Приказ о сроках предоставления документов в бухгалтерию образец

Обновлено: 12.06.2024

Не вовремя предоставленные в бухгалтерию первичные учетные документы – настоящая проблема. Как заставить уполномоченных сотрудников предоставлять своевременно документы необходимые для бухгалтерии — командировочные, документы по закупкам и расходам на ГСМ?

К чему может привести несвоевременная сдача первичных документов?

Первичные учетные документы участвуют в формировании расходов. Если данные документы отсутствуют, они не могут быть отнесены на расходы для корректного налогообложения по прибыли. Данное правило регламентирует статья 252 Налогового Кодекса РФ (далее- НК РФ). При отсутствии первичных документов в бухгалтерии, таких как счета-фактуры, невозможно применить вычет по НДС, отсутствие приложенных к авансовому отчету БСО из гостиницы, чеков и пр., приведет к необходимости включения этих расходов в перечень по страховым взносам во внебюджетные фонды. Когда первичные документы в бухгалтерии все же появятся, необходимо будет заново делать пересчет, уточнения, заявлять НДС к вычету и так далее.

Удержания из зарплаты

Чтобы сроки сдачи документов в бухгалтерию не нарушались, можно ли применить удержания из зарплаты? В статье 137 Трудового Кодекса РФ (далее- ТК РФ) указано, что осуществлять удержания из зарплаты можно только в определенных случаях:

при возмещении неотработанного или неизрасходованного аванса;

при возврате ошибочно выплаченных средств;

при возврате излишне выплаченных сумм при трудовых спорах;

при возмещении оплаты за дни отпуска, которые сотрудник еще не отработал.

Сроки сдачи документов в бухгалтерию и их соблюдение не относятся ни к одному из названных пунктов.

Дисциплинарные взыскания

Чтобы отразить первичные документы в бухгалтерии вовремя можно ли применить дисциплинарные взыскания к сотрудникам, затягивающим их сдачу? Статьей 192 ТК РФ предусмотрено, что работодатель может применить к нарушителям замечание, выговор или же увольнение.

Под дисциплинарными нарушениями понимается ненадлежащее исполнение или неисполнение сотрудником, возложенных на него функций и обязанностей К сожалению, первичные документы в бухгалтерии не имеют к этому отношения. Чтобы применить к сотруднику такие взыскания, если он не соблюдает сроки сдачи документов в бухгалтерию, данная обязанность должна быть прописана в его должностной инструкции.

Депремирование

Удержания и взыскания не подходят для тех, кто вовремя не предоставил первичные учетные документы. Как же дисциплинировать сотрудников?

Статья 192 и 135 ТК РФ предусматривают иные доплаты и надбавки компенсационного характера, которые устанавливаются трудовым договором. Премия входит в заработную плату. При этом она является стимулирующей выплатой, установленной нормативной документацией внутри организации (договора, соглашения и пр.), и статьей 191 ТК РФ, определяется как поощрение за добросовестное выполнение обязанностей. Таким образом, если сотрудник задерживает первичные документы необходимые для бухгалтерии, его можно лишить премии.

Первичные документы в бухгалтерии – основа учета. Дисциплинировать сотрудников и заставить их вовремя сдавать первичные учетные документы можно при помощи депримирования в с совокупности с замечаниями или выговорами.

Дополнительные материалы по теме:

Сверка расчетов с налоговой - неотъемлемый этап ведения бухучета

Как правильно заполняется книга продаж и покупок

Документы в бухгалтерию попадают из всех подразделений компании. Чтобы бумаги отдавали вовремя, организация обычно разрабатывает график документооборота. Но даже если этот регламент утвержден, сроки соблюдают далеко не все службы. В конце года в режиме аврала собрать первичку непросто. Поможет в этом специальный приказ Образец приказа о предоставлении документов вы найдете ниже

В первую очередь в документе надо перечислить первичку, которую работники не представили в срок, графиком. А также установить крайний срок, когда надо передать бумаги. В приказе можно перечислить меры, которые будут применяться к нарушителям сроков, — выговор или снижение части премии. С приказом надо ознакомить подразделений. А они сообщат о новом порядке сотрудникам.

Директор может отказаться издавать приказ. Чтобы его убедить, можно использовать такой аргумент. Из-за позднего получения первички бухгалтерии приходится корректировать уже сданную отчетность. Это может привести к доплате налога с пенями и штрафам. То есть компания теряет деньги.

Образец приказа о предоставлении документов:

Как обеспечить своевременную передачу в бухгалтерию первичных документов? - Вопрос не праздный. Своевременность является одним из факторов, способных ограничить уместность и надежность информации (п. 6.5.1 Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобр. Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997). Поэтому важно не просто установить правила документооборота, но и добиться их соблюдения.

Требования нормативных актов

Первичные документы подписывают должностные лица, ответственные за оформление совершенной ими сделки, операции либо свершившегося события (). Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. Основание - пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. А вот что понимать под своевременной передачей?

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Однако предусмотреть заранее все операции в графике документооборота невозможно. В таком случае применяется пункт 12 Положения, который гласит: требования главного бухгалтера по представлению в бухгалтерскую службу документов обязательны для всех работников организации.

Трудовые обязанности работника

Подход к срокам представления документов установлен нормативными правовыми актами. Однако на практике работников необходимо ознакомить с ним под расписку. По сути соблюдение графика документооборота является одной из трудовых обязанностей работника. Поэтому в следует включить выписку из данного графика, относящуюся к обращению этого работника с первичной документацией.

Разъясняет: если положением о премировании организации предусмотрены условия лишения или снижения премиальных выплат за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации, то такое лишение или снижение правомерно.

Не запрещено классифицировать нарушение сроков и как дисциплинарный поступок. Однако Минтруд предупреждает: дисциплинарное взыскание должно быть соразмерно тяжести совершенного проступка и обстоятельствам, при которых он был совершен.

Бухгалтер на страже сроков

А теперь предположим, что за каждый день просрочки предусмотрено лишение премии в размере 100 рублей. И это условие закреплено в положении о премировании. На основании описанного журнала легко выявить всех нарушителей и определить каждому из них сумму, на которую снижается премия. В аналогичном порядке практикуют лишение премии за опоздания.

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев.

В основе функционирования любой организации лежат организационные и распорядительные документы. Один из них, это приказ о документообороте. Как организовать документооборот с нуля, подготовив такой приказ? Приведем подробный образец.

Унифицированные формы к применению не обязательны

Понятно, что деятельность любой организации регламентирована. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна. Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы (трудовая инспекция, налоговая инспекция и т.п.). Поэтому приказом организации нужно утвердить порядок организации документооборота.

В настоящее время обязательное применение унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, отменено. По общему правилу, коммерческие организации могут разработать нужные формы самостоятельно (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Однако на практике, разрабатывая собственные формы, имеет смысл воспользоваться унифицированными документами, как основой для создания собственных образцов.

Приказ о документообороте в организации: как выглядит образец

Одним из основополагающих документов предприятия является приказ об утверждении документооборота. В этом приказе руководитель компании утверждает, в частности, перечень первичных учетных документов, которые будут использоваться в организации, а так же их формы. Помимо этого приказом устанавливаются ответственные лица, которые будут подписывать утвержденные документы.

Заметим, что иногда вместо приказа утверждается положение о документообороте или иной аналогичный нормативный акт. Несмотря на другое название – суть документа не меняется.

Образец приказа выглядит так:

В приложении № 1 к приказу об утверждении документооборота будет приведены разработанные формы документов. В приложении может, к примеру, приводится формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей.

Обязательные реквизиты

Все первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для таких документов. К ним относятся (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

название приказа;
дата составления приказа;
название организации, которая составила приказ;
место оформления приказа
описание операции;
название должности ответственного лица (лиц), его подпись и расшифровка подписи.

Без указанных реквизитов первичные документы не обладают юридической силой.

Микропредприятия освобождаются от ведения локальных актов

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Приказ о заработной плате - образец его может понадобиться для установления или исправления сроков зарплатных выплат. Всё о том, как оформлять такие приказы и что грозит, если даты выдачи зарплаты в ваших локальных документах не зафиксированы, вы узнаете из нашей статьи.

ТК РФ о сроках выплаты зарплаты

Согласно ст. 136 ТК РФ сроки выплаты зарплаты работодатели устанавливают самостоятельно, но с обязательным соблюдением двух условий: выплаты производятся не реже 2 раз в месяц и не позже 15 календарных дней с окончания периода, за который зарплата начислена.

Все нюансы по срокам выплат прописывают во внутренних документах работодателя — правилах внутреннего распорядка (ПВТР), трудовом договоре или коллективном договоре. Именно эти документы для фиксирования зарплатных дней упоминает ст. 136 ТК РФ. Что же касается приказа руководителя, лишним он не будет, однако обязательным не является.

ВАЖНО! Даже если у вас есть документ, регламентирующий зарплатные сроки, а на деле деньги выдают, когда придется, сотрудники имеют право потребовать компенсацию. Кроме того, возможно привлечение к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Работодатель вправе самостоятельно изменить сроки выплаты заработной платы на предприятии. О том, как правильно оформить изменения документально, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Образец приказа о сроках выплаты заработной платы

Форма этого приказа разрабатывается работодателем самостоятельно. Рекомендуется включить в него следующие реквизиты и информацию:

дату издания;
регномер, под которым приказ зафиксирован в журнале локальных распорядительных документов;
место составления;
наименование работодателя;
название документа (приказ о сроках выдачи заработной платы);
непосредственно текстовую часть приказа, в которой указываются конкретные даты выплаты зарплаты (за первую и вторую половины месяца), приводится ссылка на законодательство — ст. 136 ТК РФ, а также назначается ответственный сотрудник, которому предстоит ознакомить работников с утвержденными сроками;
подпись руководителя;
подпись назначенного ответственным сотрудника.

С образцом приказа о заработной плате вы можете ознакомиться здесь.

Что будет, если сроки выплаты зарплаты нигде не зафиксированы?

Если данный факт обнаружится проверяющими, однозначно последуют претензии и привлечение к ответственности. Причем это касается даже тех случаев, когда зарплата из месяца в месяц выдается в одни и те же даты, но они не прописаны в локальных документах.

Если есть возможность, переиздайте неверный документ задним числом, но только если это не приведет к расхождениям с другой вашей документацией. К сожалению, сделать это можно далеко не всегда.
Если вносятся изменения в коллективный договор, необходимо собрать комиссию из представителей обеих сторон — и сотрудников, и работодателя. Результаты переговоров комиссия оформляет допсоглашением, в которое заносятся новые сроки зарплатных выплат.
Наиболее трудоемкий способ — если зарплатные даты зафиксированы в трудовом договоре, поскольку придется оформлять допсоглашение к каждому такому договору.
Изменения, вносимые в ПВТР, оформляют приказом, с которым знакомят каждого сотрудника под расписку.

Как выглядит приказ о выплате заработной платы, изменяющий сроки, можно увидеть здесь.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, узнайте что может не понравиться инспектору по труду в ПВТР. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ и узнайте экспертное мнение бесплатно.

Итоги

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Функционирование любого предприятия сопровождается обработкой распорядительной и организационной документации, поскольку все факты хозяйственной деятельности должны быть подтверждены документально. Грамотно отлаженная система учета необходима, чтобы не допустить претензий со стороны надзорно-контролирующих органов, а также для более эффективной работы между различными структурными подразделениями компании. Для того чтобы регламентировать порядок работы с документами, руководство утверждает приказ о документообороте в организации. В связи с чем рассмотрим подробнее особенность оформления и издания этого распорядительного акта.

Что такое приказ о документообороте?

Экономическая деятельность предприятия всегда сопровождается циркуляцией различных рабочих документов: от момента оформления, до их архивации. Отсутствие правильно организованного документооборота создает хаос и негативно сказывается на реализуемых задачах компании.

Весь персонал, так или иначе, вынужден взаимодействовать с документами. А именно, составлять, получать, отправлять, выполнять, передавать на хранение кадровую, бухгалтерскую и прочую документацию, которая в свою очередь подразделяется на несколько видов:

Пример схемы исходящего документооборота может выглядеть следующим образом:

руководитель подразделения, в свою очередь, направляет согласованный ответ гендиректору организации;
гендиректор, завизированный документ, передает секретарю, который регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции и отдает экспедиционной службе для доставки адресату.

Создание собственного процесса движения локальных актов и корреспонденции, в соответствии с потребностями компании, позволяет свести к минимуму возможность потери ключевых документов: счетов, квитанций, договоров, сертификатов, отчетов. А также в значительной степени экономит время на их поиск, обеспечивает принятие управленческих решений.

Поскольку работа должна исполняться вовремя, в приказе, сообразно наименованию, оговаривается график движения тех или иных бумаг, например, сроки сдачи заявлений и табеля рабочего времени в бухгалтерию для начисления заработной платы. Данный документ позволяет осуществлять обработку большого количества деловых бумаг, сопровождающих коммерческую деятельность предприятия.

Следует отметить, что на предприятии может вестись как традиционный документооборот, который предполагает работу с бумажными носителями, так и электронный, при котором информация систематизируется в цифровой форме. Последний вариант обеспечивается путем использования компьютеров и телекоммуникационных каналов связи. Для этой системы обмена данными также руководством издается локальный акт — приказ об электронном документообороте в организации. Он, прежде всего, регламентирует виды работ, при которых запрещается использовать бумажные носители данных, а также устанавливает перечень сотрудников, которые будут применять ЭЦП.

Как составить график?

График документооборота в организации, скачать образец которого можно с нашего сайта, обычно составляется в виде таблицы, в которой каждая строка включает в себя сведения об одном документе. Реже график документооборота представляет собой схему.

Сам документ должен отражать движение первичных документов организации, начиная от создания до передачи в архив.

Нередко в средних и крупных предприятиях составляются графики документооборота по каждому структурному подразделению, например, бухгалтерии, кадровой службе и так далее. Это объясняется тем, что таблица, охватывающая весь перечень документации, является громоздкой, а соответственно, и неудобной для использования персоналом. В связи с чем она больше всего подходит для небольших коммерческих предприятий.

Таким образом, должностное лицо, ответственное за составление графика, обязано:

определить перечень документов, которые используются в процессе деятельности предприятия. В зависимости от структурного подразделения, это могут быть: инвентаризационная опись, кассовые ордеры, приказы на увольнение, отпуск, переводы и тому подобное;
назначить лиц, ответственных за работу с документами. В частности, указывается Ф.И.О конкретного работника и (или) его должность, отвечающего за правильное оформление документа, его исполнение и передачу в архив. Если не утвердить ответственного сотрудника, то в случае утери документа или же нарушения сроков, отведенных для его представления, спросить будет не с кого;

Вам также будет интересно:

установить срок, в рамках которого подчиненный должен создать, обработать или передать документ в архив. В графике можно прописать конкретное число месяца. Что касается передачи, исполнения документа, то в качестве срока можно указать количество дней с момента его составления;
форма, которую надлежит использовать при подготовке конкретного документа, например, Т-1 при составлении приказа о приеме на работу или собственный бланк предприятия при составлении трудового договора;

количество экземпляров того или иного документа. Так, при трудоустройстве требуется наличие двух трудовых договоров и одна личная карточка на сотрудника;
сроки хранения документации, например, три года для графиков отпусков и приказа о дисциплинарном взыскании;
прочие сведения.

В виде таблицы график документооборота отдела кадров и первичных документов может выглядеть следующим образом:

Важно, чтобы в графике информация была представлена в удобном виде для сотрудника, ответственного за движение тех или иных документов.

После составления графика, необходимо ознакомить с его содержанием всех работников, в нем упомянутых. С этой целью к графику можно приложить отдельный лист, где работники поставят свои ознакомительные подписи. Вместо этого можно сделать выписки из графика и выдать каждому ответственному сотруднику под расписку.

К слову, работодатель, после утверждения графика может внести сведения о новых обязанностях в должностные инструкции. В них следует прописать необходимость соблюдения сроков по созданию, представлению тех или иных документов. Оформляются такие изменения путем составления допсоглашения к инструкции.

Правила оформления приказа

Для того чтобы утвердить составленный график движения документов, руководитель должен издать соответствующий распорядительный документ.

Приказ о графике документооборота в организации, образец которого можно скачать с нашего сайта, составляется в произвольном виде. Организации самостоятельно разрабатывают подходящий бланк. Обязательное использование унифицированных формуляров, утвержденных Постановлением № 1 Госкомстата России, было отменено с января 2013 года.

В содержание документа обычно включаются следующие сведения:

Следует отметить, что если после утверждения приказа о документообороте, ответственное лицо нарушит график, то его можно привлечь к ответственности, например, к дисциплинарному наказанию. Кроме того, небрежное составление графика может привести к нарушению сроков подачи отчетности по налогам, что соответственно повлечет проблемы с ФНС. В свою очередь, несвоевременная оплата по контрактам может спровоцировать конфликты с контрагентами.

Таким образом, приказ о документообороте организации, представляет собой документ, утверждающий график движения организационной и распорядительной документации. Подобный график, выполненный в виде схемы или таблицы, может устанавливаться как для всего предприятия целиком, так и для структурных подразделений.

Поскольку унифицированная форма приказа о документообороте отсутствует, каждое российское предприятие вправе разработать и использовать собственный шаблон распорядительного акта. После издания графика, с содержанием должен быть ознакомлен каждый сотрудник, ответственный за движение документов, которые в нем упомянутых.

Для отражения хозяйственных операций и составления отчетности бухгалтерам приходится обрабатывать большое количество документов. Для своевременного учета необходимо, чтобы документы поступали в бухгалтерию в четко определенные сроки (без задержки) . Решить эту задачу можно с помощью графика документооборота, который будет предусматривать порядок и сроки создания первичных документов и передачи их в бухгалтерию . Единственным нормативным документом, где содержатся требования к формированию графика документооборота, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете , которое за давностью в определенной степени устарело, но является действующим. В этом Положении приведен Пример графика документооборота .

График документооборота - это документ, который устанавливает порядок (сроки и очередность) обработки документов с учетом их количества в зависимости от потребности бухгалтерии в документированной информации.

На практике график документооборота организации зависит от специфики ее деятельности, структуры и объема хозяйственных операций. Однако в любом случае из него должно быть видно, какой документ, в скольких экземплярах, кем и в какие сроки составляется, проверяется и обрабатывается. В случае использования не унифицированных форм документов, а форм, утвержденных руководителем, имеет смысл приложить их к графику.

Лучше, если разработает этот график главный бухгалтер . Тогда он сможет организовать документооборот, как говорится, "под себя", с учетом нужных ему документов и сроков их представления. Этот график можно утвердить отдельным приказом руководителя (по мере необходимости - приказами). А можно оформить в виде приложения к учетной политике организации единожды, с последующим внесением в него новых документов, которые будет использовать организация.

Обязанности в части соблюдения исполнителями графика документооборота лучше зафиксировать в должностных инструкциях исполнителей. И предложить руководителю налагать дисциплинарные взыскания (замечание, выговор) за ненадлежащее выполнение этих обязанностей. При этом в положении о премировании предложите предусмотреть условие о том, что лица, на которых в текущем периоде наложены дисциплинарные взыскания, в этом периоде (месяце, квартале) не премируются.

Приведем образец приказа об утверждении графика документооборота.

Общество с ограниченной ответственностью "Роза" Приказ N 2

Об утверждении графика документооборота

Утвердить график документооборота согласно приложению.
Возложить контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на главного бухгалтера Н.М. Иванову.

Сам график документооборота может составляться по-разному. Приведем примеры.

Вариант 1. В зависимости от документов, используемых организацией

Однако такой график будет довольно сложным для восприятия, поскольку каждому исполнителю придется выбирать из него конкретный документ, за который он отвечает.

ВАРИАНТ 2. В зависимости от хозяйственных операций организации

В таком графике не всегда можно предусмотреть все возможные хозяйственные операции. Поэтому в него довольно часто придется вносить дополнения.

Для удобства график документооборота в целом по организации можно разделить на отдельные графики по отделам, что обеспечит своевременное поступление документов в бухгалтерию и облегчит работу как бухгалтеров, так и исполнителей. Например, можно составить такой график документооборота по транспортному отделу.

Для контроля за поступлением документов в бухгалтерию ответственному за обработку этих документов бухгалтеру можно вести ведомость их поступления. Приведем образец составления такой ведомости.

Также отметим, что если у вашей организации есть обособленные подразделения, то по ним можно составить отдельный график документооборота. При этом сроки представления ими документов следует определять с учетом их удаленности от головного подразделения.

Наряду с "внутренними" документами, создаваемыми организацией, существуют "внешние" документы, которые ею не создаются, но участвуют в ее документообороте (например, счет-фактура продавца на приобретенные вами ТМЦ). По этим документам также можно составить отдельный график документооборота (либо включить их в общий график организации) и назначить ответственных за их проверку и передачу в бухгалтерию.

Единой схемы документооборота для всех организаций не существует, и предусмотреть ее невозможно. Каждой организации придется разработать график документооборота самостоятельно, и в его составлении в первую очередь заинтересован бухгалтер. Поэтому именно вам следует отнестись к этому со всей серьезностью и прописать в нем процесс движения по организации как можно большего количества документов, используемых вами в своей работе.

Пункт 1 ст. 1, п. 5 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н; ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
Утверждено Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
Пункт 5.2 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
Статья 192 ТК РФ.
Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; стр. 150 Перечня типовых управленческих документов и п. 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000.
Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; стр. 150 Перечня типовых управленческих документов и п. 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000.
Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; стр. 150 Перечня типовых управленческих документов и п. 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000.

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Читайте также: