Правила оформления и ведения боевых документов

Обновлено: 07.07.2024

В статье рассматриваются возможности повышения оперативности в работе штабов без привлечения дополнительных материальных ресурсов на совершенствование автоматизированных систем управления. Практическое использование предлагаемых направлений позволит сократить время, затрачиваемое на разработку и оформление боевых документов, и определенным образом улучшить качество их отработки.

РАЗВИТИЕ военного дела на современном этапе характеризуется повышением роли систем управления, ужесточением требований к оперативности в работе командующих и штабов. Их управленческая деятельность в сложных условиях подготовки и ведения современных операций должна быть достаточно эффективной, несмотря на постоянный недостаток времени и большие физические перегрузки, вызванные высокой интенсивностью действий войск и возросшим объемом циркулируемой информации и документооборотом. Это обусловливает необходимость изыскания путей сокращения трудоемкости управленческих. Процессов, повышения оперативности в работе штабов. Одним из наиболее эффективных путей решения этой проблемы, на наш взгляд, является дальнейшее совершенствование форм и содержания боевых документов. Его актуальность заключается в следующем.

Во-первых, современные операции характеризуются большим количеством участвующих в них группировок разнородных войск (сил), высоким динамизмом изменения обстановки, большим пространственным размахом, а следовательно, и увеличением потоков информации, циркулирующей в системах управления. Во-вторых, техническая оснащенность штабов все еще отстает от реальных потребностей органов управления по обработке поступающей информации в заданных пределах времени. Таким-образом, налицо объективное диалектическое противоречие между возросшим объемом управленческой информации и существующими возможностями органов управления по ее переработке в короткие сроки, которое требует практического разрешения. Особую остроту данная проблема приобретает в связи с реализацией принципов оборонительной достаточности и связанного с этим сокращения численности войск и органов управления всех уровней.

Анализ проведенных исследований показывает, что около 40 проц. времени командующего оперативным объединением и его штаба расходуется на изучение, анализ и документирование информации, до 15 проц. - на принятие решения, примерно 30 проц. - на доведение задач до подчиненных и от 15 до 20 проц. - на контроль и оказание помощи подчиненным. Следовательно, в цикле управления сбор информации, ее обработка и документирование поглощают почти половину времени, отпущенного на весь процесс подготовки операции, что, безусловно, сказывается на качестве принимаемых решений и вынуждает Существенно сокращать долю времени на практическую и организаторскую работу. Поэтому важно постоянно искать способы повышения оперативности обработки информации. Решение этой проблемы, по нашему мнению, можно осуществить следующими способами: повышением уровня автоматизации управленческих процессов, целенаправленной подготовкой офицеров в военных академиях по специальной программе, заблаговременной разработкой ряда документов и др. Специфика данного вопроса и его значимость для практической деятельности штабов предполагает необходимость рассмотрения ряда первоочередных общих положений, раскрывающих сущность, содержание и назначение боевых документов, а затем, опираясь на единую методологическую основу, перейти к изложению и обоснованию предлагаемых путей их совершенствования.

Боевые документы готовятся при разработке планов операции (боевых действий) и в ходе их ведения. Их роль и значение в управлении войсками были всегда велики. В современных операциях при наличии эффективных автоматизированных систем управления войсками (силами) боевые документы ее утратили прежнего значения. Как и в прошлом, они являются основным источником получения необходимой информации для принятия решения и средством ее отображения. С их помощью аккумулируется в штабах боевая информация, ставятся подчиненным задачи и информируется вышестоящий штаб о степени их выполнения, происшедших изменениях в обстановке и вновь принятых решениях, о положении и состоянии войск. И еще. В них отражаются вопросы планирования операции (боя) и ее всестороннего обеспечения. Классификация боевых документов и требования, предъявляемые к ним, показаны на рис. 1. Анализ учений и результаты исследований показывают, что не всегда данные требования выполняются в полной мере, что является одной из основных причин увеличения объема документооборота и времени на его обработку, а следовательно, снижения оперативности в работе штабов. Такое положение является прямым следствием того, что органы управления еще недостаточно оснащены современными средствами автоматизации, ЭВТ и при существующей организационной структуре не в состоянии с высоким качеством вести разработку типового комплекта документов в строго ограниченные сроки. На данном этапе это в значительной степени учтено в новых руководящих документах (уставах, наставлениях и т. д.), предусматривающих сокращение как их количества, так и объема.

Теоретические проработки и обобщение опыта командно-штабных учений позволили отыскать некоторые пути повышения оперативности в работе штабов. K основным из них относятся: дальнейшее сокращение общего количества документов, разрабатываемых штабами; совершенствование содержания и форм документов в интересах сокращения их объема; исключение наиболее трудоемких процессов при оформлении документов; широкое использование технических средств для документирования. Каждый из этих путей имеет свои достоинства и недостатки. Самым же приоритетным направлением, на наш взгляд, является совершенствование форм и содержания боевых документов, как ее требующее дополнительных материальных затрат и большого времени. При реализации этого вопроса целесообразно формализовать максимальное количество текстовых документов, создав единую систему формализованных документов в звене объединение - батальон. При разработке графических материалов необходимо смелее отказываться от крупных трудоемких заголовков (парадного оформления), ненужного, а значит, и вредного украшательства, что характерно только для учебно-иллюстрационных и демонстрационных карт и схем. При оформлении требуется шире применять преданные забвению в некоторых штабах типовые штампы (клише) готовых надписей.

Анализ существующего комплекта боевых документов, разрабатываемых в штабе объединения, показывает, что их общее количество без ущерба качеству управления войсками (силами) может быть уменьшено на 30 проц. за счет упразднения наиболее трудоемких, мало используемых в ходе подготовки и ведения операции, поскольку их содержание зачастую дублируется в других.

Наряду с сокращением общего количества достаточно эффективными способами оптимизации боевых документов является уточнение содержания и совершенствование их форм. Расчетами установлено и в свою очередь подтверждено экспериментами на командно-штабных учениях в Одесском и Белорусском военных округах, что трудоемкость отработки различных документов может быть сокращена почти наполовину за счет исключения отдельных пунктов, которые повторяют друг друга, конкретизации стилистических оборотов, применения аббревиатур, исключения общеизвестных положений и грамматических конструкций, не несущих оперативно-тактической информации. Ори этом следует отметить, что последние довольно часто встречаются в ныне действующих документах. При сборе и накоплении информации необходимо шире использовать традиционные и новые технические средства, для чего желательно оснащать штабы объединений малогабаритными диктофонами, придав этому способу сбора и хранения информации юридический статус. В последующем подобные средства целесообразно делать встроенными в автоматизированные рабочие места, а также иметь переносной комплект таких средств.

Поскольку в рамках данной статьи не представляется возможным рассмотреть все вопросы, связанные с совершенствованием содержания боевых документов, остановимся лишь на наиболее, на наш взгляд, важных. Боевой приказ является основным документом. Именно на разработке такого типа документа мы стремились показать более доступные для реализации в короткие сроки пути сокращения объема текстовых документов и улучшения их содержания. Проведенный в этих целях в Военной академии БТВ сравнительный анализ типового приказа в оперативном звене показывает, что его объем составляет, как правило, 16-18 страниц машинописного текста (28 800-32 400 знаков). Между тем аналогичные приказы периода Великой Отечественной войны и современной армии США примерно в 3-4 раза меньше (4-6 страниц, или 7200-10 800 знаков). Поэтому мы считаем, что сокращения объема документов, а следовательно, повышения оперативности в работе штабов можно достичь за счет широкого использования кодированных карт (из опыта боевых действий в Афганистане), разработки комбинированных форм документов, применения в разумных пределах аббревиатур. Недостаточно полно реализуется опыт Великой Отечественной войны по использованию графических и комбинированных (текстуально-графических) директивных документов типа карт-приказов (схем-приказов), разрабатываемых как на топографических картах, так и на бумаге. Такая форма в настоящее время внедрена в армейском корпусе армии США при отработке графического приложения к боевому приказу^ Разумеется, она не универсальна. Однако, на наш взгляд, заслуживает тщательного изучения, ее применение в первых оборонительных операциях может быть весьма эффективным. Она может обеспечить некоторое повышение оперативности работы органов управления главным образом за счет сокращения времени на перенос информации, единство понимания задач во всех звеньях управления и уменьшить вероятность появления возможных ошибок.

Наряду с этим важно настойчиво изыскивать рациональные способы сокращения объема боевых документов в целях снижения трудозатрат разработки и повышения их информативности. Так, в настоящее время в текстовых материалах уровень информационной избыточности достигает порой 70 проц. Научно же обоснованным является уровень, не превышающий 30 проц., что вполне обеспечивает надежность передачи информации. Следовательно, при заданном объеме документа можно повысить его информативность без ущерба качеству не менее чем в два раза или сократить объем при сохранении требуемого уровня информативности. При этом наиболее эффективным способом является более широкое, чем прежде, применение аббревиатур, которые достаточно активно использовались в документах периода Великой Отечественной войны. Проведенный анализ показывает, что данный способ позволяет сократить объем любого текстового документа не менее чем в 1,5-2 раза при сохранении эквивалента его информативности. Это, как нам представляется, один из слабо используемых резервов в решении проблемы повышения оперативности в работе штабов. Приемлемость и продуктивность применения аббревиатур объясняется прежде всего тем, что в текстовых документах очень много слов и словосочетаний, имеющих высокую частотность употребления. По отдельным оценкам, общий объем словаря терминов, применяемых в боевых документах, не выходит за границы 3000 слов. Причем третья часть словаря употребляется почти в 100 проц. случаев.

Оперативность разработки документов в определенной мере зависит и от уровня подготовки должностных лиц штабов. Поэтому необходимо еще в период обучения в ввузах постоянно совершенствовать практические навыки офицеров в отработке и оформлении боевых документов. Офицер, овладевший конкретными навыками, может за более короткий срок выполнить заранее известный ему по объему и технологии перечень работ. Это в полной мере относится и к офицерам запаса, которым необходимо на сборах всесторонне осваивать соответствующие виды штабной работы согласно их предназначению.

Представляется целесообразным проведение исследовательских работ по дальнейшему развитию и внедрению технических средств автоматизированного документирования. В связи с внедрением АСУВ следует освоить на практике способы заблаговременного ввода в базу данных ЭВМ основных форм документов, а в последующем обеспечить реализацию принципа единой системы формализованных документов.

Одним из известных, но рационально не используемых в войсковой практике способов совершенствования текстовых документов является их формализация. Она заключается в заблаговременном создании установленных специальных форм директивных и отчетно-информационных документов с разделением содержания на две части: постоянную и переменную. Первая - подготавливается заблаговременно, а вторая - вносится по мере разработки документа и имеет кодовые обозначения для передачи по средствам связи. Формализованные боевые документы могут иметь анкетную форму (слева вопрос- постоянная информация, справа ответ - переменная информация) и табличную, в которой их сочетание выполняется в виде таблиц. Первая форма удобна для документирования и передачи данных о положении, характере действий войск, вторая - об их состоянии.

Недостаточно высокая степень реализации принципа формализации в войсковой практике, на наш взгляд, объясняется тремя причинами. Во-первых, этот вопрос слабо отражен в военной литературе, недостаточно изучается в ввузах и вследствие этого не все офицеры должным образом изучили суть этого принципа. Порой формализация в отдельных войсковых инстанциях отождествляется с заготовкой обычных текстовых документов с соответствующими пропусками для фактографических данных. Во-вторых, разработка в войсках подручным способом формализованных документов не обеспечивает высокого качества, что порождает неуверенность в эффективности их применения. В-третьих, отсутствие единых для всех звеньев комплектов унифицированных форм таких документов. Между тем в ряде зарубежных публикаций отмечается, что в армии США в настоящее время практикуется промышленное изготовление формализованных документов и централизованное снабжение ими штабов различных войсковых инстанций, что является значительным подспорьем в повышении оперативности управления войсками. Практическая значимость принципа формализации объясняется прежде всего тем, что при его реализации в войсках можно ожидать сокращения трудоемкости разработки боевых документов в .1,5-2 раза, а также достижения требования универсальности их формы в. целях использования как в обычной системе, так и в АСУВ. В последующем формализация позволит воплотить в жизнь систему безбумажной информатики (автоматизированной обработки документов) на основе дальнейшего развития автоматизированных систем управления, их специального математического и программного обеспечения, что, несомненно, явится весомым вкладом в решение проблемы повышения оперативности работы штабов.

Предлагаемые пути совершенствования форм и содержания боевых документов позволяют значительно повысить оперативность управления войсками в современных операциях. На наш взгляд, они просты, не требуют дополнительных материально-финансовых затрат и большого времени для их реализации.

Читайте также: