Приказ об эдо между организациями

Обновлено: 21.05.2024

Дата публикации 30.11.2021

Документ

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации"

Комментарий

С 22 ноября 2021 года действуют изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), которым определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Расскажем основные положения о его ведении.

Что представляет собой электронный кадровый документооборот (КЭДО)?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТK РФ).

КЭДО может применяться:

при заключении трудовых договоров;
договоров о материальной ответственности;
ученических договоров;
оформлении других кадровых документов.

При этом КЭДО нельзя применять при оформлении (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

трудовых книжек;
сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником).

Порядок введения КЭДО

Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения КЭДО. То есть переходить на КЭДО не обязательно (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.

Работодатель должен уведомить о введении КЭДО работников (соискателей), которые в свою очередь вправе согласиться на ведение их кадровых документов в электронном виде или отказаться от этого (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).

Если письменное согласие не получено, то работодатель не вправе применять КЭДО в отношении работников (лиц, поступающих на работу). Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не нужно получать у работников, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении таких работников КЭДО можно вести по умолчанию в случае его применения работодателем.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу либо увольнять работника в следующих случаях:

работник или лицо, принимаемое на работу, отказывается от взаимодействия с работодателем посредством КЭДО (за исключением случая, указанного в ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ);
у работника или лица, принимаемого на работу, отсутствует электронная подпись.

При приеме на работу работник может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, которая согласована с работодателем (в том числе в электронной форме). Другие правила (например, представление документов только в бумажном виде) могут быть предусмотрены законодательством РФ.

Кроме того, работодатель может в электронной форме ознакомить работника при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью, коллективным договором (при наличии) (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).

Если работодатель принял решение о введении КЭДО, он должен разработать и утвердить локальный нормативный акт, который определяет:

информационную систему (системы) для ведения электронного документооборота;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель может вести электронный документооборот с работником (лицом, поступающим на работу) посредством следующих информационных систем:

Федеральной государственной информационной системы "Работа в России" (далее – цифровая платформа "Работа в России"). Доступ к ней можно получить, в том числе и через Федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг";
информационной системы работодателя. Такая система должна обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (работником и работодателем).

Порядок взаимодействия сторон посредством КЭДО

Порядок взаимодействия сторон при ведении КЭДО работодатель определяет самостоятельно. Здесь необходимо учитывать специфику деятельности работодателя, его организационные и технические возможности.

Работодателю необходимо локальным нормативным актом утвердить порядок ведения электронного документооборота (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ). Этот ЛНА может предусматривать:

сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии).

Работодатель вправе распространить действующие у него правила электронного документооборота на взаимодействие с дистанционными работниками (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Стороны трудовых отношений подписывают электронные документы своей электронной подписью. Конкретный вид электронной подписи зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При этом расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование несет работодатель. При наличии у работника или лица, поступающего на работу, усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), полученной им ранее, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Для удобства информация о подписании электронных документов представлена в форме таблицы.

Информационная система работодателя

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Все виды документов

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Все документы, кроме:

трудовых договоров;
договоров о материальной ответственности;
ученических договоров;
договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
допсоглашений к договорам;
приказа о применении дисциплинарного взыскания;
уведомления об изменении условий трудовых договоров.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Простая электронная подпись в информационной системе работодателя

трудовых договоров;
договоров о материальной ответственности;
ученических договоров;
договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
допсоглашений к договорам;
согласия на перевод;
заявления об увольнении;
отзыва заявления об увольнении;
уведомления об изменении условий трудового договора;
приказа о применении дисциплинарного взыскания.

Цифровая платформа "Работа в России"

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме.

Если работнику необходимо подать заявление о выдаче документов, связанных с работой, или заверенных копий таких документов, то работник может это сделать одним из следующих способов (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

Запрошенные работником документы выдаются в течение трех дней со дня подачи заявления способом, который указан в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ):

в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
в форме электронного документа. Такой документ работодатель может разместить одним из следующих способов:
- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (если при ведении КЭДО налажено взаимодействие информационной системы работодателя с данной Федеральной государственной информационной системой);
- в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России" (если работодатель использует эту платформу при КЭДО).
При возникновении чрезвычайных ситуаций (катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, и др.) работодатель и работник, которые не взаимодействует посредством КЭДО, вправе временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением таких документов на бумажном носителе. Порядок взаимодействия сторон в таких ситуациях регулируется локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ).

Хранение электронных документов

Работодатель обязан хранить электронные документы в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле. Это касается и ситуации, когда электронный документооборот ведется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России" (ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ).

При определении сроков хранения документов работодателю необходимо руководствоваться:
Как быть, если работодатель участвовал в проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой?

Напомним, что в Российской Федерации по 15 ноября 2021 года включительно проводился эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Сейчас этот эксперимент завершен.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту проводился на основании:
- Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (далее – Федеральный закон № 122-ФЗ);
- Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240н.
Участие работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, в эксперименте по КЭДО было добровольным (ст. 3 Федерального закона № 122-ФЗ).

Если работодатель принимал участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту и решил продолжать вести КЭДО после окончания эксперимента, он может применять новые правила к возникшим с 16 ноября 2021 года правам и обязанностям. В этом случае работодателю необходимо завершить переход на электронный кадровый документооборот до 1 июля 2022 года (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

Понимание государством важности развития института кадрового электронного документооборота демонстрирует отражение соответствующего запроса в Стратегии развития информационного образа в РФ (Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы"). Она содержит положение о задачах применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса, среди которых значится продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях. Среди прочих задач в Стратегии обозначены создание условий для повышения доверия к электронным документам, а также осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений.

Эксперимент Минтруда РФ по использованию электронных документов

Во исполнение положений Стратегии одной из наиболее существенных государственных инициатив в сфере реформы электронного документооборота в сфере кадрового делопроизводства стало принятие Федерального закона от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой", который проводился до 15 ноября текущего года. Эксперимент, проводимый Минтрудом России, поставил основной целью определение и создание условий для использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. Он затрагивал документы, связанные с работой, для которых законодательно предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. К ним относятся, например, трудовой договор, локальные нормативные акты, например, график отпусков. Как отметила адвокат, советник, КА "Ковалев, Тугуши и партнеры" Ксения Степанищева на XV Профессиональной конференции "Трудовое право: актуальные вопросы и лучшие практики", подводя начальные итоги эксперимента, работодатели отметили ряд существенных проблем. Так, например, затрудняло переход на дистанционный документооборот отсутствие единых требований к формату, хранению и обмену документов в электронном виде. Другая проблема затрагивает отсутствие правил работы с документами по истечении срока электронной подписи.

Еще одним важным этапом развития электронного документооборота стало принятие Публичной декларации целей и задач – 2021 (утв. Минтрудом России) 1 . В списках задач указана реализация возможности осуществления электронного документооборота для всех заинтересованных работодателей. Введение и применение документов возможно без дублирования на бумажном носителе. При этом важно обеспечить повышение надежности хранения кадровых документов. Предусмотрена также необходимость сокращения затрат как государства, так и работодателей на ведение документооборота, связанного с работой. При этом работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов – в электронном или бумажном виде. В отличии от эксперимента, в данное исключение попадают документы, оформление которых законодательно регламентировано только на бумажном варианте или тех, ознакомление которых осуществляется под роспись (в соответствии с Письмом Минтруда России от 6 марта 2020 № 14-2/ООГ-1773).

Поправки в Трудовой кодекс РФ

Наиболее важным этапом цифровой трансформации кадрового документооборота стало принятие Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (далее – Закон № 377), который вступил в силу 22 ноября (за исключением положения, о котором будет сказано далее). Согласно пояснительной записке к законопроекту, на основе которого принят Закон № 377, предлагается оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками в части кадрового документооборота, закрепляется возможность и механизмы ведения и использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. При этом при оформлении ряда документов должны дублироваться на бумажном носителе, если в соответствии с трудовым законодательством их оформление возможно в письменном виде или ознакомление с которыми может происходить только под роспись работника – например, трудовой договор.

Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила следующие ключевые нововведения:
право работодателя на переход на электронный документооборот;
- обязанность по созданию локального акта с информацией о дате перехода на систему электронного документооборота;
- обязанность работодателя заблаговременно уведомить сотрудников о переходе на новую систему документооборота;
- сохранение права работника получения бумажной копии документов по его заявлению;
- работодатель должен использовать усиленную электронную подпись, работник – простую;
- прием на работу осуществляется только на основании трудового договора (приказ о приеме на работу не требуется с 22 ноября);
- сотрудники могут отправлять работодателю кадровые документы (например, заявления или уведомления) через систему "Работа в России".
Закон дополнил ТК РФ новыми ст. 22.1-22.3. Согласно Закону № 377, электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом работодатель может выбрать информационную систему для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству) предусмотрена возможность осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России", включая взаимодействие через портал госуслуг. Путем использования системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника – создание, подписание и предоставление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними.

Примечательно, что проведенный эксперимент Минтруда РФ выявил избыточность нормы об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого посчитали аналогичным некоторым положениям трудового договора, в связи с чем авторы законопроекта предложили исключить данную норму из ТК РФ. Прием на работу может осуществляться только на основании трудового договора. Однако сохраняется право оформления приказа при желании.

Также важно обратить внимание, что поправки в ТК РФ вносят пояснения в отношении применения единых требований к составу и форматам электронных документов. Так, Закон № 377 закрепляет обязанность по установлению таких требований за Минтрудом РФ, Роскомнадзором и Росархивом (в соответствии с абз. 13 п. 1 ст. 1 Закона № 377) – данное положение вступит в силу с 1 марта 2023 года.

Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила как положительный момент возможность применения новых норм только к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумаге или ознакомление с ними в письменном виде. Также важным моментом выступает возможность ознакомления сотрудников с локальными актами, которая после принятия закона может проходить в электронном виде. Также эксперт обратила внимание на то, что планируется уменьшение количества проверок работодателя, что также является очевидным плюсом реформы.

При этом она отметила ряд моментов, которые так и остались не урегулированы новыми поправками в трудовое законодательство. Так, закон не регулирует последствия отказа работника от перехода на электронный документооборот. Действительно, Закон № 377 устанавливает только условие, согласно которому такой отказ не может являться основанием для увольнения сотрудника (ст. 22.2 Закона № 377), однако других разъяснений по данному вопросу нет. Эксперта также обеспокоила возможность доступа персональных данных работников для межведомственного действия. И, наконец, прослеживается непосредственная зависимость сотрудников от нормального функционирования электронного документооборота и добросовестность оператора информационной системы.

Рекомендации для организаций при переходе на систему электронного документооборота

Для перехода на электронный документооборот компании следует учитывать ряд важных нюансов. Следует заранее подготовиться к возможности такого перехода, оценив текущие кадровые процессы в компании. Также необходимо юридически оформить переход на данную систему. Рекомендуется обеспокоиться вопросами, которые могут возникать уже после внедрения системы – например, взаимодействие с сотрудниками в рамках споров по вопросам использования системы электронного документооборота.

Как оформить приказ о внедрении системы электронного документооборота? Ознакомьтесь со справкой ГАРАНТ: Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота

Ключевые моменты, которые следует учитывать работодателю при переходе на систему электронного документооборота, выделил руководитель направления методологии кадрового администрирования управления вознаграждения и кадровой экспертизы "Сбербанк" Алексей Юдин. По мнению эксперта, чек-лист по внедрению кадрового электронного документооборота выглядит следующим образом:
1. Анализ и подготовка решений для соответствия требованиям и процессам;
2. Разработка юридической обвязки внедрения системы;
3. Проработка договора с вендром – лицом, предоставляющим услуги по эксплуатации системы электронного документооборота;
4. Выбор схемы хранения документов;
5. Планирование действий по эксплуатации системы;
6. Обучение сотрудников;
7. Поиск путей работы со спорами по вопросу использованию системы.
Эксперт считает, что в первую очередь следует оценить соответствие компании юридическим и функциональным требованиям и процессам, в том числе выбрать электронную подпись. Еще до внедрения систему следует юридически урегулировать использование системы – составить локальный акт, уведомить работников, конкретизировать и закрепить правила использования системы, сделать правки к стандартным шаблонам трудового договора, а также не забыть о составлении согласия на обработку персональных данных при использовании системы. Отдельное внимание стоит уделить договору с вендором системы электронного документооборота, включая гарантии по доработке, внедрению, поддержке, учитывая обработку персональных данных сотрудников.

Уже после этого Алексей Юдин посоветовал выбирать схему хранения и архивирования документов – у провайдера или компании. Важно также озаботиться планированием действий по тестированию и развертыванию решения, определения владельца. Уже после внедрения системы важно озаботиться обучением сотрудников работе с ней, а также подготовке алгоритма работы с претензиями и спорами, которые касаются кадрового электронного документооборота.

***
Применение электронного документооборота в России не является неким новшеством, так как он уже применялся некоторыми работодателями не только в рамках эксперимента Минтруда РФ, но и самостоятельно, заметила Ксения Степанищева. Проведенный в 2020-2021 годах эксперимент Минтруда РФ в целом продемонстрировал положительные результаты перехода компаний на систему кадрового электронного документооборота. Эксперимент стал важным этапом формирования новых поправок в ТК РФ, так как он позволил выявить ряд критически важных моментов при переходе компаний на систему электронного документооборота.

1 С текстом Публичной декларации целей и задач на 2021 и материалами к ней можно ознакомиться на официальном сайте Минтруда России.

Стоит заметить, что редакция Федерального закона № 377 от 22.11.2021 существенно изменилась с момента начала его рассмотрения в Государственной Думе. В статье мы рассмотрим основные вопросы, которые касаются применения ЭДО именно в рамках принятого закона.

Что такое ЭДО в трудовых отношениях?

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

К каким документам может применяться ЭДО?

ЭДО применяется к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.

Иными словами, если в Трудовом кодексе РФ или в ином нормативном акте указано, что какой-либо документ должен быть оформлен на бумаге или с каким-либо документом работник должен быть ознакомлен под подпись, такой документ можно перевести в электронный вид.

К каким документам нельзя применить ЭДО?

ЭДО не применяется в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

С помощью каких информационных систем можно применить ЭДО в компании?

ЭДО может осуществляться посредством следующих информационных систем:

Является ли ЭДО обязательным?

Нет, работодатель сам принимает решение о применении ЭДО. Организация может продолжать вести документы на бумажном носителе без каких-либо санкций.

На основании какого документа в организации вводится ЭДО?

ЭДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Локальный акт должен содержать:

• сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Также необходимо будет определить порядок осуществления ЭДО (локальным актом). В нем рекомендуется предусмотреть:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление отдельных документов на бумаге;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Как и кого нужно уведомить о переходе на ЭДО?

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом (указанным выше), о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. Также компания обязана проинформировать об осуществлении электронного документооборота лиц, принимаемых на работу.

Переход на взаимодействие с работодателем с помощью ЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Отсутствие согласия признается отказом сотрудника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в будущем. Таким образом, предполагается, что в случае отказа от перехода на ЭДО в отношении данного работника нужно продолжить оформлять документы на бумажном носителе.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на взаимодействие посредством ЭДО, документы, связанные с их работой в организации, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Кто оплачивает оформление электронных подписей для работников?

Если у работника на момент перехода на ЭДО нет ранее оформленной электронной подписи, работодатель несет расходы на ее получение и использование им.

Если у работника или лица, принимаемого на работу, уже есть ранее оформленная электронная подпись, то они могут использовать ее.

Какую электронную подпись может использовать работодатель?

Вид подписи будет зависеть от электронного документа, который нужно подписать, а также от вида используемой информационной системы.

Так, при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя в компании может использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Какую электронную подпись может использовать работник?

Вид электронной подписи работника также будет зависеть от электронного документа, который нужно подписать, а также от вида используемой информационной системы.

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством РФ правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Как работник может получить копии документов?

При подаче работником такого заявления работодатель обязан безвозмездно предоставить ему в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления требуемые документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. Либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, предоставить электронные документы способом, указанным в заявлении работника:

Как обеспечивается доступ работника к электронным документам?

По заявлению работника работодатель обеспечивает ему доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Что изменилось в процедуре приема на работу?

В соответствии с принятым законопроектом, прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Таким образом, приказ о приеме на работу переходит из разряда обязательных документов в разряд возможных. При желании работодатель может отказаться от оформления приказа о приеме на работу. В таком случае документом-основанием, подтверждающим факт приема на работу, будет трудовой договор (его нужно будет указывать в качестве основания при внесении в трудовую книжку записей о приеме на работу и при подаче сведений в Пенсионный фонд РФ).

Рекомендуется ознакомиться с полным текстом принятого Федерального закона.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Приказ о переходе на электронный документооборот ждали почти десять лет – с момента выхода федерального закона №323-ФЗ.

Летом 2019 года появилась первая редакция приказа, которую экспертное сообщество раскритиковало за общность и отсутствие конкретных правовых инструментов, после наступило затишье, а весной прошлого года ЦНИОИЗ и Минздрав под эгидой Центра компетенций цифровой трансформации сферы здравоохранения собрали рабочую группу, которая в течение двух месяцев в дистанционном режиме, несмотря на ковид и карантин, работала над текстом этого документа.

Локальный акт для перехода на ЭДО

Борис Зингерман:

«Многие коллеги считают, что в этом пункте написано: МО может сама принять решение, какие документы вести в электронной форме, и при этом все другие организации, включая территориальные фонды, обязаны принимать такие документы. То есть у медорганизации появляется довольно большая свобода выбора, какие документы переводить в электронную форму, и все партнеры МО по электронному документообороту должны эти документы в электронной форме принимать. А как это может быть организовано? Пункт 4 приказа звучит следующим образом:

То есть медицинская организация выбирает документы и регламентирует их ведение своим локальным внутренним актом. В этом акте должны содержаться:
- перечень форм и видов электронных медицинских документов
- перечень информационных систем, с помощью которых МО их ведет
- порядок доступа медицинских работников и иных лиц к электронным медицинским документам – сегодня ни в каких нормативных документах он не отражен и устанавливается либо на уровне региональных систем, как это сделано в Санкт-Петербурге, либо на уровне внутренних систем медицинской организации. Согласно приказу, вы должны этот порядок для своей МО определить и закрепить внутренним локальным актом
- порядок определения лиц, имеющих право подписывать электронные документы
- порядок предоставления медицинской документации, необходимой для проведения контроля объемов, сроков, качества и так далее по тексту пункта.
Михаил Бахтин:

«Должен сказать, что к сожалению или к счастью, здесь не произошло ничего нового для практики введения электронного документооборота на любом предприятии.

Отказ от бумаги – да или нет?

Борис Зингерман:

«Другой ключевой пункт приказа звучит так:

Михаил Бахтин:

Второй момент, который постоянно у нас возникал. Медицинская помощь – это лицензируемый вид деятельности. Одно из лицензионных требований, которое проверяется надзорными органами – исполнение требований по ведению форм статучета, формирования и предоставления статотчетности. Добрая часть документов о статучете – это регламенты, где прописано, какого размера эти формы должны быть, и какого цвета ручкой их заполнять. К сожалению, были прецеденты, когда приходили надзорные органы и просили показать бумажные статталоны, спрашивали, на каком основании мы ведем их в электронном виде, указывали на утвержденную форму и так далее. А дальше все очень просто: неведение форм статучета – это нарушение приказа, нарушение приказа равно несоответствию лицензионным требованиям, а это – остановка действия лицензии, в лучшем случае на три месяца. Три месяца бездействия для бюджетного учреждения немыслимо, для коммерческого – смерть. Договориться на уровне оплаты штрафа не получается, и эти вопросы дальше выходят в суд.

Да, у нас есть положительная судебная практика, когда удается объяснить, что федеральное законодательство выше ведомственных нормативных актов. Но сам факт появления приказа Минздрава, в котором декларировано ведение медицинской документации в форме электронного документа без дублирования на бумажном носителе – это является долгожданным и многообещающим событием.

Дальше в этом же приказе некий пациент своим заявлением, составленным в простой письменной форме, может потребовать вести его медицинскую документацию в бумажном виде. Если согласно духу приказа главный врач принимает решение, в каком виде ему вести медицинскую документацию, то, наверное, посторонние не должны уже определять, делать это или не делать. Тем более что пункт 24 приказа гласит – пациент имеет право получить копию своей медицинской документации на бумажном носителе.

Формирование электронного медицинского документа

Борис Зингерман:

«В части формирования электронного медицинского документа в приказе есть очень важные для нас слова:

Подписание электронного медицинского документа

Борис Зингерман:

«Сейчас принято, что подписывать документы можно только усиленной квалифицированной электронной подписью – УКЭП. Довольно дорого и сложно обеспечить всех врачей такими УКЭПами. Честно скажу, в рабочей группе я лоббировал подход, при котором внутри медицинской организации все подписывается простой подписью, а УКЭП – только то, что уходит вовне. Мне не удалось этого добиться, хотя, на мой взгляд, это самая рабочая схема. Мне возражали эксперты, которые говорили, что УКЭП защищает врача от своей же МО. Это тоже правильная точка зрения и ее надо учитывать. Где найти здоровый баланс между стоимостью УКЭП и этим пунктом, вопрос сложный, но в приказе сделана попытка найти такой баланс.

Есть понятие медицинской карты, которая состоит из медицинских документов и медицинских записей. Медицинские документы – то, что надо подписать УКЭПом, а медицинские записи можно подписывать простой подписью. Чем отличаются документы от записей не совсем четко прописано, поэтому это от нас зависит, где мы проведем эту грань.

Далее в пункте 12 приказа есть примеры того, что можно считать записями:
- журналы, которые формируются на основе электронных документов
- записи, предназначенные для организации взаимодействия с другими информационными системами – специальные записи, которые вы отправляете в региональную систему, ВИМИС, например
и важный подпункт г), который звучит так:
- порядок ведения аналогов электронных медицинских записей на бумажных носителях не требует подписи и (или) печати медицинской организации
На мой взгляд, его можно читать так: любой документ, на котором не ставится печать медорганизации, можно не подписывать УКЭП. Но если печать ставится, нужно подписывать УКЭПом.

Михаил Бахтин:

«Количество сертификатов, которые появляются у врачей, достаточно сильно растет, и этому способствуют сервисы, которые уже запущены: электронные листки нетрудоспособности, электронные рецепты, межведомственное взаимодействие – налоговая, банк, территориальный фонд ОМС. В какой-то момент произойдет переход и подписи появятся у всех. Это сродни процессу перехода на банковские карты. Все знали, что они есть, но никто ими не пользовался, потому что в магазинах не было терминалов, а магазины не закупали оборудование, потому что люди приходили с наличными деньгами. Два-три года длился переходный период, и карты появились у всех – спасибо зарплатным проектам.

Так и здесь. Если подпись покупается ради только одного сервиса, это дороговато; когда врач может ставить ее на все медицинские документы без ограничения, себестоимость владения сертификатом становится доступной для лечебного учреждения

Говоря о том, что и какой подписью нужно подписывать: в стране есть сложившаяся практика, и она такая. Если вы запускаете электронный документооборот внутри организации, можно использовать простую электронную подпись – логин и пароль. Если электронный документ участвует в межведомственном ЭДО и выходит за границы юридического лица, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

История болезни, где содержатся все записи врачей, консультантов, все отметки о выполнении – этот том уходит на экспертизу в страховые компании, потом судмедэксперту, потом прокурору, потом в суд. Поэтому все записи в истории болезни должны быть подписаны УКЭП, хотите вы того или нет.

Внутри истории болезни есть еще интересный момент. Помимо медикаментов общей группы, которая существует, есть сильнодействующие и наркотические вещества. До недавнего времени существовала отдельная структура – Госнаркоконтроль, которая была страшнее прокурора, потому что второй приходит не всегда, а первый – достаточно часто. В последние дни перед исчезновением этой структуры выпустили приказ, где было сказано, что записи о движении наркотических средств можно выполнять в электронном виде, если они подписаны УКЭП. К сожалению, после уничтожения ведомства новые проверяющие сказали, что приказ старый, поэтому давайте возвращаться к бумажкам.

Борис Зингерман:

«Ключевую роль РЭМДа, которая на сегодняшний день заявлена, я бы назвал нотариатом электронных медицинских документов.

Михаил Бахтин:

«Пункты 19 и 22 – это не вина приказа, а пока устоявшееся понимание или его отсутствие, какие именно данные должны и могут оставаться в медицинской системе МО, а какие должны передаваться в РЭМД. Например, мы отправляем в РЭМД сам документ или только сведения, что такой документ существует? На сегодняшний день есть абсолютно разные интерпретации в разных нормативных актах, но, к сожалению, сам факт передачи документа в РЭМД не защищает его от фальсификации и не делает более легитимным.

Пункты 4, 5 и 28 приказа не дают однозначного ответа, что именно подразумевается под электронным документом. Если по смыслу авторов мы говорим об Electronic Medical Record, то документ, в нашем понимании, это одно- или несколько страничное заключение, справка, выписка из электронной медицинской карты. У него есть начало, окончание, дата составления и подпись. Это атомарный законченный документ. С такими работать очень просто.

Хранение электронных медицинских документов

Борис Зингерман:

«Про хранение электронных медицинских документов сказаны понятные вещи:

Борис Зингерман:

Таким образом схема взаимодействия с пациентами по выдаче им электронных медицинских документов предполагает пять вариантов:

Борис Зингерман:

Выдача документов на бумажном носителе

Борис Зингерман:

Подводя итоги

Борис Зингерман:

Михаил Бахтин:

Полную видеозапись дискуссии смотрите на YouTube-канале СП.АРМ:

Читайте также: