Приказ об ответственности за сохранность документов

Обновлено: 28.06.2024

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка о переводе работников в другие организации

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные –75 л.

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов

Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

(1) После урегулирования конфликта

Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 26 июля 2016 г. № П/0355 “Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах”


Обзор документа

Приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 26 июля 2016 г. № П/0355 “Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах”

Во исполнение пункта 1.5 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368; 2016, № 9, ст. 1263; № 13, ст. 1833), и в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах приказываю:

категории должностных лиц Росреестра и его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (приложение № 1);

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям (приложение № 2);

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения (приложение № 4).

2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, руководителям территориальных органов Росреестра:

обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящего приказа и защиту служебной информации ограниченного распространения;

внести в установленном порядке изменения в должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих и лиц, их замещающих, направленные на реализацию настоящего приказа, в части возложения ответственности за учет, ведение и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

обеспечить проведение проверок соблюдения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения комиссиями, создаваемыми на основании пункта 28 приложения № 4 к настоящему приказу. Информацию о результатах проверок в территориальных органах Росреестра ежегодно до 15 декабря направлять в Административное управление.

3. Возложить контроль за соблюдением требований нормативных правовых актов о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения:

в центральном аппарате Росреестра:

- в части, касающейся служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в документах, - на Административное управление;

- в части, касающейся служебной информации ограниченного распространения, находящейся в системах информатизации, - на Управление информатизации и развития электронных услуг;

в территориальных органах Росреестра - на их руководителей.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель И.В. Васильев

Приложение № 1
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Категории должностных лиц
Росреестра и его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения

Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, являются федеральные государственные гражданские служащие, замещающие должности федеральной государственной гражданской службы:

Приложение № 2
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Порядок
передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям

1. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, другим органам и организациям осуществляется в центральном аппарате (территориальных органах) Росреестра структурными подразделениями, на которые возложены функции по документационному обеспечению.

4. Документы ограниченного распространения не могут быть переданы, а информация, содержащаяся в них, не может быть сообщена (раскрыта) третьим лицам, кроме как с письменного согласия ее обладателя или органа (лица), уполномоченного обладателем в установленном порядке.

6. Передавать служебную информацию ограниченного распространения по каналам электронной почты и факсимильной связи не допускается.

в центральном аппарате Росреестра - начальником структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению, или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей;

в территориальных органах Росреестра - руководителем территориального органа Росреестра или его заместителем.

Приложение № 3
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

в центральном аппарате Росреестра - начальниками отделов структурных подразделений, начальниками самостоятельных отделов, подготовивших эти документы, в том числе федеральными государственными гражданскими служащими и работниками, замещающими должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, самостоятельных отделов;

в территориальных органах Росреестра - руководителями структурных подразделений, подготовивших указанные документы.

Приложение № 4
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Организация защиты служебной информации
ограниченного распространения

1. Работы по защите служебной информации в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и его территориальных органах проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Целями защиты служебной информации являются:

предотвращение утечки, хищения служебной информации по техническим каналам;

предотвращение несанкционированного уничтожения, искажения, подделки, копирования, распространения, блокирования служебной информации в системах информатизации;

предотвращение неправомерного или случайного доступа к служебной информации;

обеспечение полноты, целостности, достоверности служебной информации в системах обработки;

сохранение возможности управления процессом обработки и пользования служебной информацией.

3. Защите подлежат:

информационные ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к служебной информации, в информационных системах и банках данных, а также в виде носителей на магнитной, оптической основе и бумажных носителях;

средства и системы информатизации (средства вычислительной техники, автоматизированные системы различного уровня и назначения на базе средств вычислительной техники, в том числе информационно-вычислительные комплексы, сети и системы, средства и системы связи и передачи данных, технические средства приема, передачи и обработки информации (телефонии, звукозаписи, звукоусиления, звуковоспроизведения, переговорные и телевизионные устройства, средства изготовления, тиражирования документов и другие технические средства обработки речевой, графической, видео- и буквенно-цифровой информации), программные средства (операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение), используемые для обработки информации, отнесенной к разряду ограниченного распространения;

помещения, в которых обрабатывается служебная информация.

4. К служебной информации ограниченного распространения допускаются федеральные государственные гражданские служащие (далее - гражданские служащие) и работники, замещающие должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы (далее - работники), в соответствии с их должностными регламентами (должностными инструкциями).

5. Защита служебной информации ограниченного распространения при обработке и хранении информационных ресурсов, содержащих такую информацию, осуществляется с использованием программно-технических средств, аттестованных на соответствие требованиям информационной безопасности программно-технических средств, гражданскими служащими (работниками), на которых возложены данные обязанности в соответствии с их должностными регламентами (должностными инструкциями).

10. Факт выдачи и возврата съемного электронного носителя фиксируется в журнале учета съемных электронных носителей информации ограниченного распространения.

16. Ответственность за правильное хранение документов для служебного пользования в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориальном органе Росреестра) возлагается на начальника соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителя территориального органа Росреестра).

19. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), подготовившего документ, и согласовывается:

в центральном аппарате Росреестра - начальником структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению, или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей;

в территориальных органах Росреестра - руководителем территориального органа Росреестра или его заместителем.

22. Исполнителям документов запрещается самостоятельно изготавливать копии документов ограниченного распространения.

23. Изготовление копий с входящих документов, имеющих ограничительные пометки, адресованных руководителю Росреестра (территориального органа Росреестра), осуществляется по его поручению структурным подразделением, ответственным за документационное обеспечение.

26. Изготовление и передача копий документов ограниченного распространения, созданных и хранимых в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), осуществляются соответствующим структурным подразделением на основании служебной записки начальника заинтересованного структурного подразделения или его заместителя (запрашивающего копию).

Учет размноженных (тиражированных) документов, изготовленных копий документов осуществляется в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориальном органе Росреестра) поэкземплярно.

27. Поступившие в структурные подразделения издания (пособия, бюллетени) и иные материалы информационно-справочного характера с отметкой ограничения доступа, не подлежащие исполнению, а также аналогичные материалы, созданные в процессе деятельности структурных подразделений центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), учитываются в соответствующих структурных подразделениях в журнале учета документов ограниченного распространения, не подлежат подшивке в дела и уничтожаются в установленном порядке по миновании надобности.

29. Не реже одного раза в год в центральном аппарате Росреестра (территориальном органе) проводится проверка документов, дел и съемных электронных носителей информации с текстовыми файлами документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

30. Проверка проводится соответствующей комиссией, создаваемой приказом Росреестра (территориального органа Росреестра), в состав которой включаются гражданские служащие (работники), структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению, Отдела по защите государственной тайны (в территориальном органе Росреестра - режимно-секретного подразделения), а также гражданские служащие (работники) иных структурных подразделений, ответственные за учет, ведение и хранение таких документов. Результаты проверок оформляются актами.

32. О фактах утраты документов, дел, изданий и съемных электронных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель Росреестра (территориального органа Росреестра) и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю Росреестра (территориального органа Росреестра), назначившему комиссию.

Обзор документа

Урегулированы вопросы обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Росреестре и его территориальных органах.

Так, определены категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения; порядок передачи таких сведений другим органам и организациям.

Закреплена процедура снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения. Перечислены мероприятия по организации защиты данных.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Читайте также: