Нужна ли калькуляция к договору оказания услуг

Обновлено: 10.05.2024

Какими документами можно подтвердить расходы арендатора на аренду помещения, если заключенный договор представления счетов на оплату и составления акта выполненных работ не предусматривает? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Дмитрий Гусихин и Вячеслав Горностаев.

Организация заключила договор аренды помещения под офис. Договор аренды содержит все необходимые реквизиты первичного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". У организации также имеется акт приема-передачи помещения. Согласно договору организация перечисляет ежемесячную арендную плату не позднее 5-го числа текущего месяца. Договор аренды не предусматривает представления счета на оплату и составления акта выполненных работ. Какой перечень документов должен наличествовать у организации-арендатора для подтверждения расходов на аренду помещения?

К аренде нежилых помещений применяются требования ГК РФ, предусмотренные для аренды зданий и сооружений (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53).

То есть договор аренды нежилого помещения должен предусматривать размер арендной платы. При отсутствии согласованного сторонами в письменной форме условия о размере арендной платы договор аренды нежилого помещения считается незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).

При этом, если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

То есть, заключив договор аренды нежилого помещения, стороны договора определяют и сумму ежемесячной арендной платы.

Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы в виде арендных платежей учитываются для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления датой осуществления расходов в виде арендных платежей признается одна из дат:

- дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

- дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

- последнее число отчетного периода.

Организация может выбрать один из трех предложенных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ способов признания расходов в виде оплаты сторонним организациям за предоставленные ими услуги и закрепить его в учетной политике (письма Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 № 16-15/080966).

При этом для целей налогообложения сдача имущества в аренду является оказанием услуг, т.к. результаты такой деятельности не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).

Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и, следовательно, у организаций есть основание для включения в состав налоговой базы по налогу на прибыль сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор) (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061162, от 26.03.2007 № 20-12/027737, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81).

Кроме того, глава 34 ГК РФ, регулирующая правоотношения по договору аренды, не требует от арендатора и арендодателя ежемесячного подтверждения исполнения сторонами своих обязательств по договору аренды путем составления актов. Таким образом, ежемесячного составления актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий договора, не требуется (письма Минфина России от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742).

В рассматриваемой ситуации условиями договора аренды также не предусмотрено и выставление счетов на оплату (предоплату).

При этом выставление счета на оплату не является обстоятельством, с которым закон или договор о возмездном оказании услуг связывают возникновение обязательства заказчика по оплате услуг (постановление ФАС Московского округа от 20.12.2012 № Ф05-14578/12 по делу № А40-10258/2012).

Кроме того, расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений главы 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Соответственно, выставление либо невыставление счетов на оплату, само по себе не приводит к возникновению каких-либо налоговых обязательств.

Подведем итоги. Итак, для подтверждения расходов на аренду помещения необходимы следующие документы: заключенный договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом для подтверждения правомерности признания расходов составление ежемесячных актов об оказанных услугах и счетов на оплату (предоплату) не требуется, если только их составление прямо не предусмотрено договором аренды.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Какие документы нужны для подтверждения оказанных услуг — важный вопрос, поскольку при возникновении спора недобросовестный заказчик может соврать, что вы ничего не сделали по договору, а без подтверждающих документов доказать обратное не получится. В такой ситуации с вас смогут взыскать не только стоимость услуг, но и неустойку и убытки заказчика. О том, как избежать проблем и правильно подготовить документы, читайте далее.

Документы, подтверждающие оказание услуг

Без доказательств подтвердить, что услуга оказана, сложно. Поэтому рекомендуем после исполнения договора составлять документ, который будет доказывать, что вы выполнили условия, а заказчик удовлетворен результатом.

В качестве доказательств оказания услуги выступают:

Акт об оказании услуг или акт сдачи-приемки. Это основное доказательство. В нем указывается, какие именно услуги оказаны.
Отчет исполнителя. Вы можете прописать в договоре оказания услуг условие о том, что исполнитель должен представить отчет об оказанных услугах. И даже если такого условия нет, вы все равно вправе представить отчет. Этот документ безусловно не подтверждает факт оказания услуг, но вместе с другими доказательствами будет учтен.
Переписка с исполнителем. Также является косвенным доказательством того, что услуга оказана. Вместе с отчетом исполнителя может убедить суд в вашей добросовестности. Переписка может быть в разных формах, например в социальных сетях, по электронной почте, обычной почте.

Акт об оказании услуг

Документ составляется в произвольной форме. В соответствии с п. 4 ст. 421 ГК РФ бланк можно продумать самостоятельно. В основном договоре оказания услуг можно заранее согласовать форму.

Чаще всего документ составляет исполнитель и передает для подписания заказчику.

В акте следует указать следующие данные:

Акт подписывается обеими сторонами сделки.

Отчет исполнителя

Этот документ так же, как и акт, составляется в произвольном виде, поскольку законодательство не регулирует порядок его заполнения. Однако учтите, что если в основном договоре оказания услуг прописано, как должен составляться отчет, вы должны следовать этим правилам. В договоре может содержаться форма этого документа.

В отчете указывают:

Если имеются документы, подтверждающие оказание услуги, их приводят в приложении.

Документы, подтверждающие оплату услуг

Подтверждать факт исполнения договора оказания услуг необходимо не только исполнителю, но и заказчику. Нужно доказать, что оплата была произведена в полном объеме в установленные договором сроки. Подтверждением могут служить различные документы, в зависимости от того, является заказчик юридическим либо физическим лицом.

Документ, подтверждающий оплату услуг безналичным способом

В этом случае доказать факт оплаты проще, поскольку у вас останутся банковские документы о проведенной операции. Кроме того, подтвердить оказание услуг поможет акт об оказанных услугах или кассовый чек, если выдавался.

Документ, подтверждающий оплату услуг наличными

Если заказчик физическое лицо, то оплату услуг подтвердят:

Расписка исполнителя о получении денежных средств в полном объеме.
Кассовый чек, если у исполнителя есть касса.

Если заказчик юридическое лицо, то оплату услуг также может подтвердить:

Расходно-кассовый ордер на выдачу денег представителю организации.
Кассовая книга, в которой вы указываете, что передали сотруднику наличные.
Чек или другой документ, выданный исполнителем.
Авансовый отчет.
Документы бухгалтерского учета.

В обоих случаях факт оплаты услуг сможет подтвердить акт об оказанных услугах. В нем также указывается, что услуги оплачены в полном объеме.

Итоги

Таким образом, для подтверждения факта оказания услуги помогут акт об оказанных услугах, отчет исполнителя и переписка с заказчиком. Для подтверждения оплаты услуг понадобятся акт об оказанных услугах, расписки, кассовые чеки, расходно-кассовый ордер, кассовая книга, банковские документы, авансовый отчет, документы бухгалтерского учета.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

- дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

- дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

- последнее число отчетного периода.

В Республике Коми переход на новую форму отношений в сфере обращения с ТКО произошел даже раньше, чем в целом по стране, а именно с 01 ноября 2018 г. На тот момент никто толком не понимал, как все будет выглядеть и работать.

На указанных условиях и был заключен договор на оказание услуг по обращению с ТКО с 01 февраля 2019 г.

На протяжении года мы работали в рамках этого договора, никаких серьезных проблем не возникало. Понятное дело, что график вывоза мусора не всегда соблюдался, но мы на это закрывали глаза.

Проблемы начались в феврале 2020 г. Мы получаем счет от регионального оператора, в котором сумма платы выросла в шесть раз, а объем ТКО вместо согласованных 9 куб.м в месяц был указан в размере более 55 куб.м. Естественно, данную сумму мы оплачивать не стали, а направили в адрес регионального оператора претензию с требованием произвести перерасчет в соответствии с условиями договора.

На что мы получили ответ, что сумма платы выросла, т.к. расчет произведен на основании норматива. При этом региональный оператор указывает, что расчеты по фактическому объему возможны только в случае организации раздельного сбора ТКО в силу п. 8 Правил №505. В подтверждение своего довода региональный оператор сослался на судебную практику. Также региональный оператор ссылается на СанПин 2.1.7.3.550-19, в соответствии с которым ТКО подлежат вывозу ежедневно при температуре наружного воздуха выше +5. Кроме того, региональный оператор указывает, что в соответствии с п. 2.4 этого же СанПин для определения количества мусоросборников, устанавливаемых на контейнерной площадке, хозяйствующим субъектам необходимо исходить из численности населения, пользующегося мусоросборниками и нормативов накопления ТКО.

Дополнительно с ответом региональный оператор направил в наш адрес дополнительное соглашение к договору, согласно которому расчет платы за услуги по обращению с ТКО производится по нормативу. Мы, в свою очередь, направили письменный отказ от подписания дополнительного соглашения, указав, что все условия договора определены сторонами, любое изменение условий договора возможно только по соглашению сторон либо в судебном порядке при наличии к тому оснований. Мы не заинтересованы в изменении условий заключенного договора, т.к. объем мусора, образованного в результате деятельности предприятия, не увеличился, а условия дополнительного соглашения ущемляют наши права.

Поскольку позиция регионального оператора была неизменна, и они продолжали выставлять счета в завышенном размере, мы решили обратиться за защитой своих прав в Коми УФАС, поскольку полагали, что в действиях регионального оператора имеются признаки нарушения законодательства о защите конкуренции, выразившиеся в навязывании невыгодных условий договора. Коми УФАС, рассмотрев нашу жалобу, отказало в возбуждении дела о нарушении антимонопольного законодательства в отношении регионального оператора. При этом антимонопольный орган полностью повторяет доводы регионального оператора относительно того, что в силу п.8 Правил №505 способ коммерческого учета объема ТКО исходя из количества и объема контейнеров подлежит применению только в случае раздельного накопления ТКО. В вязи с этим, антимонопольный орган указывает, что условие заключенного договора не подлежат применению и расчет за услуги должен производится по нормативу. В обоснование своего решения антимонопольный орган ссылается не на закон, а на судебную практику! Также Коми УФАС посчитало, что расчеты на основании договора не подлежали применению т.к. контейнерная площадка не стояла в реестре контейнерных площадок. Конечно, решение Коми УФАС нас очень удивило. Такое ощущение, что решение за них писал региональный оператор.

В связи с этим на пришлось обращаться в суд с иском об обязании регионального оператора произвести перерасчет начисленной платы по договору сходя из условий договора, и параллельно обжаловать решение Коми УФАС. Производство по делу об обжаловании отказа антимонопольного органа суд приостановил до рассмотрения дела об обязании произвести перерасчет.

На момент рассмотрения нашего дела в арбитражных судах начала формироваться порочная судебная практика, связанная с неправильным толкованием положений Правил №505, в частности п. 5, 6 и 8 указанных Правил.

нормативов накоплениятвердых коммунальных отходов, выраженных в количественных показателях объема;

количества и объема контейнеровдля накопления твердых коммунальных отходов, установленных в местах накопления твердых коммунальных отходов.

По-моему, все предельно просто и ясно. Не нужно быть юристом, чтобы, прочитав пункты 5,6 и 8 Правил, понять их суть: собственники ТКО вправе производить коммерческий учет объема ТКО одним из двух расчетных способов: по нормативу либо исходя из количества и объема контейнеров. Применяется тот способ, который стороны определят в договоре на оказание услуг по обращению с ТКО. Если же у собственника ТКО ведется раздельный сбор ТКО, то применяться может только один способ коммерческого учета – исходя из количества и объема контейнеров.

Наша защита строилась на следующих моментах:

Все существенные условия договора, в том числе условие о способе коммерческого учета и объеме ТКО, согласованы сторонами. Договор исполнялся сторонами без возражений на протяжении года.

В соответствии со статьей 154 Гражданского кодекса Российской Федерации для заключения договора необходимо выражение согласованной воли двух сторон (двусторонняя сделка).

В силу статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Статьей 161 Гражданского кодекса Российской Федерации установлено, что должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения, сделки юридических лиц между собой и с гражданами.

Учитывая, что договор — это согласованная воля двух сторон, в данном случае для применения способа расчетов по нормативу требуется его согласование как собственником ТКО, так и региональным оператором.

Односторонне изменение региональным оператором условий заключенного договора в данном случае нарушает положения ст. 450 Гражданского кодекса РФ.

2. На предприятии ведется раздельный сбор ТКО (суду были представлены фото контейнерной площадки с контейнерами для пластика и бумаги и для ТКО, акты сдачи-приема вторсырья на переработку со специализированной компанией, документы, подтверждающие согласование органом местного самоуправления контейнерной площадки с раздельным сбором ТКО).

В силу п. 8 Правил коммерческого учета объема ТКО раздельное накопление ТКО является безусловным основанием для расчета платы исходя из объема и количества контейнеров.

3. У общества собственная территория, на которой расположены только объекты общества, исключена возможность доступа на контейнерную площадку третьих лиц. Контейнерная площадка используется только обществом. Соответственно, есть реальная возможность определить фактический объем образуемых ТКО.

4. Также мы представили суду журнал учета вывоза ТКО, который ведется на нашем предприятии. У нас в штате даже есть работник, в обязанности которого входит осуществление контроля за вывозом ТКО. Согласно сведениям журнала, региональный оператор вывез ТКО в объеме, не превышающем договорной объем.

Региональный оператор документально не опроверг доводы истца об объеме фактически вывезенных ТКО, в частности суду не представлены выкопировки из маршрутных журналов, копии путевых листов, данные системы ГЛОНАСС. Объем услуг, предъявляемый истцу, не подтвержден документально.

Договор на оказание услуг по обращению с ТКО по своей правовой природе является договором возмездного оказания услуг.

Согласно п. 1 ст. 779 Гражданского кодекса РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить.определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

В соответствии с п. 1 ст. 781 ГК РФ заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг.

Таким образом, плата за услуги по обращению с ТКО, это не налог, не обязательный сбор, как ошибочно полагает региональный оператор, а плата за фактически оказанные услуги. Соответственно, услуги подлежат оплате в том объеме, в котором они оказаны.

5. Увеличение рейсов регионального оператора (ежедневный вывоз в летний период), не означает увеличение объема образуемых ТКО. В этом случае региональный оператор вывозит не полный контейнер, т.к. при ежедневном вывозе контейнер не успевает заполняться. Почему же мы должны платить за воздух?

7. Ответчик ссылается на неприменение договора в прежней редакции в связи с несоответствием его закону.

Вместе с тем, договор исполнялся сторонами без возражений на протяжении года.

В силу п.5 ст. 166 ГК РФ ссылка ответчика на несоответствие условий заключенного договора требованиям законодательства не имеет правового значения.

В соответствии с ч. 4 ст. 1 гражданского кодекса РФ никто не вправе извлекать преимущество из своего незаконного или недобросовестного поведения.

Согласно ч.1 ст. 10 ГК РФ не допускаются осуществление гражданских прав исключительно с намерением причинить вред другому лицу, действия в обход закона с противоправной целью, а также иное заведомо недобросовестное осуществление гражданских прав (злоупотребление правом).

Действия ответчика по начислению платы в завышенном размере в обход условий договора содержат в себе признаки недобросовестного поведения.

Указанные выводы также содержатся в письмах регионального МинЖКХ и Управления Роспотребнадзора, которые также были нами представлены.

9. Ссылка ответчика на п. 2.4 СанПин 2.1.7.3550-19 не обоснована, т.к. данное положение регулирует порядок создания контейнерных площадок и носит рекомендательный характер. Указанным пунктом не установлен порядок расчетов за услуги по обращению с ТКО и порядок коммерческого учета объема ТКО.

Кроме того, если дословно читать данный пункт, то он привязывает количество контейнеров к количеству населения, умноженному на норматив, что предполагает применение данного пункта к жилым домам и придомовым территориям, а не к производственным территориям (как в нашем случае), на которых население не проживает.

Исходя из пункта 5 указанных правил, коммерческий учет твердых коммунальных отходов осуществляется:

а) расчетным путем исходя из:

нормативов накопления твердых коммунальных отходов, выраженных в количественных показателях объема;

количества и объема контейнеров для накопления твердых коммунальных отходов, установленных в местах накопления;

б) исходя из массы твердых коммунальных отходов, определенной с использованием средств измерения.

Таким образом, учет ТКО, исходя из фактического объема, может осуществляться в двух случаях:

— при раздельном накоплении сортированных отходов;

— в случае, если это указано в заключенном с региональным оператором договоре.

Причем второй вариант не имеет каких-либо дополнительных условий и ограничений к его применению, в том числе не обусловлен требованием об обязательном раздельном сборе отходов. То есть законодательно закреплена возможность выбора способа учета объема ТКО, который стороны согласовывают при заключении договора.

Исходя же из доводов ответчика, потребитель в любом случае не может платить меньше норматива, что противоречит вышеприведённым нормам.

Пункт 2.4 СанПин 2.1.7.3550-19 лишь определяет ориентир, которым можно руководствоваться при организации контейнерной площадки. Но это вовсе не означает, что количество контейнеров на контейнерной площадке не может быть меньше установленных нормативов. В отношениях с потребителями, имеющими собственные места накопления ТКО, необходимо исходить, прежде всего, из фактического объема образования ТКО, т.к. норматив – величина приблизительная.

В результате суд удовлетворил иск в полном объеме. При этом суд не принял во внимание наличие раздельного сбора ТКО на предприятии. В данном случае достаточным основанием являлось наличие согласованного сторонами в договоре способа коммерческого учета объема ТКО – исходя из количества и объема контейнеров, объема ТКО и периодичности вывоза. В связи с указанными обстоятельствами суд пришел к выводы, что региональный оператор не вправе был изменять условия заключенного договора в одностороннем порядке.

На сегодняшний день уже имеется судебная практика на уровне Верховного суда РФ: Решение ВС РФ от 17.02.2021 №АКПИ20-956; Определение ВС РФ от 27.04.2021 по делу №305-ЭС21-54.

Обратите также внимание на Письмо Минприроды России от 17.03.2021 N 07-25-53/6886, в котором указано на право заказчиков выбрать один из альтернативных способов коммерческого учета объема ТКО.