Нужно ли прошивать приказы на нескольких листах

Обновлено: 15.05.2024

Главные темы месяца

Нигде не нашла, как это корректно сделать. Подскажите, пожалуйста.

У меня большой текст приказа, который ну никак не помещается на одну страницу. Вылезает буквально один абзац и подписи.

Девочки! От всего сердца приглашаю вас 5 МАРТА на БЕСПЛАТНЫЙ вебинар, посвященный Любви и гармоничным Отношениям! Харизматично, не обычно и очень весело! С удовольствием отвечу на вопросы ;)

плюс еще у меня будет к этому приказу лист ознакомления. Я хочу его оформить в виде приложения. Это нормально?

Feb, так а в чем проблема? Хоть на 10 листах - делаете как нужно. Если есть лист согласования, то он распечатывается на обратной стороне последней страницы (где подпись руководителя). Лист ознакомления я делаю в виде приложения в том случае, если много лиц должно ознакомиться. А если не более 10, то так же на листе согласования ниже идет ознакомление.

А что за лист согласования?

То есть я могу и распечатать на двух страницах + сделать к нему приложение (у меня больше 10 человек будет ознакамливаться). Нужно ли нумеровать страницы приказа? Или скреплять их как-то? Писать в конце, что он на двух листах и т.п.?

В некоторых организациях это предусмотрено правилами делопроизводства - бух, кадры, юристы и т.д. Как правило в больших организациях так делают. Но раз у вас нет - не заморачивайтесь)))))

Цитата
Feb пишет: Нужно ли нумеровать страницы приказа?

Все моменты оформления (нумерация, надпись сколько листов и т.д.) должны оговариваться вашими внутренними актами. Если нет такого - значит и не нужно. Мы не нумеруем. Скреплять нет смысла, так как в конце года все равно все номенклатурное дело прошиваете.

Мне пришлось убрать абзац, теперь только подписи вылезают и "с приказом ознакомлен" на второй лист. Вообще некрасиво выходит ((
Вот если так получается, то подписи ставить внизу листа (тогда он белый весь будет) или сверху?

Цитата
Feb пишет: теперь только подписи вылезают и "с приказом ознакомлен" на второй лист. Вообще некрасиво выходит ((

Так нельзя. Хотя бы несколько слов текста должно быть перед подписью. Поэтому изменяйте размер страницы - либо растягивайте текст на 2 листа, либо чтоб на 1 поместился.

)))
у меня просто вписан человек в сам приказ, которому приказывается издать документы и ознакомить всех работников с приказом и этими документами, которые он сделает.
Поэтому в конце приказа подпись директора
и
С приказом ознакомлен: подпись этого ответственного лица

а остальные будут в листе расписываться

Feb, нет уж. Так не делается. Ознакомлены все лица должны быть в одном месте. Не зависимо от того, кто о чем должен быть ознакомлен - все знакомятся с полным текстом приказа.

Понятно. Буду знать, спасибо)
Так даже лучше получается - все влезло:)

А можно в приказе писать, что определенному лицу необходимо всех с этим приказом ознакомить?

Feb, не осовсем поняла - если в приказе даются указания одному человеку, то зачем вам остальные подписи в приказе? Достаточно ознакомить с приказом этого счастливчика под роспись и пусть он идет готовить документы.

Цитата
Feb пишет: плюс еще у меня будет к этому приказу лист ознакомления. Я хочу его оформить в виде приложения. Это нормально?

Когда документы будут готовы и работники с ними ознакомлены, то лист ознакомления должен быть подшит к этим документам, а не к приказу.

Цитата
Feb пишет: А можно в приказе писать, что определенному лицу необходимо всех с этим приказом ознакомить?

Обычно этого не пишут, так как, по умолчанию, с приказом знакомит секретарь или тот, кто этот приказ подготовил. Если у вас ознакомление с приказом поручается другому человеку, то да, нужно в приказе написать.

24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2

Добрый день!
Подскажите пожалуйста, может конечно глупый вопрос, но я только учусь) Нужно ли делать копию листа ознакомления каждому ознакомившемуся, или только копию приказа, а лист с подписями подшить с оригиналом приказа в дело?

Александра, приказ и все подписи ознакомления с ним у вас должны быть в оригинале. Вы можете хоть каждому сделать копию приказа, но расписаться они все должны на оригинале.

Цитата
Александра пишет: копию листа ознакомления каждому ознакомившемуся, или только копию приказа

В дело ничего подшивать не надо - лист ознакомления (оригинал) подшит к оригиналу приказа и все это хранится в папке (приказы по предприятию, например)

Цитата
Ольга (Инфинити) пишет: лист ознакомления (оригинал) подшит к оригиналу приказа

А мне тут недавно кадровик сказала, что по правилам делопроизводства, лист ознакомления не хранится в деле. Нужно после каждого пункта в приказе писать, что человек ознакомлен, тогда не придется делать лист ознакомления. oТак что и такое мнение существует! Правда, мне это показалось больше . не могу сказать чем, т.к. лист ознакомления был сделан как приложение к приказу.

Цитата
nabobu пишет: кадровик сказала, что по правилам делопроизводства, лист ознакомления не хранится в деле. Нужно после каждого пункта в приказе писать, что человек ознакомлен, тогда не придется делать лист ознакомления.

Пусть бы пункт показала этих правил)))))) Впервые такое слышу. Не исключено , что годах в 60-х именно так и делали (когда еще рукописные приказы были).

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97.-2016 действует с 01.07.2018
3. Общие требования к созданию документов
3.2. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующую страницу нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Приложение к многостраничному документу, полагаю, может иметь свою отдельную нумерацию.

Цитата
Снеженка написал: Пусть бы пункт показала этих правил)))))) Впервые такое слышу. Не исключено , что годах в 60-х именно так и делали (когда еще рукописные приказы были).

Такого и в 60 не было. Маразм. В приказ ничего не вносится и не расписываются. Делается лист ознакомления, но он не является приложением к приказу. Чтобы его сделать приложением, то это нужно отразить в самом приказе. Просто: Лист ознакомления с приказом от 00.00.0000 №. Нумеровать ничего не нужно. Подшивается вместе с приказом.

Цитата
Zhdanova-MN написал: Приложение к многостраничному документу, полагаю, может иметь свою отдельную нумерацию.

Журнал учета приказов по личному составу — это регистр, который используется для учета кадровых распоряжений, определяющих и изменяющих трудовые и должностные функции работников.

Для чего ведут журнал регистрации

Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). С этой целью ведется журнал регистрации приказов по кадрам — специальный регистр, используемый по следующим причинам:

часть распоряжений нуждается в длительном хранении — 50 или 75 лет;
содержание служит основанием для внесения сведений в учетные документы работников.

Что в нем регистрируют

На практике организации ведут несколько реестров по личному составу, распоряжения разделены по срокам хранения:

50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

При большом обороте документов такие распоряжения делят на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:

по движению личного состава — индекс ЛС;
отпускам — О;
учету больничных — Б;
командировкам — КМ.

Правила ведения журнала

Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.

Порядковый номер распоряжения.
Дата.
Номер.
Вид.
Ф.И.О. работника.
Основание издания.
Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
Подпись ответственного.
Примечания.

Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:

название организации (без реквизитов);
продублированное с обложки название документа;
даты ведения — начало и окончание.

по личному составу

На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).

Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:

используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

О правилах заполнения

Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:

На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в организации должны быть документы, а какие могут отсутствовать. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как и сколько хранить журнал

Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).

Срок хранения, лет	Вид приказов
50/75	О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
50/75	Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда
5	О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью
5	О направлении в командировку
5	О служебных проверках
3	О взысканиях дисциплинарных

75 лет хранятся приказы, законченные делопроизводством до 01.01.2003. Законченные после этой даты — 50.

Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:

Как сшить кассовую книгу - образец и общепринятая методика формирования книги приведены ниже. Данная статья актуальна практически для всех бухгалтеров, которые не хотят допустить наложения штрафов за нарушение кассовой дисциплины.

Как правильно подшить кассовую книгу

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Ведут ее и обособленные подразделения. Но если ОП не осуществляет хранение наличных денег и по окончании проведения кассовых операций сдает наличные деньги в кассу юрлица с 30.11.2020 кассовую книгу оно может не вести.

Обычно книга заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Допустимы ли в кассовой книге исправления, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по ссылке.

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы сшили кассовую книгу. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

Как заполнить титульный лист кассовой книги, узнайте здесь.

Итоги

Кассовую книгу обязаны вести компании и ИП (не важно, применяют они ККТ старого образца или онлайн-кассы).

Кассовую книгу, оформляемую в бумажной форме (в виде готового журнала), необходимо до начала ее заполнения пронумеровать и правильно сшить, произведя запись о количестве сшитых листов и заверив ее подписями руководителя и главбуха.

Заверенная ЭЦП изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

Основная часть приказа

— распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В конце распорядительной части ставится точка .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

Основание:	1.	Заявление от 07.05.2020.
2.	Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Читайте также: