Организации обязаны хранить первичные учетные документы регистры бухгалтерского учета в течение
Обновлено: 03.05.2024
Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для предоставления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения может быть как в бумажном, так и в электронном виде.
Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.
Срок хранения отчётов ПФР и ФСС
Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Их срок хранения определяется форматом:
- бумажные — не менее 6 лет;
- электронные — не менее 7 лет.
Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. 4 ст. 8 27-ФЗ.
Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.
- Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года;
- Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.
Срок хранения первичных документов
Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов. Данные заносят в регистры бухгалтерского учёта и осуществляют хранение в течение пяти лет.
Создание и хранение первичных учётных документов в электронной форме разрешено п.5 ст. 9 402-ФЗ.
Срок хранения налоговых документов
Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.
- об освобождении от уплаты налогов и сборов;
- о предоставлении льготы, отсрочки уплаты или отказ в ней
Срок хранения бухгалтерских документов
Перечень Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы.
Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п. 2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:
- учётную политику;
- стандарты;
- бухгалтерский учёт;
- средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.
Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организации и ИП хранить в течение 5 лет данные документов:
- для исчисления и уплаты налогов;
- бухгалтерского и налогового учёта;
- подтверждающие получение доходов и осуществление расходов.
Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ обязывает хранить 6 лет отчётность, которая необходима для исчисления и уплаты страховых взносов.
Налоговые агенты хранят документы для исчислений, удержаний и перечислений налогов в течение 5 лет, в соответствии с подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.
Акционерные общества сохраняют документы согласно постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс. Полная информация доступна по ссылке.
Согласно ст. 12 14-ФЗ, ООО хранят документы в срок, который устанавливает внутренний нормативно правовой акт компании.
Срок хранения статистической отчётности
В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.
Виды статистической отчётности и сроки хранения
- При отсутствии годового — постоянно
- При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
- сводный годовой и с большей периодичностью
- годовой и с большей периодичностью
- полугодовой
- квартальный
- месячный
- При отсутствии годового — постоянно
- При отсутствии годового, квартального — постоянно
- сводный годовой
- годовой
- квартальный
- месячный
- При отсутствии годового — постоянно
- При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
- сводный годовой и с большей периодичностью
- годовой и с большей периодичностью
- полугодовой
- квартальный
- месячный
- единовременный
- сводный годовой и с большей периодичностью
- годовой и с большей периодичностью
- полугодовой
- квартальный
- месячный
- единовременный
- годовой
- квартальный
- отчёт о выполнении грантов
- При отсутствии годового, квартального отчёта о работе организации — постоянно
- по месту разработки и утверждения
- в других организациях
Срок хранения отчётности ИП
Срок хранения документов для ИП зависит от вида отчёта.
В соответствии с подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК, сохранность документов для исчисления и уплаты страховых взносов осуществляется в течение 6 лет.
В связи с изменениями от 17.02.2021 N 6-ФЗ документы для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов хранятся 5 лет.
Заключение
После окончания срока действия документы следует уничтожить. Для этой процедуры должен быть составлен соответствующий акт.
Если отчётность ликвидирована в неустановленный срок, то организации грозит штраф. В соответствии с п.1 и 2 статьи 120 НК РФ за отсутствие налоговых документов компанию оштрафуют на 10000 рублей, при нарушении за несколько налоговых периодов — на 30000 рублей. Административный штраф для должностных лиц составит от 300 до 500 рублей.
Случается, что в нормативных актах установлен разный срок для одного типа документа. В таком случае организация выбирает более длительное хранение бухгалтерских документов.
Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем учреждения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете [1] . При этом необходимо обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Для учреждений порядок обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов установлен Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила работы архивов).
Согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015 [2] до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее – Положение № 105);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен в разд. 6 Положения № 105, в частности:
- первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2);
- сохранность первичных учетных документов, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передача их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения (п. 6.6).
В соответствии с п. 2.1 Правил № 526 документы, образующиеся в процессе деятельности организации, составляют документальный фонд, создание которого осуществляется посредством:
- составления номенклатуры дел;
- формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по форме, утвержденной в приложении 8 к Правилам работы архивов.
После составления номенклатуру необходимо утвердить. При этом сначала она визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, потом направляется на согласование в соответствующее архивное учреждение, после чего утверждается руководителем учреждения (п. 3.4.6 Правил работы архивов).
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
В учреждении ежегодно проводится экспертиза ценности документов (п. 4.11 Правил № 526). Такая экспертиза проводится созданной в организации экспертной комиссией, основными функциями которой являются в том числе:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов.
Какие сроки хранения предусмотрены для документов, применяемых казенным учреждением в целях бухгалтерского и налогового учета?
В силу положений ст. 29 Закона о бухгалтерском учете и НК РФ бухгалтерские и налоговые документы подлежат хранению в течение следующих сроков:
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения
Не менее пяти лет после отчетного года
В течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи
Не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз
Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ
В течение четырех лет
Обязанность налогоплательщиков (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов
В течение шести лет
Обязанность плательщиков страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ)
Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов
В течение четырех лет
Обязанность налоговых агентов (ч. 3 ст. 24 НК РФ)
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).
Следует отметить, что для хранения отдельных документов статьями Перечня установлены специальные сроки, в частности:
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки)
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности
Отчеты об исполнении смет
Сводные годовые, годовые
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы
По месту разработки и утверждения
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования
Положения об оплате труда и премировании работников
По месту разработки и (или) утверждения
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств
О ТМЦ (движимом имуществе) – пять лет.
При условии проведения проверки (ревизии)
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации
Книги, журналы, карточки учета:
регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества;
договоров, актов о приеме-передаче имущества
Реестры сведений о доходах физических лиц
Лицевые карточки, счета работников
Сроки хранения дел определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
В соответствии с п. 1.2.2 Правил работы архивов в зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, может создаваться, в том числе, архив документации на электронных носителях. Архивы организаций принимают электронные документы, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.
Положения о порядке хранения электронных документов содержатся также в п. 2.30 – 2.39 Правил № 526. Например, подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.
В связи с тем, что специальные сроки для хранения не установлены, на них распространяются общие сроки хранения для таких документов.
Как организовать передачу дел в архив?
Документы, образовавшиеся в учреждениях, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются.
Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве (проводит экспертизу их ценности). При отборе на постоянное хранение экспертиза ценности документов проводится под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Правил работы архивов).
Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по утвержденным описям дел, документов постоянного срока хранения.
Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от учреждения принимается также историческая справка о нем и его фонде. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке об изменениях в его названии, функциях, структуре.
Каков порядок уничтожения документов, которым установлено временное хранение?
Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил № 526).
Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в п. 4.6 – 4.13 Правил № 526.
Для уничтожения документов приказом руководителя назначается экспертная комиссия, которая проводит отбор документов.
После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Правилам работы архивов.
Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Согласно п. 2.4.7 Правил работы архивов дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Какие мероприятия следует провести в учреждении в случае пропажи или гибели документов?
В соответствии с п. 6.8 Положения № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, то есть их отсутствия. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения.
После завершения мероприятий по расследованию факта утраты документов проводится работа, направленная на восстановление документов, в частности, получение дубликатов (копии) документов от клиентов, контрагентов, налоговой инспекции.
О. Никулина , эксперт журнала
Архив > 2020 (10) > Порядок, условия и сроки хранения бухгалтерских документов на бумажном и электронном носителях
Порядок, условия и сроки хранения бухгалтерских документов на бумажном и электронном носителях
1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе
Хозяйствующие субъекты в Российской Федерации независимо от формы собственности и вида деятельности, которые по российскому законодательству обязаны вести бухгалтерский учет, должны обеспечить сохранность текущих и архивных бухгалтерских документов [1]. Документы, с которыми работает бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта (организации) можно условно разделить на две группы:
- бухгалтерские документы, включая кадровые;
- налоговые документы (документы, связанные с исчислением налогов и страховых взносов).
Хранение первичных, сводных, отчетных и иных бухгалтерских документов организаций регулируется следующими нормативными документами:
1.1. Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов
- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
- регламентированная процедура приема/выдачи архивных дел, назначение ответственного лица (архивариус) по их приему/выдаче и организации размещения дел в помещении архива.
Система мер по хранению должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив и при их хранении. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику состава и видов документов, характерного для конкретного архива. Организация должна разработать и утвердить перечень документов, подлежащих сдаче в архив структурными подразделениями (отделами), утвердить порядок выдачи дел из архива и обеспечить контроль за соблюдением процедуры и сроков их сдачи, выдачи и возврата. Документы, хранящиеся в архиве организации должны быть оформлены и учтены надлежащим образом в соответствии с Правилами работы архивов организации.
Требования к оформлению дел, принимаемых в архив организации:
- оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации;
- в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел;
- полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела);
- постоянного хранения;
- временного (свыше 10 лет) хранения;
- по личному составу;
- а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
Дела с истекшими по перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению. При организации хранения документов можно воспользоваться услугами специализированной архивной компании (обработка и подбор документов, формирование и хранение дел и др.). Росархив РФ приказом № 236 от 20.12.2019г. утвердил новый перечень типовых управленческих документов организации и установил новые сроки их хранения. Данный приказ Росархива вступил в силу 18 февраля 2020 года. Прежний перечень документов, утвержденный Министерством культуры РФ, утратил силу.
1.2. Сроки хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе
Основные опорные моменты, которые необходимо знать руководителю организации при ее создании и работе, в части исполнения законодательных норм РФ в вопросе соблюдения сроков хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов [5]:
- перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 с учетом положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов;
- перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения [5];
- перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
В таблице 1 приведены сроки хранения основных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета организаций [4], действующие с 2020 года. согласно приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236.
Табл. 1. Сроки хранения основных документов
Срок хранения с 2020 г.
* - 50/75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003 г., хранятся 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет.
2. Условия и сроки хранения, налоговая проверка электронных документов
2.1. Условия и сроки хранения электронных документов
Условия и сроки хранения электронных документов электронного документооборота (ЭДО) определены Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015г. №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Правила 2015) и Министерством Финансов РФ. Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015г. № 526 (Правила 2015) оговорены следующие условия хранения документов электронного документооборота (ЭДО):
- каждая единица электронного документа обязана храниться не менее чем в двух экземплярах на разных физических устройствах;
- в компании должна быть организована техническая возможность для копирования, открытия, перезаписи электронных документов и контроля над их физическим и техническим состоянием;
- в организации обязано быть обеспечено надежное хранение электронных документов, исключающее возможность их утраты, уничтожения, искажения данных, несанкционированного доступа третьих лиц с целью хищения или рассылки.
Коммерческие организации, большинство электронных документов которых практически не выходит за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не потерять качество документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не только соблюдению формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.
Принципы организации электронного документа (ЭДО) предполагают подтверждение юридической правомочности и подлинности электронного документа. Это использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) [3]. Электронный документ не считается подлинным и имеющим юридическую силу без его электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и наличие сертификата к ней.
С 1 июля 2020 года усилены требования к использованию электронной подписи в связи с вступлением в силу Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи"" и статью 1 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" за исключением отдельных норм, вступающих в силу с 1 января 2021 года. Федеральным законом №476-ФЗ:
- введено понятие "доверенная третья сторона" - это юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами и иные функции;
- установлен порядок аккредитации доверенной третьей стороны;
- определены условия признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях;
- существенно увеличены требования к минимальному размеру собственных средств (капитала) удостоверяющего центра, а также к финансовому обеспечению ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр;
- прописан порядок проведения внеплановых проверок аккредитованных удостоверяющих центров, доверенных третьих сторон;
- регламентированы процедуры использования квалифицированной электронной подписи при участии в различных правоотношениях (в т.ч. правоотношениях физического, юридического лица и лиц, замещающих госдолжности и др.);
- установлен порядок оформления доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи.
Сроки хранения документов по обеспечению работы телекоммуникационных каналов связи (ТКС) ЭДО (приказ Росархива РФ № 236 от 20.12.2019г.) приведены в таблице 2.
Табл. 2. Сроки хранения документов по обеспечению работы телекоммуникационных каналов связи
Обеспечение работы ТКС
2.2. Налоговая проверка документов при электронном документообороте
В настоящее время в Российской Федерации специальных регламентов и нормативно-правовых актов, которыми регулировался бы порядок проведения налоговых проверок организации, где ведется электронный документооборот, пока нет. Поэтому, как и в случае с хранением электронных документов, следует обратиться к положениям, применяемым для ведения бумажного документооборота. В письме от 25.07.2013 г. № АС-4-2/13622 налоговыми органами даны рекомендации по проверке документов при проведении выездных налоговых проверок налогоплательщиков. Проверка документов, в том числе и электронных, предполагает:
- их визуальное изучение в целях выявления всех требуемых реквизитов;
- оценку правильности произведенных расчетов суммовых и итоговых показателей в первичной документации, отчетах, формах учета;
- оценку документов на предмет их соответствия нормам действующего законодательства;
- проверку подлинности и достоверности данных, изложенных в документах.
В Налоговом кодексе РФ в настоящее время нет положений о том, что электронные документы организации в обязательном порядке должны сопровождаться изготовлением их бумажных копий. Однако по требованию лиц, проводящих проверку, любой электронный документ должен быть распечатан. Для работы в ходе выездной налоговой проверки необходимо обеспечить проверяющих программными и техническими средствами для проведения проверочных мероприятий. Вариантов может быть несколько.
Во-первых, предоставление компьютера, на котором установлено программное обеспечение для просмотра документов. Для неформализованных документов используются привычные программы (Word, Excel). Документы в формате XML-файлов лучше показывать непосредственно в учетной программе.
Во-вторых, формализованные документы можно конвертировать в PDF документы, правда, при этом утрачивается возможность проверки их электронной подписи. В таком случае, можно предоставить XML-файл с ЭЦП и продублировать его в PDF.
В-третьих, проверяемая организация/ налогоплательщик может предоставить доступ к необходимым документам в системе ЭДО, с которой работает. В целях предоставления доступа к электронным документам удобнее обеспечить проверяющего отдельным рабочим местом за компьютером с установленным на нем средством криптографической защиты информации, возможностью просмотра формализованных документов и данных об электронной подписи через веб-клиент оператора ЭДО, в котором производится обмен электронными документами с контрагентами. Функциональные возможности современных операторов ЭДО позволяют создать отдельного пользователя с ограниченным доступом к конкретным документам, чтобы обеспечить доступ к просмотру тех документов, которые заявлены для целей проведения проверки. Следует отметить, что организация в ходе налоговой проверки не обязана подтверждать электронные подписи своих контрагентов. Сама система ЭДО разработана таким образом, чтобы не распознавать документы, подписанные не тем ключом, а значит, все электронные документы от контрагентов с ЭЦП правомерно признаются по умолчанию корректно подписанными и легитимными [3].
3. Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских, налоговых и иных документов организации
Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной. Ее несут должностные лица организации – руководитель[4]. Ответственность наступает за невыполнение порядка и сроков хранения документов на бумажном носителе и электронных документов (ЭДО) [6]. Виды нарушений в части порядка и сроков хранения документов, за которые наступает ответственность в соответствии с законодательством РФ включают:
- нарушение порядка и сроков хранения документов;
- отсутствие первичных документов;
- похищение, уничтожение, повреждение и сокрытие документов [6].
Ответственность за указанные виды нарушений может быть наложена как на юридическое лицо, так и на его должностных лиц. В частности, в соответствии с действующими на сегодня норами законодательства ответственность может быть:
- административная ответственность возможна согласно КоАП, в том числе:
- o согласно ст.15.11 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП), нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.
- o согласно ст.13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.
При смене руководителя организации должна быть обеспечена передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно [1]. При ликвидации организации архивные дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу должны быть переданы на хранение в структуры Росархива по месту нахождения организации [2].
Архив > 2020 (10) > Порядок, условия и сроки хранения бухгалтерских документов на бумажном и электронном носителях
Порядок, условия и сроки хранения бухгалтерских документов на бумажном и электронном носителях
![Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета]()
1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе
Хозяйствующие субъекты в Российской Федерации независимо от формы собственности и вида деятельности, которые по российскому законодательству обязаны вести бухгалтерский учет, должны обеспечить сохранность текущих и архивных бухгалтерских документов [1]. Документы, с которыми работает бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта (организации) можно условно разделить на две группы:
- бухгалтерские документы, включая кадровые;
- налоговые документы (документы, связанные с исчислением налогов и страховых взносов).
Хранение первичных, сводных, отчетных и иных бухгалтерских документов организаций регулируется следующими нормативными документами:
1.1. Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов
- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
- регламентированная процедура приема/выдачи архивных дел, назначение ответственного лица (архивариус) по их приему/выдаче и организации размещения дел в помещении архива.
Система мер по хранению должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив и при их хранении. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику состава и видов документов, характерного для конкретного архива. Организация должна разработать и утвердить перечень документов, подлежащих сдаче в архив структурными подразделениями (отделами), утвердить порядок выдачи дел из архива и обеспечить контроль за соблюдением процедуры и сроков их сдачи, выдачи и возврата. Документы, хранящиеся в архиве организации должны быть оформлены и учтены надлежащим образом в соответствии с Правилами работы архивов организации.
Требования к оформлению дел, принимаемых в архив организации:
- оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации;
- в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел;
- полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела);
- постоянного хранения;
- временного (свыше 10 лет) хранения;
- по личному составу;
- а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
Дела с истекшими по перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению. При организации хранения документов можно воспользоваться услугами специализированной архивной компании (обработка и подбор документов, формирование и хранение дел и др.). Росархив РФ приказом № 236 от 20.12.2019г. утвердил новый перечень типовых управленческих документов организации и установил новые сроки их хранения. Данный приказ Росархива вступил в силу 18 февраля 2020 года. Прежний перечень документов, утвержденный Министерством культуры РФ, утратил силу.
1.2. Сроки хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе
Основные опорные моменты, которые необходимо знать руководителю организации при ее создании и работе, в части исполнения законодательных норм РФ в вопросе соблюдения сроков хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов [5]:
- перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 с учетом положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов;
- перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения [5];
- перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
В таблице 1 приведены сроки хранения основных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета организаций [4], действующие с 2020 года. согласно приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236.
Табл. 1. Сроки хранения основных документов
Срок хранения с 2020 г.
* - 50/75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003 г., хранятся 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет.
2. Условия и сроки хранения, налоговая проверка электронных документов
2.1. Условия и сроки хранения электронных документов
Условия и сроки хранения электронных документов электронного документооборота (ЭДО) определены Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015г. №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Правила 2015) и Министерством Финансов РФ. Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015г. № 526 (Правила 2015) оговорены следующие условия хранения документов электронного документооборота (ЭДО):
- каждая единица электронного документа обязана храниться не менее чем в двух экземплярах на разных физических устройствах;
- в компании должна быть организована техническая возможность для копирования, открытия, перезаписи электронных документов и контроля над их физическим и техническим состоянием;
- в организации обязано быть обеспечено надежное хранение электронных документов, исключающее возможность их утраты, уничтожения, искажения данных, несанкционированного доступа третьих лиц с целью хищения или рассылки.
Коммерческие организации, большинство электронных документов которых практически не выходит за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не потерять качество документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не только соблюдению формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.
Принципы организации электронного документа (ЭДО) предполагают подтверждение юридической правомочности и подлинности электронного документа. Это использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) [3]. Электронный документ не считается подлинным и имеющим юридическую силу без его электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и наличие сертификата к ней.
С 1 июля 2020 года усилены требования к использованию электронной подписи в связи с вступлением в силу Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи"" и статью 1 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" за исключением отдельных норм, вступающих в силу с 1 января 2021 года. Федеральным законом №476-ФЗ:
- введено понятие "доверенная третья сторона" - это юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами и иные функции;
- установлен порядок аккредитации доверенной третьей стороны;
- определены условия признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях;
- существенно увеличены требования к минимальному размеру собственных средств (капитала) удостоверяющего центра, а также к финансовому обеспечению ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр;
- прописан порядок проведения внеплановых проверок аккредитованных удостоверяющих центров, доверенных третьих сторон;
- регламентированы процедуры использования квалифицированной электронной подписи при участии в различных правоотношениях (в т.ч. правоотношениях физического, юридического лица и лиц, замещающих госдолжности и др.);
- установлен порядок оформления доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи.
Сроки хранения документов по обеспечению работы телекоммуникационных каналов связи (ТКС) ЭДО (приказ Росархива РФ № 236 от 20.12.2019г.) приведены в таблице 2.
Табл. 2. Сроки хранения документов по обеспечению работы телекоммуникационных каналов связи
Обеспечение работы ТКС
2.2. Налоговая проверка документов при электронном документообороте
В настоящее время в Российской Федерации специальных регламентов и нормативно-правовых актов, которыми регулировался бы порядок проведения налоговых проверок организации, где ведется электронный документооборот, пока нет. Поэтому, как и в случае с хранением электронных документов, следует обратиться к положениям, применяемым для ведения бумажного документооборота. В письме от 25.07.2013 г. № АС-4-2/13622 налоговыми органами даны рекомендации по проверке документов при проведении выездных налоговых проверок налогоплательщиков. Проверка документов, в том числе и электронных, предполагает:
- их визуальное изучение в целях выявления всех требуемых реквизитов;
- оценку правильности произведенных расчетов суммовых и итоговых показателей в первичной документации, отчетах, формах учета;
- оценку документов на предмет их соответствия нормам действующего законодательства;
- проверку подлинности и достоверности данных, изложенных в документах.
В Налоговом кодексе РФ в настоящее время нет положений о том, что электронные документы организации в обязательном порядке должны сопровождаться изготовлением их бумажных копий. Однако по требованию лиц, проводящих проверку, любой электронный документ должен быть распечатан. Для работы в ходе выездной налоговой проверки необходимо обеспечить проверяющих программными и техническими средствами для проведения проверочных мероприятий. Вариантов может быть несколько.
Во-первых, предоставление компьютера, на котором установлено программное обеспечение для просмотра документов. Для неформализованных документов используются привычные программы (Word, Excel). Документы в формате XML-файлов лучше показывать непосредственно в учетной программе.
Во-вторых, формализованные документы можно конвертировать в PDF документы, правда, при этом утрачивается возможность проверки их электронной подписи. В таком случае, можно предоставить XML-файл с ЭЦП и продублировать его в PDF.
В-третьих, проверяемая организация/ налогоплательщик может предоставить доступ к необходимым документам в системе ЭДО, с которой работает. В целях предоставления доступа к электронным документам удобнее обеспечить проверяющего отдельным рабочим местом за компьютером с установленным на нем средством криптографической защиты информации, возможностью просмотра формализованных документов и данных об электронной подписи через веб-клиент оператора ЭДО, в котором производится обмен электронными документами с контрагентами. Функциональные возможности современных операторов ЭДО позволяют создать отдельного пользователя с ограниченным доступом к конкретным документам, чтобы обеспечить доступ к просмотру тех документов, которые заявлены для целей проведения проверки. Следует отметить, что организация в ходе налоговой проверки не обязана подтверждать электронные подписи своих контрагентов. Сама система ЭДО разработана таким образом, чтобы не распознавать документы, подписанные не тем ключом, а значит, все электронные документы от контрагентов с ЭЦП правомерно признаются по умолчанию корректно подписанными и легитимными [3].
3. Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских, налоговых и иных документов организации
Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной. Ее несут должностные лица организации – руководитель[4]. Ответственность наступает за невыполнение порядка и сроков хранения документов на бумажном носителе и электронных документов (ЭДО) [6]. Виды нарушений в части порядка и сроков хранения документов, за которые наступает ответственность в соответствии с законодательством РФ включают:
- нарушение порядка и сроков хранения документов;
- отсутствие первичных документов;
- похищение, уничтожение, повреждение и сокрытие документов [6].
Ответственность за указанные виды нарушений может быть наложена как на юридическое лицо, так и на его должностных лиц. В частности, в соответствии с действующими на сегодня норами законодательства ответственность может быть:
- административная ответственность возможна согласно КоАП, в том числе:
- o согласно ст.15.11 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП), нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.
- o согласно ст.13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.
При смене руководителя организации должна быть обеспечена передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно [1]. При ликвидации организации архивные дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу должны быть переданы на хранение в структуры Росархива по месту нахождения организации [2].
Читайте также: