Нормативные документы определяющие обязанности руководителя

Обновлено: 18.05.2024

1.2. Начальник отдела занимается организацией и совершенствованием системы управления работой сотрудников отдела.

1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела должно иметь высшее образование и стаж работы по специальности ценообразование и сметное дело не менее пяти лет.

1.4. Назначение на должность начальника отдела и освобождение от неё осуществляется в установленном порядке.

1.5. Начальник отдела подчиняется по техническим вопросам главному инженеру проектной организации, а административно руководителю проектной организации.

1.6. Начальник отдела должен знать:

- систему бухгалтерского учёта, методы и порядок составления отчётности, приёмы анализа хозяйственной деятельности, финансовых показателей предприятий и организаций;

- методические рекомендации по форме, содержанию и правилам составления всех видов сметной документации на строительство новых, реконструкцию и капитальный ремонт действующих объектов;

- правила производства строительно-монтажных работ, а также правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности;

- цены на ресурсы и тенденции их изменения, а также методы прогнозирования этих изменений с учётом двух видов удорожания строительства объектов, обусловленных научно-техническим и социальным прогрессом и мерами по охране окружающей среды, инфляционными процессами;

- законодательство РФ, постановления и решения Правительства РФ по вопросам ценообразования в строительстве;

- законодательство и нормативные документы по налогообложению, таможенной деятельности в РФ;

- основы рыночной экономики;

- методы управления коллективом и требования по научной организации труда;

- сметно-нормативную базу в ценах на ресурсы по состоянию на 01.01.84 и на 01.01.2000;

- методы проектирования и проведение технико-экономических расчётов;

- средства коммуникации и автоматизированной обработки информации для выполнения своих обязанностей и реализации прав.

- передовой отечественный и зарубежный опыт проектирования и строительства в части вопросов определения стоимости строительства новых, реконструкции и капитального ремонта действующих объектов, а также стоимости выполненных работ и расчётов за них.

II. Связи с работниками проектной организации и сторонних организаций

Вертикальные связи: административно и функционально – с работниками отдела.

Горизонтальные связи: с заместителями руководителя проектной организации и начальниками подразделений, а также представление проектной организации в сторонних организациях по профилю своей работы.

III. Должностные обязанности

Начальник отдела исполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Осуществляет мероприятия по обучению, повышению квалификации и переподготовке специалистов отдела.

3.2. Готовит предложения:

- по совершенствованию организации и работы отдела, следит за реализацией этих предложений.

- о необходимости изменений должностей специалистов отдела;

- о приёме на работу, по назначению и освобождению от занимаемых должностей специалистов отдела;

- об условиях оплаты труда и других условиях трудовых взаимоотношений в отделе.

3.3. Согласует проект трудового договора (контракта), в том числе обязанностей, прав и ответственности для вновь принимаемого в отдел специалистов, как персонально с этим специалистом, так и с заместителем руководителя проектной организации по работе с личным составом.

3.4. Определяет трудоёмкость и распределение заданий (объёмов работ) между группами и специалистами отдела.

3.5. Организует в СМК проектной организации работы, включающие в себя:

- проведение анализа причин несоответствий, относящихся к работе отдела и регистрации результатов такого анализа;

- проведение корректирующих действий, необходимых для устранения причин несоответствий;

- определение потребностей в применении предупреждающих действий, а так же проведение их, если это необходимо для устранения потенциальных несоответствий;

- осуществление мероприятий, связанных с записями по качеству: идентификации; сбора/рассылки и регистрации; обеспечения свободного доступа; составления и ведения картотеки хранения; хранения; поиска; изъятия;

- определение и организация осуществления корректирующих действий по устранению недостатков, выявленных в процессе внутреннего аудита (проверки) качества;

- определение потребностей в применении статистических методов;

- разработку и поддержание в рабочем состоянии документированных процедур использования статистических методов;

- проведение анализ и утилизации несоответствующей сметной документации;

- регистрацию факта выполненной работы по переделке (доработке) или утилизации несоответствующей сметной документации для обозначения фактического состояния;

- повторному контролю исправленной сметной документации.

3.6. Принимает участие в разработке и обеспечении функционирования СМК Проектной организации.

3.7. Готовит материалы для проведения аттестации специалистов отдела.

3.8. Осуществляет разработку системы информационного обеспечения специалистов отдела и контролирует её функционирование.

3.9. Утверждает план комплектования нормативно-справочной документацией по вопросам сметного нормирования и ценообразования в строительстве.

3.10. Согласовывает паспорта рабочих мест специалистов отдела.

3.11. Определяет нормативную трудоёмкость и продолжительность выполнения отдельных видов работ в отделе, а далее определяет себестоимость этих работ.

3.12. Информирует специалистов отдела об утверждённых в проектной организации организационно-распорядительных документах, а так же следит за их соблюдением.

3.13. Подписывает установленные формы учёта и делопроизводства, а также табель выхода на работу специалистов отдела.

3.14. Оформляет заявки и расчёты потребности отдела в финансовых, материально-технических и т.п. ресурсах.

3.15. Принимает решения о системе планирования и контроля исполнения работы специалистами отдела.

3.16. Готовит организационно-распорядительные документы, регулирующие отношения и конкретные вопросы работы внутри отдела, контролирует их соблюдение.

3.17. Выполняет отдельные обязанности (по вопросам, связанным с организацией управления в Отделе) за тех специалистов отдела, которое длительное время отсутствуют.

3.18. Готовит документы и участвует в работах, определённых функциями отдела.

3.19. Выполняет сам и требует выполнения правил внутреннего распорядка от специалистов отдела.

IV. Права

Начальник отдела имеет право:

4.1. Выносить решения об использовании мер материального и других видов поощрений специалистов отдела.

4.2. Вести служебную переписку за своей подписью по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.3. Давать устные и письменные распоряжения, которые обязательны для исполнения специалистами отдела.

4.4. Согласовывать условия трудовых договоров (контрактов) и договоров (контрактов) гражданско-правового характера с работниками отдела и привлекаемыми работниками.

V. Ответственность

Начальник отдела несет ответственность:

5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардны.

От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства, то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами.

Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц.

Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации

Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее – ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации.

Кто будет вести делопроизводство?

Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях.

От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ, состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.

Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.

На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное – комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.

1.4. Назначение на должность начальника отдела и освобождение от неё осуществляется в установленном порядке.

1.6. Начальник отдела должен знать:

- законодательство и нормативные документы по налогообложению, таможенной деятельности в РФ;

- основы рыночной экономики;

- методы управления коллективом и требования по научной организации труда;

- сметно-нормативную базу в ценах на ресурсы по состоянию на 01.01.84 и на 01.01.2000;

- методы проектирования и проведение технико-экономических расчётов;

II. Связи с работниками проектной организации и сторонних организаций

Вертикальные связи: административно и функционально – с работниками отдела.

III. Должностные обязанности

Начальник отдела исполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Осуществляет мероприятия по обучению, повышению квалификации и переподготовке специалистов отдела.

3.2. Готовит предложения:

- по совершенствованию организации и работы отдела, следит за реализацией этих предложений.

- о необходимости изменений должностей специалистов отдела;

- о приёме на работу, по назначению и освобождению от занимаемых должностей специалистов отдела;

- об условиях оплаты труда и других условиях трудовых взаимоотношений в отделе.

3.4. Определяет трудоёмкость и распределение заданий (объёмов работ) между группами и специалистами отдела.

3.5. Организует в СМК проектной организации работы, включающие в себя:

- проведение корректирующих действий, необходимых для устранения причин несоответствий;

- определение потребностей в применении статистических методов;

- проведение анализ и утилизации несоответствующей сметной документации;

- повторному контролю исправленной сметной документации.

3.6. Принимает участие в разработке и обеспечении функционирования СМК Проектной организации.

3.7. Готовит материалы для проведения аттестации специалистов отдела.

3.10. Согласовывает паспорта рабочих мест специалистов отдела.

3.14. Оформляет заявки и расчёты потребности отдела в финансовых, материально-технических и т.п. ресурсах.

3.15. Принимает решения о системе планирования и контроля исполнения работы специалистами отдела.

3.18. Готовит документы и участвует в работах, определённых функциями отдела.

3.19. Выполняет сам и требует выполнения правил внутреннего распорядка от специалистов отдела.

IV. Права

Начальник отдела имеет право:

4.1. Выносить решения об использовании мер материального и других видов поощрений специалистов отдела.

4.2. Вести служебную переписку за своей подписью по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.3. Давать устные и письменные распоряжения, которые обязательны для исполнения специалистами отдела.

V. Ответственность

Начальник отдела несет ответственность:

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

Как уже отмечалось, официальные обязанности представляют собой нормативно закрепленный круг действий, возложенных на орган управления или должность и безусловных для исполнения. Они бывают общими (определяются Конституцией), специальными (возложенными руководством конкретного органа управления) и служебными, предопределяемыми совокупностью функций, присущих данной должности.

Обязанности детализируются и закрепляются должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка, положениями, контрактом, техническими правилами, инструкциями, приказами, распоряжениями администрации.

Должностной инструкцией должна быть снабжена каждая должность, предусмотренная штатным расписанием. Это нормативный документ, утверждаемый руководителем организации, где определены обязанности, права и ответственность каждой неруководящей должности (соответственно и ее обладателя), взаимоотношения со смежными должностями, требования к занимающему ее работнику.

Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется уставом, а руководителей подразделений ¾ положениями о них. Для ведущих должностей предусматриваются также специальные положения с целью определить компетенцию, точный перечень задач, функций, прав, ответственности лиц, их занимающих.

Инструкция составляется на основе положения о структурном подразделении, квалификационной характеристики, тарифно-квалификационных справочниках служащих (содержат описание должностных обязанностей работника, требования к знаниям и квалификации).

Квалификационная характеристика имеет три раздела:

Цель квалификационной характеристики ¾ облегчить подбор, расстановку, повышение квалификации кадров, распределение обязанностей.

Должностные инструкции бывают представлены описанием обязанностей или необходимых результатов.

Они могут быть индивидуальными (ориентироваться на определенную должность и конкретное лицо), примерными или типовыми, разрабатываемыми применительно к группе должностей одного уровня.

Типовые инструкции утверждаются на государственном уровне, примерные ¾ вышестоящими организациями, индивидуальные ¾ в организации.

Этапы составления должностной инструкции:

¨ определение места должности в структуре организации и ее взаимосвязей;

¨ выявление целей и задач должности, т. е. работ, которые выполняет занимающее лицо;

¨ отбор типовых должностей для анализа;

¨ выбор метода анализа;

¨ анализ работы по должности;

¨ составление текста инструкции;

¨ согласование; утверждение приказом руководителя организации;

¨ проверка (желательно два раза в год) с целью уточнения и обновления.

С должностными инструкциями знакомят под расписку.

Моделирование должностных инструкций осуществляется по трем основным направлениям (права, обязанности, ответственность) и трем уровням управления (высшему, среднему и низовому).

Должностная инструкция как документ включает следующие основные элементы.

Заголовок содержит полное наименование должности и подразделения, к которому она принадлежит (желательно в соответствии с Единой номенклатурой должностей и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих), а также название подразделения.

Общие положения. В разделе отражены:

¨ функции и основные задачи (не более 8);

¨ требования к уровню квалификации в соответствии с квалификационным справочником;

¨ порядок занятия и освобождения от должности, замещения в момент отсутствия (вышестоящим, нижестоящим, коллегой), режим труда и отдыха;

¨ формы оплаты и дополнительного поощрения;

¨ основные документы, регулирующие работу.

Должностные обязанности. Раздел содержит:

¨ перечень из 5-8 выполняемых работ (тех, за которые выплачивается заработная плата). Степень его детализации зависит от характера деятельности (для специалистов может быть укрупненным по основным направлениям);

¨ форму участия (руководит, утверждает, исполняет, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, согласовывает, курирует, представляет и проч.).

Перечень обязанностей разрабатывается на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих с учетом особенностей организации.

Формулировки должны быть четкими, нацеленными на конечный результат и одновременно предоставлять свободу выбора методов деятельности. Детализация зависит от характера деятельности (для специальных работ перечень может быть укрупненным; для стереотипных работ ¾ детализированным).

Карта функциональных обязанностей определяет виды деятельности работника, конечные показатели их выполнения.

Карта ключевых задач руководителя содержит перечень обязанностей, выполнение которых имеет решающее значение для достижения основных результатов, и сведения об их реализации. Карта содержит информацию, на основе которой можно определить:

¨ участок работы, где руководитель нуждается в помощи, и в чем она конкретно выражается;

¨ необходимые направления повышения квалификации;

¨ недостатки в производстве и вспомогательной деятельности; управлении.

Документ может иметь следующий вид:

2. Должность и ее место в организации.

3. Основные цели работы.

4. Сферы ответственности.

5. Основные права и обязанности.

6. Перечень ключевых задач руководителя определяют основные направления деятельности в течение длительного периода.

Права (полномочия), предоставляемые данному лицу для самостоятельного выполнения работы. Раздел охватывает вопросы, по которым сотрудник вправе принимать решения, давать указания, подписывать или визировать документы, контролировать, представительствовать, получать необходимую информацию.

Ответственность. Регламентируется персональная ответственность должностного лица за выполнение возложенных на него обязанностей и использование прав, приводятся сведения о субъектах и формах отчетности, критериях оценки результатов.

Основные взаимосвязи. Фиксируются служебные контакты с коллегами, работниками других подразделений и организаций, необходимая для выполнения должностных обязанностей информация.

Основные проблемы работы. Содержит перечень проблем, с которыми может столкнуться должностное лицо при выполнении своих обязанностей.

Совмещение должностей ¾ выполнение в течение рабочего дня нормальной продолжительности на одном и том же предприятии дополнительных работ, относящихся к одной и той же или нескольким должностям.

В ряде случаев в должностную инструкцию включают раздел Участие в информационном обмене, содержащий указания о том, какая, от кого, когда, в какой форме должна поступать информация лицу, занимающему данную должность; каким образом она должна изучаться и обобщаться; в какой форме, кому, когда и как впоследствии предоставляться.

Характеристику выполнения должностных обязанностей можно дать и с помощью ряда коэффициентов:

Кубическмй корень из произведения этих показателей дает общий коэффициент трудовой дисциплинированности.

Читайте также: