Повестка дня включается в какую часть протокола заседания избирательной комиссии

Обновлено: 18.04.2024

Председатель участковой избирательной комиссии осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства в участковой избирательной комиссии, документационному обеспечению заседаний участковой избирательной комиссии, учету и прохождению документов в установленные сроки. Обеспечивает сохранность документов и передачу их в территориальную избирательную комиссию.

Председатель участковой избирательной комиссии непосредственно несет ответственность за ведение делопроизводства. Секретарь участковой избирательной комиссии осуществляет оформление принятых на заседании участковой избирательной комиссии решений, ведет протоколы заседаний.

Поступивший в участковую избирательную комиссию документ подлежит первичной обработке (т.е. необходимо проверить правильность адресования, наличие указанных приложений), затем регистрации в день поступления с использованием журнала регистрации входящих документов (см. приложение № 1).

При регистрации поступившего документа в журнал регистрации входящих документов обязательно вносятся следующие реквизиты: исходящий номер и дата поступившего документа, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения.

В журнале регистрации входящих документов делается отметка, куда помещен исполненный документ.

Исходящие документы, в том числе ответы на входящие документы, оформляются на соответствующем бланке участковой избирательной комиссии (см. приложение № 3) и подписываются председателем (заместителем председателя, секретарем) участковой избирательной комиссии, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов и подлежат отправке в день подписания документа.

При оформлении письма указывается полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина. В документах, направляемых конкретному лицу, указывается его должность, фамилия и инициалы. Данный реквизит располагается в правом верхнем углу бланка письма комиссии.

При оформлении ответных документов обязательно производится ссылка на номер, дату документа, на который делается ответ.

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

Регистрируемому документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой, а также даты подписания. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

Отправляемые из участковой избирательной комиссии документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (см. приложение № 2). При регистрации исходящего документа обязательно вносятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, исполнитель документа, а также кем подписан документ.

Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой избирательной комиссии.

Необходимо соблюдать основные требования к оформлению реквизитов:

Регистрационный номер документа:

Для входящих документов – это порядковый номер в пределах календарного года, для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и через косую черту порядковый номер документа в пределах календарного года.

Подпись должностного лица:

участковой избирательной комиссии

избирательного участка №___ личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном участковой избирательной комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель участковой избирательной комиссии, а фамилии членов участковой избирательной комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия

Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

Оттиск печати:

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии:

избирательного участка № ___

личная подпись инициалы, фамилия

При заверении копий протоколов об итогах голосования дополнительно проставляется время заверения копии.

При выдаче копии документа заверительная надпись удостоверяется печатью комиссии.

Организация работы с жалобами, заявлениями и обращениями граждан о нарушениях избирательного законодательства

Поступившие в участковую избирательную комиссию обращения регистрируются отдельно от других видов документов в день их поступления. Как правило, для регистрации используется Реестр учета жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства (см. приложение № 4).

При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

На обращениях граждан на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера, формируемого в пределах календарного года, даты и времени поступления.

Участковые избирательные комиссии обязаны давать письменные ответы в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а по обращениям, поступившим в день голосования или в день, следующий за днем голосования, – немедленно. Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.

Участковые избирательные комиссии вправе обращаться с представлениями о проведении соответствующих проверок и пресечении нарушений закона в правоохранительные органы, органы исполнительной власти. Указанные органы обязаны в пятидневный срок, если представление получено за пять и менее дней до дня голосования, – не позднее дня, предшествующего дню голосования, а если в день голосования или в день, следующий за днем голосования, – немедленно принять меры по пресечению этих нарушений и незамедлительно проинформировать о результатах обратившуюся участковую избирательную комиссию. Если факты, содержащиеся в представлении, требуют дополнительной проверки, указанные меры принимаются не позднее чем в десятидневный срок.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, авторам дан ответ в письменной или устной форме.

Письменный ответ направляется автору на бланке письма участковой избирательной комиссии за подписью председателя комиссии, заместителя председателя либо секретаря комиссии.

В случае, если автору дан устный ответ, на самом документе делается соответствующая отметка.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Решение, принимаемое участковой избирательной комиссией по результатам рассмотрения обращения, должно быть мотивированным и оформляется в письменном виде. Копия решения, заверенная должным образом, незамедлительно выдается лицу, чья жалоба (заявление) были рассмотрены.

Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) комиссии.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

Реестр учета жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства прикладывается к первому экземпляру протокола об итогах голосования вместе с особыми мнениями членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, поступившими в участковую избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей обращениями и принятыми по указанным обращениям решениями и незамедлительно передается в территориальную избирательную комиссию.

Копия Реестра вместе с заверенными копиями особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, заверенными копиями поступивших в участковую избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей обращениями и заверенными копиями принятых по указанным обращениям решений приобщается ко второму экземпляру протокола об итогах голосования и хранится в участковой избирательной комиссии до истечения срока ее полномочий, затем передается в территориальную избирательную комиссию.

Оформление и учет решений, протоколов заседания участковой избирательной комиссии

Главной организационной формой реализации задач и функций участковой избирательной комиссии как коллегиального органа является заседание участковой избирательной комиссии.

Заседание участковой избирательной комиссии считается правомочным, если на нем присутствует большинство от назначенного числа членов комиссии.

Проект повестки дня заседания участковой избирательной комиссии (см. приложение № 5) формируется секретарем участковой избирательной комиссии и после согласования с председателем участковой избирательной, подписывается секретарем участковой избирательной комиссии.

Перед началом заседания секретарь участковой избирательной комиссии регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю участковой избирательной комиссии (см. приложение № 6).

Срок доработки документов не должен превышать одного рабочего дня после дня заседания.

При доработке документа секретарь участковой избирательной комиссии вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения.

Секретарь участковой избирательной комиссии следит за комплектностью прилагаемых к решению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте.

Оформленный и проверенный комплект документов (решение, обозначенные в его тексте приложения) подписывает секретарь и передает для подписания председателю комиссии.

Решения оформляются на соответствующем бланке участковой избирательной комиссии (см. приложение № 7), подписываются председателем и секретарем участковой избирательной комиссии с указанием полного наименования должностей.

После подписания решения регистрируются секретарем участковой избирательной комиссии. Для учета регистрации решений используется журнал регистрации (см. приложение № 8). На документах проставляется регистрационный номер.

Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой избирательной комиссии.

Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой (например: 1/8).

Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель участковой избирательной комиссии. На каждой копии решения проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя и секретаря участковой избирательной комиссии.

Копия решения участковой избирательной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в участковую избирательную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой избирательной комиссии.

Протокол заседания участковой избирательной комиссии оформляется на соответствующем бланке (см. приложение № 9) и может оформляться в полной или краткой форме (см. приложение № 9-1).

В протоколе заседания участковой избирательной комиссии в краткой форме отражается основное содержание выступлений и принятых решений, при этом при рассмотрении жалоб (заявлений) и обращений содержание выступлений и принятых решений отражается подробно.

Текст протокола заседания участковой избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя участковой избирательной комиссии, а также присутствующих членов участковой избирательной комиссии, в том числе приглашенных на заседание.

Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем участковой избирательной комиссии с указанием полного наименования должностей.

После подписания протоколы регистрируются. Учет регистрации протоколов ведется по журналу регистрации решений (см. приложение № 8). Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой избирательной комиссии.

Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов комиссии, хранятся у председателя участковой избирательной комиссии до передачи в территориальную избирательную комиссию.

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола