Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива

Обновлено: 02.07.2024

1. Утвердить прилагаемые Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации.

2. Руководителям архивных учреждений системы Росархива привести действующие документы, регламентирующие организацию работы пользователей в читальных залах, в соответствие с утвержденными Правилами.

Директорам федеральных государственных архивов и центров хранения документации представить на согласование в Росархив разработанные в соответствии с утвержденными Правилами документы, регламентирующие организацию работы пользователей в читальных залах.

3. Не применять на территории Российской Федерации Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР, утвержденные Приказом Главархива СССР от 29 сентября 1989 года N 64.

4. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на Управление использования архивных документов (Т.Ф. Павлова).

Федеральной архивной службы России

от 6 июля 1998 г. N 51

РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ

ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1, Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ, Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Государственной архивной службе России, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552.

Далее - читальные залы.

Далее - архив, архивы.

1.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивов.

1.5. Плата за посещение читальных залов архивов и пользование документами не взимается.

1.6. Платные услуги пользователям предоставляются архивами в соответствии с установленным порядком.

1.7. На основании настоящих Правил архивы могут разрабатывать документы, регламентирующие использование архивных материалов через читальные залы, с учетом специфики их состава и особенностей работы архивов. Указанные документы не могут противоречить настоящим Правилам.

1.8. Распорядок работы читальных залов устанавливается руководством архивов.

2. Порядок допуска пользователей

в читальные залы архивов

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архивов на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивов или сотрудниками читальных залов.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (Приложение N 1).

2.5. Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

3. Права, обязанности и ответственность

3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читальных залов, услугах, оказываемых архивами через читальные залы, порядке и условиях их предоставления.

3.2.2. Получать консультации специалистов архивов о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивах справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архивов, в органы управления архивным делом субъекта Российской Федерации, Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.

3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно - справочных библиотек, справочно - информационных фондов.

3.2.6. Заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.

3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архивов использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон) или арендовать технические средства архивов. Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей .

Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство (кроме случаев, предусмотренных в п. 5.8 настоящих Правил).

Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

3.4. Пользователи обязаны:

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальных залах архивов Российской Федерации.

3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).

3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

3.4.5. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе с микрокопиями и документами на специальных и электронных носителях.

3.4.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.5. Пользователи могут предоставить архивам библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи дел, документов,

микрокопий, печатных изданий, предоставления

научно - справочного аппарата

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала .

Настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования материалов научно - справочных библиотек архивов.

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10 - 20 дел или 10 - 20 единиц хранения кинодокументов, фонодокументов временем звучания не более 3 часов. С учетом специфики состава документов руководством архива могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.

4.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливаются руководством архивов, но не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.

Справочно - информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день заказа.

4.4. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы - до 5 дней, уникальные документы по разрешению руководства архива - на один день, дела и микрокопии, печатные издания - на один месяц.

Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архивов, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архивов.

4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальные залы, как правило, не выдаются.

Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, некачественные копии, наличие у пользователей медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями, иные обстоятельства).

4.6. Кинофотофонодокументы предоставляются пользователям в виде копий.

4.7. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах.

4.7.2. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.7.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.8. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

4.9. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.

При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

4.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирования заказанных материалов на выставке;

- выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов,

изготовленных по заказам пользователей

5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читальных залов. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива может дополнительно прилагаться их перечень.

5.3. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.5. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архивов с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

5.6. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства архивов.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архивов в каждом конкретном случае.

5.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

5.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивов допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архивов в их помещениях и под контролем сотрудников читальных залов.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивы не несут.

5.9. По согласованию с руководством архивов пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещениях архивов под контролем их сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

5.10. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.

5.11. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные архивом по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются им на общих основаниях.

5.12. Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском, подписанным ответственным лицом.

Внимание к проблемам архивов сегодня проявляется в общественном сознании прежде всего при попытке определить и оценить современное состояние с обеспечением доступа в архивы пользователей, реализующее их конституцион¬ное право на доступ к информации, соответствие установленных процедур доступа к документам государственных архивов демократическим принципам и, в какой-то мере, зарубежным аналогам. Международное профессиональное сообщество архивистов озабочено необходимостью оценки своей роли в обществе и выработки новых подходов, позволяющих архивам соответствовать новым реалиям и вызовам времени, в том числе в вопросах превращения архивистов в дарителей знаний, облегчающих контакт пользователей с историческим источником. В связи с этим представляется своевременным сфокусировать наше внимание на проблемах, которые возникают во взаимоотношениях архивистов и пользователей в читальных залах государственных архивов.

С 1991 г. значительно изменилась тематика работ пользо¬вателей в читальных залах федеральных архивов. Это объясняется рядом причин и прежде всего происшедшими общественно-политическими и экономическими изменениями в стране. Значительное влияние на изменение тематики исследований оказали масштабное рассекречивание архивных документов, а также передача в ведение Роскомархива бывших партийных архивов и частично архивно-следственных и фильтрационно-проверочных дел из территориальных органов ФСБ России, а также последующий прием на постоянное хранение в государственные архивы документов, созданных в деятельности органов власти и организаций бывшего СССР.

Перестройка в исторической науке способствовала тому, что было начато изучение новых проблем и тем, освоение ранее недоступных или невостребованных документальных комплексов. В числе новых тем директор ИВИ РАН академик А.О. Чубарьян выделил историю российского предпринимательства и российского бизнеса, историю принятия решений на разлиных уровнях власти, начиная с губернской и кончая высшими органами государственной и политической власти. Архивные документы позволяют также историкам проводить проверку фактов и событий, описанных в мемуарах, зафиксированных в процессе сбора устной истории. Богатейшие архивные фонды, содержащие сведения по истории православия в Российской империи и в СССР, в настоящее время используются очень активно как для проведения исторических исследований, так и для канонизации православных клириков и мирян, пострадавших в годы репрессий, для создания и пополнения информационно-поисковой системы, благодаря усилиям отдела новейшей истории РПЦ Православного Свято-Тихоновского гуманитарного университета. Принятие законодательных актов о реабилитации жертв политических репрессий и народов, выселенных с постоянных мест проживания в годы войны и в послевоенный период, активизировало использование документов, связанных как с проведением репрессий, так и с судьбой этих народов в пе¬риод высылки и возвращения на родину. Значительно возросло количество индивидуальных пользователей, осуществляющих генеалогические исследования о своих предках. Проводят научные изыскания также члены генеалогических объединений и организаций.

Востребованность новых источников и их введение в научный оборот позволили широкой общественности увидеть новую неизвестную им ранее Россию, по-иному понять и оценить ее вклад в мировую историю и, прежде всего, в историю XX века.

Можно признать, что десятилетиями формировавшийся у архивистов охранительный синдром в силу установленных многочисленных запретов и ограничений за прошедшие годы преодолевался с большими трудностями. Вместе с тем, нельзя не отметить, и это признают как российские, так и иностранные пользователи, что доступ к документам федеральных архивов с начала 90-х гг. значительно упростился, существенно расширилась и пополнилась документальная база исследований, созданы и постоянно пополняются разнообразные по составу спра-вочно-информационные средства. Осуществлена интеграция бывших партийных архивов в сферу государственных архивов. Однако пользователи, и прежде всего сотрудники гуманитарных институтов РАН, не в полной мере удовлетворены ситуацией в российских архивах, болезненно реагируют на отказы в выдаче определенных категорий дел.

Однако не удалось кардинально решить вопрос с кадровым обеспечением работ, связанных с обслуживанием пользователей. Вместе с тем обеспечением работы читальных залов архива занимается широкий круг специалистов, т.к. именно читальный зал является средоточием всех нитей, пронизывающих тело архива, и требует участия в этом процессе практически всех его структурных подразделений, занимающихся вопросами пополнения фондов архива новыми документами, учетом документов, обеспечением их сохранности, созданием поисковых средств, копий фонда пользования, организацией копирования архивных документов по запросам пользователей и собственно обеспечением комфортных условий для работы исследователей в читальном зале.

В связи с предстоящим перемещением в новое здание фондов РГАВМФ с 1 апреля с.г. прекратилась работа читального зала архива. Читальные залы в новом здании РГИА позволят по-новому организовать обслуживание пользователей путем расширения доступа пользователей к архивным документам и печатным изданиям, а также улучшения условий их информационного обслуживания. Так, читальный зал научно-справочной библиотеки позволит одновременно обслуживать 34 пользователя (ранее - 9), в общем читальном зале, рассчитанном на 115 мест (ранее - 70), будет осуществлен принцип функционального зонирования, что даст возможность работать с уникальными документами шести пользователям, с микрофильмами - от 12 до 23 пользователей, оборудованы специальные места для работы на персональных компьютерах. Кроме того, в одном блоке с читальным залом расположены компьютерный зал на 10 мест для работы со справочниками на электронных носителях, зал для работы с традиционными каталогами.

В связи с ростом числа исследователей резко обострились проблемы, связанные с недостаточным количеством посадочных мест в читальных залах федеральных архивов. В отдельных федеральных архивах существуют очереди на посещение читальных залов, особенно в летний период, в связи с чем они вынуж¬дены отдавать предпочтение иногородним читателям, отказы¬вая москвичам и тем, кто желает проводить исследования как частные лица. В первую очередь это затрагивает интересы пенсионеров, осуществляющих генеалогические или краеведческие изыскания. В целях снизить остроту проблемы в ряде архивов, прежде всего претерпевших в 90-е гг. реорганизацию и имеющих хранилища в различных помещениях, разбросанных по Москве, в настоящее время действуют не один, а несколько читальных залов, что позволяет архивам как-то решать проблему размещения и обеспечения работы пользователей.

ным фондам, в том числе к тем из них, которые были рассекречены или же поступили на постоянное хранение в последние годы. Кроме того, в 2004—2005 гг. архивы столкнулись с новой проблемой - кражей документов пользователями читальных залов. Такие факты имели место в РГИА ДВ, РГАЭ. В ГА РФ и РГВА попытки украсть документы пользователями были вовремя пресечены.
Результатом этих негативных действий стало принятие Росархивом соответствующих организационных решений в части совершенствования обеспечения сохранности документов, в числе которых столь непопулярные, как уменьшение количества архивных дел, выдаваемых в читальный зал для одного пользователя (5 дел).

Усиление внимания архивов к сохранности документов на всех этапах работы с ними, и прежде всего, при выдаче в читальный зал, требует значительных финансовых и трудовых затрат. В соответствии с приказом Росархива по факту хищения документов в РГВА федеральным архивам предложено не менее 35-40% бюджета рабочего времени предусматривать на работы, связанные с сохранностью архивных документов, и оценивать это направление работ как приоритетное. Такая постановка вопроса является вынужденной и неизбежно уменьшает возможности архивов по улучшению обслуживания пользователей в читальных залах. Архивы в обязательном порядке должны обеспечивать полистный просмотр дел при их выдаче пользователю и возвращении после просмотра, усилить контроль за работой пользователей с документами.

В читальных залах РГИА ДВ, РГАДА, РГВИА, РГАСПИ, РГИА, РГВА, ГА РФ и РГАЭ установлено видеонаблюдение, ужесточены требования по доступу в рабочие комнаты и подсоб¬ные помещения архивов. Кража документов в читальном зале РГИА ДВ вскрыла недостатки весьма либерального подхода к заполнению анкеты пользователя, форма которой была в свое время откорректирована по предложению Минюста России. Так, в анкете не предусмотрено обязательное заполнение данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Сотрудники читального зала РГИА ДВ не проверили соответствие заполненных в анкете сведений паспортным данным, что в дальнейшем препятствовало органам милиции оперативно выявить и разыскать подозреваемого в краже. Случаи вандализма - повреждения пользователями документов в читальных залах, выявленные архивистами, вызывают естественную реакцию, направленную на ужесточение наказания лиц, совершивших данные деяния. Вместе с тем архивы не могут выходить за пра¬вовые рамки, несмотря на их желание закрыть путь в читальные залы для людей, уличенных в порче документов.

Разработанный ВНИИДАД с учетом Рекомендаций Комитета Министров стран - членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13 июля 2000 г.) проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению после принятия должны стать тем инструментарием, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию.

Характерной особенностью последних лет стало изменение контингента пользователей. Наряду с представителями академической науки, аспирантами, дипломниками, представителями органов государственной власти и организаций, выполняющих практические задания, в архивы обращаются представители коммерческих структур, церковных организаций и духовных учебных заведений, увеличилось также число людей, обращающихся в архивы по личным заявлениям. Многие пользователи не обладают навыками поисковой работы, не знакомы с историей госучреждений, изменениями в административно-территориальном делении Российской империи и СССР, нуждаются в архивном работнике - поводыре в безграничном океане архивных документов.

Являясь публичным учреждением, одной из основных функций которого - предоставление услуг населению, архивы должны быть готовы обслуживать в своих читальных залах любого пользователя от академика до пенсионера и школьника. Именно для этой категории пользователей, занимающихся, в основном, генеалогическими и краеведческими изысканиями на непрофессиональном уровне, крайне важны квалифицированные консультации архивистов, специальные справочные пособия и справочные средства, ориентированные на их запросы, а для школьников и учителей - первичное обучение основам архивного дела, прежде всего методике поиска архивных документов и использования созданных архивами справочных средств. К сожалению, федеральные архивы не озабочены разработкой специальных пособий в помощь пользователям, впервые приступающим к работе с документами, которые позволили бы облегчить их адаптацию в архиве, служили бы навигатором в поисковой работе, в том числе способствуя выбору наиболее оптимальных и малозатратных способов поиска интересующей их информации.

Следует отметить, что в практике работы зарубежных архивов при обслуживании неопытных пользователей прово¬дится их специальное обучение с помощью архивных сервисных центров. Необходимость в такой помощи, как отмечают наши немецкие коллеги, особенно возрастает в связи с внедрением в деятельность архивов новых средств поиска информации (технологий) и современной компьютерной техники6. Первичную помощь пользователям, впервые переступающим порог архивов, в ряде стран оказывают волонтеры из числа бывших сотрудников, что, к сожалению, практически неосуществимо в российских архивах.

В целом анализ ситуации позволяет сделать вывод, что принципиальные изменения в обеспечении беспрепятственного доступа пользователей в читальные залы федеральных архивов, создании комфортных условий их работы, в том числе в удобные для них часы, возможны лишь при условии расширения площадей архивных зданий за счет нового строительства (что в ближайшее время ощутят исследователи в федеральных архивах, расположенных в Санкт-Петербурге), укрепления кадрового состава федеральных архивов на всех участках работ, связанных с обеспечением деятельности читальных залов, улучшения их материально-технического оснащения.

В своей работе по созданию и развитию НСА архивы используют разнообразные формы и средства, осознавая, что этот процесс должен быть непрерывным, т.к. потребности пользователей постоянно изменяются. Формирование единого мирового архивного пространства ставит задачу перед архивными службами различных стран уделять все большее внимание развитию своих национальных сегментов мирового документального наследия, как общего объекта исторических международных междисциплинарных исследований.

Мне, как бывшему практическому архивному работнику, трудно представить подобную ситуацию, тем более, что еще в советские времена в ЦГАОР СССР (ныне - ГА РФ) его директором Б.И. Каптеловым пресекались любые попытки сотрудников архивохранилищ, вплоть до заведующих, придерживать интересные материалы в надежде использовать их или в статье, или в журнальной публикации. Можно предположить, что на практике случаи отказа в предоставлении пользователю конкретных документов или в их копировании по причине подготовки архивом соответствующей публикации имеют место. И их трудно выявить без помощи пользователей.

Федеральной архивной службы России

от 6 июля 1998 г. N 51

РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ

ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

Далее - читальные залы.

Далее - архив, архивы.

1.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивов.

1.5. Плата за посещение читальных залов архивов и пользование документами не взимается.

1.6. Платные услуги пользователям предоставляются архивами в соответствии с установленным порядком.

1.8. Распорядок работы читальных залов устанавливается руководством архивов.

2. Порядок допуска пользователей

в читальные залы архивов

3. Права, обязанности и ответственность

3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право:

Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

3.4. Пользователи обязаны:

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальных залах архивов Российской Федерации.

3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

3.4.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

4. Порядок выдачи дел, документов,

микрокопий, печатных изданий, предоставления

научно - справочного аппарата

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов.

4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальные залы, как правило, не выдаются.

4.6. Кинофотофонодокументы предоставляются пользователям в виде копий.

4.7. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах.

4.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирования заказанных материалов на выставке;

- выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов,

изготовленных по заказам пользователей

5.6. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства архивов.

В целях совершенствования работы государственных архивов и центров хранения документации Российской Федерации по обеспечению конституционного права граждан на информацию, организации обслуживания пользователей в читальных залах в соответствии с современными условиями их деятельности приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации.
2. Руководителям архивных учреждений системы Росархива привести действующие документы, регламентирующие организацию работы пользователей в читальных залах, в соответствие с утвержденными Правилами.
Директорам федеральных государственных архивов и центров хранения документации представить на согласование в Росархив разработанные в соответствии с утвержденными Правилами документы, регламентирующие организацию работы пользователей в читальных залах.
3. Не применять на территории Российской Федерации Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР, утвержденные Приказом Главархива СССР от 29 сентября 1989 года N 64.
4. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на Управление использования архивных документов (Т.Ф. Павлова).

Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ

Приложение
к Приказу
Федеральной архивной службы России
от 6 июля 1998 г. N 51

ПРАВИЛА
РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

КонсультантПлюс: примечание.
Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ утратили силу в связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.3. Порядок работы, обязанности сотрудников архивов по обслуживанию пользователей в читальных залах, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России.
1.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивов.
1.5. Плата за посещение читальных залов архивов и пользование документами не взимается.
1.6. Платные услуги пользователям предоставляются архивами в соответствии с установленным порядком.
1.7. На основании настоящих Правил архивы могут разрабатывать документы, регламентирующие использование архивных материалов через читальные залы, с учетом специфики их состава и особенностей работы архивов. Указанные документы не могут противоречить настоящим Правилам.
1.8. Распорядок работы читальных залов устанавливается руководством архивов.

2. Порядок допуска пользователей
в читальные залы архивов

2.1. Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.
2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
2.3. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архивов на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивов или сотрудниками читальных залов.
2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (Приложение N 1).
2.5. Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

3. Права, обязанности и ответственность
пользователей

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы, в том числе позитивные копии кинодокументов, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков на карточках фотокаталога архива), фонодокументы по теме исследования, а также техническое оборудование для работы с микрокопиями, аудиовизуальными и машиночитаемыми документами.
3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право:
3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читальных залов, услугах, оказываемых архивами через читальные залы, порядке и условиях их предоставления.
3.2.2. Получать консультации специалистов архивов о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивах справочниках.
3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архивов, в органы управления архивным делом субъекта Российской Федерации, Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.
3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно - справочных библиотек, справочно - информационных фондов.
3.2.6. Заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.
3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архивов использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон) или арендовать технические средства архивов. Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей .
--------------------------------
Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство (кроме случаев, предусмотренных в п. 5.8 настоящих Правил).

3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его заведующим (сотрудником) машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском.
Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.
3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.
3.4. Пользователи обязаны:
3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальных залах архивов Российской Федерации.
3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.
3.4.5. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе с микрокопиями и документами на специальных и электронных носителях.
3.4.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

КонсультантПлюс: примечание.
Федеральный закон от 20.02.1995 N 24-ФЗ утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

3.4.7. В соответствии с Законом Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" (ст. 12 п. 2) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа).
3.5. Пользователи могут предоставить архивам библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.
3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.
3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи дел, документов,
микрокопий, печатных изданий, предоставления
научно - справочного аппарата

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов.
Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала .
--------------------------------
Настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования материалов научно - справочных библиотек архивов.

5. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архивов и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивами.
5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читальных залов. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива может дополнительно прилагаться их перечень.
5.3. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

КонсультантПлюс: примечание.
Закон РФ от 09.07.1993 N 5351-1 утратил силу с 1 января 2008 года в связи с принятием Федерального закона от 18.12.2006 N 231-ФЗ. Действующая норма о свободном использовании произведения путем репродуцирования содержится в статье 1275 части четвертой Гражданского кодекса РФ.

5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах".
5.5. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архивов с учетом технических возможностей и физического состояния документов.
5.6. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства архивов.
Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архивов в каждом конкретном случае.
5.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.
5.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивов допускается копирование документов техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архивов в их помещениях и под контролем сотрудников читальных залов.
Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивы не несут.
5.9. По согласованию с руководством архивов пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещениях архивов под контролем их сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
5.10. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.
5.11. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные архивом по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются им на общих основаниях.
5.12. Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском, подписанным ответственным лицом.

Приложение N 1
к Правилам работы
пользователей в читальных
залах государственных
архивов Российской Федерации

Название государственного
архива

Фамилия __________________________________________________________
Имя _____________________________ Отчество _______________________
Место работы (учебы) и должность _________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Организация, направившая пользователя, ее адрес __________________
__________________________________________________________________
Образование ______________________________________________________
Ученая степень, звание ___________________________________________
Тема и хронологические рамки исследования ________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Место жительства _________________________________________________
__________________________________________________________________
Телефон (домашний) ________________ (служебный) __________________
Серия и N документа, удостоверяющего личность ____________________
__________________________________________________________________

С Правилами работы пользователей в читальных залах
государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась),
обязуюсь их выполнять.

Читайте также: