Предоставление удаленного доступа к архивным документам электронные читальные залы

Обновлено: 24.04.2024

Поток обращений за информацией в архивные учреждения со стороны физических лиц, органов власти и организаций постоянно возрастает в связи с развитием предоставления государственных услуг. Увеличивается количество документов долговременного хранения, утверждаются новые форматы и правила использования и хранения документов в бумажном и электронном виде. В таких условиях традиционные методы работы не позволяет соблюдать нормативные сроки предоставления информации.

Инновационным подходом к решению поставленных задач и повышению эффективности внутренней деятельности является создание централизованных электронных архивных ресурсов на уровне субъекта РФ.

РЕШЕНИЕ

Назначение решения:

Повышение эффективности предоставления архивными учреждениями государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных функций
Снижение влияния человеческого фактора на сохранность и целостность документов; значительное уменьшение количества обращений к бумажным оригиналам
Повышение доступности объектов культурно-исторического наследия региона и внедрение современных информационных технологий
Снижение временных затрат и оптимизация процессов выполнения технологических архивных процедур
Сокращение финансовых затрат на обеспечение функционирования архивов и уменьшение занимаемых традиционными архивами площадей

ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ

Внедрение типовых модулей автоматизации деятельности государственных архивов
Создание информационных ресурсов архивных учреждений региона
Развертывание лаборатории по созданию электронных копий и микрофильмов и внедрение подсистем электронного читального зала
Внедрение единого хранилища и создание централизованной системы управления объединенными электронными ресурсами
Создание Интернет-портала государственной архивной службы и обеспечение межведомственного взаимодействия

1. Внедрение типовых модулей автоматизации деятельности государственных архивов

В современных условиях развития глобальных процессов информационного взаимодействия и необходимости предоставления государственных услуг возрастает общая нагрузка на архивные учреждения. Для повышения эффективности деятельности требуется внедрение специализированных систем, позволяющих автоматизировать все внутренние функции по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов.

Учет, управление и исполнение поступающих в архивное учреждение запросов пользователей
Формирование отчетно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива
Формирование, пополнение и выгрузку сведений объединенного научно-справочного аппарата по документам государственных и муниципальных архивов
Контроль руководством исполнения пользовательских запросов
Учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива

2. Создание информационных ресурсов архивных учреждений региона

Также необходимым условием для повышения эффективности деятельности архивов является перевод востребованных фондов в электронный вид и предоставление к ним доступа. В рамках решения производится оцифровка фондов архивных учреждений, создается массив электронных копий документов и индексная база в соответствии с используемыми справочниками и классификаторами, необходимая для обеспечения эффективного поиска по электронным фондам. Производится массовое сканирование и индексирование бумажных архивных документов и описей с применением специализированной промышленной технологии по созданию информационного ресурса:

Подготовка документов к сканированию (расшивка дел, полистная проверка и нумерация страниц документов в делах)
Сканирование документов, сохранение и обработка графических образов
Сшивка и реставрация архивных дел
Индексирование по согласованному списку полей
Запись информации на информационные носители

Реализуется возможность перевода в электронный вид расшитых и нерасшиваемых документов размером от А5 до А2. При этом форматы графических образов, цветовой режим и требуемое разрешение определяются заказчиком, обеспечивается возможность визуального контроля получаемых изображений.

Работы по индексированию полученного массива проводятся с применением специализированных технологий массового ввода, гарантирующих качество информационного ресурса.

3. Развертывание лаборатории по созданию электронных копий и микрофильмов и внедрение подсистем электронного читального зала

Для создания и обеспечения полнофункциональной работы со страховыми фондами и фондами пользования решением предусматривается создание лабораторий, объединяющих в единый комплекс все виды профессионального оборудования по созданию и использованию микрофильмов, переводу в электронный вид расшитых, нерасшиваемых документов и микроформ.

В рамках автоматизация лаборатории обеспечивается возможность загрузки и учета получаемых электронных образов в соответствии с используемым НСА:

поставка документации на сканирование и микрофильмирование, ведение информации об обработке документов и микроформ
протоколирование и регистрация операций по размножению, сканированию и индексированию документов и микроформ
проведение работ по оценке качества
ввод информации в систему и редактирование

Проводится обучение сотрудников заказчика работе с высокотехнологичным оборудованием создаваемой лаборатории.

Внедрение системы электронного читального зала

Развитие цифрового контента и увеличение объема фондов пользования требуют расширения возможностей учетных систем и внедрения средств доступа к электронным документам, способных максимально эффективно реализовать все функции по получению архивной информации пользователями и исследователями.

доступ к электронным фондам
регистрацию и редактирование учетных сведений пользователей и тематик их исследований
прием на исполнение, передачу на визирование новых требований, закрытие исполненных требований и просмотр их списков
прием, выдачу и возврат дел в архивохранилище
использование специальных средств и оборудования учета (штрих-кодирование и RFID-технологии)

4. Внедрение единого хранилища и создание централизованной системы управления объединенными электронными ресурсами

Основной задачей решения является обеспечение доступа к разрозненным электронным архивным ресурсам в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг. Для этой цели все оцифрованные фонды объединяются в централизованном хранилище под управлением специализированной ECM-системы.

Используются приобретенные и оформленные в соответствии с лицензионными соглашениями производителей программные средства, обеспечивающие управление информационным ресурсом, базами данных и сетевое взаимодействие:

хранение индексной информации и графических копий документов без возможности несанкционированного удаления информации из системы
резервное копирование и восстановление данных системы
ввод индексной информации основного раздела (рубрика-фонд-опись-дело) и данных тематических комплексов научно-справочного аппарата, привязку электронного образа описи к ее индексной карточке, а также редактирование имеющихся в системе данных
учет приема и исполнения запросов для регистрации, планирования и контроля исполнения запросов пользователей и заявок
доступ к информационному ресурсу и поиск документов по основной структуре данных и НСА, просмотр электронных копий описей и дел сотрудниками архивов и пользователями, работающими в читальном зале

Система управления электронным ресурсом обеспечивает:

общее администрирование программно-технологического комплекса
управление правами пользователей
защиту от несанкционированного доступа к данным и их изменения
настройку подсистем под особенности работы архива
взаимодействие с внешними системами

В соответствии с требованиями существующего законодательства к защите информации и ограничению доступа к хранимым данным системой предоставляется возможность:

регистрации пользователей и управления доступом к электронным регистрационным карточкам, электронным копиям документов и прочим ресурсам
маскирования электронных образов документов в соответствии с определенными для пользователей правами доступа
сохранения всех версий электронных копий и регистрационных карточек документов, хранящихся в системе
хранения всех электронных образов документов в закодированном виде (метафайле), не допускающем фрагментарного копирования и просмотра средствами общего программного обеспечения
Для хранения объединенного информационного ресурса используются интеллектуально управляемое хранилище данных на основе современных накопителей различного типа: RAID (HDD) для хранения БД и индексной информации, роботизированные библиотеки для энергонезависимого хранения электронных фондов (Blu-Ray/DVD).

5. Создание Интернет-портала государственной архивной службы и обеспечение межведомственного взаимодействия

Развитие государственных и муниципальных услуг требует от ответственных учреждений не только утверждения административных регламентов, но и реализации средств доступа граждан к услугам в электронном виде.

В составе подсистемы функционируют Интернет-приемная архивных учреждений и виртуальный читальный зал, посредством которых осуществляются передача в архив требований пользователей на открытие доступа к информационному ресурсу, предоставление доступа и учет фактов работы удаленных пользователей с ИР.

Используемая система управления информационным ресурсом обладает широкими интеграционными возможностями как в виде стандартных коннекторов, так и в виде инструментов разработки программных интерфейсов, и в случае необходимости может быть проинтегрирована с любой используемой информационной системой.

Осуществляется интеграция объединенного архивного ресурса с региональным сегментом СМЭВ, что позволяет включить его в единое информационное пространство региона с реализацией межведомственного взаимодействия, аутентификацией, регламентаций прав, протоколированием действий пользователей и использованием электронной подписи. Также интеграция позволяет обеспечить доступ к госуслугам через единый портал государственных и муниципальных услуг.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Результатом работ по разработке, созданию и внедрению автоматизированной системы управления архивным делом региона является:

Пока полностью заменить бумажные документы электронными не получится, но в 2022 г., вероятно, такая возможность появится. При этом уже сейчас электронный архив позволит наладить взаимодействие как внутри компании, так и вовне – с контролирующими органами и контрагентами. Это удобно и выгодно

За жизненный цикл компании скапливается большое, а чаще огромное количество документов. Причем организации обязаны обеспечить сохранность многих из них. В такой ситуации удобно использовать электронные архивы.

Сегодня организации успешно внедряют системы долговременного хранения документов. Например, в судах общей юрисдикции Москвы благодаря электронному архиву заметно упростилась работа с поступающими материалами по судебным делам. Внедренное КРОК ИТ-решение помогло повысить доступность материалов для сотрудников судов, граждан, адвокатов и ускорить передачу дел между инстанциями.

Обязана ли организация создавать архив? И как электронный архив поможет бизнесу?

Архив – это система хранения документов и данных, которые подлежат длительному хранению в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ и регламентами компании.

Организации обязаны обеспечивать сохранность ряда документов в течение установленных сроков хранения (о них будет сказано ниже). При этом создание архива является правом, а не обязанностью коммерческой организации. Потому компании сами решают, надо или не надо формировать архив.

Архивы создают не только для сохранения документов, но и для их учета и использования. Под архивным документом подразумевается материальный, т.е. физический, носитель с зафиксированной на нем информацией. Этот носитель должен: иметь обозначения (реквизиты), позволяющие его идентифицировать, и подлежать хранению в силу своей значимости для общества.

Эти задачи ставят перед собой организации из разных отраслей экономики. Например, в одном из банков мы сейчас обсуждаем запуск электронного архива для клиентских досье. Благодаря этому архиву банк сможет оперативно предоставлять сведения о клиентах по запросам от аудиторов, правоохранительных органов и проверяющих служб. Система агрегирует данные клиента, связывает их и создает структуру в его досье. Доступ к досье планируется реализовать через виртуальный читальный зал. Комплектование документов по разным критериям поможет быстро найти информацию о клиенте и его операциях за год, квартал или месяц, найти его запросы, касающиеся продуктов банка, и документы, которые он подавал. Планируется внедрить систему распознавания, которая позволит автоматически вносить большую часть данных в карточки документов как при сканировании бумажных носителей, так и при использовании документов из сетевых ресурсов, электронной почты и внутренних систем банка.

С чего начать создание электронного архива?

До создания архива придется изучить нормативно-правовую базу и определить сроки хранения документов.

Чтобы осуществить перевод документов долговременного хранения из бумажного в электронный вид, целесообразно провести аудит и разделить их на виды (категории). Это поможет определить, какие документы и сколько надо хранить в силу закона, а по каким документам сроки хранения организация может определить самостоятельно, исходя из своих внутренних правил.

Документы юридического лица можно разделить на:

правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения и пр.;
локальные нормативные акты;
кадровые документы;
договорные и первичные финансовые документы (договоры, акты и пр.);
доверенности;
письма.

Этот перечень можно продолжать сколь угодно долго. Составляться он должен с учетом специфики и направленности деятельности юрлица.

Как долго нужно хранить документы?

Различия в сроках хранения бумажных и электронных документов законодательством не установлены. Определены лишь общие сроки хранения:

Наиболее полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в Приказе Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

То есть при определении сроков хранения документов нужно учитывать в совокупности требования корпоративного, гражданского, налогового законодательства и указания регуляторов (например, указание Банка России от 25 ноября 2009 г. № У-2346).

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Хранению в течение установленных сроков подлежат подлинники документов (подлинником является первый или единичный экземпляр документа 1 ). Если документ был изначально составлен и подписан в бумажной форме, то в ней он и должен храниться. Оцифрованный документ (электронный образ – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе 2 ) даже после проставления на нем электронной подписи равнозначным оригиналу не считается. Поэтому создание электронного архива оцифрованных документов в первую очередь необходимо для быстрого поиска документов и доступа к ним. Оригиналы бумажных документов уничтожать нельзя, так как контролирующие органы вправе потребовать их предоставления в течение установленных сроков хранения.

Документы, изначально составленные и подписанные с помощью систем электронного документооборота с проставлением электронной подписи, могут храниться в течение установленных сроков без распечатывания на бумаге. Минфин России неоднократно давал такие разъяснения в своих письмах.

Обеспечивает ли система электронного архива аутентичность документа?

Конечно, иначе в чем смысл? Достоверность документации обеспечивается за счет создания в электронном архиве надежной среды хранения и контроля целостности каждого документа в фоновом режиме.

В системе электронного длительного архива валидность электронной подписи проверяется при приеме документов по настроенным процедурам и операциям, например при импорте документов из различных источников – ERP, СЭД. Как правило, для обеспечения легитимности, длительного хранения и открытия документов (даже, скажем, по прошествии 20–30 лет) используется импорт документов в PDF/A и добавляется штамп с информацией о подписи. Формат PDF/A рекомендован ВНИИДАД и является сертифицированным стандартом архивирования по ISO 19005-1:2005.

Для получения лицензии удостоверяющий центр (УЦ) проходит проверку на соответствие требованиям законодательства в надзорных органах. Затем проводятся аккредитация и регистрация УЦ в Реестре Минсвязи аккредитованных удостоверяющих центров. Далее оформляется регламент работы с УЦ. Только после этого центр может выдавать сертификаты электронной подписи.

Если сертификат ЭП выдан аккредитованным центром, статус УЦ в случае прекращения его работы можно подтвердить, запросив соответствующую информацию у надзорного органа. Данные об отозванных сертификатах ЭП не удаляются, а передаются в другой УЦ.

Таким образом, собранные доказательства при формировании архивной ЭП останутся действительными. При необходимости проведения экспертизы даже в случае ликвидации УЦ, выдавшего сертификат ЭП, информацию о статусе как УЦ, так и ЭП можно восстановить.

Что будет дальше?

1. В 2021 г. вступили в силу поправки о дистанционной работе в ТК РФ (ст. 312.1–312.3). Принят в первом чтении законопроект № 1162885-7, которым предлагается внести изменения в ТК РФ в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Данные изменения дадут возможность легитимно создавать электронные архивы кадровых документов.

2. В мае 2021 г. на рассмотрение в Госдуму передан законопроект № 1173189-7, направленный на регулирование использования и хранения электронных документов. Законопроект предполагает внесение изменений в НК РФ, федеральные законы и приказы профильных министерств, касающихся хранения документов и легитимного создания электронных архивов без дублирования на бумаге. Законопроект планируется утвердить до конца 2021 г., что позволит уже в следующем году перейти на цифровое хранение документов.

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.

При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место.[24]

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

К работе в читальном зале допускаются граждане РФ и иностранные пользователи.

Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.

После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.

Архивы могут при наличии множительной техники оформлять заказы исследователей на копирование документов.[25]

При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

все письма-направления и заявления пользователя;

анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

заказы на выдачу описей и дел;

заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

их плохого физического состояния;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;

пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.[26]

Выдача подлинных документов и дел во временное

Пользование

Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела .[28]

Публикация документов

Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.

- научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);

- научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);

- учебный (предназначен для освоения учебных программ).

- пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда;

- тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;

- публикации документов одного вида;

- публикации документов одного лица.

- корпус – свод источников по определенной теме;

- том – часть продолжающегося или многотомного издания;

- серия – часть периодического издания;

- часть, раздел – часть одной книги.

Публикация готовится в несколько этапов:

1) Предварительный отбор.

На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

2) Выявление и отбор документов.

Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам.

3) Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.

На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок и принципы отбора документов.

Составляется заголовок публикации и для каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные.

В примечаниях содержится критика текста (текстуальные примечания) и дается биографическая справка (по необходимости).

Могут добавляться указатель, приложения.

4) Способ передачи текста

Существуют следующие способы:

- факсимильный (дословное воспроизведение документа);

- дипломатический (передача части особенностей документа);

- критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки).

5) Формирование макета публикации.

После создания макета публикация передается в издательство.[29]

Заключение

Использование документов – одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.[31]

ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:

1. Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

2. Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

3. Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

4. Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

5. Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

6. Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

В целях оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран – членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию.[32]

Список использованных источников и литературы:

Опубликованные источники:

4. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

5. Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002.

6. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

7. Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990;

8. Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ. М., 1998.

2. Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

3. Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;

4. Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

5. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2;

6. Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990;

7. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.

Ресурсы Интернета:

[4] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986. п. 10.1.3.

[5] Основные правила работы государственных архивов РФ.М., 2002. п.8.2.

[6] Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.п. 8.1.1.

[7] Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2.с. 43

[8] Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1. с 49

[10] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

[11] Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с. 36-37

[12] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.1. п.п.8.1.3.)

[15] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.1. пп.8.2.5.)

[16] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.1. пп.8.2.2.)

[17] Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990. - с. 53

[19] Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6.с.31

[20] Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с.42-45

[22] Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002

[23] Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с.45-49

[24] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 8.3. пп.8.3.1.)

[25] Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ.М., 1998

[26] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.3. пп.8.3.3.)

[27] Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1. с 9

[28] Там же, п. 8.4.пп.8.4.2.

[29] Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990

[30] Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2.с 8

[32] Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.с. 15

Вся генеалогическая информация имеет огромную ценность

возможности доступа к архивным материалам;

кто регулирует этот доступ;

какие бывают режимы доступа;

чем руководствоваться при запросе генеалогического характера;

что делать, если личный бюджет не позволяет оплачивать справки из архива

В первую очередь, поясню, что решения о платном или бесплатном доступе к ресурсам государственных и ведомственных архивов принимаются на уровне Федерального архивного агентства (Росархив) . Оно же решает каким быть онлайн-доступу.

Не будем путать божий дар с яичницей

Местонахождение всех документов Архивного фонда РФ устанавливается в открытом порядке и совершенно бесплатно. Ограничением служит разве что,

Российским пользователям предоставляется полное право бесплатно искать и изучать архивные документы. И Российские архивы полностью сохраняют за гражданами это право, а также предоставляют комплексные услуги.

Все запросы, поступающие в архив, делят на три группы — тематические(1), генеалогические(2), социально-правовые запросы(3). Социально-правовые запросы выполняются исключительно на безвозмездной основе. Тематические запросы могут оказываться как в платном режиме, так и бесплатном. Платный режим работает в отношении генеалогических запросов.

Начинающие генеалоги, опытные специалисты, и просто любители архивного поиска начинают поиски с запросов. И опытный генеалог знает, что информацию можно получать из самых разных документов.

Платить или не платить?

Если куратор семейной истории (генеалог) не хочет оплачивать запрос генеалогического характера, он может самостоятельно искать информацию в документах Архивного Фонда РФ в читальных залах архивов.

Котлеты отдельно, мухи отдельно

Архивные документы это бумажные носители информации, которые находятся в архиве, и с которыми работа ведется оффлайн.

Российская архивная общественность зарабатывает на этих услугах, поэтому ревностно относится к бесплатному доступу генеалогических материалов зарубежными ресурсами.

Популярный генеалогический ресурс для создания древа

В 2011 году Генеалогическое общество штата Юта начинает размещение на своем портале familysеarch. org электронных копий источников из архивов РФ, а также и файловые источники из архивов других стран. Это не понравилось российской архивной общественности, и общественность потребовала прекратить выкладывание материалов для общего доступа. Российским генеалогам пришлось начать противостояние со своими соотечественниками-архивистами, поскольку желание получать доступ к документам по любым каналам, — даже у мормонов, было велико.

Генеалог-исследователь заинтересован в максимально простом механизме поиска информации по всем архивам, причем в режиме online — из дома. Генеалог-исследователь заинтересован в эффективном инструменте для онлайн-поиска, в действительно эффективном, а не таком, когда в результате запроса выдаётся огромная масса документов, в которых нужно разбираться, и на разбор потратить много времени.

Архивист заинтересован соблюсти интересы и генеалога-исследователя и учреждения, то есть изъять из обращения подлинники документов, и предоставить пользователю их цифровые копии. Для отечественных архивов платный доступ к информационным ресурсам — это возможность снять противоречия и сложности, возникающие при обращении к архивным источникам.

Архивный фонд Российской Федерации – более 500 млн. единиц хранения за период с XI в. до наших дней

Что есть у российского генеалога из удобных инструментов для проведения исследования?

Около 8% архивных материалов требуют оцифровки

Почему практики в автоматизации исполнения генеалогических запросов пока единичны.

Переводить в электронный вид все фонды экономически не выгодно, поскольку востребованы только 5-7% документов Архивного фонда.

Здесь я хочу поставить многоточие….

Я понимаю, что спрос на генеалогические материалы есть. И архивы хотят на этом зарабатывать. Но часто, не предоставляется возможность поехать географически в другую область, чтобы поработать в читальном зале. Поэтому нужна возможность онлайн доступа к документам . И это возможно сделать через онлайн ресурсы с абонентской платой.

Читайте также: