Можно ли внести изменения в приказ о сокращении

Обновлено: 13.05.2024

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

дать не неё ссылку,
указав ее номер,
дату составления,
автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

наименование предприятия,
номер и дату составления приказа,
основание для него,
полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Каких приказов и в какой их части могут происходить изменения

Редактированию могут подвергаться практически любые приказы, с вольно или невольно допущенными неточностями и нарушениями. Это могут быть приказы:

касаемые условий работы сотрудников;
каких-то локальных документов (штатного расписания, графика отпусков и т.п.);
смены должностных лиц;
отношений между работодателем и подчиненными.

Что касается тех частей приказа, которые могут подвергаться корректировкам, то они также могут быть любыми: редактироваться может основание, основная часть, заключение.

Для чего вносить изменения

Некоторые работники организаций пренебрегают внесением изменений в действующие приказы, полагая, что и без них вполне можно обойтись. Однако, такая точка зрения неправильна, поскольку приказ – документ, регулирующий правовые отношения в организации в строгом соответствии с законом, а значит, имеющий серьезное юридическое значение.

Приказ обязателен к исполнению, а если какой-либо его пункт звучит неверно или ошибочно, в случае возникновения споров и разногласий доказать правоту работодателя будет непросто, а это значит, что как предприятие в целом, так и его руководство могут быть привлечены к административной ответственности.

Как вносить изменения: порядок действий

Внесение изменений в приказ нужно проводить по определенному алгоритму:

Принимается решение о том, что данные изменения действительно нужны и неизбежны.
Издается специальный приказ, который фиксирует необходимость внесения правок в уже существующий документ и включает в себя список позиций, которые подвергаются коррективам.
Приказ подписывается руководителем предприятия и ответственными сотрудниками, и с указанной в нем даты изменения ступают в силу.

Как часто можно вносить изменения

Законодательство РФ никак не ограничивает частоту внесения правок в данный документ.

Поэтому делать их можно хоть каждую неделю.

Но если приказ настолько сильно требует редактирования или его пункты и положения в какой-то момент стали совершенно неактуальны, то значительно проще отменить его и, при необходимости, создать новый.

Кому можно доверить составление такого приказа

Формирование приказа о внесении изменений в приказ может быть возложено на любого сотрудника предприятия, обладающего нужными полномочиями и имеющего представление о том, как писать распорядительные документы. Чаще всего это приближенное к руководству фирмы лицо: юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь.

Однако, вне зависимости от того, кто непосредственно составляет документ, он обязательно должен передать готовый приказ на подпись директору организации – без его автографа приказ не обретет статус законного и его легко можно будет оспорить с помощью трудовой инспекции или суда.

Следует сказать, что чем более тщательно и внимательно отнесется работник, задействованный в формировании приказа к своим должностным функциям, тем менее вероятной окажется перспектива для руководства фирмы оказаться под пристальным вниманием контролирующих органов.

Основание для приказа

Каждый выпускаемый на предприятии приказ должен иметь под собой какое-либо обоснование и основание.

Как правильно составить и оформить приказ

Унифицированного, единого бланка приказа о внесении изменений в приказ нет, поэтому составлять его можно в свободной форме или, если на предприятии есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу.

Одновременно с этим, следует иметь в виду, что по своей структуре бланк должен отвечать определенным требованиям делопроизводства, а по содержанию включать некоторые необходимые сведения.
К последним относятся:

название компании;
место, номер, дата составления приказа;
обоснование и основание для него.

Затем следует назначить ответственных за его выполнение работников.

Требования к оформлению приказа

Оформление приказа также как и его содержание может быть абсолютно произвольным: документ можно печатать на компьютере или писать от руки на фирменном бланке компании или на обычном листе любого удобного формата.

Необходимость ставить на документе печать возникает только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Приказ о внесении изменений в приказ составляется в одном оригинальном экземпляре, но при надобности можно сделать его заверенные копии.

Порядок действий при сокращении должности в штатном расписании и при уменьшении численности одинаков и состоит из нескольких этапов:

Принятие решения и издание приказа.
Создание комиссии и определение работников, имеющих преимущества.
Уведомление сотрудников.
Предложение имеющихся вакансий.
Информирование профсоюза и службы занятости.
Документальное оформление увольнения.

Особенности процедуры и основные ошибки проведения сокращения

Уменьшение численности занятых — способ оптимизации деятельности организации и инструмент снижения затрат. Процедура предусмотрена законодательством и проводится через сокращение кадров (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК). Организации делают ошибки на каждой стадии — от отсутствия информации работником о грядущих изменениях до незнания, какие документы должны выдать при сокращении работнику, какие справки предоставить по требованию органов занятости и когда.

Кого не сокращают

Закон гарантирует сохранение рабочих мест при сокращении штатов:

женщинам, беременным и подтвердившим это медицинской справкой;
матерям с детьми до 3-х лет (в отпуске по уходу и уже работающим);
матерям-одиночкам с детьми до 14 лет;
родителям-одиночкам с детьми-инвалидами до 18 лет;
родителям нескольких малолетних детей, хотя бы одному из которых еще нет трех лет, при условии, что они единственные кормильцы и второй супруг официально не трудоустроен.

Перечень закреплен в статье 261 ТК — никого из перечисленных работников сокращать нельзя.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие особенности увольнения работников при ликвидации филиала. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок сокращения кадров

Шаг 1. Подготовьте и издайте приказ. Распоряжение обычно содержит стандартные реквизиты и следующую информацию:

перечень сокращаемых штатных позиций;
порядок оптимизации, ответственные, сроки;
состав комиссии для учета интересов сотрудников и т.п.

Шаг 2. Подготовьте проект и утвердите новое штатное расписание (с новыми должностями или численностью по должности).

Шаг 3. Определите, у кого преимущества сохранить занятость. Если сокращается штатная единица (вакантная), этот этап в процедуре не нужен. При сохранении должности и уменьшении численности еще одна обязанность работодателя при сокращении работников — предоставить преимущества тем, у кого выше квалификация и производительность (ст. 179 ТК). Решение о предоставлении преимуществ при сокращении принимает комиссия после сравнительной оценки:

квалификационных данных;
сведений регулярной оценки или аттестации персонала;
показателей премирования и их выполнения;
трудовой дисциплины и пр.

Если показатели одинаковы, комиссия отмечает это в протоколе и предоставляет преимущества следующим категориям занятых (ч. 2 ст. 179 ТК):

семейным, имеющим двух и более иждивенцев;
в семье которых нет других работающих членов;
получившим трудовое увечье или профессиональное заболевание во время работы в организации;
инвалидам боевых действий и ВОВ;
повышающим квалификацию без отрыва от работы по направлению работодателя;
специально указанным в коллективном договоре.

На что еще обратить внимание:

Шаг 4. Уведомление, в котором содержится предупреждение о сокращении работника, должны получить:

абсолютно все увольняемые;
в установленный законом срок.

Статья 180 ТК определяет нормативный срок — 2 месяца до дня увольнения. В случае отказа подписать:

зачитайте вслух;
составьте акт и подпишите его у двух свидетелей ознакомления.

Уведомленный сотрудник вправе срок предупреждения об увольнении по сокращению штата использовать для поиска работы — это не нарушение.

Особенности уведомления некоторых категорий:

Нанятые по срочному договору до двух месяцев извещают письменно, не менее чем за три календарных дня до увольнения (ч. 2 ст. 292 ТК).
Сезонные работники — за семь календарных дней (ч. 2 ст. 296 ТК РФ).
Находящимся на больничном и в отпуске направляют письма с описью вложения — дата уведомления совпадает с датой вручения.

Важный вопрос, как определить дату увольнения при сокращении штата, разрешается статьей 14 ТК. Двухмесячный срок начинает течь со дня получения уведомления сотрудником — увольняют на следующий день после его окончания (апелляционное определение Московского городского суда по делу №33-49512/2018 от 14.11.2018).

Шаг 5. Не забывайте проанализировать имеющиеся вакансии и предложить их увольняемым. Условие: они должны подходить по квалификации и состоянию здоровья (ст. 81 ТК).

Предложения необходимо делать по мере появления вариантов — в течение двух месяцев, пока сотрудник дорабатывает.

Обратите внимание: суды тщательно проверяют соответствие предлагаемых вакансий штатному расписанию и местоположению (например, Апелляционное определение Красноярского краевого суда по делу № 33-949/2015, А-9 от 02.02.2015).

Шаг 6. Уведомляйте профсоюз и центр занятости. Профсоюз и региональный центр занятости оповещаются за два месяца (ст. 82 ТК и п. 2 ст. 25 Закона РФ №1032 от 19.04.1991). Регионы самостоятельно разрабатывают формы таких уведомлений.

В случае массового увольнения, от 20 человек, срок предварительного информирования возрастает до трех месяцев. Конкретный уровень массовости определяется региональными и отраслевыми соглашениями между работодателями и профсоюзами (ч. 1 ст. 82 ТК).

Весь процесс увольнения тщательно задокументируйте (абз. 2 ч. 1 ст. 84 ТК).

Шаг 7. Вовремя, в день увольнения, подготовьте и подпишите приказ об увольнении. Используйте:

формы №Т-8 или №Т-8а;
форму, утвержденную в организации.

Ознакомьте с ним увольняемого или составьте акт об отказе.

Шаг 8. Оформите все необходимые документы: записку для расчета, запись в личную карточку и трудовую книжку (или форму СТД-Р), сведения о доходах и начисленных и уплаченных страховых взносах.

Если работник не явился за трудовой или не получил СТД-Р — направьте уведомление в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК. По решению работника, форма СТД-Р высылается на электронный адрес (ст. 66.1 ТК, п. 1.3 Порядка заполнения, Приказ Минтруда РФ №23н от 20.01.2020).

Шаг 9. Полностью рассчитайтесь с работником, выплатите компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 121 ТК) и выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Шаг 10. Для получения пособия за второй месяц работник предоставляет:

удостоверение личности;
оригинал трудовой книжки без записей о работе после даты сокращения (если она на руках).

Пособие за третий месяц получить сложнее:

в двухнедельный срок после увольнения необходимо получить статус безработного;
быть нетрудоустроенным в течение третьего месяца после увольнения;
предоставить работодателю решение службы занятости о проведении выплаты.

социальную незащищенность уволенного;
отсутствие средств к существованию у него и членов семьи;
тяжелую болезнь;
наличие нетрудоспособных иждивенцев и тому подобное.

Есть особенности для районов Крайнего Севера и приравненным к ним местностям:

выплачивается пособие в размере среднего месячного заработка;
средний месячный заработок сохраняется на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия) (ст. 318 ТК).

В исключительных случаях заработок сохраняется в течение четвертого, пятого и шестого месяцев, если работник в месячный срок после увольнения обратился в службу занятости и не был трудоустроен.

Законодательно обоснованный алгоритм действий при сокращении штата работников выглядит следующим образом.

В соответствии с законодательством работодатель вправе отменить решение. Процедура оптимизации помогает понять, как отозвать сокращение должности на предприятии, — этапы аналогичны, но используются несколько в ином порядке:

издается приказ, отменяющий ранее изданный (если было решение коллегиального органа, понадобится и оно);
под роспись извещаются сотрудники;
информация направляется в службу занятости и профсоюз.

Ответственность за несоблюдение процедуры

Организации делают ошибки на каждой стадии — работодатель предлагает нижеоплачиваемую работу при сокращении штата или по собственному желанию уволиться. Это не снижает, а увеличивает расходы — работодателю грозит реальная ответственность за допущенные нарушения законодательства.

Суд восстанавливает работника — работодатель выплачивает по решению суда средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 394 ТК), иногда возмещает моральный ущерб (ст. 237 ТК). Работодателя обяжут оплатить все судебные расходы (ст. 88 ГПК).

Если уволенный обратился за защитой в инспекцию труда и расторжение договора признано неверным, работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП.

Приказ об увольнении по сокращению штата - образец будет представлен ниже - составляется в последний рабочий день увольняемого сотрудника. Как правильно заполнить приказ об увольнении по сокращению штата? Какие меры предшествуют изданию данного приказа? Сколько лет хранятся такие приказы? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее, а также покажем бланк и образец заполнения документа.

В каких ситуациях издается приказ?

Приказ об увольнении по сокращению является завершающим этапом в такой процедуре, как сокращение штата на предприятии. Однако попавшему под сокращение сотруднику должна быть предложена другая вакантная должность в соответствии со ст. 81 ТК РФ.

В случае если в отведенный срок (не менее 2 месяцев) сокращаемый сотрудник не соглашается занять другую должность, тогда работодатель получает право расторгнуть трудовой договор. Правда, до этого он должен заблаговременно уведомить профсоюз предприятия (если он имеется) и центр занятости.

В случае получения письменного согласия сокращаемого сотрудника работодатель может расторгнуть с ним договор и раньше 2-месячного срока, установленного в абз. 2 ст. 180 ТК РФ. В этом случае работодателю придется выплатить сотруднику компенсацию (абз. 3 ст. 180 ТК РФ).

Другие гарантии, на которые имеют право сокращаемые работники, упомянуты в п. 3 ст. 13 закона от 19.04.1991 № 1032-1.

Примеры расчета выплат при сокращении работника привели эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы избежать ошибок в расчтетах.

Какие документы нужны для оформления сокращения штата?

Окончательному увольнению сотрудника в связи с сокращением штата предшествуют следующие этапы:

Издание приказа о проведении на предприятии ряда мероприятий, связанных с сокращением штата. Не стоит путать этот документ с приказом об увольнении в связи с сокращением, который издается персонально для каждого сокращаемого сотрудника. В приказе о проведении мероприятий по грядущему сокращению указывается дата предстоящего сокращения и фиксируются планируемые изменения в штатном расписании. Срок уведомления о сокращении не должен быть меньше 2 месяцев, а при массовом сокращении — 3 месяцев.

Составление для работников, подпадающих под сокращение, уведомлений и вручение их под расписку. В таком уведомлении должна содержаться информация о грядущем сокращении, а также предложение о переходе на другую должность (ст. 180 ТК РФ). Подпавший под сокращение сотрудник должен определиться с тем, принимать или нет это предложение. В случае отказа работодатель может и далее предлагать занять подпавшему под сокращение сотруднику появляющиеся вакансии вплоть до дня увольнения. Если сотрудник так и не дал своего согласия на перевод, он будет уволен.

Как составить приказ о сокращении?

В день увольнения попавшего под сокращение штата сотрудника оформляется приказ об увольнении. В нём указывается основание для увольнения со ссылкой на п. 2 ст. 81 ТК РФ. В строке, в которой необходимо указать документ-основание, делается ссылка на приказ о проведении ряда мероприятий, связанных с сокращением штата, с отображением его даты/номера.

Приказ об увольнении составляется кадровым сотрудником, а подписывается руководителем предприятия. Ссылка на приказ об увольнении по сокращению вносится в трудовую книжку в одной строке с записью о расторжении трудового договора (контракта) по причине сокращения штата.

Где найти бланк приказа по сокращению штата?

Форма первоначального приказа по проведению ряда мероприятий, связанных с сокращением штата, не утверждена, поэтому данный документ может быть составлен в произвольном формате. В нём указываются сокращаемые должности, основание для увольнения. Приказ визируется ответственным за ведение кадрового учета лицом. Этому назначенному сотруднику будет поручено соблюдение условий, перечисленных в ст. 180 ТК РФ. В некоторых случаях может создаваться комиссия для выполнения мероприятий по сокращению штата — об этом также указывается в приказе.

Работодатели предпочитают при составлении приказа об увольнении по причине сокращения штата использовать унифицированный бланк Т-8. Хотя эта форма уже не является обязательной к применению, всё же она самая удобная из всех, которые можно было бы придумать. Именно такая форма используется во многих кадровых программных продуктах.

Где скачать образец приказа?

В связи с тем, что увольнение по причине сокращения штата является наиболее проблемным (уволенные сотрудники нередко оспаривают увольнение, указывая на несоблюдение при этом должного порядка), важно досконально соблюсти установленную законом процедуру и правильно составить приказ об увольнении.

Чтобы не допустить существенных ошибок, советуем вам ознакомиться с уже заполненным документом, составленным экспертами. Образец заполненного приказа об увольнении в связи с сокращением штата вы сможете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Итоги

Приказ об увольнении в связи с сокращением штата составляется по форме Т-8. Документ является кадровым и должен храниться не менее 75 лет.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.