Организационные документы их назначение и роль основные виды и общие правила оформления

Обновлено: 28.04.2024

Организационные документы закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления, отдельных должностных лиц, регламентирующих организационные, трудовые и другие отношения по конкретному вопросу.

К наиболее распространенным организационным документам относятся положения, уставы, инструкции, правила, штатные расписания и т.п.. Вместе с распорядительными, справочными и информационными документами они составляют документацию по вопросам общей деятельности.

Положение - это правовой акт, определяющий основные правила организации и деятельности государственных органов, их структурных подразделений, а также подчиненных учреждений, организаций, предприятий.

Положение является типовые и индивидуальные.

Типовые положения разрабатываются высшими органами для системы, как правило, подчиненных им учреждений, организаций.

Индивидуальные положения разрабатываются каждой организацией, учреждением на основании типовых. Такие положения подписываются руководителями организаций и утверждаются распорядительным документом вышестоящей организации.

Положение может иметь следующие реквизиты: герб; название ведомства; название организации; гриф утверждения; название вида документа, дата (дата утверждения); индекс; место издания; заголовок; текст; подпись; отметки о согласовании.

Положение вступает в силу со дня его утверждения, если другая дата не оговорена в распорядительном документе, которым утверждено положение.

Кроме указанных, могут разрабатываться положения, регулирующие организационные, трудовые и иные отношения с конкретного вопроса, об организации и проведении культурно-массовых и спортивных мероприятий, конкурсов-смотров и т.п.. Структура и содержание таких положений определяются авторами-организаторами мероприятий.

Большое значение для эффективной деятельности учреждения, организации имеет разработка положений о структурных подразделениях.

Такие положения должны определять и конкретизировать задачи и функции подразделения, права и ответственность его руководителя.

Подписывается проект положения руководителем структурного подразделения, согласовывается с другими структурными подразделениями по указанию руководства учреждения, с юридической службой и утверждается руководителем учреждения, организации.

Текст положения, о структурном подразделении, как правило, состоит из таких разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи и функции.

4. Права руководителя структурного подразделения.

5. Ответственность руководителя структурного подразделения.

В разделе "Общие положения" определяется правовой статус и структура подразделения, его подчиненность, указываются также правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.

Раздел "Задачи и функции" определяет основное направление работы и конкретный перечень функций, которые должны выполнять специалисты подразделения. От четкости формулировки задач и функций структурного подразделения зависит полнота и объективность оценок деятельности его работников.

В разделе "Руководство" указывается название должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на эту должность, порядок замещения руководителя подразделения на время его отсутствия.

Раздел "Права руководителя структурного подразделения" определяет права руководителя для обеспечения возложенных на подразделение задач и функций. Обязательно следует указать, по каким вопросам он может принимать решения, какие документы уполномоченный визировать, подписывать, утверждать.

В разделе "Ответственность руководителя структурного подразделения" следует отметить, что руководитель структурного подразделения несет полную ответственность за работу подразделения в целом.

Раздел "Взаимоотношения" конкретизирует взаимоотношения коллектива подразделения с другими структурными подразделениями учреждения, организации.

Утвержденному положению рекомендуется ознакомить работников структурного подразделения под расписку.

Уставы - это юридические акты, которыми оформляется создание конкретного предприятия, учреждения, общества, фирмы, определяется их структура, функции, правовое положение.

Уставы есть типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются высшими органами для однотипных предприятий (типовой устав для вузов). Индивидуальные уставы состоят отдельным юридическим лицом на основании типового.

Проекты уставов, оформленные надлежащим образом, подписанные авторами (руководителями) и согласованы в установленном порядке, подлежат утверждению.

Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами; уставы предприятий, находящихся в коллективной собственности - общим собранием трудовых коллективов (акционерных обществ - учредительным собранием акционеров); уставы малых предприятий утверждаются организациями-учредителями.

После утверждения уставы регистрируются в исполкомах местных советов народных депутатов или райгосадминистрациях по месту юридического адреса, указанного в уставе.

Уставы оформляются на бумаге формата А4 типографским способом.




- Название предприятия, учреждения, организации;

- Отметка о регистрации;

- Название вида документа;

- Место составления (издания), год; (указанные реквизиты оформляются, как правило, на отдельном листе - титульной странице, причем нередко название предприятия, учреждения, общества указывается после названия вида документа);

- Отметки о согласовании.

Структура текста устава зависит от направления деятельности предприятия, учреждения, общества, форм собственности и т.п..

Так, устав Академии государственной налоговой службы Украины имеет следующие разделы текста:

- Задачи, права и обязанности;

- Органы студенческого (курсантского) самоуправления;

- Права и обязанности ректора;

- Права и обязанности участников образовательного процесса;

- Организация учебного процесса;

- Международные связи и внешнеэкономическая деятельность;

- Планирования и финансирования;

- Ликвидация и реорганизация;

- Порядок введения устава.

Инструкция - это нормативный документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные аспекты деятельности и отношений предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц. Например, "Инструкция по делопроизводству", "Инструкция о порядке ведения трудовых книжек" и тому подобное.

Текст инструкции может разбиваться на разделы и пункты и должен иметь указательный характер. С этой целью принимаются формулировка: "необходимо", "след", "должен" и др..

Все инструкции можно условно разделить на две группы:

- Инструкции, регулирующие порядок осуществления определенного процесса несколькими исполнителями;

Реквизиты инструкции: название вида документа (Инструкция); дата, индекс, место составления или издания; гриф утверждения; заголовок к тексту (нередко его располагают вместе с названием вида документа); текст; подпись; отметки о согласовании.

Особую группу инструкций составляют должностные инструкции. Они являются нормативными документами, которые определяют функции, права и обязанности работника.

Должностная инструкция работника структурного подразделения ОГНС разрабатывается и вводится в целях:

- Четкого определения требований, предъявляемых к определенного должностного лица;

- Рациональное распределение обязанностей между работниками структурного подразделения;

- Наделение работника необходимыми правами;

- Повышение ответственности работника за порученный участок работы.

Должностная инструкция должна соответствовать действующему законодательству, а также положению о соответствующем структурном подразделении.

Требования должностной инструкции следует учитывать при найме работника на работу, при его аттестации, привлечении работника к ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения им обязанностей.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из таких разделов:

- Квалификационные требования и необходимый уровень знаний;

В разделе "Общие положения" указывается непосредственная подчиненность работника, его основные задачи, указываются нормативные документы, которыми работник руководствуется в своей работе, перечень непосредственно подчиненных работнику структурных подразделений, участков и направлений работы или должностных лиц, определяется порядок замены (при необходимости) других должностных лиц на период их временного отсутствия.

При потребности в этом разделе отмечается, что на работника возлагается полная материальная ответственность, если это предусмотрено действующим законодательством.

В разделе "Квалификационные требования и необходимый уровень знаний" конкретизируются требования и необходимые знания в соответствии с условиями деятельности определенного структурного подразделения. Квалификационные требования - это уровень специальной подготовки или образования, а при необходимости - и практический стаж работы.

В разделе "Обязанности" определяются необходимые для выполнения действия работника, обусловливаются спецификой должности. Определяя обязанности работника, следует учесть, что они должны обеспечить выполнение определенных функций структурного подразделения.

В должностной инструкции не приводятся обязанности, которые возложены на работника общими нормами законодательства о труде.

В разделе "Права" определяются действия, которые может осуществлять работник в целях обеспечения исполнения возложенных на него обязанностей. В должностной инструкции не приводятся права, которые предоставлены работнику общими нормами законодательства о труде.

Работник, имеющий подчиненных, должен иметь права на них: давать поручения, требовать объяснения при неисполнении или ненадлежащем исполнении ими своих обязанностей, вносить предложения об их поощрении подобное.

В разделе "Ответственность" указывается, что работник несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей.

Должностная инструкция утверждается руководителем ОГНС или руководителем структурного подразделения, если тому такие полномочия делегированы.

Должностные инструкции доводятся до работников под расписку с указанием даты ознакомления.

Должностные инструкции должны быть заменены и вновь утверждении в следующих случаях:

- При изменении названия ОГНС или структурного подразделения;

- При изменении наименования должности;

- При смене работника на указанной должности, если инструкция была именной.

Должностной и численный состав ОГНС с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. В нем указывается перечень должностей, данные о количестве штатных единиц, должностные оклады, надбавки и месячный и годовой фонды заработной платы.

Реквизиты штатного расписания: название вида документа, дата, индекс, место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту, текст (в форме таблицы); подпись; отметки о согласовании.

В тексте (таблицы) штатного расписания указываются следующие данные:

- Наименование структурных подразделений и должностей;

- Количество штатных единиц;

- Надбавки (за ранг, за звание, другие);

- Месячный фонд заработной платы;

- Годовой фонд заработной платы.

Штатное расписание подписывается, как правило, руководителем и главным бухгалтером, утверждается ОГНС высшего уровня.

Тема 5. Системы документации.

Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов

Вопросы для изучения:

1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.

Система организационной документации.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов:

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:

    • Наименование организации;
    • Наименование вида документа;
    • Дата документа;
    • Место составления или издания документа;
    • Гриф утверждения документа;
    • Текст устава;
    • Подпись лица, утверждающего документ.

    Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

    Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

    Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

    Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

      • Наименование организации;
      • Наименование структурного подразделения;
      • Наименование вида документа;
      • Дата;
      • Гриф утверждения документа.

      Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
      Текст Положения включает следующие разделы:

          • общие положения.
          • основные задачи.
          • функции.
          • права.
          • организация работы.

          Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)
          Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

          Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
          Инструкция содержит следующие реквизиты:

            • наименование организации;
            • наименование вида документа;
            • дата;
            • место издания;
            • заголовок к тексту;
            • гриф утверждения;
            • текст;
            • подпись.

            На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

            Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
            Основные разделы текста должностной инструкции:

              • общие положения;
              • должностные обязанности;
              • права;
              • ответственность;

              В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

              Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

              В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

              В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

              Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
              Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

              Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

                • наименование организации;
                • наименование вида документа;
                • дата;
                • место издания;
                • гриф утверждения;
                • текст;
                • визы;
                • подпись.

                Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
                Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

                Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

                Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

                  • организация работы предприятия;
                  • взаимные обязанности работников и администрации;
                  • предоставление отпусков;
                  • командирование сотрудников;
                  • внутриобъектный режим.

                  Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

                  Система распорядительной документации.

                  Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

                  Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
                  Схема подготовки распорядительных документов:

                    • всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
                    • согласование текста и его подписание;
                    • обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)
                      • герб РФ или субъекта;
                      • наименование организации, издавший документ;
                      • наименование вида документа;
                      • место составления;
                      • дата документа, регистрационный номер;
                      • заголовок к тексту;
                      • текст;
                      • подписи;
                      • визы согласования.

                      Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

                      Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
                      Приказами оформляются:

                        • порядок деятельности предприятия;
                        • решения и поручения по организации работы;
                        • организационные мероприятия;
                        • итоги работы;
                        • результаты ревизии.
                          • изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
                          • Выводы, предложения организации или должностного лица.

                          Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

                          Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

                          Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

                          Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
                          В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

                          Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

                          Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

                          Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

                          Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

                          Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
                          Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
                          Цели доклада: информирование и убеждение.

                          Элементы доклада: