По условиям договора между университетами необходимо обмениваться новыми данными со специалистами

Обновлено: 30.06.2024

Гражданский Кодекс РФ подтверждает право заключать договоры в электронном виде. Однако нет единых требований к оформлению и обмену цифровыми контрактами. Это препятствует безбумажному документообороту между контрагентами.

Почему это важно

Договор — наиболее распространённый вид документа, которым обмениваются ИП и организации. При заключении сделки в электронном виде контрагенты обмениваются неформализованными документами — сканами бумажных копий договора, подписанными электронной подписью обеими сторонами.

Применение утверждённого формата для электронных договоров позволит компаниям и ИП заключать сделки в электронном виде без необходимости подписывать бумажные документы. Кроме того, это поможет сократить время на оформление и согласование условий договора, а также упростить передачу документов в ФНС.

Пока перестройка бизнес-процессов в сторону развития ЭДО идёт медленно. Для многих документов отсутствуют утверждённые форматы и нет регламентированных правил хранения. Концепция ФНС направлена на решение вопросов, которые препятствуют полному переходу на ЭДО. Разработка утверждённого формата для электронного договора — ещё один пункт подготовки нормативной и технологической основы для юридически значимого электронного документооборота.

Предполагается, что нормативно-правовой акт, которым ФНС утвердит единый формат электронного договора, начнёт действовать с 1 декабря 2021 года.

Как сейчас происходит заключение договоров в электронном виде

Законодательством предусмотрена возможность заключения договора путём обмена сканами через ЭДО.

Чтобы сделка в электронном виде была юридически значимой, необходимо:

Ваши документы будут передаваться по телекоммуникационным каналам связи в зашифрованном виде и будут доступны только доверенным лицам контрагента.

Установить, что сканы подписанных экземпляров договора поступили именно от сторон сделки.

Применение квалифицированной электронной подписи (КЭП) позволяет идентифицировать подписанта и обеспечивает документы юридической значимостью. Выпустить такую подпись может только аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).

С 1 января 2022 года руководители юрлиц, ИП и нотариусы смогут получить КЭП в единственном числе и только в УЦ ФНС. Сотрудники организации, имеющие право подписи, должны будут получить ЭП физического лица в любом УЦ и подтвердить полномочия машиночитаемой доверенностью, заверенной КЭП руководителя.

Обеспечить хранение электронного договора на физическом носителе или в облачном хранилище.

Что изменится с утверждением формы электронного договора

Введение утверждённого формата для электронного договора позволит организациям и ИП ускорить процесс обмена документами и представлять оформленный договор в налоговую в неизменном виде. Кроме того, данная мера — один из начальных этапов запланированного Федеральной налоговой службой РФ перехода с бумажного документооборота на электронный.

Преимущества перехода на оформление сделок в электронном формате:

Этот фактор чрезвычайно важен в тех случаях, когда нужно оперативно подписать контракт или обменяться договорами в новой редакции. Если партнёр находится в другом регионе или другой стране, ему не придётся ждать письма с экземпляром — документы передаются через интернет моментально.

Сокращение расходов на бумагу и картриджи для печати, а также на доставку писем с экземплярами договора почтой или курьером. Электронный документ полностью исключает необходимость таких затрат.

Использование электронных документов позволяет освободить площадь, выделенную под архив для бумажной документации.

Бумажный документ может легко потеряться, прийти в негодность. Вероятность того, что флешка или жёсткий диск с документацией дадут сбой, тоже, безусловно, существует, но это скорее исключение из правил. Сервера операторов ЭДО имеют высокий статус защиты, данные хранятся в зашифрованном виде, регулярно делается резервное копирование — это самый надёжный способ вести электронный архив.

В любой организации с момента её учреждения создаётся и хранится огромное количество документов. Переход на электронный документооборот (ЭДО) поможет сократить время на обмен документами с партнёрами, а также ускорить взаимодействие между отделами организации и её обособленными подразделениями.

Обучение за границей даёт возможность построить перспективную карьеру, обеспечить себе будущее. Приобретение навыков, профессионального опыта, получение знаний – всё это даёт учёба в престижном высшем учебном заведении.

Образовательная программа, подразумевающая академический обмен, позволяет за короткий срок приобрести всё необходимое для будущей профессии за короткий срок.

Что даёт программа по обмену

Международные программы по академическому обмену дают возможность освоения её участниками определённой части учебного курса за 1 семестр на территории иностранного высшего учебного заведения, являющегося партнёром.

Академический обмен не предполагают ухода в академический отпуск: студент продолжит обучаться со своей группой после возвращения из-за границы. Все оценки и успехи будут занесены в базу местного университета, а в дальнейшем – указаны в выданном дипломе.

Программа по обмену даёт следующие преимущества участия в ней:

возможность увидеть мир;
расширение круга знакомых;
получение опыта сотрудничества в академической среде международного уровня;
открытие новых перспектив в карьере;
подробное ознакомление с другими системами образования;
совершенствование навыков командной работы, развитие коммуникационных способностей;
значительное повышение уровня английского или любого другого языка.

Обмен студентами – это отличная возможность открыть в себе много нового и интересного. Поучаствовать в такой программе мечтает почти каждый студент.

Организации, занимающиеся программами по обмену учащимися

Обязательное условие для участия в программе по обмену – обучение в университете, который сотрудничает с вузами за рубежом и является одним из участников таких международных проектов. Дополнительно учащийся должен иметь хорошие оценки за весь срок обучения.

Некоторые международные организации, занимающиеся реализацией программы по обмену студентами:

Самыми популярными в мире программами по обмену студентами являются Socrates и Leonardo, однако русские учащиеся не могут принимать в них участия. Есть довольно серьёзная альтернатива – известная программа под названием TEMPUS.

Офисы расположены в главных городах каждой страны мира, подписавших соглашение на участие в программе по обмену. Программа ставит главную задачу перед собой – совершенствование образовательной системы в государствах, расположенных в юго-восточной части Европы, а также Средней Азии.

Реализация процесса по обмену

Международные программы по обмену имеют свои правила и положения. Касающиеся организации процесса. В большинстве случаев, различаются сроки нахождения учащегося в другой стране. Это может быть полный один семестр или даже два.

Академический обмен осуществляется с помощью специальных компаний и организаций частного типа, а также на основе подписанного контракта между двумя вузами.

Процесс обмена студентами осуществляется путём переезда учащегося на территорию другой страны с целью получения необходимого учебного опыта от сверстников и преподавателей.

При этом он остаётся жить в чужом государстве в течение установленного контрактом времени. Студент может остановиться в резиденции университетского городка или же снять комнату в доме местных семей.

Проживание на территории вуза позволяет лучше узнать иностранную культуру, манеру общения местных жителей, их менталитет. Благодаря этому русский студент быстрее проходит адаптационный период, а также приобретает определённые знания.

На сегодняшний день существует специальная служба по обмену учащимися международного уровня, позволяющая приобрести не только теоретические знания, на и осуществлять практическую деятельность. Обмен студентами является одним из самых эффективных современных обучающих методов, позволяющих эмоционально запечатлеть всю полученную информацию в чужом государстве.

Страны, предлагающие программы по обмену

Все страны Европы участвуют в международных программах, подразумевающих обмен между образовательными учреждениями успешными студентами. Первый в Европе проект называется Erasmus.

Самое большое количество учащихся каждый год принимают такие государства, как Испания, Германия, а также Франция. Деньги на проект отводятся высшим учебным заведением, из которого пребывает ученик, а также Евросоюзом.

Самая известная германская служба академических обменов – DAAD – обеспечивает приток учащихся на немецкие территории в лучшие учебные заведения Германии. В столице России функционирует представительство этой службы. Достоинства программы – получение в рамках проекта поддержки большого количество учащихся университетов, профессоров, а также аспирантов.

DAAD (Германская служба академических обменов)

Международная организация под названием AIESEC помогает всем студентам пройти стажировку за пределами своего государства. Участники этой программы – несколько тысяч университетов из разных уголков мира. Представительства этой организации расположены во многих городах страны.

Тем студентам, которые стремятся пройти по программе обмена учащимися в Японии, стоит рассчитывать на поддержку японского правительства и даже получение стипендии при обучении. Все подробности о правилах приёма и сотрудничестве с университетами уточняются в посольстве Японии, которое находится в столице России.

При желании обучаться в течение семестра в Корее за всей информацией необходимо идти также в посольство страны.

Соединённые Штаты Америки предлагают русским студентам поучаствовать в проекте Global UGRAD, а также известной программе Work and Travel, осуществляющей желанную мечту многих побывать на американской территории в течение определённого промежутка времени, при этом работая в Штатах. Согласно этому проекту, студенту даётся 5 месяцев, один из которых он может потратить на путешествия по стране.

Что требуется для участия в международном проекте

Попасть в число участников программы обмена можно, пройдя специальный конкурс с определёнными требованиями к студенту, установленными каждым конкретным государством, принимающим учащегося к себе на обучение. Основные из них (и главные) следующие:

Хорошая репутация учащегося в своём университете, включая успеваемость и дисциплину.
Отсутствие каких-либо ограничений, касающихся психического здоровья или же физиологического состояния, способные помешать плодотворной учёбе и приспосабливаемости к условиям чужого государства.
Некоторые страны вводят ограничения по возрасту: участником может стать желающий, начиная со второго или третьего года обучения.
Уверенное владение языком того государство, на территорию которого планируется поездка.

В вопросе уровня подготовки, который бы соответствовал выбранному учебному заведению определённой страны, требования от государств или вузов различны. В большинстве случаев, участники должны написать эссе о себе и своей жизни или же выполнить тестовую работу.

Часто студентам предлагают пройти индивидуальное собеседование, после чего принимается решение о возможности или невозможности предоставления места в университете другой страны.

Из документов понадобятся:

медицинская справка, отражающая физиологическое состояние и готовность к учёбе;
паспорт; для конкретной страны;
международный сертификат об уровне владения иностранным языком (TOEFL,IELTS);
аттестат об успеваемости в своём университете.

Кроме того, потребуется также справка, указывающая, что студент действительно проходит обучение в аккредитованном высшем учебном заведении.

Финансовый вопрос

Многих студентов интересует финансовая сторона возможности обучения в университете другого государства. Программа по обмену во Франции предполагает выдачу учащимся стипендии государственного типа, так как проект финансируется правительством страны. Аналогичная ситуация и в случаях с Японией, а также Кореей.

Все вопросы по обмену учащимися в английских образовательных учреждениях решаются строго на своем – университетском уровне. Это означает, что каждый вуз в стране имеет право выбрать не только критерии отбора студентов, но и требуется ли проект по обмену в целом.

Некоторые заведения предлагают выплачивать участникам международной программы стипендии только в том случае, если студент выиграл грант от университета в Англии.

Все учащиеся проекта по обмену могут работать в течение семестра. Основное ограничение – не больше 20 часов за 7 дней, никаких ограничений нет во время каникул. Международная программа обмена может не предполагать оплату дороги в другую страну или же оформления страховки.

Актуальность академического обмена

Подобные программы по обмену не предполагают возможности внушения студенту о необходимости миграции в иностранное государство. Выбор проекта должен зависеть, в первую очередь, от того, какие цели ставит перед собой учащийся, чего он ожидает от участия в нём.

Международные проекты по обмену помогают не только улучшить навыки коммуникации и владения иностранным языком, но и повысить свою конкурентоспособность на трудовом рынке, почувствовать разницу между образовательными системами государств.

Эти программы способствуют проявлению таких качеств, как понимание, смелость, активность и открытость. Такой опыт короткого обучения в другой стране положительно скажется и на будущем трудоустройстве, так как многие работодатели поощряют эту практику, говорящую о способности к быстрой адаптации к другим условиям и о широком кругозоре.

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

Обладать обязательными реквизитами.
Соответствовать утвержденному формату.
Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
Необходимость в последующей распечатке документа.
Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
Его преимуществах.
Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Юрист рассказывает, какие условия важно предусмотреть в договоре с контрагентом, чтобы сослаться на электронную переписку в случае возникновения судебного спора.

На что смотрят суды

Несомненным преимуществом электронной переписки является оперативность, поэтому в современных условиях энергично развивающегося бизнеса переписка при помощи электронных средств(электронная почта, смс и мессенджеры) является основным средством достижения договоренностей между контрагентами. В том числе, с помощью электронной переписки ведется преддоговорная работа (переговоры по поводу заключения договора), претензионная переписка, оформляются отдельные заказы на оказание определенной услуги или выполнение работы и др.

Несмотря на то что электронная переписка уже давно существующий способ связи, суды не выработали единого подхода к её оценке, разъяснения высших судов по использованию электронной переписки тоже отсутствуют.

В связи с этим рассмотрим основные рекомендации по закреплению юридической силы переписки между контрагентами, которые необходимо учесть в заключаемом контракте.

В связи с этим, чтобы суд принял электронную переписку допустимым доказательством, необходимо придать ей юридическую силу путем включения в договор условия об электронной переписке с обязательным указанием электронных адресов, с которых будет осуществляться переписка.

Что предусмотреть в договоре

Вместе с тем, при отсутствии в договоре условия об электронной переписке между сторонами в суде можно сослаться на практику предшествующих спору взаимоотношений сторон. Если стороны договора регулярно взаимодействовали с помощью электронной почты по поводу заключения договора, обменивались документами и др., суд отклонит ссылку контрагента на отсутствие условия об электронной переписке в договоре.

Пример формулировки в договоре условия об электронной переписке:

Стороны допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, подписанных одной стороной, сканированных и направленных другой стороне по адресам электронной почты, указанным в разделе __ настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Стороны также признают юридическую силу всех прочих документов уведомлений, претензий, направленных друг другу в электронном виде во исполнение настоящего договора по указанным адресам электронной почты.

Лица, уполномоченные на ведение переписки по указанным адресам электронной почты: со стороны покупателя (заказчика, арендодателя и т.п.) - ____________, со стороны поставщика (подрядчика, арендатора, исполнителя и т.п.) - ______________.

Каждая из сторон несет риск не извещения второй стороны об изменении своего адреса электронной почты. В случае уклонения стороны от получения уведомления, направленного второй стороной, уведомление считается полученным по истечении 6 календарных дней с момента его направления.

Чтобы доказать принадлежность электронной почты другой стороне договора, предлагается использовать следующие доводы:

спорный адрес электронной почты есть в других договорах с тем же самым контрагентом;
принадлежность электронной почты определенному лицу была подтверждена решением суда по другому делу;
если переписка велась с корпоративного домена, поможет ссылка на владельца доменного имени, так как только он может предоставлять почту со своим доменом;
сторона указала этот адрес электронной почты в процессуальных документах, направленных в суд;
адрес электронной почты указан в качестве контакта на официальном сайте контрагента.

Ссылка в суде сторонами спора на смс-переписку и переписку в мессенджерах встречается гораздо реже, так как отсутствует практика применения такой переписки в договорных отношениях. Однако, если включить в договор отдельное условие, придающее юридическую силу такой переписке между сторонами, то её применение возможно.

Вместе тем, доказать принадлежность мобильного телефона сложнее, чем принадлежность электронной почты, поэтому могут возникнуть трудности подтверждения того, с кем на самом деле велась соответствующая переписка.

В заключение следует сказать, что у судов отсутствует единая позиция по порядку предоставления электронной переписки в качестве доказательства по делу. Суды принимают электронную переписку, заверенную подписью представителя. Однако встречаются ситуации, когда суды считают, что электронная переписка должна быть удостоверена нотариусом путем составления нотариального протокола осмотра почтового ящика, с которого одна из сторон осуществляла переписку с контрагентом.

НДС – 2022

Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Варианты оформления дистанционной работы

Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
В локальном нормативном акте предусмотрите:

какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
порядок взаимодействия работника и работодателя;
срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

Читайте также: