Приказ по управленческому учету

Обновлено: 27.05.2024

от 29 июля 2008 года N 196

Об организации ведения управленческого учета в Федеральном казначействе

(с изменениями на 18 февраля 2011 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу с 1 января 2013 года на основании
приказа Казначейства России от 9 ноября 2012 года N 444
____________________________________________________________________

Документ с изменениями, внесенными:

приказом Казначейства России от 30 декабря 2008 года N 352 (с изменениями, внесенными приказом Казначейства России от 31 декабря 2008 года N 356);

1. Утвердить Порядок ведения управленческого учета в Федеральном казначействе (далее - Порядок) согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

2. Утвердить План счетов управленческого учета согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

3. Управлению информационных систем (Гусельников А.М.) с целью реализации Порядка обеспечить доработку соответствующего программного обеспечения и передать его до 1 октября 2008 года в опытную эксплуатацию, до 1 декабря 2008 года в промышленную эксплуатацию.

4. Финансовому управлению (Яковлева Е.П.) в срок до 1 ноября 2008 года провести эксперимент в целях внедрения Порядка в центральном аппарате Федерального казначейства и управлениях Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации согласно приложению N 3 к настоящему приказу.

5. Порядок вступает в силу с 1 января 2010 года (пункт в редакции приказа Казначейства России от 30 декабря 2008 года N 352 (с изменениями, внесенными приказом Казначейства России от 31 декабря 2008 года N 356) - см. предыдущую редакцию).

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федерального казначейства Прокофьева С.Е.

Приложение N 1
к приказу Федерального казначейства
от 29 июля 2008 года N 196

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ
управленческого учета в Федеральном казначействе

(с изменениями на 8 апреля 2009 года)

2. Настоящий порядок устанавливает единый порядок ведения управленческого учета в центральном аппарате Федерального казначейства (далее - центральный аппарат), управлениях Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации (далее - управления) и подведомственных им отделениях (далее - отделения) (далее - Федеральное казначейство).

Управленческий учет представляет собой упорядоченную систему сбора, анализа и обобщения финансовой информации, на основании которых руководство Федерального казначейства принимает максимально эффективные финансовые решения в условиях ограниченности бюджетных средств. Управленческий учет должен обеспечивать правильное использование бюджетных средств Федерального казначейства и установление ответственности. Информация управленческого учета может быть использована при принятии управленческого решения и планирования.

3. Целью и задачами управленческого учета в Федеральном казначействе являются:

- создание информационной базы для оценки;

- оценка эффективности функционирования и результативности деятельности Федерального казначейства;

- принятие эффективных управленческих решений;

- распределение начисленных затрат по ведомственным целевым программам и непрограммной деятельности Федерального казначейства по расходам, предусмотренным в бюджетной смете;

- повышение эффективности контроля за достижением результатов и исполнением управленческих решений Федерального казначейства.

4. При учете затрат центральному аппарату, управлениям и отделениям необходимо определять принадлежность конкретных затрат к прямым или косвенным.

Прямые затраты - это затраты, которые отождествляются исключительно с определенным объектом затрат (реализацией конкретной ведомственной целевой программы). Данные затраты не могут быть отнесены ни к какому другому объекту затрат.

Косвенные затраты - затраты, которые относятся не к одному, а к нескольким объектам затрат, которые направляются на реализацию нескольких ведомственных целевых программ.

Корректное исчисление прямых и косвенных затрат является необходимым условием для определения полной стоимости реализации ведомственной целевой программы.

5. При учете затрат центральному аппарату, управлениям и отделениям следует придерживаться следующих основных принципов:

Полноты учета затрат - этот принцип означает, что все составные элементы затрат должны быть выявлены и учтены. Полная стоимость той или иной ведомственной целевой программы представляет собой сумму всех начисленных затрат, понесенных в процессе реализации соответствующей ведомственной целевой программы;

Информативности - этот принцип означает, что результаты расчетов, предназначенные для предоставления руководству Федерального казначейства, должны давать четкое представление о том, сколько фактически стоит реализация определенной ведомственной целевой программы;

Сопоставимости - этот принцип означает, что использование единой методики учета затрат обеспечит возможность сравнения информации о затратах на реализацию конкретной ведомственной целевой программы, между разными ведомственными целевыми программами, а также в рамках одной ведомственной целевой программы, но между разными временными периодами.

В системе управленческого учета учет затрат должен быть увязан с данными бюджетной отчетности в целях:

- обеспечения достоверности данных о затратах;

- снижения вероятности выпадения некоторых видов затрат при проведении анализа;

- исключения возможности двойного счета;

- обеспечения возможности документирования и проверки данных о затратах в случае необходимости.

6. Распределение затрат по ведомственным целевым программам и непрограммной деятельности Федерального казначейства осуществляется в соответствии с приказом Федерального казначейства (пункт в редакции приказа Казначейства России от 8 апреля 2009 года N 78 - см. предыдущую редакцию).

7. Управленческий учет ведется центральным аппаратом, управлениями и отделениями на забалансовых счетах без применения двойной записи.

8. Отражение операций центральным аппаратом, управлениями и отделениями при ведении управленческого учета осуществляется в соответствии с Планом счетов управленческого учета.

Номер счета Плана счетов управленческого учета состоит из четырнадцати разрядов. При формировании номера счета Плана счетов управленческого учета используется следующая структура:

1-3 разряд - код главного распорядителя бюджетных средств (далее - ГРБС);

4-5 разряд - код региона территориального органа Федерального казначейства (далее - ТОФК);

6-7 разряд - код ведомственной целевой программы (непрограммной деятельности) Федерального казначейства;

13-14 разряд - код классификации затрат.

Управлению разрешается введение в номер счета Плана счетов управленческого учета дополнительных разрядов для получения дополнительной информации, необходимой внутренним пользователям.

Приложение N 2
к приказу Федерального казначейства
от 29 июля 2008 года N 196
(в редакции
приказа Казначейства России
от 18 февраля 2011 года N 49 -
см. предыдущую редакцию)

План счетов управленческого учета

главного распо-
ряди-
теля бюд-
жетных средств

ведом-
ственной целевой программы (непро-
граммной) деятель-
ности

Следует отметить, что внедрению и эффективному использованию системы управленческого учета часто мешает не только отсутствие регламентации самого процесса управленческого учета, но и слабая степень регламентации основных бизнес-процессов компании. То есть, если слабо регламентирована деятельность самих объектов управленческого учета, то и учетный процесс будет реализовываться крайне неэффективно.

К сожалению, слабая регламентированность и низкая исполнительская дисциплина не позволяют отечественным компаниям использовать систему управленческого учета и бюджетирования на полную мощь. Ведь разработанный регламент управленческого учета вовсе не гарантирует того, что данная система будет отлаженно работать. В неподготовленной (слаборегламентированной) среде сложные регламенты, как правило, работают со сбоями, если вообще работают. Технология регламентации деятельности компании и системы управления достаточно подробно расписана в Книге 2 "Регламент системы бюджетирования" (речь идет о серии книг "100% практического бюджетирования").

Поэтому в данной статье эти вопросы не будут подробно рассматриваться, а основное внимание будет сконцентрировано именно на регламенте управленческого учета. Хотя не следует забывать о том, что эффективное функционирование управленческого учета зависит не только от того, насколько будет продуманным и проработанным регламент данной системы, но и от степени регламентированности самой деятельности компании (объектов учета верхнего и нижнего уровня). Отчасти данную проблему можно решить за счет введения ответственности за исполнение регламента управленческого учета.

Роль регламентов в управленческом учете

Итак, регламентация процесса управленческого учета имеет очень важное значение, поэтому данному вопросу нужно уделять пристальное внимания и на этапе разработки регламента, и в процессе эксплуатации уже внедренной системы. То есть при планировании проекта по постановке управленческого учета нужно обязательно предусмотреть этап, в ходе которого необходимо будет разработать и обкатать регламент управленческого учета.

Таким образом, компания должна приучить себя к жесткой дисциплине, чтобы все необходимые данные о совершенных хозяйственных операциях собирались в нужном виде и в требуемые сроки. Затем эти данные должны без задержек вноситься в учетную информационную систему. И наконец, к нужным срокам должны формироваться определенные управленческие отчеты, которые перед анализом или перед предоставлением их руководству должны быть тщательно проверены.

То есть все эти функции должны выполняться быстро и четко. В противном случае весь этот механизм управленческого учета не заработает, и никакой практической пользы от данной системы не будет. Руководство компании будет только постоянно выражать недовольство работой системы управленческого учета, причем, как правило, все шишки будут падать в основном на финансово-экономическую службу компании.

При этом забывается, что финансово-экономическая служба не может брать данные из воздуха. Информация в учетную систему должна вводиться на основе первичных документов (внешних и, может быть, внутренних), большинство из которых должны предоставляться в финансовую дирекцию соответствующими подразделениями. Если же не будут сданы документы, то они не будут внесены в систему, а значит, и не будут подготовлены требуемые управленческие отчеты.

Итак, для того чтобы в компании регулярно появлялись все необходимые отчеты, необходимо внедрить четкий регламент управленческого учета. При этом нужно помнить, что даже если в компании будет разработана очень подробная методика управленческого учета, но не будет механизма контроля исполнения регламента, то управленческая отчетность может быть существенно искажена.

Требования к регламенту управленческого учета

Конечно же, в каждой компании могут выдвигаться свои требования к регламенту управленческого учета. Кстати, они должны быть зафиксированы в Концепции управленческого учета еще до начала активных действий по внедрению.

На самом деле последнее из перечисленных выше требований не является обязательным. Ведь компания может запланировать автоматизацию управленческого учета следующим этапом после разработки учетной модели и регламента управленческого учета. Если же автоматизацией компания планирует заниматься сразу же, то данный пункт действительно может быть занесен в Концепцию управленческого учета в качестве одного из требований к будущему регламенту управленческого учета.

Под комплексностью в данном случае подразумевается наличие в регламенте управленческого учета полного описания всех функций, которые должны быть реализованы в рамках данного процесса. То есть весь учетный процесс должен быть достаточно подробно прописан в Положении об управленческом учете. Но при этом данный регламент должен быть удобным в использовании для всех пользователей системы управленческого учета.

Что касается понятности регламента управленческого учета, то здесь, конечно же, нужно сделать оговорку насчет определенного минимального уровня знаний, которым должны обладать все участники процесса управленческого учета. Ведь если какой-то из сотрудников просто не знает, например, каких-то специфических терминов, то он может не понимать регламент, но не из-за того, что тот плохо описывает процесс управленческого учета.

Кстати, для того чтобы добиться максимального уровня понимания регламента управленческого учета, можно использовать все основные виды описания процессов. Как известно, их всего три: текстовый, табличный и графический. Причем существует достаточно много различных форматов табличного и графического описания регламентов. Более того, сейчас очень распространены специальные программные продукты, которые позволяют упростить техническую сторону разработки регламентов. Этот класс программных продуктов называется CASE-средства (Computer Aided System Engineering).

Наиболее распространенными в России case-средствами являются BP Win (поддерживает американскую методологию IDEF) и ARIS (поддерживает немецкую методологию ARIS). Кстати, достаточно подробный пример регламентации такого управленческого процесса, как бюджетирование, с использованием методологии ARIS, можно найти в Книге 2 "Регламент системы бюджетирования" (серия книг "100% практического бюджетирования").

Таким образом, если в регламенте есть все три вида описания, то его очень сложно не понять.

Естественно, данное утверждение может быть справедливым только при условии, что к разработке регламента отнеслись достаточно серьезно и создали действительно работоспособный документ.

Если данное условие соблюдено, то при нарушении регламента управленческого учета объяснения типа "я не понял" не должны приниматься в качестве оправдания, а нарушители должны наказываться в соответствии с принятой системой ответственности за исполнение регламента.

Положение об управленческом учете

Итак, основным документом, регламентирующим процесс управленческого учета, является Положение об управленческом учете. Понятно, что дело не в названии регламента, а в его содержании. Конечно же, каждая компания может разрабатывать свой стандарт такого регламента, поэтому Положение об управленческом учете в одной компании по составу разделов может отличаться от другой компании. Тем не менее есть ряд минимальных требований к содержанию регламента управленческого учета.

Следует обратить внимание на то, что в рассматриваемом составе регламента нет разделов, связанных с методологическими вопросами. Это сделано специально. Считается, что для удобства использования регламента в нем должны быть раскрыты ответы на три вопроса: кто, что, когда. А методологические вопросы (как) лучше раскрыть в отдельных документах.

То есть, помимо Положения об управленческом учете, в компании должна быть разработана и описана методика управленческого учета, а также управленческая учетная политика (пример полного набора всех документов, которые должны быть разработаны в ходе проекта по постановке управленческого учета, можно найти на CD-решении "Управленческий учет").

Организационно-временной регламент системы управленческого учета

Хотя на самом деле первую часть также можно разбить на два процесса: сбор данных и ввод данных в управленческую учетную систему.

В таблице 1 представлен пример регламента сбора и ввода данных в управленческую учетную систему. В данном примере регламент привязывается к типовым хозяйственным операциям, которые регулярно выполняются в компании.

Таблица 1. Пример регламента сбора и ввода данных

В регламенте отмечено, что информация должна быть предоставлена на следующий день после совершения операции. Это, в общем-то, и понятно, поскольку банковские выписки обычно выдаются на следующий день после осуществления платежа. За ввод данной операции в учетную базу в представленном примере отвечает бухгалтер по учету денежных средств.

При этом операция должна быть внесена в течение дня с момента получения выписки. Конечно же, конкретное распределение функций зависит от организационно-функциональной структуры компании. Поэтому в каждой конкретной компании при разработке регламента управленческого учете, естественно, нужно учитывать данный фактор.

Описание всех остальных типовых операций можно найти в книге "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета".

При разработке и внедрении регламента управленческого учета необходимо продумать и механизм контроля его исполнения. В противном случае может получиться ситуация, когда регламент вроде бы четко прописан, но из-за кривого исполнения управленческая отчетность будет существенно искажаться.

В таблице 2 приведен пример регламента подготовки управленческой отчетности. Данный регламент, в отличие от регламента сбора и ввода информации в учетную систему, привязывается не к типовым операциям, а к классификатору управленческой отчетности. Поэтому в данной таблице представлен полный перечень всех управленческих отчетов, для которых определяется ответственный за их формирование и нормативный срок подготовки.

Таблица 2. Пример регламента подготовки управленческой отчетности

Как видно из данного примера, сроки подготовки (проверки) отчетности – разные для каждого отчета. Это обусловлено сложностью процесса ввода данных, которые используются при формировании соответствующих отчетов. Самый маленький срок подготовки имеет отчет о движении денежных средств, поскольку операции по поступлению и выплатам денежных средств проще всего учитывать. Самые большие сроки подготовки в данном примере у отчета по заработной плате и у отчетов по ЦФО.

В данном примере за подготовку отчетов, в основном, отвечают экономисты. Это связано с особенностью построения организационно-функциональной структуры финансово-экономического блока компании. То есть в этом примере экономисты занимаются только настройкой методики формирования управленческих отчетов в программном продукте и их проверкой. Само формирование управленческих отчетов происходит автоматически по нажатию кнопки. Основной задачей экономистов является именно проверка полученных значений статей отчетов. Остальное время экономисты могут уделять уже содержательному анализу полученных отчетов. То есть, как таковой, подготовкой отчетов экономисты в данном примере не занимаются.

Ответственность за исполнение регламентов управленческого учета

Для того чтобы обеспечить четкое выполнение регламента управленческого учета, необходимо ввести реальную ответственность за его исполнение.

В системе управленческого учета можно выделить три уровня ответственности за исполнение регламента управленческого учета:
1. Ответственность за предоставление исходных данных.
Все необходимые первичные документы и иная информация, используемая в системе управленческого учета, должна предоставляться в требуемые сроки и в нужном формате.
2. Ответственность за ввод данных в учетную систему.
Информация обо всех операциях должна оперативно вноситься в учетную систему в соответствии с принятым стандартом учета и учетной политикой, а также в требуемые сроки.
3. Ответственность за формирование управленческой отчетности.
На основе информации, введенной в учетную систему, должны формироваться и проверяться все необходимые управленческие отчеты в соответствии с разработанной методикой учета и к нужным срокам.

Пример системы ответственности за предоставление исходных данных (внешних и внутренних первичных документов) представлен в таблице 3. Как видно из данного примера, в компании составили полный перечень типов исходных данных, которые непосредственно используются для ввода в учетную базу информации о хозяйственных операциях. Для каждого типа документа зафиксированы ответственные, нормативный срок предоставления, а также сумма штрафа за срыв сроков. Конечно же, приведенные суммы являются всего лишь примером.

Таблица 3. Пример системы ответственности за предоставление исходных данных

При разработке системы штрафов в данном случае нужно учитывать количество документов каждого типа, появляющихся после выполнения хозяйственных операций, а также значимость каждого документа. То есть, если в процессе хозяйственной деятельности в компании возникает большое количество первичных документов определенного типа, и при этом отсутствие одного такого документа незначительно исказит управленческую отчетность (т.к. по документам такого типа проходят небольшие суммы), то сумма штрафа должна быть небольшой.

Аналогичным образом может быть построена система ответственности за ввод данных в учетную базу и система ответственности за формирование управленческой отчетности приведен. Описание примера таких систем ответственности можно найти в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета".

При правильном подходе к выполнению проекта по постановке управленческого учета вполне реально разработать действительно согласованный и работоспособный регламент. Но проблема заключается в том, что достаточно часто даже при серьезной проработке регламента управленческого учета ответственность за его исполнение остается в подвешенном состоянии. Все вроде бы знают, что его выполнять нужно, но, как правило, всегда находится более важная работа, которую нужно было сделать еще вчера.

Поэтому обеспечить эффективное функционирование регламента управленческого учета очень сложно без системы ответственности. Причем руководство компании это тоже понимает, но не всегда решается на такой шаг, как введение реальной системы ответственности. Да, такой шаг, действительно, требует большой смелости, решительности и воли со стороны первого лица компании. Но если этот шаг не сделать, то, к сожалению, система управленческого учета эффективно работать не будет. Данное замечание на самом деле относится ко всем подсистемам управления компании (проблема ответственности за исполнение регламентов достаточно подробно рассмотрена в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета").

Примечание: более подробно тема данной статьи рассматривается на семинаре-практикуме "Постановка и автоматизация управленческого учета", который проводит автор данной статьи - Александр Карпов.

Читайте также: