При подготовке ответного документа исполнитель обязан

Обновлено: 18.05.2024

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

Распоряжению обязательно следует
- присвоить номер,
- поставить дату его создания,
- написать наименование организации.
Далее в документе нужно указать
- обоснование или основание для его формирования,
- обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
- задачи, которые перед ними стоят,
- сроки их решения.
Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.

Логика организации контроля

Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки.

В рамках контроля необходимо проверить:

дан ли на документ ответ;
насколько своевременно обработано поручение;
насколько точно выполнено поручение.

Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях:

Автоматизированный контроль исполнения документов предполагает их обработку в системах электронного документооборота. В этом случае при регистрации документов в систему вносятся такие данные, как:

реквизиты документа;
дата регистрации;
назначенные исполнители;
суть поручения;
дата исполнения.

В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.

Документационное оформление контроля

В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы:

какое подразделение обеспечивает контроль за исполнением;
какие именно документы ставятся на контроль. Это могут быть обращения граждан, претензии, запросы правоохранителей, поручения вышестоящих органов. Также на контроль ставится исполнение внутренних документов компании – приказов, распоряжений, инструкций;
последовательные или параллельные этапы контроля исполнения документов, их определение зависит от структуры организации. Так, исполнение одного документа может параллельно контролироваться на уровне руководителя филиала и на уровне профильного подразделения головной организации;
типовые сроки исполнения поручений по обработке документов, регламент их продления, если он предусмотрен правилами конкретной организации;
порядок регистрации и внесения сведений в информационные базы данных;
порядок внесения сведений об этапах контроля исполнения документов в базы данных;
порядок работы с документами исполнителя;
порядок их хранения информации с учетом принятой в организации номенклатуры дел;
порядок обобщения сведений о том, насколько своевременно и точно исполняются поручения, и целевое использование таких обобщений (докладные записки, отражение в ключевых показателях эффективности).

Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.

Сроки исполнения

Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.

Для частной компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.

Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Так, если в фирму направлен запрос МВД о предоставлении документов до определенной даты, срок исполнения должен предусматривать период сбора документов, их проверки, формирования пакета и передачи его на почту или в экспедицию компании таким образом, чтобы не была допущена просрочка. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.

Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.

Сроки отсчитываются в разном порядке:

для поступивших в государственную организацию документов – с момента регистрации, обычно это следующий день с даты получения;
для частных компаний – с даты подписания руководителем приказа или поручения, иных распорядительных документов, в которых установлена обязанность исполнения.

Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.

Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.

Организационный контроль исполнения документов

На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.

Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:

поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации.

Этапы контроля

Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:

постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;
проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;
проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;
контроль при наступлении даты исполнения;
снятие документа с контроля;
отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);
проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;
доклад руководству по итогам анализа.

ознакомлением под роспись с поручением;
направлением уведомления в системе ЭДО.

Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока.

Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.

Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.

Как фиксируется исполнение

Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации.

Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо.

Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.

Результаты контроля

Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.

Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.

В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы.

Автоматизированный контроль исполнения

Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов.

Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.

Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.

1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом техникума.

1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в техникуме.

1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности техникума, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря-делопроизводителя, заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.

1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях техникума, регламентируются должностными инструкциями.

1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения техникума.

2. Делопроизводство и документооборот

2.1. В соответствии с настоящим Положением секретарь-делопроизводитель разрабатывает, а руководитель техникума утверждает Инструкцию по делопроизводству и документообороту (далее - инструкция). Данная инструкция является внутренним нормативным документом и регламентирует все операции по созданию, движению и хранению документов, происходящие в техникуме.

2.2. Руководитель техникума назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях техникума:

ДП директора;
ДП учебной части;
ДП бухгалтерии;
ДП административно-хозяйственной части;
ДП дополнительного образования;
ДП методического кабинета;
ДП цикловых комиссий.

Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.3.Документирование деятельно сти.

2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в техникуме, в том числе:

составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
оформление протоколов заседаний (советов, комиссий и др.);
ведение деловой переписки;
составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).

2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.4. Организация документооборота включает в себя:

прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;
регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов);
регистрация и прохождение внутренних документов;
контроль исполнения документов.

3. Организация работ с входящей документацией

3.1. Исполнение включает:

прием входящей документации;
регистрацию документа и его визирование директором;
доведение документа до исполнителя; проверку хода исполнения и движения документа;

3.3. Рассмотренные директором документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

3.4. При необходимости ознакомления нескольких должностных лиц с данным документом, их фамилии указываются в резолюции директора.

3.5. Документы передаются на исполнение исполнителям секретарем-делопроизводителем и подшиваются и хранятся в папке входящей документации. Дата возвращения документа указывается в журнале регистрации входящей документации.

4. Организация работ с исходящей документацией

5. Постановка документов на контроль

5.2. Контроль исполнения включает:

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие с контроля;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Еженедельное предоставление информации директору; рассмотрение директором результатов контроля исполнения.

5.3. Постановка на контроль исполнения документов, поступающих в техникум, осуществляется согласно резолюции директора.

5.4. Поступающая корреспонденция рассматривается директором в установленном порядке, указывает в резолюции фамилию исполнителя.

5.5. В случае если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, их фамилии указываются в резолюции. В этом случае ответственность за исполнение несут все лица, указанные в резолюции.

Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или указывается в резолюции.

5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента даты постановки документа на контроль. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или содержится в тексте документа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, в 2-х недельный срок,
архивные документы - не более месяца.

5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6. Организация контроля исполнения документа

6.1. Исполнители обязаны предоставлять секретарю необходимую информацию по вопросам, касающимся исполнения документов, поставленных на контроль и несут полную ответственность за ее объективность.

7. Учет и обобщение результатов контроля

7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения данного документа ответственным исполнителем.

Результаты исполнения отмечаются секретарем в журнале входящей документации.

7.2. Изменение срока исполнения производится только по указанию директора или лица его замещающего. Решение о переносе срока исполнения отражается в документе, и в журнале регистрации входящей документации.

О принятом решении директор должен поставить в известность секретаря-делопроизводителя для внесения соответствующих корректировок в журнал входящей документации и доведения решения до ответственных исполнителей.

8. Рассмотрение результатов контроля

8.1. На совещании руководителей рассматриваются результаты исполнения и причины невыполнения заданий.

8.2. По каждому невыполненному заданию директором принимается одно из решений:

о переносе (продлении) срока исполнения;
о наложении взысканий на ответственных исполнителей, виновных в невыполнении;
об изменении ранее принятого решения или задания.

8.3 Решения, принятые по каждому невыполненному заданию, фиксируются ведущим в протоколе совещания руководителей, имеющего силу приказа.

9. Организация приема телефонограмм

9.1. Прием телефонограмм осуществляется секретарём-делопроизводителем.

9.2. Учет входящих телефонограмм осуществляется в журнале учета входящих телефонограмм.

9.3. Секретарь знакомит под роспись с текстом телефонограммы исполнителя согласно резолюции директора.

10.1. Служебные и докладные записки сотрудников оформленные на имя директора, визируются руководителем подразделения, регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале учета служебных и докладных записок в день приема, после чего рассматриваются директором.

10.2. Рассмотренные документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале учета служебных записок делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи

11.2. Подготовка документов к отправке осуществляется в подразделениях ответственными исполнителями.

11.3. Документ должен быть оформлен на светлой бумаге формата А4 и содержать четкий и разборчивый текст или графическое изображение. При
невыполнении этих требований исполнителем документа, секретарь не принимает документ на отправку.

11.4. Секретарь при передаче служебных документов по каналам факсимильной и электронной связи руководствуется следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

11.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

12.5. После регистрации факсимильные и электронные документы направляются директору или лицу, его замещающему для рассмотрения.

12.6. Доведение документа до исполнителя осуществляется секретарем-делопроизводителем согласно резолюции директора.

12.7. Дальнейшая работа с документом осуществляется согласно п. 3-8 настоящего Положения.

13. Организация телефонных междугородних переговоров

13.1. Телефонные междугородние переговоры осуществляются сотрудниками с разрешения руководителя с аппарата, имеющий доступ к междугородному выходу. Все результативные звонки фиксируются в журнале регистрации междугородных телефонных переговоров, который хранится у секретаря.

13.2. Длительность телефонных переговоров не должна превышать 6-7 мин.

13.3. Ответственность за учет междугородных переговоров несет секретарь.

14. Организация и хранение документов

14.1. В соответствии с Номенклатурой дел и Положением о делопроизводстве и документообороте в подразделениях формируют, оформляют дела, осуществляют оперативное хранение дел до истечения срока надобности, и затем передают их на архивное хранение в архив облпотребсоюза.

14.2. Организация хранения документов включает в себя:

составление и ведение номенклатуры дел;
формирование и оформление дел;
проведение экспертной комиссией экспертизы ценности документов и выделение дел на уничтожение в конце годового отчетного периода.

14.3. При уничтожении дел составляются акт и перечень документов, подлежащих уничтожению. Акт и перечень документов передаются архивариусу.

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Реквизит	Требование к реквизиту
Название компании	Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Ввести штатное расписание — это основная задача компании

Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача

Коротко

Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее