Приказ о переходе на электронный документооборот в организации образец заполнения

Обновлено: 04.07.2024

Работодатели могут перевести кадровый документооборот в электронный формат. Однако нужно учесть, что некоторые документы все же нужно оформлять в обычном виде на бумажном носителе, к примеру, к ним относятся трудовые договоры или заявления на увольнения.

Состояние ЭДО на данный момент

На данный момент хозяйствующие субъекты могут работать с различными электронными документами - счетами-фактурами, требованиями налоговой инспекции, отчетностью и т.д. Электронный документооборот позволяет существенно упростить работу и минимизировать затраты при обращении документов.

Кадровую документацию также постепенно трансформируют в электронный вид. К примеру, сейчас уже используются электронные листки нетрудоспособности или трудовые книжки.

Кроме того, в апреле 2020 г. Роструд предложил работодателям поучаствовать в эксперименте по внедрению кадрового электронного документооборота, регламентированном Федеральным законом от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ. Кроме того, на рассмотрении Госдумы находится законопроект № 967986-7, согласно которому будут утверждены правила организации электронного документооборота с сотрудниками и внесены соответствующие изменения в ТК РФ.

Работодатели могут не дожидаться, пока их на законодательном уровне обяжут перейти на кадровый электронный документооборот, а уже сейчас самостоятельно использовать его возможности. Для этого нужно оформить ЭЦП согласно Федеральному закону "Об электронной подписи" от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, а также организовать систему и порядок обмена документами.

Какую ЭЦП выбрать для сотрудника

Для организации кадрового ЭДО нужно, чтобы у сотрудников была ЭЦП. Она может быть трех типов:

простая (ПЭП);
усиленная неквалифицированная (НЭП);
усиленная квалифицированная (КЭП).

В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Электронные подписи можно использовать для таких документов:

приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени - все типы электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП);
должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, правила внутреннего трудового распорядке - НЭП и КЭП;
трудовые договоры, приказы об увольнении - только КЭП.

Простую и неквалифицированную ЭЦП выпускают только один раз - при трудоустройстве. Работодатель может сделать это самостоятельно в своей информационной системе. Важно - для НЭП требуется дополнительно приобрести специальную программу.

Оформление квалифицированной ЭЦП производится ежегодно через обращение в удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

Какие внутренние документы оформляются для кадрового ЭДО

Внедрение кадрового ЭДО нужно зафиксировать в локальной документации работодателя.

Во-первых, нужно издать внутренний документ о кадровом ЭДО, к примеру, положение об электронном документообороте или дополнение к коллективному договору. В нем указывается, какие именно документы будут оформляться электронно, каким типом ЭЦП будут подписываться, как сотрудники будут знакомиться с электронными документами.

Во-вторых, необходимо разработать и утвердить форму соглашения с работниками по применению ЭЦП. В этом документе указывается, каким образом определяется лицо, подписывающее документ, а также как используются ЭЦП, какие обязанности имеются у сотрудника и работодателя по вопросу сохранения конфиденциальности подписи.

Перевод кадровых процессов на ЭДО

Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Локальные документы компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, журналы по инструктажам) нужно представлять сотрудникам для ознакомления под подпись. При этом в рамках ЭДО допускается использовать НЭП или КЭП.

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г. № 14-2/ООГ-1773.

Оценив преимущества документов в электронном виде (ДЭВ) по сравнению с бумажными, организации все чаще принимают решение отказаться от привычного бумажного и перейти полностью или частично на электронный документооборот (ЭДО). Рассмотрим, с чего следует начать этот процесс, на что обратить внимание для правильной организации ЭДО, а также другие вопросы.

1. Что понимается под ЭДО организации

Примечание
ЭД — один из видов ДЭВ. Основная его особенность и отличие от остальных ДЭВ — наличие действительной сертифицированной ЭЦП (абз. 7, 12, 15, 16 ст. 1 Закона N 113-З, п. 8 и 9 Инструкции N 19).

2. Посредством чего осуществляется ЭДО

АС ДОУ обеспечивает создание, движение и оперативное хранение ДЭВ, позволяет формировать их в электронные дела, передавать эти дела на хранение в информационные системы архива организации и др. (п. 14 Инструкции N 19).

Зачастую на практике АС ДОУ называют системой электронного документооборота (СЭД). Это связано с тем, что АС ДОУ создается на базе СЭД. Вместе с тем ее функционал шире, чем функционал СЭД, хотя в современных СЭД реализованы некоторые функции АС ДОУ. Например, оперативное хранение ДЭВ.

3. С чего следует начинать процесс перехода на ЭДО

Первым шагом организации, принявшей решение о переходе на ЭДО, должен быть выбор СЭД, в которой будет осуществляться ЭДО внутри организации.

Чтобы выбрать СЭД, необходимо провести анализ документооборота организации:

— какие документы создаются;

— в каком количестве;

— маршруты их движения и т.д.

На основании этого анализа следует сформулировать требования к СЭД.

Обратите внимание!
Целесообразно выбирать СЭД, которую можно подключить к СМДО (указать в требованиях, что СЭД должна иметь интеграцию с СМДО). Тогда у организации будет возможность обмениваться ЭД с другими организациями и госорганами.
При получении и отправке ЭД СМДО автоматически проверяет ЭЦП (подп. 3.1.1 п. 3.1 Регламента функционирования СМДО).

Справочно
Список СЭД, интегрированных с СМДО, размещен на сайте НЦЭУ. Там же можно ознакомиться с порядком оказания электронных услуг СМДО.

На практике проведение анализа и выработку требований к СЭД поручают рабочей группе, создаваемой в организации. Ее состав определяет наниматель. На наш взгляд, в рабочую группу следует включать:

— работников, непосредственно работающих с документами (секретаря, юрисконсульта, инспектора по кадрам, главбуха и т.д.);

— специалиста, ответственного за информационные технологии (если он есть в организации).

Состав рабочей группы и порученное ей задание отражают в соответствующем приказе.

После выбора СЭД ее нужно приобрести и внедрить. Для внедрения СЭД необходимо:

— создать рабочую группу по разработке плана внедрения СЭД.

— разработать план внедрения СЭД (заключение договора, установка и настройка СЭД, интеграция с СМДО, ввод СЭД в эксплуатацию и т.д.);

— издать приказ о внедрении СЭД.

Затем следует организовать работу с использованием СЭД: ознакомить работников о порядке работы в ней, утвердить необходимую документацию, назначить ответственных лиц и т.д.

Примечание
Программное обеспечение СЭД может работать с документами, хранящимися:
— на сервере (так называемый локальный вариант хранения);
— в облачном хранилище.
Каждый из этих вариантов имеет свои достоинства и недостатки. Например, в числе недостатков облачных хранилищ называют необходимость постоянного стабильного интернет-соединения, ежемесячные платежи за предоставление свободного места в облаке.

4. Что нужно сделать для подключения к СМДО

В первую очередь необходимо подать заявку в НЦЭУ для организации канала связи (VPN-канала), который обеспечивает защищенную связь и гарантирует, что будет получен именно тот документ, который был отправлен.

Обратите внимание!
Обращаться с заявкой на создание VPN-канала целесообразно параллельно с началом внедрения СЭД.

НЦЭУ обрабатывает заявку и перенаправляет ее предприятию связи, которое создаст и будет обслуживать VPN-канал. Предприятие связи оказывает эти услуги на возмездной основе по отдельному договору. После подписания договора о предоставлении канала связи все вопросы по его обслуживанию решаются непосредственно с провайдером связи.

Примечание
Заявку можно оформить прямо на сайте НЦЭУ по адресу.

Затем следует обратиться за приобретением личных ключей ЭЦП в РУЦ ГосСУОК. Они понадобятся работникам для обмена документами в СМДО. Ключи ЭЦП целесообразно получить всем работникам, которые уполномочены подписывать документы от имени организации (руководителю, его замам, главбуху и т.д.) (п. 4.2 Порядка оказания электронных услуг СМДО). Отметим, что в каждой организации перечень будет свой, поскольку включение в него тех или иных работников зависит от их должностных обязанностей.

После подключения VPN-канала и приобретения средств ЭЦП организация может подать заявку на подключение к СМДО.

Примечание
Заявку в электронном виде можно подать на сайте НЦЭУ по адресу.

5. В каком документе отразить вопросы работы с ДЭВ (ЭД) в организации

Порядок работы с ДЭВ (ЭД) в организации следует определить в соответствующем ЛПА. Требования, касающиеся работы с ДЭВ (ЭД), могут содержаться:

— в одном из разделов инструкции по делопроизводству организации;

— отдельном документе: положении о порядке работы с ДЭВ, инструкции о порядке работы с ЭД, регламенте ЭДО и т.д.

Обратите внимание!
До утверждения ЛПА, в котором будет прописан порядок работы с ЭД, организации, являющиеся источниками комплектования госархивов, должны согласовать его с соответствующим архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству облисполкома. Тот, в свою очередь, обеспечит согласование данного ЛПА с БелНИЦЭД (ч. 1 п. 4 Инструкции N 19, абз. 11 ст. 2, ч. 4 ст. 9 Закона об архивном деле).

В ЛПА обязательно следует прописать положения по тем вопросам, которые законодатель оставил на усмотрение организации, в том числе:

1) порядок применения личного ключа ЭЦП, владельцем которого является организация: в качестве аналога оттиска печати организации или вместе с ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, для подтверждения полномочий этого лица (т.е. вместо атрибутного сертификата) (ч. 7 ст. 22, абз. 2 и 3 ч. 6 ст. 23, ст. 26-1 Закона N 113-З). Для носителя личного ключа ЭЦП в ЛПА целесообразно определить:

— место хранения. Напомним, владелец должен хранить личный ключ ЭЦП в тайне и месте, защищающем от случайного уничтожения, повреждения, изменения (абз. 2 и 3 ч. 3 ст. 25 Закона N 113-З);

— порядок применения и использования (в том числе указать, какие документы могут быть подписаны с использованием ЭЦП организации);

— работника, ответственного за его применение, а также работника, который вправе применять личный ключ ЭЦП организации в случае отсутствия основного ответственного лица. Кроме того, в ЛПА рекомендуется предусмотреть положение о смене личного ключа при смене (увольнении) ответственного работника;

2) порядок управления (получение и отзыв) атрибутными сертификатами, если они применяются в организации, а также круг ответственных за это должностных лиц.

Примечание
Лицом, ответственным за применение личного ключа ЭЦП организации, может быть назначен, к примеру, главбух. Управление атрибутными сертификатами может входить в обязанности секретаря или помощника руководителя организации. Для этого издается приказ о назначении лица, ответственного за применение личного ключа ЭЦП, принадлежащего организации (за управление атрибутными сертификатами), а соответствующие обязанности и ответственность включаются в должностную инструкцию этого работника.

Кроме того, в этом ЛПА следует предусмотреть все способы передачи ДЭВ (ЭД), а также целесообразно установить порядок использования электронной почты.

Также в организации должны быть разработаны ЛПА, регламентирующие в том числе:

— вопросы защиты информации (гл. 4 Инструкции N 19). В этом ЛПА следует определить лицо, которое обеспечивает меры по защите информации и несет за них ответственность. Им может быть, к примеру, администратор системный;

— порядок изготовления, удостоверения и использования электронных копий документов на бумажном носителе (ЭК) (п. 54 Инструкции N 19);

— организацию хранения ДЭВ (ЭД). Такой ЛПА должен быть разработан в соответствии с Правилами N 20.

Примечание
При разработке ЛПА также следует учитывать требования к составу и содержанию ЛПА, установленные в Инструкции по делопроизводству, Правилах N 143, иных актах законодательства.

6. С каких документов стоит начать перевод документооборота в электронный

Обратите внимание!
Организация вправе разработать свой (аналогичный) перечень ДЭВ и дополнить его другими видами документов со сроком хранения до 10 лет без дополнительных условий выделения к уничтожению, а также теми, которых нет в перечне N 140.

Обусловлено это тем, что такие документы не нужно сдавать в архив организации (ч. 1 п. 204, п. 213 Инструкции по делопроизводству, перечень N 140). ДЭВ (ЭД) со сроком хранения до 10 лет хранят в СЭД, посредством которой они созданы или получены. Но при условии, что она обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, использовав такой подход, организация будет иметь время для создания и организации работы архива с ДЭВ (ЭД).

Примечание
Для хранения ДЭВ в архиве организации должен быть создан ряд условий для обеспечения их сохранности и целостности (гл. 6 Правил N 20).

Кроме того, переход на ЭДО целесообразно проводить постепенно: начать с документов с небольшими сроками хранения, организовать работу с ними, а затем уже переходить к документам с более длительными сроками хранения.

7. Что собой представляет смешанный документооборот

Обратите внимание!
Юридически значимыми являются только оригиналы документов. При СДО это подписанные бумажные документы и ЭД (т.к. они приравниваются к документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, и имеют одинаковую с ними юридическую силу) (ч. 1 ст. 22 Закона N 113-З). Если одновременно создается один и тот же документ на бумажном носителе (с оформлением и подписанием его согласно законодательству) и в электронном виде, то ни один из них не является копией другого. Оба являются оригиналами.

На практике СДО, как правило, применяется в следующем формате:

— документы, которые подлежат передаче в архив (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу) создаются в бумажном виде;

— документы, которые не передаются в архив, создаются в виде ЭД.

Примечание
Основная причина такого подхода состоит в том, что хранить ЭД постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу можно только в случае, если в организации создан отвечающий ряду условий архив для их хранения (гл. 6 Правил N 20).

Сведения о том, что в организации ведется СДО, необходимо отразить в соответствующем ЛПА, к примеру, в инструкции по делопроизводству. Помимо этого, в нем следует закрепить в том числе:

— особенности создания, регистрации и т.д. ДЭВ (ЭД) и бумажных документов;

— особенности формирования бумажных, электронных и гибридных дел;

— наименование функционирующей в организации СЭД.

8. Какие дела являются гибридными

— ДЭВ (ЭД), поступившие в организацию по каналам электросвязи (СМДО, электронная почта) или созданные в ней в СЭД;

— документы на бумажном носителе, поступившие в организацию или созданные в ней.

Гибридные дела можно формировать документами (ч. 3 и 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 1 п. 73 Инструкции N 19, гл. 6 Правил N 20):

— с временным сроком хранения (до 10 лет);

— постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения при условии, что в архиве организации созданы условия для хранения ДЭВ (ЭД) с сохранением их целостности.

Обратите внимание!
ДЭВ после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (ч. 1 п. 236 Инструкции по делопроизводству, п. 11 Инструкции N 19).

Гибридные дела существуют только на стадии оперативного хранения. После окончания делопроизводственного года гибридные дела (ч. 1, 3 — 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 2 и 3 п. 73 Инструкции N 19):

1) временного (до 10 лет) хранения не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков;

2) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации, в котором созданы условия для хранения ДЭВ с сохранением их целостности, оформляются в два самостоятельных дела:

— документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

— ДЭВ — в электронное дело. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях.

Двум этим делам присваивается один индекс и заголовок по номенклатуре дел. В свою очередь, в рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами.

Обратите внимание!
Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел следует отразить в ЛПА организации, например, инструкции по делопроизводству (ч. 6 п. 237 Инструкции по делопроизводству).

9.Что понимается под копией ЭД

Копия ЭД представляет собой форму внешнего представления ЭД на бумажном носителе, удостоверенную в установленном порядке, и содержащую указание на то, что она является копией соответствующего ЭД (абз. 3 ст. 1, ч. 1 и 2 ст. 20 Закона N 113-З). Иными словами, копия ЭД — распечатанный на бумаге ЭД, содержащий удостоверительную надпись.

Примечание
Порядок удостоверения формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе содержится в Положении N 1086.

Удостоверительная надпись придает копии ЭД юридическую силу. Поэтому копия ЭД, соответствующая установленным требованиям, имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом ЭД (ч. 4 ст. 22 Закона N 113-З, п. 8 Положения N 1086).

Пример

Организация получила посредством СМДО акт выполненных работ в виде ЭД. Впоследствии этот акт был распечатан на бумаге и удостоверен в установленном порядке. Иными словами, была создана копия ЭД (на бумажном носителе), т.е. акта выполненных работ, обличенного в ЭД. Такая копия имеет такую же юридическую силу, что и оригинал ЭД, содержащий акт выполненных работ.

Обратите внимание!
Если в соответствии с законодательством требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то и сам ЭД, и его копия считаются соответствующими этому требованию (ч. 5 ст. 22 Закона N 113-З). Иными словами, в такой ситуации создавать копию ЭД при наличии самого ЭД нет необходимости.

10. Как отличить ЭК от ЭД

ЭК представляет собой электронное отображение (скан) созданного на бумаге документа. Оно должно соответствовать оригиналу и быть подписано ЭЦП лица, которое это электронное отображение изготовило (абз. 14 ст. 1 Закона N 113-З).

Примечание
Общие требования к процессу создания ЭК и их учету закреплены в п. 55 — 64 Инструкции N 19.

ЭК может применяться взамен оригинала документа на бумажном носителе, т.к. после подписания ЭЦП приобретает юридическую силу и приравнивается к ЭД (ч. 4 ст. 23 Закона N 113-З, ч. 1 п. 54 Инструкции N 19).

Отличительной особенностью ЭК от ЭД является следующее:

— ЭД имеет ЭЦП поставившего ее лица;

— ЭК содержит электронное отображение бумажного документа (в том числе собственноручную подпись лица, подписавшего бумажный документ) и ЭЦП лица, сделавшего копию (т.е. отсканировавшего бумажный документ).

Обратите внимание!
После создания ЭК (скана с ЭЦП) бумажный документ временного (до 10 лет) срока хранения, не подлежащий передаче в архив, можно уничтожить. Но только если в организации созданы все условия для надежного хранения ЭК (п. 67 Инструкции N 19). Однако если скан, хоть и сохранен, но не подписан ЭЦП, уничтожить документ на бумажном носителе нельзя.
Если документ подлежит передаче в архив, то даже при наличии ЭК в архив передается именно бумажный оригинал. Судьбу же имеющейся ЭК определяет организация. Она вправе ее уничтожить или также передать в архив, если в нем созданы необходимые условия для хранения (п. 65 Инструкции N 19).

Внедрение электронного документооборота — поэтапный процесс. На каждом уровне нужно решать как технические, так и правовые вопросы. В этой статье расскажем о юридических процедурах перехода на ЭДО и документах, которые нужно будет подготовить для соблюдения формальностей.

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Первый этап оформления перехода — аналитическая часть организационных и кадровых вопросов.

На этом этапе нужно определить:

какие процессы и документы затронет ЭДО, как они будут осуществляться;
какие сотрудники будут задействованы в ЭДО — кто получит право создавать электронные документы, утверждать и подписывать их электронной подписью;
кто будет персонально отвечать за конкретные процессы;
как будет осуществляться контроль и управление ЭДО.

В дальнейшем конкретные решения юридически оформляются изданием приказов. При необходимости вносятся изменения в кадровую документацию.

Примерный набор локальных нормативных актов:

Приказ о переходе на электронный документооборот. В нём отражается, во-первых, само решение. Кроме того, устанавливаются этапы и сроки перехода на ЭДО, задействованные подразделения и сотрудники, а также ответственные лица.
Приказы и документы, касающиеся кадровых изменений в связи с переходом на ЭДО.
Специальные локальные акты, которые будут регулировать внутренний документооборот, процессы согласования документов, их движения между подразделениями и сотрудниками, подписания, контроля исполнения и т.д.
Инструкции (правила, регламенты, порядки и т.п.), касающиеся отдельных подразделений компании, в которых вводится ЭДО, — создание новых или внесение изменений в старые акты.

Оформление сертификата ЭП и заключение договора с оператором ЭДО

Для получения электронной подписи оптимальным вариантом будет обращение в удостоверяющий центр, который одновременно является оператором ЭДО. В этом случае можно сразу решить все вопросы — оформить ЭП, организовать ЭДО с контрагентами и сдачу отчётности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в электронном виде.

Но возможен и иной подход — сначала обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, оформить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и приобрести средство криптографической защиты информации (СКЗИ), а впоследствии заключить договор с оператором ЭДО для организации документооборота и сдачи отчётности.

Разработка и утверждение регламента ЭДО

Регламент описывает все процессы электронного документооборота, причём не только с юридической точки зрения, но и с технической. Документ разрабатывается индивидуально, исходя из специфики компании, её реальных бизнес-процессов и всех особенностей ЭДО.

Регламент может быть общим (единым), для отдельных подразделений, дочерних компаний, филиалов и представительств, для внутреннего и внешнего ЭДО или для отдельных направлений работы.

Нормативных требований к регламенту нет. Компании сами определяют его структуру и содержание. Но при составлении необходимо следовать требованиям российского законодательства. Кроме того, нужно учитывать нормативное регулирование отдельных направлений ЭДО, особенно в отношении бухгалтерского учёта и отчётности (приказы Минфина, ФНС, постановления Правительства).

Регламент разрабатывают юристы при участии технических специалистов, задействованных в ЭДО.

Примерные разделы регламента:

Вводная часть — предмет регулирования, нормативная база, термины и определения.
Юридическая часть — порядок организации ЭДО, его участники, их права и обязанности, управление, контроль, ответственность.
Техническая часть — описание бизнес-процессов, используемые программно-технические средства, инструкции по работе, совершению определенных действий и т.п.
Вопросы информационной безопасности — порядок её обеспечения, средства и процессы.

Согласование ЭДО с контрагентами

С новыми контрагентами вопрос электронного документооборота согласовывается при заключении сделки. Порядок определяется условиями договора.

По действующим договорам процесс согласования ЭДО следующий:

Контрагенту направляется письменное предложение о переходе на ЭДО.
Если контрагент согласен, заключается дополнительное соглашение к договору, где прописываются условия ЭДО.
Если контрагент не согласен, сохраняется прежний режим взаимодействия до истечения срока договора или до его досрочного расторжения.

Подключение к электронному документообороту с государственными органами

При переходе на ЭДО с государственными органами возможны различные сценарии в зависимости от направления электронного взаимодействия и его нормативного регулирования:

Наличие электронной подписи позволяет напрямую взаимодействовать с федеральными и региональными органами власти в онлайн-режиме. Использование специальных программных средств или функционала сайта определённого ведомства даёт возможность создавать электронные документы, тут же их подписывать и отправлять. Для работы в собственной корпоративной системе необходимо обратиться к услугам оператора ЭДО.

На 80 % должно сократиться время работы с документами при переходе на электронный документооборот.

Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Ключевые тезисы ФЗ №377:

Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?

КЭДО - это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.

Документы, которые нужно дублировать на бумаге:

трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
приказ (распоряжение) об увольнении работника,
документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.

На какой электронной платформе вести КЭДО?

Законом прописано использование двух подходов к выбору цифровой платформы, на которой будут создаваться, подписываться и предоставляться работодателю электронные документы, а также получение от работодателя электронных документов.

Как правильно оформить переход на КЭДО?

КЭДО в компании утверждается на основании ряда документов.

1. Локальный нормативный акт.

ЛНК должен содержать:

сведения об информационной системе, с помощью которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот,
порядок доступа к информационной системе работодателя,
перечень электронных документов, переведенных на КЭДО,
перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО,
срок уведомления работников о переходе на КЭДО,
дата запуска КЭДО (не раньше срока, указанного в уведомлении сотрудника).

2. Уведомление работника о переходе на кадровый электронный документооборот.

Необходимо письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО - в срок, установленный в локальном нормативном акте организации. Новым сотрудникам об электронном способе взаимодействия нужно сообщать при приеме на работу, трудоустраиваемых сотрудникам без трудового стажа с 2022 года уведомлять о КЭДО не требуется.

3. Письменное согласие работника.

Переход на КЭДО возможен с письменного согласия работника, Отсутствие такого согласия на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот признается отказом работника на такое взаимодействие. При этом за работником сохраняется право дать согласие в перспективе.

4. Соглашение с работниками на использование электронной подписи.

КЭДО невозможен без заверения документа электронной подписью как со стороны работодателя, так и сотрудника. В Соглашении должны быть указаны виды используемой сторонами электронной подписи, порядок использования цифровой подписи и т.п.

Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?

В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.

5 электронных подписей для КЭДО:

ПЭП - простая электронная подпись,
НЭП - усиленная неквалифицированная подпись,
КЭП - усиленная квалифицированная подпись,
ПЭП госуслуги,
НЭП госключ.

Каждому документу – определенная подпись.

Виды документов

Простая (ПЭП)

Неквалифицированная(НЭП)

Квалифицированная (КЭП)

Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст.

Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении).

Трудовой договор, приказ об увольнении, приказ о наказании.

Узнать подробнее о принятом КЭДО можно в видеоформате – посмотрите запись нашего вебинара по теме перехода на КЭДО Вебинар.

О том, как подключиться к сервисам СБИС, вам готовы рассказать специалисты. Звоните, наши решения позволяют получать от работы удовольствие!

Читайте также: