Приказ номенклатура дел на 2021 год с новыми сроками хранения

Обновлено: 04.05.2024


В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

Порядок действий

  1. Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г. 2 ;
  2. Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов кадровых документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в номенклатуре дел отдела кадров (в рамках утвержденной сводной номенклатуры дел на 2020 год), выявить все изменения сроков;
  3. Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в свой рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет отдел кадров. Этот экземпляр станет основой:
    • для разработки новой номенклатуры на 2020 год в части дел отдела кадров или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
    • для подготовки кадровой части номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
  4. На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел отдела кадров и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю службы ДОУ и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними и руководителем организации решать вопрос, будет ли утвержденная сводная номенклатура дел организации на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений.

Новый Перечень обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов. Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы необходимо сделать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?

Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню. Строго говоря, исправлять номенклатуру дел на 2020 год мы не обязаны, но вот определять сроки хранения документов, сформированных в 2020 году, мы должны по-новому. А т.к. номенклатура дел, в т.ч. в кадровой части, является неким справочником сроков хранения дел организации, то через ее актуализацию выполнить данную задачу будет легче.

Руководствуясь п. 6.10 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, далее – Правила делопроизводства) и п. 8.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), можно сделать вывод, что переработка номенклатуры не обязательна. Перечень дел, структура организации остаются прежними, меняются номера статей по Перечню и сроки хранения документов и дел. Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.

А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации. Также следует указать срок исполнения данного поручения.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 3 ) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п. 1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется.

Обратите внимание, что, например, вступившие в силу Правила делопроизводства предусматривают, что организация имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п. 6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г.

Сама по себе работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем отделу кадров инициировать оформление ее этапов и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд в целом и утверждает сводную номенклатуру дел.

А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению. И начать можно с кадровой части, показав руководству важность правильной организации работы с документами по личному составу и определения сроков их хранения в соответствии с последними новшествами.

В процессе внедрения Перечня 2019 г. необходимо учесть еще одну проблему – признание утратившим силу 4 ранее действовавшего Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Поэтому, если до вступления в силу нового Перечня вы еще не успели утвердить описи дел отдела кадров и акты о выделении к уничтожению документов по личному составу и дел за предшествующие годы, то они будут подлежать повторной экспертизе ценности дел и изменению сроков их хранения в соответствии с новым Перечнем 2019 г.

Рекомендуем также проинформировать (а лучше провести обучение) ответственных за кадровое делопроизводство в обособленных структурных подразделениях (филиалах, представительствах и пр.) – при наличии таковых, чтобы:

  • до проверки соответствия и уточнения сроков хранения и до повторного утверждения описей и актов никакие документы не выделялись к фактическому уничтожению и не вывозились в пункты вторсырья;
  • после внесения необходимых изменений в номенклатуру дел и получения соответствующих выписок из нее или приказа об изменении сроков хранения, на обложках дел, заведенных в подразделениях, ответственные за делопроизводство оформили изменение сроков хранения и/или других реквизитов (см. Пример 6).

Конкретное содержание работ по внедрению Перечня 2019 г. в отделе кадров будет зависеть от объема документов, дел и количества выявленных изменений, которые необходимо внести в номенклатуру дел в кадровой части. В зависимости от общего объема работ руководитель организации принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2020 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые организации необходимо будет подготовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2019 г. Вы сможете предложить их руководству как готовые к использованию образцы документов, подготовленные специалистами в области делопроизводства и проверенные юристами.

Если вносить изменения в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 г.

Для организации работы в своей части отделу кадров необходимо продумать мероприятия и сроки их выполнения с последующим отражением в приказе по административно-организационной деятельности среди прочих мероприятий (см. Пример 1).

Пример 1. Первый приказ, запускающий работу в организации в связи с вступлением в силу нового Перечня

Читайте также: