Предоставление гражданам организациям архивной информации и копий архивных документов
Обновлено: 15.04.2024
Если у вас появились предложения по улучшению
портала или вы нашли ошибку, свяжитесь с нами.
Форма обратной связи расположена в верхней навигационной панели.
Обратная связь
Обратная связь
Ошибка!
Помощь по работе с сайтом в режиме для слабовидящих
В режиме для слабовидящих доступен ряд функций:
- Эта подсказка выводится/убирается переключателем ? или нажатием клавиш SHIFT + ?
- Используйте переключатель картинки чтобы убрать картинки и видеофайлы в статьях и прочитать вместо них текстовое описание.
- Чтобы отключить правую колонку с виджетами (видео, голосование, и т.п.), используйте переключатель виджеты
- Для увеличения размера шрифта текста используйте переключатель шрифт
- Вы можете сменить цветовую схему сайта с помощью переключателя цвет
Клавиатура:
- Для перемещения между навигационными меню, блоками ссылок в области контента и постраничной навигацией, используете клавишу TAB .
При первом нажатии будет активировано меню верхнего уровня. - Активное навигационное меню или группа ссылок подсвечивается контуром.
- Для перемещения по ссылкам меню навигации, используйте клавиши ← стрелка влево и стрелка вправо → .
У активной ссылки будет подсвеченный фон. - Для перехода по активной ссылке, нажмите Enter
- Если активно вертикальное меню или группа ссылок, то для перемещения по ссылкам используйте клавиши стрелка вверх ↑ и стрелка вниз ↓ .
Для прокутки страницы вверх/вниз используйте клавиши PageUp и PageDown - Чтобы убрать активацию с меню/блока ссылок, используйте клавишу Esc .
Нажатие Tab после этого вернет активацию.
Обновлено 13 часов назад
Cкачиваемые файлы
Официальный сайт Правительства Хабаровского края
План преодоления экономических последствий новой коронавирусной инфекции
Открытый регион. Голос 27
Примите участие в улучшении качества жизни в крае
Электронные услуги Хабаровского Края
Подача заявления на зачисление ребенка в ДОУ, запись на прием к врачу
Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)
Портал государственных услуг Российской Федерации
Развитие креативных индустрий в субъектах РФ
В рамках подготовки к празднованию 75-годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов установлены правила пользования художественно-стилистическим оформлением и символикой, размещенными на официальном сайте празднования
Официальный интернет-портал правовой информации Государственная система правовой информации
Официальная информация о деятельности ОДКБ
Общественный новостной сервис субъектов РФ
Внимание! Стартовал прием заявок на первый конкурс Президентских грантов
Прием заявок на первый конкурс президентских грантов осуществляется до 15 марта 2019 г.
Национальной программы развития Дальнего Востока
Портал Министерства культуры Российской Федерации "Культура. Гранты России"
Антикоррупционный портал Хабаровского края
Работа в России
Нам важно Ваше мнение!
Нормативные правовые акты Российской Федерации
Независимая оценка качества услуг учреждений культуры
Сведения о результатах независимой оценки качества оказания услуг организациями
Формирование комфортной городской среды
МАУ "Редакция газеты "Наше время"
Три кейса АО "Корпорация МСП" в помощь малому и среднему бизнесу
"Малый и средний бизнес Хабаровского края"
Онлайн-анкетирования граждан о качестве предоставления электронных услуг
Краеведческий музей района имени Лазо
является ведущим культурно-просветительным учреждением района.
Рубрикатор
Навигация и возможности
РЕКОМЕНДАЦИИ
по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные
Руководитель темы,
ответственный исполнитель
вед. н.с.
И.А.Курникова
Общие положения
Настоящие рекомендации рассматривают порядок доступа юридических и физических лиц к архивным документам, содержащим персональные данные. Основой рекомендаций являются Конституция России и федеральные законы, а также модельный закон "О персональных данных", разработанный в качестве базового акта для создания государственного законодательства стран - членов СНГ.
В законодательно-нормативной базе России, определяющей решение проблемы доступа к персональным данным, имеются существенные пробелы:
- не принят федеральный закон "О персональных данных";
- существующие законодательные акты, касающиеся персональных данных, противоречивы (это относится и к дефиниции термина "персональные данные", и к степени их конфиденциальности), не имеют механизма реализации;
- федеральные законы касаются персональных данных документов текущего делопроизводства и не во всем могут быть применены при решении проблемы доступа и использования персональных данных, содержащихся в документах АФ РФ;
- нормативно-правовые документы, действующие на территории субъектов РФ и муниципальных образований и касающиеся персональных данных, не в полной мере базируются на федеральном законодательстве.
В государственных архивах России собрано огромное количество документов, содержащих персональные данные. Отсутствие необходимой нормативно-правовой базы вызывает большие трудности в работе архивистов. Сложность ситуации заключается еще и в том, что в начале 1990-х годов в состав АФ РФ вошли документы структурных подразделений коммунистической партии СССР (до 1991 года включительно) и отдельные комплексы документов из архивов ФСБ, содержащие значительный комплекс персональных данных граждан. Поступление этих документов в архивы стало следствием смены общественно-политического строя, болезненных преобразований, коснувшихся всех слоев общества, что заставляет быть особенно взвешенным при решении вопроса о доступе к ним. Международный опыт подтверждает данное положение ". в государствах, испытавших революционные ситуации, гражданские войны, военные перевороты или другие серьезные социальные или политические потрясения, свободный доступ к документам, имеющим отношения к названным событиям, может привести к открытым разоблачениям (обвинениям), террористическим актам мести и сведению счетов".
Дюшен М. Ограничения доступа, использования и передачи архивной информации. Исследование РАМП, ЮНЭСКО. Париж, 1983. (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД). С.32.
В сложившейся ситуации очевидна необходимость выхода в свет настоящих рекомендаций. Рекомендации подготовлены с целью оказать помощь сотрудникам архивных учреждений России в исполнении конституционных и законодательных норм применительно к проблеме обеспечения доступа пользователей к архивным документам, содержащим персональные данные в составе локальных документных комплексов: личные, персональные, пенсионные дела, дела по выездам за границу, дела о присвоении ученых степеней и званий и др. Указанные комплексы (состав документов каждого из комплексов, тематические группы персональных данных, содержащиеся в каждом виде документа комплекса) подробно описаны в подготовленном сотрудниками ВНИИДАД справочно-информационном пособии "Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России". Названные комплексы формировались государственными структурами с целью сбора информации персонального характера о конкретных гражданах и в основе своей содержат конфиденциальную информацию. Порядок доступа к документам прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел дан в соответствующем Положении.
Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России. Справочно-информационное пособие. СИФ ОЦНТИ. М., 2001. N 216 - 2001.
Положение о порядке доступа к материалам прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации. Взамен "Регламента. " Находится в стадии утверждения.
Рекомендации распространяются на документы государственной части АФ РФ и предназначены для использования работниками государственных, муниципальных, архивов. После принятия соответствующих законодательных актов Рекомендации могут быть в дальнейшем скорректированы с целью обеспечения защиты прав личности и на доступ к информации, и на защиту своих персональных данных.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
1. Обеспечение доступа к архивным документам,
содержащим персональные данные
1.1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, являются его персональными данными.
1.2. Персональные данные, которые в случае обнародования могут нанести субъекту персональных данных ущерб (моральный, материальный, физический), относятся к конфиденциальной информации (см. приложение 2, пп.2, 3, 4, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 16, 17, 18 (кроме самого факта осуждения), 20, 21). Документы личных, персональных, уголовных дел содержат персональные данные конфиденциального характера, поскольку в них присутствует информация указанных пп. приложения 2.
1.3. Ограничения в доступе к документам, содержащим конфиденциальные персональные данные, устанавливаются на 75 лет со времени создания документа.
Федеральный закон "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах". // Ведомости съезда народных депутатов РФ и ВС РФ. 1993. N 33. Ст.1311. Ст.20; федеральный закон "О персональных данных". Проект. Ст.6 (п.3).
1.4. Режим конфиденциальности не устанавливается:
- для субъекта персональных данных, который хочет получить доступ к своим персональным данным, при условии, что это решение не противоречит федеральному законодательству (например, законам РФ "О государственной тайне", "Об оперативно-розыскной деятельности");
- для доверенного лица субъекта персональных данных, предъявившего соответствующий нотариально заверенный документ и документ, удостоверяющий личность; в случае смерти субъекта данных - для его законного наследника, подтвердившего право наследования соответствующим документом и предъявившего документ, удостоверяющий личность, при условии, что это решение не противоречит федеральному законодательству (например, законам РФ "О государственной тайне", "Об оперативно-розыскной деятельности");
- если в документе содержатся персональные данные, которые не могут быть идентифицированы, а значит не может быть нанесен ущерб (моральный, материальный, физический) субъекту персональных данных в случае их обнародования;
- если субъектом информации является общественный деятель, занимающий или претендующий на занятие выборной должности. Режим конфиденциальности не снимается с компрометирующих данное лицо персональных данных, если они не были подтверждены в ходе судебного разбирательства;
- если документ, содержащий персональные данные, был полностью опубликован ранее.
1.5. После окончания 75 лет со времени создания документа, содержащего конфиденциальные персональные данные, документ становится общедоступным. Это правило действует для документов государственных учреждений. Если документы, содержащие персональную информацию, являются частной собственностью физического или юридического лица, то при сдаче документов на государственное хранение оно может установить для них продолжительность режима конфиденциальности по своему усмотрению. Если режим конфиденциальности для документов частного юридического или физического лица не был им установлен, то на такие документы остаются ограничения для свободного доступа в течение 75 лет со времени их создания.
2. Обеспечение доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальные
персональные данные, до окончания режима их конфиденциальности
2.1. Субъект персональных данных (его доверенное лицо, в случае смерти субъекта персональных данных - его законный наследник) обладает правом разрешить доступ пользователя к своим персональным данным до окончания режима их конфиденциальности, если это не противоречит федеральному законодательству (например, законам "О государственной тайне", "Об оперативно-розыскной деятельности"). В этом случае пользователь должен представить в архив оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных на доступ. В разрешении должно быть указано, к каким документам и на каких условиях допускается пользователь.
При предъявлении документа, удостоверяющего личность, пользователь получает доступ к указанным в разрешении документам, при условии отсутствия в них конфиденциальных персональных данных других субъектов. Если в указанных в разрешении документах есть персональные данные, компрометирующие других лиц, пользователь должен представить в архив оригиналы нотариально заверенных разрешений на доступ этих субъектов персональных данных. При отсутствии разрешений ему может быть выдана архивная справка, содержащая персональные данные субъекта, давшего разрешение на доступ. Работнику архива следует обеспечить защиту конфиденциальных персональных данных других субъектов.
2.2. В том случае, когда невозможно узнать мнение субъекта о возможности доступа к его персональным данным до окончания режима конфиденциальности (например, неизвестно его местопребывание или в случае смерти субъекта персональных данных отсутствует информация о его наследниках), вопрос о возможности доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальные персональные данные, до истечения 75 лет со времени создания документа рассматривает руководитель государственного архива (или лицо, обладающее соответствующими полномочиями).
2.3. Большое разнообразие персональных данных, содержащихся в архивных документах, степень конфиденциальности которых во многом зависит от тематической группы информации, к которой они принадлежат, от личности субъекта персональных данных, учреждения-фондообразователя, времени, места их создания, приводит к необходимости принимать решение по каждому запросу о доступе к персональным данным до окончания режима конфиденциальности индивидуально. Основополагающим остается правило о соблюдении интересов каждого субъекта персональных данных, его защите от возможного морального, материального и физического ущерба.
2.4. В целях защиты прав субъекта при рассмотрении вопроса о доступе к его персональным данным до окончания режима их конфиденциального хранения, при принятии решения необходимо учитывать и следующие факторы:
- обоснование необходимости досрочного доступа именно к данным документам;
- к какому виду конфиденциальной информации относятся данные, содержащиеся в документе, запрашиваемом пользователем. При этом степень конфиденциальности персональных данных может быть условно определена, исходя из степени и вида (моральный, материальный, физический) возможного ущерба;
- сколько времени прошло с момента создания документа, содержащего конфиденциальные персональные данные (учитывая, что использование конфиденциальных персональных данных ограничено 75 годами со времени создания документа);
- приведет ли доступ к документу к установлению личности субъекта персональных данных;
2.5. В целях рассмотрения вопроса о возможности доступа пользователя к персональным данным до окончания 75 лет со времени создания документа, в котором они содержатся, руководитель государственного архива (или лицо, обладающее соответствующими полномочиями) рассматривает официальное письмо организации, направившей пользователя в архив, или личное заявление, если пользователь - частное лицо. В письме (заявлении) должны присутствовать сведения о целях исследования, личности пользователя и гарантии обеспечения конфиденциальности персональных данных.
2.6. В том случае если цель работы пользователя - подготовка социологического, статистического, демографического и т.д. исследования, в котором персональные данные будут использованы в обезличенном виде, и организация, направившая пользователя в архив, и сам пользователь берут на себя ответственность за соблюдение взятых обязательств, в письме должно быть указано, что полученная информация будет использована только в указанных целях и в обезличенном виде.
2.7. В том случае если цель исследования - подготовка биографического исследования (монографии, посвященной выдающемуся человеку, или справки для биобиблиографического словаря, комментариев о лицах), то работникам архива необходимо предварительно просмотреть дела, заказанные исследователем. Если дела не содержат конфиденциальных персональных данных (см.п.1.2), они могут быть выданы пользователю. В противном случае с согласия пользователя ему выдается архивная справка, содержащая информацию о данном лице (лицах). По договоренности с пользователем ему могут быть подготовлены копии документов с обезличенными персоноидентифицирующими данными, тематические справки или ответы на подготовленный им перечень вопросов (см.п.3).
2.8. В том случае если пользователь, являясь частным лицом, занимается генеалогическим поиском или сбором информации о своем предке, роде, в заявлении должна быть указана степень родства, представлены нотариально заверенные документы, ее подтверждающие. Если пользователь не имеет родственных отношений с субъектом персональных данных или не располагает документами, подтверждающими степень родства, то для него может быть подготовлена архивная справка.
2.9. При решении вопроса о доступе руководитель архива при необходимости вправе затребовать у пользователя, занимающегося научными исследованиями, список научных трудов или рекомендательное письмо научного руководителя, если пользователем является начинающий научный сотрудник или аспирант.
2.10. В том случае если тема, заявленная исследователем, носит слишком общий характер, в целях решения вопроса об обеспечении доступа к персональным данным, руководитель архива вправе предложить пользователю в письменном виде обосновать целесообразность изучения этих документов. Доступ может быть разрешен только к информации, непосредственно связанной с профилем деятельности или темой исследования пользователя.
2.11. При положительном решении вопроса о доступе в анкете пользователя он собственноручно должен написать, что ознакомлен с законодательством о персональных данных и обязуется не нанести ущерб субъекту, к чьим персональным данным он допущен. Если в процессе работы в архиве пользователь запрашивает дело, содержащее персональные данные лиц, информация о которых не является темой исследования, следует предложить ему внести изменения (уточнения) в указанную тему исследования.
2.12. Разрешение на доступ выдается в письменном виде. Оно может быть оформлено в виде самостоятельного документа или в виде визы на письме юридического лица или на личном заявлении пользователя. И в том, и в другом случае должно быть указано, к каким документам пользователь получает доступ и на каких условиях.
2.13. Отказ в предоставлении доступа также излагается в письменном виде (либо на самом запросе, либо на самостоятельном документе) с указанием причин отказа и ссылкой на соответствующий нормативно-правовой документ (Основы законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах". Ст.20).
3. Формы организации доступа к документам, содержащим конфиденциальные
персональные данные, до окончания режима их конфиденциальности
3.1. В том случае, если пользователь получил доступ к отдельным архивным документам дела, и дело не сброшюровано, разрешенные для ознакомления документы могут быть выделены в отдельную папку и предоставлены пользователю.
3.2. В том случае, если пользователю разрешен доступ к отдельным архивным документам дела и нет возможности предоставить разрешенные к доступу документы отдельно, возможна выдача архивного дела при условии, что доступными для пользования останутся только разрешенные к прочтению документы, а документы, содержащие информацию конфиденциального характера, будут законвертированы.
3.3. В том случае, если пользователь, заинтересованный в доступе к архивному документу, содержащему персональные данные, не нуждается в персоноидентифицирующей информации, ему на платной основе может быть представлена ксерокопия документа с обезличенными персональными данными, при условии, что оставшаяся информация не достаточна для идентификации субъекта персональных данных. При этом с подлинника документа снимается копия, на ней закрываются (или замазываются) персоноидентифицирующие данные и делается следующая копия, которая выдается пользователю. Промежуточную копию следует уничтожить.
3.4. В том случае, если архивный документ не может быть предоставлен пользователю без риска нанесения ущерба субъекту данных, по договоренности с пользователем ему на платной основе может быть подготовлена аналитическая информация или ответы на составленный им вопросник по содержанию документов, не содержащие персоноидентифицирующую информацию.
"Что вполне достаточно для честного исследования," - из отзыва ГАРФ на проект "Временного положения о порядке доступа к архивным документам, содержащим информацию персонального характера, и о порядке их использования". Росархив, 2000.
Архив государственного, муниципального учреждения, организации, предприятия (ведомственный архив) — архив, созданный органом государственной власти, местного самоуправления, государственным, муниципальным учреждением, организацией, предприятием для хранения и использования образовавшихся в его деятельности архивных документов.
Архивная справка — документ архива, составленный на бланке исполкома, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная выписка — документ архива, составленный на бланке исполкома, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Архивная копия — дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Органы государственной власти Санкт-Петербурга, органы местного самоуправления при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Санкт-Петербурга.
Полное наименование:
Результат предоставления
- Выдача заявителю архивной справки, архивной выписки, архивной копии на бумажном носителе.
- Отказ в предоставлении муниципальной услуги в виде письма о невозможности исполнения запроса с указанием причин.
Срок предоставления
23 рабочих дня с момента регистрации заявления.
Стоимость
Заявители
I. Получатели государственной услуги:
II. Заявители, обращающиеся за предоставлением государственной услуги:
- Граждане (организации), имеющие право на получение государственной услуги в соответствии с п. I.
- Представители граждан (организаций), имеющих право на получение государственной услуги в соответствии с п. I.
Порядок действий
Порядок действий заявителя
- Обращается в Органы местного самоуправления внутригородских муниципальных образований Санкт‑Петербурга (местную администрацию).
- Подает заявление по форме и необходимые документы.
- Получает расписку в приеме документов.
- В случае принятия местной администрации решения о предоставлении муниципальной услуги — архивную справку по форме, архивную выписку, архивную копию.
- В случае принятия местной администрации решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги — получает письмо о невозможности исполнения запроса с указанием причин по форме.
Основание для отказа в предоставлении государственной услуги:
- Непредставление в местную администрацию всех необходимых документов.
- Отсутствие в запросе необходимой информации для его исполнения.
- Отсутствие сведений в распоряжении местной администрации, необходимых для исполнения запроса.
- Если запрос не может быть исполнен без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
Порядок действий уполномоченной организации
I. Прием и регистрация заявления и документов в местной администрации
Специалист, ответственный за прием и регистрацию заявлений, назначенный распоряжением местной администрации:
II. Принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги, информирование заявителя о результате предоставления муниципальной услуги
Специалист местной администрации, ответственный за подготовку проекта решения:
- Проверяет данные заявителя и представленные им сведения.
- Анализирует данные, представленные заявителем, с целью принятия решения о возможности исполнения запроса.
- В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги готовит проект решения местной администрации о выдаче архивной справки, выписки, копии, а также соответствующую архивную справку по форме, архивную выписку, архивную копию.
- В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги готовит проект письма о невозможности исполнения запроса с указанием причин в адрес заявителя по форме.
- Передает подготовленные документы Главе местной администрации.
Глава местной администрации:
- Изучает представленные документы и подписывает их.
- В случае несогласия излагает замечания и возвращает указанные документы на доработку.
Специалист местной администрации, ответственный за подготовку проекта решения:
- Регистрирует их в журнале регистрации.
- Направляет решение местной администрации о выдаче архивной справки, выписки, копии с приложением соответствующей архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо письмо о невозможности исполнения запроса с указанием причин заявителю.
Документы
Документы, представляемые заявителем
I. Обязательные к представлению документы:
- Заявление по форме.
- Документ, удостоверяющий личность.
- В случае обращения заявителя — юридического лица — документы, подтверждающие право действовать от имени юридического лица без доверенности.
- В случае запроса информации, содержащей персональные данные третьих лиц — согласие на обработку персональных данных третьих лиц.
II. Дополнительные документы — в случае обращения доверенного лица или представителя заявителя:
- Документ, удостоверяющий личность законного представителя заявителя, имеющего право на получение муниципальной услуги.
- Нотариально заверенная доверенность, оформленная в соответствии с законодательством РФ.
- Документ, подтверждающий право законного представителя выступать от имени заявителя.
Документы, выдаваемые заявителю
- Расписка в приеме документов.
- Архивная справка по форме.
- Архивная выписка.
- Архивная копия.
- Письмо о невозможности исполнения запроса с указанием причин по форме.
Организации, участвующие в предоставлении
Организации, принимающие документы
Организации, принимающие решение по предоставлению
Организации, выдающие конечные документы
Порядок обжалования
Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) местной администрацией, должностными лицами, муниципальными служащими местной администрации в ходе предоставления муниципальной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.
Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
- отказ местной администрации, должностного лица местной администрации в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
Прием жалоб в письменной форме осуществляется местной администрацией по адресу и в соответствии с графиком работы.
Жалоба в письменной форме может быть направлена по почте.
В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
В электронной форме в местную администрацию жалоба может быть подана заявителем посредством:
При подаче жалоб в электронном виде документы могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя не требуется.
Жалоба рассматривается местной администрацией.
При поступлении жалобы МФЦ обеспечивает ее передачу в местную администрацию в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между МФЦ и местной администрацией, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.
Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги МФЦ рассматривается местной администрацией. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в местной администрации.
Жалоба должна содержать:
- наименование местной администрации, должностного лица местной администрации либо муниципального служащего местной администрации, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Местной администрации, должностного лица местной администрации либо муниципального служащего;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) местной администрации, должностного лица местной администрации, либо муниципального служащего местной администрации. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Жалоба, поступившая в местную администрацию, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом местной администрации, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа местной администрации, должностного лица местной администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы местная администрация принимает одно из следующих решений:
- об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Местной администрации опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах, не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации;
- об отказе в удовлетворении жалобы.
Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.
В ответе по результатам жалобы указываются:
- наименование местной администрации, рассмотревшей жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) уполномоченного лица местной администрации, приявшего решение по жалобе;
- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице местной администрации, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;
- основания для принятия решения по жалобе;
- в случае, если жалоба признана обоснованной, — сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Местной администрации.
По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного лица, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.
Местная администрация отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
- наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
Местная администрация вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:
Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.
Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.
Делопроизводство и архивное дело, термины и определения
- делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
- под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
- документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
- архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
- под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
- документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
- номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
- под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.
Комплексы документов
Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:
- организационная структура и штатное расписание предприятия;
- разработанные в предыдущие годы реестры дел;
- описи дел временного и постоянного хранения;
- при наличии — типовые номенклатуры дел;
- правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
- перечень документов, регламентирующих срок их хранения.
Схемы разработки номенклатуры дел
Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:
- Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
- Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).
Филиалы и представительства
Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.
При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.
Общественные организации
Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.
Включение электронных баз данных
Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.
Индексы дел
Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.
Сроки хранения
Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.
В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.
Читайте также: