Приказ о назначении ответственного за миграционный учет в организации образец

Обновлено: 05.07.2024

В 2009 г. мы начали публиковать серию статей, посвященных особенностям трудоустройства иностранных работников и налогообложения выплат им (см. N N 3, 4 и 5). Были рассмотрены такие вопросы, как правовое положение иностранцев в РФ, порядок выдачи разрешений на привлечение иностранных работников, а также контроль за трудовой деятельностью иностранных граждан и ответственность за нарушение порядка их привлечения к труду. Мы остановились на особенностях налогообложения выплат в пользу иностранных работников - удержания НДФЛ с заработной платы и оплаты жилья. Также было рассказано об уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и взносов в ФСС на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, об оплате больничных листов работников-иностранцев и выплате им пособий по беременности и родам.

В продолжение темы мы осветим миграционный учет иностранных работников. Оформление документов при трудоустройстве иностранных граждан представляет собой весьма серьезную процедуру, несоблюдение которой может привести к наложению больших административных штрафов на организацию и ее должностных лиц.

Если работодатель имеет намерение принять на работу иностранного гражданина, который находится за границей, для этого ему прежде всего необходимо получить разрешение на привлечение и использование иностранных работников , как это предусмотрено п. 2 ст. 18 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" (далее - Закон N 115-ФЗ), и оформить приглашение на въезд в РФ иностранного гражданина в целях осуществления трудовой деятельности (однако для приглашении граждан из стран ближнего зарубежья, например из Украины, работодатель не должен иметь разрешение на привлечение и использование иностранных работников). Приглашение на въезд оформляется в территориальном органе Федеральной миграционной службы. Поскольку процесс получения каждого документа весьма длителен, существует такая практика: иностранный гражданин въезжает по приглашению частного лица, а уже потом оформляются все документы, необходимые для его привлечения к труду. Однако любой иностранный гражданин, въезжающий в РФ, подлежит постановке на миграционный учет.

Данный вопрос рассмотрен в статье И.А. Николаева "Правовое регулирование труда иностранных граждан" в N 3, 2009.

Внимание! Это касается как временно пребывающих, временно проживающих, так и постоянно проживающих в РФ иностранных граждан.

Правовая природа и правовое регулирование миграционного учета

Правовое регулирование миграционного учета осуществляется ст. 29.1 Закона N 115-ФЗ и Федеральным законом от 18.07.2006 N 109-ФЗ "О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации" (далее - Закон N 109-ФЗ), а также принятыми в соответствии с ними Правилами осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.01.2007 N 9 (далее - Постановление N 9).

Что касается правовой природы, то миграционный учет иностранных граждан и лиц без гражданства представляет собой деятельность по фиксации и обобщению предусмотренных законом сведений об иностранных гражданах и о лицах без гражданства, а также о перемещениях этих лиц. Миграционный учет иностранных граждан и лиц без гражданства в РФ является одной из форм государственного регулирования миграционных процессов и направлен на обеспечение и исполнение установленных Конституцией РФ гарантий соблюдения права каждого, кто законно находится на территории российского государства, на свободное передвижение, выбор места пребывания и жительства в пределах РФ и других прав и свобод личности, а также на реализацию национальных интересов России в сфере миграции.

Миграционный учет имеет уведомительный характер. В соответствии с федеральными конституционными законами или федеральными законами миграционный учет может носить разрешительный характер. Такой порядок регистрации действует или может быть введен:

в пограничной зоне;
в закрытых административно-территориальных образованиях;
в закрытых военных городках;
на территориях, в организациях или на объектах, для въезда на которые в соответствии с федеральным законом иностранным гражданам требуется специальное разрешение;
на территории, на которой в соответствии с указом Президента РФ введено чрезвычайное или военное положение;
в зонах экологического бедствия;
на отдельных территориях и в населенных пунктах, где в связи с опасностью распространения инфекционных и массовых неинфекционных заболеваний и отравления людей введены особые условия и режимы проживания населения и хозяйственной деятельности;
в зоне проведения контртеррористической операции;
в период мобилизации и в военное время;
в иных случаях, установленных федеральными законами.

Однако разрешительный порядок носит характер исключения: по общему правилу постановка на миграционный учет осуществляется в уведомительном порядке.

Миграционный учет включает в себя:

регистрацию по месту жительства и учет по месту пребывания, а также фиксацию иных сведений, установленных законом;
обработку, анализ, хранение, защиту и использование информации о количественных и качественных социально-экономических и иных характеристиках миграционных процессов;
ведение государственной информационной системы миграционного учета.

Обращаем внимание на то, что иностранный гражданин каждый раз, когда въезжает в РФ, должен быть поставлен на миграционный учет и каждый раз, когда выезжает за пределы РФ, должен быть снят с миграционного учета в течение установленных сроков, которые рассматриваются далее. То есть если ваш иностранный работник, который уже имеет все необходимые документы и поставлен на миграционный учет на длительный срок, решит съездить в выходные к родственникам или друзьям в страну своего гражданства или будет отправлен в командировку за рубеж, то вся процедура снятия и потом постановки на миграционный учет должна быть соблюдена. В противном случае организации грозят меры административной ответственности. Хотелось бы также отметить, что иностранные работники в свободное время не отчитываются перед организацией о том, как они его проводят, что вполне естественно. Однако нужно попросить их в случае планирования поездок, связанных с выездом из РФ, предупреждать об этом сотрудников организации, ответственных за оформление документов этим иностранным работникам.

Права и обязанности иностранных граждан при осуществлении миграционного учета

Иностранные граждане при осуществлении миграционного учета имеют право:

на ознакомление со своими персональными данными, содержащимися в государственной информационной системе миграционного учета;
на защиту своих персональных данных, содержащихся в государственной информационной системе миграционного учета;
на исправление своих персональных данных, содержащихся в государственной информационной системе миграционного учета, в случае обнаружения в них ошибок;
на внесение изменений и дополнений в свои персональные данные, содержащиеся в государственной информационной системе миграционного учета;
на получение в установленном порядке справок персонального характера в органах миграционного учета;
на осуществление иных прав, предусмотренных законом.

Основные обязанности иностранных граждан - встать на миграционный учет и представить при этом достоверные сведения, а также осуществить другие юридически значимые действия, установленные законами и другими нормативно-правовыми актами РФ.

На кого возлагаются обязанности по постановке на миграционный учет?

Все процедуры по постановке на миграционный учет и снятию с миграционного учета возлагаются на принимающую сторону. Если иностранный гражданин прибыл в РФ по приглашению организации, то и постановку на миграционный учет осуществляет эта организация.

Если иностранный гражданин прибыл в РФ по приглашению частного физического лица, то, соответственно, постановку на миграционный учет осуществляет это физическое лицо.

Где осуществляется постановка на миграционный учет?

Постановка на миграционный учет осуществляется в районном отделении управления Федеральной миграционной службы по субъекту РФ. Обратите внимание, что необходимо обращаться в отделение того района, к которому относится организация по своему фактическому адресу.

Документы, которые необходимы для постановки на миграционный учет

анкету на организацию (см. анкету);
свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ;
учредительные документы;
разрешение на привлечение и использование иностранных работников и его копию (не требуется для стран, с которыми заключено соответствующее соглашение или в отношении которых установлен соответствующий порядок - в настоящее время это страны ближнего зарубежья);
документ, подтверждающий право собственности на помещение, где располагается организация, а если помещение арендуется, то договор аренды;
приказ о назначении лица, ответственного за постановку на миграционный учет, которое будет представлять документы (см. приказ).

Кроме того, необходимо приложить папку "Дело" к данному перечню документов и копии всех представляемых документов.

На каждого иностранного гражданина представляют следующие документы (с копиями):

паспорт, по которому иностранный гражданин въехал в РФ, и его нотариально заверенный перевод (с копией страниц паспорта с основными данными и страницы, где стоит штамп о въезде в РФ);
миграционную карту (заполняется при въезде каждым иностранцем) для временно пребывающего и вид на жительство либо разрешение на временное проживание (для постоянно либо временно проживающего в РФ) (п. 26 Постановления N 9);
заполненное уведомление (форма утверждена Постановлением N 9).

Если на миграционный учет ставится иностранный гражданин, который уже был ранее поставлен на миграционный учет и который имеет разрешение на работу, то необходимо также представить:

разрешение на работу;
трудовой договор.

Кроме того, во всех случаях должен быть представлен документ (и его копия) о том, где и на каких условиях иностранные граждане проживают, например договор найма жилого помещения.

При изменении сведений об иностранном гражданине принимающая сторона обязана в течение трех рабочих дней сообщить об этом непосредственно в территориальный орган ФМС, представив письменное заявление произвольной формы с приложением копий необходимых документов и нового заполненного бланка уведомления о прибытии.

Помимо этого рекомендуется представлять ходатайство о постановке на миграционный учет соответствующих граждан. Согласно п. 10 Постановления N 9 если не представлен какой-либо обязательный документ, заявление о регистрации не принимается до представления всех необходимых документов. Значение данного ходатайства в следующем: срок для постановки на миграционный учет очень короток, и если при приеме в миграционном органе окажется, что недостает каких-либо документов, то с разрешения сотрудников миграционной службы их можно будет донести, например, на следующий день. То есть ходатайство позволит избежать пропуск предусмотренных сроков. В ходатайстве обязательно должна быть указана дата его составления.

Порядок постановки на миграционный учет

Все подготовленные документы представляются в миграционный орган лицом, которое назначено ответственным за данную процедуру в соответствии с приказом - последний также надо представить в миграционный орган. Сотрудник организации должен иметь при себе паспорт.

Прием сотрудника организации проводится во время, обозначенное в расписании миграционного органа как время для приема организаций.

Сначала осуществляется регистрация организации, затем уже постановка на миграционный учет иностранных граждан. И постановка на миграционный учет, и снятие с миграционного учета бесплатны. Сотрудник организации подает все документы. В его присутствии они проверяются представителем миграционной службы, затем тот ставит штампы, указывает период, на который иностранный гражданин ставится на миграционный учет, и выдает отрывную часть бланка уведомления.

При утрате или порче отрывной части бланка уведомления о прибытии иностранный гражданин непосредственно направляет в территориальный орган ФМС, в котором поставлен на учет, заявление об оформлении дубликата отрывной части бланка уведомления о прибытии с указанием обстоятельства утраты или порчи отрывной части бланка уведомления о прибытии. При этом соответствующему должностному лицу территориального органа ФМС предъявляется документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина. Территориальный орган ФМС проверяет наличие сведений об учете этого иностранного гражданина по указанному месту пребывания и при необходимости запрашивает копию экземпляра уведомления о прибытии. При подтверждении сведений о выполнении принимающей стороной и иностранным гражданином действий по постановке на учет заявителю в течение трех рабочих дней оформляется дубликат отрывной части бланка уведомления о прибытии с проставленной отметкой о приеме уведомления о прибытии.

Срок постановки на миграционный учет

Очень важным является вопрос о сроках постановки иностранных работников на миграционный учет. Согласно п. 2 ст. 20 Закона N 109-ФЗ постоянно проживающий в РФ иностранный гражданин подлежит учету по истечении семи рабочих дней со дня прибытия в место пребывания, временно проживающий или временно пребывающий в РФ иностранный гражданин - по истечении трех рабочих дней со дня прибытия в место пребывания.

Обращаем ваше внимание: срок слишком короток, его легко пропустить. Поэтому рекомендуем сразу же обращаться в органы миграционной службы, так как часы приема ограничены, а может случиться, что какие-либо документы или копии документов отсутствуют и их требуется дополнительно представить.

Снятие с миграционного учета

Процедура снятия с миграционного учета довольно проста. Лицо, ответственное за оформление документов иностранным гражданам, должно принести отрывную часть, полученную при постановке на миграционный учет, в районный отдел областного управления ФМС, где иностранные граждане были поставлены на миграционный учет. В организации должны быть сохранены копии отрывной части бланка уведомления. Снятие с миграционного учета должно быть совершено в течение двух рабочих дней со дня выезда иностранца за пределы РФ. На отрывной части бланка должна быть указана дата отбытия иностранного гражданина. Если иностранные граждане не будут сняты с миграционного учета, то на организацию будет наложен штраф.

Ответственность

Ответственность за нарушение правил миграционного учета предусмотрена в п. 4 ст. 18.9 "Нарушение должностным лицом организации, принимающей в РФ иностранного гражданина или лицо без гражданства, либо гражданином РФ или постоянно проживающими в РФ иностранным гражданином или лицом без гражданства правил пребывания иностранных граждан или лиц без гражданства в РФ" КоАП РФ. Неисполнение принимающей стороной обязанностей в связи с осуществлением миграционного учета влечет наложение административного штрафа:

на граждан - от 2000 до 4000 руб.;
на должностных лиц - от 40 000 до 50 000 руб.;
на юридических лиц - от 400 000 до 500 000 руб.

Штрафы, как видим, крупные. При этом нужно отметить, что штраф налагается за каждое нарушение по отношению к каждому иностранному работнику. Это означает, что, например, если трое иностранных граждан не были поставлены на миграционный учет или поставлены с нарушением сроков, то размер штрафа для организации составит не менее 1,2 млн руб., для должностного лица - не менее 120 000 руб.

В целом процедура постановки и снятия с миграционного учета может показаться достаточно сложной, однако, если самостоятельно ее пройти один раз, четко следуя нашим рекомендациям, станет очевидно: требуется только подготовить определенные документы и представить их в соответствующие миграционные органы в указанные сроки. Постановка на миграционный учет необходима для дальнейшего оформления документов для иностранного работника, в первую очередь для получения разрешения на работу. Нарушения, связанные с постановкой или снятием с миграционного учета иностранных граждан, влекут огромные штрафы для организации - это, естественно, нежелательно, а значит, к данному этапу оформления иностранных работников необходимо подойти с предельной внимательностью.

"Упрощенная система налогообложения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Приказ о назначении ответственного за ЭЦП — это распорядительный акт о наделении работников правом подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи. С 01.07.2021 правила работы с ЭП изменились.

Что сделать перед оформлением приказа

С 01.07.2021 вступила в силу первая часть изменений в 63-ФЗ, вторая — начнет действовать с 01.01.2022. По факту после 01.07.2021 в работе заказчиков и поставщиков ничего не поменяется. Если у организации действительна подпись, выпущенная аккредитованным удостоверяющим центром, то менять ее не требуется. ЭЦП по новому регламенту придется применять только с 01.01.2022. Если же срок действия ЭП закончится до 01.01.2022, то следует ее поменять, но только в удостоверяющем центре, аккредитованном (переаккредитованном) по новым правилам. Если подпись сделали до 01.07.2021 в центре, не прошедшем аккредитацию по новым правилам, то она действительна только до 01.01.2022. Приказ об аккредитации и перечень аккредитованных удостоверяющих центров (АУЦ) выпустят ближе к началу 2022 года.

Все ключевые изменения начнут действовать с 01.01.2022. С 1 января не только директор, но и уполномоченные лица, в том числе и специалисты по закупкам, обязаны использовать личную ЭП как для работы, так и для собственных документов (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Для оформления личной подписи физлица приказ не требуется: в ней указывают только ФИО получателя без отсылок к его работодателю. Получать такую ЭП следует только в УЦ, аккредитованных по новым правилам. А использовать подпись придется вместе со специальной электронной доверенностью.

Руководители и индивидуальные предприниматели с 01.07.2021 получают ЭЦП в ФНС. Подписи выдают территориальные инспекции или их доверенные лица — удостоверяющие центры, прошедшие дополнительный отбор (приказ ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020). Прежде чем оформить приказ о наделении полномочиями лиц, ответственных за размещение в ЕИС для получения ЭП, уточните, прошел ли удостоверяющий центр аккредитацию по новым правилам.

Эксперты КонсультантПлюс сделали обзор нововведений по работе с электронной подписью с 01.07.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто и зачем готовит приказ

Права на первую подпись принадлежат руководителю организации. Для непрерывного функционирования учреждения (если директор отсутствует на работе) он передает полномочия на подписание документов ответственным сотрудникам. Обычно это его заместители и главный бухгалтер.

Иная ситуация с ЭЦП. Она используется для шифрования и защиты информации электронной документации (63-ФЗ от 06.04.2011). Есть сферы, в которых документы подписываются только электронной подписью. Это и платежные системы, и госзаказ, и информационные ресурсы. Вот для чего используют ЭЦП:

И это далеко не все автоматизированные информационные системы, где для подписания документов используется ЭЦП. Руководитель назначает администратора по такой работе и определяет ответственных лиц, наделенных правами ЭП. К примеру, создается ЭЦП для контрактного управляющего — в целях работы в Единой информационной системе и на торговых площадках.

Специалисты Федерального казначейства определили перечень документов, которые необходимо предоставить при оформлении сертификата ЭП. Приказ в списке сопроводительной документации — один из первых. Его обязательно составляют при получении ключа ЭЦП.

Почему заказчики обращаются в ТОФК? Сертификаты ЭП оформляют только удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифрой. Большая часть таких центров базируется в отделах ФК и использует казначейский регламент для работы с клиентами. Для подписи документов применяют только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Прежде чем оформить ЭЦП, составьте грамотный приказ на ответственное лицо со стороны заказчика на подписание документов и о назначении ответственных лиц. Привлеките сотрудников, непосредственно связанных с передаваемыми полномочиями и пользовательскими ролями:

главный бухгалтер или бухгалтер — для работы с СУФД, электронным бюджетом и ГМУ;
контрактный управляющий или специалист по закупкам — для ЕИС;
программист — для администрирования автоматизации рабочих мест.

Приказ готовят и заказчики, и поставщики. Поставщикам электронная подпись необходима для участия в торгах. Организации-заказчики передают в ТОФК распоряжение о назначении ответственного за ЭП и пакет сопроводительной документации. После обработки информации специалисты Казначейства предоставляют организации сертификаты ключа ЭЦП. Поставщики работают по той же схеме, только документы направляют не в ТОФК, а в удостоверяющий центр.

С 01.01.2022 вступает в силу приказ Федерального казначейства № 21н от 15.06.2021. Норматив утверждает порядок реализации ФК функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей. Бюджетные заказчики продолжат получать ЭП в удостоверяющих центрах территориальных отделений ФК.

Что включать в приказ по ЭЦП

Отзыв ЭП производится через официальный сайт Федерального казначейства. Сертификат отзывают по окончании срока его действия, при увольнении ответственного работника, из-за неисправности ключа. Делать приказ об отзыве ЭЦП нет необходимости. Сформируйте заявление онлайн, подпишите и направьте специалистам ФК. Как только обращение пройдет проверку, сертификат отзовут.

В 63-ФЗ разъясняется, на каком основании можно подписать ЭЦП начальника — такого основания нет: каждый ответственный сотрудник подписывает документы собственной ЭПОХИ. Для этого и издают распоряжение о наделении полномочий. Приказ составляют в свободной форме. Некоторые ТОФК и удостоверяющие центры предоставляют клиентам бланки, которые необходимо заполнить для получения ключа ЭП в их отделе. Обязательно отразите следующую информацию:

Полное наименование заявителя. Пропишите краткое название, если оно есть в уставных бумагах.
Реквизиты распоряжения: номер, дата и место выпуска.
Название акта и правовую основу. В преамбуле всегда ссылайтесь на нормативы, в соответствии с которыми потребовалось наделить сотрудников правами на подписание. К примеру, ЭЦП для ЕИС делают по нормам федеральных законов № 44 и № 63.
Перечень работников, которым передают полномочия. Укажите их фамилии, имена и отчества полностью. Пропишите их текущие должности и новые полномочия. Кроме того, отразите, что подписывает электронной подписью контрактный управляющий и другие ответственные сотрудники — перечень закупочных документов в ЕИС и на торговых площадках.
Для распорядительного акта на передачу прав подписания при замещении основного работника внесите сведения как минимум о двух сотрудниках, которые заменят его при отсутствии.

Образцы приказов по работе с электронной подписью

Примерный приказ о наделении правом подписи для получения ЭЦП в бюджетной организации:

г. Идеальный

№ 116

О наделении правом электронной подписи

Назначить администратором информационной безопасности специалиста отдела закупок Денисову Дарью Денисовну.
Наделить правом электронной подписи электронных документов со следующими полномочиями следующих сотрудников:

Полномочия при работе

Иванов Иван Иванович

Заказчик. Администратор организации
Заказчик. Уполномоченный специалист
Заказчик. Должностное лицо с правом подписи контрактов
Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

Петрова Полина Петровна

Заказчик. Уполномоченный специалист
Заказчик. Должностное лицо с правом подписи контрактов
Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

Денисова Дарья Денисовна

Специалист отдела закупок

Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

А это — образец распоряжения для Казначейства:

Об авторе этой статьи

Александра Задорожнева Бухгалтер, эксперт проекта Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Читайте также: