________________

ранее проинформированы, что по результатам 20___/ 20___ учебного года

переведен(а) с академической задолженностью в ____ класс условно.

Родители несовершеннолетнего(ей) поставлены в известность, что на основании неудовлетворительных результатов по (указать учебные предметы) на конец 20_____/ 20_____ учебного года и непогашения академической задолженности по указанным учебным дисциплинам (Ф.И.О. ребенка) остается на повторный год обучения в ______ классе.
Родителями несовершеннолетнего(ей) дано согласие на перевод ребенка на повторный год обучения в ______ класс, т. к. академическая задолженность по вышеназванным предметам в указанные сроки не ликвидирована.
Родители несовершеннолетнего предупреждены об обязанности обеспечить получение детьми основного общего образования. За неисполнение и ненадлежащее исполнение обязанностей по воспитанию детей законодательство РФ устанавливает юридическую ответственность (КоАП РФ, статья 5.35. Неисполнение родителями или иными законными представителями несовершеннолетних обязанностей по содержанию и воспитанию несовершеннолетних).

Педагоги: _____________ /_______/ _____________________/ _____/

______________ /______/ _____________________/______/

Подпись родителей учащегося:

Мать __________________________________подпись ______

Отец __________________________________ подпись ______

Пример документирования беседы с учеником:

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №_____

Ф.И.О.собеседника Сидорова Дарья Петровна

Дата рождения 11.12 2005

Дом. адрес Санкт-Петербург, ул. Далекая, д. 1, кв. 2.

Цель беседы: донести необходимость уважительного отношения к одноклассникам и детям из параллельных классов.

Дарье объяснили необходимость уважительного обращения к другим девочкам из ее класса, рассказали о недопустимости оскорблений других людей.

Предложения: Дарья подтвердила, что осознала неправомерность своего поведения, но для закрепления результатов решено провести профилактическую беседу со школьным психологом. Дарье объяснено, что она вправе обращаться за консультацией к психологу в трудных для нее ситуациях.

Беседу проводили: классный руководитель Отзывчивая Вероника Павловна/________

Подпись собеседника_________/Сидорова Д.П.

Если проводят встречу не с отдельным учеником, а со всем классом, пользуются такой формой:

Размышления о разработке программного обеспечения и информационных систем

То, что действительно важно, но чему нигде не учат

Проведение интервью с лицом, владеющим важной для IT-проекта информацией, является одним из самых важных методов проведения обследования, которыми должен владеть аналитик. Сегодня мы поговорим о том, как подготовиться к интервью, как его провести, и как следует документировать его итоги.

Проведение интервью с носителем важной для проекта информации

определять, с кем ему нужно говорить;
определять, о чём ему нужно говорить;
определять, как ему нужно говорить;
проводить беседу по намеченному плану;
выходить из незапланированных ситуаций;
подводить итоги беседы;
документировать публичные и непубличные итоги беседы.

Определить основные роли пользователей разрабатываемой или принимаемой на сопровождение системы. Кроме пользователей часто имеет смысл привлекать обслуживающий персонал и иных заинтересованных лиц, имеющих существенное влияние на состав требований и его утверждение.
Для каждой роли определить минимум одного типичного представителя (а лучше – нескольких представителей), с которым имеется возможность проведения интервью.
Всех представителей по всем ролям объединить (лучше всего формально) в некий совет, называемый фокус-группой. Именно на обсуждение фокус-группы будут выноситься в дальнейшем все решения относительно функциональности системы.

Заинтересованные лица – это люди, от которых зависит состав функциональных и нефункциональных требований к системе. Очень важно выяснить круг таких людей в самом начале проекта. Если какое-то заинтересованное лицо появится в проекте на завершающих стадиях, то его влияние на требования может привести к полному провалу проекта.

Конечные пользователи системы (действительные или потенциальные).
Обслуживающий персонал (системные администраторы).
Персонал первой линии технической поддержки пользователей (если такая линия организуется силами заказчика/потребителя).
Руководители подразделений предприятия-заказчика, в которых работают пользователи системы.
Инвесторы.
Руководство организации-разработчика.
Участники проектной команды.

Полученный набор основных ролей пользователей следует документировать в виде диаграммы акторов (диаграмма прецедентов UML, на которой указывается иерархия акторов, причём каждый конечный актор соответствует некоторой роли пользователя). Верхний узел диаграммы соответствует общему пользователю. Ниже указываются акторы, расширяющие общего пользователя системы.

Итак, круг заинтересованных лиц определён, перечень ролей пользователей составлен. Теперь нужно создать фокус-группу. Это группа заинтересованных лиц, которые непосредственно готовы принимать участие в проекте в качестве экспертов-консультантов. В группу должны войти представители каждого выявленного профиля пользователей (хотя бы один из каждой роли).

Очень желательно, чтобы состав фокус-группы был закреплён формально. Например, на установочном совещании в самом начале проекта нужно вынести вопрос формирования фокус-группы на обсуждение и принять согласованное решение о том, что заказчик примет решение о назначении ответственных участников в состав фокус-группы и предоставит исполнителю их контактную информацию к заданному согласованному сроку. Формальный подход дисциплинирует участников фокус-группы, позволяет им заранее подготовится к работе над проектом и оптимизирует процесс взаимодействия между заказчиком и исполнителем.

Именно с участниками фокус-группы будут проводиться интервью. В дальнейшем в фокус-группе будут обсуждаться все вопросы, касающиеся требований к системе, проводиться демонстрации реализованных функций для раннего получения отклика заинтересованных лиц, решаться вопросы проведения испытаний, опытной и промышленной эксплуатации системы.

Подготовка к интервью

Получение представления о предметной области

Если у аналитика нет понимания, с какой предметной областью ему предстоит работать, то он должен навести все возможные справки, чтобы получить хотя бы начальное представление о ней. Источниками могут быть ресурсы в сети Интернет (в первую очередь, сайт организации, для которой создаётся система), исходные документы, переданные заказчиком (для заказного проекта), общедоступные нормативные документы (законы, приказы, стандарты и т.п.), а также информация, полученная уже в ходе обследования.

Этот пункт необходимо выполнить перед началом обследования в целом. Но перед каждым интервью аналитику нужно ещё раз проверить, что он уже знает о предметной области, какие вопросы у него есть, какую часть предметной области ещё не охватило обследование.

По возможности желательно получить представление о собеседнике. Это поможет выстроить подход к нему.

При подготовке к интервью аналитик должен поставить для него чёткую достижимую цель. Если получается, что несколько интервью проводятся с одной целью, это должно настораживать, т.к. в этом случае по итогам каждого отдельного интервью аналитик может не получить желаемого результата, и в целом серия интервью не достигнет поставленной цели. Цель должна охватывать личность интервьюируемого специалиста и тему интервью.

Подготовка списка вопросов

Вопрос должен быть этичным.
Вопрос не должен навязывать решение или намекать на него.
Вопрос должен быть сформулирован так, чтобы ответ собеседника содержал информацию с требуемой степенью детализации. Слишком общий вопрос может не дать интервьюеру никакой полезной информации. Слишком глубокий вопрос может привести к тому, что аналитик просто не поймёт ответ собеседника из-за того, что не имеет пока нужного уровня понимания предметной области.
Не следует задавать вопрос, ответ на который уже содержится в материалах, переданных аналитику ранее. Если есть сомнения в корректности полученной информации, лучше привести цитаты из этих материалов и спросить, является ли эта информация актуальной.
Перечень вопросов должен быть ограниченным. Лучше разбить большой список вопросов на небольшие тематические части, и по каждой части провести отдельное интервью. Длительность одного интервью, как правило, не должно превышать 1-1,5 часов, в противном случае объём полученной информации может быть слишком большим для её усвоения аналитиком. Хотя часто жизненные обстоятельства не позволяют проводить небольшие и частые встречи, и тогда приходится планировать одно продолжительное интервью.
Совокупность вопросов должна позволять достичь цели, поставленной перед интервью. Для этого вопросы выстраиваются в определённой последовательности, т.е. формируется план интервью. Обычно вопросы в плане должны следовать от общих к более глубоким. Там, где возможны альтернативы в ответах на определённый вопрос, следует предусмотреть альтернативные ветви беседы.

После получения списка вопросов интервьюируемое лицо оценивает требуемое время для подготовки и определяет состав и формат материалов, которые будут представлены во время интервью. На основе этой оценки согласовывается время и место проведения интервью.

По возможности, с разрешения собеседника, следует вести аудио- или видеозапись интервью. Если это невозможно, имеет смысл попросить кого-то из коллег принять участие в интервью и вести его протокол (конспект). Это позволит сосредоточиться на сути беседы. Иначе при большом объёме получаемой информации придётся прерывать собеседника, чтобы успеть сделать записи, но это может привести к потере времени, потере фокуса собеседника на проводимом интервью, потере интервьюером нити беседы.

В начале интервью делается небольшая вводная часть. Интервьюер доводит до собеседника цель интервью. Если интервьюируемый специалист ещё не участвовал в текущем проекте, следует коротко рассказать о проекте, его целях и основных задачах, об ограничениях проекта, а также о том, какую роль может сыграть в проекте информация, которую ожидает получить аналитик от своего собеседника.

В начале интервью следует задавать более общие вопросы, постепенно переходя к более специальным и глубоким.

Если собеседник сообщает информацию, о которой аналитик уже осведомлён, по завершении ответа аналитик может аккуратно проявить степень своей осведомлённости и те источники, откуда эта информация поступала. В ряде случаев это помогает выявить новые важные детали, в некоторых случаях – экономит время беседы и не даёт ей уйти в сторону от намеченного плана.

Вопросы, ответы на которые уже были получены из других источников, могут проявить осведомлённость и искренность собеседника. Если они покажут некомпетентность или нежелание собеседника сотрудничать, есть смысл аккуратно указать на мнение других специалистов.

Если собеседник во время интервью высказывает оценочные суждения, следует разобраться с их причинами. Например, если он считает, что система должна выполнять конкретную функцию, следует спросить, в каких ситуациях, кем и как эта функция должна использоваться. Если, напротив, собеседник считает некоторую функцию бессмысленной, следует узнать, почему он так думает: возможно, собеседник знает некоторые особенности бизнес-процесса, которые действительно лишают смысла намеченную ранее функциональность.

Если во время интервью интервьюируемый специалист вынужден отвлечься в связи со служебной необходимостью, следует сделать паузу или перенести интервью на другое время: специалист имеет много служебных обязанностей, которые обязан выполнять.

Если отведённого на интервью времени не хватает, следует уточнить, обладает ли собеседник временем для завершения интервью. Если нет, то следует договориться о следующей встрече.

проявлять свою незаинтересованность, саркастичность, неуважение к собеседнику;
перебивать собеседника, даже если интервьюер уже знает информацию, о которой говорит интервьюируемый;
неуважительно отзываться о других людях или компаниях;
небрежно относиться к временным рамкам интервью.

Следует спросить у собеседника, нет ли у него какой-либо дополнительной информации по теме интервью, которая не нашла отражения в обсуждённых вопросах.

После интервью следует договориться с собеседником о том, что ему будет передан протокол беседы на согласование.

Обязательно следует поблагодарить собеседника. Если нужно, следует договориться о теме, времени и месте следующей встречи.

Документирование результатов интервью

Информацию о времени и месте проведения интервью.
ФИО, должности и организации интервьюера и интервьюируемого специалиста.
Цель интервью.
Собственно, сам протокол в формате беседы. Т.е. указывается вопрос аналитика, затем ответ собеседника, затем уточняющий вопрос и ответ на него, затем следующий вопрос и т.д. Фразы аналитика обычно выделяются шрифтом. Протокол должен включать и ту информацию, которую собеседник указал дополнительно помимо запланированных вопросов.
Список вопросов, которые были запланированы для обсуждения, но не обсуждались фактически.
Решение о проведении следующей встречи, её теме, предполагаемом месте и времени.

Нужно сохранить обе версии протокола: и исходную, направленную на согласование, и дополненную интервьюированным специалистом.

Кроме протокола интервью, следует сделать отдельное описание интервью, оценивающее итоги проведённой беседы в произвольной форме.

Не рекомендуется указывать это описание в отчёте о выполнении задачи в таск-трекере, поскольку выполненная задача выпадает из поля зрения участников проекта. Лучше оформлять отдельный документ и хранить его в одном каталоге с протоколами интервью.

Описание может содержать любую значимую для проекта информацию, к которой по тем или иным причинам должны иметь доступ только участники проектной команды.

Правила составления протокола

Какую информацию содержат протоколы бесед с родителями учащихся и учениками школы:

вопросы, которые обсуждал учитель с родителями;
предложения по решению проблемы;
к каким решениям пришли в ходе беседы.

Как составить

Бумагу заполняют на листе формата А4 от руки или заполняют его на компьютере, распечатывают и подписывают.

в шапке документа указывают название образовательной организации;
ниже указывают название мероприятия, дату и место его проведения;
указывают, кто участвовал в обсуждении со стороны школы, кто — со стороны ученика;
указывают, беседовали в присутствии ученика или без него.

В заключительной части указывают:

кто записал ход обсуждений;
подписи участников с расшифровкой;
при необходимости указывают количество страниц и экземпляров документа.

Образцы протоколов

Примерный образец протокола беседы с родителями неуспевающего ученика (чистый бланк).

Беседа с родителями ученика _______ класса МБОУ СОШ №_______

(фамилия, имя ученика)

Ф.И.О. родителей: ________________________________________________

Беседа состоялась (подчеркнуть) в присутствии администрации школы.

Беседа состоялась (подчеркнуть) в присутствии ребенка.

В присутствии (подчеркнуть) третьих лиц _____________________________

Подпись родителей учащегося:

Мать __________________________________подпись ______

Отец __________________________________ подпись ______

Подпись классного руководителя _______________ /

Заполненный образец протокола беседы с учеником, нарушающим дисциплину, и его законными представителями:

беседа с родителями ученика 5-А класса МБОУ СОШ № 1

(фамилия, имя ученика)

Ф.И.О. родителей: Сидоров Петр Петрович, Сидорова Анна Анатольевна

Беседа состоялась (подчеркнуть) в присутствии администрации школы.

Беседа состоялась (подчеркнуть) в присутствии ребенка, Сидорова Ивана.

В присутствии (подчеркнуть) третьих лиц _____________________________

грубое неуважительное отношение к одноклассникам;
неуважительное отношение к учителям;
нарушение дисциплины на переменах и после школы;
ученик часто не приносит на уроки нужные школьные принадлежности (учебники, ручки, карандаши, дневник, линейку);
нет спортивной формы (черных шорт и белой футболки).

Провести дополнительное разъяснение о правилах поведения в учебном коллективе с привлечением школьного психолога.
Контролировать его готовность к школе и выполнение домашней работы.
Купить спортивную форму ребенку.

Пример документирования работы с неуспевающими учениками:

беседы с обучающ(___ )ся и его родителями (законными представителями)

Присутствовали законные представители ребенка: _______________________

_________________________________________________________ , ________ г. р.

Адрес проживания: ____________________________________________________

_________________________________ — заместителя директора по УВР,

_________________________________ — социального педагога,

Присутствовавшие педагоги: _____________________________________________

С законными представителями несовершеннолетнего(ей)

______________________________________________________ проведена беседа.

(фамилия, имя ребенка)

До сведения родителей доведена информация о проблемах в обучении ребенка.

Родители (Ф.И.О. родителей)________________________________________________________________

ранее проинформированы, что по результатам 20___/ 20___ учебного года

переведен(а) с академической задолженностью в ____ класс условно.

Родители несовершеннолетнего(ей) поставлены в известность, что на основании неудовлетворительных результатов по (указать учебные предметы) на конец 20_____/ 20_____ учебного года и непогашения академической задолженности по указанным учебным дисциплинам (Ф.И.О. ребенка) остается на повторный год обучения в ______ классе.
Родителями несовершеннолетнего(ей) дано согласие на перевод ребенка на повторный год обучения в ______ класс, т. к. академическая задолженность по вышеназванным предметам в указанные сроки не ликвидирована.
Родители несовершеннолетнего предупреждены об обязанности обеспечить получение детьми основного общего образования. За неисполнение и ненадлежащее исполнение обязанностей по воспитанию детей законодательство РФ устанавливает юридическую ответственность (КоАП РФ, статья 5.35. Неисполнение родителями или иными законными представителями несовершеннолетних обязанностей по содержанию и воспитанию несовершеннолетних).

Педагоги: _____________ /_______/ _____________________/ _____/

______________ /______/ _____________________/______/

Подпись родителей учащегося:

Мать __________________________________подпись ______

Отец __________________________________ подпись ______

Пример документирования беседы с учеником:

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №_____

Ф.И.О.собеседника Сидорова Дарья Петровна

Дата рождения 11.12 2005

Дом. адрес Санкт-Петербург, ул. Далекая, д. 1, кв. 2.

Беседу проводили: классный руководитель Отзывчивая Вероника Павловна/________

Подпись собеседника_________/Сидорова Д.П.

Если проводят встречу не с отдельным учеником, а со всем классом, пользуются такой формой:

Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением вариаций их оформления и образцами целых документов.

О каком протоколе пойдет речь?

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Подготовка к проведению совещания

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

регламента работы;
плана работы на ближайший год;
собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Типовые правила оформления протокола

Заголовочная часть протокола

полное наименование организации;
вид документа (ПРОТОКОЛ);
номер и дату;
место составления протокола;
заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Читайте также: