Получение архивной справки фсб что это

Обновлено: 02.07.2024

Меня привлекает период, который предшествовал революции. С одной стороны, это вполне современная жизнь с поездами, автомобилями, фотоаппаратами, велосипедами и телефонами, а с другой — в это время в России еще сохранялся традиционный уклад. Красоту этого уклада я и хочу показать читателям своих книг.

Изучать этот период невозможно без архивной работы. Впервые я попала в архив в 2007 году, когда была студенткой, и с тех пор вот уже 14 лет продолжаю свои исследования.

Расскажу, как организовать тур по архивам, запросить нужные сведения, получить копии документов и не замерзнуть зимой в очереди из исследователей.

Как я собираю информацию по архивам

Историческую книгу нельзя придумать самому, это не художественный роман. Информацию для нее нужно искать в архивах с документами — фондах частных лиц, государственных и общественных учреждений.

Материалы были разбросаны по всей России и зарубежью, но я решила ограничить рамки исследования федеральными и ближайшими региональными архивами. Один из них находится в Астрахани, где я живу, другие — в пределах 12 часов езды на поезде. Сбор информации затянулся на три года — из-за пандемии и длительного ремонта в архиве, где хранились важные документы.

Я совершила девять командировок и потратила около 100 000 Р :

билеты на поезда и самолеты, проживание в гостиницах — 70 000 Р ;
заказ копий документов — 30 000 Р .

Многие архивы располагаются в красивых современных зданиях. Например, так выглядит Российский государственный исторический архив в Санкт-Петербурге

Как организовать поездку

Жилье. В ближайшие архивы я стараюсь ездить одним днем, чтобы сэкономить на гостинице. Для более продолжительных поездок приходится искать жилье. За годы исследований я перепробовала все варианты: общежития, съемные квартиры и гостиницы — от самых бюджетных до пятизвездочных.

Чем дешевле жилье, тем выше вероятность бытовых несуразиц. Например, администрация одной московской гостиницы на третий день проживания внезапно потребовала доплатить за свободные койко-места в моем номере. Ситуация была неприятная: на часах 10 вечера, у меня нагло вымогают деньги.

После подобных неприятных моментов я решила, что не буду экономить на жилье. Теперь стараюсь выбирать старые гостиницы, которые работают с советских времен и украшены хотя бы тремя звездочками. Это не роскошь, а гарантия минимального порядка.

Выходит дороже, но я пользуюсь скидками от отелей за межсезонье и длительность проживания, а также кэшбэком по программе Ростуризма. Например, недавно заплатила одной гостинице 8200 Р , и через три дня на мою карту пришел кэшбэк — 1640 Р .

Транспорт. На короткие расстояния — от 400 до 600 км — я езжу поездом, на большие — летаю самолетом. Иногда комбинирую разные виды транспорта и во время одной командировки стараюсь охватить несколько городов. Например, по пути в далекие федеральные архивы попутно посещаю региональные. Чтобы сэкономить, пользуюсь скидками за участие в бонусной программе РЖД, выбираю верхние полки купе и плацкарта.

Мой конек — многоступенчатые командировки. Иногда останавливаюсь в попутном городе, чтобы пересесть на поезд с более удобным графиком или высоким классом. Если я делю поездку на отдельные сегменты, то могу гибко использовать бонусную систему.

Однако пересадки увеличивают риски во время путешествий. Например, однажды вечером я села в поезд, чтобы ночью прибыть в промежуточный пункт и там же пересесть на другой. Но по дороге наш поезд сбил трех коров, из-за чего мы приехали позже на полтора часа — моя пересадка сорвалась.

Администрация вокзала предоставила мне гостиницу, чтобы компенсировать неудобства. В промежуточном пункте как раз находился архив, который меня тоже интересовал, так что исследование только выиграло от этого инцидента. Но коров очень жалко.

Моя двойная командировка: сначала из Астрахани в Саратов с пересадкой в Волгограде, затем из Астрахани в Петербург с пересадкой в Москве. Два архива, три поезда и четыре самолета со стыковочными рейсами за 11 дней. Порой дешевле вернуться домой и сразу уехать снова, чем задерживаться в чужом городе. Кроме того, это удобнее — меньше времени отсутствуешь на работе

Что взять с собой. Я езжу налегке: беру минимум личных вещей — чем меньше багажа, тем мобильнее исследователь. При работе с архивными данными приходится много и быстро конспектировать. Поначалу я путешествовала с тетрадями и писала в них от руки, потом стала возить нетбук, за который приходилось волноваться. Я опасалась не только воров, но и всяких эксцессов — в поездке всякое может случиться.

Например, однажды я положила нетбук на верхнюю багажную полку плацкартного вагона и легла спать. Ночью проснулась оттого, что вновь прибывший пассажир забрасывал на это самое место огромный чемодан. К счастью, компьютер не пострадал, но случись с ним что-то , могли бы пропасть бесценные архивные выписки.

Я пришла к простому рецепту: беру телефон и подсоединяю к нему компактную проводную клавиатуру без цифрового блока. Важно, чтобы телефон поддерживал OTG — функцию подключения периферийных устройств. Такой комплект удобен в поездках: не занимает много места, мало весит и не привлекает внимание воров.

Набирать текст на телефоне с клавиатурой почти так же удобно, как на ноутбуке. Надо лишь привыкнуть работать с текстовым редактором на маленьком дисплее. Но я на экран не смотрю: набираю слепым методом и не обращаю внимания на опечатки, ведь главное — это скорость.

Походный набор исследователя: телефон и клавиатура. Эти нехитрые приспособления помогают развивать бешеную скорость конспектирования архивных материалов

Как искать информацию в архивах

Большинство материалов федеральных и региональных архивов открыто для всех желающих.

Получить доступ можно двумя способами:

Второй способ работает всегда, а первый — нет. Некоторые архивы не принимают посетителей без направления — обязательно позвоните и уточните этот вопрос до поездки.

Я работаю преподавателем в вузе, и поначалу для каждой командировки брала отношение — письмо за подписью ректора на имя директора архива. Со временем бюрократические сложности начали тяготить, и я стала обращаться в архивы по упрощенной схеме — с личным заявлением. Для моего нынешнего исследования отношение не потребовалось ни разу.

Теперь по шагам расскажу, как получить доступ к архивной информации.

О порядке доступа к архиву читайте на его сайте или узнавайте по телефону. Например, если придете в Национальный архив Республики Хакасия без отношения, вас не пустят в читальный зал

Ректор университета выписал направление, чтобы я могла изучить рукописи в Российской государственной библиотеке

Если изучаете родословную. Ваш главный источник — метрические книги. До революции именно религиозные учреждения были вместо загсов. Например, информацию о православном родственнике можно найти в метрической книге его церковного прихода.

Эти книги хранятся в архиве бывшего губернского или уездного города, к которым относилось религиозное учреждение. Имейте в виду, что границы губерний Российской Империи не всегда соответствуют границам субъектов Российской Федерации. Чтобы определить архив, вы можете обратиться за помощью на генеалогический форум.

Если ищете информацию об учреждениях и исторических деятелях. Такие материалы разбросаны по региональным и федеральным архивам. В первую очередь обратите внимание на архивы региона, где жил ваш персонаж или работало учреждение.

Кроме того, нужные материалы наверняка отложились в центральных архивных фондах соответствующего ведомства. Например, если вы собираете материал об истории духовной семинарии, поработайте с фондами Святейшего Синода в РГИА — Российском государственном историческом архиве.

Исторический персонаж моей книги жил в Царицыне — сейчас это Волгоград. До революции город относился к Саратовской губернии, поэтому нужно было ехать в региональные архивы Саратова и Волгограда. Кроме того, я посетила РГИА в Санкт-Петербурге, где собраны материалы о деятелях со всей страны.

Часто не знаешь заранее, что именно найдешь в конкретном архиве. Нет централизованной системы, где можно было бы вбить ФИО человека и узнать, где хранится информация о нем. Федеральные архивы оцифровывают и размещают на сайтах описи материалов — можно разведать ситуацию, прежде чем ехать. Но в региональных учреждениях, как правило, все на бумаге.

Многие архивы уже проработаны другими авторами. Когда я изучаю историческую литературу, всегда обращаю внимания на ссылки — это подсказка, где искать материал, чтобы раскопать тему поглубже.

В период пандемии архивы сначала закрылись, а затем стали открываться с ограничениями и доступом по предварительной записи.

Моя работа усложнилась: например, я с большим трудом попала в один архив осенью 2020 года. Записаться можно было только на следующий день: сотрудники учреждения пояснили, что их могут закрыть в любую минуту, поэтому они не планируют ничего на больший срок. Причем время пребывания в архиве было ограничено двумя часами — либо утром, либо после обеда.

Заранее уточняйте режим работы архива и правила доступа к нему — по телефону или на сайте организации. Иначе может получиться так, что вы проедете через всю страну и окажетесь перед закрытыми дверями.

На входе в архив нужно предъявить паспорт и отношение, если оно у вас есть. Сотрудник архива запишет ваши паспортные данные и покажет дорогу в читальный зал.

Здесь надо будет заполнить бланки документов:

Заявление на имя директора архива.
Анкету исследователя — указать свой адрес, телефон, место работы и прочие сведения.
Согласие на обработку персональных данных.

Для последующих посещений архива вам выдадут пропуск — он действует до конца календарного года. При первом же визите в следующем году придется заполнять все заново.

Некоторые архивы принимают регистрационные документы по электронной почте. Это удобно: можно приехать и сразу начать работать с документами, а не тратить время на оформление.

Такую анкету я заполнила, чтобы пользоваться астраханским архивом. Согласие на обработку персональных данных уже включено — подписывать отдельный документ не нужно

Каждый архив состоит из фондов — наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей.

Каждый фонд содержит дела — обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела — конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками

В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом.

Иерархия хранения документов: архив — фонды — дела — листы.

План действий такой:

Найти подходящие фонды.
Выбрать нужные дела внутри фондов.
Заполнить бланк заказа.

Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст вам путеводитель — большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел.

Выбрать дела. Опись — это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны.

В описи есть информация о каждом деле внутри фонда — название, дата, число листов. Источник: Национальный архив Республики Хакасия

Оформить бланк заказа. Если вы определились, возьмите у сотрудника читального зала бланк заказа и заполните его — перечислите дела, которые нашли в описи.

Чтобы оформить заказ, не всегда требуется личное присутствие — это зависит от условий работы конкретного архива. Многие учреждения размещают путеводители и оцифрованные описи на сайтах, что очень удобно: можно еще до поездки составить список дел.

Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА. Если вы заказываете дела на сайте этого архива, не нужно ничего писать от руки. Просто указываете номер фонда, описи и дела, а система сама формирует заполненный бланк и направляет его работникам архива.

В некоторых архивах нельзя перечислять сразу все материалы в одном заказе. Нужно заполнять отдельный бланк для каждого фонда или даже дела, что очень неудобно

Сделать заказ в РГИА можно через личный кабинет. Чтобы выбрать дела, воспользуйтесь путеводителем по фондам, реестром описей и системой поиска по архиву — все это есть на сайте архива

Я просто указала, что мне надо, а автоматизированная система РГИА сформировала готовое требование. Если так можно было бы делать во всех архивах, работа исследователя стала бы намного легче

Если вы заказали дела заранее, то получите их в день приезда. Если же нет, то первый день уйдет на работу с описями и заполнение бланка заказа. После этого придется ждать еще два-три рабочих дня, пока предоставят документы.

Это неудобно, но некоторые архивы сокращают сроки выдачи дел для иногородних посетителей. Ищите информацию об этом на сайте архива и для надежности звоните в читальный зал

Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям.

Самые популярные причины для отказа:

Бумаги поражены грибком — злейшим врагом исследователей.
С документами уже работает другой человек, который отправил заказ раньше.
Вы превысили лимит — запросили слишком много информации. Ограничения устанавливает архив, но обычно нельзя получить более тысячи листов за раз. Поэтому считайте число листов в заказе, чтобы не попасть впросак.

Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год.

Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете — только учтите, что не во всех архивах разрешают заряжать технические устройства.

Микрофильмы смотрят там же, в читальном зале, на специальных аппаратах. Работать с этими устройствами несложно, а если возникнут трудности, можно обратиться к сотрудникам читального зала.

Доступ к несброшюрованным материалам может быть ограничен: например, в РГИА есть специальные залы для изучения таких дел.

Основные статьи расходов для иногороднего исследователя — траты на транспорт и проживание. Поэтому чем дольше продолжается работа в архиве, тем дороже командировка. Чтобы не терять время, можно заказать копии документов и подробно изучить их уже дома. Обычно архивы не разрешают копировать дела целиком, но позволяют выбрать отдельные листы.

Раньше, чтобы скопировать документ, нужно было сделать следующее:

Обратиться в специальный архивный отдел.
Заполнить бланк заказа ксерокопий.
Оплатить счет.
Неделями ждать результат. Приходилось искать людей, которые забрали бы копии: я не могла остаться в чужом городе на месяц, чтобы получить их лично.

Потом исследователи стали добиваться разрешения на самостоятельную фотосъемку архивных дел. В итоге съемку разрешили, но за отдельную плату и с ограничениями в зависимости от вида документов.

Например, в РГИА можно бесплатно фотографировать микрофильмированные дела, но съемка обычных бумажных документов стоит от 41 Р до 57 Р за лист. А в волгоградском архиве придется заплатить от 80 Р до 120 Р за каждый отснятый лист.

Прейскурант госархива Волгоградской областиPDF, 997 КБ

Самостоятельная съемка — самый удобный и быстрый способ копирования. Особо сэкономить не получится, зато не надо ждать: вы уходите из архива с материалами на руках. Для фотосъемки обычно выделяется особое помещение или хотя бы отдельный стол, где исследователь под наблюдением сотрудника архива делает ровно столько кадров, сколько оплатил. Если какой-нибудь снимок вышел смазанным, разрешается его переснять.

Чтобы фотографировать документы, исследователи пользуются смартфонами и многопиксельными беззеркалками. Я же снимаю на старую цифровую мыльницу, мне хватает ее возможностей — даже мелкий текст на фотографиях легко прочитать.

Но бывает, что нужно получить изображения в максимальном качестве. Например, если я хочу продемонстрировать автограф какого-нибудь исторического деятеля в своей книге. В таких случаях я заказываю цифровой скан документов.

Сканирование постепенно вытесняет архивное ксерокопирование. Скан обойдется дороже ксерокопии и самостоятельной фотосъемки: например, РГИА берет 113—180 Р за каждый лист. Все просто и удобно: оставляете заказ, архив выкладывает документы на файлообменник и присылает вам ссылки по электронной почте.

я потратила на копии документов для моей книги — суммарно во всех архивах

Когда я работала с архивными документами в условиях жесткого цейтнота, придумала, как быстро составлять заказ на фотографирование:

Брала опись и смотрела дела, которые меня интересовали.
Заранее печатала таблицу с номерами всех листов и их оборотов.
В читальном зале мне оставалось лишь обвести нужные числа в таблице и заполнить бланк заказа.

Так гораздо быстрее, чем писать номера от руки или печатать: всего за два часа я просмотрела около 1000 листов и выбрала из них 109, чтобы сфотографировать.

Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые. Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах - шансов практически нет? Консультирует Евгения Очертарова, главный специалист –эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц

ОПФР по Бурятии.

Евгения Григорьевна, какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии. И так ли важна сегодня трудовая книжка?

С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное социальное страхование до 1991 года, уплата единого социального налога и единого налога на вмененный доход для определенных видов деятельности до 2002 года. Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из индивидуального лицевого счета в Личном кабинете на сайте ПФР.

А если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов. В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то ни каких проблем с учетом стажа не возникнет.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения. Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться - эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.

При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.

Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

В этой ситуациисвой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются. По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии. Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?

К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы. Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет. Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка - об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр. Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

Как я собираю информацию по архивам

Я совершила девять командировок и потратила около 100 000 Р :

билеты на поезда и самолеты, проживание в гостиницах — 70 000 Р ;
заказ копий документов — 30 000 Р .

Как организовать поездку

Как искать информацию в архивах

Большинство материалов федеральных и региональных архивов открыто для всех желающих.

Получить доступ можно двумя способами:

Теперь по шагам расскажу, как получить доступ к архивной информации.

Здесь надо будет заполнить бланки документов:

Заявление на имя директора архива.
Анкету исследователя — указать свой адрес, телефон, место работы и прочие сведения.
Согласие на обработку персональных данных.

В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом.

Иерархия хранения документов: архив — фонды — дела — листы.

План действий такой:

Найти подходящие фонды.
Выбрать нужные дела внутри фондов.
Заполнить бланк заказа.

Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям.

Самые популярные причины для отказа:

Бумаги поражены грибком — злейшим врагом исследователей.
С документами уже работает другой человек, который отправил заказ раньше.
Вы превысили лимит — запросили слишком много информации. Ограничения устанавливает архив, но обычно нельзя получить более тысячи листов за раз. Поэтому считайте число листов в заказе, чтобы не попасть впросак.

Раньше, чтобы скопировать документ, нужно было сделать следующее:

Обратиться в специальный архивный отдел.
Заполнить бланк заказа ксерокопий.
Оплатить счет.
Неделями ждать результат. Приходилось искать людей, которые забрали бы копии: я не могла остаться в чужом городе на месяц, чтобы получить их лично.

Прейскурант госархива Волгоградской областиPDF, 997 КБ

я потратила на копии документов для моей книги — суммарно во всех архивах

Брала опись и смотрела дела, которые меня интересовали.
Заранее печатала таблицу с номерами всех листов и их оборотов.
В читальном зале мне оставалось лишь обвести нужные числа в таблице и заполнить бланк заказа.

Обращаем ваше внимание, что на портале доступна подача заявления на получение этой услуги в электронной форме.

К собственности Санкт‑Петербурга относятся архивные документы:

хранящиеся в государственных архивах Санкт‑Петербурга, музеях и библиотеках Санкт‑Петербурга (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
государственных органов Санкт‑Петербурга, органов государственной власти Санкт‑Петербурга и государственных организаций Санкт‑Петербурга.

Архивная справка — документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на:

запросы о подтверждении имущественных прав;
биографические запросы — запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц. К числу биографических запросов относятся запросы о подтверждении факта принятия в гражданство, выхода из гражданства;
запросы по истории учреждений, предприятий, населенных пунктов.

Генеалогические запросы — запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода.

Социально‑правовые запросы — запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

Данная услуга предполагает получение информации, содержащейся в Архивном фонде Санкт‑Петербурга. В случае необходимости получения выписок (справок) об актах гражданского состояния, перейдите по ссылке.

Полное наименование:

Предоставление сведений, содержащихся в информационных ресурсах администраций районов Санкт-Петербурга (выдача архивных справок, выписок, копий документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга и иных архивных документов)

Принцип предоставления

Экстерриториальный принцип – предоставление услуги не зависит от адреса регистрации получателя услуги

Результат предоставления

Запрос уточняющих сведений (при необходимости).
Письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин.
Архивная справка.
Архивная выписка.
Архивная копия.

Срок предоставления

Стоимость

Заявители

I. Получатели государственной услуги:

II. Заявители, обращающиеся за предоставлением государственной услуги:

Лица, имеющие право на получение государственной услуги в соответствии с п. I.
Доверенное лицо.
Законный представитель (опекун, попечитель).

Порядок действий

Порядок действий заявителя

Основания для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги:

Не подлежат рассмотрению заявления в случае отсутствия фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя.
В случае отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, или конфиденциальную информацию, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Порядок действий уполномоченной организации

I. Прием заявления в подразделении МФЦ

Специалист МФЦ:

Определяет предмет обращения.
Проводит проверку полномочий лица, подающего документы.
Проводит проверку соответствия документов установленным требованиям.
Осуществляет сканирование представленных документов, формирует электронное дело, все документы которого связываются единым уникальным идентификационным кодом, позволяющим установить принадлежность документов конкретному заявителю и виду обращения за государственной услугой.
Заверяет электронное дело своей электронной подписью.
Направляет копии документов и реестр документов в Администрацию.
При обнаружении несоответствия документов установленным требованиям, возвращает их заявителю для устранения выявленных недостатков.
По окончании приема документов выдает заявителю расписку в приеме документов.

Специалист МФЦ:

Регистрирует заявление в журнале регистрации.

III. Передача заявления специалисту исполнительного органа государственной власти, ответственному за обеспечение сохранности и использование документов, осуществляется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству или иным нормативным актом, определяющим порядок прохождения документов

Сотрудник МФЦ:

Передает заявление специалисту, ответственному за предоставление государственной услуги.

IV. Поиск в архиве необходимых сведений и подготовка ответа

Специалист Администрации, ответственный за предоставление государственной услуги:

Осуществляет запрос уточняющих сведений (при необходимости).
Оформляет письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин, архивные справки по форме, архивные выписки, архивные копии.

V. Выдача ответа заявителю

Специалист МФЦ:

Выдает результат предоставления государственной услуги заявителю.

Документы

Документы, представляемые заявителем

I. Обязательные документы:

В заявлении указываются фамилия, имя, отчество заявителя, его адрес; для юридических лиц - полное наименование юридического лица, его реквизиты, а также другие сведения, необходимые для поиска документа или исполнения запроса.

В случае обращения доверенного лица, имеющего следующие документы:
- паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность;
- доверенность, оформленная в соответствии с действующим законодательством, подтверждающая наличие у представителя прав действовать от лица заявителя и определяющей условия и границы реализации права на получение государственной услуги.
В случае обращения законного представителя (опекун, попечитель), имеющего следующие документы:
- паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность;
- документ, подтверждающий право законного представителя выступать от имени заявителя.
Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, представляется нотариально удостоверенная доверенность от лица, в отношении которого истребуются эти сведения.

Оснований для отказа в приеме документов

Документы, выдаваемые заявителю

Запрос о наличии уточняющих сведений (при необходимости).
Письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин.
Архивные справки по форме.
Архивные выписки.
Архивные копии.

Организации, участвующие в предоставлении

Организации, принимающие документы

Мобильные МФЦ

Организации, принимающие решение по предоставлению

Организации, выдающие конечные документы

Порядок обжалования

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) исполнительным органом государственной власти (ОИГВ), должностными лицами, государственными гражданскими служащими ИОГВ, в ходе предоставления государственной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
нарушение срока предоставления государственной услуги;
требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги;
отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги, у заявителя;
отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;
затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;
отказ ИОГВ, должностного лица ИОГВ, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в ИОГВ. Жалобы на решения, принятые руководителем ИОГВ, подаются в Правительство Санкт‑Петербурга.

Жалоба должна содержать:

наименование ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего ИОГВ, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего;
доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) ИОГВ, должностного лица ИОГВ, либо государственного гражданского служащего ИОГВ. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба, поступившая в ИОГВ, подлежит рассмотрению руководителем, заместителем руководителя, осуществляющим контроль и координацию деятельности соответствующего структурного подразделения ИОГВ, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб в следующие сроки:

в течение пятнадцати рабочих дней со дня регистрации жалобы;
в течение пяти рабочих дней со дня регистрации жалобы в случае обжалования отказа ИОГВ, должностного лица ИОГВ в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений;
в иные сроки в случаях, установленных Правительством Российской Федерации.

По результатам рассмотрения жалобы ИОГВ принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ИОГВ опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;
отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы). ИОГВ, его должностные лица, государственные гражданские служащие ИОГВ обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения (жалобы), если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, номера телефонов, по которым можно сообщить о нарушении должностным лицом положений, информацию о записи на личный прием и информационно‑консультационную помощь можно получить по телефонам.

Исполнительные органы государственной власти Санкт‑Петербурга и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке:

Для получения информации о должностных лицах исполнительных органов государственной власти Санкт‑Петербурга, ответственных за регистрацию и рассмотрение жалоб на нарушение порядка предоставления государственной услуги, перейдите по ссылке.

Читайте также: